MỤC LỤC A.LỜI MỞ ĐẦU 1 1.Lý do chọn đề tài 3 2.Mục tiêu của đề tài 3 3.Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 4 4.Nguồn tài liệu tham khảo 4 5.Lịch sử vấn đề nghiên cứu 4 6.Phương pháp nghiên cứu 5 7.Bố cục của đề tài 5 B.TỔNG QUAN SƠ LƯỢC VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN LÝ NHÂN 6 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP 10 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan thực tập. 10 1.1 Nhiệm vụ, quyền hạn của ủy ban nhân dân huyện Lý Nhân: 10 1.2 Cơ cấu tổ chức huyện Lý Nhân 12 1.3 Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính phòng Nội vụ. 13 1.3.1 Tổ chức và hoạt động của phòng Nội vụ. 13 1.3.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, tổ chức của phòng Nội vụ. 13 1.3.1.2 Phân công nhiệm vụ của các vị trí trong phòng Nội vụ. 20 PHẦN II: CHUYÊN ĐỀ TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 22 2. Khái quát chung về công tác Văn thư 22 2.1 Những vấn đề chung về công tác Văn thư trong các cơ quan 22 2.1.1 Trách nhiệm quản lý nhà nước về công tác văn thư 28 2.1.2 Nội dung công tác văn thư 29 2.1.3 Trách nhiệm thực hiện công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức 32 2.2. Các văn bản quản lý văn thư, lưu trữ của phòng Nội vụ. 35 2.2.1 Mô hình tổ chức văn thư của phòng. 35 2.2.2 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của phòng. 35 2.2.2.1 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của phòng. 35 2.2.2.2 Thể thức và kỹ năng trình bày văn bản của phòng Nội vụ. 36 2.2.2.3 Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của phòng 37 2.3 Quy trình quản lý và giải quyết văn bản. 39 2.3.1 Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi 39 2.3.2 Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi. 41 2.4. Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành của phòng Nội vụ. Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ cơ quan: 42 2.5 Quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư 47 2.6 Những phần mềm đang được sử dụng trong hoạt động văn phòng của phòng Nội vụ. 48 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 49 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác văn phòng của phòng Nội vụ. 49 II. Đề xuất những giải pháp để phát huy những ưu điểm, khắc phục những nhược điểm. 51 PHẦN III: PHỤ LỤC 53 C. LỜI CẢM ƠN 60
Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC B.TỔNG QUAN SƠ LƯỢC VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN LÝ NHÂN .6 KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP 10 1.3 Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành phòng Nội vụ 13 1.3.1 Tổ chức hoạt động phòng Nội vụ 13 1.3.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, tổ chức phòng Nội vụ .13 1.3.1.2 Phân công nhiệm vụ vị trí phòng Nội vụ .21 PHẦN II: CHUYÊN ĐỀ TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ .23 Khái quát chung công tác Văn thư công tác văn thư phòng Nội vụ huyện Lý Nhân 23 2.1 Những hiểu biết chung công tác Văn thư quan 23 2.1.1 Trách nhiệm quản lý nhà nước công tác văn thư 30 2.1.2 Nội dung công tác văn thư .31 2.1.3 Trách nhiệm thực công tác văn thư quan, tổ chức .34 2.2 Các văn quản lý văn thư phòng Nội vụ 37 2.2.1 Mô hình tổ chức văn thư phòng 37 2.2.2 Công tác soạn thảo ban hành văn phòng .37 2.2.2.1 Thẩm quyền ban hành hình thức văn quản lý phòng 38 2.2.2.2 Thể thức kỹ trình bày văn phòng Nội vụ 38 Soạn thảo, ban hành văn 39 2.3.2 Quy trình quản lý giải văn .43 2.4 Tìm hiểu lập hồ sơ hành phòng Nội vụ Lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ quan: .45 2.5 Quản lý sử dụng dấu công tác văn thư 49 2.6 Những phần mềm sử dụng hoạt động văn phòng phòng Nội vụ 50 Nguyễn Thị Liễu Lớp: Đại học QTVP K12B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội I Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác văn phòng phòng Nội vụ 52 II Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm 54 Nguyễn Thị Liễu Lớp: Đại học QTVP K12B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội A LỜI MỞ ĐẦU Văn phòng máy quan, tổ chức, có trách nhiệm thu thập, xử lý tổng hợp thông tin phục vụ cho hoạt động lãnh đạo Quản trị văn phòng ngành rộng, đáp ứng nhu cầu thực tiễn quan đơn vị Hiện nước ta bước vào giai đoạn Công nghiệp hóa - Hiện đại hóa đất nước công tác văn phòng đóng góp phần lớn vào công tác xây dựng đất nước Văn phòng công tác quan trọng quan Nó góp phần lớn đến hoạt động quan Công tác văn phòng thực tốt thúc đẩy tiến nhiều mặt tổ chức ngược lại Nếu hoạt động không hiệu tác động tiêu cực đến trình phát triển quan Nắm bắt tình hình thực tiễn đó, năm 1971 Trường trung học Văn thư Lưu trữ thành lập theo Quyết định số 109/QĐ – BT ngày 18/12/1971 Bộ trưởng phủ Thủ tướng với nhiệm vụ đào tạo cán làm công tác văn phòng, công tác văn thư, công tác lưu trữ có đầy đủ trình độ chuyên môn cung ứng nguồn cán bộ, nhân lực mà xã hội cần có ngành Quản trị Văn phòng Quản trị Văn phòng ngành rộng lớn Nhằm trang bị cho sinh viên kỹ kiến thức hoạt động quản lý quan tổ chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức đợt cho sinh viên khoa Quản trị Văn phòng thực tập ngành nghề quan tổ chức, nhằm khép kín quy trình đào tạo cán thực hành – có lý luận Thực tập tốt nghiệp có vị trí quan trọng chương trình đào tạo chương trình đào tạo từ trung cấp chuyên nghiệp đến cao đẳng, đại học sau đại học Mục đích việc thực tập cuối khóa nhằm nâng cao trang bị cho sinh viên kiến thức bản, kinh nghiệm cần thiết để chuẩn bị hành trang rời khỏi nhà trường Đồng thời, thực tập khâu quan trọng để đánh giá chất lượng học tập tiếp thu kiến thức sinh viên trường sao? Hơn giúp cho sinh viên mặt củng cố kiến thức nghiệp vụ học, mặt khác giúp sinh viên hiểu hoạt động quan, doanh nghiệp tích lũy kiến thức thực tế chuẩn bị cho kỳ thi tố nghiệp sau trường làm việc Trong trình thực tập sinh viên củng cố lại kiến thức nâng Nguyễn Thị Liễu QTVP K12B Lớp: Đại học Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cao trình độ thân, vận dụng lý luận thực tiễn cách hiệu nhất, tiền đề để sinh viên đến quan thực tập tự tin giao tiếp, có kinh nghiệm thực tế đưa vào học Rèn luyện kỹ nghề nghiệp, xây dựng phong cách làm việc khoa học ngành Quản trị Văn phòng Thông qua thực tập ngành nghề, sinh viên biết vận dụng lý thuyết để rèn luyện kỹ thực hành, nâng cao tay nghề để sau trường hoàn thành tốt công việc giao Nhận giúp đỡ trường Đại học Nội vụ Hà Nội khoa Quản trị Văn phòng, tiếp nhận Ủy ban nhân dân huyện Lý Nhân, em nhận thực tập quan, thời gian ngày 04/01/2016 đến hết ngày 11/3/2016 Trong suốt thời gian thực tập em cán phòng Nội vụ tận tình dạy.Trong khoảng thời gian thực tập phòng Nội vụ huyện Lý Nhân, nhiều bỡ ngỡ lúng túng công việc Nhưng với hướng dẫn bảo tận tình cán phòng Nội vụ nên em hoàn thành tốt công việc giao phó quan, nhờ em tích lũy nhiều kiến thức kinh nghiệm làm việc thực tiễn công tác văn phòng Qua em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Thạc sỹ Lâm Thu Hằng giảng viên hướng dẫn em thời gian thực tập vừa qua thầy cô giáo khoa Quản trị Văn phòng - trường Đại học Nội vụ Hà Nội, đồng thời em xin cảm ơn tới Lãnh đạo cán UBND huyện Lý Nhân, Chú Cao Việt Hải – Chuyên viên phòng phòng Nội vụ, UBND huyện Lý Nhân giúp đỡ em hoàn thành tốt chương trình thực tập vừa qua Em xin chân thành cảm ơn! Lý Nhân, ngày 11 thán năm 2016 Sinh viên Nguyễn Thị Liễu Lý chọn đề tài Công tác văn thư - lưu trữ nói chung, công tác văn thư nói riêng Nguyễn Thị Liễu QTVP K12B Lớp: Đại học Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội quan trọng hoạt động quan.Từ quan cấp quốc gia, đến quan, đơn vị, doanh nghiệp trình hoạt động sản sinh giấy tờ liên quan văn bản, tài liệu có giá trị lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng cần thiết Việc soạn thảo, ban hành văn quan trọng, phục vụ cho việc quản lý tốt hồ sơ, tài liệu Công tác văn thư nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải công việc ngày, tới chất lượng hiệu hoạt động quan, tổ chức, doanh nghiệp Theo phát triển khoa học kỹ thuật, ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin, văn điện tử lưu hành, văn phòng không giấy hình thành… công việc phận văn thư giảm tải không mà người làm văn thư vai trò, vị trí quan, tổ chức tất văn đi, đến hình thức phải tập trung đầu mối phận văn thư Công tác văn thư phận thiếu hoạt động quan, tổ chức Đó công việc tập thể không riêng cá nhân Để đưa công tác vào nề nếp đạt bước tiến dài, cần thay đổi nhận thức không người, đặc biệt cấp lãnh đạo quan, tổ chức Bên cạnh đó, cần có đội ngũ cán đào tạo tốt chuyên môn, nghiệp vụ, đạo quán hoạt động quan nhà nước quan chức chuyên ngành Đừng nhận thức chưa mà xem nhẹ công tác phủ nhận đóng góp đội ngũ người làm văn thư - người hy sinh thầm lặng Chính lý mà em lựa chon chủ đề công tác văn thư để nghiên cứu, làm báo cáo đợt thực tập quan trọng Mục tiêu đề tài Nâng cao hiểu biết cho thân lĩnh vực ngành học, bổ sung kiến thức thực tế qua tìm hiểu cụ thể công tác văn thư quan thực tập Góp phần nâng cao hiệu suất, chất lượng công tác quan Nguyễn Thị Liễu QTVP K12B Lớp: Đại học Báo cáo thực tập Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Đối tượng nghiên cứu: Công tác văn thư phòng Nội vụ Huyện Lý Nhân Phạm vi nghiên cứu: môi trường làm việc cán phòng Nội vụ huyện Lý, tỉnh Hà Nam Nguồn tài liệu tham khảo Các văn quy định nhà nước công tác văn thư Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính.(19/01/2011) Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư.(08/02/2010) Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác văn thư Thông tư Liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 Bộ nội vụ - Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ trình bày văn Thông tư số 14/2014/TT-BNV ngày 31tháng 10 năm 2014 Bộ Nội vụ quy định chức năng, mã số ngạch tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn ngạch công chức chuyên viên ngành Văn thư Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng năm 2009 Sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 quản lý sử dụng dấu Một số nghiên cứu văn thư chuyên gia, nhà nghiên cứu Lịch sử vấn đề nghiên cứu Có nhiều nghiên cứu công tác văn thư lịch sử Mục đích nghiên cứu tìm lợi ích ưu điểm công tác văn thư, đáp ứng nhu cầu thực tế công tác văn phòng quan, tổ chức Nguyễn Thị Liễu QTVP K12B Lớp: Đại học Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Có nhiều sinh viên chuyên ngành văn thư – lưu trữ trường đại học Nội vụ Hà Nội, giáo sư chuyên giảng dạy văn thư – lưu trữ trường đại học Phương pháp nghiên cứu Nghiên cứu trực tiếp qua trải nghiệm thực tế phòng Nội vụ Huyện Lý Nhân, quan thực tập Phương pháp điều tra, thu thập tài liệu: Bằng việc sử dụng phương pháp nghiên cứu học hỏi trực tiếp, tham khảo ý kiến cán phòng, tìm hiểu qua tài liệu, sổ sách - Phương pháp quan sát: Tiến hành xem xét, quan sát thực tiễn trình làm việc quan Phương pháp phân tích: sở hệ thống nguồn liệu thu thập qua xử lý số liệu từ sở cho việc phân tích thực tế hoạt động quan Bố cục đề tài Gồm phần: Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN PHẦN II: KHẢO SÁT CHUNGVỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN LÝ NHÂN PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ Nguyễn Thị Liễu QTVP K12B Lớp: Đại học Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội B.TỔNG QUAN SƠ LƯỢC VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN LÝ NHÂN Điều kiện tự nhiên, kinh tế, xã hội huyện Lý Nhân - Vị trí địa lý: Huyện Lý Nhân 06 đơn vị hành tỉnh Hà Nam Vị trí địa lý nằm phía Đông tỉnh, toạ độ 20 0,35’ độ vĩ Bắc, 106,5 độ kinh Đông Phía Nam giáp tỉnh Nam Định huyện Bình Lục, phía Tây giáp huyện Bình Lục Duy Tiên, phía Đông qua sông Hồng tỉnh Hưng Yên Thái Bình, phía Bắc giáp huyện Duy Tiên Diện tích tự nhiên toàn huyện 167,045 km2 - Địa hình: Vốn đất hình thành chỗ đất phù sa sông Hồng bồi đắp Đất đai tương đối đồng đều, hình thành vùng sinh thái khác nhau: vùng bãi bồi đê sông Hồng bối sông Châu; vùng đồng chiêm trũng (chiếm 2/3 diện tích); vùng đất màu công nghiệp - Khí hậu thời tiết: Khí hậu huyện Lý Nhân nằm vùng nhiệt đới gió mùa, nóng ẩm, mưa nhiều, thuộc tiểu vùng khí hậu đồng Bắc Bộ, chịu ảnh hưởng sâu sắc gió mùa Đông Bắc gió mùa Đông Nam Mùa mưa từ tháng đến tháng 10, mùa khô từ tháng 11 đến tháng năm sau Nhiệt độ trung bình năm dao động từ 23,5 độ đến 24 độ, mùa hè nhiệt độ trung bình 27 độ có cao lên tới 36 độ, mùa đông nhiệt độ trung bình 18,9 độ Độ ẩm tháng chênh lệch không lớn, tháng khô ẩm chênh 12% Gió thay đổi theo mùa - Điều kiện kinh tế xã hội: Cùng với phát triển chung tỉnh Hà Nam, Lý Nhân đẩy mạnh trình công nghiệp hóa, đại hóa, tiếp tục phát triển kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa theo hướng mở cửa hội nhập quốc tế Trong bối cảnh vậy, Lý Nhân có lợi hội phát triển to lớn: * Lý Nhân vùng đất hình thành sớm, cư dân sinh sống từ thuở thời vua Hùng mở nước, người Lý Nhân phụ thuộc Đông Đô, Hà Nội, tiếp Nguyễn Thị Liễu QTVP K12B Lớp: Đại học Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thu tinh hoa văn minh Thăng Long Huyện Lý Nhân có số đình, đền công nhận di tích lịch sử văn hoá - kiến trúc: Đó là: đình Văn Xá - Đức Lý, đình Thọ Chương - Đạo Lý; đình Đông Lư, đền Bà Vũ - Chân Lý (thờ bà Vũ Thị Thiết vợ Chàng Trương chuyện “Người gái Nam Xương”, lễ hội vào ngày 10/2 âm lịch) Đáng lưu ý Lý Nhân có đền Trần Thương - Nhân Đạo thờ Hưng Đạo Đại Vương Trần Quốc Tuấn, đền hành hương từ Kiếp Bạc quê nhà Trần Bảo Lộc Đây lễ hội lớn vùng Lý Nhân, hạt nhân tuyến du lịch, nội đại, lễ hội tổ chức vào ngày 20 tháng âm lịch * Lý Nhân nằm gần trung tâm kinh tế - trị tỉnh tỉnh bạn như: thành phố Phủ Lý (Hà Nam), thành phố Hưng Yên (Hưng Yên), thành phố Nam Định (Nam Định), giao thông thuận tiện cho đường bộ, đường thuỷ, hoàn thành cầu Yên Lệnh qua sông Hồng mở rộng quốc lộ 38A Là nơi giao lưu kinh tế trọng điểm tỉnh lân cận như: Hưng Yên, Nam Định, Thái Bình Dự báo đến năm 2010, tốc độ tăng trưởng Lý Nhân đạt khoảng 12% - 14%/năm Lý Nhân hình thành cụm CN - TTCN xã Hòa Hậu, giao hết diện tích cho nhà đầu tư với diện tích 6,3 ha, dần mở rộng địa phương khác Đồng Lý, Phú Phúc, Nhân Bình, thu hút nhiều nhà đầu tư đến đầu tư Nguồn nhân lực dồi dào, nơi cung cấp nguồn lực có trình độ cao đáp ứng yêu cầu trình công nghiệp hoá - đại hoá đất nước, đưa kinh tế Lý Nhân phát triển ngang tầm với khu vực Lý Nhân tập trung xây dựng làng nghề truyền thống như: dệt xã Hòa Hậu, làm bánh đa nem xã Nguyên Lý, sản xuất đồ mộc xã Nhân Khang, Xuân Khê, đan cót xã Đạo Lý ; khôi phục phát triển trồng có nguồn gen quý như: chuối Ngự Đại Hoàng, quýt hương Văn Lý Sự phát triển nhanh kinh tế thị trường tác động mạnh đến kinh tế - xã hội Lý Nhân mặt: Nguyễn Thị Liễu QTVP K12B Lớp: Đại học Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Tạo liên kết thị trường hội nhập kinh tế Lý Nhân vào thị trường vùng nước Điều không tạo hội mở rộng thị trường tiêu thụ nông sản, thực phẩm mạnh phát triển Lý Nhân, mà mở hội lớn cho việc cung cấp, bổ sung nguồn lực phát triển cho tỉnh nhà tỉnh lân cận - Sự phát triển kết nối hệ thống kết cấu hạ tầng theo hướng đại hóa đồng hóa - Tạo nên giao lưu văn hóa, xã hội thúc đẩy nâng cao dân trí, văn hóa, giáo dục - đào tạo lĩnh vực xã hội khác - Mở khả xu hướng chuyển dịch dòng vốn đầu tư, phát triển lan toả trung tâm kinh tế, thương mại với chuyển dịch sở công nghiệp đến vùng ngoại vi Với xu hướng chuyển giao công nghệ kỹ thuật, thu hút lao động nông nghiệp vùng nông thôn sang lĩnh vực công nghiệp, dịch vụ mở rộng khả khai thác tài nguyên, nguồn lực toàn huyện Những tác động tạo cho Lý Nhân có khả năng, hội nguồn lực lớn việc khai thác, phát huy nguồn lực nội khai thác, thu hút nguồn lực từ bên để thúc đẩy chuyển dịch cấu kinh tế huyện theo hướng công nghiệp hóa đẩy nhanh công nghiệp hóa, đại hóa kinh tế huyện * Trong năm đổi vừa qua nay, kinh tế xã hội Lý Nhân có bước phát triển quan trọng, tạo tảng tạo đà cho Lý Nhân phát triển giai đoạn tới, đẩy mạnh công nghiệp hóa, đại hóa * Các thể chế kinh tế - xã hội tiếp tục đổi mới, tăng cường Các cấp quyền nhân dân huyện có nỗ lực, tâm to lớn việc xây dựng phát triển quê hương Lý Nhân ngày giàu mạnh - Về giao thông vận tải: Mạng lưới giao thông nông thôn phát triển mạnh, tạo điều kiện thuận lợi để huyện phát triển kinh tế nông thôn Là điểm gần trung tâm kinh tế - trị tỉnh tỉnh bạn như: thành phố Phủ Lý (Hà Nam), thành phố Hưng Yên (Hưng Yên), thành phố Nam Định (Nam Định), giao thông Nguyễn Thị Liễu QTVP K12B Lớp: Đại học Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ I Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác văn phòng phòng Nội vụ Trong thời gian tháng thực tập UBND huyện Lý Nhân, em nhận thấy Văn phòng có vai trò quan trọng Với hiểu biết sinh viên năm cuối em xin đưa số nhận xét công tác Văn phòng phòng Nội vụ – huyện Lý Nhân sau: * Ưu điểm: Nhìn chung công tác hành văn phong phòng Nội vụ thực tốt, có tiến đáng kể Việc ứng dụng tin học văn phòng thực triển khai diện rộng Phòng nội vụ lựa chọn hình thức áp dụng công nghệ thông tin để gửi nhận văn Nghiệp vụ hành văn phòng coi trọng ý đổi Các văn phòng hoàn thiện thể thức kỹ thuật trình bày, tính pháp lý đảm bảo Việc quản lý sử dụng dấu thực nghiêm túc, tình trạng đóng dấu khống lên văn bản, giấy tờ chưa có nội dung; dấu đóng lên văn có nội dung chữ ký người có thẩm quyền Các khâu nghiệp vụ công tác văn thư thực đầy đủ, chuyên nghiệp khoa học Các văn đến Phòng Nội vụ sau kiểm tra bóc bì văn bản, văn đóng dấu đến, vào sổ văn đến, nội dung văn nhanh chóng giải Công việc thực thuận lợi nhờ có trang thiết bị đại hỗ trợ máy tính để đăng ký tra tìm văn nhanh chóng, đa dạng, máy photocopy, máy in, máy fax Trong phòng làm việc có phòng làm việc, ghế tựa xoay chuyển, điện thoại, máy tính, tủ bảo quản tài liệu… tùy ý sử dụng cán nhân viên cho công việc Việc tổ chức quản lý giải văn – đến, lập hồ sơ hành Nguyễn Thị Liễu QTVP K12B 52 Lớp: Đại học Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội giao nộp vào lưu trữ quan thực quy định Chuyên viên văn thư lập danh mục hồ sơ cho đối tượng cụ thể xác, đầy đủ Sự hướng dẫn nhiệt tình cán phòng Nội vụ giúp e có thêm kiến thức công tác văn thư số nghiệp vụ khác văn phòng Phòng sử dụng phần mềm quản lý văn thư để dễ ràng quản lý loại văn Mang lại lợi ích như: Nhanh chóng lập loại văn bản, giấy tờ trình xin ý kiến lãnh đạo Theo dõi kiểm soát văn quan gửi Lập thống kê báo cáo xác tránh sai sót phát sinh Việc tiếp nhận, sử lý ban hành văn – đến phòng ngày nề nếp, đảm bảo xử lý kịp thời, đối tượng - Cán phòng phân công nhiệm vụ cách cụ thể chi tiết, nên cá nhân phòng gắng sức hoàn thiện nhiệm vụ cách tốt để đạt hiệu cao Mỗi phòng bố trí không gian thoáng mát, lành giúp cho Cán nhân viên có tinh thần thoải mái để làm việc Các trang thiết bị đầy đủ, đại giúp cho công việc đạt hiệu cao nhanh chóng Công tác soạn thảo ban hành văn thực theo quy định, đảm bảo yêu cầu bước để soạn thảo nhà nước ban hành Phòng thực tốt nhiệm vụ giải vấn đề cho nhân dân hoàn thành kế hoạch lãnh đạo giao cho Ngoài phòng làm tốt công tác tham mưu cho lãnh đạo UBND vấn đề có liên quan đến UBND, xử lý thông tin cách hiệu quả, nhằm giúp cho lãnh đạo giải công việc cách hiệu Xây dựng đầy đủ chương trình công tác thường kỳ, công tác năm phòng Mối quan hệ lãnh đạo cán hòa hợp thoải mái Nguyễn Thị Liễu QTVP K12B 53 Lớp: Đại học Báo cáo thực tập * Nhược điểm: Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Bên cạnh ưu điểm, phòng Nội vụ tồn nhược điểm: Công tác quản lý kiểm tra chưa chặt chẽ dẫn đến tình trạng số cán chưa thực tâm vào công việc Công việc hoàn thành chất lượng hoàn thành văn quan thấp Văn chưa chuẩn hóa Việc kiểm tra, chuyển giao văn bản, theo dõi giải văn đôi lúc thủ công Công tác tra tìm tài liệu nhiều thời gian cần thiết Một số máy móc văn phòng cũ, bị hỏng lỗi nhỏ Cơ sở vật chất phục vụ cho văn thư thiếu Do eo hẹp kinh tế địa phương nên trang thiết bị lạc hậu chưa đáp ứng yêu cầu công việc Vì giải công việc gặp nhiều khó khăn Trong phòng chưa có phần mềm xử lý liệu nên công việc chậm II Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm Trong thời gian thực tập phòng Nội vụ huyện Lý Nhân, em thu nhiểu kiến thức kỹ quan trọng Em thấy Phòng Nội vụ huyện Lý Nhân phận quan trọng cấu tổ chức UBND huyện Nó giúp việc cho lãnh đạo tìm hiểu, thống kê xử lý thông tin Nhiều công việc quan trọng giao cho phòng Nội vụ sử lý giải nhằm phục vụ tốt cho công tác lãnh đạo cấp giao cho nói riêng phục vụ tốt cho hoạt động UBND huyện Lý Nhân nói chung Do em xin đưa số đề xuất để phát huy ưu điểm khắc phục nhược điểm: Lãnh đạo nên quan tâm nhiều cán bộ, nhân viên quan không công việc mà đời sống tinh thần Tạo điều kiện cho cán Nguyễn Thị Liễu QTVP K12B 54 Lớp: Đại học Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tham gia lớp đào tạo lớp tập huấn nghiệp vụ văn phòng nhằm cao trình độ chuyên môn giúp mang lại hiệu cao công việc Thường xuyên làm tốt công tác tiếp nhận sử lý thông tin, đảm bảo thông tin thông suốt với phận Làm việc, sử lý công việc khoa học, tránh chồng chéo công tác đạo phân công công việc lãnh đạo Thường xuyên cập nhật phương thức quản lý văn bản, giải công việc khoa học đẻ bắt kịp với thực tế xã hội Hiện phòng sử dụng hình thức thủ công việc soạn thảo quản lý văn bản, quan nên đầu tư thêm số trang thiết bị đại hơn, phòng thiếu có phần mềm quản lý công tác phòng Nên cần phải trang bị thêm để hoạt động triển khai nhanh chóng Lãnh đạo phòng thường xuyên kiểm tra công tác văn thư cán chuyên môn giao Cán cần nâng cao trách nhiệm với công việc giao, khả chủ động việc xử lý, giải tình khó hay gặp phải Cần thường xuyên họp chi để đánh giá lực phẩm chất công việc cán phòng Từ khen thưởng người có thành tích cao, phê bình cán không hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Do nhu cầu công việc nhiều, mà số lượng nhân lực quan lại thiếu nên quan nên bổ sung nhân lực để hoàn thành công việc tốt Lãnh đạo cần thường xuyên đôn đốc nhắc nhở nhân viên thường xuyên dọn dẹp xếp tài liệu cách khoa học hợp lý Nguyễn Thị Liễu QTVP K12B 55 Lớp: Đại học Báo cáo thực tập Nguyễn Thị Liễu QTVP K12B Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 56 Lớp: Đại học Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN III: PHỤ LỤC PHỤ LỤC I SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA UBND HUYỆN LÝ NHÂN CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH VP HĐND- PHÒNG NỘI VỤ PHÒNG PHÒNG VH-TT TƯ PHÁP GD - ĐT PHÒNG PHÓ CHỦ TỊCH PHÒNG PHÒNG LĐTB- XH Y TẾ UBND Nguyễn Thị Liễu PHÓ CHỦ TỊCH PHÒNG PHÒNG CÔNG TC - KH THƯƠNG 57 Lớp: Đại học QTVP K12B PHÒNG PHÒNG THANH TN- MT TRA PHÒNG NN - PTNT Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC II SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA UBND HUYỆN LÝ NHÂN TRƯỞNG PHÒNG NỘI VỤ PHÓ TRƯỞNG PHÒNG Chuyên viên Nguyễn Thị Liễu QTVP K12B Chuyên viên PHÓ TRƯỞNG PHÒNG Chuyên viên 58 Chuyên viên Lớp: Đại học Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC III Nguyễn Thị Liễu QTVP K12B 59 Lớp: Đại học Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC IV Các bước Trách nhiệm thực Trình tự công việc NVVT NVVT Tiếp nhận công văn đến NVVT Trưởng phòng Đăng ký văn đến: vào số văn chuyển cho lãnh đạo Trưởng phòng xử lý, chuyển trực tiếp cho ban chuyên môn chuyên viên xử lý (nếu phải gửi lãnh đạo chuyển yêu cầu xuống cho NVVT xử lý) NVVT Nguyễn Thị Liễu QTVP K12B Đến cuối tháng NVVT in sổ đăng kýý văn đến để lưu theo dõi 60 Lớp: Đại học Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC V Các bước Trách nhiệm Trình tự công việc thực Chuyên viên Tạo hồ sơ công việc, văn dự thảo chuyển cho trưởng phòng (phó trưởng phòng Trưởng phòng (Phó trưởng phòng) Trưởng phòng ( phó trưởng phòng) xem xét, cho ý kiến chuyển cho chủ tịch Chủ tịch xem xét, cần sửa trao đổi lại Chủ UBND tịch với trưởng phòng (phó trưởng phòng) thực lại bước 1, vấn đề chủ tịch xác nhận hoàn thành VB Nhân viên văn thư (NVVT) NVVT vào số văn đi, in lưu Nhân viên văn thư Gửi văn theo địa nơi nhận chuyển giấy, fax (NVVT) Nguyễn Thị Liễu QTVP K12B 61 Lớp: Đại học Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Đến cuối tháng NVVT in sổ đăng ký công văn để lưu theo dõi Nhân viên văn thư (NVVT) PHỤ LỤC VI Hộp/cặp số Số, ký Tiêu đề Thời Thời hạn Tờ số hiệu HS hồ sơ gian bắt bảo quản đầu - kết thúc Ghi (1) (2) (7) (3) (4) (5) (6) Ghi chú: (1) Ghi số thứ tự hộp cặp tài liệu giao nộp (2) Ghi số, ký hiệu hồ sơ bìa hồ sơ (3 Ghi tiêu đề hồ sơ bìa hồ sơ (4) Ghi thời gian bắt đầu thời gian kết thúc hồ sơ (5) Ghi thời hạn bảo quản hồ sơ bìa hồ sơ (6) Ghi tổng số tờ tài liệu có hồ sơ (7) Ghi thông tin cần ý nội dung hình thức tài liệu có hồ sơ Nguyễn Thị Liễu QTVP K12B 62 Lớp: Đại học Báo cáo thực tập Nguyễn Thị Liễu QTVP K12B Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 63 Lớp: Đại học Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC VII Nguyễn Thị Liễu QTVP K12B 64 Lớp: Đại học Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội C LỜI CẢM ƠN Để đất nước ngày phát triển hơn, kể đến công sức hệ trẻ Mỗi sinh viên ý thức trách nhiệm thân với nghiệp đất nước, cách phát huy hết khả năng, lực ham học hỏi nhà trường, sách mà công việc sống hàng ngày Đợt thực tập giúp em nắm kiến thức thực tế công tác hành nhà nước nói chung Những hoạt động văn phòng nói riêng Thực tập khoảng thời gian giúp sinh viên có hội học hỏi, trau dồi kiến thức, có them kinh nghiệm chuyên ngành học, rèn luyện tay nghề Thực phương châm học đôi với hành, lý thuyết đôi với thực tế Sau hoàn thành xong chương trình lý thuyết cho sinh viên chuyên ngành quản trị văn phòng Khoa Quản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức đợt thực tập hai tháng cho sinh viên thực tập văn phòng qaun tổ chức Được đồng ý lãnh đạo phòng Nội vụ Huyện Lý Nhân em có đợt thực tập phòng - nằm trụ sở UBND huyện Lý Nhân Qua em thu thập nhiểu kiến thức bổ ích, nhờ mà em học hỏi phong cách làm việc khoa học, nâng cao trình độ chuyên môn tạo mối quan hệ với đồng nghiệp quan, kết hợp hài hòa thực tiễn lý luận để chuẩn bị tốt cho công việc sau trường Với thời gian thực tập dài đem lại cho em học kinh nghiệm ý nghĩa thực tế công tác hành văn phòng Dưới hướng dẫn nhiệt tình bảo cán phòng Cao Việt Hải, người trực tiếp hướng dẫn em Em học phong cách làm việc nhân viên văn phòng - công việc đòi hỏi nhẹ nhàng, kéo léo nhiệt tình giải công việc Sau đợt thực tập này, với dạy truyền đạt kiến thức thầy cô giáo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, với truyền dạy kiến thức thực tế Nguyễn Thị Liễu QTVP K12B 65 Lớp: Đại học Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội UBND huyện Lý Nhân em tích lũy số kinh nghiêm thực tiễn, tự tin bước đường chọn Qua em xin chân thành cảm ơn tới Thạc sỹ Lâm Thu Hằng – giảng viên hướng dẫn thực tập toàn thể thầy cô giáo khoa Quản trị Văn phòng tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành báo cáo thực tập Đồng thời em gửi lời cảm ơn toàn thể cán bộ, công chức phòng Nội vụ huyện Lý Nhân giúp đỡ tạo điều kiện cho em hoàn thành tốt đợt thực tập Trong trình làm báo cáo, với kinh nghiệm sinh viên năm cuối chắn nhiều thiếu sót chưa đầy đủ nội dung theo yêu cầu nhà trường Kính mong thầy, cô giáo đồng chí lãnh đạo quan góp ý để báo cáo em hoàn thiện hơn./ Em xin chân thành cảm ơn! Lý Nhân, ngày 11 tháng năm 2016 Sinh viên Nguyễn Thị Liễu Nguyễn Thị Liễu QTVP K12B 66 Lớp: Đại học