MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 LỜI NÓI ĐẦU 3 1 Lý do chọn đề tài 3 2 Mục tiêu của đề tài 3 3 Đối tượng phạm vi nghiên cứu 3 4 Nguồn tài liệu tham khảo 3 5 Lịch sử vấn đề nghiên cứu 4 6 Phương pháp nghiên cứu 4 7 Bố cục đề tài 4 TỔNG QUAN VỀ HUYỆN BẮC QUANG 5 Phần I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN BẮC QUANG 9 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, và cơ cấu tổ chức của Phòng Nội vụ 9 1.1.1 Chức năng 9 1.1.2 Nhiệm vụ và Quyền hạn 9 1.1.3 Cơ cấu tổ chức 15 1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan 16 1.2.1 Tổ chức hoạt động của Phòng Nội vụ 16 1.2.2 Tìm hiểu về chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của phòng 17 1.2.3 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong phòng 20 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN 25 TÌM HIỂU CÔNG TÁC VĂN THƯ PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN BẮC QUANG 25 CHƯƠNG I. MỘT SỐ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 25 I. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 25 1 Vị trí văn thư 26 2 Ý nghĩa công tác văn thư 26 2.1 Nhanh chóng 27 2.2 Chính xác 27 2.3 Bí mật 28 3 Hình thức tổ chức văn thư 28 4 Nội dung công tác văn thư 29 II LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÁC KHÂU NGHIỆP VỤ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ 29 1 Xây dựng và ban hành văn bản 29 2 Nghiệp vụ quản lý văn bản đến 30 2 Nghiệp vụ quản lý văn bản đi 33 5 Công tác lập hồ sơ 37 CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở PHÒNG NỘI VỤ BẮC QUANG 39 1. Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản 39 2 Quy trình xử lý văn bản đến của Phòng Nội vụ 44 2 Quy trình xử lý văn bản đi của Phòng Nội vụ 47 3 Công tác lập hồ sơ 49 3 Quản lý sử dụng con dấu của phàng nội vụ 51 PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 53 3.1 Đánh giá chung 53 3.1.1 Ưu điểm 53 3.1 .2 Nhược điểm 55 3.1.3 Nguyên nhân 57 3.2 Đề xuất những giải pháp khắc phục những ưu và nhược điểm 57 3.3 Một số giải pháp cụ thể 58 KẾT LUẬN 61 DANH SÁCH CÁC TÀI LIỆU THAM KHẢO 63 PHỤ LỤC
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU LỜI NÓI ĐẦU Lý chọn đề tài Mục tiêu đề tài 3 Đối tượng phạm vi nghiên cứu Nguồn tài liệu tham khảo Lịch sử vấn đề nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Bố cục đề tài TỔNG QUAN VỀ HUYỆN BẮC QUANG .5 Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN BẮC QUANG .9 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Phòng Nội vụ .9 1.1.1 Chức 1.1.2 Nhiệm vụ Quyền hạn 1.1.3 Cơ cấu tổ chức 15 1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành văn phòng quan 16 1.2.1 Tổ chức hoạt động Phòng Nội vụ .16 1.2.2 Tìm hiểu chức nhiệm vụ, cấu tổ chức phòng 17 1.2.3 Xác định vị trí việc làm xây dựng mô tả việc vị trí phòng 20 PHẦN II 25 CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN .25 TÌM HIỂU CÔNG TÁC VĂN THƯ PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN 25 BẮC QUANG 25 CHƯƠNG I 25 MỘT SỐ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 25 I TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 25 Vị trí văn thư 26 Ý nghĩa công tác văn thư 26 2.1 Nhanh chóng 27 2.2 Chính xác 27 2.3 Bí mật 28 Nguyễn Thị Bích Hạnh Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Hình thức tổ chức văn thư 28 Nội dung công tác văn thư .29 II LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÁC KHÂU NGHIỆP VỤ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ 29 Xây dựng ban hành văn .29 Nghiệp vụ quản lý văn đến 30 Nghiệp vụ quản lý văn 33 Công tác lập hồ sơ 37 CHƯƠNG II .39 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở PHÒNG NỘI VỤ 39 BẮC QUANG 39 Công tác Soạn thảo ban hành văn .39 Quy trình xử lý văn đến Phòng Nội vụ .44 Quy trình xử lý văn Phòng Nội vụ 47 Công tác lập hồ sơ 49 Quản lý sử dụng dấu phàng nội vụ 51 PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 53 3.1 Đánh giá chung 53 3.1.1 Ưu điểm 53 3.1 Nhược điểm 55 3.1.3 Nguyên nhân .57 3.2 Đề xuất giải pháp khắc phục ưu nhược điểm 57 3.3 Một số giải pháp cụ thể 58 KẾT LUẬN 61 DANH SÁCH CÁC TÀI LIỆU THAM KHẢO 63 PHỤ LỤC Nguyễn Thị Bích Hạnh Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI MỞ ĐẦU Văn thư công tác có ý nghĩa quan trọng quan lĩnh vực quản lý Hành Nhà nước.Trong quan đơn vị công tác Văn thư quan tâm, công tác đảm bảo hoạt động quản lý Hành thông qua văn bản-Tài liệu.Làm tốt công tác công văn, giấy tờ đảm bảo cung cấp thông tin giải công việc nhanh chóng, xác, đảm bảo bí mật cho quan.Ngày nay, với phát triển khoa học công nghệ, lĩnh vực đại hoá, hành nhà nứơc có phát triển để phù hợp.Với vai trò quan trọng công tác Văn thư lĩnh vực quản lý hành chính, Đảng Nhà nước ta quan tâm, có chủ chương sách ngày đại công tác này, nhằm phục vụ tốt cho hoạt động quản lý Nhà nước quan.Thực phương châm “Học đôi với hành, lý thuyết dôi với thực tế” Sau hoàn thành song chương trình truyền đạt lý thuyết cho sinh viên chuyên nghành Quản trị văn phòng Trường Đào tạo, Nghành QTVP tổ chức đợt thực tập kéo dài tuần Từ ngày 04/01/2016 đến ngày 11/03/2016 cho sinh viên.Đợi thực tập nhằm giúp cho sinh viên xâm nhập thực tế học hỏi kiến thức, bổ sung cho phần lý luận nghiệp vụ chuyên môn học lớp.Được đồng ý nhà trường tiếp nhận Phòng Nội vụ có đợt thực tập quy định thời gian việc thực hành nội dung mà đề cươngthực tập nêu ra.Với thời gian thực tập dài đem lại cho nhữngkết ý nghĩa quý giá, kinh nghiệm thực tế mà đúc rút để bổ sung vào phần nghiệp vụ chuyên môn dưói hướng dẫn giúp đỡ tận tình Cán phòng đợt thực tập, học phong cách làm việc cán Văn thư Một công việc đòi hỏi nhẹ nhàng khéo léo, tế nhị giúp đỡ đắc lực cho lãnh đạo việc giải công việc hàng ngày.Là cán Văn phòng tương lai, đợt thực tập trang bị cho số kiến thức Trước hết nhận thức rõ ràng công tác Văn thư nhận thức tầm quan trọng công tác Văn thư phát triển Đất Nước, thấy bất cập công Nguyễn Thị Bích Hạnh Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tác quan Từ thấy trách nhiệm, nghĩa vụ thề hệ cán trẻ lớn.Đợt thực tập giúp nhận điểm yếu khâu nghiệp vụ chuyên môn, thiếu kinh nghiệm trình thực thao tác, nghiệp vụ Văn thư từ khắc phục lỗ hổng kiến thức chuyên môn mà chương trình lý thuyết đáp ứng đủ Có thể nói đợi thực tập giúp cho cụ thể hoá nắm kiến thức trưởng thành hơn, sau thực tập quan.Báo cáo sau kết trình khảo sát thực tế kết hợp với lý luận chuyên môn mà đúc rút quan thực Nguyễn Thị Bích Hạnh Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI NÓI ĐẦU Lý chọn đề tài Công văn giấy tờ phương tiện cần thiết hoạt động quản lý nhà nước Hồ sơ tài liệu ghi lại hoạt động quan cần phải giữ gìn để tra cứu sử dụng cần thiết.mặt khác công việc quan, tổ chức tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay liên quan liêu công văn giấy tờ có làm tốt hay không, việc giữ gìn hồ sơ tài liệu có cận thận hay không,điều có tác dụng trực tiếp đến hiệu lực, hiệu công tác quản lý lãnh đạo.Mặt khác thông tin tài liệu chứa đựng thông tin bí mật về trị, quốc phòng an ninh quốc gia nên việc bảo quản tài liệu lưu trữ không ý đến góc độ vật lý tài liệu mà phải sử dụng biện pháp ngăn chặn việc đánh cắp thông tin tài liệu.Đây nhiệm vụ quan trọng quan tổ chức.Đó lý em chọn đề tài Mục tiêu đề tài Tìm hiểu chức nhiệm vụ quyền hạn, cấu tổ chức Phòng Nội vụ Tìm hiểu công tác văn thư Phòng Nội vụ Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu báo cáo lý thuyết văn thư thực tiễn hoạt động văn thư Phòng Nội vụ,bao gồm : - Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ Phòng Nội vụ công tác văn thư - Thực trạng hoạt động Phòng Nội vụ công tác văn thư - Đánh giá hiệu hoạt động văn thư Phòng Nội vụ ưu điểm, hạn chế, nguyên nhân hạn chế Trên sở đưa số đề xuất kiến nghị nhằm hoàn thiện nâng cao hiệu hoạt động công tác văn thư Nguồn tài liệu tham khảo - Đề tài dựa vào tài liệu thu thập từ Phòng Nội vụ huyện Bắc quang - Một số khoá luận từ năm trước Nguyễn Thị Bích Hạnh Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Các tài liệu công tác văn thư số quy định quan Lịch sử vấn đề nghiên cứu Công tác văn thư đề tài nhiều người quan tâm nghiên cứu có nhiều tác giả tìm hiểu nghiên cứu vấn đề bật có nhiều kết đáng kể số sách - Giáo trình “ Nghiệp vụ văn thư- lưu trữ trường cao đẳng VTLTTWI (2006) - Nghiệp vụ văn thư lưu trữ Hoàng lê Minh -và số khoá luận nghiên cữu công tác văn thư : qua trình khảo sát thực công tác văn thư huyện Sóc sơn Tuy nhiên việc áp dụng công tác văn thư vvào thực tế nhiều vướng mắc người tìm hiểu vấn đề cần tìm hiểu sâu rộng vào vấn đề để tìm khuyết điểm tìm hướng giải pháp khắc phục tình tạng Phương pháp nghiên cứu Áp dụng văn pháp luật nhà nước thực tiễn đơn vị.Bài báo cáo sử dụng số phương pháp nghiên cứu sau - Phương pháp quan sát - Phương pháp kiểm tra khảo sát - Phương pháp thống kê - Phương pháp so sánh Bố cục đề tài Bao gồm phần Phần I : Khảo sát công tác văn phòng Phòng Nội vụ Phần II: Chuyên đề tự chọn Phần III: Kết luận đề xuất kiến nghị Nguyễn Thị Bích Hạnh Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội TỔNG QUAN VỀ HUYỆN BẮC QUANG Bắc Quang huyện nằm phía Đông Nam tỉnh Hà Giang, cách thành phố Hà Giang - trung tâm tỉnh khoảng 60 km dọc theo trục quốc lộ Vị trí địa lý huyện nằm tọa độ từ 22010' đến 22036' vĩ độ Bắc từ 104043' đến 105007' kinh độ Đông, Các nguồn tài nguyên thiên nhiên Tài nguyên đất Đất đai Bắc Quang hình thành hai nguồn gốc phát sinh gồm: Đất hình thành chỗ phong hoá đá mẹ đất hình thành phù sa sông bồi tụ Do chia đất huyện thành nhóm đất sau: - Nhóm đất phù sa (Fluvisols): Diện tích chiếm khoảng 4% tổng diện tích tự nhiên huyện, phân bố hầu hết xã dọc theo sông suối Phản ứng đất thay đổi từ trung bình đến khá; lân kali tổng số trung bình dễ tiêu mức nghèo; thành phần giới biến động phức tạp, thay đổi từ nhẹ đến trung bình nặng Đây nhóm đất thích hợp với trồng ngắn ngày, đặc biệt loại lương thực - Nhóm đất Gley (Gleysols): Có diện tích chiếm khoảng 2,4% diện tích tự nhiên, phân bố khu vực xã có địa hình thấp trũng, khó thoát nước Đất có phản ứng chua đến chua; thành phần giới biến động phức tạp, chủ yếu trung bình nặng Nhóm đất chủ yếu trồng lúa nước, đất thường chặt, bí, trình khử mạnh trình oxy hoá - Nhóm đất than bùn (Histosols): Nhóm đất có diện tích không đáng kể (36 ha), tập trung xã Vô Điếm Đất có phản ứng chua vừa, hàm lượng mùn, đạm lân tổng số cao Nhóm đất có ý nghĩa sản xuất nông nghiệp - Nhóm đất xám (Acrisols): Nhóm đất có diện tích lớn, chiếm đến 90,8% diện tích tự nhiên, phân bố rộng khắp địa bàn huyện Đất có phản ứng chua đến chua; thành phần giới biến động từ nhẹ đến nặng Vùng đất có địa hình thấp thích hợp với ngắn ngày, hoa màu; vùng địa hình cao phù hợp trồng lâu năm Nguyễn Thị Bích Hạnh Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Nhóm đất đỏ (Ferralsols): Chiếm 0,3% diện tích tự nhiên, phân bố xã Vĩnh Phúc, Đồng Yên, Liên Hiệp Đất có thành phần giới nặng, phản ứng đất chua chua; hàm lượng mùn đạm tổng số từ đến giàu Đất đỏ nhìn chung có hàm lượng dinh dưỡng khá, thích hợp với nhiều loại trồng ngắn ngày dài ngày Tài nguyên nước - Nguồn nước mặt huyện chủ yếu cung cấp hệ thống sông Lô, sông Con, sông Sảo, sông Bạc nhiều hệ thống suối nhỏ nằm khe núi, ao, hồ khác Do nằm địa hình phức tạp, chia cắt mạnh có độ dốc lớn nên việc khai thác sử dụng nguồn nước mặt có nhiều hạn chế - Hiện chưa có tài liệu cụ thể nghiên cứu trữ lượng nước ngầm, qua khảo sát sơ số giếng nước vùng cho thấy mực nước ngầm nằm độ sâu 6-10m, khai thác dùng sinh hoạt cho nhân dân Nhìn chung, tài nguyên nước huyện dồi địa hình dốc nên việc khai thác phục vụ sinh hoạt sản xuất khó khăn thuận lợi cho đầu tư khai thác thủy điện Tài nguyên rừng Là huyện có tài nguyên rừng thảm thực vật phong phú, đa dạng chủng loại phân bố địa bàn 23 xã, thị trấn, tồn số loài quý nằm sách đỏ như: Pơ mu, Ngọc am Bắc Quang có tài nguyên rừng lớn, tính diện tích đất đồi núi chưa sử dụng có khả sử dụng vào mục đích lâm nghiệp huyện có khoảng 79.600 ha, chiếm 72,5% diện tích tự nhiên Diện tích rừng có huyện 79.104,93 ha, rừng sản xuất chiếm 52,48% tổng diện tích đất lâm nghiệp, chủ yếu rừng trồng nguyên liệu giấy Tài nguyên khoáng sản Kết điều tra cho thấy địa bàn huyện Bắc Quang tài nguyên khoáng sản có trữ lượng lớn; đáng quan tâm số loại khoáng sản sau: - Vàng sa khoáng sông Lô, sông Con (Vĩnh Tuy, Tiên Kiều); Nguyễn Thị Bích Hạnh Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Man gan Đồng Tâm; - Cao Lanh Việt Vinh; - Đá vôi Việt Quang, Vĩnh Hảo Hiện thực khai thác vàng sa khoáng, đá vôi, cát sỏi xây dựng quy mô nhỏ phục vụ nhu cầu chỗ; tương lai khai thác cao lanh, man gan theo phương pháp công nghiệp Tài nguyên nhân văn Bắc Quang vùng đất có truyền thống văn hoá, truyền thống yêu nước cách mạng Nhân dân dân tộc huyện có tinh thần đoàn kết yêu quê hương, có đức tính cần cù, chăm chỉ, nỗ lực vượt qua khó khăn để vững bước lên Đó nhân tố sức mạnh tinh thần để hướng tới phát triển kinh tế xã hội, xu hướng hội nhập với nước, khu vực quốc tế; thuận lợi để Đảng bộ, quyền nhân dân dân tộc huyện vững bước lên nghiệp công nghiệp hoá, đại hoá xây dựng huyện Bắc Quang giàu, đẹp, văn minh Tiềm dịch vụ - du lịch Hoạt động thương mại - dịch vụ bước đầu phát triển, hoạt động dịch vụ như: Bưu viễn thông, nhà hàng khách sạn, vận tải hàng hóa, hành khách phát triển số lượng chất lượng, đáp ứng yêu cầu xã hội Hàng hóa đa dạng chủng loại, mặt hàng trợ cước, trợ giá, cung ứng đầy đủ, phục vụ nhu cầu tiêu dùng nhân dân Hệ thống chợ trung tâm cụm xã mở rộng với mạng lưới dịch vụ Nhà nước tư nhân làm tốt nhiệm vụ đầu sản phẩm nông nghiệp phục vụ đầy đủ nhu cầu sản xuất tiêu dùng nhân dân vùng Tiềm du lịch huyện bước đầu đầu tư khai thác mở hướng xây dựng, phát triển kinh tế huyện Du lịch sinh thái huyện thu hút nhiều du khách đóng góp vào ngân sách huyện nguồn thu không nhỏ, tạo vốn cho việc đầu tư hoàn thiện sở hạ tầng phát triển ngành kinh tế khác Hiện huyện Bắc Quang có khu du lịch sinh thái Nặm An thuộc địa phận xã Tân Thành; khu du lịch lòng hồ Quang Minh xã Nguyễn Thị Bích Hạnh Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Quang Minh; khu du lịch Văn hóa tiểu khu cách mnangj Trọng xã Bằng Hành; tiềm du lịch thành lập như: Làng văn hóa du lịch cộng đồng gắn với xây dựng nông thôn thôn Khiềm xã Quang Minh; làng văn du lịch cộng đồng gắn với nghề sản xuất giấy Bản dân tộc Dao thôn Thanh Sơn-Tân Sơn thị trấn Việt Quang; khu du lịch suối nước nóng xã Tân Lập… Nguyễn Thị Bích Hạnh Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội chịu trách nhiệm với chủ yếu thực công việc hỗ trợ quan hệ đồng nghiệp cá nhân * Công tác soạn thảo ban hành văn Chất lượng văn ban hành chưa cao Văn Văn phòng ban hành mắc số sai xót phần thể thức Kinh phí, trang thiết bị phục vụ cho công tác hành văn phòng hạn chế Vì vậy, công tác văn phòng gặp nhiều khó khăn 3.1.3 Nguyên nhân Lãnh đạo không thường xuyên kiểm tra theo dõi,đôn đốc nhắc nhở nhân viên công việc Do kinh phí Phòng có hạn nên chưa thể đầu tư trang thiết bị thật đại phải sử dụng trang thiết bị cũ ảnh hưởng tới công việc chung phòng Phòng chưa trọng đến việc đào tạo nguồn nhân lực cho nhân viên văn thư Nhận thức cá nhân viên phòng chưa văn thư, không đề cao tầm quan trọng công tác hoạt động quan 3.2 Đề xuất giải pháp khắc phục ưu nhược điểm a) Về trang thiét bị kỹ thuật Trang thiết bị kỹ thuật phòng thành phần cách mạng dễ đưa vào phòng ngày cải tiến ,sáng chế với nhiều chủng loại đa dạng phong phú giá thành rẻ Các phương tiện phục vụ cho trình soạn thảo ban hành văn máy tính, máy photo lỗi thời nên thay mới.Các hệ máy tính liên tục đổi đời với cạnh tranhgay gắt nhiều hãng sản xuất giới việc áp dụng máy tính công tác văn phòng tạo thuận lợi khâu soạn thảo ban hành văn phòng, hệ thống hoá tra tìm liệu làm cho hoạt động xử lý thông tin văn phòng đạt hiểu cao Môi trường văn phòng thiết kế với nhiệt độ, ánh sáng, màu tường thích hợp Nguyễn Thị Bích Hạnh 57 Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội b) Về măt nhân Con người nhân vật trung tâm , chủ thể văn phòng.Lao động văn phòng coi lao động thông tin có tính sáng tạo trí tuệ ngày tăng Do người lao động phòng đào tạo đến trình độ cao theo hướng đa ,toàn diện nghiệp vụ ,về kỹ thuật ,kỹ giao tiếp ứng xử theo hướng đào tạo tin phòng đễ dàng đạt mục tiêu Hoàn thiện mô hình tổ chức văn phòng Theo hướng chung chương trình cải cách nhà nước hành phủ giai đoạn hội nhập kinh tế phát triển xây dựng mô hình văn phòng gọn nhẹ với chức nhiệm vụ rõ ràng, cụ thể mang tính chuyên nghiệp quản lý lãnh đạo chuyên môn sâu nghiệp vụ Các mô hình phận văn phòng quan xây dựng cho phù hợp với xu thế, phù hợp với tình hình phát triển, lĩnh vực hoạt động quan để khai thác tối đa nguồn lực sẵn có quan Định hướng đại hóa văn phòng Có thể nói nguyên nhân làm cho hoạt động nhiều quan lĩnh vực văn phòng không hiệu thiếu điều kiện làm việc hệ thống trang bị phục vụ cho nghiệp vụ hành cũ kỹ, lạc hậu Tình trạng trang thiết bị điều kiện làm việc cho công việc văn phòng không làm cho thao tác nghiệp vuuj thuận lợi, nhanh chóng mà tạo tâm lý phấn khởi, thoải mái, yêu thích công việc nhân viên, giúp hiệu hoạt động văn phòng nâng cao Khoa học kỹ thuật phát triển tạo nhiều thuận lợi ch văn phòng Việc ứng dụng thành tựu khoa học kỹ thuật vào công tác văn phòng nâng cao suất lao động, giảm bớt khối lượng công việc cho nhân viên mà làm tăng khả hội nhập văn phòng với xu hướng chung thời đại 3.3 Một số giải pháp cụ thể a) Tỏ chức xếp nhân sư cách khoa học Phòng Nội vụ cấu tổ chức, chức nghiệp vụ tách riêng thành viên đảm nhận Cán nhân viên người am Nguyễn Thị Bích Hạnh 58 Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội hiểu chuyên môn thành thạo nghiệp vụ phạm vi quản lý Công tác văn thư khâu trọng yếu mắt xích quan trọng toàn hoạt động phòng.Làm tốt công tác có nghĩa tạo điều kiện giúp cho công việc phòng cách nhanh chóng thuận lợi Nhưng thực tế cho thấy công tác văn thư có thực nhanh chóng, xá ,kịp thời,bí mật hay không phụ thuộc phần lớn vào cán văn thư, lực trình độ họ tác động trực tiếp đến chất lượng hiệu công việc.Hiện văn thư phòng gồm người đảm nhiệm công tác văn thư chưa chuyên môn nên vấn xảy sai sót khâu làm việc bị ngưng trệ b)Đào tạo bồi dưỡng, nâng cao trình độ cán Con người tài nguyên quý giá, nhân tố quan trọng liênquan đến tồn phòng Con người là tài sản lớn phòng, phòng birts khai thác sử dụng hiệu thể lực trí lực người phòng thành công lĩnh vực.tất công việc phòng thiếu bàn tay khối óc cong người công tác văn thư vậy,ngoài quan tâm lãnh đạo mặt điều kiện làm việc, trang thiết bị đại phục vụ cho công tác văn thư, tích cực đào tạo bồi dưỡng trình độ chuyên môn nghiệp vụ can văn thư tất yếu Để góp phần hoàn thành hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ giao cán văn thư phải trang bị số kiến thức kỹ sau - Đào tạo bồi dưỡng nâng cao kỹ thuật sử dụng phương tiện tin học cho nhân viên văn thư Qua thực tế phòng nhân viên văn thư thấy vấn đề tồn lớn ảnh hưởng trực tiếp đến xuất ,chất lượng tiến độ công việc trình độ vi tínhcuar cấn văn thư yếu.Mặc dù lãnh đạo phòng trang bị cho nhân viên văn thư máy vi tính thiết bị phụ trợ tương đối phục vụ đắc lực cho công việc xong nhân viên chưa tận dụng khả vốn có máy vi tính để phục vụ cho công việc mà họ giải công việc theo phương pháp thủ công tốn thời gian mà lại Nguyễn Thị Bích Hạnh 59 Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội không hiệu đào tạo bồi dưỡng nâng cao trình độ máy vi tính cho cán văn thư việc cấp bách cần phải thực ngay.Trưởng phòng nên có kế hoạch đạo sát công tác này, cụ thể mở trực tiếp khoá đào tạo tin học( từ đên tháng) sau cử nhân viên văn thư học điều kiện mở lớp nên tạo điều kiện cho nhân viên văn thư học cac trung tâm tin học - Nâng cao kỹ soạn thảo văn cho cán Soạn thảo văn công việc mà cán văn thư phải đảm nhiệm.Tại phòng nội vụ cán văn thư soạn thảo nhiều văn văn mà họ soạn thảo văn quan trọng nên đòi hỏi kỹ thuật trình độ chuyên môn, qua tìm hiểu em thấy cán văn thư yếu trình soạn thảo nhận thấy nên nâng cao kỹ soạn thảo cho cán văn thư cần thiết góp phần đáng kể vào công tác văn thư phòng.Trước mắt nên tự học , tự đúc kết qua lần soạn thảo, học hỏi trao đổi kinh nghiệm với đông nghiệp Tóm lại phương pháp tự đào tạo sở tốt nâng cao kỹ soạn thảo c) Bố trí xắp xếp tổ chức khoa học nơi làm việc Nơi làm việc giới riêng nhân viên phòng nói chung cán văn thư nói riêng, tổ chức bố trí nơi làm việc nhằm tạo hứng thú môi trường điều kiện làm việc cách thuận tiện hiệu yêu cầu giải công việc liên hoàn đảm bảo tính dây truyền khoa học, việc bố trí xắp xếp trí nơi làm việc yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng hiệu công việc Do trình tiến hành xắp xếp nơi làm việc cần phải đảm bảo yếu tố sau - Bàn làm việc nên xếp gọn gàng ngăn nắp - Bàn làm việc ngổn ngang thiếu ngăn nắp nhân tố gây ảnh hưởng gây tâm lý chán trường - Chỉ để bàn làm việc giấy tờ cần thiết - Những hồ sơ, tài liệu giải xong chuyển - Đối với việc chưa giải xong xếp gọn vào ngăn bàn - Tóm lại việc bố trí xếp gọn gàng bàn làm việc yếu tố kích thích tâm trạng hứng thú , tư sáng tạo nhân viên văn thư Nguyễn Thị Bích Hạnh 60 Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN Công tác văn thư năm trở lại trở thành yêu cầu có tính cấp thiết.Bên cạnh việc phát triển kinh tế theo chế thị trường quan doanh nghiệp quan tâm tới nghiệp vụ này, thấy tầm quan trọng công tác văn thư.Bới thực tốt công tác văn thư mang lại hiệu không trước mắt mà lâu dài Vì công tác văn thư thực tế công tác xây dựng quản lý văn chứa đựng nhiều yếu tố có tính pháp lý mà văn thay Qua thời gian tìm hiểu thực tế Phòng nội vụ, em nhận thấy văn giấy tờ công cụ đắc lục công tác quản lý điều hành ban lãnh đạo.Do công tác văn thư có vị trí quan trọng thiếu công tác điều hành quản lý hoạt động phòng nội vụ Công tác thực tốt tạo điều kiện giúp cho việc định Phòng đắn, xác kịp thời phù hợp với điều kiện thực tế phòng.Đẻ đảm bảo tính trung thực, xác kịp thời văn bản, giấy tờ ban lãnh đạo Phòng cần quan tâm đạo sát không ngừng nâng cao chất lượng áp dụng thành tựu khoa học kỹ thuật vào công tác văn thư cách linh hoạt khéo léo, phù hợp với hoàn cảnh điều kiện Phòng Cán làm công tác văn thư cần phải tự học hỏi trau dồi kiến thức chuyên môn nghiệp vụ cho thân để hoàn thành tốt công việc giao Trong tình tực tập Phòng Nội vụ hưỡng dấn giáp đỡ nhiệt tình cô , anh chi phòng đem lại cho hiểu biết nhiều.Những kiến thức thực tế, hiểu thêm hoạt động quan hành nhà nước Tại hội vận dụng lý luận học bốn năm qua mà quan trọng đóng vai trò là nhân viên hanh Phòng qua học nhiều kiến thức bổ ích kiến thức mà học sách vở.Đó học phong cách làm việc nhanh chóng, xác, thái độ cử công việc anh, chị Nguyễn Thị Bích Hạnh 61 Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội công việc thái độ nhiệt tình bảo trình thực tập Thông qua việc tìm hiểu công tác văn thư phòng nội vụ nhận thấy phong cách làm việc cán nhân viên văn phòng chuyên nghiệp ,có phân công rõ ràng công việc với đạo kịp thời hợp lý trưởng phòng cách linh hoạt góp phần không nhỏ vào thành công phòng Dù có nhiều cố gắng không tránh khỏi sai sót em mong nhận xét bảo nhiệt tình thầy cô cô làm việc Phòng để giúp em hoàn thành tốt thực tiễn em xin cảm ơn cô giáo toàn thể cô chú,anh chị Phòng Nội vụ giúp đỡ em hoàn thành báo cáo Nguyễn Thị Bích Hạnh 62 Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội DANH SÁCH CÁC TÀI LIỆU THAM KHẢO Thông tư 01/2011/TT-BNV thông tư hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính,ban hành ngày 19 tháng 01 năm 2011 Điều 1, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày tháng 02 năm 2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư Nghị định số 110/2004/ NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 Chính phủ công tác văn thư Hướng dẫn số 15-HD/VP ngày 24 tháng 11 năm 2011 hướng dẫn thể thức HND Việt Nam Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 Điều 26 Nghị định 110/2004/NĐ-CP quy định việc đóng dấu Nguyễn Thị Bích Hạnh 63 Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC Nguyễn Thị Bích Hạnh Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC SỐ 01 Sơ đồ cấu tổ chức Phòng Nội vụ Trưởng phòng Phó Trưởng phòng Kế toán Nguyễn Thị Bích Hạnh PhóTrưởng phòng Văn thư lưu trữ Thi đua khen thưởng PhóTrưởng phòng Cải cách hành chín Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 02: Sơ đồ quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ quan Phòng thực Các đơn vị đăng ký nội dung Nguyễn Thị Bích Hạnh Lập dự thảo văn Tổng hợp lấy ý kiến đóng góp Hoàn thiện ban hành văn Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 03 Sơ đồ quy trình tổ chức chuyến công tác cho thủ trưởng quan Lập kế hoạch chuyến Chuẩn bị cụ thể cho chuyến Liên hệ đơn vị nơi đến công tác Mục tiêu nội dung công tác Nguyễn Thị Bích Hạnh Nhiệm vụ phòng Giấy mời, kinh phí phương tiện khác Thời gian, phương tiện giao thông Trước công tác Thời gian công tác Sau công tác trở Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 04: Quy trình cung cấp thông tin cho lãnh đạo Văn phòng Lãnh đạo quan Thu thập xử lý thông tin từ nguồn khác Tổng hợp phân tích chọn lọc thông tin Cung cấp thông tin Tiếp nhận thông tin Nguyễn Thị Bích Hạnh Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục Một số văn hành phòng nội vụ ban hành Nguyễn Thị Bích Hạnh Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục Sơ đồ hoá quy trình giải văn đến Phân loại bóc bì đóng dấu đến Đăng ký văn đến Trình văn đến Sao văn đến Chuyển giao văn đến Giải theo dõi đôn đốc việc giải văn đến Nguyễn Thị Bích Hạnh Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 7: Sơ đồ hóa quy trình quản lý giải văn Trình ký văn Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày ghi số ngày tháng Đăng ký văn Đóng dấu văn Chuyển giao văn Sắp xếp bảo quản phục vụ dụng tài liệu lưu Nguyễn Thị Bích Hạnh Lớp: Quản trị Văn phòng K1B