MỤC LỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT A. LỜI NÓI ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài. 1 2. Mục tiêu chọn đề tài. 1 3. Đối tượng phạm vi nghiên cứu. 2 4. Nguồn tài liệu tham khảo. 2 5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu. 2 6. Phương pháp nghiên cứu. 2 7. Bố cục của đề tài. 2 B: NỘI DUNG 4 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN 4 1. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Uỷ Ban Nhân Dân huyện Khoái Châu. 4 1.1. Vị trí 4 1.2 . Chức năng 5 1.3. Nhiệm vụ và quyền hạn 5 1.3.1. Trong lĩnh vực kinh tế 5 1.3.2. Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi và đất đai 6 1.3.3. Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp 6 1.3.4. Trong lĩnh vực giao thông vận tải. 6 1.3.5. Trong lĩnh vực thương mại và du lịch. 6 1.3.6. Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, vãn hóa, thông tin, thể dục thể thao. 6 1.3.7. Trong lĩnh vực khoa học công nghệ tài nguyên và môi trường. 7 1.3.8. Trong lĩnh vực Quốc phòng, an ninh và trật tự an toàn xã hội. 7 1.3.9. Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo. 7 1.3.10. Trong lĩnh vực thi hành pháp luật. 7 1.3.11. Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý ðịa giới hành chính. 7 1.4. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng chuyên môn, cơ quan đơn vị và từng cán bộ, công chức, viên chức thuộc UBND huyện 8 2. Tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của phòng Nội vụ. 13 2.1. Tổ chức và hoạt động của phòng Nội vụ. 13 2.1.1. Vị trí và chức năng của phòng Nội vụ. 13 2.1.2.Nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Phòng Nội vụ. 14 2.1.3. Cơ cấu tổ chức của phòng Nội vụ. (Phụ lục 02) 20 2.2. Vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc làm các vị trí trong phòng Nội vụ. 20 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: TÌM HIỂU CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN KHOÁI CHÂU 23 1. Tổ chức và biên chế văn thư chuyên trách. 23 2. Cơ sở pháp lý về công tác văn thư. 23 3. Cơ sở thực tiễn về công tác văn thư của UBND huyện Khoái Châu. 25 3.1. Các văn bản quy định công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản, quản lý con dấu, lập và lưu trữ hồ sơ của UBND huyện Khoái Châu. 25 3.2. Thẩm quyền ban hành văn bản của UBND huyện Khoái Châu. 26 3.3. Số lượng văn bản của UBND huyện Khoái Châu được ban hành trong 03 năm trở lại đây. 28 4. Thực trạng tình hình công tác văn thư của UBND huyện Khoái Châu. 28 4.1. Soạn thảo và ban hành văn bản quản lý. 29 4.1.1. Các quy định của cơ quan về soạn thảo và ban hành văn bản. 29 4.1.2. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan. 29 4.2. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản. 31 4.2.1. Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của cơ quan. 31 4.2.2. Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến. 32 4.3. Quy trình lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan. 34 4.4. Việc tổ chức quản lý và sử dụng con dấu. 35 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 37 1. Đánh giá chung. 37 2. Ưu điểm. 37 3. Nhược điểm 39 4. Nguyên nhân. 39 5. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm. 40 C: LỜI CẢM ƠN 41 TÀI LIỆU THAM KHẢO 42 TÀI LIỆU ĐÍNH KÈM 43 PHẦN PHỤ LỤC
Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT MỤC LỤC PHẦN PHỤ LỤC .3 CÁC TỪ VIẾT TẮT A LỜI NÓI ĐẦU .1 1.Lý chọn đề tài 2.Mục tiêu chọn đề tài 3.Đối tượng phạm vi nghiên cứu 4.Nguồn tài liệu tham khảo 5.Lịch sử vấn đề nghiên cứu 6.Phương pháp nghiên cứu 7.Bố cục đề tài .2 B: NỘI DUNG PHẦN I .4 KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN 1.Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Uỷ Ban Nhân Dân huyện Khoái Châu 1.1.Vị trí .4 1.2 Chức 1.3 Nhiệm vụ quyền hạn 1.3.1 Trong lĩnh vực kinh tế .5 1.3.2 Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi đất đai 1.3.3 Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp 1.3.4 Trong lĩnh vực giao thông vận tải .6 1.3.5 Trong lĩnh vực thương mại du lịch .6 Trần Thị Yến Thanh Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.3.6 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, vãn hóa, thông tin, thể dục thể thao 1.3.7 Trong lĩnh vực khoa học công nghệ tài nguyên môi trường 1.3.8 Trong lĩnh vực Quốc phòng, an ninh trật tự an toàn xã hội 1.3.9 Trong việc thực sách dân tộc sách tôn giáo 1.3.10 Trong lĩnh vực thi hành pháp luật 1.3.11 Trong việc xây dựng quyền quản lý ðịa giới hành 1.4 Chức năng, nhiệm vụ phòng chuyên môn, quan đơn vị cán bộ, công chức, viên chức thuộc UBND huyện .8 Tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành văn phòng phòng Nội vụ .13 2.1 Tổ chức hoạt động phòng Nội vụ 13 2.1.1 Vị trí chức phòng Nội vụ .13 2.1.2.Nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Phòng Nội vụ 14 2.1.3 Cơ cấu tổ chức phòng Nội vụ (Phụ lục 02) 21 2.2 Vị trí việc làm xây dựng mô tả việc làm vị trí phòng Nội vụ 21 PHẦN II 23 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: TÌM HIỂU CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN KHOÁI CHÂU .24 1.Tổ chức biên chế văn thư chuyên trách .24 2.Cơ sở pháp lý công tác văn thư 24 3.Cơ sở thực tiễn công tác văn thư UBND huyện Khoái Châu .26 3.1.Các văn quy định công tác soạn thảo, ban hành quản lý văn bản, quản lý dấu, lập lưu trữ hồ sơ UBND huyện Khoái Châu .26 3.2.Thẩm quyền ban hành văn UBND huyện Khoái Châu 27 3.3.Số lượng văn UBND huyện Khoái Châu ban hành 03 năm trở lại 28 Trần Thị Yến Thanh Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 4.Thực trạng tình hình công tác văn thư UBND huyện Khoái Châu 29 4.1 Soạn thảo ban hành văn quản lý .29 4.1.1 Các quy định quan soạn thảo ban hành văn 29 4.1.2 Quy trình soạn thảo ban hành văn quan 30 4.2 Tổ chức quản lý giải văn .31 4.2.1 Quy trình tổ chức quản lý giải văn quan 31 4.2.2 Quy trình tổ chức quản lý giải văn đến 33 4.3 Quy trình lập hồ sơ hành giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan 35 4.4 Việc tổ chức quản lý sử dụng dấu 36 PHẦN III 38 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 38 Đánh giá chung 38 Ưu điểm 39 Nhược điểm 40 4.Nguyên nhân 41 Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm 41 C: LỜI CẢM ƠN .42 TÀI LIỆU THAM KHẢO 44 TÀI LIỆU ĐÍNH KÈM 45 PHẦN PHỤ LỤC .1 PHẦN PHỤ LỤC Trần Thị Yến Thanh Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội CÁC TỪ VIẾT TẮT STT Từ viết tắt Nghĩa từ viết tắt UBND Uỷ Ban Nhân Dân HĐND Hội Đồng Nhân Dân TC-KH Tài Chính- Kế Hoạch TN-MT Tài Nguyên – Môi Trường LĐ-TBXH VH-TT Văn Hóa- Thể Thao GD-ĐT Giáo dục – Đào Tạo NN&PTNT Lao Động- Thương Binh Xã Hội Nông Nghiệp Phát Triển Nông Thôn Trần Thị Yến Thanh Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội A LỜI NÓI ĐẦU Trong năm gần đây, với nghiệp đổi đất nước, phát triển khoa học công nghệ, đặc biệt với yêu cầu cao công tác tham mưu, phục vụ văn phòng Công tác văn thư ngày quan tâm trọng hoạt động quản lý Nhà nước hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Vì vừa nguồn pháp luật bản, công cụ để lưu, quản lý hữu hiệu phục vụ cho quan hành Xuất phát từ việc Công tác văn thư có vai trò quan trọng, thiếu, qua thời gian thực tập Phòng Nội vụ - UBND huyện Khoái Châu em có dịp tìm hiểu công tác văn thư UBND huyện Nhận thức tầm quan trọng công tác quan, đơn vị , thực phương châm học đôi với hành, lý luận gắn với thực tiễn, thời gian thực tập em tập chung nghiên cứu đề tài: “ Tìm hiểu công tác văn thư UBND huyện Khoái Châu” Lý chọn đề tài Xã hội ngày phát triển theo hướng đại, hoạt động văn phòng quan ngày mở rộng nâng cao Chính với nhu cầu thiết yếu thời đại công tác văn thư khâu quan trọng thiếu quan mắt xích chủ chốt nghiệp phát triển chung đất nước làm tốt công tác quan góp phần giải công việc cách nhanh chóng xác Công tác văn thư nội dung quan trọng Uỷ ban nhân dân huyện Như công tác văn thư gắn liền với hoạt động quan, xem hoạt động quản lý Nhà nước quan có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước Mục tiêu chọn đề tài Nghiên cứu công tác văn thư ta cần làm rõ nội dung sau: soạn thảo ban hành văn bản, tổ chức quản lí xử lý văn bản, quản lý sử dụng dấu, lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Nêu tầm quan trọng công tác văn thư UBND huyện Từ Trần Thị Yến Thanh Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tìm ưu, nhược điểm tồn mà quan mắc phải để phát huy hay đưa khuyến nghị nhằm hoàn thiện công tác tổ chức Đối tượng phạm vi nghiên cứu Nghiên cứu công tác văn thư để đưa tầm quan trọng Uỷ ban nhân dân Từ ta biết bước xây dựng văn bản, quy trình quản lý văn văn đến, quản lí dấu Nguồn tài liệu tham khảo Trang thông tin thống mạng trang thư viện pháp luật, trang phủ, sách giáo trình công tác văn thư, mạng internet, tài liệu quan Lịch sử vấn đề nghiên cứu Từ đất nước ta theo chế độ trị cộng hòa xã hội chủ nghĩa công tác văn thư nước ta dần phát triển Qua thời kỳ công tác văn thư có bước phát triển phong phú đa dạng để đáp ứng yêu cầu cải cách Hành Nhà nước Từ có Nghị định số 110/2004/NĐCP Chính phủ đời, công tác văn thư ngày vào nề nếp Phương pháp nghiên cứu Chủ đề công tác văn thư chủ đề rộng ta tìm hiểu chọn lọc sách, internet, trang mạng văn thư phương pháp thu thập, xử lý thông tin, vấn điều tra thực tế Từ ta hiểu rõ công tác văn thư Uỷ ban nhân dân Bố cục đề tài Từ lý thuyết học nhà trường với kiến thức đợt thực tập vào Đề cương hướng dẫn, em xin hoàn thiện Báo cáo thực tập với bố cục gồm nội dung sau: - Phần I: Khảo sát công tác văn phòng quan - Phần II: Chuyên đề thực tập: Tìm hiểu công tác văn thư UBND huyện Khoái Châu Trần Thị Yến Thanh Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Phần III: Kết luận đề xuất kiến nghị Do thời gian có hạn lực thân hạn chế, nên báo cáo không tránh khỏi thiếu sót Vì em mong dẫn tận tình ý kiến đóng góp thầy cô, cán quan nơi thực tập để báo cáo em hoàn thiện cách tốt Em xin chân thành cảm ơn ! Sinh Viên Trần Thị Yến Thanh Trần Thị Yến Thanh Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội B: NỘI DUNG PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Uỷ Ban Nhân Dân huyện Khoái Châu 1.1 Vị trí Ngày 24/7/1999, Chính phủ nước Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam Nghị định số 60/NĐ-CP việc điều chỉnh địa giới hành chính, chia huyện Châu Giang thành huyện Khoái Châu Văn Giang Huyện Khoái Châu huyện nằm phía tây tỉnh Hưng Yên, Việt Nam, có tọa độ 20o52’16”B 105o58’59” Khoái Châu có diện tích đất tự nhiên 130,86km2, đất nông nghiệp có 8.779 chiếm 67,09% (đất canh tác 7.280,9 chiếm 82,94% đất nông nghiệp), đất chuyên dùng 2.526,3 chiếm 19,31%, đất có 1.046,9 chiếm 8%, đất chưa sử dụng 733,83 chiếm 5,61% với 184.079 nhân gồm 24 xã thị trấn Bản đồ hành huyện Khoái Châu UBND huyện Khoái Châu có địa tại: Số 62 đường Nguyễn Khoái, huyện Khoái Châu, tỉnh Hưng Yên Trần Thị Yến Thanh Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.2 Chức Theo Điều 123, Hiến pháp năm 1992, sửa đổi bổ sung năm 2002: “Uỷ ban nhân dân huyện Hội đồng nhân dân huyện bầu, quan chấp hành Hội đồng nhân dân, quan hành Nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật, văn quan Nhà nước cấp nghị Hội đồng nhân dân” Uỷ ban nhân dân huyện thực chức quản lý Nhà nước địa phương nhằm đảm bảo thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh thực sách khác địa bàn quy định Luật tổ chức Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân ngày 26/11/2003 Với vị trí quan chấp hành Hội đồng nhân dân quan hành Nhà nước địa phương, Uỷ ban nhân dân có tư cách: Một là, quan chấp hành Hội đồng nhân dân; chịu trách nhiệm thi hành Nghị Hội đồng nhân dân báo cáo công việc trước Hội đồng nhân dân cấp Uỷ ban nhân dân cấp Hai là, quan hành Nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm chấp hành Nghị HĐND cấp định quan quyền cấp trên, thi hành luật thống nước, thực chức quản lý mặt đời sống xã hội phạm vi lãnh thổ địa phương, chịu lãnh đạo thống Chính phủ - quan hành Nhà nước cao 1.3 Nhiệm vụ quyền hạn (Ban hành kèm theo Mục II - Điều 97 đến Điều 107của Luật tổ chức HĐND UBND năm 2003) 1.3.1 Trong lĩnh vực kinh tế Xây dựng tổ chức thực kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình HĐND cấp thông qua, trình UBND cấp tỉnh phê duyệt; Lập dự toán thu chi, toán điều chỉnh ngân sách địa phương trình HĐND cấp định báo cáo UBND quan tài trực tiếp cấp Trần Thị Yến Thanh Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Tổ chức, kiểm tra ngân sách UBND xã thị trấn theo quy định pháp luật 1.3.2 Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi đất đai Trình HĐND cấp thông qua chương trình khuyến khích phát triển nông, lâm, ngư nghiệp địa phương tổ chức thực chương trình đó; Chỉ đạo UBND xã, thị trấn thực biện pháp chuyển dịch cấu kinh tế xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai, thủy lợi theo quy định 1.3.3 Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp Thanh tra với UBND tỉnh việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp địa bàn huyện; Tổ chức thực phát triển làng nghề truyền thống, sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng xuất khẩu, phát triển sở chế biến nông, lâm, thủy sản sở công nghiệp khác theo đạo UBND tỉnh 1.3.4 Trong lĩnh vực giao thông vận tải Tổ chức lập, trình duyệt quản lý, khai thác sử dụng công trình giao thông kết cấu hạ tầng sở theo phân cấp; Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép kiểm tra, tổ chức thực sách nhà ở, đất đai, sản xuất kinh doanh theo phân cấp UBND tỉnh 1.3.5 Trong lĩnh vực thương mại du lịch Xây dựng phát triển kiểm tra việc chấp hành quy định Nhà nước mạng lưới thương mại, dịch vụ địa bàn huyện; Kiểm tra việc thực quy tắc an toàn vệ sinh hoạt động thương mại, dịch vụ du lịch địa bàn huyện 1.3.6 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, vãn hóa, thông tin, thể dục thể thao Xây dựng tổ chức kiểm tra việc thực chýõng trình, ðề án phát Trần Thị Yến Thanh Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nhân, đơn vị, phòng ban trưởng phòng giao cho văn làm Tuy nhiên văn thư phòng lại trách nhiệm đôn đốc, giám sát trình giải văn Quy trình quản lí văn đến: Bước 1: Tiếp nhận văn đến Tiếp nhận văn đến Phân loại sơ bộ, bóc bì văn đến Đóng dấu “Đến”, ghi số ngày đến Đăng kí văn đến Trình văn đến Bước 2: Trình chuyển giao văn đến Chuyển giao văn đến Giải văn đến Bước 3: Giải quyết, theo dõi đôn đốc việc giải văn đến Trần Thị Yến Thanh Theo dõi giải văn đến Đôn đốc giải văn đến 34 Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 4.3 Quy trình lập hồ sơ hành giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan Công tác lập hồ sơ hành: Lập hồ sơ hành khâu quan trọng công tác văn thư, giúp cho việc phân loại, xếp tài liệu cách khoa học, xác, thuận lợi cho việc tra cứu thống kê tài liệu, giúp quản lí chặt chẽ, giữ gìn bí mật văn bản, nâng cao hiệu công việc, góp phần thuận lợi cho công tác lưu trữ Trên thực tế cán văn thư không học chuyên ngành văn thư – lưu trữ nên việc lập hồ sơ chưa thực Chính tình trạng văn phong tình trạng chất đống, bó gói, lộn xộn nên việc tra tìm văn bản, tài liệu khó khăn chí tìm thấy tài liệu Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ: Việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan thực thường xuyên vào dịp cuối năm, tài liệu giao nộp chủ yếu tài liệu hành Sơ đồ lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ vào lưu trữ: Lập danh mục hồ sơ Mở hồ sơ Thu thập tài liệu, văn đưa vào hồ sơ Phân chia đơn vị bảo quản xếp văn bản, tài liệu Biên mục hồ sơ Nộp lưu vào Lưu trữ quan Trần Thị Yến Thanh 35 Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 4.4 Việc tổ chức quản lý sử dụng dấu Dấu thành phần thể tính hợp pháp tính chân thực văn theo quy định hành Nhà nước, văn thiếu dấu bị coi chưa hợp pháp Dấu đóng lên văn UBND huyện nhằm chống việc giả mạo văn bản, Nhà nước quy định dấu đóng có chữ ký người có thẩm quyền Con dấu UBND huyện Khoái Châu Ðược giao cho chuyên viên văn thư, lưu trữ giữ trực tiếp đóng dấu Trong trường hợp chuyên viên văn thư,lưu trữ công tác Chủ tịch Phó Chủ tịch trực tiếp tạm thời giữ dấu thay chuyên viên phụ trách lĩnh vực văn thư đóng dấu lên văn Con dấu phải để quan phải quản lý chặt chẽ UBND huyện bao gồm loại dấu sau: Dấu UBND, dấu tên lãnh đạo dấu chức danh Việc đóng dấu quy định sau: - Người giao dấu đóng dấu văn thể thức có chữ kí thẩm quyền người kí văn - Dấu đóng phải rõ ràng ngắn, chiều mực dấu màu đỏ Bộ Nội vụ hướng dẫn - Khi đóng dấu lên chữ ký dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký bên trái Trường hợp đóng dấu nhầm, không đóng trùm lên dấu cũ mà phải đóng vào bên cạnh dấu cũ - Những văn có nhiều trang việc đóng dấu treo phải đóng dấu giáp lai để tránh thất lạc - Nghiêm cấm việc đóng dấu khống - Khi đóng dấu văn bản, tái liệu lưu văn thư (hợp đồng, biên nghiệm thu, giấy chứng nhận, ), cán văn thư lập sổ theo dõi riêng - Người bảo quản dấu phải chịu trách nhiệm trước thủ trưởng quan Trần Thị Yến Thanh 36 Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội pháp luật - Nghiêm cấm đem dấu quan, đóng dấu không quy định - Đối với trường hợp cần thiết phải mang dấu trụ sở quan để giải công việc, trưởng phòng Nội vụ huyện người định việc mang dấu chịu trách nhiệm việc sử dụng dấu thời gian mang dấu khỏi quan - Việc đóng dấu lên danh sách kèm theo văn báo cáo định kỳ gửi đơn vị đóng dấu theo hình thức đóng dấu treo, dấu đóng lên trang đầu, trùm lên phần tên đơn vị tên phụ lục Thấy đựơc tầm quan trọng việc quản lý sử dụng dấu nên phòng Nội vụ UBND huyện Khoái Châu chấp hành việc quản lý sử dụng dấu sử dụng dấu Việc bảo quản sử dụng dấu UBND huyện Khoái Châu thực với quy định Nhà nước Đảm bảo an toàn tính hợp pháp dấu Trần Thị Yến Thanh 37 Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ Với kiến thức thầy cô truyền đạt trường, cộng với 03 tháng thực tập Phòng Nội vụ - UBND huyện Khoái Châu quan tâm giúp đỡ tận tình cán bộ, nhân viên phòng với lỗ lực không ngừng thân em hoàn thành đợt thực tập thu kết bước đầu tốt Qua thời gian thực tập em tiếp xúc, làm quen với nhiều công việc thuộc chuyên môn mình, lần đầu không tránh khỏi thiếu sót, từ thiếu sót giúp em có kinh nghiệm cho lần sau Vì kết thu đợt thực tập hành trang bổ ích cho em trường Qua thời gian thực tập em xin có vài nhận xét nhỏ, nhận xét em quan điểm cá nhân, nhận xét từ nhìn khách quan, kinh nghiệm, hiểu biết em mà em tích luỹ Đánh giá chung Trong thời gian thực tập Phòng Nội vụ - UBND huyện Khoái Châu em nhận thấy nhiệt tình, động công việc mà cán huyện có em thấy chuyên nghiệp họ giải công việc cán có trình độ chuyên sâu, tác phong công việc cách ăn mặc với môi trường làm việc quan quản lý nhà nước Trong môi trường làm việc quan hành nhà nước cách ứng xử giao tiếp với người thân thiện việc giải đáp vướng mắc dân Quá trình thực tập quan em anh chị quan anh Nguyễn Hải Điềm – người trực tiếp hướng dẫn em nhiệt tình hướng dẫn cho em làm quen với tất công việc tạo cho em có kỹ nghề nghiệp Trần Thị Yến Thanh 38 Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội hiểu biết công tác văn phòng, giúp em có vốn hiểu biết để trường không bỡ ngỡ với công việc Ưu điểm Công tác văn thư hoạt động quan trọng Lãnh đạo UBND huyện trọng Công văn thư bao gồm nghiệp vụ thủ tục hành liên quan đến hoạt động quản trị công sở, công tác Văn thư - Lưu trữ Tại UBND huyện văn phương tiện quan trọng có giá trị pháp lý cao, Lãnh đạo UBND huyện quan tâm tới vấn đề Hàng năm, UBND huyện tổ chức lớp tập huấn quản lý nhà nước, soạn thảo, ban hành văn bản, cải cách hành chính, công nghệ thông tin để nâng cao nghiệp vụ cho chuyên viên Ngay thân chuyên viên Văn phòng tự trau dồi kiến thức để nâng cao trình độ Các văn quan kí văn soạn thảo thẩm quyền theo quy định Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức kĩ thuật trình bày văn Việc soạn thảo ban hành văn UBND huyện Khoái Châu tiến hành theo trình tự 02 chiều cụ thể, dễ tiến hành Việc tổ chức giải văn đến UBND huyện Khoái Châu theo quy trình tổ chức quản lý giải văn đảm bảo nguyên tắc nhanh chóng xác, kịp thời đáp ứng nhu cầu giải công việc, không bị sai sót bị mát thất lạc, chất lượng giải công việc cao Văn đến quan vào 01 loại từ văn đến quan giúp cho việc tra tìm văn nhanh chóng thuận lợi Việc bảo quản sử dụng dấu UBND huyện Khoái Châu thực với quy định Nhà nước Đảm bảo an toàn tính hợp pháp dấu Thực sách Nhà nước việc đưa ứng dụng công nghệ thông tin vào giải công việc, UBND huyện Khoái Châu xây dựng hệ Trần Thị Yến Thanh 39 Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thống cổng thông tin điện tử Ban lãnh đạo UBND huyện thường xuyên đạo hoạt động công tác văn thư theo chủ trương, đường lối Nhà nước UBND huyện xây dựng quy chế làm việc hợp lý, khoa học Quy trình soan thảo văn rõ ràng chặt chẽ điều thể văn trước in làm nhiều kiểm tra kĩ nội dung, thể thức, thẩm quyền ban hành để đảm bảo hiệu lực pháp lý Các chương trình báo cáo, kế hoạch tháng, quý sát với điều kiện thực tế Việc quản lý văn chặt chẽ, đảm bảo không làm thất lạc văn Đây tiền đề cho công tác lưu trữ Nhìn chung việc tổ chức, quản lý, giải văn lập hồ sơ vào lưu trữ quan UBND huyện Khoái Châu tiến hành theo trình tự bước, theo quy định, xác kịp thời Từ thực tế thu nhận cho thấy công tác văn phòng công tác văn thư thực tốt góp phần quan trọng, đảm bảo cho hoạt động UBND huyện thực tốt chức quản lý nhà nước địa phương Nhược điểm Bên cạnh mặt đạt công tác văn thư UBND huyện Khoái Châu số tồn sau: Việc lấy số văn thỉng thoảng nhầm lẫn, sai sót Không có sổ chuyển giao văn sổ gửi văn bưu điện Không có sổ văn mật Chuyển giao văn đôi lúc chậm Văn quản lý công tác văn thư chồng chéo Chuyên viên phụ trách lĩnh vực văn thư, lưu trữ nhiều kinh nghiệm lại chưa thành thạo việc áp dụng tiến khoa học công nghệ vào công việc Việc đăng ký văn sử dụng hình thức chủ yếu sổ Việc lập hồ sơ khâu văn thư chưa thực hiện, tài liệu tình trạng bó gói, lộn xộn nộp thẳng lên lưu trữ Trần Thị Yến Thanh 40 Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Con dấu chưa cọ rửa thường xuyên nên đóng có trường hợp bị nhoè, không rõ nét Nguyên nhân Nguyên nhân tồn sở vật chất hạn chế văn ngày ban hành, văn đến nhiều mà có 01 văn thư chuyên trách nên có lúc bị nhầm lẫn, sai xót Hoặc văn chuyển cho phòng ban bị chậm trễ Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm Từ nhận xét với thời gian thực tập 03 tháng Phòng Nội vụ - UBND huyện Khoái Châu em xin có số đề xuất sau: - Trong tình hình nay, lãnh đạo UBND huyện Khoái Châu phải có nhiều kế hoạch tổ chức cho chuyên viên, học lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn phòng, văn thư, lưu trữ, nghiệp vụ soạn thảo văn để nâng cao trình độ nghiệp vụ nắm bắt kịp thời quy định Nhà nước ban hành văn bản, quy chế, pháp lệnh công tác Văn thư Lưu trữ - Tuyên truyền ý thức cho nhân viên quan tinh thần làm việc, tầm quan trọng công tác Hành văn phòng để hoàn thành tốt công việc giao - Tổ chức buổi giao lưu kiến thức văn phòng quan, đơn vị để thống quy trình nghiệp vụ Điều cần quan tâm, giám sát, thường xuyên có ý kiến đạo công tác văn thư lãnh đạo huyện để từ phát huy khả phòng cá nhân Trên đề xuất em, em hy vọng với đề xuất góp phần khắc phục nhược điểm phát huy ưu điểm mà UBND huyện Khoái Châu làm Trần Thị Yến Thanh 41 Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội C: LỜI CẢM ƠN Đợt thực tập vừa qua giúp em trang bị thêm nhiều kiến thức, kinh nghiệm cho thân không hiểu biết kỹ nghiệp vụ mà học sống Nó giúp em cảm nhận sâu sắc công việc lựa chọn, công việc không dễ dàng vô quan trọng hoạt động quan Qua Báo cáo thực tập tốt nghiệp em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy, cô trường Đặc biệt thầy, cô khoa Quản trị Văn phòng giúp đỡ hướng dẫn nhiệt tình suốt thời gian học tập trường Xin cảm ơn anh, chị làm việc Phòng Nội vụ - UBND huyện Khoái Châu nhiệt tình đón nhận giúp đỡ em suốt thời gian thực tập quan Em xin chân thành cảm ơn! Khoái Châu, ngày 11 tháng 03 năm 2016 SINH VIÊN Trần Thị Yến Thanh Trần Thị Yến Thanh 42 Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trần Thị Yến Thanh 43 Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội TÀI LIỆU THAM KHẢO Hiến pháp nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam năm 1992 (sửa đổi); Luật tổ chức Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân ngày 26/11/2003; Luật ban hành văn Quy phạm pháp luật HĐND&UBND ngày 03/6/2008; Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác văn thư lưu trữ; Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính phủ ngày 24/8/2001 quản lý sử dụng dấu; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP việc sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác văn thư lưu trữ; Thông tư số 15/2014/TT-BNV 31 tháng 10 năm 2014 Bộ Nội Vụ việc hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Sở Nội vụ thuộc UBND tỉnh,thành phố trực thuộc trung ương; phòng Nội vụ thuộc UBND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh Nghị định số 37/2014/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2014 Chính Phủ việc quy định tổ chức quan chuyên môn thuộc UBND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kĩ thuật trình bày văn bản; 10 Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; 11 Giáo trình nghiệp vụ công tác Văn thư trường Đại học Nội vụ Hà Nội NXB Giao thông Vận tải năm 2009 Trần Thị Yến Thanh 44 Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội TÀI LIỆU ĐÍNH KÈM Quyết định số 4662/QĐ-UBND ngày 31/12/2015 Quyết định việc khen thưởng Quyết định số 1780/QĐ-UBND ngày 29/6/2015 Quyết định việc tiếp nhận điều động viên chức Quyết định số 265/QĐ-UBND ngày 02/02/2016 Quyết định việc nâng mức hưởng phụ cấp thâm niên nhà giáo viên chức có thông báo nghỉ hưu Quyết định số 4615/QĐ-UBND ngày 21/12/2015 Quyết định việc phân công nhiệm vụ ký văn Chủ tịch, Phó chủ tịch ủy viên UBND huyện Khoái Châu, nhiệm kỳ 2011-2016 Quyết định số 06/QĐ-UBND ngày 14/5/2015 Quyết định việc ban hành Quy chế công tác Văn thư (Quy chế ban hành kèm theo Quyết định) Quyết định số 07/QĐ-UBND ngày 08/4/2011 Quyết định việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Phòng Gíao dục Đào tạo(Quy định ban hành kèm theo Quyết định) Trần Thị Yến Thanh 45 Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN PHỤ LỤC Trần Thị Yến Thanh Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập Phụ lục 01: sơ đồ tổ chức UBND: Chủ Tịch Uỷ Ban Nhân Dân Huyện Phó Chủ Tịch thường trực Phó Chủ Tịch phụ trách kinh tế - sản xuất Phó Chủ Tịch phụ trách Văn hóa – Xã hội Thanh tra huyện Phòng Nội Vụ Phòng Tư Pháp Văn phòng HĐND - UBND Phòng Tài Chính – Kế Hoạch Phòng Nông Nghiệp Phát Triển Nông Thôn Phòng Kinh Tế & Hạ Tầng Phòng Tài Nguyên Môi Trường Phòng Y Tế Phòng Giáo Dục Đaò Tạo Phòng Lao động TB XH Phòng Văn hóa – Thông tin Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Trần Thị Yến Thanh Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 02: sơ đồ cấu tổ chức phòng Nội vụ - UBND huyện Khoái Châu Trưởng phòng Nội Vụ Phó trưởng phòng Chuyên viên Phó trưởng phòng Phó trưởng phòng Chuyên viên Chuyên viên Chuyên viên Trần Thị Yến Thanh Lớp: Quản trị Văn phòng K1C