Tìm hiểu công tác Văn thư ở UBND xã Đào Xá, thực trạng và giải pháp

MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT 1 LỜI NÓI ĐẦU 1 CHƯƠNG I: VÀI NÉT VỀ SỰ HÌNH THÀNH VÀ CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND XÃ ĐÀO XÁ 4 I. VÀI NÉT VỀ SỰ HÌNH THÀNH CỦA UBND XÃ ĐÀO XÁ 5 1. Đặc điểm tình hình 5 2. Khí hậu 5 3. Thuỷ văn 5 4. Tài nguyên đất 6 5. Tài nguyên nước 6 II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND XÃ ĐÀO XÁ 7 1. Chức năng của UBND xã Đào Xá 7 2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Đào Xá 7 2.1 Trong lĩnh vực kinh tế: 7 2.2 Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy lợi và tiểu thủ công nghiệp. 8 2.3 Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải: 9 2.4 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, văn hóa, xã hội, TDTT. 9 2.5 Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự xã hội và thi hành pháp luật ở địa phương: 10 2.6 Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo 10 2.7 Trong việc thi hành pháp luật 10 3. Cơ cấu tổ chức của UBND xã Đào Xá (sơ đồ xem Phụ lục I) 10 III. CHỨC NĂNG CHỦ YẾU CỦA VĂN PHÒNG HĐND UBND XÃ ĐÀO XÁ 11 Chương II: THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ 12 CỦA UBND XÃ ĐÀO XÁ 12 I. CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND XÃ ĐÀO XÁ 12 1. Công tác văn thư của cơ quan 12 1.1 Tình hình cán bộ làm công tác văn thư 13 1.2 Mô hình tổ chức công tác văn thư tại UBND xã Đào Xá 14 2. Công tác chỉ đạo CTVT của UBND xã Đào Xá. 15 3. Công tác tổ chức kiểm tra, kiểm điểm và tự kiểm điểm về công tác văn thư. 16 II. THỰC TRẠNG, TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND XÃ ĐÀO XÁ 17 1.Cơ sở khoa học 17 1.1 Cơ sở pháp lý 17 1.2 Cơ sở lý luận 19 1.2.1 Về soạn thảo và ban hành văn bản 19 1.2.1.1 Hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 19 1.2.1.2 Soạn thảo văn bản 21 1.2.1.3 Duyệt bản thảo, sửa chữa bổ sung bản thảo đã duyệt 22 1.2.1.4 Đánh máy, nhân bản 22 1.2.1.5 Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành 22 1.2.1.6 Ký văn bản 22 1.2.2 Công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến 22 1.2.2.1 Công tác quản lý văn bản đi 23 1.2.2.2 Công tác quản lý văn bản đến 25 1.2.3 Công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 27 1.2.3.1 Công tác lập hồ sơ hiện hành 27 1.2.3.2 Thời hạn nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 27 1.2.4 Công tác quản lý và sử dụng con dấu 28 2. Thực trạng tình hình công tác văn thư tại UBND xã Đào Xá 28 2.1 Thực trạng tình hình công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND xã Đào Xá 28 2.1.1 Thực trạng về công tác soạn thảo văn bản 28 2.1.2 Thẩm quyền ban hành văn bản của UBND xã 31 2.1.3 Sơ đồ hoá quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của UBND 32 2.1.4 Thống kê số lượng văn bản đến và văn bản đi của UBND xã từ 2009 đến 2013 33 2.2. Thực trạng về công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến 33 2.2.1 Thực trạng về công tác quản lý văn bản đi 34 2.2.2 Thực trạng về công tác quản lý văn bản đến 35 2.2.3 Thực trạng về công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. 37 2.2.4 Thực trạng về công tác quản lý và sử dụng con dấu 38 2.2.5 Thực trạng về công tác ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư 40 CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND XÃ ĐÀO XÁ 42 I. MỘT VÀI NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND XÃ ĐÀO XÁ 42 1. Ưu điểm: 42 2. Nhược điểm: 43 II. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND XÃ ĐÀO XÁ 43 1. Hoàn thiện đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư 44 2. UBND cần tăng cường chỉ đạo và hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về quản lý công tác văn thư. 45 3. Hoàn thiện các khâu nghiệp vụ văn thư 46 III. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ 48 KẾT LUẬN 49 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC

MỤC LỤC

MỤC LỤC 1

TÀI LIỆU THAM KHẢO 3

PHỤ LỤC 3

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT 1

LỜI NÓI ĐẦU 1

CHƯƠNG I: VÀI NÉT VỀ SỰ HÌNH THÀNH VÀ CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND XÃ ĐÀO XÁ 4

I VÀI NÉT VỀ SỰ HÌNH THÀNH CỦA UBND XÃ ĐÀO XÁ 5

1 Đặc điểm tình hình 5

2 Khí hậu 5

3 Thuỷ văn 5

4 Tài nguyên đất 6

5 Tài nguyên nước 6

II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND XÃ ĐÀO XÁ 7

1 Chức năng của UBND xã Đào Xá 7

2 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Đào Xá 7

2.1 Trong lĩnh vực kinh tế: 7

2.2 Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy lợi và tiểu thủ công nghiệp 8

2.3 Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải: 9

2.4 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, văn hóa, xã hội, TDTT 9

2.5 Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự xã hội và thi hành pháp luật ở địa phương: 10

2.6 Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo 10

2.7 Trong việc thi hành pháp luật 10

3 Cơ cấu tổ chức của UBND xã Đào Xá (sơ đồ xem Phụ lục I) 10

III CHỨC NĂNG CHỦ YẾU CỦA VĂN PHÒNG HĐND - UBND XÃ ĐÀO XÁ 11

Chương II: THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ 12

CỦA UBND XÃ ĐÀO XÁ 12

I CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND XÃ ĐÀO XÁ 12

1 Công tác văn thư của cơ quan 12

1.1 Tình hình cán bộ làm công tác văn thư 13

1.2 Mô hình tổ chức công tác văn thư tại UBND xã Đào Xá 14

2 Công tác chỉ đạo CTVT của UBND xã Đào Xá 15

3 Công tác tổ chức kiểm tra, kiểm điểm và tự kiểm điểm về công

tác văn thư 16

II THỰC TRẠNG, TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND XÃ ĐÀO XÁ 17

1.Cơ sở khoa học 17

1.1 Cơ sở pháp lý 17

1.2 Cơ sở lý luận 19

1.2.1 Về soạn thảo và ban hành văn bản 19

1.2.1.1 Hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 19

1.2.1.2 Soạn thảo văn bản 21

1.2.1.3 Duyệt bản thảo, sửa chữa bổ sung bản thảo đã duyệt .22

1.2.1.4 Đánh máy, nhân bản 22

1.2.1.5 Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành 22

1.2.1.6 Ký văn bản 22

1.2.2 Công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến 22

1.2.2.1 Công tác quản lý văn bản đi 23

1.2.2.2 Công tác quản lý văn bản đến 25

1.2.3 Công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 27

1.2.3.1 Công tác lập hồ sơ hiện hành 27

1.2.3.2 Thời hạn nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 27

1.2.4 Công tác quản lý và sử dụng con dấu 28

2 Thực trạng tình hình công tác văn thư tại UBND xã Đào Xá 28

2.1 Thực trạng tình hình công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND xã Đào Xá 28

2.1.1 Thực trạng về công tác soạn thảo văn bản 28

2.1.2 Thẩm quyền ban hành văn bản của UBND xã 31

2.1.3 Sơ đồ hoá quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của UBND 32

2.1.4 Thống kê số lượng văn bản đến và văn bản đi của UBND xã từ 2009 đến 2013 33

2.2 Thực trạng về công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến 33

2.2.1 Thực trạng về công tác quản lý văn bản đi 34

2.2.2 Thực trạng về công tác quản lý văn bản đến 35

2.2.3 Thực trạng về công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 37

2.2.4 Thực trạng về công tác quản lý và sử dụng con dấu 38

2.2.5 Thực trạng về công tác ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư 40

TIỂU KẾT 40

CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ 42

VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND XÃ ĐÀO XÁ 42

I MỘT VÀI NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ THỰC TRẠNG CÔNG

TÁC VĂN THƯ TẠI UBND XÃ ĐÀO XÁ 42

1 Ưu điểm: 42

2 Nhược điểm: 43

II MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND XÃ ĐÀO XÁ 43

1 Hoàn thiện đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư 44

2 UBND cần tăng cường chỉ đạo và hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về quản lý công tác văn thư 45

3 Hoàn thiện các khâu nghiệp vụ văn thư 46

III MỘT SỐ KIẾN NGHỊ 48

KẾT LUẬN 49 TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

CT VTLT Công tác Văn thư - Lưu trữ

CNH - HĐH Công nghiệp hóa - Hiện đại hóa

KH - CN Khoa học Công nghệ

LỜI NÓI ĐẦU

Trên con đường hội nhập Quốc tế, cuộc cách mạng khoa học công nghệ vàthông tin đã nhanh chóng làm thay đổi quan niệm của xã hội về văn thư cũngnhư vấn đề xử lý thông tin Hòa cùng với sự phát triển của thế giới và xu hướnghội nhập kinh tế Quốc tế, ngành Văn thư Lưu trữ đang vươn lên tự khẳng định làmột ngành đầy triển vọng và có mặt trên tất cả các đơn vị, tổ chức, cơ quan Hòavào xu thế đó những năm gần đây nghiệp vụ Công tác Văn thư Lưu trữ có nhữngbước phát triển phong phú và đa dạng đáp ứng yêu cầu của nền cải cách hànhchính, kéo theo đó là sự xuất hiện và phát triển ngày càng mạnh của Văn phòng.Đặc biệt là các văn phòng hiện đại với đội ngũ nhân viên giỏi về trình độ năng

lực chuyên môn nghiệp vụ, nhiệt tình trong công việc (trong đó công tác Lưu trữ là một trong những nội dung quan trọng nằm trong văn phòng)

thư-Trong công cuộc đổi mới đất nước, các ngành lĩnh vực hoạt động đều cónhững đóng góp nhất định và luôn có sự cải tiến để vươn tới sự hoàn thiệnchung của đất nước Nước ta tiến hành quá trình Công nghiệp hoá - Hiện đại hoá(CNH – HĐH) đất nước, công tác cải cách hành chính đang dần được hoàn thiện

vì vậy việc thu thập cập nhật, xử lý và quản lý các thông tin, tài liệu đóng vai trò

vô cùng quan trọng trong sự phát triển của đất nước, cơ quan và đơn vị Vì thếcông tác Văn thư – Lưu trữ được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lýnói chung và của từng cơ quan nói riêng Như vậy công tác văn thư được xemnhư một bộ phận hoạt động quản lý Nhà nước và có ảnh hưởng trực tiếp đếnchất lượng quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan

Công tác văn phòng nói chung và công tác Văn thư – Lưu trữ nói riêngluôn giữ vai trò then chốt, là một mắt xích quan trọng trong quản lý của các cơquan, tổ chức Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội; các doanh nghiệp trong vàngoài quốc doanh nói riêng Đồng thời song hành cùng với công cuộc đổi mớitoàn diện và quá trình công nghiệp hóa – hiện đại hóa đất nước nếu công tácVăn thư – Lưu trữ được làm tốt sẽ hỗ trợ đắc lực, đảm bảo cho quá trình giảiquyết công việc tại các đơn vị này một cách nhanh chóng, chính xác, mang lại

hiệu quả cao, tránh tình trạng quan liêu giấy tờ, mất mát tài liệu quý, giữ gìnđược bí mật của Đảng và Nhà nước, góp phần lớn lao vào việc thúc đẩy pháttriển kinh tế và bảo vệ đất nước của quốc gia.

Dưới sự quản lý, quan tâm và chỉ đạo của Bộ Nội vụ Trường Đại học Nội

Vụ Hà Nội sau nhiều năm hình thành và phát triển, trải qua nhiều khó khăn đãtrưởng thành dần Sau nhiều lần đổi tên hiện nay lĩnh vực hoạt động, đào tạo củaTrường đang ngày càng được mở rộng Trường được giao trách nhiệm đào tạomột hệ thống các chuyên viên văn phòng với nhiều chuyên nghành đào tạo:Quản lý văn hóa, Hành chính học, Hành chính văn thư, Thư viện, Văn thư - Lưutrữ, Quản trị nhân lực, Quản trị văn phòng với các bậc đào tạo phong phú: Đạihọc, Cao đẳng, Trung cấp, hệ đào tạo tại chức, liên thông Đặc biệt trường còn

mở các lớp đào tạo bồi dưỡng ngắn hạn, cấp chứng chỉ cho các học viên thamgia lớp " Đào tạo ngắn hạn" tại Trường và các tỉnh, thành phố trong cả nước.Đây là nơi đã và đang từng ngày từng giờ bổ sung một lượng lớn nguồn nhânlực làm công tác Văn phòng - Văn thư cho xã hội

Trên cơ sở để đảm bảo kế hoạch đào tạo đã đề ra cũng như tạo điều kiệngiúp cho các cán bộ Văn phòng - Văn thư trong tương lai nói chung nắm vữnghơn kiến thức chuyên ngành đã được nghiên cứu, đưa những lý luận đã học vàothực tiễn công việc Hàng năm vào cuối khóa học (cuối năm thứ 3 đối với hệ đàotạo cao đẳng, cuối năm thứ 2 đối với hệ đào tạo trung cấp) Trường đã tổ chứccho sinh viên đi thực tập tại các cơ quan trong phạm vi cả nước Mục đích củađợt thực tập này là:

- Giúp sinh viên nắm chắc hơn phần lý luận, nâng cao trình độ chuyênmôn nghiệp vụ, gắn lý luận với thực tiễn Vì lý luận là phương tiện hữu hiệunhất, một phương pháp luận nhận thức khoa học, chính xác nhất về chuyên mônnghiệp vụ Mặt khác thực tiễn là cơ sở, là điều kiện cần và đủ để vận dụng vàđưa lý thuyết vào thực tiễn;

- Đây là sợi dây kết nối giữa nhà trường và xã hội Qua thời gian thực tậptại cơ quan về công tác Văn thư đã củng cố lý thuyết được học trong nhà trường

nhằm nâng cao năng lực rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp cho sinh viên;

- Đồng thời trang bị cho sinh viên những kiến thức từ thực tế, đây cũng là

cơ hội tốt để sinh viên rèn luyện đạo đức, tác phong nghề nghiệp cũng như làmquen dần với môi trường làm việc của Văn phòng và nghiệp vụ Văn thư –Lưutrữ sau khi ra trường

Được sự đồng ý của lãnh đạo cơ quan, em đã đến thực tập tại Văn phòngHĐND - UBND xã Đào Xá - Huyện Phú Bình – tỉnh Thái Nguyên trong thờigian 3 tháng từ ngày 04/03/2013 đến ngày 31/5/2013 Qua thời gian thực tập tạiVăn phòng xã Đào Xá với sự quan tâm, giúp đỡ của các cô, chú trong ban lãnhđạo xã cùng sự chỉ bảo tận tình của các anh, chị, công chức, viên chức trong Vănphòng HĐND - UBND tôi đã có cơ hội được tiếp xúc và làm quen với nghiệp vụcông tác văn thư mà bản thân em đã được nghiên cứu trong 2 năm qua Giúp emcủng cố thêm kiến thức đã học và tiếp cận thực tế, nâng cao trình độ chuyênmôn nghiệp vụ, hiểu rõ hơn về mô hình tổ chức quản lý công tác văn phòng vàtình hình tổ chức, công việc của nhân viên văn thư trong cơ quan nói chung vàtrong văn phòng NĐND - UBND xã Đào Xá nói riêng tạo cho bản thân có thêmniềm say mê, nhiệt huyết đối với nghề nghiệp của mình

UBND xã Đào Xá là một đơn vị quản lý hành chính Nhà nước nhỏ nhấttrong hệ thống cơ quan quản lý Nhà nước nên khối lượng văn bản đến cơ quan

và văn bản do cơ quan ban hành ra trong năm là tương đối ít, thể loại chưaphong phú, chủ yếu các vấn đề: đơn thư khiếu nại tố cáo, tài liệu về công chứng,

hộ khẩu, đăng ký kết hôn, khai sinh, khai tử, một số tài liệu có liên quan tới đấtđai, tài liệu về hướng dẫn sản xuất nông nghiệp đối với các thôn, một số tài liệuchỉ đạo của cấp trên…

Để đảm bảo hoàn thành nội dung thực tập rút ra những kinh nghiệm chobản thân đồng thời chuẩn bị kiến thức cho kỳ thi tốt nghiệp sắp tới tôi tiến hành

viết bài báo cáo thực tập với chuyên đề" Tìm hiểu công tác Văn thư ở UBND

xã Đào Xá, thực trạng và giải pháp".

Trong báo cáo này ngoài phần mở đầu và phần kết luận Nội dung báo cáo

được chia làm 03 chương:

Chương I: Vài nét về sự hình thành và chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND xã Đào Xá.

Chương II: Thực trạng tình hình Công tác Văn thư của UBND xã Đào Xá.

Chương III: Kiến nghị, giải pháp để hoàn thiện công tác văn thư của UBND xã Đào Xá.

Qua bản báo cáo thực tập này cho phép em gửi lời cảm ơn chân thành tớicác thầy, cô giáo trong Khoa Văn thư Lưu trữ - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.Đồng thời qua đây cũng cho phép em gửi lời cảm ơn chân thành, sâu sắc tới toànthể ban lãnh đạo UBND xã Đào Xá, các anh chị công chức, viên chức đang côngtác tại văn phòng HĐND - UBND xã Đào Xá đã hướng dẫn và tạo điều kiện để

em hoàn thành tốt đợt thực tập cũng như viết bản báo cáo này

Đây là lần đầu tiên tiếp xúc với công việc thực tế và viết báo cáo thực tập,mặc dù bản thân em đã nhận thức được tầm quan trọng trong nghiệp vụ côngtác văn thư song do hạn chế về thời gian nên bản báo cáo thực tập này không thểtránh khỏi những thiếu sót nhất định Kính mong các thầy, cô giáo trong KhoaVăn thư – Lưu trữ cũng như toàn thể ban lãnh đạo xã và các cán bộ, công chức,viên chức Văn phòng HĐND và UBND xã Đào Xá bổ sung đóng góp ý kiến đểbài báo cáo thực tập tốt nghiệp của em được hoàn thiện và thành công hơn; giúpcho em hiểu biết sâu rộng, chính xác và đầy đủ hơn về nghiệp vụ công tác vănthư của mình

Em xin chân thành cảm ơn!

Đào Xá, ngày 31 tháng 5 năm 2013

QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND XÃ ĐÀO XÁ

I VÀI NÉT VỀ SỰ HÌNH THÀNH CỦA UBND XÃ ĐÀO XÁ

1 Đặc điểm tình hình

Đào Xá là một xã thuộc trung du và miền núi Bắc Bộ, nằm ở phía Bắchuyện Phú Bình, cách trung tâm huyện 12km

- Phía Bắc giáp với xã Đồng Liên

- Phía Đông giáp với xã Tân Khánh

- Phía Nam giáp với xã Xuân Phương và thị trấn Hương Sơn

- Phía Tây giáp với xã Thượng Đình

Xã Đào Xá nằm trên các tuyến đường giao thông huyết mạch tạo điều kiệnthuận lợi cho phát triển kinh tế xã hội và giao lưu: trục đường tỉnh lộ 82 đi quatrung tâm xã, quốc lộ 32

2 Khí hậu

- Nhiệt độ trung bình hàng năm từ 23-260C Nhiệt độ trung bình các thángmùa đông là 11-13˚C, nhiệt độ trung bình các tháng mùa hè là 28 - 300C Tổngtích ôn hàng năm khoảng 8.200-8.4000C

- Lượng mưa trung bình hàng năm từ 1.600-1.800mm Số ngày mưa trungbình 150 ngày/năm Mưa nhiều tập trung vào các tháng mùa hè (tháng 7, 8), cótháng lượng mưa đạt trên 300mm/tháng Lượng mưa các tháng mùa đông (tháng1,2) thấp, chỉ đạt 10-25mm/tháng

- Tổng số ngày nắng trung bình hàng năm khoảng 1.500 giờ Các thángmùa đông có số giờ nắng thấp, khoảng 40-60 giờ/tháng Các tháng mùa hè có sốgiờ nắng cao, khoảng từ 140-160 giờ

- Độ ẩm không khí trung bình hàng năm từ 80-82% Biến động về độ ẩmkhông khí không lớn giữa các tháng trong năm (từ 76-82%)

- Có hai hướng gió chính: Mùa đông có hướng gió Đông Bắc hoặc Bắc,mùa hè có hướng gió Đông Nam hoặc Nam

3 Thuỷ văn

Chế độ thuỷ văn của xã chịu ảnh hưởng chính của sông Hồng (là dòngsông lớn nhất chảy qua địa bàn Tp Hà Nội) Chiều dài của sông là 1126 km

(diện tích lưu vực sông là 11.806 km2), chảy qua 16 tỉnh, thành phố: Vĩnh Phúc,

Hà Nội, Bắc Ninh, Hà Nam, Hưng Yên, Hải Dương, Hải Phòng, Thái Bình,Nam Định, Ninh Bình

4 Tài nguyên đất

Trên cơ sở khảo sát thực địa và phân tích mẫu, tính chất đất của xã Đào

Xá cho thấy trên địa bàn xã chủ yếu là đất phù sa màu mỡ được bồi đắp từ sôngHồng Loại đất này có thành phần cơ giới thịt trung bình, độ dày tầng đất từ 20 -25cm, phù hợp cho phát triển lâm nghiệp, nông nghiệp và trồng cây lâu năm,phát triển cho nền nông nghiệp lúa nước

5 Tài nguyên nước

* Nước mặt: Xã có nguồn tài nguyên nước mặt khác phong phú, dồi dào

được cung cấp từ sông Hồng và nước từ các ao hồ nhỏ nằm phân tán

* Nguồn nước ngầm: Qua thăm dò khảo sát cho thấy mực nước ngầm ở xã

cao, nhất là vào mùa khô

6 Dân số, lao động và việc làm.

* Dân số:

Tổng số dân toàn xã là 17.032 người, tốc độ tăng tự nhiên 1,28%/ năm, cưtrú tại 11 cụm điểm dân cư Toàn xã có 3.625 hộ gia đình, gồm 2.766 hộ nôngnghiệp; 271 hộ công nghiệp và tiểu thủ công nghiệp (CN – TTCN) và 588 hộkinh doanh thương mại, dịch vụ Số người trong độ tuổi lao động là 9.129 ngườichiếm 53,6% dân số, trong đó: lao động nông nghiệp là chiếm 41,6%; CN-TTCN chiếm 32,87%; thương mại, dịch vụ chiếm 25,52% Tỉ lệ lao động thiếuviệc làm là 6,5% Lao động đã qua đào tạo là 3753 người chiếm 41,11% tổng sốlao động trong xã, đạt tiêu chí nông thôn mớivề tỉ lệ lao động được đào tạo.Toàn xã có 160 nhà giáo, 450 người có trình độ đại học, cao đẳng, và sau đạihọc đang công tác tại địa phương, các cơ quan nhà nước trên khắp mọi miền Tổquốc Xu hướng lao động trẻ nhất là các lao động nam hiện nay là thoát ly khỏinông thôn đi tìm việc làm ở các đô thị, khu công nghiệp ngày càng tăng Laođộng nông nghiệp chủ yếu là người già và phụ nữ có trình độ chuyên môn kỹthuật hạn chế nên hiệu quả ứng dụng khoa học kỹ thuật chưa được cao

* Lao động, việc làm và thu nhập:

Lực lượng lao động hiện có của xã là 9.129 người, chiếm 53,6% dân số

Đời sống của đại bộ phận nhân dân đang dần được nâng cao Thu nhậpbình quân đầu người năm 2010 ước đạt 600.000đ/người/tháng, tăng 106,5 so vớimục tiêu Nghị quyết đề ra

II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND XÃ ĐÀO XÁ

(UBND xã Đào Xá là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương hoạt động theo luật tổ chức HĐND và UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003.)

1 Chức năng của UBND xã Đào Xá

(Ban hành kèm theo Đ2- Luật tổ chức HĐND và UBND)

- UBND do HĐND cùng cấp bầu ra, là cơ quan chấp hành của HĐND, cơquan hành chính Nhà Nước ở địa phương chịu trách nhiệm trước HĐND cùngcấp và cơ quan Nhà nước cấp trên

- UBND chịu trách nhiệm chấp hành hiến pháp, luật, các văn bản của cơquan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp nhằm đảm bảo thựchiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội củng cố quốc phòng anninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn

- UBND thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa phương, góp phầnbảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính Nhà nước từTrung ương đến cơ sở

2 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Đào Xá

(Ban hành kèm theo Mục III - Điều 111,112,113,114,115,116,117 của Luật

tổ chức HĐND và UBND)

2.1 Trong lĩnh vực kinh tế:

- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế- xã hội hàng năm trình HĐNDcùng cấp thông qua để trình UBND huyện phê duyệt và tổ chức thực hiện kếhoạch đó

- Lập dự toán thu ngân sách trên địa bàn; dự toán thu chi ngân sách địaphương và phương án phân bổ dự toán ngân sách của cấp mình, dự toán điều

chỉnh ngân sách địa phương và phương án phân bổ dự toán ngân sách; dự toánđiều chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết và lập quyết toánngân sách địa phương trình HĐND cùng cấp quyết định và báo cáo UBND, cơquan tài chính cấp trên trực tiếp.

- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, phối hợp với các cơ quan Nhànước cấp trên trong việc quản lý ngân sách Nhà nước trên địa bàn xã và báo cáo

về ngân sách Nhà nước theo Quy định của Pháp luật

- Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất được để lại phục vụ cácnhu cầu công ích ở địa phương ; xây dựng và quản lý các công trình công cộng,đường giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện nước theo quyđịnh của pháp luật

- Huy động sự đóng góp của các tổ chức cá nhân để đầu tư, xây dựng cáccông trình kết cấu hạ tầng của xã, thị trấn trên nguyên tắc dân chủ, tự nguyện.Việc quản lý các khoản đóng góp này phải công khai có kiểm tra, kiểm soát vàbảo đảm sử dụng đúng mục đích, đúng chế độ theo quy định của pháp luật

2.2 Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy lợi và tiểu thủ công nghiệp.

- Tổ chức và hướng dẫn thực hiện các chương trình kế hoạch, đề ánkhuyến khích phát triển và ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ, để phát triểnsản xuất và hướng dẫn nông dân chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng, vật nuôi,trong sản xuất theo quy định, kế hoạch chung và phòng trừ các bệnh dịch đối vớicây trồng và vật nuôi;

- Tổ chức việc vây dựng các công trình thủy lợi nhỏ; thực hiện việc tu bổ,bảo vệ đê điều, bảo bệ rừng; phòng, chống và khắc phục hậu quả thiên tai, bãolụt; ngăn chặn kịp thời những hành vi vi phạm pháp luật về bảo vệ đê điều, bảo

vệ rừng tại địa phương;

- Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dựng nguồn nước trên địa bàn theoquy định của pháp luật;

- Tổ chức hướng dẫn việc khai thác và phát triển các nghành, nghề truyềnthống ở địa phương và các tổ chức ứng dụng tiến bộ về khoa học, công nghệ để

phát triển các nghành, nghề mới.

2.3 Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải:

- Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thông trong xã theophân cấp;

- Quản lý việc xây dựng cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ ở điểm dân

cư nông thôn theo quy định của pháp luật theo thẩm quyền do pháp luật quy định;

- Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi xâm phạm đường giaothông và các công trình cơ sở hạ tầng khác ở địa phương theo quy định của phápluật;

- Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đường giaothông, cầu, cống trong xã theo quy định của pháp luật

2.4 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, văn hóa, xã hội, TDTT.

- Thực hiện kế hoạch phát triển sự giáo dục ở địa phương; phối hợp vớitrường học huy động trẻ em vào lớp 1 đúng độ tuổi; tổ chức thực hiện các lớp bổtúc văn hóa, thực hiện xóa mù chữ cho những người trong độ tuổi;

- Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớp mẫugiáo, trường mầm non ở địa phương; phối hợp với UBND cấp trên quản lýtrường tiểu học, trường THCS trên địa bàn;

- Tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ sở, dân số, kế hoạch hóa giađình được giao; vận động nhân dân giữ vệ sinh; phòng chống dịch bệnh;

- Xây dựng phát triển và tổ chức các hoạt động văn hóa; TDTT, tổ chứccác lễ hội cổ truyền, bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích lịch sử, văn hóa vàdanh lam thắng cảnh ở địa phương theo quy định của pháp luật;

- Thực hiện chính sách, chế độ đối với thương binh, bệnh binh, gia đìnhliệt sỹ những người và gia đình có công với nước theo quy định của pháp luật;

- Tổ chức các hoạt động từ thiện, nhân đạo; vận động nhân dân giúp đỡcác gia đình khó khăn, người già cô đơn, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơinương tựa; tổ chức các hình thức nuôi dưỡng, chăm sóc các đối tượng chínhsách ở địa phương theo quy định của pháp luật;

- Quản lý, bảo vệ, tu bổ nghĩa trang liệt sỹ; quy hoạch, quản lý nghĩa địa ởđịa phương

2.5 Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự xã hội và thi hành pháp luật ở địa phương:

- Tổ chức tuyên truyền, giáo dục, xây dựng quốc phòng toàn dân, xâydựng làng, xã chiến đấu trong khu vực phòng thủ địa phương

- Thực hiện công tác, nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế hoạch; đăng

ký quản lý quân nhân dự bị động viên; tổ chức thực hiện việc xây dựng, huấnluyện, sử dụng lực lượng dân quân tự vệ ở địa phương

- Thực hiện các biện pháp đảm bảo an ninh, trật tự, ATXH; xây dựngphong trào quần chúng bảo vệ an ninh tổ quốc vững mạnh; thực hiện biện phápphòng ngừa và chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi phạm phápluật khác ở địa phương

- Quản lý hộ khẩu: Tổ chức việc đăng ký tạm trú, tạm vắng, quản lý việc

đi lại của người nước ngoài ở địa phương

2.6 Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo

- Tổ chức, hướng dẫn và bảo đảm thực hiện chính sách dân tộc, chínhsách tôn giáo, quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo của nhân dân ở địa phương theoquy định của pháp luật

2.7 Trong việc thi hành pháp luật

- Tổ chức tuyên truyền giáo dục pháp luật, giải quyết các vi phạm phápluật và tranh chấp nhỏ trong nhân dân theo quy định của pháp luật

- Tổ chức tiếp dân, giải quyết các khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của côngdân theo thẩm quyền

- Tổ chức thực hiện hoặc phối hợp với các cơ quan chức năng trong việcthi hành án theo quy định của pháp luật; tổ chức thực hiện các quyết định về xử

lý vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật

3 Cơ cấu tổ chức của UBND xã Đào Xá (sơ đồ xem Phụ lục I)

UBND xã Đào Xá là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương, làm việc theo nguyên tắc tập chung dân chủ, phát huy vai trò tập thể, đề cao trách nhiệm cá nhân và tinh thần chủ động sáng tạo của Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Uỷ viên Uỷ ban Mỗi việc chỉ được giao một người phụ trách và chịu trách nhiệm chính, mỗi thành viên Uỷ ban nhân dân xã chịu trách nhiệm cá nhân về lĩnh vực

được phân công phụ trách Uỷ ban nhân dân xã Đào Xá thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức hoạt động theo quy định của Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003

Đứng đầu UBND là Chủ tịch UBND - người phụ trách lãnh đạo chung,điều hành mọi mặt công tác của UBND xã

Phó Chủ tịch thay mặt Chủ tịch chỉ đạo giải quyết các công việc thuộcphạm vi được phân công và chịu trách nhiệm cá nhân trước Chủ tịch, tập thểUBND xã, HĐND xã về những quyết định, ý kiến chỉ đạo điều, điều hànhnhững kết quả công việc và các lĩnh vực được phân công, cùng với tập thểUBND xã chịu trách nhiệm về hoạt động của UBND xã trước UBND huyệnPhúc Thọ, UBND thành phố Hà Nội

UBND xã có 9 ban: Văn Phòng, Ban Quân sự, Ban Công an, Ban Tàichính Kế toán, Ban Tư pháp Hộ tịch, Ban Địa chính, Ban Văn hóa - Xã hội

Ngoài ra còn các hội như: Hội Nông dân, Hội Chữ thập đỏ, Đoàn ThanhNiên, Hội Phụ Nữ, Hội Cựu chiến binh

III CHỨC NĂNG CHỦ YẾU CỦA VĂN PHÒNG HĐND - UBND XÃ ĐÀO XÁ

- Giúp UBND cấp xã xây dựng chương trình công tác, lịch làm việc vàtheo giõi việc thực hiện chương trình, lịch làm việc, tổng hợp báo tình hình kinh

tế - xã hội, tham mưu giúp UBND xã trong chỉ đạo thực hiện;

- Giúp UBND xã dự thảo văn bản trình cấp trên có thẩm quyền, làm báocáo gửi lên cấp trên;

- Quản lý công văn, sổ sách, giấy tờ, quản lý việc lập hồ sơ, công tác lưutrữ, báo cáo thống kê;

- Giúp HĐND tổ chức kỳ họp, giúp UBND tổ chức tiếp dân, tiếp khách,nhận đơn thư khiếu nại của nhân dân;

- Thực hiện nghiệp vụ tổ chức công tác bầu cử đại biểu HĐND và UBNDtheo quy định của pháp luật và công tác được giao;

- Nhận và trả kết quả trong giao dịch công việc giữa UBND với cơ quan,

tổ chức và công dân theo cơ chế một cửa

Chương II: THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ

CỦA UBND XÃ ĐÀO XÁ

I CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND XÃ ĐÀO XÁ

1 Công tác văn thư của cơ quan

Công tác văn thư của Uỷ ban nhân dân xã Đào Xá nhìn chung được thựchiện tốt Là một cơ quan Nhà nước ở địa phương UBND xã Đào Xá hàng ngàygiải quyết các công việc theo chức năng nhiệm vụ được phân công Bộ phận vănthư có vai trò không nhỏ trong hoạt động chung của cơ quan Vì vậy công tácvăn thư ở UBND xã luôn được lãnh đạo UBND xã chú trọng, quan tâm đến,công tác văn thư của UBND xã đang dần hiện đại hoá, bước đầu có những thayđổi nhất định

* Ý nghĩa vai trò của công tác văn thư đối với hoạt động của UBND xãĐào Xá

Công tác văn thư đối với UBND xã có một vai trò và ý nghĩa rất quantrọng trong quá trình hoạt động của mỗi cơ quan Công tác văn thư đảm bảocung cấp kịp thời đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ quản lýnhà nước nói chung, của mỗi đơn vị nói riêng đó được xem như là một mắt xíchquan trọng trong bộ máy hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo quản lý điều hành chungcủa UBND

Nhờ có công tác văn thư mà các yêu cầu về thông tin bằng văn bản củaUBND xã được đảm bảo kịp thời, đầy đủ và chính xác

Công tác văn thư ở UBND xã được thực hiện khá tốt góp phần giải quyếtcông việc của Văn phòng cũng như các Ban chuyên môn trực thuộc UBND xãđược làm tốt, nhanh chóng, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ đảm bảogiũ gìn bí mật của Nhà nước, của cơ quan

Giảm bớt được những giấy tờ không cần thiết và tránh được việc lợi dụngvăn bản để làm những việc trái với pháp luật và quy định của Nhà nước

Trong quá trình hoạt động của cơ quan các văn bản khi ban hành đều được

giữ lại bản gốc ở bộ phận văn thư làm bản lưu, phục vụ cho việc tra tìm, nghiêncứu khi cần thiết của cá nhân, đơn vị Chính vì vậy công tác văn thư giúp giữ lạiđầy đủ và chính xác những chứng cứ về hoạt động của UBND xã.

Công tác văn thư được làm tốt còn là tiên đề cho công tác lưu trữ được làmtốt hơn Có thể thấy rõ nếu văn bản được giữ lại đầy đủ ở giai đoạn văn thư khigiao nộp vào lưu trữ lập thành hồ sơ hoặc các tập lưu thì công tác lưu trữ sẽthuận tiện hơn rất nhiều Không lãng phí thời gian cho công tác thu thập sắp xếptài liệu, tránh được tình trạng tài liệu rời lẻ

Nhìn chung đội ngũ cán bộ cũng như công việc đang diễn ra tại UBND xãĐào Xá cho thấy công tác văn thư ngày nay được quan tâm chú trọng và hiệnđại hoá hơn Khẳng định vai trò, vị trí không thể thiếu được của công tác văn thư

ở UBND xã Đào Xá nói riêng cũng như ở hầu hết các cơ quan khác nói chung

1.1 Tình hình cán bộ làm công tác văn thư

Bởi tính chất đặc thù của công việc ở UBND tiếp nhận và phát hành vănbản chính vì vậy cần có một đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn vững vàng,

có những hiểu biết đầy đủ về hoạt động của cơ quan Nhà nước cấp địa phương

Ý thức được vai trò và trách nhiệm của mình trong hoạt động của cơ quan,những đòi hỏi đặc thù của công việc như: kín đáo, bí mật, nhanh chóng, nhữngđòi hỏi cần thiết về chuyên môn nghiệp vụ cũng như phẩm chất đạo đức của cán

bộ làm công tác văn thư

Để công việc diễn ra theo đúng yêu cầu và đáp ứng được những yêu cầu,đòi hỏi của công việc lãnh đạo UBND xã đã lựa chọn những cán bộ được đàotạo về chuyên môn nghiệp vụ, những cán bộ dày rạn kinh nghiệm am hiểu về cơquan, tổ chức Văn phòng HĐND - UBND xã Đào Xá chịu trách nhiệm chung

về CTVT tại ủy ban xã, xây dựng chương trình công tác, lịch làm việc tháng,quý, tuần; tổ chức các kỳ họp của HĐND và UBND và các khâu của nghiệp vụcông tác văn thư - lưu trữ

Tại Uỷ ban nhân dân xã Đào Xá hiện nay có 02 công chức làm công tácVăn phòng, trong đó 01 công chức làm công tác Văn phòng - Thống kê kiêm

công tác Văn thư Lưu trữ, 01 công chức làm công tác Văn phòng - Thống kêkiêm hành chính quỹ.

* Nhận xét chung: về cơ bản cán bộ văn thư ở đây đã có đủ năng lực và

kiến thức nghiệp vụ để hoạt động độc lập và đảm bảo các khâu nghiệp vụ củacông tác Văn thư Lưu trữ

1.2 Mô hình tổ chức công tác văn thư tại UBND xã Đào Xá

Trong hoạt động quản lý Nhà nước nói chung, công tác văn thư đóng vaitrò vô cùng quan trọng, đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý Công tác vănthư được làm tốt sẽ góp phần tích cực đến hoạt động quản lý của mỗi cơ quan.UBND xã Đào Xá là một ví dụ điển hình:

Văn thư ở xã Đào Xá hoạt động theo hình thức tập trung

Tất cả các văn bản đi của cơ quan đều phải qua văn thư cơ quan để vào sổ

đăng ký văn bản đi, đóng dấu và phát hành văn bản ( nếu là văn bản chuyển nội

bộ thì sau đó được chuyển tới các ban chuyên môn để giải quyết, nếu là văn bản chuyển ra ngoài cơ quan thì sau khi làm thủ tục chuyển phát và đưa văn bản vào bì, văn bản được nhân viên đưa thư chuyển tới địa chỉ đã ghi ngoài bì).

Văn bản đến cơ quan được chuyển tới Văn phòng, văn thư cơ quan tiếnhành làm thủ tục tiếp nhận văn bản đến Trình người có thẩm quyền xin ý kiếngiải quyết theo ý kiến chuyển của lãnh đạo

Các vấn đề về chủ trương, chính sách đã được quyết định trong phiên họpcủa Ủy ban Nhân dân xã đều phải được cụ thể hóa bằng các Quyết định,Chỉ thịcủa Ủy ban nhân dân Văn phòng Ủy ban nhân dân xã hoặc cán bộ, công chứctheo dõi lĩnh vực có trách nhiệm dự thảo, trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy bannhân dân ký ban hành chậm nhất là 5 ngày, kể từ ngày phiên họp kết thúc

Trong văn phòng HĐND - UBND có một máy photocoppy, 04 máy tính

đã nối mạng, 02 máy in Đây là điều kiện thuận lợi đảm bảo cho quá trình soạnthảo văn bản Tuy nhiên do tính đặc thù của cơ quan là: số lượng văn bản đến và

đi ít nên chưa ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư mà cơ quanvẫn dùng sổ để đăng ký văn bản đến và văn bản đi

2 Công tác chỉ đạo CTVT của UBND xã Đào Xá.

Lãnh đạo UBND luôn quan tâm chỉ đạo để công tác văn thư được hoànthiện hơn, phù hợp với yêu cầu của lãnh đạo cũng như các Ban chuyên môn trựcthuộc xã

Việc tổ chức quản lý, chỉ đạo về công tác văn thư tại UBND xã Đào Xáđược thể hiện trong việc áp dụng các văn bản của Đảng và Nhà nước về công tácvăn thư và việc xây dựng ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ vềcông tác văn thư của UBND Việc ban hành các văn bản này không được trái vớicác văn bản quản lý, chỉ đạo về công tác văn thư của Đảng và Nhà nước

Văn phòng UBND là người trực tiếp quản lý công tác văn thư và là ngườichịu trách nhiệm quan tâm đến công tác văn thư để công tác văn thư thật sự đượclàm đúng, làm đủ, đảm bảo phục vụ cho hoạt động chung của cơ quan

Để đảm bảo công tác văn thư của UBND được thực hiện tốt thì hàng nămVăn phòng UBND thường tổ chức những đợt kiểm tra, xem xét đề nghị kịp thờikhắc phục những khó khăn còn gặp phải cũng như nhìn nhận những ý kiến củacán bộ trực tiếp làm công tác văn thư, những hạn chế còn gặp phải trong khi làmviệc, những vấn đề phù hợp, chưa phù hợp với công việc của bộ phận văn thư.Những thay đổi phù hợp giúp cho công việc được bắt kịp, nhanh chóng với thayđổi của công nghệ thông tin trên thế giới

Hiện nay Nhà nước ta đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo và các văn bảnhướng dẫn nghiệp vụ tạo hành lang cơ sở pháp lý cho việc tổ chức công tác vănthư ở cơ quan Nhà nước và các tổ chức như:

Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ

về công tác văn thư; Nghị định số 58/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 củaChính phủ về quản lý và sử dụng con dấu; Công văn số 425/VTLTNN-NVTWngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước v/v hướng dẫnquản lý văn bản đi, đến

Trên cơ sở các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, Chính phủ vàcác văn bản hướng dẫn của Cục Văn thư & Lưu trữ Nhà nước UBND xã đã

nhận thức rõ được vai trò quan trọng của công việc tổ chức thực hiện công tácvăn thư do đó UBND xã Đào Xá đã ban hành một số văn bản nhằm hoàn thiện

và nâng cao hơn nữa công tác văn thư tại UBND xã,cụ thể:

UBND xã đã xây dựng và ban hành được quy chế về công tác văn thư lưutrữ ngày 25 tháng 01 năm 2011 theo hướng dẫn Thông tư 01/2011/TT-BNVngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuậttrình bầy văn bản hành chính Đây là bản quy chế quy định khá chi tiết về hoạtđộng của công tác văn thư lưu trữ tại cơ quan Quy định về chế tài sử phạt đốivới các hành vi vi phạm về hoạt động của công tác văn thư và lưu trữ.(Quy chếxem phụ lục II)

* Nhận xét:

Ưu điểm: Đây là minh chứng sinh động nhất cho sự quan tâm lãnh đạo chỉ

đạo của UBND xã Đào Xá về công tác văn thư của UBND xã đã tạo hành lang

cơ sở pháp lý cho việc thực hiện cũng như tổ chức công tác văn thư của UBND

xã Đào Xá Thể hiện nhận thức của lãnh đạo UBND đối với công tác văn thư.Đây là cơ sở là tiền đề tốt cho việc thực hiện tổ chức tốt công tác văn thư của xãtrong hiện tại và tương lai

Hạn chế: Tuy nhiên bên cạnh những ưu điểm trên thì vẫn còn tồn tại một

số những hạn chế:

Số lượng văn bản mà UBND ban hành về hướng dẫn chỉ đạo và hoạt độngchung cho công tác văn thư vẫn còn ít Hiện nay chưa có bất cứ một quy địnhnào về việc lập hồ sơ, lập danh mục hồ sơ cũng như giao nộp hồ sơ vào lưu trữhiện hành, cơ quan không có bảng danh mục hồ sơ chính thức

3 Công tác tổ chức kiểm tra, kiểm điểm và tự kiểm điểm về công tác văn thư.

Hàng năm UBND xã Đào Xá thường tổ chức các đợt kiểm tra đột suất vềtình hình tổ chức và thực hiện công tác văn thư tại UBND xã Việc kiểm tra này

đã tạo điều kiện đánh giá một cách chính xác và công bằng nhất về công tác vănthư của UBND để có kết luận chính xác nhằm tổ chức công tác văn thư được tốt

hơn

Để đánh giá kết quả thực hiện công tác văn thư theo quý, UBND xã tổchức sơ kết và tổng kết kiểm điểm và tự kiểm điểm đánh giá việc thực hiện côngtác văn thư, phân tích những ưu điểm và những tồn tại, hạn chế trong việc thựchiện công tác văn thư tại cơ quan để ngày càng hoàn thiện hơn nữa việc tổ chứccông tác văn thư nâng cao hiệu quả hoạt động và tăng cường hơn nữa vai tròcông tác văn thư trong hoạt động của UBND xã

* Đánh giá chung: Nhìn chung công tác văn thư ở UBND xã Đào Xá đã

có nhiều biến chuyển và khởi sắc so với những năm về trước Tại đây công tácvăn thư đã được quan tâm và đi vào hoạt động có hiệu quả để phục vụ cho hoạtđộng của UBND

UBND đã xây dựng được một số các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ đảmbảo công tác văn thư đi vào nền nếp và hoạt động có hiệu quả hơn

II THỰC TRẠNG, TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND

Trên cơ sở đó do nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư đốivới hoạt động của cơ quan Cùng với sự quan tâm của Đảng và Nhà nước về côngtác văn thư Nhà nước ta đã ban hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tácvăn thư thông qua các văn bản của Chính Phủ và đơn vị quản lý trực tiếp về côngtác văn thư là Bộ Nội vụ và Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước

Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính Phủ vềcông tác văn thư (Đăng trên công báo số 09 ngày 17 tháng 4 năm 2004)

Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 23 tháng 03 năm 2002 của Chính Phủquy đinh chi tiết thi hành pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước (Đăng trên công báo

số 22 ngày 20 tháng 5 năm 2005)

Nghị định số 58/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính Phủ về quản

lý và sử dụng con dấu (Đăng trên Công báo số 36 năm 2001)

Công văn số 425/ VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của CụcVăn thư và Lưu trữ Nhà nước v/v hướng dẫn quản lý văn bản đi đến

Thông tư số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 6 tháng 5 năm 2005 của BộNội vụ - Văn phòng Chính Phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày vănbản

Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụhướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Đây là những cơ sở pháp lý quan trọng để tổ chức công tác văn thư nóichung và công tác văn thư cấp xã nói riêng đi vào nề nếp và hoạt động có hiệuquả Ngoài ra đối với mỗi loại hình hoạt động khác nhau( doanh nghiệp, cơ quanĐảng, cơ quan Nhà nước…) thì có những văn bản hướng dẫn chi tiết hơn vềhoạt động của công tác văn thư tại các đơn vị này

Mặt khác để hướng dẫn chi tiết hơn về quản lý và sử dụng con dấu Bộ Công

an và Ban tổ chức Cán bộ Chính Phủ đã ban hành Thông tư Liên tịch số07/2002/TTLT-BCA-TCCBCP hướng dẫn thực hiện một số quy định tại Nghị định

số 58/2001/NĐ - CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính Phủ về quản lý và sửdụng con dấu Sau đó Bộ công an đã ban hành Thông tư số 08/2003/TT-BCA ngày

12 tháng 5 năm 2003 của Bộ Công an hướng dẫn mẫu dấu, tổ chức khắc dấu, kiểmtra việc bảo quản, sử dụng con dấu của các cơ quan

Do xã hội ngày càng phát triển kéo theo đó qua thời gian công tác văn thưcũng có nhiều thay đổi Để đáp ứng được nhu cầu của xã hội Chính Phủ ban hànhNghị định số 09/2010/NĐ - CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính Phủ v/v sửađổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ - CP ngày 8 tháng 4 năm

2004 của Chính Phủ về công tác văn thư

Tuy nhiên để công tác văn thư tại UBND xã được làm tốt hơn khi tiếnhành thực hiện công tác văn thư tại UBND xã Đào Xá cần dựa vào các văn bản

đã nêu ở trên và một số các văn bản để làm cơ sở thực hiện và kiện toàn công tácvăn thư ở đây Tham khảo thêm một số văn bản sau:

Luật Tổ chức HĐND - UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003; Luật Ban hànhvăn bản quy phạm pháp luật của HĐND, UBND; Quyết định số 296/QĐ-UBNDngày 10 tháng 3 năm 2008 của UBND TP Hà Nội v/v thực hiện cơ chế một cửa,một cửa liên thông tại UBND xã, phường, thị trấn; Công văn số 260/VTLTNN-NVĐP ngày 06 tháng 05 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước v/vhướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư và lưu trữ của cơ quan

1.2 Cơ sở lý luận

1.2.1 Về soạn thảo và ban hành văn bản

Theo Nghị định số 110/2004/NĐ- CP ngày 8 tháng 4 về công tác văn thư;Nghị định số 09/2010/NĐ- CP ngày 8 tháng 02 năm 2010 của Chính Phủ về việcsửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ- CP

1.2.1.1 Hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

a Hình thức văn bản: Bao gồm các loại văn bản quy phạm pháp luật, văn

bản hành chính và văn bản chuyên nghành

b Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính bao gồm các thành phầnsau: Quốc hiệu; tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; số, ký hiệu của văn bản;địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản; tên loại và trích yếu nội dungcủa văn bản; nội dung văn bản; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm

quyền; dấu của cơ quan, tổ chức; nơi nhận; dấu chỉ mức độ khẩn, mật (đối với những văn bản loại khẩn, mật).

Ngoài ra theo Nghị định số 09//2010/NĐ-CP ngày 8 tháng 02 năm 2010sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8 tháng 4năm 2004, Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 có quyđịnh thêm về các thành phần phụ đính kèm, chi tiết xem Nghị định 09 của Chínhphủ và Thông tư 01 của Bộ Nội vụ

* Quốc hiệu: ghi trên văn bản bao gồm 2 dòng chữ: “Cộng hoà xã hội chủ

nghĩa Việt Nam” và “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” Dòng chữ trên: “Cộng hoà

xã hội chủ nghĩa Việt Nam” được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 12-13, kiểuchữ đứng, đậm Dòng chữ dưới: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bàybằng chữ in thường, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng, đậm; chữ cái đầu của các cụm

từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch ngang nhỏ; phía dưới có đường kẻngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ

* Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản: Bao gồm tên của cơ quan, tổ

chức ban hành văn bản và tên của cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp

(nếu có) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp được trình bày bằng

chữ in hoa, cỡ chữ 12-13, kiểu chữ đứng Tên cơ quan, tổ chức ban hành vănbản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng, đậm; phíadưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòngchữ và đặt cân đối so với dòng chữ

* Số, ký hiệu của văn bản

+ Số của văn bản quy phạm pháp luật bao gồm số thứ tự đăng ký đượcđánh theo từng loại văn bản do cơ quan ban hành trong một năm và năm banhành văn bản đó Số được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầunăm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm; năm ban hành phải ghi đầy đủcác số

+ Ký hiệu của văn bản quy phạm pháp luật bao gồm chữ viết tắt tên loại vănbản và chữ viết tắt tên cơ quan hoặc chức danh Nhà nước ban hành văn bản

+ Số của văn bản hành chính là số thứ tự đăng ký văn bản do cơ quan, tổchức ban hành trong một năm Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu

từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm

Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và chữ viết tắt tên cácđơn vị trong mỗi cơ quan, tổ chức phải được quy định cụ thể, bảo đảm ngắn gọn,

dễ hiểu Từ “số” được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡchữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “số” có dấu hai chấm; giữa số, năm ban hành và

ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/); giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệuvăn bản có dấu gạch nối không cách chữ (-),

* Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

+ Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chínhtỉnh; huyện, xã, nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở; đối với những đơn vị hànhchính được đặt tên theo tên người hoặc bằng chữ số thì phải ghi tên gọi đầy đủcủa đơn vị hành chính đó Địa danh ngày tháng năm được ghi bằng chữ inthường, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ nghiêng; sau địa danh có dấu phẩy, các số chỉngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 vàtháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước

* Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản

+ Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức banhành Khi ban hành văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính, đềuphải ghi tên loại, trừ công văn

+ Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ,phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản được trình bày sau chữ viết tắt

“V/v” (về việc) bằng chữ in thường, cỡ chữ 12-13, kiểu chữ đứng.

+ Nội dung văn bản: là thành phần chủ yếu của một văn bản, trong đó cácquy phạm pháp luật (đối với văn bản quy phạm pháp luật), các quy định đượcđặt ra; các vấn đề, sự việc được trình bày nội dung của văn bản được trình bàytheo cỡ chữ 14, chữ thường

* Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền: Chức vụ ghi trên

văn bản là chức vụ lãnh đạo chính thức của người ký văn bản trong cơ quan, tổchức

1.2.1.2 Soạn thảo văn bản

Căn cứ vào nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan,

tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo, chủ trì soạn thảo

Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm thực hiện các công việc: Xác địnhhình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn, thu thập, xử lýthông tin có liên quan, soạn thảo văn bản

Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với người đứng đầu cơ quan, tổ chứcviệc tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân có liên

quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo;

Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan

1.2.1.3 Duyệt bản thảo, sửa chữa bổ sung bản thảo đã duyệt

Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt

Trường hợp sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã duyệt phải trình ngườiduyệt xem xét, quyết định

1.2.1.4 Đánh máy, nhân bản

Đánh máy đúng nguyên văn bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bàyvăn bản Trong trường hợp phát hiện có sự sai sót hoặc không rõ ràng trong bảnthảo thì người đánh máy phải hỏi lại đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc ngườiduyệt bản thảo đó

Nhân bản đúng số lượng quy định

Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy nhân bản đúngthời gian quy định

1.2.1.5 Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành: Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhânchủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về nội dung văn bảntrước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật

Văn phòng UBND xã phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹthuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản trước người đứng đầu cơ quan, tổchức và trước pháp luật

1.2.1.6 Ký văn bản

Ở Uỷ ban nhân dân xã Đào Xá tổ chức làm việc theo chế độ tập thể, ngườiđứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản của cơ quan, tổchức Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho cấp phó của mình kýthay (KT.) các văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách và một sốvăn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu Cấp phó ký thay chịu tráchnhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật

1.2.2 Công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến

* Đăng ký văn bản: Đăng ký văn bản là việc ghi chép hoặc cập nhật những

thông tin cần thiết về văn bản như số, ký hiệu; ngày, tháng, năm ban hành; tênloại và trích yếu nội dung; nơi nhận vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệuquản lý văn bản trên máy vi tính để quản lý và tra tìm văn bản.

1.2.2.1 Công tác quản lý văn bản đi

a Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản, ghi số ngày tháng

- Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày: trước khi phát hành văn

bản, cán bộ văn thư cần kiểm tra lại về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bàyvăn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải báo cho người được giao trách nhiệmxem xét, giải quyết

- Ghi số và ngày, tháng văn bản: Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức,

trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, đều được đánh số theo hệ thống sốchung của cơ quan, tổ chức do văn thư thống nhất quản lý

Văn bản mật đi được đánh số và đăng ký riêng

Ghi ngày, tháng văn bản

- Nhân bản

Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng và thời gian quy định

b Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật

- Đóng dấu cơ quan; đóng dấu giáp lai: dấu được đóng vào khoảng giữamép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy

- Đóng dấu độ khẩn, mật, dấu tài liệu thu hồi…

c Đăng ký văn bản đi

Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu vănbản đi trên máy vi tính

+ Đăng ký văn bản đi bằng sổ

- Đăng ký văn bản đi