Tìm hiểu công tác Văn thư ở UBND xã Đào Xá, thực trạng và giải pháp

MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT 1 LỜI NÓI ĐẦU 1 CHƯƠNG I: VÀI NÉT VỀ SỰ HÌNH THÀNH VÀ CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND XÃ ĐÀO XÁ 4 I. VÀI NÉT VỀ SỰ HÌNH THÀNH CỦA UBND XÃ ĐÀO XÁ 5 1. Đặc điểm tình hình 5 2. Khí hậu 5 3. Thuỷ văn 5 4. Tài nguyên đất 6 5. Tài nguyên nước 6 II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND XÃ ĐÀO XÁ 7 1. Chức năng của UBND xã Đào Xá 7 2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Đào Xá 7 2.1 Trong lĩnh vực kinh tế: 7 2.2 Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy lợi và tiểu thủ công nghiệp. 8 2.3 Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải: 9 2.4 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, văn hóa, xã hội, TDTT. 9 2.5 Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự xã hội và thi hành pháp luật ở địa phương: 10 2.6 Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo 10 2.7 Trong việc thi hành pháp luật 10 3. Cơ cấu tổ chức của UBND xã Đào Xá (sơ đồ xem Phụ lục I) 10 III. CHỨC NĂNG CHỦ YẾU CỦA VĂN PHÒNG HĐND UBND XÃ ĐÀO XÁ 11 Chương II: THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ 12 CỦA UBND XÃ ĐÀO XÁ 12 I. CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND XÃ ĐÀO XÁ 12 1. Công tác văn thư của cơ quan 12 1.1 Tình hình cán bộ làm công tác văn thư 13 1.2 Mô hình tổ chức công tác văn thư tại UBND xã Đào Xá 14 2. Công tác chỉ đạo CTVT của UBND xã Đào Xá. 15 3. Công tác tổ chức kiểm tra, kiểm điểm và tự kiểm điểm về công tác văn thư. 16 II. THỰC TRẠNG, TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND XÃ ĐÀO XÁ 17 1.Cơ sở khoa học 17 1.1 Cơ sở pháp lý 17 1.2 Cơ sở lý luận 19 1.2.1 Về soạn thảo và ban hành văn bản 19 1.2.1.1 Hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 19 1.2.1.2 Soạn thảo văn bản 21 1.2.1.3 Duyệt bản thảo, sửa chữa bổ sung bản thảo đã duyệt 22 1.2.1.4 Đánh máy, nhân bản 22 1.2.1.5 Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành 22 1.2.1.6 Ký văn bản 22 1.2.2 Công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến 22 1.2.2.1 Công tác quản lý văn bản đi 23 1.2.2.2 Công tác quản lý văn bản đến 25 1.2.3 Công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 27 1.2.3.1 Công tác lập hồ sơ hiện hành 27 1.2.3.2 Thời hạn nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 27 1.2.4 Công tác quản lý và sử dụng con dấu 28 2. Thực trạng tình hình công tác văn thư tại UBND xã Đào Xá 28 2.1 Thực trạng tình hình công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND xã Đào Xá 28 2.1.1 Thực trạng về công tác soạn thảo văn bản 28 2.1.2 Thẩm quyền ban hành văn bản của UBND xã 31 2.1.3 Sơ đồ hoá quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của UBND 32 2.1.4 Thống kê số lượng văn bản đến và văn bản đi của UBND xã từ 2009 đến 2013 33 2.2. Thực trạng về công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến 33 2.2.1 Thực trạng về công tác quản lý văn bản đi 34 2.2.2 Thực trạng về công tác quản lý văn bản đến 35 2.2.3 Thực trạng về công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. 37 2.2.4 Thực trạng về công tác quản lý và sử dụng con dấu 38 2.2.5 Thực trạng về công tác ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư 40 CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND XÃ ĐÀO XÁ 42 I. MỘT VÀI NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND XÃ ĐÀO XÁ 42 1. Ưu điểm: 42 2. Nhược điểm: 43 II. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND XÃ ĐÀO XÁ 43 1. Hoàn thiện đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư 44 2. UBND cần tăng cường chỉ đạo và hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về quản lý công tác văn thư. 45 3. Hoàn thiện các khâu nghiệp vụ văn thư 46 III. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ 48 KẾT LUẬN 49 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC

MỤC LỤC MỤC LỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT LỜI NÓI ĐẦU CHƯƠNG I: VÀI NÉT VỀ SỰ HÌNH THÀNH VÀ CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND XÃ ĐÀO XÁ I VÀI NÉT VỀ SỰ HÌNH THÀNH CỦA UBND XÃ ĐÀO XÁ .5 Đặc điểm tình hình .5 Khí hậu Thuỷ văn Tài nguyên đất .6 Tài nguyên nước II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND XÃ ĐÀO XÁ Chức UBND xã Đào Xá Nhiệm vụ, quyền hạn UBND xã Đào Xá 2.1 Trong lĩnh vực kinh tế: 2.2 Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy lợi tiểu thủ công nghiệp .8 2.3 Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải: .9 2.4 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, văn hóa, xã hội, TDTT .9 2.5 Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự xã hội thi hành pháp luật địa phương: 10 2.6 Trong việc thực sách dân tộc sách tơn giáo .10 2.7 Trong việc thi hành pháp luật 10 Cơ cấu tổ chức UBND xã Đào Xá (sơ đồ xem Phụ lục I) 10 III CHỨC NĂNG CHỦ YẾU CỦA VĂN PHÒNG HĐND - UBND XÃ ĐÀO XÁ 11 Chương II: THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ 12 CỦA UBND XÃ ĐÀO XÁ 12 I CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND XÃ ĐÀO XÁ 12 Công tác văn thư quan 12 1.1 Tình hình cán làm cơng tác văn thư 13 1.2 Mơ hình tổ chức cơng tác văn thư UBND xã Đào Xá 14 Công tác đạo CTVT UBND xã Đào Xá .15 Công tác tổ chức kiểm tra, kiểm điểm tự kiểm điểm công tác văn thư 16 II THỰC TRẠNG, TÌNH HÌNH CƠNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND XÃ ĐÀO XÁ 17 1.Cơ sở khoa học 17 1.1 Cơ sở pháp lý 17 1.2 Cơ sở lý luận 19 1.2.1 Về soạn thảo ban hành văn 19 1.2.1.1 Hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày văn .19 1.2.1.2 Soạn thảo văn .21 1.2.1.3 Duyệt thảo, sửa chữa bổ sung thảo duyệt .22 1.2.1.4 Đánh máy, nhân 22 1.2.1.5 Kiểm tra văn trước ký ban hành 22 1.2.1.6 Ký văn 22 1.2.2 Công tác quản lý văn đi, văn đến 22 1.2.2.1 Công tác quản lý văn 23 1.2.2.2 Công tác quản lý văn đến .25 1.2.3 Công tác lập hồ sơ hành nộp hồ sơ vào lưu trữ quan 27 1.2.3.1 Công tác lập hồ sơ hành 27 1.2.3.2 Thời hạn nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan 27 1.2.4 Công tác quản lý sử dụng dấu .28 Thực trạng tình hình cơng tác văn thư UBND xã Đào Xá 28 2.1 Thực trạng tình hình cơng tác soạn thảo ban hành văn UBND xã Đào Xá 28 2.1.1 Thực trạng công tác soạn thảo văn 28 2.1.2 Thẩm quyền ban hành văn UBND xã 31 2.1.3 Sơ đồ hoá quy trình soạn thảo ban hành văn UBND 32 2.1.4 Thống kê số lượng văn đến văn UBND xã từ 2009 đến 2013 33 2.2 Thực trạng công tác quản lý văn đi, văn đến 33 2.2.1 Thực trạng công tác quản lý văn .34 2.2.2 Thực trạng công tác quản lý văn đến 35 2.2.3 Thực trạng công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan 37 2.2.4 Thực trạng công tác quản lý sử dụng dấu 38 2.2.5 Thực trạng công tác ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư 40 TIỂU KẾT 40 CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ 42 VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND XÃ ĐÀO XÁ 42 I MỘT VÀI NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND XÃ ĐÀO XÁ .42 Ưu điểm: 42 Nhược điểm: 43 II MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND XÃ ĐÀO XÁ 43 Hồn thiện đội ngũ cán làm cơng tác văn thư 44 UBND cần tăng cường đạo hoàn thiện hệ thống văn quy phạm pháp luật quản lý công tác văn thư 45 Hoàn thiện khâu nghiệp vụ văn thư 46 III MỘT SỐ KIẾN NGHỊ 48 KẾT LUẬN 49 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT HĐND Hội đồng Nhân dân UBND Ủy ban Nhân dân CTVT Công tác Văn thư CT VTLT Công tác Văn thư - Lưu trữ CNH - HĐH Cơng nghiệp hóa - Hiện đại hóa KH - CN Khoa học Cơng nghệ LỜI NĨI ĐẦU Trên đường hội nhập Quốc tế, cách mạng khoa học cơng nghệ thơng tin nhanh chóng làm thay đổi quan niệm xã hội văn thư vấn đề xử lý thơng tin Hòa với phát triển giới xu hướng hội nhập kinh tế Quốc tế, ngành Văn thư Lưu trữ vươn lên tự khẳng định ngành đầy triển vọng có mặt tất đơn vị, tổ chức, quan Hòa vào xu năm gần nghiệp vụ Cơng tác Văn thư Lưu trữ có bước phát triển phong phú đa dạng đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính, kéo theo xuất phát triển ngày mạnh Văn phòng Đặc biệt văn phòng đại với đội ngũ nhân viên giỏi trình độ lực chuyên mơn nghiệp vụ, nhiệt tình cơng việc (trong công tác thưLưu trữ nội dung quan trọng nằm văn phòng) Trong cơng đổi đất nước, ngành lĩnh vực hoạt động có đóng góp định ln có cải tiến để vươn tới hoàn thiện chung đất nước Nước ta tiến hành q trình Cơng nghiệp hoá - Hiện đại hoá (CNH – HĐH) đất nước, cơng tác cải cách hành dần hồn thiện việc thu thập cập nhật, xử lý quản lý thơng tin, tài liệu đóng vai trò vơ quan trọng phát triển đất nước, quan đơn vị Vì cơng tác Văn thư – Lưu trữ xác định hoạt động máy quản lý nói chung quan nói riêng Như cơng tác văn thư xem phận hoạt động quản lý Nhà nước có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước quan Cơng tác văn phòng nói chung cơng tác Văn thư – Lưu trữ nói riêng ln giữ vai trò then chốt, mắt xích quan trọng quản lý quan, tổ chức Nhà nước, tổ chức trị - xã hội; doanh nghiệp ngồi quốc doanh nói riêng Đồng thời song hành với cơng đổi tồn diện q trình cơng nghiệp hóa – đại hóa đất nước công tác Văn thư – Lưu trữ làm tốt hỗ trợ đắc lực, đảm bảo cho q trình giải cơng việc đơn vị cách nhanh chóng, xác, mang lại hiệu cao, tránh tình trạng quan liêu giấy tờ, mát tài liệu q, giữ gìn bí mật Đảng Nhà nước, góp phần lớn lao vào việc thúc đẩy phát triển kinh tế bảo vệ đất nước quốc gia Dưới quản lý, quan tâm đạo Bộ Nội vụ Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội sau nhiều năm hình thành phát triển, trải qua nhiều khó khăn trưởng thành dần Sau nhiều lần đổi tên lĩnh vực hoạt động, đào tạo Trường ngày mở rộng Trường giao trách nhiệm đào tạo hệ thống chuyên viên văn phòng với nhiều chuyên nghành đào tạo: Quản lý văn hóa, Hành học, Hành văn thư, Thư viện, Văn thư - Lưu trữ, Quản trị nhân lực, Quản trị văn phòng với bậc đào tạo phong phú: Đại học, Cao đẳng, Trung cấp, hệ đào tạo chức, liên thơng Đặc biệt trường mở lớp đào tạo bồi dưỡng ngắn hạn, cấp chứng cho học viên tham gia lớp " Đào tạo ngắn hạn" Trường tỉnh, thành phố nước Đây nơi ngày bổ sung lượng lớn nguồn nhân lực làm công tác Văn phòng - Văn thư cho xã hội Trên sở để đảm bảo kế hoạch đào tạo đề tạo điều kiện giúp cho cán Văn phòng - Văn thư tương lai nói chung nắm vững kiến thức chuyên ngành nghiên cứu, đưa lý luận học vào thực tiễn cơng việc Hàng năm vào cuối khóa học (cuối năm thứ hệ đào tạo cao đẳng, cuối năm thứ hệ đào tạo trung cấp) Trường tổ chức cho sinh viên thực tập quan phạm vi nước Mục đích đợt thực tập là: - Giúp sinh viên nắm phần lý luận, nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ, gắn lý luận với thực tiễn Vì lý luận phương tiện hữu hiệu nhất, phương pháp luận nhận thức khoa học, xác chuyên môn nghiệp vụ Mặt khác thực tiễn sở, điều kiện cần đủ để vận dụng đưa lý thuyết vào thực tiễn; - Đây sợi dây kết nối nhà trường xã hội Qua thời gian thực tập quan công tác Văn thư củng cố lý thuyết học nhà trường nhằm nâng cao lực rèn luyện kỹ nghề nghiệp cho sinh viên; - Đồng thời trang bị cho sinh viên kiến thức từ thực tế, hội tốt để sinh viên rèn luyện đạo đức, tác phong nghề nghiệp làm quen dần với môi trường làm việc Văn phòng nghiệp vụ Văn thư –Lưu trữ sau trường Được đồng ý lãnh đạo quan, em đến thực tập Văn phòng HĐND - UBND xã Đào Xá - Huyện Phú Bình – tỉnh Thái Nguyên thời gian tháng từ ngày 04/03/2013 đến ngày 31/5/2013 Qua thời gian thực tập Văn phòng xã Đào Xá với quan tâm, giúp đỡ cô, ban lãnh đạo xã bảo tận tình anh, chị, công chức, viên chức Văn phòng HĐND - UBND tơi có hội tiếp xúc làm quen với nghiệp vụ công tác văn thư mà thân em nghiên cứu năm qua Giúp em củng cố thêm kiến thức học tiếp cận thực tế, nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ, hiểu rõ mơ hình tổ chức quản lý cơng tác văn phòng tình hình tổ chức, cơng việc nhân viên văn thư quan nói chung văn phòng NĐND - UBND xã Đào Xá nói riêng tạo cho thân có thêm niềm say mê, nhiệt huyết nghề nghiệp UBND xã Đào Xá đơn vị quản lý hành Nhà nước nhỏ hệ thống quan quản lý Nhà nước nên khối lượng văn đến quan văn quan ban hành năm tương đối ít, thể loại chưa phong phú, chủ yếu vấn đề: đơn thư khiếu nại tố cáo, tài liệu công chứng, hộ khẩu, đăng ký kết hơn, khai sinh, khai tử, số tài liệu có liên quan tới đất đai, tài liệu hướng dẫn sản xuất nông nghiệp thôn, số tài liệu đạo cấp trên… Để đảm bảo hoàn thành nội dung thực tập rút kinh nghiệm cho thân đồng thời chuẩn bị kiến thức cho kỳ thi tốt nghiệp tới tiến hành viết báo cáo thực tập với chuyên đề" Tìm hiểu công tác Văn thư UBND xã Đào Xá, thực trạng giải pháp" Trong báo cáo phần mở đầu phần kết luận Nội dung báo cáo chia làm 03 chương: Chương I: Vài nét hình thành chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức UBND xã Đào Xá Chương II: Thực trạng tình hình Cơng tác Văn thư UBND xã Đào Xá Chương III: Kiến nghị, giải pháp để hồn thiện cơng tác văn thư UBND xã Đào Xá Qua báo cáo thực tập cho phép em gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy, cô giáo Khoa Văn thư Lưu trữ - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Đồng thời qua cho phép em gửi lời cảm ơn chân thành, sâu sắc tới toàn thể ban lãnh đạo UBND xã Đào Xá, anh chị công chức, viên chức cơng tác văn phòng HĐND - UBND xã Đào Xá hướng dẫn tạo điều kiện để em hoàn thành tốt đợt thực tập viết báo cáo Đây lần tiếp xúc với công việc thực tế viết báo cáo thực tập, thân em nhận thức tầm quan trọng nghiệp vụ công tác văn thư song hạn chế thời gian nên báo cáo thực tập tránh khỏi thiếu sót định Kính mong thầy, cô giáo Khoa Văn thư – Lưu trữ toàn thể ban lãnh đạo xã cán bộ, cơng chức, viên chức Văn phòng HĐND UBND xã Đào Xá bổ sung đóng góp ý kiến để báo cáo thực tập tốt nghiệp em hồn thiện thành cơng hơn; giúp cho em hiểu biết sâu rộng, xác đầy đủ nghiệp vụ cơng tác văn thư Em xin chân thành cảm ơn! Đào Xá, ngày 31 tháng năm 2013 SINH VIÊN Nguyễn Hà Nga CHƯƠNG I: VÀI NÉT VỀ SỰ HÌNH THÀNH VÀ CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND XÃ ĐÀO XÁ I VÀI NÉT VỀ SỰ HÌNH THÀNH CỦA UBND XÃ ĐÀO XÁ Đặc điểm tình hình Đào Xá xã thuộc trung du miền núi Bắc Bộ, nằm phía Bắc huyện Phú Bình, cách trung tâm huyện 12km - Phía Bắc giáp với xã Đồng Liên - Phía Đơng giáp với xã Tân Khánh - Phía Nam giáp với xã Xuân Phương thị trấn Hương Sơn - Phía Tây giáp với xã Thượng Đình Xã Đào Xá nằm tuyến đường giao thông huyết mạch tạo điều kiện thuận lợi cho phát triển kinh tế xã hội giao lưu: trục đường tỉnh lộ 82 qua trung tâm xã, quốc lộ 32 Khí hậu - Nhiệt độ trung bình hàng năm từ 23-260C Nhiệt độ trung bình tháng mùa đơng 11-13˚C, nhiệt độ trung bình tháng mùa hè 28 - 30 0C Tổng tích ơn hàng năm khoảng 8.200-8.4000C - Lượng mưa trung bình hàng năm từ 1.600-1.800mm Số ngày mưa trung bình 150 ngày/năm Mưa nhiều tập trung vào tháng mùa hè (tháng 7, 8), có tháng lượng mưa đạt 300mm/tháng Lượng mưa tháng mùa đông (tháng 1,2) thấp, đạt 10-25mm/tháng - Tổng số ngày nắng trung bình hàng năm khoảng 1.500 Các tháng mùa đơng có số nắng thấp, khoảng 40-60 giờ/tháng Các tháng mùa hè có số nắng cao, khoảng từ 140-160 - Độ ẩm khơng khí trung bình hàng năm từ 80-82% Biến động độ ẩm khơng khí khơng lớn tháng năm (từ 76-82%) - Có hai hướng gió chính: Mùa đơng có hướng gió Đơng Bắc Bắc, mùa hè có hướng gió Đơng Nam Nam Thuỷ văn Chế độ thuỷ văn xã chịu ảnh hưởng sơng Hồng (là dòng sơng lớn chảy qua địa bàn Tp Hà Nội) Chiều dài sông 1126 km (diện tích lưu vực sơng 11.806 km 2), chảy qua 16 tỉnh, thành phố: Vĩnh Phúc, Hà Nội, Bắc Ninh, Hà Nam, Hưng Yên, Hải Dương, Hải Phòng, Thái Bình, Nam Định, Ninh Bình Tài nguyên đất Trên sở khảo sát thực địa phân tích mẫu, tính chất đất xã Đào Xá cho thấy địa bàn xã chủ yếu đất phù sa màu mỡ bồi đắp từ sơng Hồng Loại đất có thành phần giới thịt trung bình, độ dày tầng đất từ 20 25cm, phù hợp cho phát triển lâm nghiệp, nông nghiệp trồng lâu năm, phát triển cho nông nghiệp lúa nước Tài nguyên nước * Nước mặt: Xã có nguồn tài nguyên nước mặt khác phong phú, dồi cung cấp từ sông Hồng nước từ ao hồ nhỏ nằm phân tán * Nguồn nước ngầm: Qua thăm dò khảo sát cho thấy mực nước ngầm xã cao, vào mùa khô Dân số, lao động việc làm * Dân số: Tổng số dân toàn xã 17.032 người, tốc độ tăng tự nhiên 1,28%/ năm, cư trú 11 cụm điểm dân cư Tồn xã có 3.625 hộ gia đình, gồm 2.766 hộ nông nghiệp; 271 hộ công nghiệp tiểu thủ công nghiệp (CN – TTCN) 588 hộ kinh doanh thương mại, dịch vụ Số người độ tuổi lao động 9.129 người chiếm 53,6% dân số, đó: lao động nơng nghiệp chiếm 41,6%; CNTTCN chiếm 32,87%; thương mại, dịch vụ chiếm 25,52% Tỉ lệ lao động thiếu việc làm 6,5% Lao động qua đào tạo 3753 người chiếm 41,11% tổng số lao động xã, đạt tiêu chí nơng thơn mớivề tỉ lệ lao động đào tạo Tồn xã có 160 nhà giáo, 450 người có trình độ đại học, cao đẳng, sau đại học công tác địa phương, quan nhà nước khắp miền Tổ quốc Xu hướng lao động trẻ lao động nam thoát ly khỏi nơng thơn tìm việc làm thị, khu công nghiệp ngày tăng Lao động nông nghiệp chủ yếu người già phụ nữ có trình độ chuyên môn kỹ thuật hạn chế nên hiệu ứng dụng khoa học kỹ thuật chưa cao khác theo quy định UBND) Văn sau chuyển tới UBND, văn thư tiến hành làm thủ tục tiếp nhận văn đến, phân loại sơ bóc bì, đóng dấu đến, ghi số ngày tháng đến Sau văn đăng ký vào sổ đăng ký văn đến * Trình chuyển giao văn đến: Văn sau đăng ký vào sổ đăng ký văn đến, văn thư tiến hành trình lãnh đạo xin ý kiến giải Ý kiến đạo lãnh đạo ghi dòng chuyển dấu đến Sau văn thư tiến hành nhân chuyển giao văn theo ý kiến chuyển lãnh đạo, văn thư không tiến hành đăng ký văn bổ sung văn gửi theo ý kiến chuyển lãnh đạo Văn đến đăng ký lần văn thư tiến hành tiếp nhận văn Do đặc điểm quan đơn vị có số lượng văn đến khơng nhiều nên giống việc chuyển giao văn khơng lập sổ chuyển giao văn đến Văn đến sau có ý kiến đạo lãnh đạo chuyển trực tiếp cho ban chun mơn cá nhân có trách nhiệm giải công việc * Theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến: Do văn đến quan không nhiều nên công việc giải nhanh chóng khơng có tượng cơng việc bị ứ đọng Mặt khác văn không quy định rõ thời hạn phải giải xong công việc cách cụ thể nên việc theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến việc lập sổ theo dõi đôn đốc việc giải văn khơng có Cán bộ, cơng chức quan q trình giải cơng việc tự theo dõi tiến trình giải văn báo lại với lãnh đạo lãnh đạo yêu cầu Nhận xét: Công tác quản lý văn đến thực tương đối tốt, văn chuyển tới tận tay người có trách nhiệm Tuy nhiên chưa có sổ chuyển giao văn đến Mặt khác số lượng văn đến khơng nhiều nên quan tận dụng sổ đăng ký văn đến làm sổ chuyển giao cách đưa thêm cột người nhận cột ký tên vào sổ đăng ký văn 36 đến quan 2.2.3 Thực trạng công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan a Thực trạng công tác lập hồ sơ hành Bất cơng việc sau hồn thành xong phải lập hồ sơ, thơng qua trình lập hồ sơ nâng cao chất lượng hiệu suất công tác cán bộ, công chức quan, giúp quan, đơn vị, quản lý văn chặt chẽ giữ gìn bí mật Đảng, Nhà nước quan Giúp quản lý công việc cán công chức quan Mặt khác sở, cầu nối để giúp công tác lưu trữ quan thực tốt "Lập hồ sơ việc tập hợp xếp văn bản, tài liệu hình thành q trình theo giõi giải cơng việc thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp định" Có 03 loại hồ sơ: Hồ sơ cơng việc, hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ nhân sư Tầm quan trọng việc lập hồ sơ phủ nhận, nhiên vấn đề chưa thật quan tâm ý coi trọng Tại UBND khơng có bảng danh mục hồ sơ nên khơng quản lý tổng số lượng hồ sơ có quan, số lượng hồ sơ nằm đơn vị ban chun mơn, có hồ sơ có giá trị lịch sử, khơng thể quản lý số hồ sơ đơn vị lập năm Quá trình lập hồ sơ diễn số ban chuyên môn, nhiên đơn việc tập hợp văn vào bì, ghi tên cho tập văn Văn tập khơng xác định giá trị tài liệu, không xắp xếp biên mục đầy đủ, tài liệu xắp xếp không với trình độ giải cơng việc… tài liệu bị trùng thừa, khơng có giá trị đưa vào lập hồ sơ VD: Tiêu đề hồ sơ Hồ sơ - Vấn đề- Thời gian ( Thiếu yếu tố địa điểm) Hồ sơ tuyển quân năm 2010 Sửa lại: Hồ sơ tuyển quân xã Đào Xá năm 2010 37 Tại chưa lập hồ sơ nguyên tắc công tác văn thư lưu trữ hồ sơ nguyên tắc lĩnh vực hoạt động khác đơn vị, ban chuyên môn quan b Thực trạng công tác giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Theo quy định hành văn sau giải xong phải lập thành hồ sơ giữ lại đơn vị có liên quan năm để nghiên cứu sử dụng giải công việc cần thiết sau phải giao nộp vào lưu trữ quan (Tuỳ thuộc vào loại tài liệu đưa thời hạn giao nộp phù hợp) Tuy nhiên đặc điểm quan đơn vị có số lượng văn q trình giải cơng việc văn chuyển phân tán ban chuyên môn nên số lượng văn đến văn ban chuyên môn không nhiều trung bình khoảng 150 văn /năm Cơ quan khơng có kho lưu trữ cơng tác giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan không diễn Tài liệu ban chuyên môn giữ lại ban chun mơn Nhận xét: Cơng tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan bước cuối nghiệp vụ cơng tác văn thư, xét mặt chung khâu nghiệp vụ chưa làm đầy đủ xác UBND cần tiến hành đưa bảng danh mục hồ sơ cho ban chuyên môn Văn thư quan tiến hành giữ 01 danh mục hồ sơ để tập hợp thông tin cung cấp cho lãnh đạo cần Mặt khác cần tiến hành mở đợt tập huấn cấp sở nhằm cung cấp cho cán công chức quan có cách nhìn tổng qt cơng tác lập hồ sơ, có đầy đủ kiến thức để đảm bảo cho q trình lập hồ sơ tốt khơng bị tài liệu, thiếu sót văn trình lập hồ sơ 2.2.4 Thực trạng cơng tác quản lý sử dụng dấu Con dấu có vai trò quan trọng việc ban hành văn bản, đóng dấu vào văn nhằm thể vị trí pháp lý quan, tổ chức khẳng định tính pháp lý, chân thực hiệu lực thi hành văn mà quan ban hành Theo tinh thần Quyết định số 181/2003/QĐ- TTg ngày 04 tháng năm 2003 Thủ tướng Chính phủ v/v ban hành quy chế cửa, quan hành 38 nhà nước địa phương, chế cửa, cửa liên thông Ngày tháng 03 năm 2008 UBND TP Hà Nội ban hành Quyết định số 296/QĐ- UBND v/v thực chế cửa, cửa liên thông UBND xã, phường, thị trấn Chủ tịch UBND xã đạo xây dựng đề án Quyết định thành lập Bộ phận tiếp nhận trả kết theo chế "Một cửa" UBND xã Đào Xá ngày 15/8/2009 Con dấu UBND xã giao cho nhân viên Văn phòng UBND HĐND giữ đóng dấu quan Tại dấu cất giữ tủ riêng biệt đặt phòng cửa, chìa khố tủ dấu cơng chức Văn phòng quản lý Nếu phải chịu hoàn toàn trách nhiệm trước lãnh đạo UBND Cơng chức Văn phòng có trách nhiệm thực quy định sau: a) Không giao dấu cho người khác chưa phép văn người có thẩm quyền; b) Phải tự tay đóng dấu vào văn bản, giấy tờ quan, tổ chức; c) Chỉ đóng dấu vào văn bản, giấy tờ sau có chữ ký người có thẩm quyền; d) Khơng đóng dấu khống Dấu đóng phải rõ ràng, ngắn, chiều dùng mực dấu quy định Khi đóng dấu lên chữ ký dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái Việc đóng dấu lên phụ lục kèm theo văn người ký văn định dấu đóng lên trang đầu, trùm lên phần tên quan, tên phụ lục Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu văn bản, tài liệu chuyên ngành thực theo quy định Bộ trưởng, Thủ trưởng quan quản lý ngành Nhận xét: Do nhận thức tầm quan trọng việc quản lý sử dụng dấu nên công tác quản lý sử dụng dấu thực tốt, 39 khơng xuất tình trạng đóng dấu khống chỉ, dấu… Cơng chức giữ dấu có tinh thần trách nhiệm cao việc bảo quản sử dụng dấu Trường hợp khỏi phòng dấu cho vào tủ khố cẩn thận Tuy nhiên đôi lúc dấu bị đóng lệch 2.2.5 Thực trạng cơng tác ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư Hiện công nghệ thông tin phát triển mạnh mẽ, lợi ích to lớn thiết thực mà mang lại cho người khơng thể phủ nhận việc ứng dụng cơng nghệ thơn tin vào công tác văn thư cần thiết, điều xuất phát từ thực tế người dần vi tính hóa cơng việc tiến tới xây dựng văn phòng khơng giấy tờ đòi hỏi phải cung cấp thơng tin nhanh chóng kịp thời cho lãnh đạo Nếu công tác văn thư quan tổ chức nói chung cơng tác văn thư UBND xã Đào Xá phát triển Trong quan văn chuyển giao thành quy trình khép kín cán chun mơn, văn thư lãnh đạo quan Khi lãnh đạo vắng nhận văn nắm bắt hoạt động quan Trực tiếp giải công việc quan, giúp cán cơng viên chức tự tra tìm văn cách nhanh chóng mà khơng ảnh hưởng tới nội dung văn Quá trình chuyển giao văn nhanh hơn, thuận lợi cho trình tra tìm văn bản, kiểm sốt cách chặt chẽ số lượng văn đến, văn đi, văn chưa giải quyết, văn chờ giải quyết, văn có văn trả lời, số ký hiệu văn trả lời, văn cần giải ngay… UBND xã Đào Xá có điều kiện thuận lợi (hệ thống máy tính nối mạng) để áp dụng phần mềm quản lý văn máy vi tính Tuy nhiên đơn áp dụng công nghệ thông tin vào công tác soạn thảo văn Với điều kiện thuận lợi thời gian không xa công tác văn thư tin học hố hồn chỉnh mang lại hiệu cao công việc TIỂU KẾT Trên tồn thực trạng cơng tác văn thư UBND xã Đào Xá 40 mà em khảo sát trình thực tập quan Nhìn chung công tác văn thư quan tâm đạo tương đối tốt, công tác quản lý văn đi, văn đến, soạn thảo văn công tác quản lý sử dụng dấu thực tốt Tuy nhiên bên cạnh vấn đề đặt phải không ngừng xây dựng hồn thiện cơng tác văn thư UBND cơng tác thực thực tốt mang lại hiệu cao phục vụ cho hoạt động QLNN quan việc xây dựng phát triển kinh tế văn hoá xã hội Với thực trạng đặt nhiều vấn đề cần lãnh đạo UBND xã quan tâm đạo sát để công tác thực ngày tốt Làm tốt công tác không phục vụ cho lợi ích UBND xã Đào Xá nói riêng mà phục vụ cho phát triển chung toàn xã hội 41 CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND XÃ ĐÀO XÁ I MỘT VÀI NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND XÃ ĐÀO XÁ Sau 03 tháng thực tập văn phòng HĐND - UBND xã Đào Xá với trình tiếp xúc, tìm hiểu thực tế cơng việc em thấy công tác văn thư UBND xã vào hoạt động tương đối khoa học, có quy trình, thơng suốt vào nề nếp Một phần nỗ lực phấn đấu không ngừng cán bộ, công nhân viên quan dần ý thức trách nhiệm tầm quan trọng cơng việc, với quan tâm đạo sát lãnh đạo UBND Tuy nhiên cơng việc gì, q trình thực tránh khỏi hạn chế Dưới em xin đưa số nhận xét ưu điểm mà công tác văn thư đạt được, bên cạnh số hạn chế cần lưu ý khắc phục, cụ thể: Ưu điểm: Nhìn chung cơng tác Văn thư UBND xã Đào Xá thực tương đối theo quy định pháp luật quan quản lý Nhà nước cấp Việc tổ chức công tác Văn thư theo hình thức tập trung giúp cho quan lý thống văn đi, đến quan Số lượng văn quy đầu mối giúp cho việc tra tìm văn nhanh chóng, xác đáp ứng kịp thời việc cung cấp thông tin Đặc biệt kiểm tra chất lượng quy trách nhiệm dễ dàng Quy trình quản lý văn đi, văn đến thực nhanh chóng, xác, chuyển giao đối tượng Tất văn đến theo dõi chặt chẽ qua việc đăng ký vào sổ để đôn đốc giải kịp thời + Về quản lý sử dụng dấu: Thực theo quy định Chính phủ quy định hành công tác đảm bảo dấu bảo quản tốt không bị dấu, dấu sử dụng theo quy định pháp luật Cho tới 42 UBND xã chưa có sai phạm nghiêm trọng lĩnh vực quản lý sử dụng dấu + Cơ quan ban hành quy chế công tác văn thư đảm bảo tạo hành lang sở pháp lý để công tác văn thư thực tốt vào nề nếp Nhược điểm: Tuy nhiên bên cạnh ưu điểm mà công tác văn thư đạt tồn số hạn chế cụ thể: + Tại cán chun mơn có số hiểu biết công tác văn thư công tác lập hồ sơ hành chưa đầy đủ Một số cán không coi trọng yếu tố thể thức kỹ thuật trình bày văn làm mang tính chất đại khái, q trình quản lý văn bị chồng chéo, sai chức năng.Văn thư không tiến hành làm đầy đủ công việc mà cán chun mơn tiến hành làm (Khâu trình ký văn bản) + Một số văn ban hành bị lỗi kỹ thuật trình bày mà chủ yếu soạn thảo theo cách làm truyền thống quan + Cơ quan chưa có bảng danh mục hồ sơ, trình lập hồ sơ diễn không đầy đủ khâu nghiệp vụ, hồ sơ chưa xác định giá trị định thời hạn nộp lưu vào lưu trữ quan (lưu trữ hành) theo quy định pháp luật II MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND XÃ ĐÀO XÁ Dựa sở thực tiễn sở lý luận công tác văn thư sau trình vào tìm hiểu phân tích thực trạng công tác văn thư UBND xã Đào Xá xin đưa số giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác văn thư UBND xã thời gian tới, tạo điều kiện phát huy vai trò to lớn công tác văn thư phục vụ cho q trình quản lý, điều hành giải cơng việc lãnh đạo UBND đồng thời góp phần ổn định trị, phát triển kinh tế xã hội, đảm bảo an ninh quốc phòng địa bàn xã ngày tốt Trong giải pháp đưa sau tơi chủ yếu sâu vào việc hồn 43 thiện văn đạo thực công tác văn thư xây dựng đội ngũ cán làm công tác mà không sâu vào khâu nghiệp vụ xét cho người trung tâm vũ trụ, vạn vật Vì có đạo quan tâm tốt cấp lãnh đạo nghiệp vụ văn thư thực khoa học đảm bảo cho công tác văn thư thực tốt Hồn thiện đội ngũ cán làm cơng tác văn thư Như nói người trung tâm yếu tố quan trọng, định tới thành bại công việc phát triển bền vững lĩnh vực đó, cơng tác văn thư ngoại lệ Để công tác văn thư hồn thiện vấn đề chuẩn hố đội ngũ cán làm cơng tác văn thư vấn đề cần thiết, quan trọng mang tính chất định Nếu cán văn thư có cách tổ chức thực khoa học, tối ưu cơng việc hồn thành nhanh chóng Để cơng tác văn thư nói chung khâu nghiệp vụ cơng tác văn thư nói riêng thực tốt cần hồn thiện đội ngũ cán làm công tác văn thư nâng cao lực chuyên môn, nhận thức cán làm công tác văn thư + UBND cần có chế độ khen thưởng kỷ luật rõ ràng cán làm công tác văn thư quan để họ thấy quyền lợi trách nhiệm hoạt động xây dựng hồn thiện cơng tác văn thư quan + Hàng năm cán văn thư phải cử đào tạo nghiệp vụ theo chương trình đào tạo Nhà nước + Tự cán văn thư phải khơng nghừng học hỏi để nâng cao trình độ chun mơn tránh tinh thần "an phận thủ thường" coi công tác không quan trọng số người thường hay quan niệm + Mỗi cán bộ, cơng chức chun mơn q trình theo dõi giải cơng việc làm khâu nghiệp vụ công tác văn thư, nghiệp vụ lập hồ sơ, quan cần tổ chức tập huấn cho cán bộ, công chức UBND công tác lập hồ sơ công việc hồ sơ nguyên tắc vấn 44 đề phụ trách, nâng cao ý thức cho cán bộ, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho trình giải cơng việc Đây yếu tố quan trọng việc xây dựng hoàn thiện đội ngũ cán làm cơng tác văn thư thời gian tới lãnh đạo UBND cần quan tâm thực Chỉ yếu tố người đầu tư thích đáng cơng tác văn thư UBND xã Đào Xá nói riêng cơng tác văn thư Việt Nam nói chung phát huy mạnh, giá trị tầm quan trọng xã hội UBND cần tăng cường đạo hoàn thiện hệ thống văn quy phạm pháp luật quản lý công tác văn thư * Nâng cao nhận thức lãnh đạo công tác văn thư Hiện cán lãnh đạo có ý thức hiểu biết đầy đủ rộng rãi cơng tác văn thư mục đích biện pháp nhằm nâng cao nhận thức cấp lãnh đạo công tác văn thư UBND xã Giúp cho việc tổ chức đạo công tác văn thư ngày tốt việc trọng xây dựng hoàn thiện hệ thống văn đạo công tác văn thư Vì quan tâm đạo cấp lãnh đạo yếu tố vô quan trọng định trực tiếp tới cách thức tổ chức hoạt động công tác văn thư UBND xã Để làm việc khó đòi hỏi phải có yếu tố khách quan tác động trực tiếp tới nhận thức lãnh đạo Yếu tố khách quan quan tổ chức nhà nước quản lý lĩnh vực Chính phủ, Bộ Nội vụ Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước qua văn hướng dẫn thực cơng tác văn thư nói chung cơng tác văn thư cấp xã nói riêng Hiện nhà nước ta ban hành nhiều văn công tác văn thư phần thay đổi nhận thức lãnh đạo, nhiên việc ban hành văn đạo công tác văn thư cấp xã chưa nhiều chưa rõ nét Vì vấn đề cấp thiết thời gian tới quan có thẩm quyền cần ban hành thêm văn hướng dẫn chi tiết công tác văn thư nói chung cơng tác văn thư cấp xã 45 nói riêng tạo sở thống thực toàn quốc * Hoàn thiện văn đạo công tác văn thư UBND + Ban hành danh mục hồ sơ quy định lập hồ sơ cơng việc mà cán chịu trách nhiệm giải + Xây dựng kế hoạch dài hạn, ngắn hạn thực công tác văn thư, việc thực cần vào tình hình thực tế quan, kế hoạch trước Trong kế hoạch cần đề mục tiêu cụ thể bước thực + Ban hành định việc tổ chức tra, kiểm tra định kỳ việc thực công tác văn thư UBND xã Trên văn quan trọng ban hành thực nghiêm túc đưa công tác văn thư thực tốt Hoàn thiện khâu nghiệp vụ văn thư a Về soạn thảo ban hành văn Để khâu nghiệp vụ soạn thảo ban hành văn hoàn thiện cán văn thư cần phải nghiên cứu sâu tìm hiểu Thơng tư 55/2005/TTLT- BNV- VPCP hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản, Thơng tư 01/2011/TT-BNV hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Mặt khác cần phổ biến thơng tư tinh thần thơng tư cho tồn cán quan biết hiểu rõ ràng, xác đầy đủ tinh thần thông tư b Về quản lý văn đi, văn đến + Xây dựng quy trình quản lý văn đi, văn đến (có áp dụng ISO 9000:2001) khâu tiếp nhận văn đến trình chuyển phát văn đi, quy trình phân rõ trách nhiệm cá nhân (cán văn thư, thủ trưởng quan, cán chuyên môn(cán soạn thảo)) bước quy trình (sơ đồ xem phụ lục) Ví dụ: Văn đến ( nhiệm vụ cấp) + Văn thư: Tiếp nhận văn đến, đăng ký văn đến, trình lãnh đạo xin ý kiến chuyển giao văn bản, lưu 46 + Lãnh đạo quan: cho ý kiến giải + Cán chuyên môn: Nhận văn từ văn thư, ký nhận văn * Văn trả lời văn đến: + Cán chuyên môn: Soạn thảo văn bản, sửa chữa bổ sung thảo, ký nháy vào cuối phần nội dung để xác định độ xác nội dung văn chịu trách nhiệm nội dung văn bản, lưu + Văn thư: Đánh máy, kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn bản, ký nháy vào cuối văn để xác định tính hợp pháp thể thức văn bản( trường hợp văn thư giao trách nhiệm kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn bản, trường hợp văn thư không đựơc giao trách nhiệm Chánh Văn phòng Trưởng phòng Hành tiến hành kiểm tra ký, trình lãnh đạo ký, ghi số, ngày tháng, đóng dấu cho văn bản, đăng ký văn đi, làm thủ tục chuyển phát văn (cả nôi quan văn chuyển quan) + Lãnh đạo quan: Kiểm tra văn bản, duyệt văn bản, ký văn Các bước quy trình trình thực đan xen vào tạo quy trình khép kín mang tính chặt chẽ c Cơng tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Để cơng tác hồn thiện quan cần tiến hành lập bảng DMHS quan Có 02 cách lập DMHS: Cách 1: Cán văn thư, lưu trữ xây dựng DMHS cho ban chuyên môn (căn vào hồ sơ lập từ năm trước, vào chức nhiệm vụ ban chuyên môn) chuyển lãnh đạo cán chuyên môn xem xét cho ý kiến sửa chữa, bổ sung trình lãnh đạo ký duyệt Văn thư chuyển 01 cho ban chuyên môn (DMHS ban chun mơn chuyển ban chun mơn đó) giữ lại văn thư 01 Cách 2: Cán chuyên môn đưa dự kiến DMHS đơn vị mình, văn thư tổng hợp thành DMHS tồn quan trình lãnh đạo UBND xin ý kiến Văn thư giữ lại 01 gửi cho ban chuyên môn 01 để làm lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan 47 TIỂU KẾT Trên toàn giải pháp chủ yếu nhằm hồn thiện cơng tác văn thư UBND xã hy vọng tương lai sở cho việc xây dựng hồn thiện cơng tác văn thư UBND xã thời gian tới nguồn tư liệu thàm khảo việc tổ chức cơng tác văn thư UBND cấp xã nói chung, với quan, tổ chức mà công tác văn thư chưa hồn thiện lấy nguồn tư liệu tham khảo thiết thực III MỘT SỐ KIẾN NGHỊ Để công tác văn thư thực tốt nữa, phát huy sức mạnh hoạt động sở ưu điểm đạt khắc phục hạn chế, tồn Trong thời gian thực tập văn phòng HĐND - UBND xã Đào Xá thực tế sâu nghiên cứu xin đưa số kiến nghị nhằm hồn thiện cơng tác văn thư thời gian tới: + Tăng cường thêm số lượng cán có nghiệp vụ chun mơn vững vàng mà số lượng công việc ngày nhiều + Lãnh đạo UBND xã cần quan tâm bố trí cho phòng văn thư có khơng gian rộng để tạo điều kiện thuận lợi cho công việc +Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin dựa tảng ứng dụng công nghệ thông tin + Trong khâu nghiệp vụ công tác văn thư cần có hệ thống văn quản lý chặt chẽ đặc biệt công tác lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan + Hằng năm cần cử cán văn thư đào tạo nâng cao trình độ, nghiệp vụ chun mơn, công tác ứng dụng công nghệ thông tin quản lý + Cần tiến hành lập hồ sơ nguyên tắc công tác văn thư hướng dẫn ban chuyên môn lập hồ sơ công việc mà phân cơng giải 48 KẾT LUẬN Trên kết đợt thực tập cuối khóa em UBND xã Đào Xá Trong thời gian thực tập quan áp dụng kiến thức mà thầy cô trang bị cho em thời gian học trường vào thực tiễn công việc quan giúp em hiểu rõ tầm quan trọng cần thiết công tác văn thư quan Trong trình nghiên cứu tìm hiểu học hỏi UBND xã Đào Xá em nhận thấy có khảo sát thực tế giúp cho học sinh, sinh viên củng cố kiến thức học, vận dụng vào thực tiễn công việc sau Qua đợt thực tập giúp em nhiều việc tiếp xúc thực tế với công việc Đây điều kiện thuận lợi, bổ ích cần thiết để em sâu vào tìm hiểu, nghiên cứu thêm chun ngành theo học Có thể nói đưa lý thuyết áp dụng vào thực tiễn giúp cho sinh viên có điều kiện tự thực khâu nghiệp vụ chun mơn hồn thiện tay nghề, tác phong làm việc phong cách giao tiếp ứng xử yếu tố quan trọng để đánh giá phẩm chất, đạo đức nghề nghiệp, tinh thần trách nhiệm công việc Trong ứng xử phải mực, khiêm tốn công việc nghiệp vụ chuyên mơn q trình thực tập lúc để sinh viên hoàn thiện kỹ nghiệp vụ đưa lý thuyết vào thực tiễn Là bước quan trọng để hoàn thiện kỹ nghiệp vụ cán văn phòng, đồng thời cho sinh viên làm quen với mơi trường cơng sở Đây tiền đề sở cho tự tin bước vào thực tế cơng việc sau Đây tồn thực trạng công tác văn thư UBND xã Đào Xá mà em có dịp tìm hiểu khảo sát thời gian thực tập Thơng qua cho em nhìn đầy đủ tồn diện cách thức tổ chức văn thư UBND xã Đào Xá nói riêng Từ giúp em có nhìn đầy đủ hơn, sâu sắc kỹ nghiệp vụ học, có điều kiện so sánh đối chiếu điểm khác biệt lý thuyết thực tiễn bổ sung vào vốn kiến thức lý luận đồng thời qua thấy đa dạng, phong phú khó khăn hạn chế công việc thân, thấy đan xen nhiều yếu tố để hoàn thành cơng việc, thân tích luỹ nhiều kinh nghiệm 49 học trình làm việc xây dựng tổ chức văn thư quan ngày hoàn thiện làm việc quan, tổ chức Tuy nhiên khối lượng công việc nhiều với nhiều loại hình cơng việc, thời gian thực tập ngắn nên em gặp nhiều khó khăn q trình tiếp xúc với cơng việc mơi trường lúng túng khả giao tiếp với người, chưa thục thao tác nghiệp vụ công tác văn thư ngày đầu đóng dấu lệch Những kết báo cáo trình tìm hiểu làm việc nghiên túc tơi suốt q trình thực tập UBND xã Đào Xá, hy vọng nguồn thơng tin giúp UBND xã xây dựng hồn thiện cơng tác văn thư đồng thời nguồn tư liệu tham khảo cho quan tổ chức khác Tuy nhiên hiểu biết thân nhiều hạn chế nên báo cáo em không tránh khỏi thiếu sot sai lầm chưa đáp ứng hết yêu cầu khoa nhà trường đặt Vì em mong nhận đóng góp ý kiến tồn cán UBND thầy cô giáo khoa Văn thư, lưu trữ để bổ sung cho nhận thức em báo cáo hoàn thiện Đợt thực tập kiểm tra cuối để đánh giá khả nhận thức sinh viên chúng em thời gian học trường Qua báo cáo lần cho phép em gửi lời cảm ơn chân thành sâu sắc tơi thầy cô giáo, giảng viên trường Đại học Nội vụ Hà Nội, anh Nguyễn Văn Tùng chị Nguyễn Thị Trang văn phòng HĐND- UBND xã Đào Xá Chị Nguyễn Thị Lệ Hằng cán văn thư lưu trữ xã Đào Xá cung cấp số liệu quan trọng bảo hướng dẫn tận tình tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành báo cáo đợt thực tập Em xin chân thành cảm ơn ! Đào Xá, ngày 10 tháng năm 2017 SINH VIÊN Nguyễn Hà Nga 50 ... thường, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng, đậm; chữ đầu cụm từ viết hoa, cụm từ có gạch ngang nhỏ; phía có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài độ dài dòng chữ * Tên quan, tổ chức ban hành văn bản: Bao... vụ cơng tác văn thư Em xin chân thành cảm ơn! Đào Xá, ngày 31 tháng năm 2013 SINH VIÊN Nguyễn Hà Nga CHƯƠNG I: VÀI NÉT VỀ SỰ HÌNH THÀNH VÀ CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND... quan, tổ chức ban hành văn trình bày chữ in hoa, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng, đậm; phía có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài từ 1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ đặt cân đối so với dòng chữ * Số, ký hiệu