tiểu luận: Tìm hiểu công tác văn thư tại UBND thành phố cẩm phả

MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lí do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề 2 3. Mục địch nghiên cứu đề tài 2 4. Đối tượng nghiên cứu 2 5. Phạm vi nghiên cứu: 3 6. Phương pháp nghiên cứu 3 7. Bố cục đề tài 3 CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÍ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT VỀ UBND THÀNH PHỐ CẨM PHẢ 4 1.1. Một số vấn đề lí luận về Công tác Văn thư 4 1.2. Một số nét khái quát về UBND Thành phố Cẩm Phả 4 1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND thành phố Cẩm Phả 5 1.2.2. Cơ cấu tổ chức của UBND thành phố Cẩm Phả 6 CHƯƠNG 2: CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND THÀNH PHỐ CẨM PHẢ 11 2.1. Thực trạng công tác Văn thư tại UBND thành phố Cẩm Phả 11 2.1.1. Công tác chỉ đạo công tác Văn thư tại UBND thành phố Cẩm Phả 11 2.1.2. Tình hình cán bộ làm công tác văn thư 11 2.1.3. Thực trạng, tình hình công tác văn thư tại UBND thành phố Cẩm Phả 12 2.1.3.1. Công tác xây dựng và ban hành văn bản 12 2.1.3.2. Công tác quản lí và giải quyết văn bản đến 15 2.1.3.3. Công tác quản lí văn bản đi 18 2.1.3.4. Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan UBND thành phố 20 2.1.3.5. Công tác quản lý và sử dụng con dấu 22 2.1.3.6. Trang thiết bị làm việc tại phòng văn thư chuyên trách 23 2.2. Đánh giá ưu điểm và nhược điểm của UBND thành phố Cẩm Phả 24 2.2.1. Ưu điểm 24 2.2.2. Nhược điểm 25 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ NHỮNG BIỆN PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND THÀNH PHỐ CẨM PHẢ 26 3.1. Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác văn thư tại UBND thành phố Cẩm Phả 26 3.2. Một số kiến nghị với UBND thành phố Cẩm Phả 28 KẾT LUẬN 29 TÀI LIỆU THAM KHẢO

LỜI CAM ĐOAN

Tôi học lớp Lưu trữ học 14A Đây là bài tiểu luận của tôi với đề tài “Tìm hiểu công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân thành phố Cẩm Phả” Tôi xincam đoan thông tin trong tiểu luận này là hoàn toàn trung thực và chính xác Tôixin cam đoan bài tiểu luận của tôi là do tôi làm

LỜI CẢM ƠN

Để có thể hoàn thiên được bài tiểu luận này em xin chân thành cảm ơngiảng viên TS Bùi Thị Ánh Vân đã tận tình chỉ bảo, hướng dẫn em qua từngbuổi học trên lớp Nếu như không có những hướngdẫn, chỉ bảo của cô thì emnghĩ bài tiểu luận này rất khó có thể hoàn thiện được

Trong bài tiểu luận vẫn còn những khuyết điểm và thiếu xót em mong côtham gia đóng góp ý kiến để bài tiểu luận được hoàn thiện hơn

Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn cô

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

2 HĐND và UBND Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lí do chọn đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 2

3 Mục địch nghiên cứu đề tài 2

4 Đối tượng nghiên cứu 2

5 Phạm vi nghiên cứu: 3

6 Phương pháp nghiên cứu 3

7 Bố cục đề tài 3

CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÍ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT VỀ UBND THÀNH PHỐ CẨM PHẢ 4

1.1 Một số vấn đề lí luận về Công tác Văn thư 4

1.2 Một số nét khái quát về UBND Thành phố Cẩm Phả 4

1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND thành phố Cẩm Phả 5

1.2.2 Cơ cấu tổ chức của UBND thành phố Cẩm Phả 6

CHƯƠNG 2: CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND THÀNH PHỐ CẨM PHẢ 11 2.1 Thực trạng công tác Văn thư tại UBND thành phố Cẩm Phả 11

2.1.1 Công tác chỉ đạo công tác Văn thư tại UBND thành phố Cẩm Phả 11

2.1.2 Tình hình cán bộ làm công tác văn thư 11

2.1.3 Thực trạng, tình hình công tác văn thư tại UBND thành phố Cẩm Phả 12

2.1.3.1 Công tác xây dựng và ban hành văn bản 12

2.1.3.2 Công tác quản lí và giải quyết văn bản đến 15

2.1.3.3 Công tác quản lí văn bản đi 18

2.1.3.4 Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan UBND thành phố 20

2.1.3.5 Công tác quản lý và sử dụng con dấu 22

2.1.3.6 Trang thiết bị làm việc tại phòng văn thư chuyên trách 23

2.2 Đánh giá ưu điểm và nhược điểm của UBND thành phố Cẩm Phả 24

2.2.1 Ưu điểm 24

2.2.2 Nhược điểm 25

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ NHỮNG BIỆN PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND THÀNH PHỐ CẨM PHẢ 26

3.1 Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác văn thư tại UBND thành phố Cẩm Phả 263.2 Một số kiến nghị với UBND thành phố Cẩm Phả 28

KẾT LUẬN 29 TÀI LIỆU THAM KHẢO

lý Nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan nói riêng Công tác quản lý Nhànước đòi hỏi phải có đầy đủ thông tin cần thiết, được cung cấp từ nhiều nguồnkhác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu và chính xác nhất là thông tin bằngvăn bản Công tác Văn thư được làm tốt sẽ góp phần giải quyết công việc đượcnhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, chế độ, giữ gìn

bí mật của Đảng, Nhà nước Công tác Văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ mọi hoạtđộng của cơ quan cũng như hoạt động của cá nhân giữ trách nhiệm khác nhautrong cơ quan Công tác Văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điềukiện làm tốt công tác Lưu trữ Theo kế hoạch của bộ môn cùng sự quan tâm,giúp đỡ, hướng dẫn nhiệt tình của giảng viên TS Bùi Thị Ánh Vân, cán bộ Vănphòng Uỷ ban nhân dân thành phố Cẩm Phả Đặc biệt là bà Lại Thị Xuân cán bộVăn thư – Lưu trữ thành phố, tôi đã có 3 tuần tìm hiểu kỹ hơn về nội dung côngtác nghiệp vụ Văn thư ở Uỷ ban nhân dân thành phố Cẩm Phả Trong nghiệp vụvăn thư gồm có: xây dựng và ban hành văn bản; quản lý giải quyết văn bản đi –đến; quản lý và sử dụng con dấu; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào kho lưu trữ cơquan Được sự giúp đỡ, hướng dẫn của các cán bộ trong cơ quan cùng với vốn

kiến thức đã được trang bị ở trường tôi quyết định chọn đề tài: “Tìm hiểu công tác văn thư tại UBND thành phố Cẩm Phả” Tôi chọn đề tài này bởi chuyên

ngành của tôi đang theo học tại trường Đại học Nội vụ Hà Nội là ngành Văn thư– lưu trữ Việc tìm hiểu công tác văn thư giúp tôi hiểu hơn về ngành mình đanghọc, và hiểu hơn về công việc sau này của mình Để sau này ra trường tôi đã sẵnmột phần vốn tri thức về chuyên ngành mình học, nó sẽ giúp ích tôi trong côngviệc và tương lai của tôi

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Nghiên cứu công tác văn thư có rất nhiều công trình khoa học có giá trị

về lý luận và thực tiễn góp phần hình thành hệ thống lý luận chung về công tácnêu trên Tiêu biểu có tác giả Hoàng Giang với cuốn “Cẩm nang nghiệp vụ vănthư cơ bản” của NXB Lao Động Hà Nội, “Các văn bản hiện hành mới nhất vềcông tác văn thư” của NXB Lao Động,…

3 Mục địch nghiên cứu đề tài

Để có một văn bản mang tính chính xác cao, đòi hỏi người phụ tráchcông tác văn thư cần phải có những kỹ năng về xây dựng văn bản, cần nắm đượccác phương pháp soạn thảo văn bản vừa đầy đủ nội dung vừa đúng thể thức củamỗi loại văn bản cụ thể do Nhà nước quy định

Để phục vụ tốt công tác nghiên cứu, quản lý,…thì việc tìm kiếm vănbản đã lưu trữ đòi hỏi cần phải nhanh chóng, chính xác

Mục đích của đề tài nhằm giúp hiểu thêm công tác văn thư tại UBNDthành phố Cẩm Phả với những công việc như thế nào, trình tự làm việc ra sao,

cơ cấu tổ chức được sắp xếp như thế nào…

4 Đối tượng nghiên cứu

Bất kì một đơn vị hành chính sự nghiệp, dù ở lĩnh vực nào thì cũng phảicần có một bộ phận văn thư lưu trữ Thực tế công tác văn thư - lưu trữ ở nhiềuđơn vị chưa được quan tâm đúng mức mà chỉ coi đây là công việc sự vụ đơnthuần Người ta chưa thấy được vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng của công tácvăn thư – lưu trữtrong văn phòng các cơ quan đơn vị Cán bộ công chức vănphòng chưa được đào tạo đến nơi đến chốn do đó kiến thức chuyên môn, nghiệp

vụ chưa đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi của sự nghiệp đổi mới công tác văn thư lưu trữ

Đề tài này được nghiên cứu trong phạm vi UBND thành phố Cẩm Phả

-Quảng Ninh, thông qua đề tài góp phần giúp nhân viên văn phòng nói chung,nhân viên văn thư hiểu rõ hơn về công việc mình đang làm và hoàn thành tốtnhiệm vụ của mình.

5 Phạm vi nghiên cứu:

Đề tài này được nghiên cứu trong phạm vi UBND thành phố Cẩm Phảtỉnh Quảng Ninh

6 Phương pháp nghiên cứu

Để làm được bài tiểu luận này và cũng như hiểu rõ hơn về công tác vănthư ở UBND thành phố Cẩm Phả, đó là sự giúp hướng dẫn và giúp sức rất lớncủa giảng viên bộ môn Phương pháp nghiên cứu khoa học - TS.Bùi Thị ÁnhVân và bà Lại Thị Xuân – cán bộ văn thư lưu trữ thành phố Cẩm Phả

TS.Bùi Thị Ánh Vân đã giúp tôi rất nhiều trong việc làm thế nào đểthành một bài tiểu luận, từ kết cấu của bài, cho đến cách trình bày, sắp xếp cácmục Ngoài ra cô luôn tận tình trả lời các câu hỏi để tôi hiểu hơn về bố cục củamột bài tiểu luận

Bà Lại Thị Xuân đã giúp tôi tìm những Quyết định, thông tư, Công vănnói về công tác văn thư ở UBND thành phố Cẩm Phả, bà còn chỉ cho tôi hiểu rõ

về tính chất công việc cũng như cách làm việc, cơ cấu tổ chức ở UBND thànhphố Cẩm Phả

- Chương 2:Công tác văn thư tại UBND thành phố Cẩm Phả

- Chương 3:Một số những biện pháp để nâng cao hiêu quả công tác vănthư tại UBND thành phố Cẩm Phả

- Kết luận

CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÍ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ

KHÁI QUÁT VỀ UBND THÀNH PHỐ CẨM PHẢ

1.1.Một số vấn đề lí luận về Công tác Văn thư

- Một số khái niệm về Công tác Văn thư

Những công việc như soạn thảo, duyệt ký ban hành văn bản, chuyểngiao, tiếp nhận, đăng ký vào sổ, quản lý văn bản, lập hồ sơ,… được gọi chung làcông tác văn thư và đã trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối với cán bộ, viênchức mọi cơ quan, tổ chức Có thể định nghĩa công tác văn thư trong các cơquan, tổ chức Đảng và các tổ chức chính trị-xã hội như sau:

Công tác văn thư trong các cơ quan Đảng, tổ chức Đảng và các tổ chứcchính trị-xã hội bao gồm toàn bộ các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản;quản lý và sử dụng con dấu, quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quátrình hoạt động của các cơ quan, tổ chức Đảng và các tổ chức chính trị-xã hội

Từ khái niệm trên ta có thể thấy rằng công tác văn thư có mặt ở hầu hếtcác cơ quan, tổ chức đảng, các tổ chức chính trị-xã hội Hoạt động này trở thànhhoạt động thường xuyên ở cơ quan, góp phần không nhỏ trong việc nâng caochất lượng lãnh đạo, chỉ đạo và hiệu quả hoạt động của cấp ủy, của các cơ quanĐảng, các tổ chức chính trị-xã hội từ trung ương tới địa phương

1.2 Một số nét khái quát về UBND Thành phố Cẩm Phả

- Giới thiệu về UBND Thành phố Cẩm Phả

Cẩm Phả là một thành phố trực thuộc tỉnh Quảng Ninh, nằm ở

vùng Đông Bắc Bộ Việt Nam Cẩm Phả là thành phố lớn thứ hai (xét về dân số)của tỉnh Quảng Ninh

Cẩm Phả nằm cách thủ đô Hà Nội khoảng 200 km về phía đông bắc,cách trung tâm thành phố Hạ Long 30 km, có toạ độ địa lýtừ 20o58'10 - 21 o 12' vĩ

tế như công nghiệp khai thác chế biến than, sản xuất vật liệu xây dựng, cơ khí,chế tạo thiết bị điện, máy mỏ, xe tải nặng, công nghiệp đóng tàu, thươngmại dịch vụ, du lịch Năm 2014, tốc độ tăng trưởng kinh tế trên 14%, thu ngânsách thành phố là trên 1000 tỷ đồng, thu nhập bình quân đầu người đạt4.700 USD.

Trữ lượng khoáng sản chủ yếu của Cẩm Phả là than đá, với tổng tiềmnăng ước tính trên 3 tỷ tấn trong tổng số 8,4 tỷ tấn trữ lượng thancủa toàntỉnh Quảng Ninh Cẩm Phả có hệ thống đường sắt dùng chuyên chở than chạydọc thành phố chở than đến Nhà máy Tuyển Than Cửa Ông Các mỏ than lớn

như Cọc Sáu, Ðèo Nai, Cao Sơn,… Ngoài ra, các khoáng sản khác như

antimon, đá vôi, nước khoáng đều là những tài nguyên quý hiếm Vùng núi đávôi ở Cẩm Phả là nguồn nguyên liệu dồi dào cho việc phát triển các ngành sảnxuất xi măng, nhiệt điện và vật liệu xây dựng, với Nhà máy xi măng Cẩm Phả.Thành phố Cẩm Phả có nghề khai thác hải sản với hơn 50 km bờ biển, nhưngchủ yếu là đánh bắt trong bờ, sản lượng thấp

Ngoài ra, Cẩm Phả còn là nơi đến của hàng vạn khách tham quan, chiêmbái với quần thể di tích Đền Cửa Ông, chùa Cái Bầu…

- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND thành phố Cẩm Phả

1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND thành phố Cẩm Phả

Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành củaHội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu tráchnhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên

Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, gópphần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước

từ trung ương tới cơ sở

Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bảncủa cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấpnhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố

quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn, cụ thể là:

- Phát triển kinh tế, Công nghiệp, Nông nghiệp, Thương nghiệp, văn

hóa – xã hội, giáo dục, y tế,…

- Thu chi Ngân sách của địa phương theo quy định của pháp luật, phối

hợp với cơ quan để đảm bảo thu đúng, thu đủ, thu kịp thời các loại thuế và cáckhoản thu khác

- Tuyên truyền giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp,

Luật, các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐNDcùng cấp, tổ chức kinh tế - xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân và công dân địaphương

- Bảo đảm an ninh, chính trị, trật tự an toàn xã hội, thực hiện nhiệm vụ

xây dựng lực lượng vũ trang và xây dựng lực lượng Quốc phòng toàn dân, thựchiện chế độ nghĩa vụ quân sự, đi lại của người ngoài địa phương

- Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước của các tổ chức và

công dân, bảo vệ quyền tự do, dân chủ của nhân dân

- Quản lý tổ chức biên chế lao động tiền lương, bảo hiểm xã hội.

UBND thành phố Cẩm Phả làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ,tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách và thực hiện chế độ chủ trương quyết địnhtheo đa số Phát huy quyền làm chủ của nhân dân, tang cường pháp chế XHCN,ngăn chặn các biểu hiện quan liêu, lãng phí, tham nhũng, cửa quyền, hách dịch

và một số biểu hiện thiếu tích cực khác xuất hiện trong cơ quan, cán bộ côngchức trong bộ máy cơ quan

UBND thành phố có trách nhiệm chỉ đạo, điều hành thực hiện cácnhiệm vụ, chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm đã đề ra, quản lí, hướngdẫn các phường trong hoạt động quản lý Nhà nước

1.2.2 Cơ cấu tổ chức của UBND thành phố Cẩm Phả

UBND thành phố Cẩm Phả là cơ quan quản lý hành chính Nhà nước ởđịa phương thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức hoạt động theo quy địnhcủa Luật Tổ chức HĐND và UBND

Đứng đầu UBND thành phố là Chủ tịch UBND: ông Vũ Quyết Tiến, là

người phụ trách chung, lãnh đạo điều hành toàn diện các mặt công tác củaUBND thành phố, đôn đốc kiểm tra công tác của huyện, chỉ đạo điều hành hoạtđộng của các thành viên cấp dưới và các phòng, ban chuyên môn trực thuộcUBND thành phố, trừ các vấn đề thuộc thẩm quyền tập thể của UBND thànhphố Mặt khác, Chủ tịch UBND phải chịu trách nhiệm cá nhân về những nhiệm

vụ, quyền hạn được giao riêng cho mình và cùng với các thành viên của UBNDchịu trách nhiệm của UBND trước HĐND thành phố và cấp trên

Phó Chủ tịch UBND thành phố gồm 3 Phó Chủ tịch giúp việc cho chủ tịch: Các phó chủ tịch UBND thành phố được phân công chỉ đạo một số lĩnhvực công tác, chỉ đạo, điều hành hoạt động một số phòng, ban ngành chuyênmôn của UBND thành phố, cụ thể:

- Phó Chủ tịch UBND Thành phố: ông Phạm Văn Kính: Trực tiếp phụ

trách, chỉ đạo các lĩnh vực công tác: Văn hoá, Thể dục - Thể thao và Du lịch;Bưu chính - Viễn thông; Giáo dục - Đào tạo; Y tế; Báo chí - Phát thanh, Truyềnhình; Dân tộc - Tôn giáo; Tư pháp; Thi hành án; Quản lý hộ tịch; Lao động -Thương binh và Xã hội; Dân số - Kế hoạch hoá gia đình; Xoá đói giảm nghèo;Phòng chống tệ nạn xã hội;

- Phó Chủ tịch UBND Thành phố: ông Phạm Ngọc Vinh: Trực tiếp phụ

trách, chỉ đạo các lĩnh vực: Công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, thương mại dịch vụ; Nông nghiệp, lâm nghiệp, thuỷ lợi, thuỷ sản; Quản lý đổi mới doanhnghiệp và Hợp tác xã; Khoa học - công nghệ; Phòng chống buôn lậu; Thống kê;Nông thôn mới; Quản lý xây dựng đô thị; Môi trường đô thị; Giao thông vận tải;Phòng chống thiên tai và tìm kiếm cứu nạn;

Phó Chủ tịch UBND Thành phố: ông Nguyễn Hải Khiên: Trực tiếp

phụ trách, chỉ đạo tổ chức thực hiện các lĩnh vực: Tài nguyên môi trường; Đấtđai; Giải phóng mặt bằng

Phó Chủ tịch tha mặt Chủ tịch chỉ đạp, giải quyết các công việc thuộcphạm vi được phân công và chịu trách nhiệm trước cá nhân trước Chủ tịch, tậpthể UBND thành phố, HĐND thành phố về những quyết định, những ý kiến chỉđạo, điều hành, những kết quả công việc và các lĩnh vực được phân công, cùng

với tập thể UBND thành phố trước UBND tỉnh, thành ủy và UBND thành phố.

7 Phòng Tài nguyên và Môi trường

8 Phòng Lao động – Thương binh và xã hội

9 Phòng Văn hóa và thông tin

10 Phòng Giáo dục và đào tạo

1 Văn Phòng HĐND và UBND: Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy

ban nhân dân thành phố là cơ quan chuyên môn, bộ máy giúp việc thuộc Hộiđồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Cẩm Phả, có chức năng thammưu, tổng hợp giúp Ủy ban nhân dân thành phố về hoạt động của Ủy ban nhândân thành phố; tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân thành phố về công tác dân tộc;tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố về chỉ đạo, điều hành của

Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố; cung cấp thông tin phục vụ quản lý vàhoạt động của Hội đồng nhân dân thành phố, Ủy ban nhân dân thành phố và các

cơ quan nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt độngcủa Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Cẩm Phả

2 Phòng tư pháp:Phòng Tư pháp là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban

nhân dân thành phố Cẩm Phả, tham mưu giúp Ủy ban nhân dân thành phố thựchiện chức năng quản lý nhà nước về: công tác xây dựng và thi hành văn bản quyphạm pháp luật; kiểm tra, xử lý văn bản quy phạm pháp luật; phổ biến, giáo dụcpháp luật; thi hành án dân sự; chứng thực; hộ tịch; trợ giúp pháp lý; hòa giải ở cơ

sở và công tác tư pháp khác theo quy định của pháp luật.Phòng Tư pháp thành phố

có tư cách pháp nhân, con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổchức, biên chế và công tác của Ủy ban nhân dân thành phố; đồng thời chịu sựchỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra về chuyên môn nghiệp vụ của Sở Tư pháp tỉnhQuảng Ninh

3 Phòng nội vụ:Tham mưu, giúp UBND thành phố thực hiện chức năng

quản lí nhà nước trên các lĩnh vực: tổ chức, biên chế các cơ quan hành chính, sựnghiệp nhà nươc; cái cách hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hànhchính; cán bộ, công chức, viên chức nhà nước; cán bộ công chức xã, phường,hội, tổ chức phi chính phủ, văn thư, lưu trữ nhà nước, tôn giáo, thi đua, khenthưởng

4 Phòng Thanh tra thành phố:Thanh tra thành phố Cẩm Phả là cơ

quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Cẩm Phả có chức năngtham mưu, giúp Ủy ban nhân dân thành phố thực hiện chức năng quản lý nhànước về công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo; thực hiện nhiệm vụ,quyền hạn thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và phòng, chống tham nhũngtheo quy định của pháp luật

5 Phòng Tài chính – Kế Hoạch: Tham mưu, giúp UBND thành phố

thực hiên chức năng quản lí nhà nước về các lĩnh vực tài chính; tài sản; kế hoạchđầu tư; đăng kí kinh doanh; tổng hợp; thống nhất quản lí kinh tế hợp tác xã, kinh

tế tập thể, kinh tế tư nhân

6 Phòng quản lí đô thị: Phòng Quản lý Đô thị có chức năng tham mưu,

giúp Ủy ban nhân dân quận quản lý nhà nước về: Kiến trúc, quy hoạch xâydựng, phát triển đô thị, nhà ở và công sở, vật liệu xây dựng, giao thông và hạtầng kỹ thuật đô thị (gồm cấp, thoát nước, công viên, cây xanh, chiếu sáng, bến,bãi đỗ xe đô thị) và phòng chống thiên tai (lũ, lụt bão, lốc xoáy)

7 Phòng Tài nguyên và Môi trường: Tham mưu giúp UBND thành

phố thực hiện chức năng quản lí nhà nước về tài nguyên đất; tài nguyên nước;tài nguyên khoáng sản; môi trường; khí tượng thủy văn; đo đạc; bản đồ

8 Phòng Lao động– Thương binh và xã hội:Phòng Lao động –

Thương binh và Xã hội có chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân thànhphố thực hiện quản lý Nhà nước về: Lao động, việc làm; dạy nghề; tiền lương;tiền công; bảo hiểm xã hội (bắt buộc, tự nguyện), bảo hiểm thất nghiệp; an toànlao động; người có công với nước; bảo trợ xã hội; bảo vệ và chăm sóc trẻ em;phòng, chống tệ nạn xã hội; bình đẳng giới (gọi chung là lĩnh vực lao động,người có công với nước và xã hội); thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn theo

sự ủy quyền của Ủy ban nhân dân thành phố và theo quy định của pháp luật

9 Phòng Văn hóa và thông tin:Tham mưu, giúp UBND thành phố thực

hiện chức năng quản lí nhà nước về văn hóa; gia đình; du lịch; bưu chính; viễnthông và Internet; công nghệ thông tin; hạ tầng thông tin, phát thanh báo chí,xuất bản

10 Phòng Giáo dục và đào tạo:Tham mưu giúp UBND thành phố,

thực hiện chức năng nhiệm vụ quản lí nhà nước về các lĩnh vực giáo dục và đàotạo bao gồm: mục tiêu, chương trình và nọi dung giáo dục và đào tạo; tiêu chuẩnnhà giáo và tiêu chuẩn cán bộ quản lí giáo dục; tiêu chuẩn cơ sở vật chất, thiết bịtrường học và đồ chơi trẻ em; quy chế thi cử và cấp văn bằng; chứng chỉ; bảođảm chất lượng giáo dục và đào tạo

11 Phòng Y tế: Tham mưu, giúp UBND thành phố thực hiện chức năng

quản lí nhà nước về chăm sóc và bảo vệ sức khỏe nhân dân gồm: y tế cơ sở, y tế dựphòng, khám, chữa bệnh,phục hồi chức năng; y dược cổ truyền; thuốc phòng bệnh;chữa bệnh cho người; mỹ phẩm; vệ sinh an toàn thực phẩm; bảo hiểm y tế;

CHƯƠNG 2: CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND THÀNH PHỐ CẨM

PHẢ

2.1 Thực trạng công tác Văn thư tại UBND thành phố Cẩm Phả

2.1.1 Công tác chỉ đạo công tác Văn thư tại UBND thành phố Cẩm Phả

Trên cơ sở các văn bản hướng dẫn của Trung ương và của tỉnh về côngtác văn thư các cơ quan, đơn vị đã triển khai đến các đơn vị trực thuộc và côngchức, viên chức bằng nhiều hình thức: Photo văn bản chuyển cho từng cá nhân

tự nghiên cứu; lồng ghép vào các buổi sinh hoạt định kì của cơ quan hoặc cácbuổi họp tuyên truyền pháp luật hàng tháng…

Hầu hết các lãnh đạo cơ quan, đơn vị đều nhận thức được tầm quantrọng của công tác văn thư trong hoạt động của đơn vị Từ đó quan tâm chỉ đạo

bộ phận văn thư thực hiện tốt một số công việc:

- Phân công công chức, viên chức kiểm tra về thể thức và kỹ thuật trình

bày văn bản trước khi phát hành Công tác soạn thảo văn bản áp dụng đúng quy

định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 1 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính nhà nước.

- Việc quản lí văn bản đi, thực hiện theo đúng quy định; các đơn vị có

mở sổ đăng kí văn bản đi; văn bản đến theo đúng mẫu quy định; quản lí văn bảntương đối tốt; văn bản đi lưu lại bộ phận văn thư được sắp xếp gọn gang, ngănnắp theo thứ tự ngày, tháng, năm, tên loại,…tương đối cụ thể

- Đa số đơn vị bảo quản và sử dụng con dấu đúng theo quy định của

pháp luật hiện hành, chưa để xảy ra vi phạm trong quản lý và sử dụng con dấu

2.1.2 Tình hình cán bộ làm công tác văn thư

Nhìn chung công tác tổ chức cán bộ ở UBND thành phố Cẩm Phả tươngđối tốt, phần lớn các cơ quan, đơn vị bố trí công chức, viên chức có trình độchuyên môn, nghiệp vụ và được tập huấn bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư

Về trình độ chuyên môn, nghiệp vụ văn thư: có 5/20 công chức, viênchức có trình độ trung cấp văn thư; 10/20 công chức, viên chức có trình độ đại

học: hành chính, lưu trữ và quản trị văn phòng; còn lại bố trí công chức viênchức có trình độ đại học, cao đẳng hoặc trung cấp chuyên ngành khác phục vụ,

hỗ trợ cho công tác văn thư

2.1.3 Thực trạng, tình hình công tác văn thư tại UBND thành phố Cẩm Phả

2.1.3.1 Công tác xây dựng và ban hành văn bản

 Hình thức và thể thức văn bản

1 Hình thức văn bản:

- Văn bản quy phạm pháp luật: Quyết định, Chỉ thị của UBND thành

phố

- Văn bản hành chính: Quyết định (cá biệt); Chỉ thị (cá biệt); Công văn;

Thông báo, chương trình; Kế hoạch; Phương án; Đề án; Hướng dẫn; Báo cáo;Biên bản; Tờ trình; Giấy mời; Giấy chứng nhận; Giấy ủy quyền; Giấy giới thiệu;Giấy nghỉ phép; Giấy đi đường; Phiếu gửi; Phiếu chuyển; Hợp đồng; Công điện;

- Văn bản chuyên ngành (Nếu có)

2 Thể thức văn bản:

Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, baogồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thànhphần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản

nhất định theo quy định tại Khoản 3, Điều 1 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày

08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/ NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và hướng dẫn tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 1 năm 2011.

 Soạn thảo văn bản

1 Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quyđịnh của Luật ban hành Văn bản quy phạm pháp luật của HĐND và UBNDngày 03 tháng 12 năm 2004

2 Việc soạn thảo văn bản hành chính được quy định như sau:

Căn cứ vào tính chất của nội dung của văn bản cần soạn thảo, Chủ tịchUBND thành phố giao cho Chánh Văn phòng HĐND và UBND thành phố hoặc