Tiểu luận Tìm hiểu công tác xử lý tài liệu tại Thư Viện Hà Nội

MỤC LỤC DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO LỜI MỞ ĐẦU CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG ( CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ CÔNG TÁC XỬ LÝ TÀI LIỆU) 1.1. Cơ sở lý luận 1.1.1. Khái niệm công tác xử lý tài liệu 1.1.2. Vai trò của công tác xử tài liệu 1.1.3. Các hình thức của công tác xử lý tài liệu 1.2. Cơ sở thực tiễn 1.2.1. Mô hình quốc tế 1.2.2. Mô hình trong nước CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁ XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI THƯ VIỆN HÀ NỘI 2.1. Khái quát về quá trình hình thành và phát triển của thư viện Hà Nội 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của thư viện Hà Nội 2.1.2. Nguồn lực thông tin 2.1.2.1. Vốn tài liệu 2.1.2.2. Cơ cấu tổ chức, chức năng và nhiệm vụ 2.1.2.3. Đối tượng phục vụ 2.1.2.4. Cơ sở vật chất kỹ thuật 2.2. Công tác xử lý tài liệu tại thư viện Hà Nội 2.2.1. Phân loại tài liệu 2.2.1.1. Khái niệm 2.2.1.2. Phân loại tài liệu 2.2.2. Mô tả tài liệu 2.2.3. Tóm tắt nội dung tài liệu 2.2.4. Định từ khoá 2.2.5. Đóng dấu, dán nhãn 2.2.5.1. Đóng dấu 2.2.5.2. Dán nhãn 2.2.6. Xử lý phiếu trên máy 2.2.7. Nhập và xây dựng cơ sở dữ liệu 2.2.7.1. Nhập cơ sở dữ liệu 2.2.7.2. Xây dựng cơ sở dữ liệu 2.3. Những mặt mạnh và mặt yếu trong công tác xử lý tài liệu 2.3.1. Những mặt mạnh 2.3.2. Những mặt yếu 2.4. Nguyên nhân của mặt yếu CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG HIỆU QUẢ CÔNG TÁC XỬ LÝ TÀI LIỆU 3.1. Một số nhận xét chung 3.2. Giải pháp và kiến nghị KẾT LUẬN DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

MỤC LỤC DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO LỜI MỞ ĐẦU CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG ( CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ CÔNG TÁC XỬ LÝ TÀI LIỆU) 1.1 1.1.1 1.1.2 1.1.3 1.2 1.2.1 1.2.2 Cơ sở lý luận Khái niệm công tác xử lý tài liệu Vai trị cơng tác xử tài liệu Các hình thức cơng tác xử lý tài liệu Cơ sở thực tiễn Mơ hình quốc tế Mơ hình nước CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁ XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI THƯ VIỆN HÀ NỘI 2.1 Khái quát trình hình thành phát triển thư viện Hà Nội 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển thư viện Hà Nội 2.1.2 Nguồn lực thông tin 2.1.2.1 Vốn tài liệu 2.1.2.2 Cơ cấu tổ chức, chức nhiệm vụ 2.1.2.3 Đối tượng phục vụ 2.1.2.4 Cơ sở vật chất kỹ thuật 2.2 Công tác xử lý tài liệu thư viện Hà Nội 2.2.1 Phân loại tài liệu 2.2.1.1 Khái niệm 2.2.1.2 Phân loại tài liệu 2.2.2 Mơ tả tài liệu 2.2.3 Tóm tắt nội dung tài liệu 2.2.4 Định từ khố 2.2.5 Đóng dấu, dán nhãn 2.2.5.1 Đóng dấu 2.2.5.2 Dán nhãn 2.2.6 Xử lý phiếu máy 2.2.7 Nhập xây dựng sở liệu 2.2.7.1 Nhập sở liệu 2.2.7.2 Xây dựng sở liệu 2.3 Những mặt mạnh mặt yếu công tác xử lý tài liệu 2.3.1 Những mặt mạnh 2.3.2 Những mặt yếu 2.4 Nguyên nhân mặt yếu CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG HIỆU QUẢ CÔNG TÁC XỬ LÝ TÀI LIỆU 3.1 Một số nhận xét chung 3.2 Giải pháp kiến nghị KẾT LUẬN DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT STT 10 11 12 13 Từ viết tắt TVHN NXB BPL KHPL CSDL XLTL NDT ĐKCB TT-TV TL BPL TV TVQGVN Từ viết tắt Thư viện Hà Nội Nhà xuất Bảng phân loại Ký hiệu phân loại Cơ sở liệu Xử lý tài liệu Người dùng tin Đăng ký cá biệt Thông tin thư viện Tài liệu Bảng phân loại Thư viện Thư viện Quốc Gia Việt Nam LỜI MỞ ĐẦU TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI Ngày với tiến khoa học công nghệ, phát triển mạnh mẽ công nghệ thông tin đưa giới đại chuyển từ thời đại công nghệ sang thời đại thông tin, xã hội thơng tin mà tri thức- thơng tin trở thành nguồn lực quan trọng hàng đầu, vị hoạt động thông tin thư viện khẳng định đời sống xã hội thư viện nơi “có chức năng, nhiệm vụ giữ gìn di sản thư tịch dân tộc”(điều 1-PLTV) Để đáp ứng đầy đủ thông tin khác cho người dùng tin cách có chất lượng, hiệu cơng tác Xử lý tài liệu quan thông tin thư viện nhiệm vụ quan trọng hàng đầu Cùng với hệ thống thư viện toàn quốc,Thư viện Hà Nội quan hành nghiệp trực thuộc sở văn hóa-thơng tin Hà Nội thư viện khoa học tổng hợp Thư viện phục vụ đông đảo nhu cầu bạn đọc, đủ lứa tuổi Ngoài yếu tố để xây dựng phát triển thư viện không ngừng lớn mạnh số lượng chất lượng nội dung kho tài liệu, sở vật chất trang thiết bị…thì hoạt động xử lý tài liệu có ý nghĩa lý luận thực tiễn lớn, việc làm ý nghĩa cấp thiết Từ lý em chọn đề tài “Tìm hiểu cơng tác xử lý tài liệu Thư Viện Hà Nội” để làm đề tài Tiểu luận khoá MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU Trên sở nghiên cứu thực trạng hoạt động Xử lý tài liệu tạiThư viện Hà Nội giúp biết thuận lợi, khó khăn, thách thức để từ đưa biện pháp định hướng phát triển nhằm nâng cao chất lượng, đáp ứng tốt người dùng tin, từ giúp TV hoạt động ngày tốt NHIỆM VỤ NGHIÊN CỨU Công tác Xử lý tài liệu bao gồm việc mô tả nội dung mơ tả hình thức tài liệu Nếu làm tốt công tác thuận lợi cho người sử dụng trình tìm kiếm, khai thác tài liệu Nếu trình độ người cán xử lý tài liệu cao, thực tốt công đoạn làm tăng thêm giá trị sản phẩm Sau đưa nhận xét, đánh giá, nêu điểm mạnh, điểm yếu công tác xử lý tài liệu thư viện Nguyên nhân điểm yếu gì? Từ đề xuất giải pháp để nâng cao chất lượng, phục vụ tốt bạn đọc ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU + Đối tượng nghiên cứu: Đề tài tập trung nghiên cứu nội dung công tác xử lý tài liệu thư viện Hà Nội +Phạm vi nghiên cứu: Từ khâu xử lý hình thức đến khâu xử lý nội dung giai đoạn PHƯƠNG PHÁP LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU Đề tài sử dụng phương pháp nghiên cứu, khảo sát thực tế, phân tích tổng hợp tài liệu có nội dung liên quan đến đề tài, tham khảo ý kiến Gíam đốc Thư viện Hà Nội, cán phịng Bổ sung- Biên mục, từ phân tích đánh giá trình Xử lý tài liệu thư viện NỘI DUNG Chương NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG (CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ CÔNG TÁC XỬ LÝ TÀI LIỆU) 1.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN 1.1.1 Khái niệm công tác xử lý tài liệu Xử lý thông tin/ tài liệu kỹ năng/ nghệ thuật nhằm ghi lại tất đặc trưng hình thức nội dung (khối lượng thông tin/ tri thức/ kiến thức nhân loại) tài liệu nhằm mục đích tìm kiếm được, kiểm sốt khơng số lượng mà nội dung thông tin Để lưu trữ thông tin tài liệu CSDL, tài liệu phải qua khâu xử lý nội dung hình thức, khâu kỹ thuật quan trọng Nó có ý nghĩa đặc biệt quan trọng q trình tin học hóa quan thơng tin thư viện Xử lý tài liệu trình phân tích, lựa chọn trình bày yếu tố đặc trưng nội dung hình thức tài liệu nhằm phản ánh liệu lên phiếu nhập tin CSDL theo nguyên tắc định, tương ứng với cấu trúc CSDL xây dựng trước Xử lý tài liệu tiền đề xây dựng CSDL, tập hợp liệu đối tượng cần quản lý, lưu trữ đồng thời vật mang tin máy tính điện tử quản lý theo chế thống nhằm giúp cho việc truy nhập xử lý liệu dễ dàng, nhanh chóng 1.1.2 Vai trị cơng tác xử lý tài liệu Ngày với phát triển mạnh mẽ khoa học công nghệ, đặc biệt công nghệ thông tin làm gia tăng thông tin với khối lượng khổng lồ tượng “bùng nổ thông tin” Hiện tượng tạo thơng tin, nhiễu tin Vì để người dùng tin có nguồn tin xác, đầy đủ, nhanh chóng việc khó khăn phức tạp địi hỏi người làm cơng tác thư viện cần thực tốt công tác xử lý tài liệu quan Cơng tác xử lý tài liệu có vai trị lớn ảnh hưởng trực tiếp tới sản phẩm dịch vụ thông tin, tới chất lượng hoạt động quan thư viện Nếu xử lý tài liệu trọng tạo nguồn tin đảm bảo độ tin cậy xác, đầy đủ, đáp ứng nhu cầu người dùng tin Công tác xử lý tài liệu bao gồm việc mô tả nội dung mơ tả hình thức tài liệu Nếu làm tốt công tác thuận lợi cho người sử dụng trình tìm kiếm, khai thác tài liệu Nếu trình độ người cán xử lý cao, thực tốt công đoạn làm tăng thêm giá trị sản phẩm 1.1.3 Các hình thức xử lý tài liệu Thường áp dụng số hình thức xử lý tài liệu như: phân loại, biên mục mô tả, định chủ đề, định từ khóa, tóm tắt, giải tài liệu 1.2 1.2.1 CƠ SỞ THỰC TIỄN Mơ hình quốc tế Trong xử lý tài liệu, chuẩn nghiệp vụ tính đến bao gồm: quy tắc biên mục, bảng phân loại, thesaurus, từ điển từ khóa, bảng đề mục chủ đề: 1.2.2 Quy tắc mô tả tài liệu theo tiêu chuẩn quốc tế (ISBD) Quy tắc biên mục Anh - Mỹ (AACR2) Khung phân loại thập phân Dewey (DDC) Khung phân loại thư viện Quốc hội Hoa kỳ (LLC) Mô hình nước Để hướng tới việc cung cấp thơng tin tri thức cho người đọc người dùng tin, thư viện phải quan tâm đến công tác xử lý thơng tin mà hạt nhân xử lý tài liệu Để tạo tiền đề cho việc chia sẻ thông tin bối cảnh đẩy mạnh hội nhập quốc tế, hết việc chuẩn hóa khâu cơng tác, có xử lý tài liệu có ý nghĩa đặc biệt quan trọng Xử lý tài liệu hoạt động nghiệp vụ thiếu thư viện quan thông tin Hiện nay, thư viện Việt Nam thường áp dụng số hình thức xử lý tài liệu như: phân loại, biên mục mô tả, định chủ đề, định từ khóa, tóm tắt, giải tài liệu Trong hình thức xử lý tài liệu áp dụng thư viện, phân loại tài liệu hệ thống xử lý tài liệu phổ biến nhất, tiếp biên mục mơ tả, định từ khóa, tóm tắt, định chủ đề Trong cơng tác biên mục mô tả, phân loại tài liệu, định chủ đề định từ khóa tài liệu, để đảm bảo tính xác, đòi hỏi thư viện phải áp dụng chuẩn nghiệp vụ Chuẩn nghiệp vụ, hiểu cách khái quát, tiêu chuẩn nghiên cứu, lựa chọn sử dụng cho cán xử lý dựa vào mà đối chiếu, so sánh để thực công đoạn nghiệp vụ thư viện nhằm thu sản phẩm đáp ứng tốt nhu cầu người sử dụng: Trong công tác phân loại, khung phân loại DDC rút gọn ấn 14 sử dụng rộng rãi Ngồi cịn có: - khổ mẫu MARC21 Bảng phân loại thập phân bách khoa (UDC) Bảng phân loại 19 lớp Thư viện Quốc gia Chương THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁC XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI THƯ VIỆN HÀ NỘI 2.1 KHÁI QUÁT VỀ QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA THƯ 2.1.1 VIỆN HÀ NỘI Lịch sử hình thành phát triển thư viện Hà Nội Ngày 15/10/1956 nhà Thủy Tạ bên hồ Hoàn Kiếm, Thư viện Hà Nội đời với tên gọi ban đầu Phòng đọc sách nhân dân Từ xuất phát điểm đó, ba năm sau, Thư viện nhân dân Hà Nội thức thành lập vào tháng 1/1959 chuyển trụ sở 47 phố Bà Triệu, quận Hoàn Kiếm ngày Tháng 8/2008, Thư viện Hà Nội khánh thành trụ sở xây với kiến trúc bề thế, ấn tượng hai khối nhà cao tầng có tổng diện tích sàn 6178 m2 mơ hình ảnh trang sách mở ôm lấy dòng chảy vô tận tri thức nhân loại Đây cơng trình văn hóa chào mừng kỷ niệm 1000 năm Thăng Long – Hà Nội Đến tháng 2/2009, sau hợp với Thư viện tỉnh Hà Tây, Thư viện Hà Nội có thêm trụ sở số 2B đường Quang Trung, quận Hà Đơng với tịa nhà tầng thiết kế theo hình dải lụa có tổng diện tích sàn 2029 m2 TVHN “cầu nối” đội ngũ cán NDT TV xây dựng mạng lưới TV tủ sách rộng khắp thành phố tạo dựng nguồn lực thông tin sách báo phong phú, đa dạng Với vốn tài liệu phong phú quí giá với đội ngũ cán nhiệt tình yêu nghề nên TV thu hút lượng bạn đọc đông đến sử dụng TV Với lượng bạn đọc đơng nguồn TL phong phú địi hỏi TVHN phải có cấu tổ chức tốt, động để quản lý đáp ứng nhu cầu ngày cao bạn đọc Trong trình hoạt động, TV ln ý đến cơng tác XLTL ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng đáp ứng NCT NDT 2.1.2 2.1.2.1 Nguồn lực thông tin Vốn tài liệu Hiện nay, với phòng chức năng: Hành - Tổng hợp, Bổ sung Xử lý kỹ thuật, Phục vụ bạn đọc, Địa chí Thơng tin tra cứu, Phòng Nghiệp vụ Phòng trào sở, Tin học, Phục vụ Thiếu nhi, Thư viện Hà Nội cung cấp cho độc giả 48 vạn tài liệu; có 402 đầu báo, tạp chí khoảng vạn tài liệu địa chí Hà Nội với nhiều loại hình (bản đồ, văn bia, thần tích, thần sắc, hương ước…), CSDL thư mục CSDL kiện với hàng trăm nghìn biểu ghi 2.1.2.2 a Cơ cấu tổ chức, chức nhiệm vụ Cơ cấu tổ chức b Chức Thư viện Hà Nội đơn vị nghiệp có thu, có chức thu thập, bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng chung tài liệu xuất Hà Nội nói Hà Nội, tài liệu nước nước ngoài, phù hợp với đặc điểm, yêu cầu xây dựng phát triển Thủ đô Hà Nội trị, kinh tế, văn hố, xã hội, an ninh, quốc phịng thời kỳ cơng nghiệp hố, đại hố đất nước c Nhiệm vụ Xây dựng trình Giám đốc Sở Văn hoá, Thể thao & Du lịch thành phố Hà Nội quy hoạch phát triển, kế hoạch hoạt động dài hạn, hàng năm Thư viện tổ chức thực sau phê duyệt Ví dụ: Okinama -Võ cổ Chăm - Dân tộc * Đối với từ đồng nghĩa khác âm chọn từ thơng dụng Ví dụ: Máy điện tốn Xem: Máy tính điện tử * Đối với từ đồng âm khác nghĩa ( từ đa nghĩa) phân biệt thích phần mở rộng Ví dụ: Mèo – Động vật Mèo – Dân tộc * Tên số nhân vật thể nhiều bút danh viết khác dịch thuật ( tên người nước ngồi) quy vào tên thơng dụng Ví dụ: Hồ Chí Minh (1890-1969) DC: Nguyễn Ái Quốc Nguyễn Tất Thành Hồ Chủ Tịch Ví dụ: Dicken, Saclo(1812-1870) DC: Dicken, S Dickens, S * Về nguyên tắc phân chia giữ nguyên dạng từ tổ hợp tuân thủ theo quy định ISO 2788 (tiêu chuẩn Quốc tế hưỡng dẫn xây dựng phát triển từ điển từ chuẩn đơn nghĩa) Thêm vào đó: + từ tổ hợp quen thuộc thuận tiện cho việc tìm tin Ví dụ: Cách mạng xanh Ơ nhiễm mơi trường + cụm từ mang tính cấp thiết, trội giai đoạn thuộc ngành kinh tế, luật pháp, cơng nghệ Ví dụ: Kinh tế cơng nghiệp Luật hình Văn học đại + từ gốc nước phiên âm sang tiếng Việt vào TL tra cứu từ điển phương tiện thông tin đại chúng để chọn từ mang tính quy ước nhằm tập trung TL vào nơi thống ( âm tiết từ viết liền) Ví dụ: Axit, acqui, miama Bộ từ khóa TVQGVN biên soạn mà TVHN sử dụng làm sở ban đầu để định từ khóa cho TL tiếng Việt tiếng nước ngồi TVQG TV mang tính tổng hợp Mặt khác cơng cụ hữu ích cho tra cứu tìm tin CSDL tạo lập hệ thống tìm tin TV Ví dụ:  Từ khóa nội dung từ A đến Y theo bảng chữ cái: A: An ninh An ninh Kinh tế An ninh Quốc gia Ánh sang Ánh xạ  - Từ khóa nhân vật: Abel, Nieles Henrich(1802-1829) Xem: Aben, Nien Henrich(1802-1829) - Aben, Nien Henrich(1802-1829) DC: Abel, Nieles Henrich(1802-1829) - Hồ Biểu Chánh(1884-1958) DC: Hồ Văn Trung Hồ Văn Trang  Từ khóa địa lý VN: phần 1: Sắp xếp theo tỉnh: A: An Giang B: Bắc Ninh phần 2: Sắp xếp theo Huyện: A Lưới (Thừa Thiên Huế) An Biên (Kiên Giang) An Hải (Hải Phòng) phần 3: Sắp xếp theo Châu: Châu Á Châu Âu Châu Đại Dương Châu Úc Châu Mỹ 2.2.5 2.2.5.1 Đóng dấu, dán nhãn Đóng dấu Ngay sau TL bổ sung về, thao tác mà cán xử lý phải thực đóng dấu lên TL Mỗi loại hình TL có cách đóng dấu Chúng khác loại dấu số lượng dấu đóng loại TL * Sách, tư liệu: Dấu “ Thư viện Hà Nội” đóng vào trang tên sách, khoảng tên TL tên NXB góc phía trang thứ 17 Thư viện Hà Nội 1998/80732 Trang tên sách có đóng loại dấu: Dấu đóng góc bên phải sách: 8(V) M H404 Trong đó: 8(V) : Văn học Việt Nam M : Tài liệu kho mượn H404T: Trợ kí hiệu tên tác giả TL Dấu đóng trang thứ trang thứ 17 sách: Thư viện Hà Nội 1998/76412 Trong đó: 1998 : TL xuất 1998 76412 : số đăng kí cá biệt * Báo, tạp chí : TV đóng dấu vào trang bìa mà khơng dán nhãn Vì báo, tạp chí xếp giá theo thứ tự bảng chữ Thư viện Hà Nội Phịng Báo * TL địa chí: Trong trang tên sách đóng loại dấu Tuy nhiên có khác với sách tư liệu chỗ dấu có đường viền Ví dụ: + góc bên phải trang tên sách đóng dấu : H43 ĐC Đ464 Trong đó: H431 : kinh tế Hà Nội ĐC : kho địa chí Đ464 : trợ kí hiệu tên TL + Ở trang tên sách trang thứ 17 : Thư viện Hà Nội HVL/1962 Trong đó: HVL : sách HN khổ Việt lớn 1962 : số đăng kí cá biệt  Ý nghĩa việc đóng dấu : đóng dấu cho TL giúp cho việc kiểm sốt TL TV Việc đóng dấu cho TL chứng tỏ TL thuộc quyền sở hữu TV Đồng thời giúp cán TV dễ dàng nhận biết TL bị xé hay bị thất lạc, bị  mất… Yêu cầu : đóng dấu, người cán nên ý đóng dấu đầy đủ, xác, cân đối cho đảm bảo tính thẩm mỹ, tránh việc đóng nhầm vị trí loại 2.2.5.2 dấu Dán nhãn Bất kỳ TL phải dán nhãn nhãn chứa đựng số thông tin cần thiết làm sở cho việc tổ chức, xếp kho TL, bảo quản TL việc tra tìm TL NDT TVHN in dùng loại nhãn kí hiệu sau: * Đ (Đọc) * ĐM (Đọc mở) * M (Mở ) * ĐC (Địa chí) * TN (Thiếu nhi) Trên loại nhãn gồm có yếu tố: * Tên quan * Kí hiệu nhãn * Kí hiệu mơn loại, khổ cỡ TL * Số đăng kí cá biệt, trợ kí hiệu tên tác giả, tên TL Ví dụ 1: TL đọc kho đóng ( Đ ) xếp theo số ĐKCB: Thư viện Hà Nội VL 24547 Đ Ví dụ 2: TL đọc kho mở ( ĐM ) xếp theo KHPL: Thư viện Hà Nội ĐM 8(V) H805A TL kho mở ( M) dán nhãn: Các kí hiệu TL kho TVHN: VL : Việt lớn ( TL tiếng Việt khổ lớn 19cm ) VV: Việt vừa ( TL tiếng Việt khổ vừa 19cm ) VN : Việt nhỏ ( TL tiếng Việt khổ nhỏ 19cm) TL địa chí: Thư viện Hà Nội HVL 1962  - Cách thức dán nhãn: Dán nhãn / đơn vị TL ĐC - Nếu TL xếp vào phận dán loại nhãn có kí hiệu phận Riêng tài liệu ngoại văn chúng tơi khơng tiếp cận trình khảo sát thực tế TVHN Vì diện tích hoạt động TVHN bên Khu di tích Thành cổ q chật hẹp nên phịng ngoại văn tạm thời ngừng phục vụ, thể chúng tơi khơng quan sát cách đóng dấu, dán nhãn loại hình tài liệu  2.2.6 Yêu cầu: Dán nhãn trang bìa sát mép gáy TL Nhãn cần dán ngắn, không bị lệch nhăn nhúm Xử lý phiếu máy Sau hồn thành cơng đoạn trên, cán XLTL tiến hành xử lý phiếu máy hay gọi lập khai TL Đây bước chuẩn bị trước yếu tố liệu TL trước nhập chúng vào máy để tạo CSDL TVHN lập khai theo quy tắc mô tả ISBD BPL sử dụng TV Nhập xây dựng CSDL 2.2.6.1 Nhập CSDL Sau điền xong phiếu tiền máy, cán xử lý kiểm tra lại tiển hành nhập tin Nhập tin đưa liệu điền phiếu tiền máy vào trường định trước máy tính Hiện nay, TVHN sử dụng phần mềm CDS/ISIS để quản lý tổ chức CSDL TV Đây cơng việc q trình XLTL có sử dụng máy tính Vì địi hỏi người nhập máy phải có cẩn thận để thực quy tắc, quy định chi tiết nhập liệu vào trường tương ứng phần mềm ứng dụng Cơng việc địi hỏi tính xác cao sản phẩm tạo có ảnh hưởng lớn tới kết trình XLTL TV Vì phải kiểm tra lại toàn liệu nhập tiến hành in phích 2.2.6.2 Xây dựng CSDL CSDL sưu tập liệu tác nghiệp lưu trữ lại hệ ứng dụng “xí nghiệp” cụ thể sử dụng “Xí nghiệp” thuật ngữ chung tiện lợi để hoạt động thương mại, khoa học, kỹ thuật hoạt động khác có quy mơ đủ lớn Ví dụ: Trường đại học, cơng ty, ngân hàng, bệnh viện, quan nhà nước… Dữ liệu tác nghiệp liệu hoạt động xí nghiệp lưu lại Dữ liệu tác nghiệp xí nghiệp bao gồm: + Dữ liệu sinh viên + Dữ liệu kế hoạch đào tạo + Dữ liệu sản phẩm + Dữ liệu tài khoản… CSDL tạo nên biểu ghi quản lý hệ quản trị liệu Hệ thống bao gồm chương trình quản lý, khai thác thông tin từ CSDL, cập nhật sửa đổi DL biểu ghi CSDL Xây dựng CSDL công việc TVHN thường làm nhằm lưu trữ quản lý liệu vốn TL TV Đây cơng việc khơng đơn giản địi hỏi cán thực phải có trình độ tin học, biết tổ chức bảo quản, trì CSDL Đến TVHN xây dựng loại CSDL ( 130.000 biểu ghi ) để phục vụ bạn đọc tra cứu thông tin máy Cụ thể: a b c d e f 2.3 2.3.1 Sách : 56.000 biểu ghi ( sách kho đọc ) Địa chí : 5.000 biểu ghi ( sách kho địa chí ) Ngoại văn : 15.234 biểu ghi ( sách tiếng Anh, tiếng Pháp) Thư mục : 28.700 biểu ghi ( trích địa chí HN) Bạn đọc : 7.000 biểu ghi ( quản lý bạn đọc) Bổ sung : 20.000 biểu ghi ( quản lý đầu vào thư viện) NHỮNG MẶT MẠNH VÀ MẶT YẾU CỦA CÔNG TÁC XỬ LÝ TÀI LIỆU Những mặt mạnh Trong năm qua, TVHN cố gắng nhiều để hoàn thiện phát triển hoạt động đặc biệt quan tâm đến cơng tác XLTL Tài liệu đóng dấu loại hình tài liệu có nhãn thuận tiện cho bạn đọc việc tra tìm tài liệu dễ dàng Giữa tài liệu có phân loại khác giúp cho bạn đọc thuận tiện việc tìm kiếm nghiên cứu tài liệu Mỗi loại hình tài liệu có cách định từ khóa khác đảm bảo cho việc tra tìm tài liệu dế dàng nhanh chóng Bài tóm tắt diễn đạt ngắn gọn, đọng, súc tích, văn phong tóm tắt sáng, dễ hiểu, cấu trúc đơn giản, phù hợp với đối tượng NDT TVHN ln tập trung nâng cao trình độ chuyên môn, ngoại ngữ, tin học cho cán TV Đến nay, TVHN đào tạo đội ngũ XLTL lâu năm, có nhiều kinh nghiệm có trình độ chun mơn vững vàng hoạt động Về kiến thức tin học nâng cao rõ rệt Vì thể cán XLTL sử dụng thành thạo thao tác trình XLTL Hiện nay, TVHN sử dụng phần mềm CDS/ISIS để lưu trữ quản trị toàn CSDL tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu tìm tin máy, mang lại hiệu cao tạo thống XLTL, tiết kiệm thời gian công sức cho người cán 2.3.2 Những mặt yếu Bên cạnh mặt mạnh nói TVHN cịn gặp mặt yếu sau: - Khi XLTL khơng có thống Việc kiểm sốt báo tạp chí cho cán cịn khó khăn Bạn đọc tìm kiếm tài liệu cịn khó khăn Xây dựng CSDL cịn gặp nhiều khó khăn 2.4 NGUYÊN NHÂN CỦA MẶT YẾU - Do TVHN sử dụng BPL để phân loại tài liệu Phịng báo, tạp chí chưa có dán nhãn Trong q trình thực cơng tác xử lý tài liệu, thao tác xử lý nội dung bỏ qua số khâu - Đội ngũ cán TV người có trình độ chun mơn số lượng cán có trình độ ngoại ngữ thành thạo ít, kỹ cơng nghệ thơng tin hạn chế Chương ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG HIỆU QUẢ CÔNG TÁC XỬ LÝ TÀI LIỆU 3.1 Một số nhận xét chung Nhìn lại chặng đường 50 năm xây dựng trưởng thành trải qua nhiều khó khăn thử thách đến TVHN có quyền tự hào thành mà đạt mặt hoạt động TVHN góp phần to lớn vào nghiệp xây dựng, bảo vệ phát triển văn hóa Thủ đô, đáp ứng nhu cầu đọc,sách báo, nghiên cứu giải trí ngày cao nhân dân Thủ Để khẳng định vị trí có bước phát triển ngày hôm nay, TVHN có nỗ lực khơng ngừng hoạt động nói chung đặc biệt cơng tác XLTL nói riêng XLTL, xét phương diện tổng thể khâu qui trình nghiệp vụ TV xong lại có vai trị quan trọng 3.2 Giải pháp kiến nghị Qua nghiên cứu thực tiễn hoạt động XLTL thực trạng hoạt động TVHN Để TVHN đạt mục tiêu đề hoàn thành tốt chức TV TVHN cần phải đề biện pháp khắc phục khó khăn: - Cần thống cải tiến thao tác kỹ thuật hoạt động XLTL: + thống sử dụng BPL để phù hợp với tình hình hoạt động đất nước thực tiễn hoạt động TVHN + phịng báo, tạp chí cần có dán nhãn để việc kiểm soát xếp giá thuận tiện dễ dàng - Đào tạo cán XLTL TVHN cần tạo nhiều hội để cán XLTL phát huy khả mình, thường xuyên gửi cán học lớp tin học bên ngồi, nâng cao trình độ ngoại ngữ cho cán TV với thứ tiếng khác nhau: + Tiếp tục làm tốt công tác bồi dưỡng, rèn luyện, nâng cao lực chuyên môn, giáo dục phẩm chất nghề nghiệp, lòng yêu nghề, tinh thần trách nhiệm, tâm huyết với công việc cho viên chức người lao động - Việc xây dựng CSDL cịn gặp nhiều khó khăn cán thư viện chưa có kỹ thành thạo cơng nghệ thơng tin Vì vậy, cần đào tạo đội ngũ cán xử lý tài liệu - nâng cao trình độ Trong trình thực công tác xử lý tài liệu, thao tác xử lý nội dung bỏ qua số khâu, gây cản trở việc tìm kiếm tài liệu bạn đọc Vì vậy, thư viện Hà Nội nên sử dụng đầy đủ thao tác công tác XLTL để thuận tiện cho - bạn đọc việc tìm kiếm Tăng cường trang thiết bị cho việc XLTL TVHN cần trang bị thêm máy tính số thiết bị ngoại vi đủ mạnh để xây dựng quản trị CSDL, đồng thời phục vụ tra - cứu tìm tin bạn đọc Phát triển theo hướng xây dựng thư viện truyền thống - thư viện đại - thư viện số, việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin để lưu giữ, khai thác tài nguyên thông tin xu hướng quan trọng để phát triển, tiến tới hình thành mạng lưới thư - viện truyền thống – thư viện đại – thư viện số rộng khắp nước Xây dựng môi trường đọc thân thiện, sáng tạo, tạo môi trường học, đọc suốt đời cho người dân Hướng tới mục tiêu chung “Tất bạn đọc” nhiều phương thức phục vụ, đọc trụ sở thư viện, đọc mạng thông qua website - Thư viện Hà Nôi Phối hợp chặt chẽ với Ban, Bộ, ngành, với cộng đồng Thư viện, Thông tin nước quốc tế để thực tốt mục tiêu đề nâng cao chất lượng - chuyên môn, nghiệp vụ Mở rộng hợp tác quốc tế việc trao đổi tài liệu, kinh nghiệm tổ chức quản lý thư viện đại, đào tạo nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầu thời đại “kinh tế tri thức” hay “tri thức phục vụ phát triển kinh tế - xã hội” KẾT LUẬN Những thành tựu bước đầu đáng ghi nhận hoạt động thư viện Hà Nội công tác nghiệp vụ công tác xử lý tài liệu tiền đề để Thư viện tiếp tục củng cố phát triển mặt hoạt động thư viện Đồng thời xây dựng hình ảnh chất lượng thư viện, khẳng định vai trị nhiệm vụ Với quan tâm tích cực từ phía nhà nước– nỗ lực đơng đảo cán nhân viên Thư viện, hy vọng thời gian tới Thư viện ngày có bước phát triển mạnh mẽ xứng đáng đáp ứng cho nhiệm vụ Hy vọng thời gian tới khơng thư viện Hà Nội mà nhiều trung tâm Thông tin Thư viện hay đa ngành, chuyên ngành có thành tốt cơng tác xử lý tài liệu để tránh thư viện khơng cịn bó hẹp nơi để đọc sách mà trung tâm đọc sách, trao đổi thông tin truyền bá tri thức văn hóa Là thành viên Liên hiệp Thư viện Đồng sông Hồng, Thư viện Hà Nội phát huy tinh thần hợp tác, chia sẻ trao đổi thông tin, kinh nghiệm để phát triển, góp phần vào phát triển chung hệ thống thư viện công cộng Trong suốt nửa kỷ qua, phát triển Thư viện Hà Nội ln gắn liền với phát triển văn hóa, trị, kinh tế Thủ Thư viện trở thành địa văn hóa quen thuộc để lại dấu ấn tốt đẹp ký ức nhiều hệ người Hà Nội Ghi nhận kết hoạt động phát triển chung Thủ đô, Bộ Văn hóa, Thể thao Du lịch UBND Tp Hà Nội trao cờ, khen cho Thư viện Hà Nội nhiều năm liền Năm 2006, Thư viện Hà Nội vinh dự nhận Huân chương Độc lập Hạng Chủ tịch nước trao tặng Cùng với yêu mến, tin tưởng độc giả, phần thưởng có ý nghĩa khích lệ to lớn, giúp tập thể cán bộ, nhân viên Thư viện Hà Nội ln có động lực vượt qua khó khăn để đưa Thư viện phát triển ngày vững mạnh, xứng tầm Thư viện trung tâm mảnh đất Rồng thiêng ngàn năm văn hiến DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Nguyễn Thị Đào Đề cương giảng mơn xử lí thơng tin Nguyễn Minh Hiệp ( Cb), Lê Ngọc Oánh, Dương Thúy Hường, Tổng quan khoa học thông tin thư viện.-HCM.:ĐHQG, 2001.- 179 tr Lê Gia Hội Bảng phân loại địa chí cho thư viện Hà Nội Trần Thị Quý Đề cương giảng môn thông tin học đại cương Trần Thị Quý Đề cương giảng môn Phân loại tổ chức mục lục phân loại Vũ Văn Sơn Giáo trình Biên mục mơ tả.-H.: ĐHQG,2000.-284tr Bộ văn hóa – Thơng tin vụ thư viện, thư viện Trung Tâm Thông Tin – Thư viện Việt Nam ... Xử lý tài liệu thư viện NỘI DUNG Chương NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG (CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ CÔNG TÁC XỬ LÝ TÀI LIỆU) 1.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN 1.1.1 Khái niệm công tác xử lý tài liệu Xử lý thông tin/ tài. .. bị…thì hoạt động xử lý tài liệu có ý nghĩa lý luận thực tiễn lớn, việc làm ý nghĩa cấp thiết Từ lý em chọn đề tài ? ?Tìm hiểu cơng tác xử lý tài liệu Thư Viện Hà Nội? ?? để làm đề tài Tiểu luận khoá MỤC... hiệu công tác Xử lý tài liệu quan thông tin thư viện nhiệm vụ quan trọng hàng đầu Cùng với hệ thống thư viện tồn quốc ,Thư viện Hà Nội quan hành nghiệp trực thuộc sở văn hóa-thơng tin Hà Nội thư viện