Tìm hiểu công tác xử lý tài liệu tại Thư Viện Hà Nội

PHƯƠNG PHÁP LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU Đề tài sử dụng phương pháp nghiên cứu, khảo sát thực tế, phân tíchtổng hợp tài liệu có nội dung liên quan đến đề tài, tham khảo ý kiến củaGíam

1.1.1. Khái niệm công tác xử lý tài liệu 6

1.1.2. Vai trò của công tác xử tài liệu 6

1.1.3. Các hình thức của công tác xử lý tài liệu 7

1.2. Cơ sở thực tiễn 7

1.2.1. Mô hình quốc tế 7

1.2.2. Mô hình trong nước 7

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁ XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI THƯ VIỆN HÀ NỘI 9

2.1 Khái quát về quá trình hình thành và phát triển của thư viện HàNội 9

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của thư viện Hà Nội9

2.1.2 Nguồn lực thông tin 9

2.1.2.1 Vốn tài liệu 9

2.1.2.2 Cơ cấu tổ chức, chức năng và nhiệm vụ 10

2.1.2.3 Đối tượng phục vụ11

2.1.2.4 Cơ sở vật chất kỹ thuật 11

2.2 Công tác xử lý tài liệu tại thư viện Hà Nội 11

2.2.1 Phân loại tài liệu 11

2.2.1.1 Khái niệm 11

2.2.1.2 Phân loại tài liệu 12

2.2.2 Mô tả tài liệu 15

2.2.3 Tóm tắt nội dung tài liệu 18

2.2.4 Định từ khoá 18

2.2.5 Đóng dấu, dán nhãn 21

2.2.5.1 Đóng dấu 21

2.2.5.2 Dán nhãn 24

2.2.6 Xử lý phiếu trên máy 26

2.2.7 Nhập và xây dựng cơ sở dữ liệu 26

2.2.7.1 Nhập cơ sở dữ liệu 26

2.2.7.2 Xây dựng cơ sở dữ liệu 26

2.3 Những mặt mạnh và mặt yếu trong công tác xử lý tài liệu 27 2.3.1 Những mặt mạnh 27

2.3.2 Những mặt yếu 28

2.4 Nguyên nhân của mặt yếu 28

CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG HIỆU QUẢ CÔNG TÁC XỬ LÝ TÀI LIỆU 29

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT STT Từ viết tắt Từ được viết tắt

LỜI MỞ ĐẦU

1. TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI

Ngày nay cùng với sự tiến bộ của khoa học công nghệ, sự pháttriển mạnh mẽ của công nghệ thông tin sẽ đưa thế giới hiện đại chuyển từthời đại công nghệ sang thời đại thông tin, xã hội thông tin mà ở đó trithức- thông tin trở thành nguồn lực quan trọng hàng đầu, vị thế của hoạtđộng thông tin thư viện càng được khẳng định trong đời sống xã hội và thưviện chính là nơi “có chức năng, nhiệm vụ giữ gìn di sản thư tịch của dântộc”(điều 1-PLTV) Để đáp ứng đầy đủ các thông tin khác nhau cho ngườidùng tin một cách có chất lượng, hiệu quả thì công tác Xử lý tài liệu củacác cơ quan thông tin thư viện là một trong những nhiệm vụ quan trọnghàng đầu Cùng với hệ thống thư viện toàn quốc,Thư viện Hà Nội là cơquan hành chính sự nghiệp trực thuộc sở văn hóa-thông tin Hà Nội là thưviện khoa học tổng hợp Thư viện phục vụ đông đảo nhu cầu của bạn đọc,

đủ mọi lứa tuổi Ngoài những yếu tố cơ bản để xây dựng và phát triển mộtthư viện không ngừng lớn mạnh cả về số lượng và chất lượng như nội dungkho tài liệu, cơ sở vật chất trang thiết bị…thì hoạt động xử lý tài liệu cómột ý nghĩa lý luận và thực tiễn rất lớn, là việc làm rất ý nghĩa và cấp thiết

Từ lý do đó em đã chọn đề tài “ Tìm hiểu công tác xử lý tài liệu tại ThưViện Hà Nội” để làm đề tài Tiểu luận giữa khoá

2. MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU

Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng hoạt động Xử lý tài liệu tạiThưviện Hà Nội sẽ giúp chúng ta biết được những thuận lợi, khó khăn, tháchthức để từ đó đưa ra những biện pháp và định hướng phát triển nhằm nângcao chất lượng, đáp ứng tốt người dùng tin, từ đó giúp TV hoạt động ngàymột tốt hơn

3. NHIỆM VỤ NGHIÊN CỨU

Công tác Xử lý tài liệu bao gồm việc mô tả nội dung và mô tảhình thức của tài liệu Nếu làm tốt công tác này sẽ thuận lợi cho người sửdụng trong quá trình tìm kiếm, khai thác tài liệu Nếu trình độ của người

cán bộ xử lý tài liệu cao, thực hiện tốt công đoạn này sẽ làm tăng thêm giátrị của sản phẩm.

Sau đó đưa ra nhận xét, đánh giá, nêu được điểm mạnh, điểmyếu của công tác xử lý tài liệu tại thư viện

Nguyên nhân của điểm yếu là gì?

Từ đó đề xuất giải pháp để nâng cao chất lượng, phục vụ tốt bạnđọc

4. ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU

+ Đối tượng nghiên cứu: Đề tài tập trung nghiên cứu nội dung côngtác xử lý tài liệu của thư viện Hà Nội

+Phạm vi nghiên cứu: Từ khâu xử lý hình thức đến khâu xử

lý nội dung trong giai đoạn hiện nay

5. PHƯƠNG PHÁP LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

Đề tài sử dụng phương pháp nghiên cứu, khảo sát thực tế, phân tíchtổng hợp tài liệu có nội dung liên quan đến đề tài, tham khảo ý kiến củaGíam đốc Thư viện Hà Nội, các cán bộ phòng Bổ sung- Biên mục, từ đóphân tích đánh giá quá trình Xử lý tài liệu tại thư viện

NỘI DUNG

Chương 1

NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG (CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN

VỀ CÔNG TÁC XỬ LÝ TÀI LIỆU)

1.1. CƠ SỞ LÝ LUẬN

1.1.1 Khái niệm công tác xử lý tài liệu

Xử lý thông tin/ tài liệu chính là kỹ năng/ nghệ thuật nhằmghi lại tất cả các đặc trưng về hình thức và nội dung (khối lượng thông tin/tri thức/ kiến thức của nhân loại) trong tài liệu nhằm mục đích tìm kiếmđược, kiểm soát được không chỉ về số lượng mà cả về nội dung của cácthông tin ấy

Để lưu trữ thông tin về tài liệu trong CSDL, tài liệu phải qua khâu

xử lý về nội dung và hình thức, đó là khâu kỹ thuật quan trọng nhất Nó có

ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với quá trình tin học hóa của cơ quan thôngtin thư viện Xử lý tài liệu là quá trình phân tích, lựa chọn và trình bàynhững yếu tố đặc trưng về nội dung và hình thức của tài liệu nhằm phảnánh những dữ liệu đó lên phiếu nhập tin CSDL theo những nguyên tắc nhấtđịnh, tương ứng với cấu trúc CSDL đã được xây dựng trước

Xử lý tài liệu là tiền đề xây dựng CSDL, là tập hợp các dữ liệu về cácđối tượng cần được quản lý, được lưu trữ đồng thời trên các vật mang tincủa máy tính điện tử và được quản lý theo một cơ chế thống nhất nhằmgiúp cho việc truy nhập và xử lý dữ liệu được dễ dàng, nhanh chóng

1.1.2 Vai trò của công tác xử lý tài liệu

Ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ, đặc biệt

là công nghệ thông tin đã làm gia tăng thông tin với một khối lượng khổng

lồ đó là hiện tượng “bùng nổ thông tin” Hiện tượng này đã tạo ra sự mấtthông tin, sự nhiễu tin Vì vậy để người dùng tin có được một nguồn tinchính xác, đầy đủ, nhanh chóng là việc khó khăn và phức tạp đòi hỏi nhữngngười làm công tác thư viện cần thực hiện tốt công tác xử lý tài liệu của cơquan đó

Công tác xử lý tài liệu có vai trò rất lớn ảnh hưởng trực tiếp tới sảnphẩm và dịch vụ thông tin, tới chất lượng hoạt động của cơ quan thư viện.Nếu xử lý tài liệu được chú trọng sẽ tạo ra nguồn tin đảm bảo độ tin cậychính xác, đầy đủ, đáp ứng nhu cầu người dùng tin.

Công tác xử lý tài liệu bao gồm việc mô tả nội dung và mô tả hìnhthức của tài liệu Nếu làm tốt công tác này sẽ thuận lợi cho người sử dụngtrong quá trình tìm kiếm, khai thác tài liệu Nếu trình độ của người cán bộ

xử lý cao, thực hiện tốt công đoạn này sẽ làm tăng thêm giá trị của sảnphẩm

1. Quy tắc mô tả tài liệu theo tiêu chuẩn quốc tế (ISBD)

2. Quy tắc biên mục Anh - Mỹ (AACR2)

3. Khung phân loại thập phân Dewey (DDC)

4. Khung phân loại của thư viện Quốc hội Hoa kỳ (LLC)

1.2.2. Mô hình trong nước

Để hướng tới việc cung cấp thông tin và tri thức cho người đọc vàngười dùng tin, các thư viện đều phải quan tâm đến công tác xử lý thông tin

mà hạt nhân của nó là xử lý tài liệu

Để tạo ra những tiền đề cho việc chia sẻ thông tin trong bối cảnh đẩymạnh hội nhập quốc tế, hơn bao giờ hết việc chuẩn hóa mọi khâu công tác,trong đó có xử lý tài liệu có một ý nghĩa đặc biệt quan trọng

Xử lý tài liệu là một hoạt động nghiệp vụ không thể thiếu trong cácthư viện và cơ quan thông tin Hiện nay, các thư viện ở Việt Nam thường ápdụng một số hình thức xử lý tài liệu như: phân loại, biên mục mô tả, địnhchủ đề, định từ khóa, tóm tắt, chú giải tài liệu

Trong các hình thức xử lý tài liệu được áp dụng tại thư viện, phân loạitài liệu là hệ thống xử lý tài liệu phổ biến nhất, tiếp đó là biên mục mô tả,định từ khóa, tóm tắt, định chủ đề

Trong công tác biên mục mô tả, phân loại tài liệu, định chủ đề và định

từ khóa tài liệu, để đảm bảo tính chính xác, đòi hỏi các thư viện phải ápdụng các chuẩn nghiệp vụ Chuẩn nghiệp vụ, hiểu một cách khái quát, lànhững tiêu chuẩn được nghiên cứu, lựa chọn và sử dụng cho cán bộ xử lýdựa vào đó mà đối chiếu, so sánh để thực hiện các công đoạn của nghiệp vụthư viện nhằm thu được những sản phẩm đáp ứng tốt nhất nhu cầu củangười sử dụng:

Trong công tác phân loại, khung phân loại DDC rút gọn ấn bản 14được sử dụng rộng rãi nhất Ngoài ra còn có:

- khổ mẫu MARC21

- Bảng phân loại thập phân bách khoa (UDC)

- Bảng phân loại 19 lớp của Thư viện Quốc gia

Chương 2

THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁC XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI THƯ VIỆN HÀ NỘI

2.1. KHÁI QUÁT VỀ QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN

CỦA THƯ VIỆN HÀ NỘI

2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của thư viện Hà Nội

Ngày 15/10/1956 tại nhà Thủy Tạ bên hồ Hoàn Kiếm, Thư viện HàNội ra đời với tên gọi ban đầu là Phòng đọc sách nhân dân Từ xuất phátđiểm đó, ba năm sau, Thư viện nhân dân Hà Nội chính thức được thành lậpvào tháng 1/1959 và chuyển về trụ sở 47 phố Bà Triệu, quận Hoàn Kiếmcho đến ngày nay

Tháng 8/2008, Thư viện Hà Nội khánh thành trụ sở xây mới với kiếntrúc bề thế, ấn tượng của hai khối nhà cao 9 tầng có tổng diện tích sàn 6178m2 mô phỏng hình ảnh trang sách mở như ôm lấy dòng chảy vô tận của trithức nhân loại Đây cũng là một trong những công trình văn hóa chàomừng kỷ niệm 1000 năm Thăng Long – Hà Nội

Đến tháng 2/2009, sau khi hợp nhất với Thư viện tỉnh Hà Tây, Thưviện Hà Nội có thêm một trụ sở tại số 2B đường Quang Trung, quận HàĐông với tòa nhà 3 tầng thiết kế theo hình dải lụa có tổng diện tích sàn

2029 m2

TVHN luôn là “cầu nối” giữa đội ngũ cán bộ và NDT TV đã xâydựng được một mạng lưới TV tủ sách rộng khắp thành phố tạo dựng đượcnguồn lực thông tin sách báo phong phú, đa dạng Với vốn tài liệu phongphú và quí giá cùng với đội ngũ cán bộ nhiệt tình và yêu nghề nên TV đãthu hút được lượng bạn đọc rất đông đến sử dụng TV Với lượng bạn đọcđông như vậy và nguồn TL phong phú đó đòi hỏi TVHN phải có cơ cấu tổchức tốt, năng động để quản lý và đáp ứng nhu cầu ngày cao của bạn đọc

Trong quá trình hoạt động, TV cũng luôn chú ý đến công tác XLTL vì nóảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng đáp ứng NCT của NDT.

2.1.2. Nguồn lực thông tin

2.1.2.1. Vốn tài liệu

Hiện nay, với 7 phòng chức năng: Hành chính - Tổng hợp, Bổ sung

và Xử lý kỹ thuật, Phục vụ bạn đọc, Địa chí và Thông tin tra cứu, PhòngNghiệp vụ và Phòng trào cơ sở, Tin học, Phục vụ Thiếu nhi, Thư viện HàNội cung cấp cho độc giả hơn 48 vạn tài liệu; trong đó có 402 đầu báo, tạpchí và khoảng 2 vạn tài liệu địa chí Hà Nội với nhiều loại hình (bản đồ, vănbia, thần tích, thần sắc, hương ước…), cùng 5 CSDL thư mục và CSDL dữkiện với hàng trăm nghìn biểu ghi

2.1.2.2. Cơ cấu tổ chức, chức năng và nhiệm vụ

a. Cơ cấu tổ chức

c. Nhiệm vụ

Xây dựng và trình Giám đốc Sở Văn hoá, Thể thao & Du lịch thànhphố Hà Nội quy hoạch phát triển, kế hoạch hoạt động dài hạn, hàng nămcủa Thư viện và tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt

Tổ chức phục vụ và tạo mọi điều khiện thuận lợi cho người đọc được

sử dụng vốn tài liệu thư viện thông qua các hình thức đọc tại chỗ, mượn vềnhà hoặc phục vụ ngoài thư viện phù hợp với nội quy thư viện

Phục vụ miễn phí tài liệu thư viện tại nhà cho người đọc cao tuổi, tàntật bằng hình thức gửi qua bưu điện hoặc thư viện lưu động theo quy địnhcủa Pháp lệnh Thư viện

Xây dựng và phát triển vốn tài liệu phù hợp với đặc điểm tự kinh tế- văn hoá của Hà Nội và đối tượng phục vụ của thư viện

nhiên-2.1.2.3. Đối tượng phục vụ

Khác với nhiều TV lớn trên địa bàn của Thủ đô, TVHN mở cửaphục vụ rộng rãi mọi đối tượng bạn đọc: từ các cháu thiếu niên, nhi đồngđến những người tàn tật, từ người cao tuổi, học sinh sinh viên đến cán bộnghiên cứu,cán bộ quản lý…

2.1.2.4. Cơ sở vật chất kỹ thuật

Với định hướng phát triển thư viện trở thành thư viện hiện đại,bằng kinh phí nhà nước và nguồn xã hội hóa, Thư viện Hà Nội đã đầu tưtrang bị phần mềm quản lý thư viện LIBOL 6.0; phần mềm sản xuất sáchnói cho người khiếm thị Daisy; cùng hệ thống máy tính, máy scan, máy inlaze, máy photo… Toàn bộ phòng đọc được trang bị máy điều hòa, khosách có máy hút bụi, chống ẩm Đặc biệt, Thư viện Hà Nội còn đầu tư xâydựng một Studio chuyên dụng sản xuất sách nói cho người khiếm thị

2.2. CÔNG TÁC XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI THƯ VIỆN HÀ NỘI

2.2.1. Phân loại tài liệu

2.2.1.1. Khái niệm

Phân loại là một loại thuật ngữ được sử dụng rộng rãi trong đờisống xã hội và nhiều ngành khoa học Phân loại hiểu theo nghĩa rộng làviệc sắp xếp, tổ chức các sự vật hiện tượng và toàn bộ tri thức hoặc thôngtin theo một trật tự có hệ thống Đây là một hoạt động cơ bản, một hoạtđộng trí tuệ của con người Để nhận biết và nghiên cứu về các sự vật hiện

tượng, con người đã tiến hành việc phân loại với nhiều mục đích khácnhau.

Phân loại tài liệu là phân loại các xuất bản phẩm, phân loại sách báo

và tài liệu – một dạng sản phẩm của trí tuệ con người.Trên thực tế, phânloại tài liệu là một quá trình xử lý nội dung tài liệu, dùng các ký hiệu phânloại để mô tả nội dung tài liệu với mục đích xếp giá và tổ chức mục lụcphân loại Phân loại tài liệu hiểu theo nghĩa rộng hơn, nó không chỉ phục

vụ cho thư viện mà còn cho các lĩnh vực khác liên quan như công việc lưu

trữ, bảo tàng, phát hành, xuất bản, triển lãm sách báo…Theo cuốn Hướng dẫn thực hành phân loại theo Bảng phân loại thập phân Deway

(Deway Decimal Classification A practical guide) phân loại tài liệu đượchiểu theo nghĩa là: “Việc sắp xếp có hệ thống theo môn loại các sách và cáctài liệu trên giá hoặc trong mục lục hoặc trong các bảng tra một cách thứctạo điều kiện thuận lợi nhất cho người đọc và người tìm kiến thông tin.” Quá trình phân tích tài liệu nhằm xác định nội dung và thể hiện nộidung đó bằng những kí hiệu của khung phân loại cụ thể Kí hiệu này có thểđơn giản hay phức tạp tùy thuộc vào nội dung những vấn đề mà tài liệu đềcập

Hiện nay, trên thế giới có một số BPL đang được sử dụng rộng rãi

đó là BPL DDC, UDC, BBK…

Hiện tại, TVHN đang sử dụng 3 BPL : BPL 19 lớp do TV Quốc giaViệt Nam biên soạn, BPL địa chí do đồng chí Lê Gia Hội cán bộ nghiệp vụ

TV chỉnh biên, BPL DDC 21 rut gon của Mỹ

Đối với từng loại hình tài liệu khác nhau thì có sự phân loại khácnhau

2.2.1.2. Phân loại tài liệu

Phân loại tài liệu tiếng Việt

TVHN sử dụng BPL 19 lớp để phân loại tài liệu tiếng Việt Đây làBPL dùng cho các TV khoa học tổng hợp được xuất bản lần đầu vào năm

1961, dựa trên BPL dùng cho các TV đại chúng của Liên Xô những năm 60

- trợ kí hiệu địa lý Việt Nam

- trợ ký hiệu địa lý các châu, các nước và các địa danh

- trợ kí hiệu ngôn ngữ Việt Nam

 Tập 2 gồm: Bảng tra chủ đề và hướng dẫn sách

Khi tiến hành phân loại tài liệu, cán bộ TVHN thường căn cứ vàotên tài liệu, lời giới thiệu, danh mục tài liệu tham khảo để xác định nộidung cuốn sách Với một số sách có nội dung tổng hợp, phức tạp rất khóxác định nội dung thì cán bộ xử lý cần đọc chương, phần mục lục và phảiđọc toàn bộ cuốn sách Có trường hợp phân loại không theo nội dung màchỉ dựa vào hình thức, chẳng hạn các tác phẩm văn học, bách khoa thư, từđiển,

Ví dụ 1: Cuốn sách có nhan đề: “Trên đường học tập và nghiên cứu:

phê bình và tiểu luận(1943-1958)”của Đặng Thai Mai do NXB Văn học

HN xuất bản

 Vậy KHPL của cuốn sách trên là 8(V) + 801.5

Ví dụ 2: Cuốn sách có nhan đề : “Cơ sở sinh thái học của Dương Hữu

Thời do NXB Đại học Quốc gia HN xuất bản

 Vậy KHPL của cuốn sách trên là 57.026.1

Phân loại báo, tạp chí

Công việc này được thực hiện bởi phòng báo, tạp chí TVHN sửdụng bảng chữ cái tiếng Việt để phân loại báo, tạp chí,

Ví dụ:

 A ( An ninh nhân dân, An ninh Thủ đô…)

 Đ (Đại đoàn kết, Đầu tư, Đời sống và Pháp luận…)

 K (Khoa học công nghệ, Khoa học đời sống…)

Phân loại tài liệu địa chí

TVHN sử dụng BPL tài liệu địa chí để phân loại TL địa chí BPLnày được hình thành trên cơ sở chỉnh biên KPL địa chí Liên Xô doG.M.Ambacxumian biên soạn đồng thời có sự tham khảo BPL dùng chokho sách tổng hợp của các thư viện tỉnh, thành phố do TVQG VN ban hànhnăm 1978 và 1 số TL tham khảo chuyên ngành khác

BPL địa chí này do đồng chí Lê Gia Hội- cán bộ nghiệp vụ TVchỉnh biên BPL này được chia làm 10 môn loại chính: từ H.1 đến H.0

 H.1: Thành phố HN, Thủ đô nước CHXHCN VN Các quận, huyện, thị xãtrực thuộc thành phố Chủ tịch HCM với Đảng bộ và nhân dân HN Đảng

và Nhà nước với nhân dân HN

 H.2 : Đảng bộ thành phố HN Các Đảng bộ Các cơ quan chính quyền vàquản lý địa phương Đoàn thanh niên Cộng sản HCM thành phố HN Tìnhhình chính trị, xã hội hiện đại của thành phố HN ( từ 30/4/1975 đến nay)

 H.3: Thiên nhiên và các nguồn tài nguyên thiên nhiên của thành phố HN

 H.4: Kinh tế HN Kế hoạch hóa nền kinh tế thành phố

 H.5: Đời sống KH của thành phố HN Công tác văn hóa, giáo dục củathành phố Công tác báo chí

 H.6: Công tác y tế của thành phố HN Công tác bảo vệ sức khỏe cho nhândân Công tác thể dục thể thao

 H.7: Nghệ thuật Thanh phố HN trong các tác phẩm nghệ thuật

 H.8: Đời sống văn học của thành phố HN Thành phố HN trong các tácphẩm văn học Văn học dân gian

 H.9: Lịch sử thành phố HN Đặc điểm nhân chủng Các di tích lịch sử, cácdanh lam thắng cảnh của thành phố

 H.0: Tài liệu về các nhân vật nổi tiếng của HN ( hộp phích nhân vật)

Ví dụ1: Bảo tồn và phát huy giá trị di sản văn hóa phi vật thể Thăng

Long- Hà Nội/ Võ Quang Trọng// Tạp chí Văn hóa dân gian.-2007.-số tr.4-7

1.- Bài trích tạp chí này sẽ thuộc môn loại H.5

Ví dụ 2: Lược sử HN/ Nguyễn Văn Tân.-H.: Từ điển Bách

khoa,2007.-766tr

 Tài liệu trên thuộc môn loại H.9

Phân loại tài liệu ngoại văn

Trước đây TVHN đã sử dụng BPL DDC 21 rút gọn do nhà TV họcngười Mỹ nổi tiếng Melvin Dewey sáng tạo

Tháng 9 năm 2006, ấn bản DDC 14 bản dịch tiếng Việt xuất bản đãđược triển khai ở tất cả các TVVN

Bắt đầu từ năm 2008 TVHN sử dụng BPL này để phân loại TL ngoạivăn

Ví dụ 1: Cuốn sách “ Marketing research” của David A.Aaker do

NXB Willey xuất bản

 KHPL là 658.83

Ví dụ 2: Cuốn sách “ Vocational education: concepts and operations”

của Calfrey C.Calhoun do NXB Wadsworth xuất bản

 KHPL là 370.11

Phân loại tài liệu là một công đoạn khó nên TVHN đòi hỏi cónhững cán bộ phân loại có trình độ ngoại ngữ tốt, có tính cẩn thận, kiên trì,

tỉ mỉ và nhiệt tình trong công việc

Trong tương lai không xa thay vì sử dụng BPL 19 lớp, TVHN sẽ ápdụng BPL DDC ấn bản rút gọn14 để phân loại cho cả tài liệu tiếng Việt.Đây là bản dịch tiếng Việt chính thức có bản quyền; được cập nhật và chỉnh

lý mới nhất so với các phiên bản khác của DDC; được mở rộng và thíchnghi với Việt Nam Bổ sung những mục phân loại chi tiết liên quan đến VN

về các chủ đề lịch sử, địa lý, dân tộc, chủ nghĩa Mac-Lênin, Đảng pháichính trị, ngôn ngữ, văn học

 Sử dụng ấn bản DDC 14 sẽ có 1 số ưu điểm sau:

o Các đề mục được sắp xếp theo nguyên tắc thập tiến cho nên dễ nhớ, dễ sửdung

o Các kí hiệu được sử dụng đồng nhất bằng một loại chữ số Arap nên thuậntiện cho việc tự động hóa tìm tin và chia sẻ nguồn tin.

Bên cạnh đó cũng có nhược điểm, đó là:

o Sự phân nhóm sắp xếp các lớp chính trong dãy cơ bản hoàn toàn khôngphản ánh được sự phát triển của thế giới khách quan

o Hệ thống kí hiệu thập phân chỉ đến 10 lớp rất khó cho việc mở rộng khungkhi khoa học phát triển; không tìm được vị trí xứng đáng cho 1 bộ mônkhoa học

o Tính tự tôn dân tộc quá cao, số lượng kí hiệu dành cho Mỹ và phương Tâyquá nhiều so với các châu lục khác

2.2.2. Mô tả tài liệu

Khái niệm:

Trong công tác thư viện, mô tả tài liệu có ý nghĩa đăc biệt quantrọng , mô tả là khâu công tác kỹ thuật cơ bản giúp xác định được đặc tínhcủa tài liệu về nội dung, công dụng, hình thức của tài liệu…đồng thời mô tả

là cơ sở chính để tổ chức các loại hình mục lục thư viện, một trong nhữngcông cụ tra cứu truyền thống

Mô tả tài liệu( biên mục mô tả) là quá trình nhận dạng và mô tả 1TL: ghi lại những thông tin về nội dung, hình thức, trách nhiệm biênsoạn…của tài liệu trên 1 phiếu mô tả

Mô tả tài liệu là việc lựa chọn những dẫn liệu đặc trưng của một tàiliệu, trình bày chúng theo những quy tắc nhất định giúp bạn đọc có kháiniệm về tài liệu trước khi được tiếp xúc trực tiếp với tài liệu đó

Thông qua việc mô tả sẽ giúp NDT có 1 khái niệm về TL và nhanhchóng dễ dàng tìm được TL phù hợp với yêu cầu của mình trong hệ thốngtìm tin truyền thống và hiện đại thông qua một số thông tin như tác giả,nhan đề, chủ đề….nó cho biết thư viện đang có những tư liệu nào và thuộcnhững lần xuất bản nào

Hiện nay, TVHN mô tả TL theo ISBD ( mô tả thư mục theo tiêuchuẩn quốc tế) Mô tả TL theo ISBD ( international standard bibliographydescriptron) là định ra 1 trật tự sắp xếp các vùng và yếu tố mô tả và 1 hệthống kí hiệu dấu phải đặt trước các yếu tố đó.

Theo qui tắc ISBD có 7 vùng chính dùng cho mô tả sách ngoài racòn có 1 số vùng dành cho các dạng TL khác, chúng được đặt ngay sauvùng các yếu tố xuất bản

Mô tả sách: sách trong TV được mô tả trên 1 tấm phích có kíchthước là 12,5cm * 7,5cm với 7 vùng mô tả như sau:

a. vùng 1: Nhan đề và thông tin trách nhiệm

b. vùng 2: Thông tin về lần xuất bản

c. vùng 3: Thông tin về xuất bản

d. vùng 4: Đặc trưng số lượng

e. vùng 5: Tùng thư

f. vùng 6: Phụ chú

g. vùng 7: Chỉ số ISBN, giá tiền, số lượng in

Những vùng này được trình bày trên phích mô tả theo sơ đồ sau:

đến nhan đề/ Thông tin về trách Thông

xuất bản.- Nơi xuất bản: Nhà xuất bản, nămxuất

bản (nơi in: Nhà in).- Khối lượng (hay tổng số tập):

Minh họa;