Tìm hiểu công tác xử lý tài liệu của Thư viên tại Viện Gia đình và Giới

MỤC LỤC BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT LỜI NÓI ĐẦU Lý chọn đề tài Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Bố cục CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA THƯ VIỆN TẠI VIỆN GIA ĐÌNH VÀ GIỚI 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 Lịch sử hình thành phát triển Chức năng, nhiệm vụ Cơ cấu tổ chức Vốn tài liệu Đối tượng phục vụ CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XỬ LÝ TÀI LIỆU CỦA THƯ VIỆN TẠI VIỆN GIA ĐÌNH VÀ GIỚI 2.1 Mục đích, vai trò xử lý tài liệu Thư viện Viện Gia đình Gới 2.2 Thực trạng cơng tác xử lý tài liệu Thư viện Viện Gia đình Gới 2.2.1 Xử lý kỹ thuật 2.2.1.1 Đóng dấu 2.2.1.2 Dán nhãn 2.2.2 Xử lý hình thức tài liệu – Biên mục mô tả 2.2.3 Xử lý nội dung 2.2.3.1 Phân loại tài liệu 2.2.3.2 Định từ khóa tài liệu 2.2.3.3 Làm tóm tắt tài liệu CHƯƠNG 3: MỘT SỐ NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC XỬ LÝ TÀI LIỆU CỦA THƯ VIỆN TẠI VIỆN GIA ĐÌNH VÀ GIỚI 3.1 Nhận xét 3.1.1 Xử lý kỹ thuật 3.1.2 Xử lý hình thức 3.1.3 Xử lý nội dung 3.2 Kiến nghị 3.2.1 Xử lý kỹ thuật 3.2.2 Xử lý hình thức 3.2.3 Xử lý nội dung KẾT LUẬN TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT CSDL Cơ sở liệu KHPL Ký hiệu phên loại NDT Người dùng tin ĐKCB Đăng ký cá biệt MỞ BÀI LỜI NÓI ĐẦU Lý chọn đề tài Xã hội ngày phát triển, người không ngừng hoạt động để hoàn thiện thân làm cho xã hội tiến bộ, nhu cầu đáp ứng Bất việc làm người dù nhỏ cần đến thông tin.Thông tin giúp cho ta định hướng việc, góp phần vào kết hành động hành động xác đạt kết cao Ngày thông tin xem nguồn tài nguyên kinh tế, giống nhu nguồn tài nguyên khác: lao động, vật chất,… Thông tin không ngừng phát triển, không bị hạn chế thời gian khả nhận thức người Bởi vì, người tiếp nhận thơng tin lại sản sinh thông tin cho xã hội Với số lượng tài liệu ngày gia tăng xã hội người dùng tin ( NDT ) khó khăn việc lựa chọn tài liệu phù hợp với u cầu Vì vậy, cơng tác xử lý tài liệu có vai trò quan trọng hết hoạt động thư viện Những sản phẩm công tác xử lý tài liệu cầu nối người dùng tin nguồn thông tin: sở liệu ( CSDL ), mục lục, tóm tắt,…giúp người dùng tin tìm tin, lựa chọn, tra cứu dễ dàng, nhanh chóng, xác, kịp thời Qúa trình lao động để tạo sản phẩm q trình sử lý tài liệu bao gồm khâu: tiếp nhận tài liệu, đăng ký tài liệu, phân loại tài liệu, định từ khóa, định chủ đề, làm tóm tắt,….Mức độ thỏa mãn nhu cầu thông tin sản phẩm khác khác phụ thuộc phần lớn vào chất lượng hiệu công tác xử lý tài liệu Nhận thức tầm quan trọng công tác xử lý tài liệu việc thực nhiệm vụ hoạt động quan Thông tin – Thư viện em chọn đề tài “ Tìm hiểu cơng tác xử lý tài liệu Thư viên Viện Gia đình Gới” làm đề tài tiểu ln Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu Mục đích: đánh giá thuận lợi, khó khăn, thách thức để từ đưa biện pháp định hướng phát triển nhằm giúp thư viện hoạt động ngày tốt Thư viện Viện Gia đình Giới Nhiệm vụ: tìm hiểu đánh giá thực trạng cơng tác xử lý tài liệu Thư viện Viện Gia đình Giới Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Đối tượng: Công tác xử lý tài liệu Thư viện Viện Gia đình Giới nay, bao gồm: + Xử lý kỹ thuật: đóng dấu; dán nhãn + Xử lý hình thức: Biên mục mơ tả tài liệu + Xử lý nội dung: Phân loại tài liệu; Định từ khóa tài liệu; Tóm tắt tài liệu Phạm vi: Thư viện Viện Gia đình Giới Phương pháp nghiên cứu Để thực đề tài em sử dụng kiến thức học trường, đồng thời sử dụng phương pháp nghiên cứu, cụ thể là: - Tổng quan tài liệu - Quan sát, khảo sát thực tế - Trao đổi trực tiếp với cán thư viện - Xử lý, phân tích tổng tài liệu có nội dung liên quan đến đề tài Bố cục Thơng qua q trình khảo sát thực tế, nghiên cứu, thu thập tài liệu; kiến thức em học trường hướng dẫn cô Lê Thị Thúy Hiền giúp đỡ cô, Thư viện Viện Gia đình Giới em hồn thành đề tài với 36 trang, chia làm phần: Chương 1: Khái quát trình trình hình thành phát triển Thư viện Viện Gia đình Giới Chương 2: Thực trạng công tác xử lý tài liệu Thư viện Viện Gia đình Giới Chương 3: Một số nhận xét, đánh giá kiến nghị công tác xử lý tài liệu Thư viện Viện Gia đình Giới Em xin chân thành cảm ơn cô Lê Thị Thúy Hiền hướng dẫn tận tình em trình làm đề tài, cô, chú, anh , chị công tác Thư viện Viện Gia đình Giới giúp đỡ em hoàn thành đề tài Hà Nội, ngày 30 tháng 06 năm 2011 Người viết Dương Thị Yến NỘI DUNG CHƯƠNG KHÁI QUÁT VỀ QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA THƯ VIỆN TẠI VIỆN GIA ĐÌNH VÀ GIỚI 1.1 Lịch sử hình thành phát triển Thư viện viện Gia đình Giới Thư viện Viện Gia đình Giới phòng trực thuộc Viện Gia đình Giới thành lập từ năm 1987 với đời Viện Gia đình Giới Nghị định 117/CP ngày 31 tháng năm 1987 Hội đồng Chính Phủ quy định thành lập “ Trung tâm Nghiên cứu khoa học vê Phụ nữ” phòng ban có phòng ngiệp vụ Thư viện Nghị định số 30/2003/NĐ-CP, ngày 15 tháng 01 năm 2004 Chính phủ định đổi tên “ Trung tâm Nghiên cứu khoa học Phụ nữ” thành “Viện Gia đình Giới” ( Instiute For Family and Gender Studies Viết tắt IFGS ) Hiện nay, Viện Gia đình Giới có địa là: Số 6, Đinh Cơng Tráng – Hồn Kiếm – Hà Nội Hơn 20 năm qua, với phát triển không ngừng lớn mạnh mặt Viện Gia đình Giới, Thư viên Viện Gia đình Giới có nhiều cải tiến nhằm mục đích ngày phục vụ bạn đọc tốt thư viện nghiên cứu, ứng dụng công nghệ thông tin từ năm 1998 vào hai hoạt động chủ yếu quản lý, tổ chức khai thác kho tài liệu Thư viện để xây dựng sở liệu (CSDL) đưa CSDL vào phục vụ độc giả tra cứu khai thác Thư viện Vào năm 2004 CSDL cải tiến để phục vụ bạn đọc ngày hiệu ( phần mềm CDS/ISIS – Tiếng anh là: Computer Documentation System – Intergrate Set of Information System ) 1.2 Chức năng, nhiệm vụ Chức năng: Thư viện Viện Gia đình Giới thư viện chuyên ngành khoa học xã hội, quan trực thuộc Viện Khoa học xã hội Việt Nam với chức năng: lưu trữ khai thác tài liệu; thu thập sư u tầm tài liệu; tiến hành hoạt động tư vấn phổ biến tài liệu thông tin; đảm bảo thông tin cho hoạt động hệ thống quan trực thuộc Viện Khoa học xã hội Do chức thư viện Viện Gia đình Giới thư viện chuyên ngành phục vụ nghiên cứu khoa học Vì vậy, xem xét vốn tài liệu thư viện xem xét lĩnh vực chính: gia đình, trẻ em, phụ nữ, giới Nhiệm vụ: - Thu thập, bảo quản, tổ chức khai thác xử lý thông tin theo nhiệm vụ nghiên cứu khoa học Viện Gia đình Giới - Tổ chức hoạt động Thư viện, xây dựng hệ thống tra cứu tìm tin, với ứng dụng cơng nghệ thơng tin đại nhằm đáp ứng yêu cầu thu thập tham khảo thông tin phục vụ nhiệm vụ nghiên cứu khoa học Viện Gia đình Giới - Quản lý tổ chức phục vụ tra cứu, cung cấp thông tin kết nghiên cứu khoa học Viện nhằm công bố quảng bá kết nghiên cứu Viện Gia đình Giới đến quan, tổ chức nghiên cứu khoa học độc giả nước 1.3 Cơ cấu tổ chức Từ quan với quy mô rộng lớn quan nhỏ cần có bố trí lực lượng hợp lý, để cho hoạt động quan đạt kết mong đợi Đó cấu tổ chức cho có chất lượng, định quan trọng tớ hoạt động quan Thư viện Viện Gia đình Giới phận nghiệp vụ Viện tổ chức cách khoa học hợp lý Cùng với đời Viện Gia đình Giới, phận nghiệp vụ Thư viện không ngừng phát triển Với đội ngũ cán thư viện: + Giám đốc thư viện: Th.S Phạm Thị Huệ + Phó giám đốc thư viện: Th.S Nguyễn Đức Tuyến Giám đốc thư viện quản lý chung tất hoạt động thư viện Còn phó giám đốc thư viện cán thư viện trực tiếp hoạt động thư viện với công việc đặc thừ như: tiếp nhận tài liệu, sử lý tài liệu; xếp tài liệu; bảo quản tài liệu; phục vụ bạn đọc Thư viện bao gồm ba phòng dành cho hoạt động : phòng giám đốc, phòng cho phó giám đốc phòng phục vụ bạn đọc Các phòng bố trí sáng tạo khoa học giúp cho hoạt động diễn dễ dàng thuận tiện Bạn đọc đến thư viện sử dụng máy tính hỗ trợ để tìm tài liệu theo yêu cầu hỗ trợ cán thư viện viết phiếu cán thư viện xuống kho tìm tài liệu Tài liệu thư viện tổ chức theo hình thức phục vụ: kho đóng kho mở (Kho mở thư viện bố trí ln phòng phục vụ bạn đọc nên thuận tiễn cho bạn đọc) 1.4 Vốn tài liệu Thư viện Viện Gia đình Giới sử dụng hợp lý nguồn ngân quỹ nhà nước đầu tư cho thư viện để xây dựng thư viện ngày phát triển Với kho: kho tài liệu tiếng việt kho tài liệu nước Vốn tài liệu thư viện ngày gia tăng nhanh chóng Do có nhiều cố gắng cơng tác sưu tầm, lựa chọn, bổ sung vốn tài liệu, trải qua 24 năm xây dựng trưởng thành đến thư viện có vốn tài liệu với cấu sau: + sách: sách tiếng Anh 1570 Sách tiếng Việt ( Vv- Việt vừa: 2080 cuốn; Vb – Việt bé: 1550 ) Cao đẳng ( CĐ ): 153 + Báo: 21 đầu báo + tạp chí : 42 loại ( nước quốc tế ) như: Women; Logistics; Poverty, Gender, and Youth;… + Tư liệu: 2361 + Từ điển: 234 ( Anh – Việt; Hán – Việt; Việt – Pháp; Việt – Nhật ) Thư viện Viện Gia đình Giới thư viện chuyên ngành, ngày thu hút bạn đọc tới, đòi hỏi thư viện phải ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào hoạt động nhằm tạo điểm tiếp cận thông tin đáp ứng nhu cầu ngày cao bạn đọc Với nhiều vật mang tin phi giấy: CSDL ( 7593 biểu ghi sách 12318 biểu ghi trích ); đĩa CD – ROM ( 83 đĩa chưa đem phụ vụ bạn đọc ) 1.5 Đối tượng phục vụ Thư viện Viện Gia đình Giới có chức góp phần nâng cao kiến thức mặt, hiểu biết xã hội Với chức vậy, đối tượng bạn đọc ngày mở rộng, mang tính xã hội hóa cao: từ chỗ đơn phụ vụ cho cán viện nghiên cứu Viện Gia đình Giới , phục vụ bạn đọc làm cơng tác nghiên cứu lý luận, thực tiễn gia đình giới Bạn đọc Thư viện Viện Gia đình Giới gồm nhóm: - Cán cơng tác viện Viện Gia đình Giới: Những người cơng tác Viện Gia đình Giới, viện Khoa học xã hội Việt Nam ln tìm tài liệu thư viện với mục đích nghiên cứu vấn đề lý luận thực tiễn giới, gia đình phụ nữ Việt Nam nhằm cung cấp luận khoa học giúp cho Đảng Nhà nước có sở việc hoạch định đường lối sách bình đẳng giới, gia đình phụ nữ 10 Bước 2: Xác định khái niệm đặc trưng cho nội dung tài liệu Sau phân tích tài liệu phải xác định khái niệm đặc trưng cho nội dung tài liệu.Những khái niệm là: - Đối tượng nghiên cứu: vấn đề bao trùm tồn tài liệu, tài liệu có nhiều đối tượng nghiên cứu từ khóa đối tượng nghiên cứu Thư viện Viện Gia đình Giới cho vào mục 650 xử lý tài liệu → Ví dụ: Dân tộc BaNa Việt Nam/ Bùi Minh Đạo, Trần Hồng Thu, Bùi Bích Lan.- H.: Khoa học xã hội, 2007.- 338tr.; 21cm Đối tượng nghiên cứu: Người BaNa - Địa điểm: đối tượng địa lý cụ thể (châu lục, đại dương, sơng, núi,…), đơn vị hành phân chia theo lãnh thổ ( nước, tỉnh, thành phố,…), địa danh hành ( ngoại ơ, đường phố, quảng trường ), từ khóa địa điểm Thư viện Viện Gia đình Giới cho vào mục 651 xử lý tài liệu - Nhân vật: đời, hoạt động nhân đề cập tài liệu → Ví dụ: Tư tưởng Hồ Chí Minh xây dựng phát triển văn hóa Việt Nam/ Đỗ Huy.- H.: Khoa học xã hội, 2000.- 244tr.; 20cm Cuốn sách có từ khóa nhân vật Hồ Chí Minh cho vào mục 600 ( từ khóa nhân vật ) mà Thư viện Viện Gia đình Giới tiến hành trình xử lý tài liệu Thư viện Viện Gia đình Giới khơng sử dụng từ khóa thời gian, hình thức tài liệu thư viện khác Bước 3: Mô tả khái niệm đặc trưng ngôn ngữ từ khóa Những khái niệm chọn từ nội dung tài liệu thuật ngữ thuộc ngôn ngữ tự nhiên Vì vậy, phải mơ tả ngơn ngữ từ 24 khóa Những từ khóa phải đảm bảo tính xác, tính thơng dụng, ngắn gọn, súc tích,… - Xử lý tài từ đồng nghĩa: Đối với từ đồng nghĩa, chọn từ thông dụng, từ có tần suất sử dụng nhiều tài liệu yêu cầu tin → Ví dụ: Bác Hồ chiến đấu diệt “ giặc dốt”/ Đỗ Quang Chung, Nguyễn Quang La.- KNxb,1990.- 11tr.;21cm Từ khóa: Diệt dốt, xóa mù chứ, Hồ Chí Minh Trong q trình định từ khóa tự do, người đinh từ khóa bổ sung thêm số từ khóa từ rộng hơn, từ gần nghĩa từ đồng nghĩa dùng với tần suất từ khóa ưu tiên để mở rộng khả tìm tin Và Thư viện Viện Gia đình Giới việc định từ khóa khơng có giới hạn số lượng từ khóa nhiều từ khóa làm rõ nội dung tài liệu Bước 4: Sắp xếp từ khóa mẫu tìm Mặc dù tìm tin, từ khóa độc lập với cán định từ khóa xếp từ khóa theo trật tự định tạo điều kiện cho nội dung tài liệu dễ dàng xác định vấn đề xem vấn đề có thích hợp với u cầu tin khơng tìm biểu ghi Có nhiều cách xếp tài liệu Thư viện Viện Gia đình Giới xếp tài liệu theo trật tự logic để làm bật đối tượng 600 Từ khóa nhân vật 650 Từ khóa ( từ khóa nội dung khía cạnh nghiên cứu tài liệu 651 Từ khóa địa danh Việc định từ khóa cho tài liệu phải tuân thủ theo bước kể Tuy nhiên, cơng việc mang tính chủ quan sáng tạo cán thư viện Chất lượng từ khóa phụ thuộc vào kỹ trình độ người định từ khóa cán thư viện phải nắm phương pháp nguyên tắc sử dụng ngôn ngữ từ khóa 25 ♣ Kết q trình định từ khóa Chất lượng q trình định từ khóa tài liệu ảnh hưởng trực tiếp đến kết tìm tin Vì từ khóa càn đảm bảo u cầu sau: tính xác, đầy đủ, ngắn gọn, súc tính,… - Tính đầy đủ: số lượng từ khóa phải phán ánh đầy đủ vấn đề nội dung tài liêu: từ khóa góc độ, phương diện địa điểm, nhân vật → Ví dụ: Gia đình phụ nữ biến đổi văn hóa – xã hội nơng thôn/ Nguyễn Linh Khiếu.- H.: Khoa học xã hội, 2001.- 255tr.;20cm Từ khóa: Phụ nữ Việt Nam, Phụ nữ nơng thơn, Gia đình nơng thơn, Biến đổi xã hội - Tính xác: phải phản ánh xác, phù hợp với nội dung tài liệu đồng thời phải thuộc lĩnh vực chuyên ngành, phổ thông độc lập với văn cảnh - Tính ngắn gọn, súc tích: thể nội dung dạng ngắn gọn nhất, giản lược cách bỏ hư từ, thực từ,… không mang giá trị thông tin, không làm rõ nghĩa cho từ khóa → Ví dụ: Một số vấn đề lý luận thực tiễn việc xây dụn, sử dụng sở vật chất thiết bị day – học trường phổ thông Việt Nam.H.: Đại học Quốc gia Hà Nội, 2002.-292tr.; 21cn Từ khóa: Thiết bị giáo dục - Tính đơn nghĩa: từ khóa mang nghĩa nhất, khái niệm mô tả từ khóa Tuy nhiên với định từ khóa tự Thư viện Viện Gia đình Giới sử dụng để đáp ứng tối đa khả tra cứu NDT cán thư viện bổ sung thêm từ khóa từ đồng nghĩa trường hợp từ khóa có tần suất sử dụng ngang → Ví dụ: Nguyễn Ái Quốc Pari: 1997- 1923/ Thu Trang.- H.: Thông tin lý luận, 1989.- 299tr.; 19cm 26 Từ khóa: Cuộc đời Hồ Chí Minh, Nguyễn Quốc, Pari 2.2.3.3 Làm tóm tắt tài liệu Tóm tắt khâu quan trọng trình xử lý nội dung tài liệu, tiến hành nhiều thư viện Bài tóm tắt nội dung tài liệu khơng ảnh hưởng trực tiếp đến q trình tìm tin nội dung tài liệu Tuy nhiên, tóm tắt nội dung tài liệu lại có ý nghĩa quan trọng thư viện đặc biệt NDT tóm tắt thơng báo cách xác, chi tiết, đầy đủ nội dung tài liệu cho NDT Tóm tắ tài liệu Là trình bày văn cách đầy đủ, xác, ngắn gọn nội dung tài liệu gốc mà khơng kèm theo lời bình luận từ phía người làm tóm tắt Bài tóm tắt tài liệu Là kết việc làm tóm tắt, viết dạng văn trình bày đọng, xác, đầy đủ khách quan với nội dung tài liệu gốc phần tài liệu gốc phù hợp với mục đích sử dụng, tính chất, giá trị tài liệu gốc NDT ♣ Mục đích làm tóm tắt tài liệu + giúp cho NDT giảm thời gian trình tìm tin, họ nhanh chóng tiếp cận thơng tin cần thiết + giúp NDT tiếp cận tài liệu gốc nhanh chóng + Bài tóm tắt khắc phục rào cản ngơn ngữ q trình tim tin + giúp cán thư viện chủ động việc giải đáp yêu cầu tin bạn đọc ♣ Phương pháp Cơng tác làm tóm tắt cơng tác hỗ trợ nhiều cho NDT cơng việc tìm hiểu sâu sắc tài liệu có thư viện Do Thư viện Viện Gia đình Giới làm tóm tắt 27 ♣ Q trình làm tóm tắt Thư viện Viện Gia đình Giới cán thư viện tiến hành theo quy trình chung, cụ thể sau: Bước 1: Đọc phân tích nội dung tài liệu - Nhan đề tài liệu - Lời nói đầu ( lý chọn đề tài; mục đích; nhiệm vụ ) - Mục lục Những đề tài có mục lục nêu đầy đủ, nội dung rõ ràng nội dung tài liệu cán xử lý thư viện vào mục lục để làm tóm tắt → Ví dụ: Dinh dưỡng với sức khỏe phụ nữ trẻ em/ Trương Bút, Đàm Phú Vinh.- H.: Phụ nữ, 1999.- 275tr.; 21cm Phần 1: Dinh dưỡng khoa học hợp lý; Phần 2: Dinh dưỡng cần cho trẻ thơ; Phần 3: Dinh dưỡng với sức khỏe vẻ đẹp phụ nữ; Phần 4: Vệ sinh an tồn thực phẩm phòng tránh ngộ độc cho ăn uống Bài tóm tắt: Cuốn sách giới thiệu dinh dưỡng với sức khỏe phụ nữ trẻ em Nội dung gồm phần: Dinh dưỡng khoa học hợp lý; Dinh dưỡng cần cho trẻ thơ; Dinh dưỡng với sức khỏe vẻ đẹp phụ nữ; Vệ sinh an toàn thực phẩm phòng tránh ngộ độc cho ăn uống Nếu tài liệu có nhiều nội dung khơng có mục lục, cán thư viện phảo đọc lướt văn tài liệu gốc Bước 2: Biên soạn hoàn chỉnh tóm tắt Để tóm tắt thể cấu nội dung tính logic vấn đề Cán làm tóm tắt phải trình bày tóm tắt theo bố cục nội dung tài liệu ( chương, phần ), không chung quá, không chi tiết ( với chương phần không nêu lên nội dung tài liệu ) 28 Sau biên soạn tóm tắt, cán tóm tắt kiểm tra tính ngắn gọn, xác, đầy đủ… tài liệu gốc, sửa lỗi tả, sau nhập tin vào máy Bài tóm tắt Thư viện Viện Gia đình Giới tóm tắt nội dung nên tóm tắt làm bật nội dung tài liệu gốc tốt tóm tắt khơng giới hạn số lượng từ Trong tóm tắt tránh từ mang tính chất “ tính từ” - ý nghĩa biểu cảm Bài tóm tắt Thư viện Viện Gia đình Giới chia làm hai phần, cụ thể là: phần 1, nêu tên nhan đề tài liệu; phần 2: nêu nội dung tài liệu Phân tích kết Một tóm tắt hồn hình ảnh thu nhỏ nội dung tài liệu gốc Do phải đảm bảo tính xác, tính đầy đủ, tính khách quan, - Tính xác: phải bám sát nội dung tài liệu gốc, phản ánh quan điểm tác giả, tên người,… trình bày nội dung tài liệu để thông báo nội dung tài liệu gốc đến NDT → Ví dụ: Vai trò nhiệm vụ phụ nữ Việt Nam giai đoạn cách mạng/ Lê Duẩn.- H.: Sự thật, 1978.- 48tr.; 19cm Tóm tắt: Sách giới thiệu tồn văn nói đồng chí Lê Duẩn Đại hội phụ nữ Việt Nam lần thứ (04/03/1974 – 07/09/1974) Đây văn kiện quan trọng đánh giá vai trò phụ nữ Việt Nam kháng chiến chống Mỹ cứu nước nghiệp cách mạng xã hội chủ nghĩa miền Bắc; đề nhiệm vụ trước mắt phong trào phụ nữ nước ta, trách nhiệm Đảng, nhà nước, đoàn thể nhân dân phong trào phụ nữ giai đoạn cách mạng - Tính đầu đủ: thể tất nội dung tài liệu gốc phải giảm tối đa thông tin thừa, thơng tin khơng có giá trị bị trùng lặp 29 → Ví dụ: Phụ nữ, giới phát triển/ Trần Thị Vân Anh, Lê Ngọc Hùng.- H.: Phụ nữ, 1996.- 327tr.; 19cm Tóm tắt: Cuốn sách giúp cho người đọc có thơng tin hiểu phụ nữ Việt Nam công đổi đất nước Chương đầu sách cung cấp cách hệ thống khái niệm Phụ nữ học vấn đề Phụ nữ, giới phát triển Các chương 3, 4, 5, phần II sử dụng nhiều tư liệu kết nghiên cứu để phác họa tranh đa dạng người phụ nữ nghiệp đổi nước ta Hai chương cuối phần III, tập trung phân tích sách xã hội phụ nữ - Tính khách quan: tóm tắt phải phù hợp với nội dung tài liệu, không thay đổi, bủ sung hay có đánh giá nội dung tài liệu → Ví dụ: Nghệ thuật làm vợ: Thư gửi người yêu/ Charlie W Shedd; Hòa Hoàng Tâm, Lê Văn Kha dịch.- H.: Phụ nữ.- 136tr.; 19cm Tóm tắt: Một chuyên gia lĩnh vực tâm lý nhân gia đình qua kinh nghiệm thực tế nhiều năm nghiên cứu tiếp xúc với nhiều gia đình hòa giải cho đơi vợ chồng bất hòa, tác giả đúc kết “ học” để xây dựng gia đình hạnh phúc Những học tác giả thể dạng thư gửi gái ♣ Cách trình bày: Bài tóm tắt phải trình bày theo trật tự loigic tên nhan đề có nói tới số lượng địa danh ta phải tìm rõ địa danh tài liệu tài liệu gốc đưa vào tóm tắt giúp NDT nắm địa danh tài liệu gốc nhanh chóng → Ví dụ: Người cao tuổi bạo lực gia đình tỉnh/ Nguyễn Thị Huệ.- H.: Tư pháp, 2007.- 86tr.; 21cm 30 Bài tóm tắt: Cuốn sách giới thiệu kết nghiên cứu Người cao tuổi bạo lực gia đình dược tiến hành tỉnh: ĐăckLawck, Phú Yên, Quảng Trị năm 2007 31 CHƯƠNG MỘT SỐ NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC XỬ LÝ TÀI LIỆU CỦA THƯ VIỆN TẠI VIỆN GIA ĐÌNH VÀ GIỚI Cơng tác xử lý tài liệu bao gồm: xử lý kỹ thuật, xử lý hình thức, xử lý nội dung vào kết quả, sản phẩm,dịch vụ thơng tin cho thư viện Chính sai sót từ q trình xử lý tài liệu ảnh hưởng đến hoạt động, sản phẩm thư viện Trong trình thực tập Thư viện Viện Gia đình Giới em xin đưa số nhân xét kiến nghị công tác xử lý tài liệu Thư viện Viện Gia đình Giới nhằm góp phần làm cho Thư viện Viện Gia đình Giới ngày hồn thiện 3.1 Nhận xét - Ưu điểm + Nhãn thư viện dán theo quy định ( chỗ tài liệu ) + Dấu đóng đầy đủ cho tất tài liệu ( Mỗi tài liệu có dấu ) - Nhược điểm + Các thao tác ban đầu rọc trang tài liệu dính chưa thực thường xun + Dấu nhiều đóng khơng ngắn che nội dung tài liệu 3.1.2 xử lý hình thức - Ưu điểm + Thư viện Viện Gia đình Giới áp dụng chuẩn nghiệp vụ công tác biên mục mô tả MARC21 32 - Nhược điểm + Vẫn số biểu ghi tiến hành nhập máy có sai sót lỗi tả, dẫn đến NDT khơng tìm tài liệu, tin + Một số biểu ghi CSDL có trường mơ tả chưa điền đầy đủ thông tin 3.1.3 Xử lý nội dung 3.1.3.1 Phân loại tài liệu - Ưu điểm + Sử dụng bảng phân loại UDC phù hợp với tính chất Thư viện Viện Gia đình Giới thư viện chuyên ngành khoa học xã hội nên nêu bật tính chất tài liệu - Nhược điểm + Số KHPL mang tính chất nội dung tài liệu, chưa có phân nhỏ chi tiết KHP nên nhiều NDT không nắm bắt phương diện nghiên cứu tài liệu gốc 3.1.3.2 Định từ khóa tài liệu - Ưu điểm + Định từ khóa tự nên dễ dàng xác định từ khóa cho tài liệu, khơng bị hạn chế từ khóa hay từ điển từ chuẩn + Hầu hết từ khóa rõ ràng ngắn gọn, súc tích có giá trị thơng tin cao + Mặc dù thư viện tiến hành định từ khóa tự do, song đa số từ khóa thể đước tính thống nhất, cụ thể - Nhược điểm + Còn thiếu từ khóa hình thức, từ khóa thời gian + Thiếu phương tiện kiểm sốt từ khóa ( cho từ khóa chuẩn hơn) 3.1.3.3 Làm tóm tắt tài liệu - Ưu điểm 33 + Đa số tóm tắt phản ánh đầy đủ, xác nội dung tài liệu, cách diễn đạt cô đọng, súc tích, dễ hiểu + Các tóm tắt CSDL hầu hết phản ánh thông tin nội dung tài liệu - Nhược điểm + Một số tóm tắt sơ sài, chưa phản ánh đầy đủ thông tin đề cập đến nội dung tài liệu + Mố số tóm tắt dài dòng, khơng tập trung vào vấn đề nội dung tài liệu 3.2 Kiến nghị 3.2.1 Xử lý kỹ thuật - Nên tiến hành rọc trang tài liệu dính để đưa phục vụ bạn đọc thuận lợi bạn đọc tự ý rọc để đọc trang tài liệu ấy, nhiều dẫn đến tình trạng rách tài liệu - Nên đóng dấu ngắn chọn nơi khơng có chữ để đóng dấu khơng làm tin tài liệu 3.2.2 xử lý hình thức - Khi tiến hành nhập tin vào biểu ghi CSDL ta phải kiểm tra kỹ càng, không để sai lỗi tả thiếu thơng tin biểu ghi 3.2.3 Xử lý nội dung 3.2.3.1 Phân loại tài liệu - Khi phân loại tài liệu, kết KHPL tiết bao hàm nội dung phương diện nghiên cứu tài liệu, giúp cho cán thư viện thông qua KHPL để giới thiệu chi tiết cho bạn đọc mà không cần tới tài liệu gốc 3.1.3.2 Định từ khóa tài liệu - Thêm số từ khóa như: từ khóa hình thức, từ khóa thời gian, làm bật nội dung tài liệu gốc 3.1.3.3 Bài tóm tắt tài liệu 34 - Làm tóm tắt với từ ngữ ngắn gọn, từ phổ thông giúp bạn đọc dễ dàng nắm bắt nội dung nhanh nhất, - Bố cục tóm tắt theo trình tự hơn, tập trung vào nội dung tài liệu 35 KẾT LUẬN Chúng ta thấy thông tin ngày đóng vai trò quan trọng phát triển xã hội với nên kinh tế tri thức Thông tin có mặt tất lĩnh vực xã hội thư viện khơng nằm ngồi Thơng tin kết q trình xử lý tài liệu dịch vụ, sản phẩm thư viện Nắm tầm quan trọng thông tin nhu cầu ngày cao người có thơng tin để phục vụ cho hoạt động họ Các thư viện không ngừng nâng cao chất lượng hoạt động để ngày đáp ứng nhu cầu cùa bạn đọc Trong thời gian thực tập chưa nhiều sinh viên năm 3, em xin làm đề tài “ Công tác xử lý tài liệu” Thư viện Viện Gia đình Giới để hiểu biết thêm phần hoạt động Thư viện Viện Gia đình Giới đặt mục tiêu phục vụ đầy đủ, xác, kịp thời, phù hợp nhu cầu bạn đọc 36 37 38 ... tốt Thư viện Viện Gia đình Giới Nhiệm vụ: tìm hiểu đánh giá thực trạng công tác xử lý tài liệu Thư viện Viện Gia đình Giới Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Đối tượng: Công tác xử lý tài liệu Thư viện. .. HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA THƯ VIỆN TẠI VIỆN GIA ĐÌNH VÀ GIỚI 1.1 Lịch sử hình thành phát triển Thư viện viện Gia đình Giới Thư viện Viện Gia đình Giới phòng trực thuộc Viện Gia đình Giới thành... lớn vào chất lượng hiệu công tác xử lý tài liệu Nhận thức tầm quan trọng công tác xử lý tài liệu việc thực nhiệm vụ hoạt động quan Thông tin – Thư viện em chọn đề tài “ Tìm hiểu cơng tác xử lý tài