Tìm hiểu công tác xử lý nội dung tài liệu tại thư viện tỉnh vĩnh phúc

Nhận thức được tầm quan trọng công tác xử lý nội dung tài liệu nên ngay sau khi tái lập tỉnh, Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc đã chú ý đến các phương thức của công tác này như phân loại, định từ

MỞ ĐẦU

Xử lý nội dung tài liệu là một công việc quan trọng đối với tất cả các Thư viện, nó giúp cho việc quản trị các nguồn tin theo nội dung, qua thao tác này thông tin được biến đổi về dạng thức dễ kiểm soát, giúp lưu trữ và tìm kiếm các nguồn tin với hiệu quả cao, đồng thời thông tin được biến đổi về dạng thức dễ sử dụng và gia tăng giá trị Như vậy chất lượng của việc xử lý tài liệu nói chung và việc xử lý nội dung tài liệu nói riêng là yếu tố đóng vai trò quyết định đến chất lượng và hiệu quả hoạt động của một cơ quan thông tin Thư Viện

Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc là cơ quan hành chính sự nghiệp trực thuộc sở Văn hóa – Thông tin tỉnh Vĩnh Phúc, là Thư viện khoa học tổng hợp Thư viện phục vụ đông đảo nhu cầu của bạn đọc, đủ mọi lứa tuổi ngành nghề Hoạt động với mục tiêu cuối cùng là đáp ứng đầy đủ nhu cầu thông tin của mọi bạn đọc vì thế có vai trò đặc biệt quan trọng trong sự phát triển xã hội Để thực hiện mục tiêu đó thì công tác xử lý nội dung tài liệu đóng một vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin cho bạn đọc

Ngoài những yếu tố cơ bản để xây dựng và phát triển một Thư viện không ngừng lớn mạnh cả về số lượng và chất lượng như nội dung kho tài liệu,

cơ sở vật chất trang thiết bị thì hoạt động xử lý nội dung tài liệu có một ý nghĩa

lý luận và thực tiễn rất lớn Nhận thức được tầm quan trọng công tác xử lý nội dung tài liệu nên ngay sau khi tái lập tỉnh, Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc đã chú ý đến các phương thức của công tác này như phân loại, định từ khóa, tóm tắt nội dung tài liệu Công tác này đã đạt được một số kết quả nhất định Đặc biệt từ tháng 4 năm 2008 Thư viện đã đưa ấn phẩm DDC rút gọn vào công tác phân loại Mặc

dù vậy hoạt động xử lý nội dung tài liệu của Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc đến nay

còn gặp rất nhiều hạn chế, chưa đáp ứng đầy đủ nhu cầu nghiên cứu, tìm hiểu của các thành phần bạn đọc ở địa phương Nhiều vấn đề còn tồn tại cần giải quyết như nguồn kinh phí, đội ngũ cán bộ, cơ sở vật chất, kĩ thuật cho công tác này Từ lý do đó em đã chọn đề tài “ Tìm hiểu công tác xử lý nội dung tài liệu tại Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình

2 Tình hình nghiên cứu

Xử lý nội dung tài liệu là một hướng nghiên cứu được nhiều nhà khoa học

về Thư viện và thông tin học quan tâm Đã có nhiều công trình nghiên cứu về công tác xử lý nội dung tài liệu ở một số cơ quan Thông tin Thư viện khác nhau như:

- Tìm hiểu công tác xử lý nội dung tài liệu tại trung tâm thông tin Thư viện đại học Quốc Gia Hà Nôi: Đề tài nghiên cứu khoa học cấp trường/Trần Thị Qúy._H.,2009

- Nâng cao chất lượng xử lý nội dung tài liệu tại Thư viện Tạ Quang Bửu trường Đại học Bách Khoa Hà Nội: Luận văn thạc sỹ khoa học Thư viện/Đinh Thúy Quỳnh._H.,2009

- Nâng cao chất lượng xử lý nội dung tài liệu tại Thư viện trường Đại học sư phạm Hà Nội 2: Luận văn thạc sỹ khoa học Thư viện/Trần Xuân Bản._H.,2011

- V.v…

Xuất phát từ những đặc trưng về nguồn lực thông tin, về người dùng tin và nhu cầu tin, có thể nói, công tác xử lý nội dung tài liệu tại Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc có những nét riêng và chưa có đề tài nào nghiên cứu về công tác xử lý nội dung tài liệu tại đây Như vậy có thể nói đề tài “ Tìm hiểu công tác xử lý nội

dung tài liệu tại Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc” là một đề tài mới, không trùng lặp với các đề tài khác

3.1 Đối tượng nghiên cứu

Đề tài tập trung nghiên cứu công tác xử lý nội dung tài liệu, chủ yếu bao gồm các phương thức: phân loại tài liệu, định từ khóa, làm tóm tắt tài liệu

4.2 Nhiệm vụ của đề tài

Tìm hiểu những đặc trưng về nguồn lực thông tin, về đối tượng phục vụ và vai trò của công tác xử lý nội dung tài liệu đối với hoạt động thông tin Thư viện của Thư viện tỉnh Vỉnh Phúc, yêu cầu đối với việc xử lý nội dung tài liệu tại Thư viện

Nghiên cứu thực trạng công tác xử lý nội dung tài liệu tại Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc Trên cơ sở đó sẽ đánh giá những thuận lợi, khó khăn, thách thức của công tác trên, tìm ra nguyên nhân và đưa ra những khuyến nghị nhằm giúp Thư viện hoạt động ngày một tốt hơn

5 Phương pháp nghiên cứu

5.1 Phương pháp luận

Đề tài nghiên cứu dựa trên phương pháp luận duy vật biện chứng trên cơ

sở phân tích các quan điểm chỉ đạo về đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước về công tác phát triển các hoạt động của Thư viện công cộng

5.2 Phương pháp cụ thể

Đề tài sử dụng phương pháp nghiên cứu:

- Khảo sát thực tế

- Thu thập, phân tích, tổng hợp tài liệu

- Phỏng vấn, trao đổi trực tiếp

6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn

6.1 Ý nghĩa lý luận

Góp phần hoàn thiện lý luận về công tác phân loại, định từ khóa, làm tóm tắt tài liệu trong hoạt động thông tin Thư viện nói chung và công tác xử lý nội dung tài liệu nói riêng

6.2 Ý nghĩa thực tiễn

Trên cơ sở phân tích thực tiễn công tác phân loại tài liệu, định từ khóa, làm tóm tắt, đánh giá tìm gia nguyên nhân của những điểm yếu và đưa ra những giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác xử lý nội dung tài liệu tại Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc

7 Bố cục của đề tài

Chương 1 Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc và công tác xử lý nội dung tài liệu

Chương 2 Thực trạng công tác xử lý nội dung tài liệu tại Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc

Chương 3 Một số nhận xét, đánh giá và khuyến nghị về công tác xử lý nội dung tài liệu tại Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc

Phần 2:

Chương 1: Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc và công tác xử lý nội dung tài liệu

1.1 Khái quát về Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc

1.1.6 Nguồn lực thông tin

1.2 Xử lý nội dung tài liệu

1.2.1 Định nghĩa

1.2.2 Các phương thức xử lý nội dung tài liệu

1.2.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến xử lý nội dung tài liệu

1.2.4 Yêu cầu đối với xử lý nội dung tài liệu

1.2.5 Vai trò của xử lý nội dung tài liệu tại thư viện tỉnh vĩnh phúc

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XỬ LÝ NỘI DUNG TÀI LIỆU TẠI THƯ VIỆN TỈNH VĨNH PHÚC

2.1 Phân loại tài liệu

2.1.2 Quy trình phân loại tài liệu

2.1.4 Chất lượng kết quả phân loại tài liệu

2.4.4 Phương tiện kỹ thuật

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ VÀ KHUYẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC XỬ LÝ NỘI DUNG TÀI LIỆU TẠI THƯ VIỆN TỈNH VĨNH PHÚC

3.2.1 Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực xử lý nội dung tài liệu

3.2.2 Thiết lập đội ngũ cộng tác viên

3.3.3 Áp dụng phương thức định đề mục chủ đề trong xử lý nội dung tài liệu

3.3.4 Một số khuyến nghị khác

KẾT LUẬN

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

DANH SÁCH CÁC CÂU HỎI PHỎNG VẤN CÁN BỘ THƯ VIỆN

CHƯƠNG 1

THƯ VIỆN TỈNH VĨNH PHÚC VÀ CÔNG TÁC XỬ LÝ NỘI DUNG

TÀI LIỆU

1.1.1 Quá trình hiình thành và phát triển

Thư viện khoa học tổng hợp tỉnh Vĩnh Phúc được thành lập tháng 3

-1956, là một bộ phận nghiệp vụ nằm trong phòng văn hoá quần chúng Qua hơn

50 năm xây dựng và phát triển Thư viện luôn là một trung tâm văn hóa, giáo dục, tuyên truyền đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước góp phần nâng cao dân trí, đào tạo nhân lực, bồi dưỡng nhân tài cho địa phương, cho đất nước

Nhìn lại những ngày đầu mới thành lập, Thư viện chỉ có vài nghìn bản sách và một số báo tạp chí với cơ sở hạ tầng nghèo nàn lúc đầu chỉ có hai người nhưng với lòng nhiệt tình, yêu nghề các cán bộ Thư viện đã khắc phục mọi khó khăn thiếu thốn đưa Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc ngày một đi lên

Khi đế quốc Mỹ tăng cường đánh phá ác liệt trên địa bàn Vĩnh Phúc Thư viện đã nhiều lần phải sơ tán kho sách ra khỏi thị xã Vĩnh Yên, chuyển về các huyện, các vùng nông thôn nên công tác phục vụ bạn đọc gặp rất nhiều khó khăn Song với sự cố gắng và lòng nhiệt tình của đội ngũ cán bộ, Thư viện vẫn

mở cửa phục vụ sách báo cho bạn đọc Thư viện đã góp phần to lớn vào việc bồi dưỡng tinh thần yêu nước và chủ nghĩa anh hùng cách mạng cho cán bộ chiến sỹ

và nhân đân trong tỉnh Mặc dù trong điều kiện khó khăn Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc vẫn duy trì mọi hoạt động, vừa phục vụ sản xuất vừa chiến đấu

Năm 1962 Thư viện đã cấp 550 thẻ bạn đọc (gồm 250 cán bộ và 300 học sinh cấp III) Mỗi tuần Thư viện mở cửa 6 ngày Hàng năm Thư viện tổ chức nhiều cuộc tuyên truyền giới thiệu sách, trưng bày sách báo, triển lãm tranh ảnh,

biên soạn thư mục thông báo, thư mục chuyên đề, mở các cuộc thi đọc sách, mời diễn giả Trung ương và địa phương đến nói chuyện thơ; kết hợp với ban nông nghiệp, ban tuyên giáo phát động các đợt đọc sách theo chủ đề nên đã thu hút được đông đảo bạn đọc đến Thư viện Riêng năm 1962 thống kê được 7473 lượt độc giả, mượn 66052 lượt sách

Năm 1975 đất nước hoàn toàn thống nhất, toàn dân bắt tay vào công cuộc xây dựng đất nước Đảng và Nhà nước ta quan tâm tới mọi mặt của đời sống xã hội trong đó có công tác xây dựng mạng lưới Thư viện từ Trung ương đến cơ sở Lúc này cơ sở vật chất, trang thiết bị, vốn tài liệu và đội ngũ cán bộ có trình độ đại học và trung cấp được tăng cường bổ sung cho Thư viện Bản thân ngành Thư viện cũng chú ý tới các khâu xử lý kỹ thuật, tổ chức kho, đồng thời tăng cường phục vụ sách báo đến cơ sở Sự nỗ lực và vươn lên trong phục vụ chỉ đạo phong trào của Thư viện khoa học tổng hợp tỉnh Vĩnh Phúc và các Thư viện huyện đã tranh thủ được sự ủng hộ của các ngành, các cấp, tạo đà cho phong trào Thư viện cơ sở phát triển

Cuối năm 1996 theo quyết định của quốc hội khoá IX kỳ họp thứ 10 về việc chia tách tỉnh Vĩnh Phú thành hai tỉnh Vĩnh Phúc và Phú Thọ, do đó Thư viện Vĩnh Phúc được tái lập lại Ngày 14/1/1997 Uỷ ban nhân dân tỉnh ra quyết định số 93/QĐ-UB thành lập Thư viện khoa học tổng hợp tỉnh Vĩnh Phúc Hiện nay Thư viện được đặt trên đường Nguyễn Trãi, phường Liên Bảo, thành phố Vĩnh Yên tỉnh Vĩnh Phúc

Trong mấy năm gần đây, Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc được đầu tư nâng cấp

cơ sở vật chất trang thiết bị, trụ sở Thư viện được đặt ở trung tâm thành phố Vĩnh Yên rất thuận lợi cho việc đi lại của nhân dân Song song với việc sưu tầm,

thông tin tuyên truyền giới thiệu tài liệu bằng các hình thức như: xây dựng bộ máy tra cứu tại Thư viện, thường xuyên tiến hành trưng bày triển lãm sách mới, sách theo chuyên đề, tổ chức những cuộc nói chuyện, giới thiệu về những cuốn sách có giá trị

Tóm lại qua hơn 50 năm xây dựng và phát triển Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc

đã nhận được sự quan tâm đầu tư thích đáng của Nhà nước, với đội ngũ cán bộ giàu lòng nhiệt tình, yêu nghề đã góp phần xây dựng Thư viện ngày càng đi lên, góp phần to lớn vào việc nâng cao dân trí, đào tạo nhân lực, bồi dưỡng nhân tài cho địa phương

1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ

Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc đang từng bước hoàn thiện hoạt động của mình với vai trò là cơ quan văn hóa giáo dục và thông tin khoa học Vì vậy Thư viện

có những chức năng và nhiệm vụ sau:

- Là trung tâm thu thập và tàng trữ lớn nhất địa phương về các loại hình tài liệu thuộc các lĩnh vực khoa học tự nhiên, khoa học xã hội, văn hóa nghệ thuật

và cả các ấn phẩm đặc biệt khác

- Là trung tâm luân chuyển sách báo trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc Từ đây sách báo được luân chuyển đến các huyện, xã để đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu tinh thần của nhân dân

- Là trung tâm công tác về địa chí Vĩnh Phúc Thư viện đi sâu thu thập, bảo quản và phục vụ các tài liệu địa chí và tạo điều kiện cho bạn đọc nghiên cứu chuyên sâu về Vĩnh Phúc

- Là trung tâm thông tin thư mục của tỉnh, Thư viện biên soạn và xuất bản các loại thư mục: thư mục quy trình công nghệ mới, thư mục lịch sử sự kiện, thư

mục thông tin tư liệu địa chí… về tất cả các mặt công nghiệp, nông nghiệp, lịch

sử có liên quan đến địa phương

- Là trung tâm hướng dẫn nghiệp vụ cho các Thư viện công cộng thuộc tỉnh, kiểm tra thường xuyên hoạt động nghiệp vụ đối với các Thư viện huyện xã và một số trạm sách, tổ chức tập huấn nghiệp vụ cho cán bộ cơ sở

Ngoài những chức năng trên Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc còn có nhiệm vụ thỏa mãn nhu cầu nghiên cứu khoa học, học tập, sản xuất và giải trí cho Thư viện Trung ương và Thư viện các tỉnh nhằm tăng cường vốn sách báo kịp thời phục vụ bạn đọc có hiệu quả

1.1.3 Đội ngũ cán bộ Thư viện

Đến nay, số cán bộ của Thư viện là 23 người (thời kỳ đầu mới thành lập, chưa tới 10 người), phần lớn là cán bộ có trình độ chuyên môn và được đào tạo

có hệ thống, đúng chuyên ngành Thông tin – Thư viện Một số được đào tạo về chuyên ngành công nghệ thông tin, ngoại ngữ và được đào tạo qua các lớp bồi dưỡng về nghiệp vụ Thư viện Để đáp ứng tốt hơn những yêu cầu mới của hoạt động Thông tin -Thư viện, đội ngũ cán bộ này luôn được tạo nhiều điều kiện thuận lợi để tham gia học tập, nâng cao năng lực chuyên môn, tin học, ngoại ngữ…

Ngoài ban giám đốc Thư viện (1 giám đốc, 2 phó giám đốc), các cán bộ được phân bổ về các tổ chuyên môn sau: tổ kỹ thuật – bổ sung, tổ phục vụ đọc,

tổ phục vụ mượn Nhân sự của các tổ này hiện đang đảm nhận công việc tại các phòng chức năng sau:

- Phòng bổ sung – xử lý kỹ thuật

- Phòng phục vụ đọc

Hiện nay người dùng tin của Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc phát triển nhanh cả

về số lượng và thành phần, trình độ của người dùng tin có nhiều cấp độ khác nhau Đối tượng người dùng tin mà Thư viện hướng tới là các nhà quản lý, lãnh đạo các cấp, các ngành; công nhân viên; giáo viên; học sinh ở các trường trung học cơ sở, trung học phổ thông; cán bộ giảng dạy và sinh viên của các trường đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp đang hoạt động trên địa bàn tỉnh Vĩnh

Phúc Tính đến cuối năm 2012 Thư viện có khoảng 8734 thẻ bạn đọc

Qua khảo sát thực tế tôi chia đối tượng phục vụ của Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc thành 5 nhóm chính sau:

* Nhóm 1: Cán bộ quản lý lãnh đạo

* Nhóm 2: Cán bộ nghiên cứu, giảng dạy,

* Nhóm 3: Nhóm đối tượng là học sinh,sinh viên và thiếu nhi

* Nhóm 4: Nhóm độc giả là quần chúng nhân dân

* Nhóm 5 : Cán bộ trong các đơn vị hành chính, sự nghiệp và sản xuất kinh doanh

Biểu đồ thể hiện đối tượng phục vụ của Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc

1.1.4.1.Nhóm cán bộ lãnh đạo quản lý

Đây là nhóm người dùng tin chiếm số lượng ít trong số người dùng tin của thư viện khoảng 2.3% nhưng lại là nhóm người dùng tin rất quan trọng của Thư viện Đáp ứng nhu cầu tin của họ là việc mà Thư viện hết sức quan trọng bởi lẽ họ là những người đưa ra các quyết định mang tính chiến lược ở tầm vi mô hay vĩ mô có ảnh hưởng trực tiếp đến sự phát triển của xã hội Họ có thể là những người xây dựng, phác thảo đường lối chính sách của các bộ các ngành, các lĩnh vực, các đơn vị sản xuất kinh doanh Ngoài công tác quản lý một số cán

bộ còn trực tiếp tham gia nghiên cứu khoa học Do đặc thù công việc nên nhóm đối tượng này có nhu cầu rất cao về các loại tài liệu như: tài liệu chính trị - xã hội, kinh tế - pháp luật, khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin… các thông tin này đòi hỏi tính kịp thời, đầy đủ và chính sác cao, thông tin phải vừa rộng đồng thời phải mang tính chuyên sâu và hệ thống

1.1.4.2 Nhóm cán bộ nghiên cứu giảng dạy

Nhóm người dùng tin này chiếm tỷ lệ không cao trong tổng số người dùng tin của Thư viện chiếm khoảng 5.7%, họ có nhu cầu tài liệu khá cao Thông tin họ cần vừa mang tính chuyên sâu Nhóm người dùng tin này có khả năng sử dụng mọi loại hình tài liệu cả truyền thống lẫn hiện đại, tài liệu họ cần thường là tài liệu quý hiếm, tài liệu xám, các tài liệu chuyên sâu về một ngành, một lĩnh vực mà họ quan tâm

1.1.4.3 Nhóm học sinh, sinh viên và thiếu nhi

Có thể thấy học sinh, sinh viên là đối tượng người dùng tin chủ yếu của Thư viện, nhóm người dùng tin này chiếm khoảng 80.5% Nhu cầu tin của nhóm đối tượng này rất cao và đa dạng Họ mong muốn tham khảo các tài liệu để mở rộng kiến thức và hỗ trợ cho việc học tập Do vậy nhóm đối tượng này có nhu cầu đọc và dùng tin chính xác từ các tài liệu như: sách học tập, nâng cao, khảo sát, giáo trình… ngoài việc sử dụng thường xuyên sách báo ra họ còn có nhu cầu

sử dụng và khai thác các thông tin trên mạng internet nhằm thỏa mãn nhu cầu về các thông tin phục vụ cho việc học tập, tham khảo

Nhóm độc giả thiếu nhi là nhóm độc giả thường xuyên của Thư viện, có nhu cầu về sách rất phong phú, đa dạng Các em đến với Thư viện ngoài tìm đọc các tài liệu cho việc học tập, còn nhu cầu đọc và mượn truyện về nhà Đối với nhóm độc giả này, Thư viện cần có nhiều hoạt động hơn nữa để động viên các

em đến đọc ngày một nhiều

1.1.4.4 Nhóm độc giả là quần chúng nhân dân

Thành phần của nhóm này chủ yếu là những người về hưu hoặc vẫn còn công tác Họ đến Thư viện chủ yếu là đọc sách – báo hoặc để giải trí, tìm hiểu lịch sử của tỉnh Nhóm này chiếm khoảng 4.6%

1.1.4.5 Nhóm cán bộ trong các đơn vị hành chính sự nghiệp, sản xuất và kinh doanh

Nhóm người dùng tin này chiếm tỷ lệ không cao trong tổng số người dùng tin của Thư viện, khoảng 6.9% Nhu cầu tin của nhóm này rất đa dạng Họ mong muốn tham khảo tài liệu để mở rộng kiến thức và hỗ trợ cho công việc Các tài liệu mà họ cần là những tài liệu có chất xám và tính chính xác cao đặc biệt là các tài liệu khoa học kỹ thuật, công nghệ mới

Qua những điều đã trình bày trên ta thấy độc giả đến với Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc rất đa dạng, thuộc mọi tầng lớp nhân dân trong tỉnh Tuy họ đến đây với nhiều mục đích khác nhau song mục đích cuối cùng vẫn là nâng cao trình độ, kiến thức cho bản thân

Hi vọng thời gian tới Thư viện sẽ ngày càng có nhiều hình thức phục vụ hơn nữa, đáp ứng nhu cầu bạn đọc tốt hơn để không phụ lòng trông mong và tin tưởng của bạn đọc đến với Thư viện

1.1.5 Cơ sở vật chất kỹ thuật

* Về trụ sở

Thư viện có trụ sở làm việc khang trang với khuôn viên là 51.000m2, tổng diện tích sử dụng khoảng 1.550m2 Bao gồm các phòng làm việc của: ban giám đốc Thư viện ( phòng giám đốc, phòng của 2 phó giám đốc), phòng bổ sung xử

lý kỹ thuật, phòng đọc, phòng mượn, phòng tra cứu địa chí, phòng thiếu nhi, phòng báo tạp chí, phòng hành chính tổng hợp, phòng đa phương tiện

Là một mô hình Thư viện truyền thống đang trong quá trình tin học hóa, Thư viện có đầy đủ các trang thiết bị cần có của một Thư viện truyền thống và các phương tiện kỹ thuật phục vụ cho việc ứng dụng các công nghệ hiện đại các trang thiết bị đó bao gồm:

` Hệ thống bàn ghế, giá sách, tủ mục lục phù hợp với diện người dùng tin cần phục vụ của Thư viện cũng như công tác quản lý tài liệu

Hệ thống máy tính kết nối mạng LAN và mạng internet, bao gồm 32 máy 3 tính trong đó 10 máy dành cho cán bộ quản lý và cán bộ các phòng phục vụ, 2 sử dụng cho việc tra cứu của người dùng tin, còn lại 20 máy thuộc phòng đa phương tiện

Hệ thống camera quan sát, hệ thống kiểm soát vào ra

Các lọai máy, bao gồm máy in phun màu 1, máy scaner 1, 2 máy in thường, 2 màn chiếu 3 chân, 2 máy chiếu sony, 6 máy quét mã vạch, 6 máy hút

ẩm, 3 máy hút bụi…

1.1.6 Nguồn lực thông tin

Nguồn lực thông tin là tổ hợp các tài liệu phản ánh những kết quả nghiên cứu khoa học trong hoạt động nhận thức và thực tiễn của con người và các tài liệu đó phải được thu thập, xử lý lưu trữ, bảo quản và tổ chức khai thác trong một hệ thống thông tin Thành phần của nguồn lực thông tin bao gồm nhiều loại hình tài liệu trên giấy, tài liệu điện tử, tài liệu công bố và tài liệu không công bố Ngoài ra nguồn lực thông tin còn bao gồm cả bộ máy tra cứu, nhất là các cơ sở

dữ liệu của các cơ quan thông tin

1.1.6.1 Về số lượng

Từ sau khi tái lậpThư viện (năm 1997) bên cạnh các hoạt động nghiệp vụ khác, Thư viện luôn xác định phát triển nguồn vốn tài liệu là một trong những

yếu tố quan trọng để cấu thành nên Thư viện, là tiền đề vật chất và là cơ sở quan trọng thu hút bạn đọc đến với Thư viện

Vì vậy, hàng năm Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc đã dành một khoản chi phí lớn cho việc bổ sung sách – báo Nhờ có chính sách này mà số lượng tài liệu của Thư viện được tăng lên nhanh chóng không những về số lượng mà cả về chất lượng của tài liệu Nếu tính năm 1997, Thư viện chỉ có 30.000 bản sách ( số sách được chia khi Thư viện tái lập lại) thì đến năm 2012 khoảng 172.770 bản sách Sau đây là số lượng vốn tài liệu của Thư viện từ năm 2010 đến năm 2012:

- Kho báo – tạp chí : 60 loại

- Phòng đa phương tiện : 17 máy tính, 2 máy chủ, 1.500 đĩa, 300 CD dành cho người khiếm thị

1.1.6.2 Về loại hình

Qua khảo sát, điều tra cho thấy loại hình tài liệu Thư viện tỉnh Vĩnh phúc chủ yếu là tài liệu bắng giấy (sách, báo in, tài liệu viết tay, tài liệu photo,

liệu nghe nhìn chiếm 1.5% Tài liệu bằng CD (sách nói) có hơn 300 CD dành cho người khiếm thị, Thư viện có trên 1500 đĩa, được lưu giữ ở phòng đa phương tiện để tiện cho việc phục vụ

Bảng 1: Đặc điểm về hình thức vốn tài liệu

Tài liệu bằng giấy thì sách là chủ yếu chiếm 80%, báo, tạp chí chiếm 20% Các tài liệu bằng giấy ngoài giấy, báo in còn có ảnh, bản đồ, bản dập văn bia, tài liệu hán nôm, gia phả, hương ước,… và được xuất bản bằng nhiều ngôn ngữ khác nhau: Việt, Anh, Pháp, Hán Nôm, Nga Trong đó có nhiều nhất là tài liệu bằng tiếng Việt chiếm 85%, còn tài liệu khác chỉ chiếm 15% trong tổng số vốn tài liệu Có những loại đặc biệt quý hiếm như văn bia Vĩnh Phúc, hương ước (luật lệ làng, xã), ảnh, có hơn 200 ảnh, bản đồ Vĩnh Phúc, báo, tạp chí Vĩnh Phúc

có hơn 20 loại báo

1.1.6.3 Đặc điểm về nội dung

Vốn tài liệu Thư viện là bộ sưu tập có hệ thống các tài liệu phù hợp với chức năng, loại hình và đặc điểm của từng Thư viện, nhằm phục vụ người đọc

của chính Thư viện hoặc của các Thư viện khác, được phản ánh toàn diện trong

bộ máy tra cứu, cũng như để bảo quản lâu dài trong suốt thời gian được người đọc quan tâm Tùy theo diện bổ sung có thể phân ra vốn tài liêu tổng hợp, chuyên ngành, đa ngành, chuyên biệt Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc là loại hình Thư Viện công cộng, Thư viện phù hợp với vốn tài liệu tổng hợp bao gồm các loại hình tài liệu khác nhau về tất cả các ngành tri thức

Với số vốn tài liệu được tăng lên nhờ khâu công tác bổ sung hàng năm Năm 2012 số lượng bổ sung đã lên tới 16.661 bản sách Vì thế đặc điểm của nội dung vốn tài liệu đa dạng và phong phú trong tất cả các môn loại, được sắp xếp theo khung phân loại thập phân Dewey rút gọn ấn bản 14

Nội dung vốn tài liệu

Khoa học xã hội khoa học tự nhiên Khoa học kĩ thuật

Văn học, nghệ thuật, thể dục

- thể thao Tài liệu thiếu nhi

1.2 Xử lý nội dung tài liệu

1.2.1 Định nghĩa

Xử lý tài liệu là biến đổi thông tin từ dạng thức ban đầu thành dạng thức mới nhằm đáp ứng nhiệm vụ của hoạt động thông tin Thư viện

Xử lý tài liệu nhằm đạt được hai mục tiêu chính:

Thứ nhất, trợ giúp quản trị các nguồn tin, cụ thể biến thông tin thành dạng thức dễ kiểm soát, giúp lưu trữ và tìm kiếm lại các nguồn tin với hiệu quả cao Để đạt được muc tiêu này cần tiến hành các phương thức: biên mục mô tả, định chỉ mục (phân loại, định từ khóa, định chủ đề) và tóm tắt nội dung tài liệu

Thứ hai, trợ giúp lựa chọn sử dụng thông tin và ra quyết định, cụ thể biến thông tin thành dạng thức dễ sử dụng và gia tăng giá trị của thông tin Để đạt được mục tiêu này, cần sử dụng các phương thức: làm tổng luận, tư vấn, dịch tài liệu, tóm tắt và tóm lược, biên tập…

Như vậy để đáp ứng nhiệm vụ mới trong thời đại bùng nổ thông tin, bên cạnh những phương thức xử lý đã có từ trước thì đã xuất hiện những phương

thức xử lý tài liệu mới, và hiện nay công tác phân loại tài liệu, định từ khóa, định chủ đề và làm tóm tắt tài liệu là các phương thức xử lý nội dung tài liệu được áp dụng phổ biến ở các cơ quan thông tin Thư viện của Việt Nam cũng như trên thế giới

Xử lý nội dung tài liệu là một khâu cơ bản trong dây chuyền hoạt động thông tin tư liệu Đó là quá trình phân tích nội dung tài liệu và thể hiện nội dung

đó bằng các dạng khác nhau của ngôn ngữ tư liệu (ký hiệu phân loại, đề mục chủ

đề, từ khóa) giúp người dùng tin có thể tìm lại được các thông tin đã lưu trữ hoặc thể hiện chúng bằng các sản phẩm thông tin khác ngắn gọn và cô đọng, giúp họ tiếp nhận thông tin một cách nhanh chóng và thuận tiện

1.2.2 Các phương thức xử lý nội dung tài liệu

*phân loại tài liệu: Là sự quy kết các tài liệu thành nhóm theo dấu hiệu

nào đó như lĩnh vực tri thức, vấn đề, đối tượng hoặc theo dấu hiệu hình thức

Để phân loại người ta sử dụng công cụ hỗ trợ đó là các bảng phân loại

Đó là một hệ thống các sự vật, hiện tượng, vấn đề được sắp xếp theo một logic

để phân loại tài liệu

Trên thế giới có nhiều bảng phân loại khác nhau được sử dụng tại các Thư viện và cơ quan thông tin Các bảng phân loại được sử dụng rộng rãi nhất là LCC ( Library of Congress classification), DDC ( Dewey Decimal Classification) và BBK Ở việt nam, DDC là xu hướng phổ biến trong sự lựa chọn công cụ kiểm soát trong công tác phân loại Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc cũng

sử dụng bảng phân loại DDC trong công tác xử lý nội dung tài liệu

Kết quả đạt được sau quá trình phân loại tài liệu đó là các ký hiệu phân loại Các ký hiệu phân loại này được sử dụng vào tổ chức sắp xếp kho sách( thường

cho phòng đọc mở) và tổ chức bộ máy tra cứu theo ký hiệu phân loại (mục lục phân loại, các công cụ tìm tin tự động hóa)

Ngôn ngữ phân loại cho phép người dùng tin có thể tìm đền tài liệu theo môn ngành khoa học, nhưng nhược điểm của nó là không cho phép tiếp cận đến tài liệu theo đối tượng nghiên cứu

* Định từ khóa: là quá trình phân tích nội dung tài liệu và thể hiện nội dung

đó bằng ngôn ngữ từ khóa nhằm mục đích phục vụ công tác lưu trữ và tìm tin theo phương thức tự động hóa Quy trình định từ khóa có thể được tiến hành theo phương thức định từ khóa tự do hoặc định từ khóa kiểm soát Đối với phương thức định từ khóa tự do, người định từ khóa sử dụng phương pháp xử lý từ vựng

để dịch các đặc trưng nội dung sang từ khóa Đối với phương thức định từ khóa kiểm soát người ta sử dụng công cụ hỗ trợ đó là các bảng từ khóa

Từ khóa là các từ, cụm từ thể hiện các đối tượng nghiên cứu, phương diện nghiên cứu và các phương pháp nghiên cứu đặc thù được đề cập đến trong nội dung tài liệu

Bảng từ khóa là danh mục các từ khóa được sắp xếp theo vần chữ cái theo từng nhóm các loại từ khóa là các thuật ngữ khoa học, tên nhật vật và tên địa lý Hiện nay ở Việt Nam có một số các bộ từ khóa được sử dụng rộng rãi là bộ

từ khóa do Thư viện Quốc gia Việt Nam biên soạn và bộ từ điển từ khóa khoa học công nghệ của Cục Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia Bên cạnh

đó là các bộ từ khóa do một số cơ quan thông tin Thư viện tự biên soạn

Ngôn ngữ từ khóa là một hệ thống từ vựng dựa trên ngôn ngữ tự nhiên không có sự kết hợp trước Ngôn ngữ từ khóa cho phép sử dụng từ khóa độc lập hoặc kết hợp chúng với nhau để tạo ra các biểu thức để tìm kiếm tài liệu Tuy

nhiên sử dụng từ khóa để tìm kiếm tài liệu thường dẫn đến hiện tượng là độ nhiễu tin lớn

* Định chủ đề tài liệu: là quá trình phân tích nội tài liệu và thể hiện nội dung

đó thành các đề mục chủ đề

Đề mục chủ đề là các từ và cụm từ mẫu được kết hợp sẵn dựa trên ngôn ngữ

tự nhiên

Để định đề mục chủ đề tài liệu người ta sử dụng các khung đề mục chủ đề

Đó là hệ thống các khung đề mục chủ đề được sắp xếp theo vần chữ cái kèm theo quan hệ ngữ nghĩa hỗ trợ cho việc tra cứu

Hiện nay phương thức định chủ đề tài liệu được tiến hành ở nhiều cơ quan thông tin Thư viện và cơ quan thông tin trên thế giới Tuy nhiên ở Việt Nam chỉ mới được áp dụng ở một số cơ quan thông tin Thư viện, đặc biệt là các thư viện

ở Miền Nam Khung đề mục chủ đề được sử dụng rộng rãi là khung đề mục chủ

đề của Thư viện Quốc hội Mỹ (LCSH)

Trong trường hợp không có khung đề mục chủ đề làm công cụ kiểm soát, người định đề mục chủ đề có thể sử dụng các phương tiện kiểm soát từng thành phần của đề mục chủ đề

Ngôn ngữ đề mục chủ đề là một loại ngôn ngữ tư liệu có thành phần từ vựng là các đề mục chủ đề với các quy tắc chặt chẽ về hình thức và nội dung trình bày Đây là loại ngôn ngữ tiền kết hợp, nó khắc phục được nhược điểm của ngôn ngữ phân loại là cho phép người sử dụng tiếp cận được tài liệu theo đối tượng nghiên cứu Với quy tắc chặt chẽ về hình thức trình bày, nó cho phép người sử dụng tài liệu tìm được tài liệu sát nhất Nhưng ngôn ngữ đề mục chủ đề lại không cho phép tiếp cận theo lĩnh vực tri thức

Toàn bộ phương thức: phân loại tài liệu, định chủ đề tài liệu và định từ khóa tài liệu còn được gọi chung là định chỉ mục

: là trình bày lại nội dung tài liệu gốc một cách ngắn gọn dưới dạng bài văn, sao cho người đọc tiếp thu được nội dung nhanh nhất, chính xác nhất

*Tóm tắt nội dung tài liệu

Quy trình làm tóm tắt tài liệu bao gồm các công đoạn chủ yếu sau:

- Đọc hiểu tài liệu;

- Chọn lọc thông tin;

- Trình bày lại thông tin đã được chon lọc

+ Sắp xếp lại thông tin đã chọn lọc;

+ Viết lại thành bài văn

Để hiểu được nội dung cơ bản của tài liệu, đòi hỏi người cán bộ phải tiến hành đọc các phần lời nói đầu, lời giới thiệu, lời tựa, phần mục lục, phụ lục đối với một số tài liệu phải đọc cả phần chính văn tài liệu

Bài tóm tắt nội dung tài liệu có tác dụng định hướng người dùng tin trong việc lựa chọn thông tin trong quá trình tìm tin, tiết kiệm dung lượng lưu trữ và truyền thông tin Trong một số trường hợp đặc biệt (tài liêu gốc viết bằng tiếng hiếm, tài liệu hạn chế truy cập, tài liệu tham khảo phụ trợ) bản tóm tắt có thể thay thế cho tài liệu gốc

1.2.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến chất lượng của công tác xử lý nội dung tài liệu

1.2.3.1 Cán bộ

Cán bộ (những cán bộ trực tiếp xử lý nội dung tài liệu) là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng của công tác xử lý nội tài liệu Kỹ năng và chất lượng công việc của họ phụ thuộc vào những phẩm chất mà họ có, bao gồm:

Về đạo đức nghề nghiệp, đó là tinh thần trách nhiệm với công việc, là sự tâm huyết với nghề nghiệp ;

- Kỹ năng sử dụng các tài liệu tra cứu ;

- Kinh nghiệm làm việc với tài liệu khoa học ;

- Kiến thức về các ngành khoa học liên quan ;

- Khả năng phân tích, tổng hợp, khái quát hoá, tư duy logic và sáng tạo;

- Kiến thức về hệ thống tìm tin, đó là những kiến thức về ngôn ngữ của hệ thống,

về các phương tiện, và hiểu biết về người dùng tin ;

- Kiến thức về ngôn ngữ, đó là những hiểu biết về ngôn ngữ văn bản, văn phong

và thuật ngữ khoa học, đặc biệt là khả năng sử dụng ngoại ngữ liên quan;

- Phương pháp luận xử lý thông tin, đó là kỹ năng phân tích nội dung tài liệu, xác định được đối tượng nghiên cứu, phương diện nghiên cứu của tài liệu và dịch chúng sang các dạng cụ thể của ngôn ngữ tư liệu

1.2.3.2 Phương tiện kiểm soát từ vựng

Trong quá trình định chỉ mục tài liệu, sau khi phân tích được chủ đề của tài liệu, tìm ra đối tượng nghiên cứu, các phương diện nghiên cứu và phương pháp nghiên cứu, người cán bộ định chỉ mục phải tiến hành công việc tiếp theo

là dịch thành phần đó sang các dạng ngôn ngữ tư liệu Để làm được điều đó cần phải sử dụng đến các phương tiện kiểm soát từ vựng Đó là các bảng phân loại, các khung đề mục chủ đề và các bộ từ khoá

Hiện nay trong công tác định chỉ mục tài liệu, người ta có quyền lựa chọn các công cụ kiểm soát từ vựng khác nhau cho mỗi phương thức cụ thể Vấn đề đặt ra là phải lựa chọn công cụ nào được xây dựng một các khoa học nhất? Phương tiện nào phù hợp với diện người dùng tin của cơ quan thông tin Thư viện

Như vậy công cụ kiểm soát từ vựng cũng có ý nghĩa quyết định đến chất lượng và hiệu quả của công tác xử lý nội dung tài liệu

1.2.3.3 Phương tiện kỹ thuật

Phương tiện kỹ thuật bao gồm các máy móc, trang thiết bị hỗ trợ cho công tác mô tả nội dung, làm đơn giản hoá quá trình và rút ngắn thời gian xử lý, đem lại hiệu quả cao trong công việc Phương tiện kỹ thuật ở đây được đề cập đến chủ yếu là hệ thống máy tính, mạng Internet

Với việc ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác thư viện nói chung và trong công tác xử lý tài liệu nói riêng, đòi hỏi công tác xử lý nội dung tài liệu ngoài việc đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật cơ bản còn phải đáp ứng các yêu cầu về trình bày trong khổ mẫu MARC Bên cạnh đó với việc ứng dụng công nghệ thông tin thì ngoài phương thức phân loại tài liệu, định chủ đề tài liệu thì phương thức định từ khoá mới được tiến hành, bởi định từ khoá gắn liền với quá trình tin học hoá hoạt động thông tin Thư viện Ngoài ra với việc ứng dụng công nghệ thông tin và sự hỗ trợ của mạng Internet, việc xử lý nội dung tài liệu của cán bộ được rút ngắn về mặt thời gian và đảm bảo chất lượng nhờ phương thức thao khảo kết quả của các cơ quan thông tin khác Ví dụ, đối với sách ngoại văn

có thể tham khảo các biểu ghi của Thư viện Quốc hội, sách Việt văn có thể tham khảo biểu ghi của Thư viện Quốc gia Việt Nam, Cục Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia,… Bên cạnh đó, mạng Internet còn có tác dụng cung cấp cho cán bộ xử lý tài liệu hệ thống các phương tiện tra cứu rất tiện lợi như các từ điển trực tuyến, các bách khoa thư trực tuyến,… tránh quá trình tra cứu mất thời gian bằng các cung cụ tra cứu thủ công

1.2.3.4 Nguồn lực thông tin

Nguồn lực thông tin hay vốn tài liệu là yếu tố đầu tiên quyết định đến sự hình thành của một thư viện Nguồn lực thông tin cũng là yếu tố quyết định đến phương thức và chất lượng của công tác mô tả nội dung tài liệu

Căn cứ vào thành phần, nội dung của nguồn lực thông tin, mức độ tổng hợp hay chuyên sâu về nội dung, người cán bộ sẽ đưa ra các kỹ năng xử lý từ vựng, hoặc lựa chọn các công cụ kiểm soát cho phù hợp Ví dụ, trong quá trình

sử dụng khung phân loại DDC, đối với nguồn tài liệu mang tính chất tổng hợp chúng ta có thể sử dụng DDC 14, nhưng đối với nguồn tài liệu có nội dung chuyên sâu (ví dụ như về y học, về khai thác mỏ, về luật,…) thì khung phân loại

đó sẽ không còn phù hợp Trong công tác định từ khoá, đối với nguồn tài liệu tổng hợp có thể sử dụng bảng từ khoá của Thư viện Quốc gia, nhưng đối với các Thư viện khoa học kỹ thuật thì phải dùng bảng từ khoá khoa học và công nghệ của Cục Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia

1.2.3.5 Người dùng tin

Người dùng tin là yếu tố quy định đến nhiệm vụ trực tiếp của cơ quan Thư viện thông tin Căn cứ vào nhu cầu tin, căn cứ vào trình độ của họ mà cơ quan đặt ra các chính sách bổ sung nguồn lực, phát triển các dịch vụ thông tin phù hợp

và như vậy cũng có nghĩa là người dùng tin cũng có ảnh hưởng tới các phương thức và chất lượng của xử lý nội dung tài liệu

Khi đưa ra các nguyên tắc ấn định đề mục chủ đề tài liệu, Hiệp hội thư viện Thế giới (IFLA) đã đưa ra 9 nguyên tắc thiết lập trong đó có nguyên tắc người sử dụng Có nghĩa là, để nắm bắt được nhu cầu của người dùng tin, vốn từ của ngôn ngữ đề mục chủ đề phải có chọn lọc để phán ánh được nhu cầu và thị hiếu của người dùng tin

Trong quá trình định chỉ mục tài liệu, ngoài việc thực hiện kiểm soát các thuật ngữ bằng các phương tiện kiểm soát từ vựng, người cán bộ định chỉ mục còn phải nghiên cứu xem lựa chọn các thuật ngữ nào cho phù hợp với trình độ và nhu cầu của người dùng tin, giúp cho quá trình tìm tin của họ đạt hiệu quả Đối với các thư viện khoa học, thì có thể sử dụng hệ thống từ vựng mang tính chất học thuật Đối với đối tượng người dùng ở trình độ phổ thông (như ở hệ thống thư viện công cộng) thì nên sử dụng hệ thống từ vựng gần gũi, đơn giản, dễ hiểu 1.2.4 Yêu cầu đối với xử lý nội dung tài liệu

1.2.4.1 Đối với việc định chỉ mục

Để các chỉ mục đạt chất lượng, đảm bảo tính khoa học thì việc định chỉ mục phải đảm bảo các tính chất sau:

- Tính chính xác : đó là mức độ tương ứng giữa lượng khái niệm của đặc trưng nội dung tài liệu với lượng khái niệm đặc trưng được chọ để mô tả

- Tính khách quan : Nhằm mục tiêu quản trị nguồn tin, các đặc trưng nội dung thông tin trong tài liệu gốc phải được trình bày theo đúng với tư tưởng của nó, không được biến đổi theo ý kiến chủ quan của người phân tích, không có bất kỳ sắc thái đánh giá nào đối với tài liệu gốc

- Tính đơn nghĩa : Mỗi chỉ mục phải đảm bảo tính đơn nghĩa, mỗi nội dung khoa học ứng với một tập hợp chỉ mục và chỉ một mà thôi Kết quả xử lý cùng một tài liệu bởi những người khác nhau phải giống nhau

- Tính đầy đủ : được hiểu là sự bao hàm đầy đủ các đặc trưng quan trọng nhất của tài liệu, với độ sâu tương ứng với quy định chung của hệ thống

Để đánh giá chất lượng của công tác định chỉ mục người ta sử dụng hai hệ số đánh giá cơ bản sau:

- Hệ số chính xác:

Kcx = Ncx/Ncm 100%, trong đó

Kcx – hệ số chính xác Ncx – số lượng chỉ mục chính xác Ncm – Tổng số chỉ mục trong kết quả

- Hệ số đầy đủ :

Kđđ = Nđt/Mđt 100% , trong đó

Kđđ - Hệ số đầy đủ Nđt – Số lượng đặc trưng được chọn Mđt – Tổng số các đặc trưng nội dung Ngoài ra ta còn có thể đánh giá hiệu quả của định chỉ mục thông qua tìm tin

1.2.4.2 Đối với việc trình bày thông tin trong bản tóm tắt

- Khách quan (không có nhận xét của người làm tóm tắt nội dung tài liệu gốc);

- Ưu tiên sử dụng loại cú pháp đặc thù : dùng câu thiếu chủ ngữ, nếu chủ ngữ là chủ thể thực hiện công việc ;

- Không xuống dòng ;

- Không lặp thông tin với bất kỳ mục nào trong biểu ghi

1.2.4.3 Yêu cầu đối với việc trình bày kết quả xử lý nội dung tài liệu trong biểu

ghi MARC

Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác biên mục đòi hỏi các kết quả của quá trình xử lý nội dung tài liệu phải được trình bày chặt chẽ theo tiểu chuẩn của khổ mẫu MARC nhằm đảm bảo các tiểu chuẩn về trình bày

dữ liệu đầu ra và các tiêu chuẩn trao đổi dữ liệu

Đối với việc định chỉ mục chủ đề (bao gồm định đề mục chủ đề và định từ khoá), các chỉ mục phải được trình bày trong các trường dữ liệu chủ đề theo một quy tắc thống nhất nhằm các mục đích :

- Thống nhất việc sử dụng thuật ngữ để giúp cho việc tìm tin có hiệu quả ;

- Cho phép mở rộng hoặc thu hẹp phạm vi tìm tin theo yêu cầu Ví dụ tìm

thuật ngữ Việt Nam ở trường từ khoá địa lý sẽ cho kết quả nhiều hơn và

chính xác hơn so với các trường khác ;

- Tạo điều kiện cho viện xây dựng các bảng tra phụ trợ trong các ấn phẩm thông tin thư mục

Như vậy, đối với việc định từ khoá đòi hỏi phải có sự phân biệt trong việc sắp xếp các từ khoá chính và từ khoá phụ khi trình bày trong các trường dữ liệu Đối với việc định đề mục chủ đề, các thành phần của đề mục chủ đề phải được sắp xếp thống nhất theo quy định về việc trình bày dữ liệu trong trường 650 Bên đó cần sử dụng các trường chủ đề hỗ trợ khác như: 600 – chủ đề tên người, 610 – chủ đề tên tập thể, 611 – chủ đề tên hội nghị, 651 – chủ đề tên địa lý,…

Đối với phương thức làm tóm tắt nội dung tài liệu, các dữ liệu tóm tắt cũng phải được trình bày theo các mức khác nhau khi trình bày trong trường 520 Tạo điều kiện cho việc trích dữ liệu ở các mức khác nhau đưa vào trình bày trong các sản phẩm thông tin thư mục cũng như hiển thị kết quả tìm kiếm

Đảm nhiệm chức năng đảm bảo việc thu thập, lưu trữ và phổ biến, cung cấp thông tin khoa học cho tất cả các tầng lớp nhân dân trong tỉnh, cũng như hỗ trợ khai thác hiệu quả những nguồn thông tin phục cho công tác lãnh đạo và nghiên cứu khoa học của cán bộ, nhân dân trong và ngoài tỉnh, đòi hỏi Thư viện phải tăng cường đổi mới và đẩy mạnh các hoạt động chuyên môn nghiệp vụ, trong đó phải kể đến hoạt động xử lý nội dung tài liệu Xử lý nội dung tài liệu đóng một vai trò quan trọng trọng đối với hoạt động của Thư viện

Công tác xử lý nội dung tài liệu tại Thư viện được tiến hành với các phương thức cơ bản bao gồm: phân loại tài liệu, định từ khóa và làm tóm tắt nội dung tài liệu Kết quả của quá trình xử lý nội dung tài liệu sẽ được sử dụng vào việc tổ chức quản trị nguồn lực thông tin của Thư viện với các công việc cụ thể sau:

Tổ chức sắp xếp hệ thống các kho mở theo ký hiệu phân loại (kết quả của quá trình phân loại) Hiện nay Thư viện đang tiến hành mở rộng tổ chức phương thức phòng đọc tự chọn đối với các phòng phục vụ tại Thư viện Các phòng được

tổ chức theo phương thức tự chon bao gồm: phòng mượn, phòng thiếu nhi, báo, tạp chí Với việc sắp xếp và phân chia kho tài liệu thành các lĩnh vực tri thức theo hệ thống bảng phân loại DDC, Thư viện đã tạo điều kiện để người dùng tin tiếp cận tới nguồn tài liệu tại các kho theo lĩnh vực mà họ quan tâm

Tổ chức bộ máy tra cứu truyền thống và hiện đại, tạo điều kiện để người dùng tin tiếp cận tới nguồn lực thông tin của Thư viện theo nhiều dấu hiệu tìm kiếm khác theo nội dung Với việc sử dụng ứng dụng phần mềm IlibV3.6 trong việc quản trị nguồn lực thông tin của Thư viện, người dùng tin có thể tìm kiếm tài liệu theo hệ thống các từ khóa, theo ký hiệu phân lọa… bên cạnh đó Thư

Giới thiệu nguồn tin tới người dùng tin bắng các sản phẩm và dich vụ thông tin hiện đại Mỗi khi có một lượng tài liệu lớn mới được bổ sung về hoặc những dịp đặc biệt, Thư viện tổ chức biên soạn các thư mục thông báo sáh mới, thư mục chuyên đề để giới thiệu tới người dùng tin các tài liệu mà họ quan tâm Các sản phẩm đó được biên soạn trên cơ sở sử dụng các kết quả của quá trình phân loại (sắp xếp), và tóm tắt tài liệu (các bản tóm tắt)

Ngoài việc đóng vai trò quan trọng trong việc quản trị nguồn lực thông tin, kết quả của quá trình xử lỳ nội dung tài liệu còn đóng vai trò quan trọng trong việc định hướng sự lựa chọn thông tin của người dùng tin Các bản tóm tắt được trình bày trong biểu ghi của kết quả tìm tin trên phân hệ OPAC của Ilib hoặc trên các bản thư mục thông báo sách mới sẽ là cơ sở để bạn đọc có thể lựa chọn được các tài liệu phù hợp với nhu cầu của mình

Như vậy để hoạt động của mình được thực hiện một cách khoa học và đạt hiệu quả, Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc phải tiến hành đẩy mạnh công tác xử lý nội dung tài liệu, áp dụng các phương pháp xử lý khoa học và tiên tiến nhất vào trong từng phương thức thực hiện, cụ thể là các phương thức phân loại tài liệu, định từ khóa tài liệu và tóm tắt tài liệu

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XỬ LÝ NỘI DUNG TÀI LIỆU TẠI

THƯ VIỆN TỈNH VĨNH PHÚC Công tác xử lý nội dung tài liệu được tiến hành dưới nhiều phương thức khác nhau Do điều kiện hạn chế về thời gian cũng như điều kiện áp dụng thực tế tại Thư viện nên đề tài chỉ được tiến hành nghiên cứu một số phương thức cơ bản bao gồm: phân loại tài liệu, định từ khóa tài liệu và làm tóm tắt nội dung Mỗi phương thức sẽ được đánh giá theo hai phương diện: quy trình xử lý của cán bộ, chất lượng các kết quả xử lý Các phương pháp nghiên cứu được đưa

ra trong phần này chủ yếu là phương pháp phỏng vấn và phương pháp khảo sát 2.1 Phân loại tài liệu

Phân loại tài liệu là phương thức xử lý nội dung tài liệu cơ bản được áp dụng

ở hầu hết các Thư viện và cơ quan thông tin ở Việt Nam cũng như trên thế giới, bởi đây là phương thức đơn giản, có thể áp dụng đối với các dạng Thư viện truyền thống hoặc cả Thư viện đã được tin học hóa Kết quả phân loại được sử dụng để tổ chức bộ máy tra cứu, giúp người dùng tin tiếp cận tới nguồn tài liệu của Thư viện theo nội dung (môn ngành tri thức) Bên cạnh đó việc lựa chon một công cụ kiểm soát cho công tác phân loại tài liệu không gặp khó khăn bởi trên thế giới có rất nhiều bảng phân loại khác nhau

2.1.1 Quy trình phân loại tài liêu

Quy trình phân loại tài liệu gồm các bước sau:

- Phân tích chủ đề và xác định các đặc trưng nội dung: đối tượng nghiên cứu và các phương diện nghiên cứu

- Dịch các đặc trưng sang nội dung nghiên cứu

Quy trình phân loại tài liệu bao gồm 3 bước trên Tuy nhiên trong thực tiễn của quá trình phân loại của từng cơ quan, quy trình đó có thể được cán bộ của các cơ quan cải biến cho phù hợp với tình hình thực tế Tại Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc quy trình đó cũng có những cải biến riêng Bởi với sự hỗ trợ của hệ thống mạng Internet, trước khi tiến hành xử lý tài liệu, các cán bộ của Thư viện thường tìm trong cơ sở dữ liệu của các thư viện lớn xem biểu ghi phản ánh tài liệu đó có tồn tại không Sau đó có thể sử dụng các dữ liệu có sẵn đó hoặc tham khảo để tạo

ra các dữ liệu mới cho biểu ghi của mình Cơ sở dữ liệu mà cán bộ Thư viện tỉnh tham khảo là: cơ sở dữ liệu của Thư viện Quốc gia Việt Nam (website:

http://118.70.243.232/opac/)

Như vậy, trước khi tiến hành công tác phân loại tài liệu, các cán bộ Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc thường tiến hành bước khảo sát sự tồn tại của biểu ghi tại các cơ sơ dữ liệu của các Thư viện lớn, sử dụng các kết quả tìm được và ấn định vào trong cơ sở dữ liệu của Thư viện nếu tìm được chỉ số phân loại thích hợp Với phương thức này các chỉ số phân loại của các tài liệu tìm được sẽ được đảm bảo về độ chính xác và sự thống nhất bởi các chỉ số đó được xây dựng bởi các chuyên gia có kinh nghiệm của các Thư viện lớn Cơ sở dữ liệu mà các cán bộ thường tham khảo là: cơ sở dữ liệu của Thư viện Quốc gia Việt Nam, áp dụng cho sách chuyên khảo tiếng Việt.Căn cứ vào tên sách cán bộ Thư viện tiến hành tìm tài liệu tại cơ sở dữ liệu của Thư viện Quốc gia Kết quả tìm kiếm được hiển thị ra là các tài liệu tương ứng với các tên sách cần tìm

Tại Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc, công tác phân loại tài liệu được tiến hành song song cùng với công tác xử lý hình thức tài liệu (biên mục mô tả),ngay từ khi Thư viện được thành lập đến đầu năm 2008, Thư viện sử dụng bảng phân loại 19 lớp do Thư viện quốc gia Việt Nam biên soạn cho công tác phân loại

Đầu năm 2008, cùng với xu hướng của các Thư viện Việt Nam, trên cơ sở nghiên cứu những cơ sở lý luận và thực tiễn, Thư viện đã chuyển sang sử dụng bảng phân loại thập phân DDC 14 rút gọn trong công tác phân loại tài liệu

Từ khi Thư viện chuyển sang sử dụng bảng phân loại DDC 14 rút gọn Thư viện đã tiến hành chuyển đổi cơ sở dữ liệu 19 lớp sang bảng phân loại DDC

14 rút gọn , phân loại các tài liệu từ trước năm 2008, giúp bạn đọc dễ dàng tìm kiếm tài liệu khi mà Thư viện đang tiến hành chuyển đổi sang kho mở

Vài nét khái quát về khung phân loại DDC

Khung phân loại thập phân DDC (Dewey Decimal classification) được nhà thư viện học người Mỹ Melvil Dewey nghiên cứu ra năm 1873 và xuất bản lần đầu tiên năm 1876, được bổ sung và cập nhật thường xuyên, đến năm 2003,

ấn bản DDC 22 được phát hành Hiên nay DDC được sử dụng tại 200.000 thư viện trên hơn 135 nước trên thế giới

DDC cho phép tổ chức nền tri thức của nhân loại ra thành 10 lớp trong bảng chính, trong mỗi lớp cho phép phân chia ra thành 10 phân lớp và trong 10 phân lớp đó lại chia thành 10 tiểu phân lớp, cứ phân chia như vậy theo nguyên tắc thập tiến

10 phân lớp của bảng chính bao gồm:

Bảng 1 - Bảng tiểu phân mục chuẩn (kết hợp với tất các các lớp chính) Bảng 2 - Bảng trợ ký hiệu địa lý (có thể kết hợp với các cả lớp chính) Bảng 3 - Bảng phụ văn học (sử dụng cho lớp 800 – văn học và tu từ học) Bảng 4 - Bảng Tiểu phân mục cho từng ngôn ngữ (sử dụng cho lớp 400 – ngôn ngữ học)

Bảng 5 - Bảng phụ nhóm chủng tộc, dân tộc, quốc gia

Bảng 6 - Bảng phụ ngôn ngữ

Bảng 7 - Bảng phụ nhân vật

Ấn bản DDC 14 sử dụng 04 bảng trợ ký hiệu bao gồm:

Bảng 1: Tiểu phân mục chung

Bảng 2 : Khu vực địa lý và con người

Bảng 3 : Tiểu phân mục cho từng nền văn học, cho các thể loại văn học Bảng 4 : Tiểu phân mục cho từng ngôn ngữ

Chỉ số DDC đầy đủ được tạo lập nhờ các nguyên tắc kết hợp giữa bảng chính với các bảng phụ hoặc kết hợp các bảng chính với nhau Các nguyên tắc tạo lập ký hiệu phân loại này đòi hỏi cán bộ phân loại phải nắm vững Tuy nhiên sau mỗi mục cụ thể trong bảng chính thường có các hướng dẫn về kết hợp các phân lớp với các bảng khác Mặc dù chỉ số đầy đủ có thể được tạo lập từ nhiều bảng khác nhau, nhưng chỉ số của DDC chỉ bao gồm các chữ số Ả rập, không có

các ký tự khác Điều này sẽ tránh đi sự rườm rà trong việc sử dụng các ký hiệu phức tạp, đặc biệt giúp việc nhận dạng ký tự của máy tính được chính xác, tránh những điểm không đồng nhất

Quy trình xử lý tài liệu tại Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc được tiền hành bởi 3 cán bộ độc lập Số cán bộ này xử lý tất cả các loại hình tài liệu, đảm nhiệm tất cả các khâu trong công tác xử lý Do đó để đánh giá quy trình phân loại tài liệu của cán bộ, đề tài tiến hành nghiên cứu quy trình xử lý của 03 cán bộ, trong đó sử dụng phương pháp phỏng vấn là chủ yếu Trong đó đưa ra 10 tài liệu để cán bộ tiến hành phân loại

Danh sách các tài liệu được dùng để khảo sát quy trình phân loại của cán bộ Thư viện

1 Thực trạng và quy hoạch hạ tầng giao thông vận tải Việt Nam

2 Pháp luật về quyền của người khuyết tật ở Việt Nam hiện nay

3 Sổ tay công tác đào tạo nghề cho lao động nông thôn

4 Côn trùng và động vật hại nông nghiệp Việt Nam

5 Những bông hoa nơi ngục tú Côn Đảo

6 Từ ngữ điển tích dân ca quan họ

7 Làng nghề việt nam và môi trường

8 Vĩnh Phúc những tác phẩm văn học nghệ thuật đoạt giải (1997 – 2010)

9 Văn học chăm khái luận

10 Từ điển tày – việt Quy trình phân loại của cán bộ được thực hiện theo các bước sau:

Phân tích chủ đề là việc xác định nội dung chính của tài liệu nhằm mục đích quản trị các tài liệu theo nội dung của nó Việc phân tích chủ đề bao gồm các công đoạn sau:

- Tìm hiểu tài liệu: hiểu ý tưởng của tác giả thông qua ngôn ngữ, hình ảnh minh hoạ,…

- Thiết lập các ý tưởng của tác giả trong óc người phân tích;

- Chọn lọc các đặc trưng nội dung của tài liệu

Tìm hiểu tài liệu là quá trình nghiên cứu xem nội dung của tài liệu, tài liệu nghiên cứu về vấn đề gì? dưới những góc độ nào? Để tìm hiểu nội dung của tài liệu người cán bộ xử lý cần tìm hiểu thông qua nhan đề tài liệu, phụ đề, mục lục, lời nói đầu, phần chính văn tài liệu và lĩnh vực mà tác giả của tài liệu đề cập đến Trong số 3 cán bộ được hỏi, cả 3 cán bộ đều cho rằng để hiểu được nội dung tài liệu thì cần phải căn cứ vào tên tài liệu, mục luc, lời nói đầu, và chính văn tài liệu

Sau khi tìm hiểu nội dung tài liệu người cán bộ phân loại cần thiết lập các ý tưởng của tác giả trong óc của mình Sau đó chọn lọc các yếu tố đặc trưng của tài liệu Đối với việc phân loại tài liệu, yếu tố đặc trưng cho nội dung tài liệu mà người cán bộ cần phải quan tâm bao gồm: các đối tượng nghiên cứu, các phương diện nghiên cứu Trong đó đối tượng nghiên cứu của tài liệu là một phần của thực tại khách quan (sự vật, hiện tượng khách quan), được đưa vào nghiên cứu

và phản ánh trong tài liệu Các đối tượng nghiên cứu đó có thể là: các sự vật cụ thể, các khái niệm trừu tượng, các hoạt động và hiện tượng Đối tượng nghiên cứu bao gồm đối tượng nghiên cứu bậc 1 và đối tượng nghiên cứu bậc 2 Phương diện nghiên cứu là các góc độ nghiên cứu (phương diện nội dung), các yếu tố thời gian, địa lý được đề cập đến, hình thức của tài liệu