Nghiên cứu vấn đề tổ chức quản lý tại thư viện tỉnh vĩnh phúc

Chức năng của thư viện tỉnh được khẳng định từ những năm 1972 theo quyết định số 15/VH-QĐ là: “Thư viện tỉnh là trung tâm tàng trữ sách báo của địa phương, đồng thời thư viện phải thu th

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI 2 KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC

Chuyên ngành: Thư viện thông tin

HÀ NỘI - 2013

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI 2 KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC

Chuyên ngành: Thư viện thông tin

Người hướng dẫn khoa học

ThS NGUYỄN THỊ THÚY HẠNH

HÀ NỘI - 2013

LỜI CẢM ƠN Trong quá trình thực hiện khóa luận, ngoài sự cố gắng của bản thân, em còn nhận được sự giúp đỡ của thầy cô và bạn bè Em xin bày tỏ lòng biết ơn

chân thành và sâu sắc nhất tới cô giáo Ths GVC Nguyễn Thị Thuý Hạnh –

giảng viên khoa Thông tin – Thư viện, Trường Đại học Khoa học Xã Hội và Nhân văn – Đại học Quốc gia Hà Nội, người đã tận tình hướng dẫn và giúp

đỡ em hoàn thành khóa luận này

Em xin gửi lời cảm ơn tới tất cả các cán bộ tại Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc

đã tạo mọi điều kiện thuận lợi giúp đỡ em trong quá trình làm khóa luận Qua đây, em xin được chân thành cảm ơn các thầy cô trong trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2, đặc biệt là các thầy cô trong khoa Công nghệ Thông tin, ngành Thư viện – Thông tin đã giảng dạy, chỉ bảo em trong suốt thời gian học tập và nghiên cứu

Với điều kiện hạn chế về thời gian cũng như kiến thức của bản thân nên khóa luận khó tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong nhận được sự góp ý của thầy cô và các bạn để khóa luận được hoàn chỉnh hơn

Em xin chân thành cảm ơn !

Hà Nội, tháng 5 năm 2013

Sinh viên Phạm Thị Hương

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan công trình nghiên cứu này là của riêng em dưới sự

hướng dẫn của Ths GVC Nguyễn Thị Thuý Hạnh – giảng viên khoa Thông

tin – Thư viện, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn – Đại học Quốc Gia Hà Nội Các kết quả nghiên cứu trong khóa luận là trung thực và không trùng với kết quả nghiên cứu của các tác giả khác Nếu sai, em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm

Hà Nội, tháng 5 năm 2013

Sinh viên Phạm Thị Hương

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 1 Tình hình phát triển nguồn tài liệu của Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc giai đoạn 2007-2012

Bảng 2 Số liệu thống kê biểu ghi giai đoạn 2007-2012

Bảng 3 Bảng thống kê số lượng sách trong từng môn loại

Bảng 4 Bảng thống kê tài liệu (Năm 2012)

Bảng 5 Bảng thống kê tài liệu theo ngôn ngữ

Bảng 6 Số liệu thống kê tài liệu theo các kho và loại hình trong Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc

Bảng 7 Bảng thống kê cơ sở dữ liệu thư mục của Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài 3

3 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu 4

4.Phương pháp nghiên cứu 4

5 Tình hình nghiên cứu theo hướng đề tài 4

6 Đóng góp về lý luận và thực tiễn của đề tài 5

7 Bố cục của Khóa luận 5

Chương 1: THƯ VIỆN TỈNH VĨNH PHÚC – TRUNG TÂM VĂN HÓA, GIÁO DỤC VÀ THÔNG TIN LỚN CỦA TỈNH VĨNH PHÚC 6

1.1 Khái quát về Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc 6

1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc 6

1.1.2 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc 8

1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc 10

1.2 Tầm quan trọng của công tác tổ chức quản lý thư viện 14

1.2.1 Khái niệm về tổ chức 14

1.2.2 Khái niệm về quản lý 15

1.2.3 Vai trò của công tác tổ chức quản lý tại Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc 17

Chương 2: THỰC TRẠNG VỀ VẤN ĐỀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ TẠI THƯ VIỆN TỈNH VĨNH PHÚC 19

2.1 Thực trạng nguồn tài liệu tại Thư viện 19

2.1.1 Đặc điểm nguồn tin truyền thống 21

2.1.2 Đặc điểm nguồn tin hiện đại 25

2.2 Công tác tổ chức quản lý tại Thư viện 27

2.2.1 Công tác tổ chức 27

2.2.2 Công tác quản lý 35

Chương 3: MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG VÀ HIỆU QUẢ CỦA CÔNG TÁCTỔ CHỨC QUẢN LÝ TẠI THƯ VIỆN

TỈNH VĨNH PHÚC 55

3.1 Nhận xét 55

3.1.1 Ưu điểm 55

3.1.2 Nhược điểm 57

3.1.3 Nhận xét chung 58

3.2 Giải pháp 59

3.2.1 Công tác số hóa tài liệu 59

3.2.2 Hiện đại hóa cơ sở hạ tầng, tăng cường cơ sở vật chất, trang thiết bị 61 3.2.3 Đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong việc quản lý 63

3.2.4 Chú trọng nâng cao trình độ cho cán bộ 64

3.2.5 Đổi mới nhận thức của người làm công tác lãnh đạo quản lý 65

KẾT LUẬN 67

TÀI LIỆU THAM KHẢO 69

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Tổ chức quản lý đóng vai trò quan trọng trong mọi chế độ xã hội, mọi ngành nghề, mọi lĩnh vực Nhờ có tổ chức và quản lý khoa học đã mang lại hiệu quả cao với việc chi phí tiêu hao sức lực ít, phương tiện ít và thời gian ít

Vì lẽ đó, khoa học quản lý ngày nay đã trở thành một ngành khoa học, bao trùm lên toàn bộ hoạt động của xã hội

Bất cứ một chế độ xã hội nào hoặc một tổ chức hay một cơ quan xí nghiệp nào cũng đều phải tổ chức, quản lý mới hoạt động có hiệu quả

Nguyên tắc và phương pháp của khoa học quản lý là những cái chung nhất

Có nhiều hình thức tổ chức, quản lý trong cơ quan thông tin - thư viện

Để hiểu rõ về những hình thức tổ chức, quản lý cơ quan thông tin - thư viện ta cần phải hiểu thế nào là tổ chức, quản lý

Tổ chức là sự xếp đặt bố trí các mối quan hệ với các bộ phận với nhau Quản lý là sự tác động có mục đích của chủ thể lên khách thể nhằm nâng cao hiệu suất lao động Quản lý trong xã hội đóng một vai trò quan trọng, xã hội phát triển càng cao, quản lý có vai trò càng lớn và nội dung càng phong phú Quản lý là một hoạt động phức tạp vừa mang tính khoa học vừa mang tính nghệ thuật

Trong công tác thông tin - thư viện tổ chức là nhằm thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp cho sự tồn tại và phát triển như xây dựng hệ thống các phòng ban, qui định nhiệm vụ, chức năng, bố trí khả năng chuyên môn, mua sắm trang thiết bị phù hợp kinh tế Do đó công tác tổ chức thông tin - thư viện

là nghiên cứu các nội dung như qui trình kĩ thuật thông tin - thư viện, tổ chức lao động khoa học, tổ chức định mức lao động

Song đi sâu vào từng ngành nghề, từng lĩnh vực, chúng đều có đặc thù riêng Chỉ khi nào biết kết hợp hài hòa giữa cái chung và cái riêng nói trên thì khi đó quản lý mới thực sự mang lại hiệu quả cao

Chính vì vậy, mọi ngành nghề, mọi lĩnh vực đều phải nghiên cứu để tìm ra cách tổ chức, quản lý sao cho khoa học nhất đối với ngành mình là việc làm hết sức cần thiết

Chủ Tịch Hồ Chí Minh cũng đã từng đánh giá vai trò của tổ chức quản

lý rất cao Người nói rằng: “Tổ chức, quản lý là công việc khó khăn, phức tạp

nhưng rất cần thiết, muốn quản lý tốt thì ngoài những kiến thức chuyên môn, ngoài trình độ khoa học ra còn đòi hỏi cán bộ, công nhân phải thông suốt tư tưởng, phải có thái độ làm chủ Nhà nước, làm chủ xí nghiệp Muốn quản lý tốt phải nâng cao tinh thần trách nhiệm làm đến nơi đến chốn, vượt mọi khó khăn, phải thực hiện cán bộ tham gia lao động, công nhân tham gia quản lý”

Nghị quyết Hội nghị lần thứ II Ban Chấp hành Trung ương Đảng (Khóa VIII) đã khẳng định: hoạt động thông tin, tuyên truyền, phổ cập kiến thức khoa học và công nghệ là một trong những giải pháp quan trọng để thưc hiện thành công chiến lược công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước

Nhiều năm trở lại đây sự phát triển vượt bậc của công nghệ thông tin(CNTT) và kỹ thuật viễn thông đã tác động mạnh mẽ đến mọi hoạt động xã hội, trong đó có hoạt động thư viện - thông tin (TV-TT), làm cho hoạt động TV-TT trên thế giới có sự thay đổi to lớn Đó là số lượng tài liệu và nguồn tin tăng lên nhanh chóng, tài liệu không những phong phú về nội dung mà loại hình cũng rất đa dạng

Ngoài tài liệu truyền thống như sách báo, tạp chí in trên giấy, đã và đang xuất hiện nhiều loại tài liệu điện tử dưới dạng băng từ, đĩa từ, đĩa quang,

có dung lượng lớn, độ bền vật lý cao Các tài liệu điện tử thường nhỏ gọn và

dễ tra cứu, tìm tin giúp cho người dùng tin thuộc mọi lứa tuổi và tầng lớp xã hội trên thế giới truy cập và sử dụng chung nguồn tài liệu của thư viện nhiều nước thông qua mạng máy tính toàn cầu

Đứng trước sự thay đổi lớn lao của thế giới và trước yêu cầu của thực

hoạt động cho phù hợp với hoàn cảnh mới Có như vậy các thư viện mới có thể đáp ứng nhu cầu xã hội và có khả năng hội nhập với các nước trong khu vực và trên thế giới Xu hướng tất yếu đòi hỏi chúng ta phải xây dựng hoặc cải tạo lại thư viện thành những thư viện hoạt động theo phương thức hiện đại Để đạt được điều này đòi hỏi sự cố gắng, nỗ lực rất lớn từ công tác tổ chức, quản lý của các nhà quản lý, lãnh đạo sự nghiệp thư viện

Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc là trung tâm văn hoá, giáo dục và thông tin lớn của tỉnh Chức năng của thư viện tỉnh được khẳng định từ những năm

1972 theo quyết định số 15/VH-QĐ là: “Thư viện tỉnh là trung tâm tàng trữ sách báo của địa phương, đồng thời thư viện phải thu thập và tàng trữ các loại sách báo, tài liệu về các bộ môn tri thức, đáp ứng yêu cầu lãnh đạo chính trị, yêu cầu sự nghiệp giáo dục của cách mạng khoa học kỹ thuật, cách mạng tư tưởng văn hoá của địa phương.”

Để nâng cao hơn nữa hiệu quả hoạt động của thư viện, hoàn thành tốt các mục tiêu và nhiệm vụ đặt ra đòi hỏi sự nỗ lực lớn từ công tác tổ chức quản lý của các nhà quản lý thư viện

Từ những vấn đề lý luận và thực tiễn nêu trên em quyết định chọn đề

tài: “Nghiên cứu vấn đề tổ chức quản lý tại Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc” làm

đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài

2.1 Mục đích nghiên cứu

Nghiên cứu vấn đề về tổ chức quản lý tại Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc, rút

ra những nhận xét về hiệu quả của công tác tổ chức quản lý tại thư viện.Từ đó

đề xuất các giải pháp góp phần hoàn thiện và phát triển công tác tổ chức quản

lý cho thư viện nhất là trong giai đoạn hiện đại hóa thư viện hiện nay của Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc

2.2 Nhiệm vụ nghiên cứu

Để thực hiện được mục đích nghiên cứu của đề tài ta cấn giải quyết một

số nhiệm vụ cơ bản sau:

- Nghiên cứu thực trạng về công tác tổ chức quản lý tại thư viện

- Tìm hiểu phương pháp tổ chức và quản lý đã và đang được áp dụng tại thư viện

- Thống kê, phân tích số liệu

- Nhận xét, đánh giá và đề xuất giải pháp cho công tác tổ chức quản lý

3 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu

3.1 Đối tượng nghiên cứu

Công tác tổ chức quản lý tại Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc

3.2 Phạm vi nghiên cứu

Phạm vi nghiên cứu của đề tài giới hạn về không gian và thời gian:

* Về không gian: Tại Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc

* Về thời gian: Vấn đề tổ chức quản lý thư viện trong giai đoạn 5 năm trở lại đây( 2007 – 2012)

4.Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu

- Phương pháp khảo sát thực tiễn

- Phương pháp thu thập ý kiến

- Phương pháp thống kê, so sánh, đánh giá, phân tích kết quả

5 Tình hình nghiên cứu theo hướng đề tài

Nghiên cứu về vấn đề tổ chức quản lý tại thư viện không phải là một

đề tài mới Bởi viết về vấn đề này có rất nhiều bài đăng trên báo, tạp chí chuyên ngành, luận văn thạc sỹ, khóa luận của sinh viên Nhưng viết về đề tài

“Nghiên cứu về vấn đề tổ chức quản lý tại Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc” thì

đây là đề tài đầu tiên Em hy vọng rằng kết quả đạt được trong nghiên cứu này

sẽ là những đóng góp về mặt lý luận và thực tiễn trong việc tổ chức quản lý tại Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc

6 Đóng góp về lý luận và thực tiễn của đề tài

Bằng sự cố gắng và nỗ lực hết mình, vận dụng những kiến thức đã học

và những hiểu biết thực tế trong quá trình thu thập ý kiến tại Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc để có thể hoàn thành Khóa luận một cách tốt nhất trong điều kiện

và thời gian cho phép, đóng góp của Khóa luận tập trung vào các điểm sau:

- Nêu lên tình hình tổ chức quản lý tại Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc trong thời điểm hiện nay

- Các số liệu thống kê có thể được dùng làm tài liệu tham khảo cho một

số đề tài nghiên cứu khác

- Nghiên cứu nhằm đóng góp vào quá trình tổ chức quản lý tại cơ quan thư viện – thông tin nói chung

- Khóa luận nghiên cứu về vấn đề tổ chức quản lý tại Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc Đồng thời cũng đưa ra những phân tích, nhận xét, đánh giá công tác tổ chức quản lý để đưa ra một số định hướng, giải pháp góp phần hoàn thiện, nâng cao hiệu quả công tác quản lý tại Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc

7 Bố cục của Khóa luận

Ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, Khóa luận gồm 3 chương:

Chương 1: Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc- Trung tâm văn hóa, giáo dục và thông tin lớn của tỉnh Vĩnh Phúc

Chương 2: Thực trạng về vấn đề tổ chức quản lý tại Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc

Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả trong công tác tổ chức quản lý tại Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc

Chương 1: THƯ VIỆN TỈNH VĨNH PHÚC – TRUNG TÂM VĂN HÓA, GIÁO DỤC VÀ THÔNG TIN LỚN CỦA TỈNH VĨNH PHÚC

1.1 Khái quát về Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc

1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc

Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc được thành lập năm 1956, khi cả nước đang trong thời kỳ phục hồi nền kinh tế, phát triển văn hoá góp phần tích cực vào công cuộc xây dựng Miền Bắc nói chung và nhân dân tỉnh Vĩnh Phúc nói riêng Hưởng ứng với không khí đó, thư viện đã dùng sách báo để tuyên truyền, phổ biến chính sách của Đảng và Nhà nước, góp phần giáo dục tư tưởng, tình cảm, đạo đức cho nhân dân Đồng thời giữ gìn bản sắc văn hóa dân tộc, nâng cao trình độ văn hoá, khoa học công nghệ và phục vụ đời sống nhân dân trên toàn địa bàn tỉnh

Vĩnh Phúc là một tỉnh thuộc vùng đồng bằng châu thổ sông Hồng và được tái lập vào tháng 11 năm 1996 Theo quyết định của Quốc hội khóa IX

kỳ họp thứ 10 đã ra Nghị định tách tỉnh Vĩnh Phú ra làm hai tỉnh Vĩnh Phúc

và Phú Thọ Tỉnh Vĩnh Phúc đi vào hoạt động chính thức từ ngày 1/1/1997 gắn liền với quá trình phát triển của tỉnh, Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc cũng có sự thay đổi lớn cả về nghiệp vụ và vai trò của nó Qua đó, thư viện tỉnh góp phần vào mục tiêu phát triển kinh tế, chính trị, văn hoá, xã hội và an ninh, quốc phòng của tỉnh nói riêng và cả nước nói chung

Ngay sau khi tỉnh Vĩnh Phúc được tái lập, thư viện tỉnh được sự quan tâm của Tỉnh uỷ, Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân và sự chỉ đạo trực tiếp chặt chẽ của Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch, các ban, ngành liên quan Do

đó, công tác thư viện tỉnh Vĩnh Phúc sớm khắc phục khó khăn, nhanh chóng

ổn định và đáp ứng nhu cầu đọc của cán bộ, nhân dân trong tỉnh

Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc là trung tâm văn hoá, giáo dục và thông tin lớn của tỉnh Chức năng của thư viện tỉnh được khẳng định từ những năm

sách báo của địa phương, đồng thời thư viện phải thu thập và tàng trữ các loại sách báo, tài liệu về các bộ môn tri thức, đáp ứng yêu cầu lãnh đạo chính trị, yêu cầu sự nghiệp giáo dục của cách mạng khoa học kỹ thuật, cách mạng tư tưởng văn hoá của địa phương.”

Từ khi mới tách tỉnh, Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc có số lượng tài liệu không nhiều là 30.000 đầu sách và khi đó cơ sở vật chất kỹ thuật chưa được trang bị, thiếu thốn về đủ thứ cho nên bạn đọc tới thư viện rất ít và chưa được bạn đọc quan tâm thực sự

Ngày nay, sự ra đời và phát triển mạnh mẽ của CNTT, đặc biệt trong thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước thì nhu cầu tin của người dùng tin ngày càng được nâng cao Vấn đề đặt ra cho thư viện là phải có nguồn tin thật phong phú nhằm đáp ứng nhu cầu tin ngày càng cao đó Do vậy, thư viện

đã và đang được sự quan tâm của các cơ quan, các sở ban ngành, cơ sở vật chất cũng được trang bị hiện đại, đồng thời thư viện áp dụng CNTT trong nghiệp vụ thư viện như quét mã vạch thẻ đọc và thẻ mượn của bạn đọc, tra cứu tài liệu bằng mục lục công cộng trực tuyến (OPAC), sử dụng phần mềm ILIB, trang bị máy tính kết nối Internet, Tính đến năm 2010, thư viện đã có 120.000 đầu sách Do đó bạn đọc đến với thư viện nhiều hơn, đặc biệt là các

em học sinh đang học ở các trường tiểu học, trung học cơ sở, trung học phổ thông, sinh viên của các trường Đại học, Cao đẳng trên địa bàn thành phố Vĩnh Yên

Từ năm 2007-2011, Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc đã và đang xây dựng nguồn tin phong phú, phù hợp với chức năng và nhiệm vụ của một thư viện tỉnh Đồng thời, nó tạo dựng cơ sở làm nền tảng cho mọi hoạt động của thư viện trong việc thúc đẩy sự phát triển về mọi mặt như kinh tế, chính trị, văn hoá, xã hội, an ninh, quốc phòng trên địa bàn tỉnh nói riêng và cả nước nói chung

Đến năm 2012, Thư viện đã xây dựng các chương trình tuyên truyền giới thiệu sách; thực hiện bổ sung tài liệu chất lượng cao có nội dung phục vụ

tốt các nhiệm vụ chính trị - kinh tế - văn hóa – xã hội, quá trình công nghiệp hóa – hiện đại hóa đất nước; đồng thời thực hiện kế hoạch luân chuyển sách quý/lần và hỗ trợ phụ cấp cho cán bộ thư viện của 115 xã, phường/137 xã, phường, thị trấn trong Tỉnh

1.1.2 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc

 Vị trí, chức năng

Tên gọi của Thư viện hiện nay: “Thư viện Khoa học Tổng hợp tỉnh Vĩnh Phúc”

Tên gọi mới: Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc

Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc là đơn vị sự nghiệp trực thuộc Sở Văn hóa - Thông tin, có chức năng thu thập, bảo quản, tổ chức, khai thác và sử dụng chung các tài liệu được xuất bản tại địa phương và nói về địa phương, các tài liệu trong nước và nước ngoài, phù hợp với đặc điểm, yêu cầu xây dựng và phát triển địa phương về chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh, quốc phòng trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước

Thư viện tỉnh chịu sự hướng dẫn, chỉ đạo về chuyên môn nghiệp vụ của

hiện sau khi được phê duyệt

Tổ chức phục vụ và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho người đọc được sử dụng vốn tài liệu thư viện thông qua các hình thức đọc tại chỗ, mượn về nhà hoặc phục vụ ngoài thư viện phù hợp với nội quy của thư viện Phục vụ miễn phí tài liệu thư viện tại nhà cho người đọc cao tuổi, người tàn tật bằng hình

thức gửi qua bưu điện hoặc thư viện lưu động theo quy định của pháp lệnh thư viện

Xây dựng và phát triển vốn tài liệu phù hợp với đặc điểm tự nhiên - kinh tế, văn hoá của địa phương và đối tượng phục vụ của thư viện Thu thập, tàng trữ, bảo quản lâu dài các tài liệu được xuất bản tại tỉnh, sách báo trong nước và nước ngoài phù hợp với nhu cầu phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh

Nhận các xuất bản phẩm lưu chiểu của tỉnh do Sở Văn hóa, Thể thao

và Du lịch chuyển giao, các bản sao khoá luận, luận văn tốt nghiệp của sinh viên các Trường Đại học mở tại tỉnh Xây dựng bộ phận tài liệu dành cho trẻ

em, người khiếm thị; xây dựng bộ phận tài liệu bằng tiếng dân tộc phù hợp với đặc điểm cư dân trên địa bàn tỉnh

Tăng cường nguồn lực thông tin thông qua việc mở rộng liên thông giữa thư viện với các thư viện trong nước và ngoài nước bằng hình thức cho mượn, trao đổi tài liệu và kết nối mạng máy tính

Tổ chức và thực hiện công tác tuyên truyền giới thiệu kịp thời, rộng rãi vốn tài liệu thư viện đến mọi người, đặc biệt là các tài liệu phục vụ công cuộc phát triển kinh tế, văn hoá, xã hội của tỉnh; xây dựng phong trào đọc sách, báo trong nhân dân trên địa bàn tỉnh

Biên soạn và xuất bản các ấn phẩm thông tin thư mục, thông tin có chọn lọc phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và đối tượng phục vụ của thư viện Thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động thư viện ở địa phương; tham gia xây dựng và phát triển mạng thông tin - thư viện của hệ thống thư viện công cộng

Hướng dẫn, tư vấn tổ chức thư viện; tổ chức bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ cho người làm công tác thư viện, tổ chức luân chuyển sách, báo; chủ trì phối hợp hoạt động về chuyên môn, nghiệp vụ với các thư viện khác của tỉnh

Tổ chức các hoạt động, dịch vụ có thu phí phù hợp với chức năng, nhiệm vụ được giao và phù hợp với quy định của pháp luật

Thực hiện báo cáo định kỳ tháng, quý, 6 tháng, năm và báo cáo đột xuất

về tình hình hoạt động của thư viện với lãnh đạo Sở Văn hoá, Thể thao và Du lịch và Vụ thư viện

Quản lý cán bộ, viên chức, tài chính, tài sản theo phân cấp và quy định của Sở Văn hoá, Thể thao và Du lịch

Thực hiện các nội dung cải cách hành chính theo kế hoạch, chương trình của Sở Văn hoá, Thể thao và Du lịch

Thực hiện các nhiệm vụ khác do Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch giao

1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc

Nhiều bộ phận có thể được thành lập bên trong thư viện dựa trên nhiều yếu tố như điều kiện cơ sở vật chất của thư viện, số lượng, loại hình tài liệu,

số lượng nhân viên

 Cơ cấu tổ chức hoạt động của Thư viện

Gồm Giám đốc, Phó Giám đốc và 5 phòng ban chức năng, có thể được mô hình hóa bằng sơ đồ sau đây:

Hình 1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc

Ban giám đốc thư viện bao gồm Giám đốc và có từ 1-2 Phó Giám đốc Giám đốc là người đứng đầu thư viện, chịu trách nhiệm trước Giám đốc

Sở Văn hóa – Thông tin về mọi hoạt động của thư viện và việc thực hiện nhiệm vụ được giao

Phó Giám đốc giúp giám đốc trong công tác lãnh đạo thư viện, phụ trách một hoặc một số lĩnh vực công tác do giám đốc phân công và chịu trách nhiệm trước giám đốc về công việc được phân công Khi vắng mặt giám đốc

có thể ủy quyền cho cho một trong các phó giám đốc điều hành và giải quyết công việc của thư viện

xử lý kỹ thuật

Phòng Phục vụ bạn đọc

Phòng Tuyên truyền, phong trào cơ

sở

Phòng Thông tin thư mục và tra cứu thông tin

Trong những năm qua, tình hình tổ chức của hệ thống thư viện đã dần được củng cố và phát triển

Thư viện tỉnh đã có 5 phòng chức năng, bao gồm:

- Phòng Bổ sung, xử lý kỹ thuật

- Phòng Hành chính tổng hợp

- Phòng Tuyên truyền, phòng trào cơ sở

- Phòng Thông tin thư mục và tra cứu thông tin

- Phòng Phục vụ bạn đọc (Phục vụ tại chỗ, mượn về nhà, đọc mượn cho thiếu nhi, phục vụ báo/ tạp chí, tài liệu địa chí, tra cứu thông tin, đa phương tiện)

Phòng Bổ sung, xử lý kỹ thuật gồm các công tác như bổ sung, xử lý, phân loại

Công tác bổ sung tài liệu có nhiệm vụ xây dựng vốn tài liệu thư viện bằng ngân sách được cấp hàng năm, nhận bản lưu chiểu xuất bản phẩm địa phương, biếu tặng, tài trợ, trao đổi giữa các thư viện

Công tác xử lý tài liệu có nhiệm vụ thực hiện các chương trình xử lý kỹ thuật vốn tài liệu theo đúng yêu cầu về tiêu chuẩn nghiệp vụ thư viện Phân loại theo DDC, biên mục theo AACR2, và biên mục đọc máy MACR21

- Phòng phục vụ người đọc có nhiệm vụ cung cấp các dịch vụ đáp ứng yêu cầu về sử dụng vốn tài liệu trong và ngoài thư viện thông qua phòng đọc tổng hợp, phòng đọc báo, tạp chí, phòng đọc địa chí, phòng đọc đa phương tiện và phòng mượn

- Phòng Thông tin - thư mục có nhiệm vụ sưu tầm và bảo quản tài liệu địa chí như: Thần tích, thần sắc, hương ước, bản đồ Xử lý và biên soạn ấn phẩm thông tin chọn lọc, các loại thư mục, hướng dẫn tra cứu và trả lời các thông tin về vốn tài liệu thư viện, tổ chức các hoạt động thông tin tuyên truyền giới thiệu vốn tài liệu thư viện và các hoạt động thông tin khác

Phòng Hành chính tổng hợp có nhiệm vụ cấp thẻ bạn đọc, xây dựng kế hoạch tài chính- kế toán, thống kê- báo cáo cung ứng vật tư cho hoạt động sự nghiệp và các hoạt động nội bộ của Thư viện

Phòng Tuyên truyền phong trào cơ sở có nhiệm vụ xây dựng kho luân chuyển, tổ chức luân chuyển vốn tài liệu giữa các thư viện; hướng dẫn, tham gia xây dựng mạng lưới thư viện, phòng đọc sách cơ sở; hướng dẫn và bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ thư viện huyện trên địa bàn

 Đội ngũ cán bộ Thư viện

Đội ngũ cán bộ của Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc là những cán bộ yêu nghề, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn và năng lực công tác tốt Thư viện bao gồm 23 cán bộ Trong đó : Cử nhân TV - TT 13 người; Kỹ sư tin học 2 người; Đại học ngành khác 2 người; Trung cấp thư viện 1 người; Lao động phổ thông 3 người

Bên cạnh đó, Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc luôn tạo mọi điều kiện để cán bộ thư viện học tập, nâng cao trình độ, cụ thể:

+ Mở các lớp bồi dưỡng ngoại ngữ, tin học cho cán bộ tốt nghiệp ngành thư viện trong và ngoài giờ hành chính

+ Tạo điều kiện cho cán bộ theo học các lớp chính quy và tại chức để nâng cao trình độ

+ Tổ chức cho cán bộ đi tham quan thực tế và học hỏi kinh nghiệm từ các thư viện trong nước

Với những chính sách trên, Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc đã có một đội ngũ cán bộ đáp ứng tốt công việc được giao Đồng thời, đó cũng là tiền đề quan trọng trong việc triển khai các dự án mới của thư viện, đặc biệt là tăng cường

số hoá tài liệu đang lưu trữ trong thư viện

 Cơ sở vật chất của Thư viện

Cơ sở vật chất của Thư viện được trang bị khá đầy đủ cả trang thiết bị truyền thống lẫn trang thiết bị hiện đại, nhằm bảo quản tài liệu một cách tốt

nhất, kéo dài tuổi thọ của tài liệu, thu hút đông đảo bạn đọc đến với thư viện, giúp họ khai thác triệt để nguồn thông tin phong phú về nội dung, đa dạng về hình thức đang lưu trữ và bảo quản trong Thư viện

Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc thuộc hệ thống thư viện công cộng, do đó Thư viện luôn chú trọng đến công tác hiện đại hoá, nhằm theo kịp sự phát triển trong nước và thế giới; đáp ứng tốt nhu cầu của người dùng tin trong thời đại mới

1.2 Tầm quan trọng của công tác tổ chức quản lý thư viện

1.2.1 Khái niệm về tổ chức

Tổ chức đóng vai trò vô cùng quan trọng trong mọi chế độ xã hội, mọi lĩnh vực, mọi ngành nghề Nhờ có tổ chức tốt đã mang lại hiệu quả lao động cao Chính vì vậy, tổ chức đã trở thành trung tâm chú ý của nhiều lãnh tụ trên thế giới

Ngay từ năm 1918, sau cách mạng tháng Mười thành công, V.I Lênin

đã cho rằng “Đối với chính quyền Xô – Viết thì chính việc tổ chức lao động… là vấn đề chủ yếu, vấn đề căn bản và là vấn đề nóng hổi nhất trong toàn bộ cuộc sống xã hội”

Lênin còn viết: “Sức lực của hàng trăm người có thể lớn hơn sức lực của hàng nghìn người không? Ông trả lời: Có thể, khi mà sức lực của hàng trăm người có tổ chức Vì có tổ chức thì sức lực tăng lên hàng nghìn lần” Chuyên gia Liên Xô đã đưa ra định nghĩa: Tổ chức là hình thức để tạo lập và duy trì một trật tự của một hệ thống nào đó gọi là tổ chức

Trong từ điển tiếng việt có định nghĩa: Tổ chức là sự sắp đặt, bố trí các mối quan hệ giữa các bộ phận với nhau

Các giáo sư ở Học viện Hành chính quốc gia Việt Nam đưa ra định nghĩa: Tổ chức là một khoa học về sự thiết lập các mối quan hệ giữa con người với nhau, nhằm mục đích quản lý tốt đối tượng của mình

Tổ chức thường là những công việc hạt nhân khởi đầu để dẫn tới việc hình thành một tổ chức, một cơ quan hoặc một xí nghiệp

Nói như vậy không có nghĩa là tổ chức chỉ là công việc ban đầu rồi kết thúc, mà còn song song tồn tại và phát triển cùng với tổ chức, cơ quan xí nghiệp đó

Tổ chức thường là công việc của cán bộ lãnh đạo, quản lý và các chuyên gia Đòi hỏi đối với cán bộ được giao nhiệm vụ tổ chức phải là người

có chuyên môn sâu về lĩnh vực mình được giao nhiệm vụ

Tổ chức có vai trò cực kỳ quan trọng quyết định sự thành công trong quản lý Những sai lầm, khuyết điểm trong công tác tổ chức và cán bộ là nguyên nhân của mọi nguyên nhân, gây ra tình trạng không tốt cho cơ quan đó

1.2.2 Khái niệm về quản lý

Thuật ngữ quản lý được hiểu là sự tác động có ý thức để chỉ huy, điều khiển, hướng dẫn các quá trình xã hội và hành vi hoạt động của con người để nhằm đạt tới mục đích của người quản lý, phù hợp qui luật khách quan

Thực chất của quản lý là tổ chức điều khiển, theo dõi các hoạt động với những yêu cầu nhất định

Quản lý là phương thức làm cho hoạt động của một cơ quan, tổ chức được hoàn thành với hiệu suất cao bằng và thông qua những người khác

Từ xưa người Hy-Lạp đã đề cập đến nguyên lý quản lý và đánh giá cao chức năng của quản lý Họ định nghĩa: Quản lý là một kỹ năng liên quan đến trình độ kỹ thuật, kinh nghiệm

Anghen cho rằng: Quản lý là loại động thái tất yếu phải có nhiều người cùng hoạt động chung với nhau khi có sự hợp tác

C.Mác đã từng viết: “Bất kì một lao động xã hội hay một cộng đồng nào được tiến hành trên qui mô tương đối lớn cũng đều cần phải có sự quản

lý Nó xác lập mối quan hệ hài hòa giữa các công việc riêng rẽ và thực hiện

những chức năng chung nhất, xuất phát từ sự vận động của toàn bộ cơ cấu sản xuất (khác với sự vận động của từng bộ phận trong nền sản xuất ấy) Một nghệ sĩ chơi đàn chỉ phải điều khiển chính mình, nhưng một dàn nhạc thì phải

có nhạc trưởng” Ông đã khẳng định rằng quản lý là loại lao động cao cấp, là điều kiện tất yếu cho mỗi phương thức sản xuất có điều phối làm cho các lao động khác được tiến hành thuận lợi

Các nhà điều khiển học quan niệm: Quản lý là sự tác động vào một hệ thống hay một quá trình điều khiển chỉ đạo sự vận động của nó theo những qui luật nhất định, nhằm đạt được những mục đích hay kế hoạch mà người quản lý đã dự kiến

Do đó quản lý cần hiểu một lúc với ba ý nghĩa:

- Là nhân tố, chức năng của hệ thống tổ chức, đảm bảo giữ gìn cấu trúc, duy trì chỉ đạo hoạt động thực hiện mục đích

- Tổng hợp các hình thức và biện pháp có hướng đích dựa trên sự nhận thức và sử dụng các quy luật khách quan, thực hiện các chức năng có hiệu quả

- Là hoạt động hướng tới thực hiện các chính sách trong một lĩnh vực nhất định

Quản lý là một hoạt động khoa học và nghệ thuật Là khoa học vì nó nghiên cứu, phân tích công việc quản lý, tìm ra những quy luật, những đúc kết

lý luận từ kinh nghiệm quản lý hàng ngày Là nghệ thuật vì nhà quản lý phải biết vận dụng lý thuyết vào thực tiễn theo cách nào đó để đạt hiệu quả cao nhất mà vẫn hợp pháp

Hoặc ta có thể định nghĩa một cách ngắn gọn hơn:

Quản lý là sự tác động có mục đích của chủ thể lên khách thể nhằm nâng cao hiệu suất lao động

1.2.3 Vai trò của công tác tổ chức quản lý tại Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc

Như chúng ta đã biết tất cả những hoạt động của Thư viện đều nhằm mục đích phục vụ bạn đọc, việc tổ chức quản lý thư viện cũng nằm trong mục đích đó

Tổ chức, quản lý thường là công việc của cán bộ lãnh đạo, quản lý và các chuyên gia Họ là những người có chuyên môn sâu về lĩnh vực tổ chức, quản lý thư viện

Trong những năm gần đây,cùng với sự phát triển của xã hội và nền kinh tế thị trường thì công việc quản lý ngày càng khó khăn phức tạp Công việc quản lý ngày càng đóng một vai trò quan trọng trong các cơ quan, công

ty, xí nghiệp Việc áp dụng các thành tựu khoa học nói chung và các thành tựu của công nghệ thông tin nói riêng vào công tác quản lý đã không ngừng phát triển Công tác quản lý ngày càng được nhiều cơ quan và đơn vị quan

tâm Ở bất kỳ thời kỳ lịch sử nào “thư viện” đều được coi là kho trí tuệ của

loài người Nhu cầu sử dụng thư viện rất rộng rãi Có lẽ, không có một lĩnh vực hoạt động nào trong xã hội lại không cần đến thư viện

Tổ chức, quản lý là yếu tố hết sức quan trọng không thể thiếu được trong đời sống xã hội Xã hội càng phát triển cao, thì vai trò của quản lý càng phức tạp

Tổ chức, quản lý là công cụ giúp cho cán bộ thư viện làm việc có hiệu quả; là cơ sở để khảo sát, học tập về phương pháp công tác thư viện khoa học của cán bộ thư viện Khi nâng cấp thư viện thành thư viện điện tử thì vai trò của công tác tổ chức, quản lý ngày càng trở nên quan trọng và cần thiết với chức trách là điều phối mọi hoạt động của thư viện từ các khâu bổ sung tài liệu, xử lý… cho đến khi phục vụ bạn đọc

Cùng với sự phát triển của xã hội và nền kinh tế thị trường thì công việc quản lý ngày càng trở lên phức tạp Công việc quản lý lại đóng vai trò quan trọng trong mọi công việc Nhất là việc quản lý một thư viện, với hàng

nghìn đầu sách và tạp chí, có số lượng lớn độc giả đến thư viện để mượn và trả sách mỗi ngày Vì thế mà tạo nên sự phức tạp trong quản lý và tra tìm sách Nhất là với một số lượng sách quá lớn như thế độc giả rất khó khăn trong việc tìm kiếm sách phục vụ cho việc nghiên cứu của mình

Công tác thông tin - thư viện là một thiết chế văn hóa, giáo dục, thông tin khoa học, đảm bảo sư dụng nguồn thông tin một cách hợp lý, tiết kiệm và hiệu quả Ngày nay công tác thông tin - thư viện là một dạng đặc biệt của hoạt động tổ chức quản lý Công tác thông tin - thư viện có nhiều hình thức tổ chức quản lý có tác dụng giúp cho cơ quan thông tin - thư viện hoạt động có năng suất, hiệu quả hơn, làm cho công tác thư viện ngày càng phát triển

Công tác thông tin - thư viện đảm bảo sử dụng nguồn thông tin một cách hợp lý, tiết kiệm có hiệu quả đồng thời cũng là một tổ chức phức tạp gồm những phương diện lao động về pháp lí, kinh tế, chính trị, do đó tổ chức quản lý nhằm thiết lập một cơ cấu thích hợp cho sự tồn tại và phát triển đáp ứng với nhu cầu xã hội, giúp người dùng tin khám phá những vấn đề trong thế giới tự nhiên và xã hội Hình thành nên nhân cách, lối sống tốt đẹp của mỗi cá nhân và các mối quan hệ tốt đẹp trong xã hội

Tổ chức, quản lý trong công tác thông tin - thư viện nhằm đáp ứng nhu cầu của người dùng tin hiệu quả, nhanh chóng, hiện đại hoá đất nước

Tổ chức và quản lý rất quan trọng và cần thiết trong hoạt động thông tin - thư viện Ngày nay thông tin - thư viện đóng vai trò không thể thiếu trong xã hội, việc sử dụng nguồn thông tin ngày càng tăng đòi hỏi người cán

bộ thư viện cần phải có hình thức tổ chức quản lý cho phù hợp

Như vậy: Việc tổ chức quản lý có vai trò rất quan trọng và to lớn, không những có ảnh hưởng và vai trò đối với bạn đọc mà nó còn thể hiện vai trò to lớn của cán bộ thư viện

Chương 2: THỰC TRẠNG VỀ VẤN ĐỀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ

TẠI THƯ VIỆN TỈNH VĨNH PHÚC 2.1 Thực trạng nguồn tài liệu tại Thư viện

Xuất phát từ nhu cầu của người dùng tin, công tác thông tin - thư viện

đã trở thành phương tiện chủ yếu để quản lý những thành quả của nền văn minh nhân loại

Mỗi thư viện ngay từ khi ra đời đều cố gắng xây dựng cho mình có một nguồn thông tin thật phong phú về nội dung, đa dạng về hình thức Song vấn đề đặt ra là làm cách nào, phát triển nó như thế nào mới đạt hiệu quả

Đối với một thời đại, mỗi một giai đoạn lịch sử, một hoàn cảnh xã hội lại có những loại thông tin khác nhau Nhưng nói chung lại, nó luôn được phát triển theo một quy luật riêng Vì vậy, đòi hỏi thư viện phải đảm bảo được chất lượng tài liệu phù hợp với độc giả của thư viện đó Trên cơ sở đó, thư viện mới thực hiện chức năng đáp ứng nhu cầu thông tin xã hội

Trong hoạt động thông tin - thư viện luôn luôn xuất hiện những nhu cầu về thông tin mới, cập nhật Để thư viện đáp ứng nhu cầu thông tin đó thì vấn đề phát triển nguồn tin là vấn đề quan trọng trong các trung tâm và cơ quan thông tin - thư viện hiện nay

Đánh giá chất lượng hoạt động của thư viện thì yếu tố đầu tiên phải đề cập đến là sự phù hợp của nguồn tin đối với nhu cầu thông tin của thư viện đó

Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc đã chú trọng phát triển nguồn tin, nhằm đáp ứng nhu cầu tin của bạn đọc Thư viện luôn tìm hiểu những nhu cầu mới để kịp thời bổ sung tài liệu phù hợp với yêu cầu của bạn đọc, mặt khác Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc phát huy nhiệm vụ và chức năng của mình bằng cách xây dựng những kế hoạch ngắn hạn và dài hạn để phát triển nguồn tin trước mắt

và trong tương lai sao cho nguồn tài liệu của thư viện ngày càng nâng cao cả

về số lượng và chất lượng

Những năm gần đây, được sự quan tâm của các cấp, các ngành, Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc được đầu tư trang bị ngày càng hiện đại Số lượng đầu sách không ngừng tăng lên Khi tách tỉnh Thư viện chỉ có 30.000 đầu sách, đến nay đã tăng lên 120.000 đầu sách, đáp ứng nhu cầu học tập, nghiên cứu của đông đảo bạn đọc trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc

Qua thực tế điều tra thì tình hình phát triển nguồn tin tại Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc có nhiều thay đổi qua các năm Bao gồm cả nguồn tin truyền thống

và nguồn tin điện tử, cụ thể như sau:

* Đối với nguồn tin truyền thống

Bảng 1 TÌNH HÌNH PHÁT TRIỂN NGUỒN TÀI LIỆU

CỦA THƯ VIỆN TỈNH VĨNH PHÚC GIAI ĐOẠN 2007-2012

truyền thống nhằm đáp ứng nhu cầu về thông tin một cách phù hợp đối với đặc điểm của tỉnh và bạn đọc ở địa phương

* Đối với nguồn tin điện tử

Nguồn tin điện tử có trong Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc cũng được quan tâm trong những năm gần đây, trong vòng 5 năm từ năm 2007-2012 Thư viện

đã xây dựng được các cơ sở dữ liệu thư mục với số lượng biểu ghi tăng nhưng vẫn còn chậm, cụ thể như sau:

Bảng 2 SỐ LIỆU THỐNG KÊ BIỂU GHI GIAI ĐOẠN 2007-2012

2.1.1 Đặc điểm nguồn tin truyền thống

 Theo nội dung tài liệu

Qua nhiều lần thanh lý và biến động, tính đến hết năm 2012 Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc có 172.770 bản sách (Trong đó có 9800 bản sách ngoại văn),

60 loại báo, tạp chí, chúng được bổ sung thường xuyên

Xét trên phương diện môn loại khoa học nguồn tin truyền thống của thư viện có cơ cấu như sau:

Sách là thành quả lao động sáng tạo của nhiều người, nhiều thế hệ khác nhau và sách phát huy tác dụng rộng rãi trong hầu hết các lĩnh vực của đời sống xã hội, thúc đẩy mọi ngành nghề trong xã hội phát triển

Bảng 3 BẢNG THỐNG KÊ SỐ LƯỢNG SÁCH TRONG TỪNG

100

Qua khảo sát số lượng bản sách trong từng môn loại của Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc có sự chênh lệch lớn Số lượng sách về khoa học tự nhiên, sách về văn hoá nghệ thuật, thể dục thể thao, sách thiếu nhi và sách về khoa học kỹ thuật chiếm một tỷ lệ khá lớn trong thư viện, đặc biệt là sách về văn hóa văn nghệ, thể dục thể thao (24,6%), khoa học tự nhiên (20,6%),khoa học kỹ thuật (19,6%) sách về khoa học xã hội và sách thiếu nhi chiếm tỷ lệ gần như nhau

là 18,6% và 16,6 % Do vậy, sự thiếu cân bằng về nội dung tài liệu của thư viện đã thể hiện việc chưa phù hợp trong công tác đáp ứng nguồn tin với nhu cầu tin của người dùng tin

Báo, tạp chí là loại hình tài liệu cung cấp thông tin nhanh và kịp thời, thông tin có hiệu quả cao trong công tác phục vụ đáp ứng nhu cầu nghiên cứu, học tập, chính trị, thẩm mỹ cho bạn đọc Nhìn chung, nguồn báo, tạp chí được

bổ sung đều đặn và ngày càng gia tăng

Nội dung của loại hình này rất phong phú, nó tổng hợp cả kiến thức đa ngành và chuyên ngành Một số đầu báo mà thư viện thường bổ sung như:

Báo, tạp chí có nội dung tổng hợp như: Báo Vĩnh Phúc, báo Nhân dân, báo Hà Nội, báo Tiền phong, báo sinh hoạt chi bộ, báo Tuổi trẻ, hay Tạp chí gia đình,Tạp chí khoa học,…

Báo và tạp chí có nội dung chuyên ngành như: Báo kiến trúc,…

Hiện nay, báo và tạp chí có số liệu cụ thể là: 60 loại

 Theo hình thức tài liệu

Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc có những loại hình tài liệu khác nhau, điều

đó phụ thuộc vào nhu cầu tin, trình độ của người dùng tin, kinh phí và mức độ phát triển trong địa bàn tỉnh

Đến nay thư viện có nguồn tài liệu truyền thống sau: Sách, báo, tạp chí, vi phim, vi phiếu, luận án, luận văn, băng hình, đĩa hình, đĩa quang, bản

đồ Hơn thế nữa, Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc còn có tài liệu dành riêng cho những người bị khiếm thị Do vậy, xét theo hình thức của tài liệu, nguồn tin truyền thống của thư viện có cơ cấu như sau:

Bảng 4 BẢNG THỐNG KÊ TÀI LIỆU (Năm 2012)

Sách Báo, tạp chí

Vi phim, vi phiếu Tranh, ảnh

Luận văn, luận án Bản đồ

Tài liệu dành cho người khiếm thị

 Theo ngôn ngữ của tài liệu

Tài liệu trong Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc chủ yếu là tài liệu tiếng việt, tài liệu ngoại văn chiếm tỷ lệ rất nhỏ, cụ thể như sau:

Bảng 5 BẢNG THỐNG KÊ TÀI LIỆU THEO NGÔN NGỮ

 Phân theo cơ cấu tổ chức của một thư viện

Theo cơ cấu tổ chức của thư viện, tài liệu được phân theo các phòng, kho: Phòng đọc, phòng mượn, phòng địa chí… cụ thể như sau:

Bảng 6 SỐ LIỆU THỐNG KÊ TÀI LIỆU THEO CÁC KHO VÀ LOẠI

HÌNH TRONG THƯ VIỆN TỈNH VĨNH PHÚC

Phòng Đọc Phòng Mượn Phòng Địa chí Phòng Thiếu nhi Kho luân chuyển Kho lưu

Kho báo, tạp chí

27.030( bản) 37.825(bản) 15.171(bản) 28.807(bản) 60.919(bản) 3.018(bản) 60(loại)

Tài liệu của Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc đa dạng về hình thức, phong phú

về nội dung Với vai trò là thư viện trung tâm của tỉnh nên rất nghiều người dùng tin đến mượn tài liệu về đọc Do đó, tài liệu ở phòng mượn chiểm tỷ lệ lớn (21,8%) so với các phòng như phòng đọc (15,6%), phòng thiếu nhi (16,6%), phòng địa chí (8,7%), Điều đó cũng chứng tỏ, sự hiểu biết, trình độ dân trí, đời sống của người dân trên địa bàn tỉnh ngày càng nâng cao

2.1.2 Đặc điểm nguồn tin hiện đại

Ngày nay, CNTT đã tác động mạnh mẽ đến các hoạt động thông tin - thư viện Nhu cầu tin của người dùng tin không những đòi hỏi nhiều hơn về nguồn tin truyền thống (Sách, báo, tạp chí, luận văn, tranh ảnh, bản đồ,…) mà còn có nhu cầu sử dụng ngày càng cao nguồn tin điện tử (Bao gồm các cơ sở

dữ liệu sách, báo, tạp chí điện tử, CD-ROM( Compact Disk - Read Only Memory)…

Nguồn tin điện tử rất phong phú và đa dạng cả về số lượng và chất lượng Việc phân loại nguồn tin điện tử có ý nghĩa quan trọng trong việc bổ sung và khai thác nguồn tin điện tử đối với các cơ quan thông tin – thư viện

Nguồn tin điện tử không những mở rộng đối tượng phục vụ mà còn góp phần tăng khả năng đa truy cập Nó cho phép người dùng tin có thể tra tìm tài liệu đồng thời theo nhiều dấu hiệu khác nhau Do đó, Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc đã nhận thức được rằng, mục tiêu của họ không chỉ hướng đến yêu cầu của độc giả mà còn định hướng trong việc mở rộng hơn nữa khả năng khai thác và truy nhập khối lượng thông tin khổng lồ của nhân loại từ nhiều nguồn tin khác nhau Vì vậy, Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc đã xây dựng nguồn tin điện tử đó là: Cơ sở dữ liệu(CSDL) thư mục sách, báo tạp chí, bài trích, luận văn, địa chí; CD-ROM; Nguồn tin trực tuyến (Online) nhằm thoả mãn yêu cầu tin một cách kịp thời, đầy đủ, cập nhật, phù hợp với nhu cầu tin của bạn đọc

Sự phát triển của khoa học và công nghệ tác động rất lớn đến hầu hết mọi lĩnh vực của đời sống Các sản phẩm công nghệ liên tục được đổi mới theo thời gian, đặc biệt trong thời kỳ hội nhập kinh tế hiện nay

Các phần mềm ứng dụng trong nghiệp vụ thư viện mà cụ thể trong công tác bổ sung nguồn tin để phát triển nguồn thông tin của cơ quan liên tiếp

ra đời và được nâng cấp để phù hợp với sự phát triển của đất nước, đáp ứng nhu cầu tin ngày càng cao của người dùng tin

Ứng dụng CNTT trong hoạt động thông tin - thư viện ngày càng khẳng định vai trò và vị quan trọng của nó trong xã hội Trước đây Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc đã sử dụng phần mềm quản lý CDS/ISIS (Phần mềm miễn phí

do UNESCO cung cấp), đến nay thư viện đã sử dụng phần mềm tích hợp ILIB do thư viện Quốc gia Việt Nam tài trợ và công cụ tự động hoá MARC21

để xây dựng CSDL thư mục cho các tài liệu có trong thư viện, nhất là đối với các tài liệu mới nhập về thư viện

Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc là trung tâm thông tin lớn của tỉnh, đáp ứng tối đa nhu cầu thông tin của người dùng tin ở địa phương Tính đến năm 2012 các nguồn tin điện tử có trong thư viện bao gồm:

Bảng 7 BẢNG THỐNG KÊ CƠ SỞ DỮ LIỆU THƯ MỤC

CỦA THƯ VIỆN TỈNH VĨNH PHÚC

Nhận thấy tầm quan trọng và sự cần thiết của việc tin học hóa trong công tác thư viện, ban giám đốc Thư viện tỉnh có những dự án cho việc xây dựng nguồn tài liệu số trong năm 2012, đẩy mạnh việc ứng dụng phần mềm ILIB vào công tác bổ sung nguồn tin, thư viện đã có sự thay đổi căn bản trong nhiệm vụ xử lý tài liệu hỗ trợ cho công tác phát triển nguồn tin một cách liên tục để đáp ứng phần nào nhu cầu tin ngày càng cao của bạn đọc trên địa bàn tỉnh nói riêng và cả nước nói chung

2.2 Công tác tổ chức quản lý tại Thư viện

tin bao giờ cũng khó khăn phức tạp vì nhu cầu người dùng tin tăng lên theo thời gian, đòi hỏi các dịch vụ thông tin với chất lượng cao và ngày càng tinh xảo hơn (khai thác tư liệu theo chiều sâu, phục vụ theo địa chỉ) Với nền kinh

tế thị trường hiện nay, nhu cầu thông tin về thương mại, về thị trường, về ngành nghề, con người, phong tục, tập quán, văn hoá, xã hội, nhu cầu thông tin về khoa học công nghệ ngày càng tăng lên gấp bội, đang là thách thức lớn đối với các thư viện và cơ quan thông tin Cùng với thời gian, nhu cầu thông tin luôn luôn biến động do chịu ảnh hưởng của các nhân tố văn hoá, xã hội, lứa tuổi, nghề nghiệp, hoàn cảnh kinh tế, lối sống, tâm lý, trình độ phát triển khoa học kỹ thuật,

Nghiên cứu người đọc, người dùng tin cũng chính là nghiên cứu mối quan

hệ qua lại giữa "cầu" và "cung" trong hoạt động thông tin-thư viện Nghiên cứu giải quyết mối quan hệ cung-cầu, mâu thuẫn giữa chúng trên quan điểm

"cái cầu" quyết định "cái cung"

Khi nghiên cứu nhu cầu của người đọc, người dùng tin, cần nghiên cứu các mức độ thoả mãn, nhu cầu nào sẽ được thoả mãn hoàn toàn, nhu cầu nào thoả mãn tương đối, nhu cầu nào hoàn toàn chưa được đáp ứng, các lý do và nhân tố ảnh hưởng, Vì thế mà công tác phục vụ bạn đọc luôn được thư viện chú trọng

Công tác phục vụ bạn đọc là hoạt động trọng tâm, thường xuyên, là mục đích và hiệu quả của thư viện Ngoài các hình thức phục vụ truyền thống như : đọc tài chỗ, mượn về nhà các loại sách báo, tài liệu địa chí… Tại thư viện tỉnh còn phục vụ đa phương tiện ( tra cứu thông tin trực tuyến qua mạng Internet, tra tìm tìa liệu qua hệ thống tra cứu OPAC, hội thoại, thư điện tử, giải trí game…) tra tìm tài liệu trực tiếp qua phòng mượn tự chọn, thư mục thông báo sách mới, các bản thư mục…

Công tác phục vụ bạn đọc là một trong những nhiệm vụ quan trọng

cuối cùng, là mục đích cao nhất của mọi hoạt động thư viện Hiệu quả của công tác phục vụ bạn đọc là tiêu chuẩn, là thước đo để đánh giá chất lượng hoạt động của mỗi thư viện

Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc có 6 phòng phục vụ bạn đọc, bao gồm : Phòng đọc, phòng Mượn, phòng Báo tạp chí, phòng Địa chí, phòng Đọc Đa phương tiện và phòng Thiếu nhi

Thư viện phục vụ 5 ngày/ tuần, phục vụ cả thứ 7 và nghỉ bù vào ngày thứ 2 hàng tuần nhằm tạo điều kiện thuận lợi về thời gian cho bạn đọc đến thư viện

 Công tác xây dựng và bổ sung tài liệu

Qua khảo sát cho thấy, công tác bổ sung tài liệu của Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc luôn thay đổi qua các năm, năm 2005 thư viện bổ sung 20.242 bản nhưng tới năm 2011 chỉ còn 14.003 bản Tuy nhiên, công tác bổ sung của thư viện tỉnh đang được chú trọng cả về số lượng và chất lượng Trong năm 2009 thư viện bổ sung 20.707, năm 2010 là 25.950 bản và năm 2012 cón 25.783 bản

 Công tác xử lý tài liệu đưa ra phục vụ bạn đọc

Thư viện xử lý hồi cố xong kho sách của phòng Đọc và phòng Mượn, chuyển đổi cơ sở dữ liệu theo phần mềm ILIB với số lượng 45.000 bản sách và 19.000 biểu ghi

Xử lý nhanh chóng sách mới bổ sung, các yếu tố nhập CSDL đảm bảo chính xác; đưa CSDL sách ra hệ thống tra cứu OPAC, in phích tra cứu phục

vụ bạn đọc Đến nay, CSDL sách của thư viện hiện có : 39.148 biểu ghi sách; 9.000 biểu ghi thư mục địa chí

 Hoạt động công nghệ thông tin và hiện đại hóa thư viện

Hiện nay thư viện đang sử dụng phần mềm tích hợp Thư viện ILIB với 30 máy tính ( 02 máy chủ; 30 máy trạm) kết nối mạng LAN và mạng INTERNET

Bạn đọc tra cứu tài liệu qua Mục lục công cộng trực tuyến ( OPAC) và Mục lục truyền thống

Áp dụng 3 chuẩn nghiệp vụ quốc tế: MARC 21; AACR2 và khung phân loại thập phân DDC

Năm 2005, đề án ứng dụng công nghệ thông tin do Thư viện Quốc gia tài trợ đã được thực hiện và áp dụng tại Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc Đề án cung cấp 15 máy vi tính, máy chủ,nối mạng Internet, mạng Lan… Tổ chức tập huấn về tin học cho cán bộ thư viện tỉnh, sử dụng phần mềm ILIB cho các hoạt động nghiệp vụ, quản lý và lưu thông sách báo

Năm 2007, tỉnh cho thực hiện dự án nâng cấp hạ tầng cơ sở mạng máy tính, trang thiết bị thêm trang thiết bị

Thư viện đã hồi cố xong toàn bộ CSDL sách theo khung phân loại DDC

Đã dán chỉ số phân loại cho 18.088 bản sách, tổ chức kho mượn tự chọn Đề

án ứng dụng công nghệ thông tin đã tạo bộ mặt mới cho thư viện, bằng việc thao tác nghiệp vụ nhanh chóng , chính xác, kết nối CSDL của Thư viện Quốc gia Việt Nam(TVQGVN), trao đổi các hoạt động nghiệp vụ

Thư viện tỉnh đã dần dần tiếp cận được với thư viện điện tử Năm 2013 thư viện triển khai thực hiện Dự án : “Nâng cấp Thư viện Vĩnh Phúc thành thư viện điện tử” với kinh phí đầu tư được duyệt: 6.505.264,824 đồng

 Công tác biên soạn thư mục

Thu thập thông tin trên báo chí Trung ương và địa phương , hàng quý biên soạn đều đặn thư mục thông tin tư liệu Địa chí Vĩnh Phúc Mỗi cuốn Thư mục tập hợp khoảng 90 tin tóm tắt được có nội dung phản ánh về tỉnh Vĩnh Phúc trên tất cả các lĩnh vực Thư mục làm tài liệu rất hữu ích cho những bạn đọc có nhu cầu nghiên cứu và tìm hiểu về tỉnh Vĩnh Phúc

 Củng cố phát triển mạng lưới thư viện cơ sở

Trong nhận thức và trong chỉ đạo, bao giờ chúng ta cũng coi xây dựng,