7. Bố cục của Khóa luận
2.2.2 Công tác quản lý
Thư viện là một đơn vị sự nghiệp, có thể là đơn vị độc lập (có con dấu và tài khỏn riêng) hoặc được ghép trong đơn vị sự nghiệp lớn hơn như Trung tâm văn hóa, Nhà văn hóa…Cũng như các đơn vị sự nghiệp khác, công tác quản lý thư viện vừa tuân thủ khoa học về quản lý và nguyên tắc của quản lý nhà nước, đồng thời vừa có yếu tố đặc thù của hoạt động chuyên môn.
Về quản lý đơn vị sự nghiệp nói chung, đều có 3 vấn đề: Quản lý kinh phí và tài sản của đơn vị
Quản lý hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ của thư viện Xây dựng, quản lý và sử dụng đội ngũ cán bộ
Về quản lý thư viện:
Thư viện được xác định có 4 yếu tố cấu thành:
- Nhà và trang thiết bị, như giá sách ( hoặc tủ) bàn ghế… - Vốn tài liệu ( ở cơ sở chủ yếu là sách báo)
- Cán bộ thư viện có chuyên môn phù hợp với quy mô của thư viện - Bạn đọc và phong trào đọc sách báo
Bốn yếu tố này có liên quan chặt chẽ với nhau và không thể thiếu đi một yếu tố nào được, vì thiếu đi một yếu tố thì sẽ không thành thư viện, sẽ không tồn tại thư viện, và thư viện muốn phát triển, muốn hoạt động tốt đều liên quan đến cả 4 yếu tố.
Do đó, nói đến quản lý thư viện nghĩa là phải quan tâm chăm lo đến 4 yếu tố này. Và nội dung quản lý thư viện cũng hoàn toàn thống nhất với 3 vấn đề quản lý đơn vị sự nghiệp nói chung.
2.2.2.1 Quản lý nguồn nhân lực
Quản lý nguồn nhân lực yếu tố phát huy sức mạnh con người trong hoạt động thông tin thư viện.
Hoạt động thông tin - thư viện ngày càng có vai trò quan trọng trong xã hội hiện đại cũng như trong hoạt động khác của con người. Nguồn nhân lực là vấn đề then chốt quyết định đến chất lượng và hiệu quả của hoạt động thông tin - thư viện. Nguồn nhân lực trong hoạt động thông tin - thư viện là nguồn tài nguyên con người cùng các vấn đề liên quan đến con người trong hoạt động của cơ quan.
Theo nghĩa rộng, nguồn nhân lực được hiểu là nguồn cung cấp sức lao động cho sản xuất, xã hội, cung cấp nguồn lực con người cho sự phát triển. Do đó, nguồn nhân lực bao gồm toàn bộ dân cư có thể phát triển bình thường.
Theo nghĩa hẹp, nguồn nhân lực có nghĩa là khả năng lao động xã hội, là nguồn lực cho sự phát triển kinh tế, xã hội bao gồm các nhóm dân cư trong độ tuổi lao động có khả năng tham gia vào lao động sản xuất- xã hội tức là toàn bộ các cá nhân cụ thể tham gia vào quá trình lao động, là tổng thể các yếu tố về thể lực, trí lực của họ được huy động vào quá trình lao động còn gọi là vốn con người.
Ở góc độ này nguồn nhân lực được xem xét dưới hai khía cạnh: Năng lực xã hội và tính năng động xã hội. Xét trên bình diện Quốc gia hay địa
của một địa phương được chuẩn bị ở một mức độ nào đó sẵn sàng tham gia một công việc nào đó trong quá trình phát triển kinh tế xã hội. Tuy nhiên muốn phát huy tiềm năng đó phải chuyển nguồn nhân lực sang trạng thái động thành vốn nhân lực tức là nâng cao tính năng động của con người thông qua các thể chế, chính sách và giải pháp giải phóng triệt để tiềm năng con người. Con người với tiềm năng vô tận nếu được tự do phát triển cống hiến và sáng tạo được trả đúng giá trị lao động sẽ trở thành nguồn vốn to lớn. Chính vì vậy, nguồn nhân lực được hiểu là tổng hòa trong thể thống nhất hữu cơ năng lực xã hội của con người bao gồm thể lực, trí lực, nhân cách, và tính năng động xã hội của con người. Theo quan điểm này chỉ khi nào nguồn nhân lực được bồi dưỡng đào tạo sử dụng hợp lý được phát huy phát triển thì nó mới trở thành động lực phát triển kinh tế - xã hội.
Xuất phát từ quan điểm này có thể coi nguồn nhân lực trong hoạt động thông tin - thư viện là tổng thể các tiềm năng lao động của cơ quan, của địa phương, của Quốc gia được tổ chức lại theo một cách thức nhất định để vận hành hoạt động thông tin thư viện. Nguồn nhân lực trong hoạt động thông tin - thư viện được xem xét ở 2 mặt có mối quan hệ hữu cơ với nhau: Tiềm năng lao động thông tin - thư viện bao gồm cả mặt số lượng, chất lượng, con người tham gia lao động nghề nghiệp thông tin thư viện và quản lý nguồn nhân lực: Yếu tố quan trọng phát huy tiềm năng lao động tạo thành vốn nhân lực trong hoạt động thông tin - thư viện.
Quản lý nguồn nhân lực có thể được nhìn nhận ở 2 mức độ tương tác hữu cơ với nhau: Quản lý nhân sự trong các cơ quan thông tin- thư viện ở mức độ vi mô, quản lý sự nghiệp thư viện ở mức độ vĩ mô.
Ở mức độ vi mô quản lý nguồn nhân lực được hiểu như là quá trình sử dụng phương pháp biện pháp tác động tạo điều kiện tốt nhất cho mỗi người lao động hoàn thành tốt kế hoạch và mục tiêu chiến lược của cơ quan thông
tin - thư viện các khâu cơ bản của quá trình này bao gồm: Lập kế hoạch, tuyển dụng, bố trí, sử dụng, đánh giá, phát triển, trả công, thăng thưởng.
Ở mức độ vĩ mô quản lý nguồn nhân lực được thể hiện ở việc xây dựng thực thi, giám sát các thể chế, chính sách và cơ chế thích hợp với từng thời kỳ lịch sử tạo động lực cho người lao động phát huy tiềm năng của mình.
Như vậy, hiệu quả quản lý nguồn nhân lực là thành tố quan trọng tạo nên sức mạnh của nguồn nhân lực- nguồn lực con người trong hoạt động thông tin - thư viện. Hiệu quả quản lý nguồn nhân lực phụ thuộc vào mức độ phù hợp của thể chế, chính sách và các biện pháp tác động tới nguồn lao động trong từng giai đoạn cụ thể.
Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc gồm 32 cán bộ, cơ cấu tổ chức bao gồm: - Lãnh đạo đơn vị gồm: 1 giám đốc và 2 phó giám đốc.
- Phòng hành chính quản trị gồm: 6 cán bộ. Trưởng phòng phụ trách chung, công tác kế toán. Văn thư, cấp thẻ bạn đọc: 1 cán bộ
Thủ quỹ, kho, tạp vụ, hành chính :1 cán bộ Lái xe: 1 lái xe
Bảo vệ: 2 cán bộ.
- Phòng Bổ sung xử lý kỹ thuật: 5 cán bộ.
Trưởng phòng: Ứng dụng CNTT vào các khâu kỹ thuật, quản lý mạng máy vi tính.
Phó phòng: Phân phối sách báo, tài liệu cho cơ cấu phục vụ phân loại sách báo. Cán bộ:
Đóng dấu, dán nhãn, vào sổ Đăng ký, lập bản khai CSDL. Nhập CSDL, in phiếu, theo dõi hệ thống kho.
Tra cứu, lập mục lục phân loại chữ cái, chủ đề, thông báo sách mới.
Tu sửa sách, đóng báo, tạp chí.
- Phòng thông tin thư mục địa chí gồm: 5 cán bộ
Trong đó: Trưởng phòng phụ trách xử lý và biên soạn ấn phẩm thông tin chọn lọc, phụ trách chung..
Phó phòng phụ trách công tác thư mục. Cán bộ gồm:
1- Ứng dụng CNTT, quản lý mạng, công tác tuyên truyền, trưng bày triển lãm.
1- Kỹ thuật thư mục.
1- Cán bộ khai thác phục vụ bạn đọc
- Phòng Tuyên truyền phong trào cơ sở: 5 cán bộ
Trưởng phòng phụ trách chung, tuyên truyền giới thiệu sách Phó phòng phụ trách công tác phong trào, luân chuyển sách báo Cán bộ:
1- Thủ thư kho sách luân chuyển sách. 1- Luân chuyển sách.
1- Xây dựng thư viện huyện, thị, cơ sở.
- Phòng phục vụ người đọc gồm: 9 cán bộ, trong đó:
* Trưởng phòng: phụ trách phòng mượn - Hướng dẫn trả lời người đọc, mượn, trả. Nghiên cứu nhu cầu của bạn đọc.
* Phó phòng: phụ trách phòng đọc – Thông tin thư mục, hướng dẫn tra cứu, giới thiệu trưng bày sách, báo mới.
* Cán bộ: 1- Phòng đọc người lớn. 1- Phòng mượn. 1- Phòng địa chí. 1- Phòng đọc thiếu nhi. 1- Phòng đọc nghiên cứu.
1- Phòng báo, tạp chí. 1- Phòng đọc khiếm thị.
Việc đào tạo cán bộ TV-TT hiện giữ một vị trí quan trọng. Việc đầu tư mạnh cho đào tạo cán bộ TV-TT sẽ tạo động lực phát triển sự nghiệp văn hoá - giáo dục nói chung và sự nghiệp TV-TT nói riêng, nâng cao uy tín của nghề nghiệp, góp phần tích cực phát triển kinh tế - xã hội.
Để đáp ứng các yêu cầu phát triển mới của ngành, Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc đã nghiên cứu toàn diện và có các giải pháp tổng thể để phát triển nhân lực của ngành như: mục tiêu đào tạo, nội dung chương trình đào tạo, loại hình đào tạo, qui mô đào tạo, phương pháp đào tạo, chính sách lương đối với cán bộ… Nghiên cứu đổi mới toàn diện và cập nhật thường xuyên nội dung chương trình đào tạo cán bộ TV-TT. Nội dung chương trình đào tạo cán bộ ở đại học, cao đẳng, trung cấp với các mức độ khác nhau, đều phải đạt các yêu cầu sau:
- Bảo đảm tính hiện đại và phát triển. Kết hợp truyền thống với hiện đại. - Bảo đảm tính khoa học, xây dựng cơ cấu hợp lý giữa khối kiến thức khoa học cơ bản với khối kiến thức chuyên ngành;
- Bảo đảm cơ cấu hợp lý trong kiến thức chuyên ngành thư viện, thư mục, thông tin, tương ứng với trình độ chung của các nước trong khu vực và phấn đấu đạt trình độ quốc tế.
Nội dung chương trình đào tạo cao học TV-TT phải đạt yêu cầu về phát triển, nâng cao và hoàn thiện kiến thức chuyên ngành. Các thạc sĩ được đào tạo phải có tư duy và năng lực sáng tạo, có khả năng tiến hành độc lập công tác nghiên cứu khoa học, phát hiện và giải quyết nhanh chóng các vấn đề chuyên môn nghiệp vụ.
Nghiên cứu sự thay đổi trong chương trình đào tạo cán bộ TV-TT hướng tới thế kỷ XXI của các nước trong khu vực Đông Nam á và các nước
chú ý học tập kinh nghiệm nước ngoài trong việc cấu trúc lại chương trình, cập nhật các môn học truyền thống, đồng thời đưa vào các môn học mới để bắt kịp nhu cầu tương lai.
Nghiên cứu đổi mới phương pháp giảng dạy của giảng viên, phương pháp học tập của sinh viên theo hướng coi trọng việc bồi dưỡng năng lực tự học, tự nghiên cứu, tạo điều kiện cho người học phát triển tư duy sáng tạo, rèn luyện kỹ năng thực hành, tham gia nghiên cứu khoa học, phát hiện và giải quyết các vấn đề chuyên môn, nghiệp vụ, tổ chức quản lý.
Nghiên cứu đa dạng hoá các loại hình đào tạo, tạo ra môi trường học tập mềm dẻo, linh hoạt. Bên cạnh việc củng cố toàn diện mọi mặt hệ chính quy cần xúc tiến nghiên cứu mở rộng hình thức đào tạo tại chức vừa học vừa làm tại các cơ sở đào tạo chính quy và tại các địa phương, tăng cường số lượng và nâng cao chất lượng các lớp huấn luyện bồi dưỡng nâng cao trình độ theo chuyên đề, tu nghiệp định kỳ, cập nhật kiến thức, kỹ năng, nghiên cứu phương thức đào tạo từ xa qua các phương tiện truyền thông đại chúng, đào tạo qua Internet.
Nghiên cứu vấn đề sử dụng hợp lý đội ngũ cán bộ TV-TT đã, đang và sẽ được đào tạo trên qui mô toàn quốc để có chính sách chăm lo cho đội ngũ này. Thư viện cần tiến hành điều tra, đánh giá nguồn nhân lực, trên cơ sở đó, xây dựng qui hoạch đào tạo và sử dụng cán bộ, có chính sách lương bổng hợp lý và các quyền lợi ưu tiên khuyến khích cán bộ công tác tại các thư viện ở các vùng có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn.
2.2.2.2 Quản lý cơ sở vật chất
Cơ sở vật chất – kỹ thuật được hiểu như các nhà, diện tích dành cho thư viện với toàn bộ trang thiết bị của chúng. Chúng có vai trò hết sức to lớn : Đối với tài liệu, nó là nơi chứa và bảo quản tài liệu; Đối với bạn đọc, nó là nơi họ làm việc với tài liệu, tiếp xúc với các nguồn tin trong nước và trên thế giới, là nơi gặp gỡ, trao đổi cảm nghĩ về những gì đã đọc hoặc các thông tin khác với
bạn bè, đồng nghiệp, là nơi họ sáng tạo… Bạn đọc nhận được ngày càng nhiều các tiện nghi trong quá trình sử dụng thư viện, và do đó chất lượng làm việc tại thư viện ngày càng cao. Đối với cán bộ thư viện, đây là ngôi nhà thứ hai của họ, là nơi họ thể hiện vai trò của cán bộ thư viện, những hoài bão, ước mơ, những kiến thức đã được học ở trường vào thực tiễn. Không ít cán bộ thư viện suốt đời gắn bó với chỉ một thư viện. Tất cả vui buồn, hạnh phúc, tuổi trẻ, thành công của họ đều diễn ra trong ngôi nhà đó. Mặt khác, bản thân ngôi nhà thư viện và các trang thiết bị trong đó cũng khuyến khích hoặc kì hãm nhiệt tình lao động, sức sáng tạo, cống hiến của họ. Một thư viện với các phương tiện làm việc hiện đại sẽ cung cấp cho người dùng những dịch vụ chất lượng cao. Vì thế mà công tác quản lý cơ sở vật chất của thư viện rất được chú trọng phát triển.
Mục đích và ý nghĩa
Thư viện là nơi lưu trữ những nguồn thông tin quí báu của nhân loại là nơi giáo dục ngoài nhà trường và phổ biến thông tin khoa học nhằm mục đích là phát triển kinh tế, chính trị, xã hội của quốc gia, của vùng miền, của địa phương, để đạt được điều này vai trò của cơ sở vật chất trang thiết bị đóng vai trò quan trọng.
Ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ của cuộc cách mạng khoa học công nghệ đặc biệt là CNTT và viễn thông hoạt động thông tin - thư viện ngày càng gắn bó trực tiếp với tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội và trở thành điều kiện không thể thiếu của mọi hoạt động con người và xã hội trong đó vai trò của cơ sở vật chất thiết bị chuyên dụng của ngành thông tin thư viện như bàn, ghế, giá sách, máy tính điện tử, máy ảnh, máy đọc microfilm góp một phần không nhỏ vào việc nâng cao chất lượng phục vụ người dùng tin, nâng cao năng suất lao động, bảo quản tốt nguồn tin và giảm nhẹ sức lao động của cán bộ TV - TT.
Công tác thiết kế và bố trí phòng ban
Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc được tái lập và bắt đầu làm việc theo đơn vị hành chính mới từ ngày 1-1-1997, khi đó trụ sở ban đầu của thư viện có 5 gian nhà lá ( 2 gian làm kho và chỗ ở của thủ thư, 3 gian với 80 chỗ ngồi cho phòng Đọc kiêm phòng Mượn sách ),1980 bản sách và 2 cán bộ chính trị chuyển sang.
Khi thiết kế và xây dựng kho tài liệu lãnh đạo thư viện căn cứ vào số lượng tài liệu hiện có trong kho và dự tính sẽ phát triển trong tương lai, đồng thời cũng phải dựa vào hình thức tổ chức kho là kho mở hay kho đóng. Đồng thời, lãnh đạo thư viện cũng phải căn cứ vào các tiêu chuẩn tối thiểu như sau:
- Kho đóng 1m2 chứa 400 cuốn sách.
- Kho mở trung bình 1m2 chứa 200- 250 cuốn sách. - Chiều cao của phòng từ 3- 3.6 m2.
- Tường của kho nên xây bằng vật liệu cách nhiệt, diện tích tường của kho cần có một nửa là cửa kính, có ít nhất là 2 nửa ra vào.
- Nhiệt độ từ 18- 200C để duy trì tuổi thọ của tài liệu. - Độ ẩm tốt nhất 50-60%.
- Hệ thống điện ngầm có dây bọc, dùng đèn huỳnh quang, có hệ thống