7. Bố cục của Khóa luận
2.2.1 Công tác tổ chức
2.2.1.1 Công tác kỹ thuật nghiệp vụ tại Thư viện
Công tác phục vụ bạn đọc
Người đọc, người dùng tin là mục tiêu, là động lực phát triển của các thư viện và cơ quan thông tin. Việc nghiên cứu nhu cầu người đọc - người dùng
tin bao giờ cũng khó khăn phức tạp vì nhu cầu người dùng tin tăng lên theo thời gian, đòi hỏi các dịch vụ thông tin với chất lượng cao và ngày càng tinh xảo hơn (khai thác tư liệu theo chiều sâu, phục vụ theo địa chỉ). Với nền kinh tế thị trường hiện nay, nhu cầu thông tin về thương mại, về thị trường, về ngành nghề, con người, phong tục, tập quán, văn hoá, xã hội, nhu cầu thông tin về khoa học công nghệ ngày càng tăng lên gấp bội, đang là thách thức lớn đối với các thư viện và cơ quan thông tin. Cùng với thời gian, nhu cầu thông tin luôn luôn biến động do chịu ảnh hưởng của các nhân tố văn hoá, xã hội, lứa tuổi, nghề nghiệp, hoàn cảnh kinh tế, lối sống, tâm lý, trình độ phát triển khoa học kỹ thuật,....
Nghiên cứu người đọc, người dùng tin cũng chính là nghiên cứu mối quan hệ qua lại giữa "cầu" và "cung" trong hoạt động thông tin-thư viện. Nghiên cứu giải quyết mối quan hệ cung-cầu, mâu thuẫn giữa chúng trên quan điểm "cái cầu" quyết định "cái cung".
Khi nghiên cứu nhu cầu của người đọc, người dùng tin, cần nghiên cứu các mức độ thoả mãn, nhu cầu nào sẽ được thoả mãn hoàn toàn, nhu cầu nào thoả mãn tương đối, nhu cầu nào hoàn toàn chưa được đáp ứng, các lý do và nhân tố ảnh hưởng,... Vì thế mà công tác phục vụ bạn đọc luôn được thư viện chú trọng.
Công tác phục vụ bạn đọc là hoạt động trọng tâm, thường xuyên, là mục đích và hiệu quả của thư viện. Ngoài các hình thức phục vụ truyền thống như : đọc tài chỗ, mượn về nhà các loại sách báo, tài liệu địa chí… Tại thư viện tỉnh còn phục vụ đa phương tiện ( tra cứu thông tin trực tuyến qua mạng Internet, tra tìm tìa liệu qua hệ thống tra cứu OPAC, hội thoại, thư điện tử, giải trí game…) tra tìm tài liệu trực tiếp qua phòng mượn tự chọn, thư mục thông báo sách mới, các bản thư mục…
cuối cùng, là mục đích cao nhất của mọi hoạt động thư viện. Hiệu quả của công tác phục vụ bạn đọc là tiêu chuẩn, là thước đo để đánh giá chất lượng hoạt động của mỗi thư viện.
Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc có 6 phòng phục vụ bạn đọc, bao gồm : Phòng đọc, phòng Mượn, phòng Báo tạp chí, phòng Địa chí, phòng Đọc Đa phương tiện và phòng Thiếu nhi.
Thư viện phục vụ 5 ngày/ tuần, phục vụ cả thứ 7 và nghỉ bù vào ngày thứ 2 hàng tuần nhằm tạo điều kiện thuận lợi về thời gian cho bạn đọc đến thư viện.
Công tác xây dựng và bổ sung tài liệu
Qua khảo sát cho thấy, công tác bổ sung tài liệu của Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc luôn thay đổi qua các năm, năm 2005 thư viện bổ sung 20.242 bản nhưng tới năm 2011 chỉ còn 14.003 bản. Tuy nhiên, công tác bổ sung của thư viện tỉnh đang được chú trọng cả về số lượng và chất lượng. Trong năm 2009 thư viện bổ sung 20.707, năm 2010 là 25.950 bản và năm 2012 cón 25.783 bản.
Công tác xử lý tài liệu đưa ra phục vụ bạn đọc
Thư viện xử lý hồi cố xong kho sách của phòng Đọc và phòng Mượn, chuyển đổi cơ sở dữ liệu theo phần mềm ILIB với số lượng 45.000 bản sách và 19.000 biểu ghi.
Xử lý nhanh chóng sách mới bổ sung, các yếu tố nhập CSDL đảm bảo chính xác; đưa CSDL sách ra hệ thống tra cứu OPAC, in phích tra cứu phục vụ bạn đọc. Đến nay, CSDL sách của thư viện hiện có : 39.148 biểu ghi sách; 9.000 biểu ghi thư mục địa chí..
Hoạt động công nghệ thông tin và hiện đại hóa thư viện
Hiện nay thư viện đang sử dụng phần mềm tích hợp Thư viện ILIB với 30 máy tính ( 02 máy chủ; 30 máy trạm) kết nối mạng LAN và mạng INTERNET.
Bạn đọc tra cứu tài liệu qua Mục lục công cộng trực tuyến ( OPAC) và Mục lục truyền thống.
Áp dụng 3 chuẩn nghiệp vụ quốc tế: MARC 21; AACR2 và khung phân loại thập phân DDC.
Năm 2005, đề án ứng dụng công nghệ thông tin do Thư viện Quốc gia tài trợ đã được thực hiện và áp dụng tại Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc. Đề án cung cấp 15 máy vi tính, máy chủ,nối mạng Internet, mạng Lan… Tổ chức tập huấn về tin học cho cán bộ thư viện tỉnh, sử dụng phần mềm ILIB cho các hoạt động nghiệp vụ, quản lý và lưu thông sách báo.
Năm 2007, tỉnh cho thực hiện dự án nâng cấp hạ tầng cơ sở mạng máy tính, trang thiết bị thêm trang thiết bị.
Thư viện đã hồi cố xong toàn bộ CSDL sách theo khung phân loại DDC. Đã dán chỉ số phân loại cho 18.088 bản sách, tổ chức kho mượn tự chọn. Đề án ứng dụng công nghệ thông tin đã tạo bộ mặt mới cho thư viện, bằng việc thao tác nghiệp vụ nhanh chóng , chính xác, kết nối CSDL của Thư viện Quốc gia Việt Nam(TVQGVN), trao đổi các hoạt động nghiệp vụ.
Thư viện tỉnh đã dần dần tiếp cận được với thư viện điện tử. Năm 2013 thư viện triển khai thực hiện Dự án : “Nâng cấp Thư viện Vĩnh Phúc thành thư viện điện tử” với kinh phí đầu tư được duyệt: 6.505.264,824 đồng.
Công tác biên soạn thư mục
Thu thập thông tin trên báo chí Trung ương và địa phương , hàng quý biên soạn đều đặn thư mục thông tin tư liệu Địa chí Vĩnh Phúc. Mỗi cuốn Thư mục tập hợp khoảng 90 tin tóm tắt được có nội dung phản ánh về tỉnh Vĩnh Phúc trên tất cả các lĩnh vực. Thư mục làm tài liệu rất hữu ích cho những bạn đọc có nhu cầu nghiên cứu và tìm hiểu về tỉnh Vĩnh Phúc.
Củng cố phát triển mạng lưới thư viện cơ sở
phục vụ bạn đọc ở vùng nông thôn, vùng sâu, vùng xa trung tâm huyện lỵ và tỉnh lỵ. Việc hướng về cơ sở văn hóa đọc về cơ sở đã được Thư viện coi trọng trong nhiều năm nay.
Hiện nay công tác này được xác định là một hoạt động mũi nhọn mang tính chất định kỳ ( 3 tháng/1 lần) nhằm giúp các thư viện huyện, xã phục vụ tốt nhu cầu đọc sách báo trong nhân dân, đồng thời hoạt động này đang và đã góp phần thự hiện xây dựng nông thôn mới.
Trong 04 đợt luân chuyển sách ( quý I, II, III, IV) tới 115 thư viện xã, phường, thị trấn trên toàn tỉnh.
Số sách luân chuyển : 28.000 bản sách để phục vụ bạn đọc là bà con ở đô thị và vùng nông thôn.
Thư viện cấp hỗ trợ lương 50.000đ/ 1 tháng cho cán bộ thư viện cơ sở năm 2012.
Kho sách luân chuyển với 117 thư viện xã, phường/137 xã, phường (trong đó có 87 thư viện xã/112 xã; có 20 thư viện xã thuộc xã trọng điểm xây dựng nông thôn mới ) : 52.869 bản sách.
2.2.1.2 Công tác quản trị
Kế hoạch công tác thư viện
Kế hoạch công tác năm : Bao gồm tổng quát các định hướng, các nhiệm vụ, chỉ tiêu và giải pháp lớn trên tất cả các lĩnh vực công tác của thư viện. Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc định hướng năm 2013 sẽ xây dựng và tiếp nhận đưa thư viện trở thành Thư viện điện tử; thúc đẩy đầu tư, nâng cao chất lượng tài liệu, cơ sở vật chất, thu hút từ 1.500 - 2.000 bạn đọc tới Thư viện…
Kế hoạch công tác quý: Bao gồm những dự án, công trình lãnh đạo cấp trên phê duyệt, chuẩn y, các công việc được ghi trong kế hoạch công tác năm của cơ quan sẽ được triển khai trong quý. Cụ thể là Dự án án : “Nâng cấp Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc thành Thư viện điện tử” với kinh phí đầu tư được duyệt : 6.505.264,824 đồng vào năm 2013…
Kế hoạch công tác tháng: Bao gồm những dự án, chương trình, công việc trình lãnh đạo cấp trên và các nội dung kế hoạch công tác quý triển khai trong tháng cho cả cơ quan và cho cả từng bộ phận của nó. Tiêu biểu là Thư viện xây dựng một chương trình tuyên truyền giới thiệu sách với chủ đề “Thư viện công cộng chung tay phòng chống ma túy năm 2012” do Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch và Liên hoan thư viện Đồng bằng sông Hồng tổ chức.
Chế độ báo cáo
Báo cáo công tác là một công việc rất quan trọng của người quản lý. Lãnh đạo các thư viện theo định kỳ phải gửi các loại báo cáo theo quy định cho các cơ quan quản lý cấp trên.
Báo cáo kết quả công tác trong một thời gian, đánh giá ưu, khuyết điểm để rút kinh nghiệm là một công việc quan trọng không thể thiếu trong công tác TV - TT, từ khâu lập kế hoạch, thực hiện kế hoạch và báo cáo lại.
Báo cáo đóng vai trò quan trọng, giúp cho cán bộ TV - TT biết được kết quả lao động của họ so với kế hoạch đã đặt ra như thế nào. Giúp cán bộ lãnh đạo, quản lý tìm ra được nguyên nhân ưu, khuyết điểm, dựa vào đó đặt kế hoạch cho năm tới.
Được sự chỉ đạo trực tiếp của Sở Văn hóa Thông tin, của Vụ thư viện và TVQGVN cùng với sự quan tâm giúp đỡ của các ban ngành của tỉnh. Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc đã hoàn thành các mục tiêu kế hoạch, thực hiện các hoạt động thư viện và cán bộ quản lý thư viện phải hoàn thành báo cáo tổng kết năm, phương hướng nhiệm vụ công tác của năm đó tới cấp trên.
Công tác hành chính
Cải cách hành chính với công tác cấp thẻ bạn đọc ( tinh giản tối đa các thủ tục, cấp thẻ nhanh gọn, tiện lợi).
Xây dựng công tác tổ chức hoạt động theo từng năm.
Xét tăng lương cho cán bộ công nhân viên 6 tháng đầu và 6 tháng cuối năm.
Xây dựng đề án khả thi Thư viện điện tử.
Năm 2012, thư viện cử 03 cán bộ theo học các lớp sau đại học, đại học thư viện thông tin, đồng thời tổng kết đánh giá và bình xét thi đua khen thưởng cho tập thể và cá nhân tại Thư viện. Sơ kết công tác 6 tháng đầu năm và tổng kết công tác hoạt động năm 2012.
Cụ thể về kết quả thi đua khen thưởng năm 2012 đạt được như sau:
Thành tích tập thể:
Danh hiệu Tập thể lao động Xuất sắc và Bằng khen của Ủy ban nhân dân tỉnh: Tập thể Thư viện tỉnh.
Giấy khen của Sở Văn Hóa Thể Thao và Du Lịch: Phòng phục vụ bạn đọc.
Danh hiệu Tập thể Lao động tiên tiến: Phòng Hành chính - Tổng hợp.
Phòng Bổ sung xử lý kỹ thuật.
Thành tích cá nhân:
01 Bằng khen của Bộ Văn hóa, Thể thao vàDu lịch. 02 Bằng khen của Ủy ban nhân dân tỉnh.
04 giấy khen của Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch. 08 Danh hiệu chiến sỹ thi đua cơ sở.
16 Danh hiệu Lao động tiên tiến.
Trụ sở trang thiết bị thư viện
Thực hiện hiện đại hóa thư viện, thư viện luôn được quan tâm và đầu tư nguồn kinh phí lớn, vì vậy toàn bộ trang thiết bị của thư viện được đổi mới đáng kể, nguồn lực thông tin được tăng cường theo yêu cầu đặt ra trong thực tiễn học tập và nghiên cứu của bạn đọc.
+ Máy vi tính: 32 máy (Trong đó có 2 máy chủ, có 30 máy con). +Máy điều hoà: 45 chiếc
+ Máy phôtôcoppy: 1 chiếc + Máy hút bụi: 1 chiếc + Máy in : 5 chiếc
+ Gía để tài liệu là: 500 chiếc + Máy hút ẩm: 2 chiếc
Marketing trong thư viện
Marketing đối với công tác TV-TT ở Việt Nam là một lĩnh vực mới mẻ. Marketing với bản chất sống động, nhạy bén vốn có, nhất định sẽ có tương lai, điều kiện phát triển trong các thư viện, cơ quan thông tin, nhằm thoả mãn nhu cầu chính đáng của người dùng tin. Mỗi thế hệ người dùng tin lớn lên, sẽ có thêm các nhu cầu mới, những đòi hỏi mới về các dịch vụ công cộng trong đó có các cơ quan TV-TT. Trong hoàn cảnh mới, thư viện và các cơ quan thông tin phải nghiên cứu tìm ra các biện pháp hữu hiệu để thu hút, hấp dẫn người đọc, người dùng tin thì mới có thể cạnh tranh với các công ty phát hành, với những cửa hàng sách báo, tư liệu có kinh phí lớn dành cho việc marketing. Hoạt động marketing chính là một trong những yếu tố không thể thiếu giúp cho thư viện thu hút, hấp dẫn người sử dụng, nắm được các thông tin phản hồi, hướng tới tương lai, quản lý tốt việc phục vụ, đo lường chất lượng phục vụ và tiến hành các dịch vụ ngày càng hoàn hảo hơn.
Hoạt động marketing được thực hiện tuần tự theo 12 bước sau: + Xác định các chức năng, nhiệm vụ của thư viện.
+ Nhận được sự đồng ý của lãnh đạo và toàn bộ tập thể làm việc theo cách đó.
+ Ổn định hoạt động của nhóm thực hiện đặc biệt.
+ Phát hiện mặt mạnh, mặt yếu trong hoạt động của thư viện. + Xác định những người cạnh tranh của thư viện.
+ Phân loại thị trường bạn đọc. + Xác định mục đích marketing.
Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc luôn đẩy mạnh hợp tác với các tổ chức trên cùng địa bàn và các thư viện khác để phát triển nguồn tài nguyên thông tin của cơ quan mình. Thông qua các hoạt động trao đổi, hợp tác này Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc đã và đang ngày càng lớn mạnh. Tuy nhiên với xu thế tăng cường hợp tác, trao đổi cũng như đẩy mạnh hoạt động của Thư viện, phát huy những thế mạnh và khắc phục những hạn chế để hòa nhập vào nền kinh tế tri thức và nền văn minh nhân loại.