Tìm hiểu công tác biên mục mô tả tại Thư viện Quốc gia Việt Nam

Chính vì vậy, tác giả đã lựa chọn vấn đề: “Tìm hiểu công tác biên mục mô tả tại Thư viện Quốc gia Việt Nam” làm đề tài khoá luận của mình.. Trong giai đoạn hiện nay, khi Thư viện Quốc gi

LỜI NÓI ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Chúng ta đang sống trong thế kỉ XXI - thế kỉ của sự bùng nổ thông tin

và nền kinh tế tri thức Nhờ các cuộc cách mạng về khoa học và công nghệ,đặc biệt sự phát triển có tính cách mạng của lĩnh vực công nghệ thông tin vàtruyền thông đã ảnh hưởng tới sự phát triển kinh tế - xã hội nói chung và hoạtđộng thông tin - thư viện nói riêng Thêm vào đó, những nhu cầu, đòi hỏi củacon người trong toàn xã hội cũng ngày một cao hơn, đặc biệt là nhu cầu vềthông tin Dù hoạt động trong bất kì lĩnh vực nào con người cũng đều cần đếnthông tin, đều phải xử lý thông tin

Một vấn đề nữa mà chúng ta phải đề cập đến ở đây là nguồn thông tin,tri thức mà nhân loại sản sinh ra là rất lớn và ngày một gia tăng với tốc độchóng mặt Người ta có thể có được thông tin ở mọi lúc, mọi nơi thông quanhiều phương tiện khác nhau: thông tin trên sách, báo - tap chí, thông tin trêncác phương tiện truyền thông (đài, ti vi, internet,…) Tuy nhiên hầu hết cácnguồn thông này đều chưa được chọn lọc, xử lý, phân loại,… Do vậy mà tínhchính xác, đầy đủ, độ tin cậy của của nguồn tin chưa được đảm bảo Lúc này

ta mới thấy vai trò của các thư viện và cơ quan thông tin là hết sức quantrọng

Nhiệm vụ của các cơ quan Thông tin – Thư viện là: thu thập tài liệu, xử lýthông tin, sản xuất ra các sản phẩm thông tin có chất lượng, tổ chức các dịch

vụ phổ biến và tìm kiếm thông tin

Công tác biên mục mô tả là một khâu quan trọng trong chu trình xử lýtài liệu Thực hiện tốt công tác này sẽ giúp cho các cơ quan thông tin, thư viện

có thể tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu, triển khai các hoạt động phục vụ củamình Biên mục tốt sẽ góp phần mang lại hiệu quả phục vụ cho các thư viện

và trung tâm thông tin Bên cạnh đó, trong thời đại bùng nổ thông tin hiệnnay, tiến hành chuẩn hoá công tác biên mục mô tả còn là cơ sở để các thư

viện có thể chia sẻ trao đổi nguồn thông tin cho nhau Chính vì vậy hoạt độngbiên mục mô tả ngày nay đang được nhiều cơ quan thông tin, thư viện quantâm, chú trọng và không ngừng chuẩn hoá Điều này là hết sức cần thiết đốivới bất kì cơ quan thông tin, thư viện nào nếu muốn nâng cao hoạt động phục

vụ, thu hút ngày càng nhiều người dùng tin đến với cơ quan mình Thư việnQuốc gia Việt Nam là Thư viện khoa học tổng hợp đứng đầu cả nước, là đầumối, trung tâm cung cấp, nhận lưu chiểu sách báo lớn nhất trong cả nước.Trong những năm qua, bên cạnh việc đảm bảo phục vụ người dùng tin, Thưviện luôn dành sự quan tâm đặc biệt đến các hoạt động nghiệp vụ, trong đó cócông tác biên mục mô tả Thư viện đã không ngừng nghiên cứu và áp dụngnhững quy tắc, khổ mẫu mô tả theo tiêu chuẩn quốc tế Tuy nhiên, việc ápdụng các tiêu chuẩn mới vẫn còn một số khó khăn cần khắc phục Do vậy đòihỏi phải có sự đầu tư, nghiên cứu, để khắc phục những nhược điểm, đưa racác giải pháp thích hợp giúp cho công tác biên mục mô

tả của Thư viện ngày càng hoàn thiện và chuẩn hoá Chính vì vậy, tác giả đã

lựa chọn vấn đề: “Tìm hiểu công tác biên mục mô tả tại Thư viện Quốc gia

Việt Nam” làm đề tài khoá luận của mình.

2 Mục đích nghiên cứu của đề tài.

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác biên mục, khoá luận đi sâuvào tìm hiểu công tác biên mục mô tả tại Thư viện Quốc gia nhằm mục đích:

- Tìm hiểu công tác biên mục tại Thư viện Quốc gia, tôi mong muốn cóđược cái nhìn toàn diện và cụ thể về công tác biên mục mô tả của Thư viện

- Khảo sát công tác biên mục mô tả tại Thư viện Quốc gia, đánh giá ưunhược điểm trong công tác mô tả tài liệu tại Thư viện

- Đưa ra một số nhận xét và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác biênmục mô tả của thư viện

3 Tình hình nghiên cứu

Thư viện Quốc gia Việt Nam là thư viện khoa học tổng hợp lớn nhất ởnước ta, cũng là một trong những thư viện có hoạt động chuyên môn nghiệp

vụ phát triển Vì vậy từ trước đến nay đã có rất nhiều đề tài khoá luận củasinh viên các khoá trước cũng như các cán bộ đang làm việc tại trung tâmthực hiện nghiên cứu về hoạt động thông tin thư - viện tại Thư viện Đề tàinghiên cứu về Thư viện Quốc gia thì nhiều, nhưng chủ yếu lại tập trung vàocác vấn đề: sản phẩm và dịch vụ, tổ chức và bảo quản vốn tài liệu, số hoá tàiliệu mà ít có đề tài nghiên cứu về công tác biên mục tài liệu của Thư viện.Đặc biệt nghiên cứu sâu về công tác biên mục mô tả tài liệu thì lại chưa cókhoá luận nào thực hiện Trong giai đoạn hiện nay, khi Thư viện Quốc giaViệt Nam đang từng bước hiện đại hoá và chuẩn hoá các khâu công tácnghiêp vụ để nâng cao hiệu qủa hoạt động của thư viện thì tác giả lựa chọn đề

tài “Tìm hiểu công tác biên mục mô tả tại Thư viện Quốc gia Việt Nam”

là hoàn toàn phù hợp

4 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu

* Đối tượng nghiên cứu:

Nghiên cứu phần mềm đang được ứng dụng tại Thư viện Quốc gia, kèmtheo đó là các quy tắc mô tả và khổ mẫu biên mục đọc máy MARC21

5 Phương pháp nghiên cứu

Để nghiên cứu đề tài này tôi sử dụng một số phương pháp:

* Tổng hợp, phân tích tài liệu

* Mạn đàm với cán bộ Thư viện

khẳng định tầm quan trọng của công tác biên mục mô tả

Có cái nhìn khái quát, toàn diện về các chuẩn nghiệp vụ được áp dụng

trong biên mục mô tả tài liệu

Trình bày một số các khái niệm, định nghĩa, chức năng, vai trò… vềcông tác biên mục cũng như các khái niệm liên quan

* Về mặt thực tiễn

Khoá luận, đi sâu vào thực trạng công tác biên mục mô tả tạiTVQGVN Đưa ra một số nhận xét về những thuận lợi, và khó khăn khi ápdụng các chuẩn biên mục vào công tác biên mục mô tả

Từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác biên mục mô

tả nói riêng và hoạt động TT - TV nói chung tại Thư viện

7 Bố cục của đề tài

Ngoài phần mục lục, lời nói đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo,nội dung khoá luận gồm 3 chương:

Chương 1: Khái quát về Thư viện Quốc gia

Chương 2: Thực trạng công tác biên mục mô tả tại Thư viện Quốc gia ViệtNam

Chương 3: Một số nhận xét và giải pháp hoàn thiện công tác biên mục mô tảtại Thư viện Quốc gia

CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển

Thư viện Quốc gia là thư viện khoa học Tổng hợp lớn nhất của cảnước, là thư viện đứng đầu hệ thống thư viện khoa học tổng hợp nhà nước, làthư viện tiêu biểu cho nền văn hoá dân tộc, trung tâm giao lưu các mối quan

hệ giữa các hệ thống thư viện trong nước và ngoài nước

Mặt tiền Thư viện Quốc gia Việt Nam

- Tên gọi chính thức: THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM

- Tên giao dịch quốc tế: NATIONAL LIBRARY OF VIETNAM (NLV)

- Website chính thức: http://www.nlv.gov.vn

Tiền thân của Thư viện Quốc gia Việt Nam là Thư viện Trung ươngĐông Dương trực thuộc Nha (Sở) Lưu trữ và Thư viện Đông Dương, đượcthành lập theo nghị định ngày 29/11/1917 của A Sarraut, toàn quyền Pháp ởĐông Dương Thực chất đây là một đơn vị văn hoá của chính phủ Pháp đốivới các nước thuộc địa, trong đó có Việt Nam

Sau gần hai năm chuẩn bị, ngày 01/09/1919 Thư viện chính thức mở

cửa phục vụ bạn đọc.

Ngày 28/02/1935, Thư viện Trung ương Đông Dương đổi tên là Thưviện Pie Patxkiê (Pierre Pasquier), tên một viên Toàn quyền có nhiều đónggóp cho Thư viện Cách mạng Tháng Tám thành công, Chính phủ lâm thờiViệt Nam Dân chủ Cộng hòa quyết định đổi tên Thư viện Pie Patxkie (PierrePasquire) thành Quốc gia thư viện

Tháng 02/1947 Pháp chiếm lại Hà Nội Thư viện lại được đổi tên thànhThư viện Trung ương trực thuộc Phủ cao ủy Pháp tại Sài Gòn

Năm 1953, Thư viện Trung ương sát nhập vào Viện Đại học Hà Nội vàđổi tên là Tổng thư viện Hà Nội Giữa năm 1954, trước khi rút chạy khỏimiền Bắc, thực dân Pháp đã đưa một phần kho sách của Tổng thư viện vàoSài Gòn

Là thư viện do Thực dân Pháp xây dựng, nên chức năng, nhiệm vụ củaThư viện Trung ương Đông Dương cũng nhằm mục đích phục vụ cho côngtác xâm lược và khai tác thuộc địa của Thực dân Pháp Vốn tài liệu, hình thứcphục vụ của Thư viện nghèo nàn Đứng đầu Thư viện thường là do nhữngngười Pháp đảm nhiệm Sau ngày đất nước ta đánh thắng giặc Pháp xâm lược(1954), năm 1957 Thủ tướng Chính phủ nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà raquyết định thành lập TVQGVN Sự kiện này đã đánh dấu một bước tiến vôcùng quan trọng đối với Thư viện Việt Nam

Ngày 29/06/1957, Thủ tướng Chính phủ Việt Nam cho phép đổi tên Thưviện thành Thư viện Quốc gia Việt Nam

Ngày 28/11/1958, Thư viện chính thức mang tên Thư viện Quốc gia do

Bộ trưởng Bộ Văn hóa quyết định

Năm 1982, Thư viện Quốc gia Việt Nam được Thư viện Liên hiệp quốccông nhận là Thư viện tàng trữ tài liệu Liên hiệp quốc của khu vực Đôngdương

Năm 2000, TVQGVN chính thức gia nhập Hiệp hội Thư viện quốc tếIFLA (International Federation of Library Association and Institution)

Thư viện Quốc gia với bề dày gần 90 năm xây dựng và phát triển, quanhiều giai đoạn lịch sử, từ Thư viện Trung ương đến Thư viện Quốc gia, baogiờ cũng là thư viện hàng đầu của nước ta Nó chính là thư viện khoa họctổng hợp lớn nhất trong cả nước và là thư viện đứng đầu trong hệ thống thưviện khoa học trực thuộc Bộ Văn hóa - Thông tin.

1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Thư viện Quốc gia Việt Nam.

Điều 17 Pháp lệnh Thư viện và Điều 5 Nghị định số 72/2002/NĐ-CPngày 06/08/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Thư viện

đã xác định vị trí, chức năng, nhiệm vụ của TVQGVN Về vị trí TVQGVN làthư viện trung tâm của cả nước

Những năm đầu thế kỉ XXI, TVQG Việt Nam vẫn hoạt động theo chứcnăng, nhiệm vụ và bộ máy tổ chức như Quyết định số 579/TC-QĐ ngày17/3/1997 của Bộ trưởng Bộ Văn hoá - Thông tin Từ 24/08/2004, TVQGVNhoạt động theo Quyết định số 81/2004/QĐ-BVHTT của Bộ trưởng Bộ Vănhoá - Thông tin Căn cứ vào quyết định này, TVQGVN có những chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn chủ yếu như sau:

* Về chức năng

TVQGVN là đơn vị sự nghiệp có thu trực thuộc Bộ Văn hoá – Thôngtin (nay là Bộ Văn hoá – Thể thao và Du lịch), có trách nhiệm giữ gìn di sảnthư tịch của dân tộc, thu thập, tàng trữ, khai thác và sử dụng chung vốn tàiliệu trong xã hội, các chức năng cụ thể:

Thư viện Quốc gia Việt Nam là Thư viện Trung tâm của cả nước vớichức năng nhiệm vụ được quy định theo PHÁP LỆNH THƯ VIỆN

Khai thác các tài liệu trong và ngoài nước để đáp ứng nhu cầu đọc,nghiên cứu của bạn đọc

Nhận lưu chiểu văn hóa phẩm được xuất bản ở Việt Nam theo luật Lưuchiểu; Tàng trữ và bảo quản tất cả các xuất bản phẩm của Việt Nam; Biênsoạn và xuất bản Thư mục Quốc gia Việt Nam

Tổ chức phục vụ bạn đọc theo quy định

Chịu trách nhiệm hợp tác trao đổi tài liệu với các thư viện trong vàngoài nước.

Quản lý các dự án nghiên cứu về khoa học kĩ thuật thuộc lĩnh vựcthông tin - thư viện

Tổ chức đào tạo nghiệp vụ cho các cán bộ trong ngành thư viện theoquy định của Bộ Văn hóa Thông tin

* Về nhiệm vụ

1 Trình bộ trưởng Bộ Văn hoá -Thể thao và Du lịch quy hoạch pháttriển, kế hoạch hoạt động dài hạn, hàng năm

của Thư viện và tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt

2 Tổ chức phục vụ, tạo điều kiện cho người đọc sử dụng vốn tài liệucủa thư viện theo quy định và tham gia các hoạt động do thư viện tổ chức

3 Xây dựng, bảo quản lâu dài vốn tài liệu của dân tộc và tài liệu củanước ngoài viết về Việt Nam

4 Thu nhận theo chế độ lưu chiểu các xuất bản phẩm, luận án tiến sĩcủa công dân Việt Nam bảo vệ ở trong nước và nước ngoài, của công dânnước ngoài bảo vệ tại Việt Nam

5 Hợp tác, trao đổi tài liệu với thư viện trong nước và ngoài nước theoquy định của Pháp luật

6 Nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ vào hoạt độngthư viện

7 Hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ cho các thư viện trong cả nước,Trung tâm bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ

8 Thực hiện hợp tác quốc tế theo kế hoạch của Bộ Văn hoá – Thôngtin và quy địng của Pháp luật

9 Lưu trữ các tài liệu có nội dung tại khoản 1 điều 5 Pháp lệnh Thưviện và phục vụ cho người đọc theo quy định của Chính phủ

10 Tổ chức các hoạt động vui chơi, giải trí, hoạt động dịch vụ, thu phíphù hợp với chức năng, nhiệm vụ được giao; quản lý và sử dụng theo quy

lý theo quy định của Pháp luật và phân cấp quản lý của Bộ trưởng.

13 Quản lý, sử dụng tài chính, tài sản được giao và các nguồn thu kháctheo quy định của Pháp luật

14 Thực hiện các nhiệm vụ khác được Bộ trưởng giao

1.3 Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ Thư viện

* Cơ cấu tổ chức

Trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ đã được Bộ văn hoá, Thể thao và Dulịch quy định, Thư viện đã có cơ cấu tổ chức hành chính chặt chẽ và khoahọc Hiện nay chức năng nhiệm vụ của Thư viện đã được chuyên môn hoáđến từng phòng ban chức năng Về cơ cấu tổ chức của TVQGVN bao gồm:

* Ban giám đốc: bao gồm Giám đốc và 3 Phó giám đốc Giám đốc là người

đứng đầu thư viện Phụ trách chung toàn bộ công tác của Thư viện; Chỉ đạoviệc xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch dài hạn và hàng năm của đơn vị;Phụ trách trực tiếp công tác tổ chức cán bộ - hành chính, kế toán tài chính,Tin học và đối ngoại Một Phó giám đốc phụ trách chuyên môn và công nghệthông tin Một Phó giám đốc Phụ trách về công tác nghiên cứu khoa học, Tạpchí Thư viện Một Phó giám đốc phụ trách khối phục vụ bạn đọc

1.4 Cơ sở vật chất trang thiết bị

TVQG đã có hệ thống mạng Intranet được kết nối Internet với đườngtruyền đủ đáp ứng cho số người dùng Mặt khác, để giúp các thư viện trong hệthống TVCC kết nối và chia sẻ biểu ghi thư mục với TVQG, Bộ Văn hoá –Thông tin đã đầu tư Dự án xây dựng TVQG trở thành trung tâm TT-TV của

cả nước, bao gồm 1 mạng cục bộ (LAN)

TVQG có hệ thống máy chủ và máy trạm (10 máy chủ, 230 máy trạm)phục vụ cho các công tác nghiệp vụ, tra cứu thông tin và các dịch vụ bạnđọc…

Có các thiết bị an toàn hệ thống thông tin: thiết bị lưu điện, chống sét, thiết

bị sao lưu dữ liệu, thiết bị bảo vệ, bảo mật

Các thiết bị ngoại vi: Switch, Rounter, máy scan, camera, máy đọc mãvạch, máy in lazze, Projector…

Bốn đường Internet trực tiếp Leased Line 192 Kbps dành riêng cho

Website và Mail; đường Internet không dây Wifi và đường ADSL 2M dànhcho bạn đọc tra cứu Internet, đường ADSL 4M dành cho cán bộ làm việc.

Nhìn chung, TVQG đã đảm bảo tương đối tốt về cơ sở vật chất kỹ thuậtcho cán bộ thư viện làm việc (chiếm 50%) cũng như nhu cầu thông tin củaNDT trong giai đoạn bùng nổ thông tin hiện nay

TVQG đã tạo lập tài liệu điện tử, tài liệu đa phương tiện; các thiết bị liênlạc viễn thông

Các máy tìm tin toàn văn để tự động đánh chỉ số và đảm bảo truy cậpđến nguồn tin số hoá

1.5 Kinh phí hoạt động

Trong bất kì một hoạt động nào, một lĩnh vực nào, kinh phí hoạt độngluôn là một vần đề quan trọng và được quan tâm hàng đầu Đặc biệt tronghoạt động thông tin - thư viện lại càng quan trọng hơn Bởi đây là hoạt độngvăn hoá, giáo dục phi lợi nhuận Hiện nay hoạt động của các cơ quan thôngtin thư viện ở nước ta gần như một trăm phần trăm hoạt động bằng kinh phí

do Nhà nước cấp TVQGVN trực thuộc Bộ Văn hoá, Thể thao và Du lịch,hàng năm Thư viện nhận kinh phí cấp phục vụ cho hoạt động của mình làkhoảng 11 tỉ đồng Trong đó Thư viện chi khoảng 3.600.000.000 cho hoạtđộng của các phòng ban chuyên môn, số còn lại phục vụ cho các hoạt độngkhác của thư viện, nhưng chủ yế là phục vụ cho công tác bảo dưỡng, nâng cấpmua sắm, các trang thiết bị trong thư viện, cụ thể:

Dự đoán kinh phí hoạt động của các phòng ban chuyên môn 2010

8 Thông tin – Tư liệu 380.000.000

9 Nghiên cứu khoa học 280.000.000

1.6 Nguồn tài nguyên thông tin

Theo số liệu thống kê đến tháng 5 năm 2008, tổng số nguồn tài liệu tạiThư viện Quốc gia Việt Nam như sau:

* Tài liệu truyền thống:

Tài liệu dạng sách gồm:

+ 800.752 tên sách+ 1.300.968 bản sáchTài liệu là báo tạp chí gồm:

+ 8.677 tên báo, tạp chí

+ Khoảng 130.000 tập báo, tạp chí đã đóng

- Tài liệu dạng vi phim – vi phích gồm:

+ Phim Pôgitiv (Phim dương bản) gồm có 1345 tên tài liệu với

3150 hộp, ngoài ra Thư viện còn có các bản chụp mới tài liệu báo, tạp chítrước năm 1954

+ Phim Negativ (Phim âm bản) gồm 1712 hộp

* Nguồn tài liệu điện tử:

+ Khoảng 1021410 trang tài liệu với khoảng 5488 tên tài liệu

1.7 Người dùng tin và nhu cầu tin trong Thư viện Quốc gia Việt Nam

Nghiên cứu người dùng tin là một trong những nhiệm vụ quan trọng tronghoạt động thông tin – thư viện Một thư viện dù nguồn tài liệu có phong phú,

đa dạng đến mấy, công tác xử lý, phục vụ có tốt đến đâu mà không có người

đến sử dụng, thì thư viện ấy cũng trở nên vô ích Do vậy

công tác nghiên cứu NDT để có thể đưa ra những chiến lược, kế hoạchnhằm nâng cao khả năng đáp ứng và thoả mãn tối đa nhu cầu tin cho NDT.NDT và nhu cầu tin trở thành một trong những yếu tố quan trọng cho việcđịnh hướng hoạt động và phát triển của các cơ quan thông tin, thư viện, đặcbiệt là các sản phẩm và dịch vụ mới Để sản phẩm và dịch vụ của thư viện cóchất lượng cao, thu hút được NDT thì các cơ quan thông tin - thư viện phảinắm vững đặc điểm NDT và NCT, từ đó tạo ra các sản phẩm và dịch vụ thôngtin phù hợp với nhu cầu của họ

Người dùng tin dù là cá nhân hay tập thể, là cán bộ lãnh đạo, học sinhsinh viên hay các nhà khoa học… cũng đều cần đến thông tin để phục vụ chocông tác chuyên môn của mình Đồng thời người dùng tin cũng chính làngười tạo ra các thông tin mới về khoa học cho xã hội và những thông tin bổích cho các cơ quan thông tin – thư viện trong quá trình hoạt động của mình,thông qua nhu cầu tin của họ

Hiện nay đối tượng dùng tin của Thư viện, đa dạng về thành phần vàtrình độ học vấn, bao gồm các cán bộ công tác tại Thư viện và các đối tượngkhác: cán bộ nghiên cứu, cán bộ giảng dạy, cán bộ lãnh đạo, quản lý, họcsinh, sinh viên, cán bộ hưu trí… trong cả nước

Tính đa dạng của người dùng tin trong Thư viện thể hiện trong sự khácnhau, về nhu cầu thông tin, lứa tuổi nghệ nghiệp… cũng như trình độ hiểubiết của họ Nhu cầu thông tin của các đối tượng này là rất khác nhau, do vậy

mà phương thức phục vụ bạn đọc của Thư viện cũng rất đa dạng và phongphú để phù hợp với đặc thù của từng người dùng tin

Trước đây Thư viện có hạn chế đối tượng phục vụ, nhưng hiện nay dođòi hỏi của thực tiễn, trong thời đại của xã hội thông tin, nhu cầu tin của conngười ngày càng gia tăng, do đòi hỏi của xã hội, mà Thư viện đã mở rộngphục vụ cho mọi đối tượng bạn đọc, bất cứ ai có mong muốn sử dụng tài liệucủa thư viện đều sẽ được phục vụ Người dùng tin của Thư viện có thể chia

thành các nhóm như sau:

Bảng số liệu điều tra mức độ NDT sử dụng tài liệu tại TVQGVN

STT Nhóm Người dùng tin Mức độ NDT sử dụng Thư viện

2 Cán bộ nghiên cứu giảng dạy 21.2 %

3 Sinh viên, học viên cao học… 71.4 %

Nhóm 1: Cán bộ lãnh đạo, quản lý Đối với nhóm NDT này thông tin

chính là công cụ quản lý Thông tin càng đầy đủ thì quá trình quản lý càng đạthiệu quả cao Đặc điểm nhu cầu tin của nhóm NDT này, rất phong phú và đadạng Họ cần những thông tin cô đọng và được “nén”; thông tin được cungcấp phải ngắn gọn, chính xác, logic, có hệ thống và phản ánh khách quan quátrình hoạt động, tổ chức, thông tin đưa ra phải kịp thời Hình thức phục vụthường là các bản tin nhanh, tóm tắt, tổng quan, tổng luận, phục vụ thông tin

có chọn lọc…

Nhóm 2: Người dùng tin là cán bộ nghiên cứu, giảng dạy tại các trường

đại học và các viện nghiên cứu, các trung tâm nghiên cứu và phát triển Họthường xuyên cung cấp thông tin qua hệ thống các bài giảng, các bài tập, dự

án, đề tài khoa học…; đồng thời họ cũng chính là những NDT Thường xuyên,liên tục của TV Nhu cầu tin của họ sẽ cần: thông tin cần bền vững và chuyênsâu về một lĩnh vực nghiên cứu cụ thể, vừa phải mang tính mới trong khoahọc; nghiên cứu mang tính liên ngành: bên cạnh những thông tin chuyênngành còn cần những thông tin của ngành khác có liên quan Thông tin mà họcần là các thông tin mang tính chất thời sự, thông tin cập nhật về các thànhtựu kho học – kĩ thuật mới trong và ngoài nước, kết quả các công trình nghiêncứu khoa học, các đề tài đang được triển khai hoặc mới được nghiệm thu…Thông tin cung cấp phải đầy đủ, ngắn gọn, chính xác; họ có nhu cầu sử dụngthông tin có giá trị gia tăng cao và phải được phân tích, xử lý Hình thức phục

vụ nhóm này là các thông tin chuyên đề, thông tin chọn lọc, thông báo sách

Nhóm 3: Nghiên cứu sinh, học viên cao học, thực tập sinh, sinh viên

học sinh tại các trường đại học, cao đẳng, các viện nghiên cứu… Đây lànhững chủ thể thông tin đông đảo và biến động nhất trong TV Đặc điểm nhucầu tin của nhóm này bao hàm các tài liệu trải rộng từ các tài liệu mang tínhchất phục vụ cho công tác học tập như sách giáo khoa, giáo trình đến các tàiliệu mang tính chất giải trí, các kiến thức phổ thông và văn hoá – xã hội…

Đây là nhóm đối tượng sử dụng thư viện với cường độ cao, đặc biệt vàodịp chuẩn bị thi, làm đề tài, luận văn, luận án tốt nghiệp… Lúc này nhu cầutin của họ là cần các thông tin, tài liệu chuyên sâu về một củ đề, các tài liệumang tính thời sự, cập nhật, thời gian tìm tài liệu không nhiều

Chính vì vậy nhu cầu tin của nhóm đối tượng này rất phong phú đadạng, việc tạo lập và phát triển các dịch vụ thông tin nhằm đáp ứng nhu cầutin lại càng trở lên quan trọng và là một trong những nhiệm vụ hàng đầu củaThư viện Hình thức phục vụ cho họ chủ yếu là các thông tin phổ biến về trithức cơ bản dưới dạng sách giáo khoa, giáo trình, sách tham khảo, các bài viếttrong các tạp chí, những luận án, luận văn có tính chất cụ thể, trực tiếp phục

vụ cho môn học, ngành học đào tạo

Nhóm 4: Người dùng tin là những người hoạt động trong lĩnh vực sản

xuất kinh doanh như các nhà doanh nghiệp, công nhân kỹ thuật, nông dân, thợthủ công, cán bộ hưu trí, hội viên các hội khuyến nông…Đặc điểm nhu cầutin của họ khá đa dạng phong phú, bao hàm mọi lĩnh vực của đời sống Họcần chủ yếu các thông tin dữ kiện, cụ thể, không đòi hỏi sự phân tích tổnghợp Thông tin cung cấp phải kịp thời, cập nhật, càng mới càng tốt và phải dễ

sử dụng, dễ hiểu

Do đặc điểm NDT đa dạng và phong phú như trên, nên hàng nămTVQG thường tổ chức các lớp bồ dưỡng, đào tạo, cung cấp NDT những hiểubiết chung về cơ chế, tổ chức hoạt động và các loại hình sản phẩm và dịch vụcủa thư viện Hướng dẫn NDT để họ biết cách sử dụng các công cụ tra cứu và

khai thác các sản phẩm và dịch vụ của thư viện một cách có hiệu quả Giúpnâng cao kĩ năng khai thác, tìm tin cho NDT, để họ có thể chủ động tiếp cậntới nguồn thông tin, tài liệu mà họ cần một cách dễ dàng.

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC BIÊN MỤC MÔ TẢ TẠI

THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM 2.1 Khái niệm biên mục mô tả

Biên mục mô tả (mô tả thư mục) là một bộ phận của quá trình biên mục,

có liệ quan đến nhận dạng một tài liệu và ghi lại những thông tin về tài liệutrên một phiếu mô tả / biểu ghi thư mục, sao cho có thể nhận dạng được tàiliệu ấy một cách chính xác mà không nhầm lẫn với các tài liệu khác, đồngthời lựa chọn và thiết lập các điểm truy nhập

Biên mục mô tả vừa là công đoạn, vừa là sản phẩm Với tư cách là sảnphẩm người ta gọi đó là chỉ dẫn thư mục hay một tra cứu thư mục Nó baogồm tập hợp các chỉ dẫn nhằm cung cấp cho ta một bản mô tả duy nhất vàchính xác của tài liệu và được xem như một vật đem tin Với tư cách là mộtcông đoạn, người ta gọi đó là công tác biên mục, đó là bước đầu tiên của xử

lý tài liệu, nhờ đó những chỉ dẫn được rút ra và trình bày theo một quy tắcchặt chẽ

2.2 Vai trò của công tác biên mục mô tả trong hoạt động thông tin - thư viện.

Biên mục mô tả là một công tác không thể thiếu trong hoạt động thôngtin - thư viện Sản phẩm của công tác biên mục mô tả chính là các phiếu mụclục / biểu ghi thư mục Trong các phiếu mô tả / biểu ghi này chứa đựng cácthông tin cơ bản về một tài liệu mà thư viện có Tác dụng của nó chính làcung cấp cho NDT những thông tin cơ bản của tài liệu để họ có thể tìm kiếmđược đúng tài liệu mà họ đang tìm kiếm thông qua hệ thống mục lục, hoặcCSDL của thư viện Để giúp cho hoạt động thông tin - thư viện có hiệu quả,

và vấn đề tra tìm tài liệu của NDT, thì công tác biên mục mô tả có vai trò hếtsức quan trọng

Biên mục mô tả cung cấp cho tài liệu một mô tả duy nhất, không mơ hồ.Công tác này giúp cho cán bộ thư viện cùng một lúc có thể xác định được tàiliệu, sắp xếp chúng, đưa chúng vào các bộ phiếu / CSDL, và tra cứu, tìm kiếm

các tài liệu đó một cách dễ dàng

Biên mục mô tả giúp NDT có một khái niệm về tư liệu một cách nhanhchóng, dễ dàng tìm được các tài liệu mà họ quan tâm trong các hệ thống tìmtin truyền thống và hiện đại (mục lục phiếu, CSDL,…)

Biên mục mô tả còn có một vai trò hết sức quan trọng, đó là công dụngkiểm soát thư mục Như vậy biên mục mô tả là một bộ phận của quá trìnhbiên mục, có liên quan đến việc nhận dạng một tư liệu và ghi lại những thôngtin về tư liệu trong một phiếu mô tả / biểu ghi theo các tiêu chuẩn quốc tế saocho có thể nhận dạng được tài liệu ấy một cách chính xác và không nhầm lẫnvới các tài liệu khác

Ngày nay, trong hoạt động thông tin - thư viện, việc tổ chức và sắp xếpthông tin thư mục sao cho có thể truy cập và trao đổi trong nước và quốc tếmột cách dễ dàng là rất cần thiết, nhất là trong điều kiện thông tin toàn cầuhiện nay Chính vì vậy mà công tác biên mục mô tả càng trở nên quan trọng

và không thể thiếu trong mọi hoạt động của bất kì một thư viện, trung tâmthông tin nào

2.3 Thực trạng công tác biên mục mô tả tại Thư viện Quốc gia Việt Nam

Biên mục trong đó có biên mục mô tả, là công tác vô cùng quan trọngtrong hoạt động thông tin – thư viện Nó ảnh hưởng đến chất lượng chuyênmôn nghiệp vụ cũng như chất lượng phục vụ NDT của mỗi cơ quan thông tin

- thư viện Nhận thức rõ được vấn đề này TVQGVN đã tiến hành ứng dụngtin học, áp dụng các chuẩn nghiệp vụ tiên tiến trên thế giới vào công tác biênmục nhằm nâng cao chất lượng công tác biên mục, cũng như công tác phục

vụ của Thư viện

Vốn tài liệu của TVQG là vô cùng phong phú với đủ mọi loại hình tàiliệu: Sách, báo - tạp chí, luận án, tranh ảnh, bản đồ…đáp ứng mọi nhu cầu tincho NDT khi đến sử dụng thư viện Để đảm bảo tính nhất quán trong quátrình mô tả tài liệu Thư viện Quốc gia đã áp dụng quy tắc mô tả của TVQGđược xây dựng dựa trên cơ sở Tiêu chuẩn Quốc tế về mô tả thư mục ISBD

trong công tác biên mục mô tả cho tất cả các loại hình tài liệu của mình, dovậy cũng tuân theo tiêu chuẩn Quốc tế về mô tả thư mục ISBD.

2.3.1 Áp dụng mô tả thư mục theo Quy tắc mô tả của Thư viện Quốc gia Việt Nam 1994

Để đảm bảo tính nhất quán trong qúa trình mô tả tà liệu thì việc áp dụngmột quy tắc mô tả theo chuẩn đã được quy định là điều bắt buộc đối với mọi

cơ quan thông tin - thư viện Hiện nay, tại Việt Nam chưa có một quy tắc mô

tả tài liệu thống nhất cho toàn bộ hệ thống thư viện trong cả nước Tuỳ thuộcvào điều kiện và khả năng của mình mà từng thư viện đã áp dụng các quy tắc

Tiêu chuẩn quốc tế về biên mục mô tả (ISBD) đã được biên soạn từnăm 1969, bởi tổ chức tiêu chuẩn quốc tế ISO/TC46 và sự hỗ trợ của hiệp hộicác thư viện quốc tế (IFLA) 1976 được tổ chức tiêu chuẩn quốc tế chính thứcthông qua với tên gọi “Tiêu chuẩn quốc tế về mô tả thư mục” Mô tả theoISBD là định ra một trật tự sắp xếp các vùng, các yếu tố mô tả và hệ thống kíhiệu, dấu đặt trước các mỗi yếu tố mô tả ISBD phân chia các dữ liệu thư mụcthành từng vùng và từng yếu tố trong vùng đó với những thuyết minh đầy đủ,chính xác về các vùng đó

Mô tả theo Tiêu chuẩn quốc tế ISBD bao gồm 8 vùng cơ bản:

1 Vùng nhan đề và thông tin trách nhiệm

2 Vùng lần xuất bản

3 Vùng thông tin đặc thù (dùng cho xuất bản phẩm tiếp tục và tài liệu

8 Vùng chỉ số tiêu chuẩn và điều kiện có được tư liệu

* Trình bày tóm tắt một bản mô tả theo ISBD

Mục đích và chức năng của ISBD là cung cấp một mô tả tiêu chuẩn chocác loại hình tư liệu của thư viện, tạo điều kiện giao lưu quốc tế về thông tinthư mục

Nhờ các ưu điểm của mình mà tiêu chuẩn mô tả ISBD nhanh chóngđược các thư viện lớn trên thế giới cũng như Việt Nam áp dụng ISBD khôngphải là nột tiêu chuẩn mang tính áp đặt mà các thư viện có thể lựa chọn cácyếu tố cần thiết và phù hợp với với công tác biên mục mô tả của mình, cũngnhư có thể dựa vào đó để biên soạn các tiêu chuẩn biên mục mô tả cho mình.Với những ưu điểm của ISBD Thư viện Quốc gia Viêt Nam đã tiến hànhxây dựng quy tắc mô tả tài liệu của mình tuân theo các quy định của ISBD

Nhan đề chính = Nhan đề song song: Thông tin liên quan đến nhan đề / Thông tin trách nhiệm - Lần xuất bản - Thông tin đặc thù - Nơi xuất bản: Nhà xuất bản, năm xuất bản - Mô tả vật lý - (Tùng thư)

Phụ chú Chỉ số tiêu chuẩn: ISBN: Giá tiền

* Vấn đề lập tiêu đề mô tả

Thư viện tiến hành lập tiêu đề mô tả cho tên tác giả (tác giả cá nhân vàtác giả tập thể), khi tài liệu có từ 3 tác giả trở xuống Lập tiêu đề mô tả chotên tài liệu: khi tài liệu có 3 tác giả nhưng trách nhiệm chỉ là chủ biên, ngườisưu tầm, dịch, biên soạn…, khi tài liệu có từ 4 tác giả trở lên và khi tài liệukhông rõ họ tên hoặc chỉ là bút danh

Đối với tác giả là người Việt Nam hay người châu Á (Trung Quốc, NhậtBản, Hàn Quốc…): mô tả theo trật tự thuận

+ Tên không gồm họ thường là biệt danh, bút danh mô tả như ghi trên tàiliệu

Ví dụ: Tản Đà → Tản Đà

+ Tên có cấu trúc Họ - Đệm - Tên, mô tả thuận và viết hoá chữ cái đầucủa Họ - Đệm - Tên

Ví dụ: Nguyễn Minh Châu → Nguyễn Minh Châu

+ Đối với tác giả cá nhân là người nước ngoài có cấu trúc Tên - Đêm

Họ, tiến hành mô tả đảo Khi đó Họ của tác giả được đảo lên trước đệm

và tên được viết sau giữa họ và tên có ngăn cách nhau bởi dấu phẩy (,)

Ví dụ: Mác xim Gorki → Gorki, Mác xim

D.J Johnson → Johnson, D.J

Sách giáo khoa cho lớp cơ sở, phổ thông, trung học không mô tả theo têntác giả mà mô tả theo tên sách Đối với sách giáo trình thì mô tả như bìnhthường

Đối với các tài liệu mà tác giả tập thể là tên cá cơ quan đoàn thể, tổ chứcthì mô tả giống như tên của nó

Ví dụ: Trường Đại học Thuỷ Lợi → Trường Đại học Thuỷ Lợi

Khi tiêu đề là tên pháp lý (đơn vị hành chính lãnh thổ), trật tự mô tả làtên đơn vị lãnh thổ hành chính, đi sau là tên đơn vị tổ chức cách nhau bằngdấu chấm (.)

Ví dụ: Việt Nam Bộ Ngoại giao

Như vậy trong việc lựa chọn tiêu đề mô tả, Thư viện đã tuân thủ theo cácquy định của Quy tắc mô tả của TVQG Tuy nhiên khi lập tiên đề mô tả chotác giả là người nước ngoài có tên gồm họ, Thư viện đã mô tả đảo và có thêmdấu phẩy ngăn cách giữa họ và tên Cách mô tả này không phải là quy tắc mô

đổi mới trong việc lập tiêu đề mô tả, và đây cũng chính là một thuận lợi chothư viện sau này khi chuyển sang áp dụng Quy tắc mô tả theo AACR2.

* Phần thông tin trách nhiệm trong vùng nhan đề và thông tin trách nhiệm.

- Nếu tài liệu có 2 - 3 tác giả thì lập tiêu đề mô tả cho tác giả đầu tiên

và trong vùng thông tin trách nhiệm ghi đủ cả ba tác giả đó theo trật tự trìnhbày trong tài liệu

Guide to effective coaching: Principles &

practice / B.J> Jones, L.T Wells, R.E Peter, D.J.

Johnson - 3rd edi - Boston: WCB/Mc Grow Hill,

1993 - 386p

Tài liệu có 5 tác giả trở lên thì lập tiêu đề mô tả cho tên tài liệu, trongphần thông tin trách nhiệm ghi 3 tác giả đầu tiên sau đó có dâu ba chấm (…).

Ví dụ

- Nếu là tác giả dịch, biên soạn hoặc sưu tầm…: một tác giả thì ghi têntác giả đó và ghi chữ dịch ở sau không viết hoa, từ 2 người dịch trở nên thìghi chữ dịch ở trước viết hoa chữ dịch và thêm hai dấu chấm đằng sau, tương

tự với tác giả là người biện soạn

Ví dụ

Hoàng Bảo Châu dịch

Dịch: Nguyễn Minh Châu, Phan Chí Công

Lâm Vĩnh Thế b.s

B.s.: Hoàng Cầm, Nguyễn Gia Minh…

- Nếu tác giả từ 3 người trở nên với các trách nhiệm khác nhau thì ghibiên soạn ở trước sau đó là dấu hai chấm (B.s.:), sau tên của tác giả thì ghitrách nhiệm của từng người trong dấu ngoặc đơn ( ) Ví dụ:

B.s.: Hồng Hà, Lương Mạnh Cường (ch.b.), Nguyễn Nam Hải (b.s.)

Trong vùng mô tả này có thể thấy các dấu sử dụng trong phần thông tintrách nhiệm và quy tắc mô tả cho tài liệu có từ 3 tác giả trở nên của Thư việnkhông giống với quy tắc AACR2 (quy tắc chuẩn quốc tế trong biên mục môtả) Vì Vậy khi Thư viện muốn chuyển sang mô tả theo AACR2 theo khuyến

Các nước và một số lãnh thổ trên thế giới /

/ Nguyễn Cao Cương, Nguyễn Cường Dũng, Nguyễn Khánh Hoa,…; Hoàng Phong Hà ch.b - H:

chính trị Quốc gia, 1994.- 294 tr

nghị của vụ Thư viện sẽ gặp một số khó khăn, do nó không tương đồng vớiAACR2

* Vùng các yếu tố xuất bản

Khi trình bày nơi xuất bản Thư viện đã mô tả theo đúng quy định, là viết

tắt tên thủ đô và thành phố lớn Ví dụ, nhà xuất bản ở Hà Nội thì viết tắt là H.

và ở thành phố Hồ Chí Minh thì viết là Tp Hồ Chí Minh.

Đối với tên nhà xuất bản, viết đầy đủ như trình bày trên trang tên tài liệu.Với tên các nhà xuất bản lớn, đã quen thuộc với mọi người thì khi mô tả

không cần phải thêm cụm từ “nxb”, đối với các nhà xuất bản mới hoặc tên dễ gây nhầm lẫn thì phải viết thêm cụm từ “nxb” vào trước tên đó.

Nhà xuất bản Giáo dục → Giáo dục

Nhà xuất bản Đại học Quốc gia → Đại học Quốc gia

Nhà xuất bản Hải Phòng → Nxb Hải phòng

Trong công tác mô tả thư mục Thư viện đã áp dụng quy tắc mô tả tuântheo đúng Tiêu chuẩn Quốc tế ISBD Các quy định của quy tắc được Thưviện áp dụng đầy đủ với tám vùng mô tả và các kí hiệu, dấu ngăn cách cũngtuân theo ISBD Để tiến tới sử dụng quy tắc biên mục Anh - Mỹ AACR2,trong công tác biên mục mô tả của trung tâm đã xuất hiện một số yếu tố mô tảcủa quy tắc này Cụ thể là trong phần lập tiêu đề mô tả cho tên tác giả làngười nước ngoài của thư viện đã có dấu phẩy (,) ngăn cách giữa họ và tên tácgiả Tuy nhiên đối với tác giả là người Châu Á ( trong đó có Việt Nam) thìThư viện lại chưa áp dụng quy tắc này Vì vậy trong tương lai để áp dụngAACR2 một cách triệt để thì Thư viện cần phải thay đổi cách mô tả với cácnhóm tác giả này

2.3.2 Áp dụng Phần mềm Ilib vào công tác biên mục mô tả tại Thư viện Quốc gia Việt Nam

Thư viện Quốc gia Việt Nam trong những năm gần đây đã nhận thức rõvấn đề chuẩn hoá các tiêu chuẩn nghiệp vụ trong hoạt động của mình là cầnthiết

Thư viện cũng nhận định rằng trong quy trình xử lý tài liệu dù theo hìnhthức truyền thống hay hiện đại thì biên mục mô tả luôn giữ một vai trò quantrọng Sản phẩm của công tác này là tạo ra bộ máy tra cứu tìm tin cho cơ quanthông tin - thư viện Tuy nhiên chất lượng bộ máy tra cứu này lại phụ thuộcvào các tiêu chuẩn biên mục và chuẩn tin học mà Thư viện áp dụng.

Nhận thức được tầm quan trọng của việc tin học hoá vào hoạt độngthông tin - thư viện, những năm qua Thư viện đã tiến hành biên mục tự độngtrên phần mềm CDS/ISIS, (Computer Documentation System Intergrated /Set of Inforamation System), do UNESCO cung cấp và được Cục Thông tin -

Tư liệu Khoa học và Công nghệ Quốc gia Việt hoá đưa vào sử dụng

Phần mền CDS/ISIS có những ưu điểm: tất cả các chương trình đềulàm việc theo chế độ hội thoại và có khả năng đối thoại với nhiều ngôn ngữ;

số CSDL không hạn chế, ngôn ngữ tìm tin linh hoạt và mềm dẻo, cho phéptạo các tệp đảo để truy cập nhanh đến các CSDL, in và sắp xếp các kết quảtìm tuỳ ý (hỗ trợ in phích), trao đổi thuận tiện và dễ dàng

Bên cạnh những ưu điểm đó, CDS/ISIS còn tồn tại rất nhiều hạn chếnhư: khả năng tính toán, muốn thống kê phải chuyển sang phần mềm khác đểthực hiện; khả năng hỗ trợ mạng diện rộng cũng như mã vạch và thiết bị hiệnđại kém; không hỗ trợ NDT những hướng dẫn về cách lập biểu thức tìm vàcách sử dụng toán tử; các thông báo lỗi của CDS/ISIS thường khó hiểu,không thân thiện với người sử dụng

Mặc dù cò nhiều hạn chế, nhưng phần mềm CDS/ISIS đã có nhữngđóng góp nhất định tạo cho Thư viện có những bước đi đầu tiên trong côngtác tin học hoá, xây dựng được cho Thư viện một CSDL khá lớn

Hàng năm nguồn tài liệu bổ sung về TVQGVN là khá lớn và ngày càngtăng Bên cạnh đó phần mềm CDS/ISIS cũng dần bộc lộ những yếu kém,không còn đáp ứng được yêu cầu của Thư viện Để hoạt động của Thư việnnói chung và công tác biên mục mô tả nói riêng hoạt động có hiệu quả và chấtlượng, 2003 TVQG đã nghiên cứu tìm hiểu và mua phần mềm Ilib của công

ty CMC, thay thế cho phần mềm CSD/ISIS hiện nay đã không còn phù hợpnữa Ilib là phần mềm được sử dụng rộng rãi tại các thư viện khoa học tổnghợp trong cả nước

Hiện tại TVQG đang sử dụng phần mền Ilib 4.0 và chuyển đổi CSDL

từ phần mền CDS/ISIS sang phần mền mới đồng thời khắc phục dần nhữngtính năng chưa phù hợp của phần mền mới này Giao diện làm việc của Ilib làgiao diện Web ứng dụng độc lập trên Windows Qua đó cho phép Thư viện cóthể tích hợp một hay toàn bộ các phân hệ trên môi trường mạng Intranet,Internet trong khi vẫn có thể đảm bảo được những lợi thế về tương tác xử lýcủa một phân hệ độc lập

Ilib được thiết kế theo nguyên tắc xuyên suốt toàn bộ chương trình: dễ

sử dụng, đảm bảo tất cả các yêu cầu và tiêu chuẩn về nghiệp vụ thư viện, cókiến trúc hệ thống hỗ trợ khả năng mở rộng không hạn chế và các kết nốilogic trực tiếp giữa các modul, sẵn sàng cho việc khai thác dữ liệu ở tốc độcao mà vẫn đảm bảo an toàn dữ liệu và bảo mật

* Tính năng cơ bản:

√ Công cụ tìm kiếm thân thiện và khá hiệu quả

√ Hỗ trợ đa ngôn ngữ - đặc biệt là khả năng xử lý tiếng Việt, hỗ trợ cả hai

bảng mã Unicode và TCVN

√ Sử dụng tiêu chuẩn và quy tắc mô tả thư mục ISBD, AACR2, TCVN

4743 - 89, … cũng như các khung phân loại: DDC, BBK, UDC, LCC,…

√ Tra cứu mục lục trực tuyến qua Internet.

√ Quản lý dữ liệu số hóa - cho phép số hóa, biên mục, quản lý truy nhập

các dạng tài liệu: văn bản, hình ảnh, âm thanh, video - hướng đi mới cho thưviện hiện đại

√ Liên thư viện - nhu cầu thiết yếu cho hệ thống các thư viện trong thời đại

ngày nay

√ Tích hợp mã vạch.

√ Nhập/Xuất biểu ghi theo UNIMARC và các loại MARC khác.

√ Chuyển đổi các biểu ghi trong các cơ sở dữ liệu xây dựng theo CDS/ISIS

sang khổ mẫu MARC

√ Tất cả các chức năng của chương trình được tích hợp trong một giao diện

cơ sở dữ liệu chung và có thể tùy biến để phù hợp với các điều kiện và tính chấtnghiệp vụ đặc thù của từng thư viện nếu có yêu cầu

√ Mô hình 3 lớp - đầu cuối chỉ cần trình duyệt Web → mọi quy tắc nghiệp

vụ được quản lý tập trung khiến cho cài đặt và bảo trì đơn giản

√ Có thể chạy trên các môi trường hệ điều hành khác nhau: MS Windows

NT, MS Windows 2000, Unix (Sun Solaris, Linux Redhat,…)

Hiện nay trong các phiên bản của phần mềm Ilib có 10 phân hệ chính đólà: Phân hệ tra cứu (OPAC), phân hệ bổ sung, Phân hệ biên mục, Phân hệ quản

lý lưu thông tài liệu, Phân hệ quản lý kho, Phân hệ quản lý xuất bản phẩm nhiều

kỳ (Serials Control), Phân hệ quản lý các dữ liệu số, Phân hệ quản lý tin tức,Phân hệ quản trị hệ thống, Phân hệ mượn liên thư viện Trong đó Thư viện đang

sử dụng 7/10 phân hệ chính:

1 Phân hệ bổ sung

2 Phân hệ biên mục

3 Phân hệ quản lý lưu thông tài liệu

4 Phân hệ tra cứu (OPAC)

5 Phân hệ quản lý kho

6 Phân hệ quản lý tin tức

7 Phân hệ quản trị hệ thống

Những phân hệ này được tích hợp trong một giao diện thống nhất Tuynhiên chúng cũng được thiết kế với mức độ độc lập để khi có sự thay đổi cấutrúc CSDL liên quan đến phân hệ này không làm ảnh hưởng đến các phân hệkhác

2.3.3 Áp dụng khổ mẫu MARC21 vào công tác biên mục mô tả tại Thư viện Quốc gia Việt Nam

Từ khi áp dụng phần mềm Ilib 4.0, công tác biên mục của Thư viện đã cónhiều thay đổi Trong quá trình tin học hoá Thư viện rất quan tâm đến cácchuẩn về tin học và các chuẩn về biên mục của phần mềm có đáp ứng được

yêu cầu chuẩn hoá quốc tế hay không Chính vì vậy mà vấn đề khổ mẫu(Fomat) biên mục rất được trú trọng Để hoàn thành tốt chức năng nhiệm vụcũng như thoả mãn đến mức tối đa nhu cầu tra tìm tài liệu của NDT, Thư viện

đã tiế hành biên mục tài liệu trên máy và sử dụng khổ mẫu MARC21, nhằmtiến tới đạt chuẩn quốc tế trong công tác biên mục

Khổ mẫu MARC21 được chính thức ra đời từ năm 1997 Là một khổ mẫu

ra đời sau, song bản chất của MARC21 không thay đổi, nó là bước phát triểntiếp theo của khổ mẫu MARC của Thư viện Quốc hội Mỹ

MARC21 được áp dụng rộng rãi trên nhiều dạng tài liệu, không ngừngđược mở rộng phạm vi ứng dụng và liên kết Khổ mẫu này, có cấu trúc hoànthiện có những ưu điểm nổi bật Do vậy nó thu hút được sự quan tâm của cộngđồng thư viện thế giới nói chung và của các thư viện Việt Nam nói riêng

Một biểu ghi theo Khổ mẫu MARC21 bao gồm 3 thành phần cơ bản đượcxây dựng theo tiêu chuẩn quốc gia Mỹ

* Phần I: Cấu trúc biểu ghi: bao gồm đầu biểu, các trường dữ liệu, mãxác định nội dung

* Phần II: Chỉ định nội dung: Bao gồm các kí tự quy ước những chức

năng của thông tin dữ kiện, trường con và mã trường con, các dấu phân cách,chỉ thị thực hiện yêu cầu

* Phần III: Nội dung dữ liệu của biểu ghi: là các thông tin được cung cấp

thông tin từ các tài liệu thông qua tờ khai Worksheet và nhập máy Khi thôngtin được đưa vào máy, thông tin sẽ được mã hoá Kí hiệu mã hoá của MARC21bao gồm các chữ cái, chữ số và các kí hiệu quy ước

Các quy định của MARC21 được thể hiện cụ thể trong từng phần chínhcủa biểu ghi:

Để tiện trình bày, người ta phân chúng thành từng khối trường tuỳ theochức năng Theo khổ mẫu MARC21 đầy đủ cho dữ liệu thư mục, MARC21 có

10 khối trường chính: bắt đầu từ 0XX đến 9XX Mã trường được xác định bằngchữ số Ả rập

0XX: Khối trường kiểm soát, chỉ số nhận dạng và phân loại

1XX: Khối trường về tiêu đề chính

2XX: Khối trường nhan đề và thông tin trách nhiệm, thông tin xuất bản3XX: Khối trường mô tả đặc trưng vật lý

4XX: Khối trường về thông tin tùng thư

5XX: Khối trường phụ chú

6XX: Điểm truy nhập theo chủ đề

7XX: Khối trường tiêu đề bổ sung

8XX: Khối trường tiêu đề tùng thư bổ sung

9XX: Khối trường thông tin cục bộ

Khi áp dụng Khổ mẫu MARC21 vào công tác biên mục mô tả TVQGcúng đã áp dụng đầy đủ các khối trường từ 0XX đến 9XX Tuy nhiên ở mỗi loạihình tài liệu, có sự áp dụng không giống nhau Việc áp dụng khổ mẫu MARC21vào biên mục mô tả sách của thư viện gần như hoàn chỉnh nhất, còn các dạng tàiliệu khác Thư viện mới chỉ áp dụng rất ít các trường trong MARC21

Worksheet nhập tin cho sách lẻ tại TVQGVN

$c Thông tin trách nhiệm

250 [ ] [ ] $s Lần xuất bản

260 [ ] [ ] $a Nơi xuất bản

$b Nhà xuất bản $c Năm xuất bản

300 [ ] [ ] $a Khối lượng vật lý

$b Các chi tiết vật lý khác $c Khổ cỡ

710 [ ] [ ] $a Tiêu đề bổ sung tác giả tập thể

711 [ ] [ ] $a Tiêu đề bổ sung hội nghị

910 [ ] [ ] $a Thông tin về người nhập biểu ghi

$c Thông tin về người hiệu đính $h Người xử lý biểu ghi

920 [ ] [ ] $a Kí hiệu kho

930 [ ] [ ] $a Số lưu chiểu

941 941 [ ] [ ] $a Đặc điểm tài liệu

$b Môn loại TVQG

Worksheet nhập tin cho luận án tại TVQGVN