Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý, khai thác luận án tại Thư viện Quốc gia Việt Nam

Mục đích nghiên cứu Trên cơ sở mô tả một cách có hệ thống nhằm đánh giá khái lược vànhận diện các vấn đề hiện đang tồn tại trong công tác quản lý bao gồm cảcông tác lưu chiểu, khai thác

Trang 1

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Các luận án tiến sĩ (bao gồm các luận án Phó tiến sĩ và Tiến sĩ trướckia) tạo thành một loại nguồn thông tin khoa học đặc thù của mỗi quốc gia.Đây là nguồn thông tin khoa học nội sinh, chứa đựng rất nhiều ý nghĩa vàgiá trị khoa học và văn hóa khác nhau Ở nước ta, chúng đang được lưutrữ, quản lý một cách có hệ thống tại Thư viện Quốc gia Việt Nam Bộ sưutập tài liệu này được khai thác và phục vụ nhiều mục đích khai thác, sửdụng thông tin khác nhau, mà chủ yếu là trong các lĩnh vực nghiên cứu vàđào tạo

Cho đến nay, bộ sưu tập các luận án tiến sĩ đã được nhiều nhómngười đọc quan tâm Vì vậy, hiệu quả khai thác bộ sưu tập này có ý nghĩa

và chiếm trọng số quan trọng trong hoạt động của TVQGVN, bởi lẽ cơquan này là nơi duy nhất trực tiếp quản lý một cách có hệ thống các tài liệunày Việc quản lý và khai thác các luận án tiến sĩ chịu tác động và tác độngđến rất nhiều yếu tố khác nhau, từ các yếu tố về pháp lý, chính sách, đếncác yếu tố về công nghệ

Những năm gần đây đã xuất hiện nhiều vấn đề mới liên quan tớiviệc quản lý và khai thác nguồn tài liệu khoa học xám nói chung, trong đó

có các luận án tiến sĩ

Ví dụ về phương diện pháp lý, đó là xu hướng bắt buộc các tác giảluận án tiến sĩ phải công bố toàn văn các kết quả nghiên cứu – đào tạo trênmột cổng thông tin xác định trên Internet, điểm khác biệt căn bản so vớitrước đây; Về phương diện công nghệ, đó là sự ra đời và phát triển củaVinaREN, một môi trường công nghệ đặc biệt để lưu giữ và khai thác các

Lê Thúy Hằng K52 Thông tin – Thư viện

1

Trang 2

nguồn thông tin khoa học, giáo dục và y tế trực tuyến Những đổi mớinày đòi hỏi cần khảo sát và nghiên cứu một cách có hệ thống việc quản lý

và khai thác các luận án tiến sĩ tại TVQGVN

Chính từ các phân tích trên mà chúng tôi lựa chọn “Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý, khai thác luận án tại Thư viện Quốc gia Việt Nam” làm đề tài cho khóa luận này.

2 Mục đích nghiên cứu

Trên cơ sở mô tả một cách có hệ thống nhằm đánh giá khái lược vànhận diện các vấn đề hiện đang tồn tại trong công tác quản lý (bao gồm cảcông tác lưu chiểu), khai thác (bao gồm cả các dịch vụ hỗ trợ những nhómngười dùng tin khác nhau) các luận án tiến sĩ hiện có tại TVQGVN, tác giảđưa ra những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý và khaithác tài liệu luận án tại Thư viện Quốc gia Việt Nam

3 Lịch sử nghiên cứu

Vấn đề quản lý và khai thác nguồn tin khoa học nội sinh, trong đóđặc biệt là nguồn tài liệu xám đã và đang thu hút sự quan tâm của đôngđảo giới nghiên cứu Một số đề tài nghiên cứu, một số khóa luận, luận vănkhoa học, một số hội thảo khoa học cũng đã đề cập tới nguồn thông tin này

ở những mức độ cũng như cách tiếp cận khác nhau

Đề tài Thực trạng và các biện pháp nâng cao hiệu quả quản lý, khai thác nguồn tin khoa học nội sinh tại Viện Khoa học xã hội Việt Nam

(2006-2007) nhấn mạnh tới khía cạnh chính sách trong công tác quản lý vàkhai thác nguồn tin này

Đề án Tạo lập và phát triển nguồn học liệu phục vụ nghiên cứu, đào tạo theo đẳng cấp quốc tế tại Đại học Quốc gia Hà Nội (2007-2008) nhấn

2

Trang 3

mạnh tới môi trường công nghệ của việc quản lý, khai thác nguồn tin trựctuyến phục vụ nghiên cứu - đào tạo ở nước ta.

Đề tài Cơ sở khoa học và thực tiễn của viện hiện đại hóa hạ tầng thông tin tại Viện Khoa học xã hội Việt Nam (2008-2009) tập trung vào

vấn đề phát triển hạ tầng thông tin và các dịch vụ thông tin

Riêng đối với tài liệu luận án tiến sĩ đang được lưu giữ ở TVQGVNthì cũng đã có 2 đề tài nghiên cứu về công tác quản lý và khai thác nguồntài liệu quý hiếm này

Đề tài Khóa luận tốt nghiệp “Tìm hiểu công tác thu nhận, xử lý, tổ chức, bảo quản và phục vụ luận án ở Thư viện Quốc gia Việt Nam” năm

Chính vì thế, chúng tôi chọn đề tài “Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý, khai thác luận án tại Thư viện Quốc gia Việt Nam”

với hi vọng kế thừa những thành quả của tác giả đi trước, đồng thời vậndụng những kiến thức đã được học trong nhà trường về thực trạng công tácquản lý và khai thác tài liệu luận án, để từ đó đề xuất những giải pháp cụthể để nâng cao hiệu quả việc quản lý và khai thác nguồn tài liệu quý hiếmnày một cách thích hợp trong điều kiện hiện nay

3

Trang 4

4 Phạm vi nghiên cứu

 Phạm vi nghiên cứu: Toàn bộ kho luận án tiến sĩ (bao gồm phó tiến

sĩ và tiến sĩ trước kia) hiện đang được lưu giữ tại Thư viện Quốc giaViệt Nam

 Phương diện nghiên cứu: Công tác quản lý (bao gồm cả công tác lưuchiểu các luận án tiến sĩ) và việc tổ chức khai thác các luận án tiến sĩtại Thư viện Quốc gia Việt Nam

5 Phương pháp nghiên cứu

 Phương pháp nghiên cứu tổng hợp

 Phương pháp điều tra thực tế

 Phương pháp phân tích, tổng hợp tài liệu

 Phương pháp thống kê

 Phương pháp so sánh, đánh giá

 Phương pháp phỏng vấn, trao đổi, xin ý kiến chuyên gia

6 Ý nghĩa của khóa luận

 Ý nghĩa lý luận:

Khóa luận góp phần làm phong phú thêm vốn hiểu biết chung về ýnghĩa của công tác thu nhận, xử lý, tổ chức, bảo quản và phục vụ tài liệuluận án tại TVQGVN, đồng thời cho thấy được giá trị khoa học của loạihình tài liệu quý hiếm này

 Ý nghĩa thực tiễn:

Khóa luận phản ánh thực trạng công tác thu nhận, xử lý, tổ chức,bảo quản và phục vụ tài liệu luận án tại TVQGVN Đánh giá tình hình khaithác sử dụng kho luận án, từ đó đề xuất những giải pháp nhằm nâng caochất lượng kho tài liệu luận án để sử dụng nó một cách hiệu quả nhất

4

Trang 5

7 Bố cục của khóa luận

Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo và các phụ lục,phần nội dung của khóa luận được chia làm 3 chương:

Chương 1 Giới thiệu kho luận án tại Thư viện Quốc gia Việt Nam Chương 2 Thực trạng công tác quản lý và khai thác luận án tại Thư

viện Quốc gia Việt Nam

Chương 3 Các giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý và khai thác

luận án tại Thư viện Quốc gia Việt Nam

Trong thời gian qua, tôi được thực tập tốt nghiệp tại Thư viện Quốcgia Việt Nam Đó là điều kiện và cơ hội rất quý giá để tôi tiến hành nghiêncứu cho khóa luận này Bên cạnh những cố gắng của bản thân, tôi đã nhậnđược sự chỉ bảo và giúp đỡ tận tình của các thầy cô giáo, trong đó có thầygiáo hướng dẫn và đặc biệt là của các đồng nghiệp đi trước hiện công táctại TVQGVN khi thực hiện khóa luận này

Qua đây tôi muốn gửi lời cảm ơn trân trọng nhất đến toàn thể cácthầy cô giáo trong khoa Thông tin - Thư viện trường Đại học Khoa học Xãhội và Nhân văn, cùng các cô chú, anh chị cán bộ công tác tại Thư việnQuốc gia Việt Nam Tôi muốn gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Th.S TrầnMạnh Tuấn

Bên cạnh những mặt đạt được của khóa luận thì chắc chắn trongkhóa luận khó tránh khỏi nhiều hạn chế và thiếu sót Tôi rất mong nhậnđược sự giúp đỡ và đóng góp ý kiến của tất cả mọi người quan tâm, vớimong muốn các kết quả nghiên cứu của mình sẽ góp phần nhỏ bé vào sựphát triển của khoa học thư viện nói chung và hoạt động của TVQGVNnói riêng

5

Trang 6

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU KHO LUẬN ÁN TẠI THƯ VIỆN

QUỐC GIA VIỆT NAM

1.1 Giới thiệu sơ lược về Thư viện Quốc gia Việt Nam

1.1.1 Sự ra đời và phát triển của Thư viện Quốc gia Việt Nam

Giám đốc Thư viện Quốc gia Pháp Giăng Phave đã nói rằng:

“Thông tin, văn hóa và nền văn minh trong giai đoạn hiện nay được đặctrưng bởi tính phổ biến toàn cầu, tính bách khoa về đề tài, sự xâm nhập lẫnnhau của các khoa học, không có khả năng hiểu được thế giới hiện nay màkhông biết quá khứ Trong điều kiện như vậy, chính các TVQG nhờ vàotiềm năng to lớn và các chức năng xã hội của mình có khả năng đáp ứngđược nhu cầu thông tin của xã hội” Điều đó cho thấy rằng vai trò củaTVQG trong thời đại hiện nay ngày một quan trọng đối với sự phát triểncủa một đất nước

Thư viện Quốc gia Việt Nam được thành lập ngày 29/11/1917 theoquyết định của Albert Sarraut – viên toàn quyền Pháp ở Đông Dương vớitên gọi Nha lưu trữ và Thư viện trung ương Đông Dương, trụ sở đặt tại 31phố Borgnis Debordes (nay là phố Tràng Thi – Hà Nội)

Mục đính chính của thực dân Pháp khi xây dựng thư viện là củng cố

sự thống trị và khai thác Đông Dương sau khi đã hoàn toàn thôn tính nước

ta Mặt khác là công cụ truyền bá văn hóa Pháp và văn hóa phương Tâyvào Việt Nam, đưa vào nề nếp và phát triển công tác văn thư, lưu trữ, thưviện của Pháp ở Đông Dương Sau một thời gian chuẩn bị Thư viện mởcửa phục vụ bạn đọc vào ngày 01/09/1919

6

Trang 7

Qua những thăng trầm biến cố của lịch sử suốt những năm Phápthuộc, TVQG VN đã nhiều lần thay đổi tên gọi.

Ngày 28/02/1935, thực dân Pháp đã đổi tên Thư viện Trung ươngĐông Dương thành Thư viện Pierre Pasquier – một tên toàn quyền Pháp ởĐông Dương đã có nhiều đóng góp cho thư viện

Sau khi Cách mạng tháng Tám thành công, ngày 20/10/1945 Bộtrưởng Quốc gia Giáo dục ra quyết định đổi tên Thư viện Pierre Pasquierthành Quốc gia Thư viện

Từ khi Pháp chiếm lại Hà Nội, thư viện được đổi tên thành Thư việnTrung ương Hà Nội, trực thuộc Cao ủy Pháp tại Sài Gòn

Đến năm 1953 Thư viện Trung ương Hà Nội được sáp nhập vàoViện Đại học Hà Nội và được đổi tên thành Tổng Thư viện Hà Nội và trởthành một cơ quan văn hóa hỗn hợp Pháp – Việt

Đến năm 1954 khi miền Bắc hoàn toàn giải phóng, ngày 29/06/1957Thư viện mới chính thức mang tên Thư viện Quốc gia Việt Nam cho đếnngày nay

Trong suốt quá trình hình thành và phát triển TVQGVN luôn xứngđáng là đứa con đầu ngành trong lĩnh vực thư viện của cả nước Hiện nayTVQGVN là Thư viện Trung ương của cả nước, đồng thời là thư việntrọng điểm của hệ thống Thư viện Công cộng nhà nước thuộc Bộ Văn hóa– Thể thao và Du lịch

7

Trang 8

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Thư viện Quốc gia Việt Nam

Thư viện Quốc gia Việt Nam là Thư viện trung tâm của cả nước vớichức năng nhiệm vụ được quy định theo Pháp lệnh thư viện năm 2000:

 Thu nhận văn hóa phẩm được xuất bản ở Việt Nam theo Luật lưuchiểu, các luận án tiến sĩ của công dân Việt Nam bảo vệ trong vàngoài nước, và của công dân nước ngoài bảo vệ tại Việt Nam

 Xây dựng, phổ biến, bảo quản lâu dài kho tàng xuất bản phẩm dântộc

 Biên soạn, xuất bản Thư mục Quốc gia, Tổng Thư mục Việt Nam vàcác ấn phẩm thông tin khoa học

 Tổ chức các dịch vụ đọc để đáp ứng nhu cầu đọc, học tập, nghiêncứu, giải trí của người dân

 Nghiên cứu khoa học và công nghệ trong lĩnh vực thông tin thưviện

 Tổ chức bồi dưỡng và hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ cho ngườilàm công tác với các Thư viện trong nước và nước ngoài trên lĩnhvực thư viện

1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Thư viện Quốc gia Việt Nam

Cơ cấu của TVQG VN bao gồm:

 Ban lãnh đạo có 1 Giám đốc và 2 Phó giám đốc

 Hội đồng tư vấn khoa học

Trang 9

+ Phòng Phân loại và Biên mục+ Phòng Hành chính tổ chức+ Phòng Nghiên cứu và hướng dẫn nghiệp vụ+ Phòng Bảo quản

+ Phòng Bổ sung – Trao đổi+ Phòng Báo – Tạp chí+ Phòng Đọc sách+ Phòng Quan hệ Quốc tế+ Phòng Thông tin Tư liệu+ Phòng Lưu chiểu

+ Phòng Tạp chí Thư viện+ Phòng Bảo vệ

1.1.4 Vốn tài liệu của Thư viện Quốc gia Việt Nam

Trải qua một chặng đường dài 94 năm xây dựng và trưởng thành,đến nay TVQGVN đã xây dựng được một số lượng vốn tài liệu đa dạng vềmôn loại và loại hình

Thư viện đã xây dựng được một kho lưu chiểu khá đồ sộ Từ tháng10/1954 kho lưu chiểu mới được xây dựng, nhưng đến nay số lượng tàiliệu của kho đã vào khoảng 200 nghìn tên tài liệu, với khoảng 300 nghìnbản và tăng dần theo mức độ phát triển của ngành xuất bản nước ta

Vốn tài liệu của thư viện đem phục vụ độc giả hiện nay có khoảng1,5 triệu bản sách, khoảng 10 nghìn tên báo tạp chí trong và ngoài nước.Trong đó có rất nhiều tài liệu quý hiếm như:

9

Trang 10

Sách, báo, tạp chí xuất bản về Đông Dương trước năm 1954, đây lànhững tài liệu quý để nghiên cứu về Đông Dương và Việt Nam; Sách HánNôm, trong đó có những cuốn từ thế kỷ 15, 16; Kho luận án của các tiến sĩ

và phó tiến sĩ trong và ngoài nước; Tài liệu quý dạng vi phim, vi phích…Ngoài ra còn có các loại tài liệu dạng tranh, ảnh, bản đồ… Đặc biệt lànguồn tài liệu điện tử mà thư viện đã xây dựng với nhiều loại CSDL

Vốn tài liệu của TVQGVN có thể tóm tắt trong 2 bảng thống kêdưới đây:

10

Trang 11

Bảng 1

11

Trang 12

Bảng 2

12

Trang 13

1.2 Giới thiệu sơ lược về kho luận án tại Thư viện Quốc gia Việt

Nam

1.2.1 Sự hình thành kho luận án tại Thư viện Quốc gia Việt Nam

Là thư viện đứng đầu hệ thống thư viện công cộng nhà nước, Thưviện Quốc gia Việt Nam là thư viện tiêu biểu cho nền văn hóa của dân tộc,

là trung tâm giao lưu các mối quan hệ giữa các hệ thống thư viện trongnước và quan hệ quốc tế Với vai trò hết sức cao cả, hiện nay TVQGVN đã

có những đóng góp rất lớn cho đất nước, cho xã hội trong việc nâng caotrình độ dân trí cho nhân dân, tuyên truyền các chủ trương của Đảng vànhà nước nhằm đưa đất nước đi lên chủ nghĩa xã hội

Thư viện Quốc gia Việt Nam có nhiệm vụ thu nhận văn hóa phẩmđược xuất bản ở Việt Nam theo Luật lưu chiểu, các luận án tiến sĩ củacông dân Việt Nam bảo vệ trong và ngoài nước, và của công dân nướcngoài bảo vệ tại Việt Nam Cho đến nay TVQGVN đã có một số lượngvốn tài liệu khổng lồ, bao gồm cả sách báo, tạp chí trong và ngoài nước,những tài liệu cổ từ thời Đông Dương, luận án tiến sĩ và một hệ thống cơ

sở dữ liệu ngày càng lớn mạnh

Luận án tiến sĩ là một loại hình tài liệu quý hiếm của đất nước cầnphải được giữ gìn và bảo tồn Chính vì vậy, ngày 9 tháng 10 năm 1976Thủ tướng Chính phủ ký Quyết định 401-TTg về chức năng, nhiệm vụ vàquyền hạn của Thư viện Quốc gia Việt Nam, trong đó có xác định mộttrong các nhiệm vụ qua trọng của TVQGVN là thu nhận các luận án tiến sĩcủa công dân Việt Nam bảo vệ trong và ngoài nước, và của công dân nước

13

Trang 14

ngoài bảo vệ tại Việt Nam Quyết định này là mốc đánh dấu cho sự ra đờicủa kho luận án tại TVQGVN.

Có thể nói, trước năm 1976 công tác thu nhận luận án tại TVQG VNchưa được chú trọng, vì khi đó số lượng các nhà nghiên cứu có học vị Tiến

sĩ và Phó tiến sĩ còn chưa nhiều, công trình nghiên cứu của họ cũng chưa

có một số lượng đáng kể, đồng thời trong thời gian đất nước ta chưa thốngnhất, số lượng luận án của các nhà nghiên cứu bảo vệ bên nước ngoàichiếm một số lượng đáng kể không được đưa về Việt Nam

Sau khi đất nước được giải phóng, Đảng và nhà nước ta muốn đưađất nước đi lên con đường xã hội chủ nghĩa Muốn vậy thì công việc đầutiên là phải xây dựng một đội ngũ cán bộ có trình độ khoa học kỹ thuậtcao Chính vì vậy mà Đảng ta đã xác định Giáo dục là quốc sách hàng đầu,nhằm nâng cao dân trí, đào tạo nhân lực, phát hiện và bồi dưỡng nhân tàicho công cuộc xây dựng và phát triển đất nước

Trước tình hình đó, nhà nước ta đã đưa ra nhiều chính sách ưu đãi,khuyến khích các tầng lớp trí thức giúp họ học tập, nghiên cứu ở các nước

xã hội chủ nghĩa láng giềng, mang những tri thức ấy về phục vụ công cuộcxây dựng và phát triển đất nước mình Với sự quan tâm của Đảng và nhànước, đội ngũ cán bộ khoa học của nước ta ngày càng tăng lên về số lượng

và chất lượng

Kết hợp với việc thực hiện Quyết định 401/TTg, ngay từ năm 1976TVQGVN đã tiếp nhận số luận án ở hai cơ quan là Thư viện Khoa học Xãhội và Thư viện Khoa học Kỹ thuật Trung ương Từ đó cho đến nay,TVQGVN là nơi duy nhất nhận lưu chiểu luận án trong cả nước.TVQGVN đã xây dựng một bộ sưu tập luận án có quy mô lớn nhất trong

14

Trang 15

cả nước để phục vụ độc giả có nhu cầu tìm hiểu nghiên cứu loại hình tàiliệu mang tính khoa học này.

1.2.2 Vai trò của kho luận án tại Thư viện Quốc gia Việt Nam

Luận án là một công trình nghiên cứu sáng tạo của một cán bộ khoahọc có trình độ đại học trở lên về một ngành hay một lĩnh vực khoa họcnào đó và đã bảo vệ thành công trước hội đồng khoa học quốc gia và côngchúng, tác giả của luận án đó đã được công nhận một học vị nhất định –học vị tiến sĩ Đây là loại hình tài liệu không xuất bản, bởi thế nó được xếpvào loại hình tài liệu quý hiếm của Thư viện, cũng là của quốc gia

Luận án mang trong mình một lượng tri thức lớn, được xác lập cânđối giữa lý thuyết và thực hành, giá trị ứng dụng thực tiễn, giữa tính kếthừa và những điểm mới, điểm sáng tạo, vì các công trình nghiên cứu nàyđều xuất phát từ yêu cầu cấp bách đặt ra trong cuộc sống về kinh tế, vănhóa, khoa học tự nhiên, xã hội, giáo dục, khoa học kỹ thuật và công nghệ.Bởi thế mà luận án có giá trị khoa học và tính thực tiễn cao

Luận án còn mang trong mình tính dân tộc và tính quốc tế Bản thân

nó xuất thân từ những hoàn cảnh khác nhau, nên nhìn một cách tổng thểvào kho luận án tại TVQGVN có thể thấy được sự giao thoa giữa các mônloại khoa học, sự kết hợp giữa các nền tri thức của các quốc gia

Những luận án bảo vệ trong nước có nội dung, đề tài sát với thực tế

ở Việt Nam, nên đa số những luận án đó có thể áp dụng thiết thực vào cácngành, các cơ sở sản xuất ở Việt Nam Vì vậy luận án mang tính dân tộcsâu sắc

Đối với các luận án nghiên cứu và bảo vệ ở nước ngoài thì xuất phát

từ đặc điểm của từng nước mà các nghiên cứu sinh đã học tập và nghiên

15

Trang 16

cứu thì luận án đã giúp cho nền kinh tế Việt Nam có thể tiếp cận với ánhsáng khoa học phương Tây, từ đó áp dụng vào Việt Nam Luận án từ đó lànguồn tài liệu mang tính quốc tế.

Đặc biệt luận án đã phản ánh được thành tựu hết sức to lớn của sựnghiệp xây dựng và phát triển đất nước trong giai đoạn hiện nay, đó là đàotạo được đội ngũ cán bộ khoa học công nghệ có trình độ cao cả về sốlượng và chất lượng

Luận án là một nguồn lực thông tin đang được lưu giữ tạiTVQGVN Cùng với các tài liệu khác, luận án tiến sĩ luôn đóng vai tròquan trọng trong việc đáp ứng thỏa mãn nhu cầu tin của người dùng tin tạithư viện

Đối với các nhà khoa học thì luận án tiến sĩ là minh chứng để khẳngđịnh sự thành công trong quá trình nghiên cứu và là căn cứ để xác địnhhọc vị tiến sĩ của họ

Đối với độc giả có nhu cầu tham khảo các công trình nghiên cứu cóliên quan tới lĩnh vực mình đang nghiên cứu thì luận án là một lọa tài liệutham khảo cung cấp cho người đọc những kiến thức thực tế đã được kiểmnghiệm qua quá trình nghiên cứu của người đi trước

Đối với xã hội thì luận án tiến sĩ là một trong những di sản văn hóaquý báu của đất nước Nó giữ gìn thành quả của những người đi trước đểtruyền lại cho thế hệ mai sau

16

Trang 17

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ

KHAI THÁC LUẬN ÁN TẠI THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM

2.1 Công tác quản lý luận án tại Thư viện Quốc gia Việt Nam

2.1.1 Công tác lưu chiểu đối với luận án tại Thư viện Quốc gia Việt

Nam

 Sơ lược về công tác lưu chiểu

Cùng với việc thành lập Thư viện công cộng Trung ương ĐôngDương (1917), ngày 31/01/1922 thực dân Pháp đã ban hành Nghị định 22

về việc thành lập Sở lưu chiểu và quy định nộp lưu chiểu chính thức xuấtbản phẩm trên 5 xứ Đông Dương

Sở có nhiệm vụ thu nhận sách, báo, tạp chí, bản đồ được xuất bảntrên toàn cõi Đông Dương và biên soạn Danh mục ấn phẩm lưu chiểu năm.Nghị định 22 đánh dấu sự ra đời của chế độ lưu chiểu xuất bản phẩm ởViệt Nam nói riêng và ở toàn cõi Đông Dương nói chung

Sau Nghị định 22, thực dân Pháp còn ban hành thêm nhiều nghịđịnh, quy định nhằm cải tiến, hoàn thiện công cuộc vơ vét tài di sản vănhóa tinh thần của các nước Đông Dương như: Sắc lệnh ngày 29/01/1945;Nghị định ngày 12/10/1946 Tuy nhiên, cũng chính đây là những mốc lịch

17

Trang 18

sử rất quan trọng đánh dấu sự ra đời và cũng là nấc thang đưa công tác lưuchiểu của nước ta tiến lên như ngày nay.

Cách mạng tháng Tám năm 1945 thành công, Hồ chủ tịch thay mặtChính phủ lâm thời Việt Nam dân chủ cộng hòa ban hành Sắc lệnh 18-SLngày 31/01/1946 và Nghị định ngày 12/02/1946 quy đinh chế độ lưu chiểucủa Việt Nam Đây chính là một mốc lịch sử quan trọng của TVQGVN nóiriêng và chế độ nộp lưu chiểu của nước Việt Nam nói chung Nó là cơ sởnền tảng cho sự ra đời của Phòng lưu chiểu tại TVQGVN

Qua nhiều lần ban hành các văn bản pháp luật về công tác lưu chiểucủa nước ta có thay đổi về số lượng bản nộp lưu chiểu, cho đến năm 2004thông qua Luật xuất bản sửa đổi của Quốc hội nước Việt Nam quy địnhnhà xuất bản phải nộp 5 bản cho TVQG, trường hợp số lượng in dưới 3bản thì nộp 2 bản

Qua bao nhiêu năm tháng, hiện nay TVQGVN đã có một kho xuấtbản phẩm lưu chiểu đồ sộ có giá trị khoa học cao

 Công tác lưu chiểu đối với luận án tại Thư viện Quốc gia Việt Nam

Theo Quyết định số 401/TTG ra ngày 07/10/1976 của Thủ tướngchính phủ, TVQG VN với tư cách là trung tâm lưu trữ ấn phẩm quốc gialớn nhất trong cả nước, được nhà nước giao cho chức năng nhiệm vụ vàquyền hạn là thu nhận các luận án tiến sĩ và phó tiến sĩ (nay gọi là tiến sĩ)của người Việt Nam đã bảo vệ trong và ngoài nước

Tuy nhiên việc thực thi theo Quyết định pháp luật được thực hiệnchưa nghiêm chỉnh Có một phần nhỏ các nghiên cứu sinh sau khi bảo vệ

18

Trang 19

luận án đã không nộp lưu chiểu về cho Thư viện, đặc biệt là các nghiêncứu sinh bảo vệ ở các cơ sở phía Nam vẫn nộp luận án cho Thư việnThành phố Hồ Chí Minh.

Ngày 13/10/2004 Bộ GD&ĐT đã có Công văn số 8972/ĐH&SĐHquy định: “Các luận án sau khi bảo vệ thành công nộp cho TVQGVN – 31Tràng Thi – Hà Nội (kể cả luận án của nghiên cứu sinh thuộc cơ sở phíaNam) một bản luận án (đóng quyển và trên đĩa mềm) và có giấy biên nhậncủa TVQG VN trong hồ sơ cấp gửi vệ Bộ Giáo dục và đào tạo”

Vì vậy TVQG VN là thư viện duy nhất trong cả nước có bộ sưu tậptài liệu quý hiếm này

Trong những năm gần đây, trung bình mỗi năm TVQGVN thu nhậnkhoảng 1000 luận án tiến sĩ Số lượng luận án tiến sĩ nộp vào Thư viện quacác năm có xu hướng ngày càng tăng, thể hiện qua bảng số liệu sau:

19

Trang 20

Bảng 3

20

Trang 21

Như vậy so với thời điểm năm 1976, trong vòng 10 năm đến năm

1987, số lượng bản luận án tại TVQG đã tăng lên gấp 2 lần Đến năm

2002, trong khoảng 15 năm số lượng luận án tăng lên gấp 4 lần so với năm

1987 Mặc dù so với các loại hình tài liệu khác có ở thư viện thì số lượngnày là không nhiều, nhưng với tính chất đặc thù là tài liệu quý hiếm thì con

số đó là đáng kể

Điều này cho thấy cùng với sự đi lên của đất nước, trong những nămđổi mới, và những năm đất nước ta trong đà phát triển thì nền học vấn củanhân dân ta cũng tăng lên rõ rệt Từ năm 2002 cho đến thời điểm năm

2010, trong khoảng 8 năm đầy biến động của đất nước, số người đạt học vịtiến sĩ của nước ta cũng là một con số không nhỏ Nó được minh chứngbởi số lượng luận án nộp vào TVQG Con số đó đã tăng lên gần gấp đôi,đạt mức trên 15 nghìn luận án

Luận án tiến sĩ tại TVQG đa dạng về các môn loại khoa học, có sựphân bố giữa các ngành giữa lĩnh vực khoa học tự nhiên, khoa học kỹ thuật

và khoa học xã hội, thể hiện qua bảng số liệu thống kê dưới đây:

21

Trang 22

Bảng 4

22

Trang 23

23

Trang 24

Thủ tục giao nộp luận án tại TVQGVN như sau:

 Cơ quan trực tiếp thu nhận: Phòng lưu chiểu TVQGVN

 Hồ sơ giao nộp: Luận án; Bản tóm tắt luận án; Đĩa CD toàn văn luận

án Luận án phải kèm theo một số văn bản dưới dạng bản chính hoặcbản sao:

+ Bản nhận xét của Hội đồng phản biện+ Biên bản đánh giá luận án tiến sĩ cấp Nhà nước

+ Danh sách thành viên Hội đồng cấp nhà nước chấm luận

án tiến sĩ (có mặt trong buổi bảo vệ luận án tiến sĩ củanghiên cứu sinh)

+ Quyết định về việc thành lập Hội đồng cấp Nhà nướcchấm luận án tiến sĩ

+ Quyết nghị của Hội đồng cấp Nhà nước chấm luận ántiến sĩ

 Hình thức giao nộp: Trực tiếp hoặc qua đường thư tín

24

Trang 25

Sau khi đã giao nộp, Phòng Lưu chiểu có trách nhiệm cấp giấy biênnhận đã giao nộp (theo mẫu) Giấy biên nhận là một cơ sở pháp lý để BộGD&ĐT cấp bằng chứng nhận học vị tiến sĩ đối với nghiên cứu sinh.

Đối với luận án bảo vệ ở nước ngoài thì tác giả của luận án phải điềnđầy đủ thông tin vào một văn bản mẫu “Một số thông tin về luận án tiến sĩnộp tài TVQGVN” Nó tương đương với một bản dịch sang Tiếng Việtnhững thông tin chính của luận án Trước đây nghiên cứu sinh sau khi bảo

vệ thành công luận án tiến sĩ ở nước ngoài Khi giao nộp luận án choTVQG thì phải có một bản dịch kèm theo Nhưng nay thủ tục lưu chiểuluận án tại thư viện đã được rút ngắn đi một công đoạn, thuận tiện chonhững nghiên cứu sinh khi giao nộp luận án

Việc thu nhận luận án tiến sĩ tại TVQGVN có một ý nghĩa vô cùngquan trọng Nó không chỉ là việc lưu giữ những giá trị tri thức khoa học vàvăn hóa của đất nước mà còn phổ biến những tri thức khoa học và văn hóa

đó tới nhà nghiên cứu trong nước phục vụ cho công tác nghiên cứu và đàotạo của nước ta

2.1.2 Công tác xử lý luận án tại Thư viện Quốc gia Việt Nam

 Đăng ký, đóng dấu, dán nhãn cho luận án

Luận án sau khi được nhận về thư viện sẽ được đăng ký trực tiếptrên máy tính trong CSDL dành riêng cho lưu chiểu luận án Mỗi bản luận

án được xem là một đơn vị đăng ký độc lập Mỗi luận án được định một

số Số này là số lưu chiểu cũng là số đăng ký cá biệt của luận án

Số lưu chiểu của luận án là số thứ tự của luận án mà thư viện nhận

về theo từng năm Ký hiệu xếp giá của luận án lưu trữ tại TVQGVN được

25

Trang 26

thống nhất là LA và hai số Ả rập (năm lưu chiểu luận án) Chẳng hạn luận

án lưu chiểu năm 2011 thì sẽ có ký hiệu xếp giá là LA11

Một số đăng ký cá biệt đầy đủ cho một tài liệu luận án bao gồm kýhiệu kho + số lưu chiểu + số bản

Số đăng ký cá biệt được in trên nhãn có tên TVQGVN và mã vạch

để kiểm soát nguồn tài liệu thông qua việc quét mã vạch Nhãn được dánphía trên cùng phía bên trái của luận án, tóm tắt luận án và trên mặt saucủa đĩa CD

Cũng giống như các loại tài liệu dạng in ấn khác trong thư viện, luận

án khi được nhận lưu chiểu thì đều được đóng dấu xác nhận là thuộc chủquyền của thư viện Dấu của thư viện được đóng vào trang tên luận án vàtrang thứ 17 Bên cạnh dấu đỏ của thư viện ghi số đăng ký cá biệt

Việc đăng ký, dãn nhãn cho tài liệu nói chung và luận án nói riênggiúp cho cán bộ thư viện có được cái nhìn khái quát về tài liệu luận án: sốthứ tự luận án, tổng số luận án qua từng năm Và giúp cho bạn đọc có thểtra cứu luận án qua số đăng ký cá biệt

26

Trang 27

 Xử lý hình thức và nội dung luận án

Xử lý hình thức và nội dung luận án bao gồm các công việc: mô tảthư mục cho luận án, định ký hiệu phân loại cho luận án, làm tóm tắt luận

án và định từ khóa cho luận án Trước đây việc mô tả thư mục cho luận ánđược tiến hành ở phòng Lưu chiểu, song hiện nay, toàn bộ công việc xử lýluận án cả về nội dung và hình thức đều được tiến hành tại phòng Biênmục và Phân loại

Trước năm 2004 việc biên mục mô tả tài liệu ở TVQG VN là theoISBD và xử lý dữ liệu trên phần mềm CDS/ISIS, đến khoảng giữa tháng10/2004 TVQG đã áp dụng chuẩn MARC21 để mô tả xử lý dữ liệu theophần mềm ILIB với các module cơ bản: bổ sung, biên mục, lưu thông,quản lí kho, opac, quản trị hệ thống do công ty máy tính CMC cung cấp

Khổ mẫu MARC21 rút gọn có cấu trúc và chỉ thị hỗ trợ công tácbiên mục, cấu tạo của biểu ghi rõ ràng, các trường được giải thích ngaybên dưới khi kích chuột vào khiến cho việc nhận dạng những thông tin vềtài liệu dễ dàng Đây là bước tiến vượt bậc về nghiệp vụ thông tin thư viện

(xem hình ảnh 1 – phụ lục 2)

Riêng với luận án, cũng giống như tài liệu dạng sách, tuy nhiên làmột loại hình tài liệu quý hiếm không công bố nên một số trường dữ liệuđược cải tiến sao cho thuận lợi trong quá trình xử lý luận án

Mô tả thư mục cho luận án

Mô tả thư mục luận án là việc lựa chọn những chi tiết đặc trưng củaluận án và trình bày chúng theo quy tắc nhất định giúp bạn đọc có được

27

Trang 28

những thông tin sơ bộ về nội dung, hình thức và ý nghĩa của luận án trướckhi tiếp xúc với luận án đó.

Luận án tại TVQGVN được mô tả theo quy tắc ISBD như sau:

Tiêu đề mô tả (Tên tác giả)Nhan đề luận án : Loại luận án: Chuyên ngành luận án : Mã sốchuyên ngành luận án / Tác giả luận án - Nơi bảo vệ luận án, Nămbảo vệ luận án - Số trang + Tài liệu kèm theo

Ví dụ:

Trần Thanh PhươngTác động của cuộc cách mạng khoa học công nghệ đối với nềnkinh tế các nước tư bản phát triển - một số gợi mở về thời cơ vàthách thức đối với Việt Nam : LAPTSKH Kinh tế: 5.02.02 / TrầnThanh Phương - H., 1997 - 183tr ; 32cm + 1tt

Định ký hiệu phân loại cho luận án

Phân loại tài liệu là phản ánh nội dung tài liệu theo các môn loạikhoa học được mã hóa thành các chỉ số, ký hiệu theo quy định của mộtbảng phân loại nào đó Việc phân loại sẽ giúp cho bạn đọc nhanh chóngtiếp cận tài liệu theo chủ đề

Đối với luận án tiến sĩ thì phân loại cũng giống như các tài liệuthông thường khác, TVQGVN trước đây sử dụng bảng phân loại BBK Bắtđầu từ năm 2007, thư viện sử dụng bảng phân loại DDC 14 để phân loại tàiliệu

28

Trang 29

Thư viện áp dụng phân loại tài liệu mới theo DDC14, song song vớiviệc chuyển đổi hồi cố CSDL và các kho tài liệu cũ theo phương phápcuốn chiếu dần từng năm, không gây ảnh hưởng đến công tác phục vụ bạnđọc hàng ngày, những vấn đề vướng mắc phải được nghiên cứu, giải quyếtngay hàng tháng.

Với luận án tiếng nước ngoài thì bài tóm tắt vẫn dùng tiếng Việt,điều này rất thuận lợi cho những bạn đọc có trình độ ngoại ngữ chưa thôngthạo, không phải mất nhiều thời gian mà vẫn có được đầy đủ nội dungchính của luận án mình cần tìm đọc Đối với cán bộ thư viện, bài tóm tắt sẽ

hỗ trợ họ trong việc cung cấp những nội dung khái quát về một tài liệu chobạn đọc khi bạn đọc có nhu cầu tìm hiểu nhưng chưa tìm được

Để có thể làm tóm tắt cho các luận án, các cán bộ làm công tác nàyphải đọc qua bản tóm tắt luận án, đọc mục lục, lời giới thiệu, và nếu cầnthiết phải đọc lướt qua chính văn để thâu lược những nội dung chính một

29

Trang 30

cách ngắn gọn nhất mà vẫn bao quát được toàn bộ nội dung của luận án.Việc làm này mất nhiều thời gian và công sức, đòi hỏi người làm tóm tắtphải có kỹ năng phân tích, nắm bắt và tổng hợp, có kiến thức về các ngônngữ Bởi vì yêu cầu của bài tóm tắt không phải chỉ phản ánh chính xác,đầy đủ và khách quan nội dung của luận án, mà nó còn phải mang tínhkhoa học và tư tưởng cao.

Định từ khóa cho luận án

Từ khóa là một dạng của ngôn ngữ tìm tin dùng để diễn đạt nội dungchủ yếu của tài liệu Tập hợp các từ khóa của một tài liệu gọi là mẫu tìmtrong CSDL Định từ khóa là mô tả nội dung tài liệu bằng một tập hợp các

từ các từ hoặc các cụm từ đủ nghĩa của ngôn ngữ tự nhiên đặc trưng chotài liệu để có thể tìm được tài liệu đó khi có một yêu cầu tin chứa từ hoặccụm từ đó

30

Định dạng
Số trang	61
Dung lượng	288,5 KB