tiểu luận: Tìm hiểu công tác văn thư lưu trữ tại công ty urenco – hà nội

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài: 1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề: 2 3. Mục tiêu nghiên cứu: 2 4. Đối tượng nghiên cứu: 2 5. Phạm vi nghiên cứu: 2 6. Phương pháp nghiên cứu: 2 7. Bố cục đề tài: 2 Chương 1. MỘT SỐ VẤN ĐỀ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ VÀ KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY URENCO 4 1.1: Công tác văn thư 4 1.1.1: Khái niệm về công tác văn thư: 4 1.1.2 : Nội dung về công tác văn thư : 4 1.1.3: Yêu cầu về công tác văn thư: 5 1.2 : Công tác lưu trữ : 5 1.2.1: Khái niệm về công tác lưu trữ: 5 1.2.2 : Nội dung về công tác lưu trữ: 6 1.2.3 : Tính chất của công tác lưu trữ : 6 1.3: Một số nét khái quát về công ty Urenco – Hà Nội 7 1.3.1: Thông tin chung 7 1.3.2: Cơ cấu tổ chức: 8 Tiểu kết 9 Chương 2:CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY URENCO 10 2.1: Thực trạng công tác văn thư – lưu trữ tại công ty Urenco 10 2.1.1: Công tác văn thư 10 2.1.2: Công tác lưu trữ: 19 2.2: Đánh giá về ưu điểm, nhược điểm trong công tác văn thư lưu trữ tại Công ty Urenco – Hà Nội: 26 2.2.1: Ưu điểm: 26 2.2.2: Nhược điểm: 27 Tiểu kết 27 Chương 3:MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ Ở CÔNG TY URENCO 28 3.1: Tăng cường: 28 3.2: Sửa chữa: 30 3.3: Các kiến nghị biện pháp khắc phục: 31 Tiểu kết 31 KẾT LUẬN 32 TÀI LIỆU THAM KHẢO 34 PHỤ LỤC 35  

LỜI CAM ĐOAN

Tôi thực hiện bài tiểu luân với tên đề tài “Tìm hiểu công tác Văn thư lưu trữ tại công ty Urenco – Hà Nội”

Tôi xin cam đoan đây là bài tiểu luận của riêng tôi không hề sao chép của ai cả Mọi thông tin đã trình bày trong đề tài là trung thực

Sinh viên thực hiện

LỜI CẢM ƠN

Trước hết, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới các thầy cô, đặc biệt đối với TS Bùi Thị Ánh Vân đã tận tâm, giúp đỡ tận tình trong quá trình tôi thực hiện đề tài

Để hoàn thành đề tài này, trong quá trình khảo sát thực tế, thu thập và tổng hợp thông tin, tôi đã nhận được sự giúp đỡ tận tình từ ban lãnh đạo, cán bộ văn thư – lưu trữ của Công ty Urenco – Hà Nội

Tôi xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC

lý, sản xuất, kinh doanh.

Công ty Urenco – Hà Nội về công tác văn thư – lưu trữ đang có những vấn đề bất cập nên tôi đã tìm hiểu để góp phần hỗ trợ cho sự phát triển của Công

ty Urenco Do đó tôi quyết định chọn vấn đề “Tìm hiểu công tác Văn thư lưu trữ tại công ty Urenco – Hà Nội” làm đề tài cho bài tiểu luận của mình

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề:

Đã có sách giáo trình “Nghiệp vụ công tác văn thư” ( của trường Cao đẳng Nội Vụ Hà Nội, NXB Giao thông vận tải) và giáo trình “Giáo trình lưu trữ” ( của trường Cao đẳng Nội Vụ Hà Nội, NXB Giao thông vận tải, Hà Nội – 2009) đã cung cấp cho tôi những luận cứ lý thuyết hết sức cặn kẽ, minh họa sinh động, phong phú

3 Mục tiêu nghiên cứu:

Sáng tỏ những lý thuyết văn thư – lưu trữ mà tôi đã được học, chứng minh

sự đúng đắn của lý thuyết đó

Tìm ra một số giải pháp để góp phần hỗ trợ cho sự phát triển của Công ty Urenco

4 Đối tượng nghiên cứu:

Đối tượng nghiên cứu của bài tiểu luận là công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Urenco – Hà Nội

5 Phạm vi nghiên cứu:

Nghiên cứu công tác văn thư tại Công ty Urenco:

- Thời gian nghiên cứu: năm 2014-2015

- Phạm vi không gian: Tại Công ty Urenco – Hà Nội

- Phạm vi thời gian thực hiện: Từ tháng 8 đến tháng 11 năm 2015

6 Phương pháp nghiên cứu:

- Chương 3: Một số giải pháp để nâng cao hiệu quả của công tác văn thư – lưu trữ ở Công ty Urenco.

Chương 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ

VÀ KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY URENCO1.1: Công tác văn thư

1.1.1: Khái niệm về công tác văn thư:

Hiện nay có nhiều quan niệm khác nhau về công tác văn thư Nhưng có hai khuynh hướng đáng chú ý là:

- Công tác văn thư là công tác tổ chức giải quyết và quản lí văn bản giấy

tờ trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp Theo khuynh hướng này thì công tác văn thư bao gồm hai nội dung chủ yếu: tổ chức giải quyết văn bản và quản lí quy trình chuyển giao văn bản trong cơ quan, tổ chức

- Công tác văn thư là toàn bộ công việc về soạn thảo và ban hành văn bản trong các cơ quan tổ chức, tổ chức và quản lí văn bản trong các cơ quan đó

Theo khuynh hướng này thì công tác văn thư được quan niệm rộng hơn

Tóm lại: “ Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan Đảng, cơ quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, đơn vị

vũ trang nhân dân (dưới đây gọi chung là các cơ quan, tổ chức ).” [ 7; Tr.7 ]

1.1.2 : Nội dung về công tác văn thư :

Công tác văn thư gồm 3 nội dung công việc sau đây :

-Thứ hai, quản lý và giải quyết văn bản

Quản lý và giải quyết văn bản đến;

Quản lý và giải quyết văn bản đi;

Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

-Thứ ba, quản lý và sử dụng con dấu

Các loại con dấu;

Quản lý con dấu;

Sử dụng con dấu

1.1.3: Yêu cầu về công tác văn thư:

Quá trình thực hiện công tác văn thư phải đảm bảo các yêu cầu sau đây :

- Nhanh chóng : Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản kịp thời góp phần hoàn thành tốt công việc của cơ quan

- Chính xác : Tất cả các khâu từ tiếp nhận văn bản đến soạn thảo văn bản,

ký duyệt văn bản, vào sổ, đánh máy, chuyển giao văn bản đều phải được thực hiện theo đúng quy trình, đúng nguyên tắc và đối tượng

- Bí mật : Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan đều thuộc phạm vi bí mật của cơ quan, của Nhà nước Vì vậy trong quá trình tiếp nhận, nhân bản, gửi, phát hành, bảo quản các văn bản đều phải bảo đảm bí mật

- Hiện đại : Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng các phương tiện và kĩ thuật văn phòng hiện đại Vì vậy, yêu cầu hiện đại hóa công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đề bảo đảm cho công tác quản lí Nhà nước nói chung và mỗi cơ quan nói riêng có năng suất chất lượng cao Hiện đại hóa công tác văn thư ngày nay tuy đã trở thành một nhu cầu cấp bách, nhưng phải tiến hành từng bước, phù hợp với điều kiện cụ thể của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp Cần tránh tư tưởng bảo thủ, lạc hậu coi thường việc áp dụng tiến bộ của khoa học kĩ thuật, các phát minh sáng chế có liên quan đến việc tăng cường hiệu quả công tác văn thư

1.2 : Công tác lưu trữ :

1.2.1: Khái niệm về công tác lưu trữ:

Hiện nay có nhiều quan niệm khác nhau về công tác lưu trữ Nhưng có 3 khuynh hướng đáng chú ý là :

- Công tác lưu trữ là khâu cuối cùng của quá trình xử lý thông tin Tất cả những văn bản đến đã qua xử lý, bản lưu của văn bản đi và những hồ sơ tài liệu liên quan đều phải được chuyển vào lưu trữ

- Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nước bao gồm tấc cả những vấn đề lý luận thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân.

- Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản

và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ xã hội Vì thế công tác lưu trữ là một mắt xích không thể thiếu trong hoạt động của bộ máy Nhà nước

Tóm lại, “ Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan đến việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân.”[ 4; Tr.17 ]

1.2.2 : Nội dung về công tác lưu trữ:

Công tác lưu trữ gồm 3 nội dung sau đây :

- Hoạt động nghiệp vụ: thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ

- Hoạt động quản lý: soạn thảo, ban hành các văn bản quy phạm pháp luật để quản lý nhà nước về lưu trữ, tổ chức kiểm tra, hướng dẫn thực hiện các quy định của nhà nước về lưu trữ;

- Tổ chức nghiên cứu khoa học lưu trữ, đào tạo cán bộ lưu trữ,hợp tác quốc tế về lưu trữ

1.2.3 : Tính chất của công tác lưu trữ :

- Tính chất khoa học:

Nghiên cứu tìm ra các quy luật hoạt động xã hội được phản ánh vào tài liệu lưu trữ, xây dựng hệ thống lý luận về lưu trữ để thực hiện các nội dung chuyên môn của công tác lưu trữ như phân loại, xác định giá trị.thu nhập và bổ sung tài liệu, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ v.v…

Mỗi quy trình nghiệp vụ lưu trữ của mỗi loại hình tài liệu lưu trữ đều có những đặc thù của nó Khoa học lưu trữ phải tìm tòi, phát hiện ra đặc điểm cụ thể của từng loại hình tài liệu lưu trữ và đề ra cách chính xác cách tổ chức khoa học cho từng loại hình tài liệu

Khoa học lưu trữ phải được nghiên cứu kế thừa các kết quả nghiên cứu khoa học của các ngành khác để áp dụng hữu hiệu vào các quy trình nghiệp vụ lưu trữ

Để quản lý thống nhất các lĩnh vực nghiệp vụ lưu trữ, công tác tiêu chuẩn hóa trong lưu trữ cũng phải nghiên cứu một cách đầy đủ.

- Tính chất cơ mật:

Về lý thuyết, tài liệu lưu trữ có giá trị lịch sử, được sử dụng rộng rãi phục vụ nghiên cứu lịch sử, giúp cho mọi hoạt động xã hội Tuy nhiên một số tài liệu lưu trữ vẫn còn chứa đựng nhiều nội dung về bí mật quốc gia, do đó kẻ thù tìm mọi thủ đoạn, âm mưu để đánh cắp các bí mật quốc gia trong tài liệu lưu trữ

Vì vậy các nguyên tắc, chế độ trong công tác lưu trữ phải thể hiện đầy đủ tính chất bảo vệ các nội dung cơ mật của tài liệu; cán bộ lưu trữ phải là những người giác ngộ quyền lợi giai cấp vô sản, quyền lợi dân tộc, luôn cảnh giác cách mạng,

có ý thức tổ chức kỷ luật, chấp hành nghiêm chỉnh các quy chế bảo mật tài liệu lưu trữ của Đảng và Nhà nước

1.3: Một số nét khái quát về công ty Urenco – Hà Nội

1.3.1: Thông tin chung

Công ty TNHH Một thành viên Môi trường Đô thị Hà Nội (URENCO) là doanh nghiệp nhà nước trực thuộc UBND thành phố Hà Nội, là doanh nghiệp chính chịu trách nhiệm quản lý môi trường, thu gom, vận chuyển và xử lý chất thải đô thị trên địa bàn Hà Nội, cung ứng các dịch vụ vệ sinh môi trường đô thị

và khu công nghiệp trên phạm vi toàn quốc

Tên giao dịch Quốc tế: Urban Environment Company – URENCO

Urenco phụ trách thu gom, vận chuyển và xử lý chất thải ở 4 Quận trung tâm của thành phố Hà Nội là Hoàn Kiếm, Ba Đình, Đống Đa và Hai Bà Trưng Với khối lượng rác thải sinh hoạt thu gom trung bình là 3.500 tấn/ngày

Không chỉ phụ trách thu gom rác thải sinh hoạt phát sinh hàng ngày Urenco còn là công ty hàng đầu về thu gom, xử lý các loại chất thải khác như chất thải xây dựng, chất thải Công nghiệp, chất thải Y tế nguy hại và phân bùn

bể phốt

Urenco được Thành phố cho phép hoạt động theo mô hình Công ty mẹ - công ty con từ năm 2011 Hiện nay Urenco có tất cả 16 đơn vị thành viên với hơn 3500 cán bộ công nhân viên - lao động

Được thành lập từ năm 1960, với hơn 50 năm kinh nghiệm của mình, Urenco không chỉ là thương hiệu hàng đầu Việt Nam về quản lý môi trường đô thị và công nghiệp mà đã vươn xa ra tầm quốc tế Vinh dự được Đảng và nhà nước trao tặng danh hiệu Anh hùng lao động thời kỳ đổi mới và nhiều danh hiệu, huân chương cao quý khác.

Hiện nay, Urenco là thành viên thường trực của Hiệp hội Môi trường Đô thị Việt Nam (VUREIA), thường xuyên tham gia tư vấn cho nhà nước về chính sách, pháp luật, nghị định, quy hoạch…chuyên ngành môi trường đô thị và công nghiệp; phối hợp với các đối tác trong và ngoài nước tổ chức các cuộc hội thảo, hội nghị, thăm quan học tập…nhằm trao đổi kinh nghiệm, phổ biến các kiến thức quản lý hiệu quả và áp dụng công nghệ kỹ thuật tiên tiến trong lĩnh vực môi trường

và quản lý chất lượng, ban Quản lý dự án

Các xí nghiệp thành viên: chi nhánh Ba đình – Urenco 1, chi nhánh Hoàn Kiếm – Urenco 2, chi nhánh Hai Bà Trưng – Urenco 3, chi nhánh Đống Đa – Urenco 4, chi nhánh Long Biên – Urenco 6, chi nhánh Cầu Diễn – Urenco 7, chi nhánh Nam Sơn – Urenco 8, Văn phòng Đại diện tại TP Đà Nẵng

Các công ty con : công ty Cổ phần Môi trường Tây Đô – Urenco 5, công

ty CP Công nghiệp Môi trường Phú Minh – Urenco 9, công ty CP Môi trường Công nghiệp Bắc Sơn – Urenco 10, công ty CP Môi trường Công nghiệp và Đô thị Đại Đồng – Urenco 11, công ty CP Kỹ nghệ Môi trường Việt Nam – Urenco

12, công ty CP Vật tư thiết bị Môi trường- Urenco 13, công ty CP Đầu tư và Phát triển Môi trường – Urenco 14.

Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty Urenco – Hà Nội ( xem Phụ lục 1 )

* Tiểu kết : Có thể khẳng định, công tác văn thư, lưu trữ có vai trò rất

quan trọng đối với tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội Đặc biệt, trong quá trình hoạt động công ty đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết Bởi đây

là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị rất cao Bên cạnh việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng thì việc lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn nhiều Do đó , công tác này đóng vai trò không thể thiếu đối vơi công ty Urenco

– Hà Nội

Chương 2:

CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY URENCO

2.1: Thực trạng công tác văn thư – lưu trữ tại công ty Urenco

2.1.1: Công tác văn thư

2.1.1.1: Công tác soạn thảo và ban hành văn bản:

- Về hình thức văn bản:

Hiện nay, các văn bản mà công ty Urenco ban hành chủ yếu là văn bản hành chính gồm: quyết định, chỉ thị, thông báo, báo cáo, kế hoạch, công văn, tờ trình, các loại hợp đồng, giấy mời, giấy giới thiệu, vv…

- Về thể thức văn bản:

Công ty Urenco đã áp dụng theo đúng Thông tư số 01/2011/TT- BNV của

Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản hành chính trong công tác xây dựng và ban hành văn bản

- Công tác soạn thảo văn bản: Khi tiến hành soạn thảo và ban hành văn bản, công ty Urenco tiến hành theo các bước sau:

+ Thứ nhất là xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo.

+ Thứ hai là thu nhập, xử lý thong tin có liên quan đến văn bản cần soạn thảo.

+ Thứ ba là soạn thảo văn bản bao gồm các công việc sau xây dựng đề cương công việc, viết bản thảo.

+ Thứ tư, duyệt bản thảo, chỉnh sửa bản thảo.

+ Thứ năm, đánh máy, nhân bản văn bản.

+ Thứ sáu, kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành.

+ Thứ bảy, ký văn bản

+ Thứ tám, ban hành văn bản.

2.1.1.2: Quản lý văn bản đi:

Quy trình tổ chức quản lý văn bản đi ở Phòng Kế hoạch tổng hợp bao gồm các công việc sau:

Trước tiên, kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản:

Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản nhằm mục đích: đảm bảo các văn bản của Công ty ban hành ra trình bày đẹp, chính xác, đúng tiêu chuẩn mà Nhà nước quy định ; giúp xử lý và giải quyết công việc của Công

ty được nhanh chóng, hiệu quả, chính xác Kiểm tra trước khi trình ký chính

thức và làm thủ tục phát hành, cán bộ văn thư là người kiểm tra thẩm quyền ký văn bản

Trước khi cán bộ văn thư chuyên trách đóng dấu phát hành văn bản sẽ soát lại lần cuối tất cả các yếu tố về thể thức văn bản,kiểm tra các thành phần thể thức bổ sung,kiểm tra hình thức văn bản xem có trường hợp sai sót hay không Nếu có, cán bộ văn thư kịp thời thông báo cho đơn vị soạn thảo biết để cùng sửa chữa khắc phục, khi có khó khăn sẽ báo cáo Chánh văn phòng hoặc người có trách nhiệm xem xét và quyết định

Thứ hai, ghi số và ngày tháng văn bản.

Ghi số và ngày tháng văn bản nhằm mục đích giúp cho việc quản lý, tra tìm, sắp xếp văn bản được thuận lợi, dễ dàng Mỗi văn bản được ghi một số và ngày tháng nhất định

Số của văn bản chính là số thứ tự đăng ký văn bản do Công ty ban hành trong một năm, được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm

và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm Riêng với văn bản mật, số được ghi

và đăng ký riêng

Thứ ba, đóng dấu cơ quan và đóng dấu chỉ mức độ khẩn.

Việc đóng dấu lên chữ ký; đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản; đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định tại Nghị định số 110/2004/ND-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư

Việc đóng dấu chỉ mức độ khẩn trên văn bản được thực hiện theo quy định tại điểm a khoản 10 Mục II của Thông tư liên tịch số 55

Khi đóng dấu cán bộ văn thư cần thực hiện theo đúng nguyên tắc: Dấu đóng phải rõ rang, ngay ngắn, đúng chiều và dung đúng mực dấu quy định; chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền ; không được đóng dấu không chỉ; đóng dấu giáp lai, dấu nổi, dấu ướt lên đúng loại văn bản Đóng các loại dấu khác: Dấu mật, dấu thu hồi, vv…

Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký

về phía bên trái

Dấu được cán bộ văn thư bảo quản trong hòm có khóa chắc chắn trong cũng như ngoài giờ làm việc, thường xuyên vệ sinh sạch sẽ và sử dụng dấu theo đúng quy định của pháp luật.

Thứ tư, đăng ký văn bản đi.

Đây là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển giao văn bản đến các đối tượng có liên quan nhằm mục đích: thuận tiện cho việc quản lý và bảo quản; tra tìm văn bản được nhanh chóng, dễ dàng; tạo điều kiện thuận lợi cho việc thống kê, theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản

Tất cả các văn bản đi của Công ty đều được đăng ký vào sổ theo mẫu in sẵn một cách rõ ràng, đúng và đầy đủ các cột, mục theo quy định của Nhà nước

Công ty Urenco – Hà Nội áp dụng hai phương tiện đăng ký văn bản đi, đó

là đăng ký bằng sổ và đăng ký bằng máy tính

- Đăng ký văn bản đi bằng sổ (phương pháp thủ công): Sổ đăng kí văn bản được

in sẵn theo quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước

Mẫu bìa và phần đăng ký bên trong sổ đăng ký văn bản đi ( xem phụ lục 2 ).

- Đăng ký văn bản đi bằng máy tính: có phần mềm quản lý những văn bản và chuẩn những thông tin đầu vào theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước

Thứ năm, chuyển giao văn bản đi.

Tất cả các văn bản đi của Công ty ban hành ra được gửi tới đối tượng liên quan đều đảm bảo nguyên tắc chính xác, đúng đối tượng và kịp thời

Trước khi chuyển đến cho các đối tượng có •ien quan thì văn bản của công ty phải được để trong bì cẩn thận nhằm tránh thất lạc và tiết lộ thông tin Phong bì gửi văn bản được làm bằng loại giấy dày, dai, bền, khó thấm nước Cán

bộ văn thư sau khi lựa chọn bì thì sẽ trình bày bì; cho văn bản vào bì; dán bì; dán tem; viết bì; ghi số, kí hiệu văn bản cần gửi;ghi tên cơ quan, đơn vị, hoặc chức danh và ghi rõ địa chỉ; đóng dấu chỉ mức độ mật, khẩn trên bì (nếu có)

•Sau khi có chữ ký, được đóng dấu, ghi số, ký hiệu, ngày tháng và đăng

ký vào sổ thì văn bản phải được gửi ngay đến các đối tượng có liên quan Văn

bản có thể gửi trực tiếp nhưng thường là gửi theo đường bưu điện Dù gửi trực tiếp hay qua bưu điện đều phải lập sổ chuyển giao văn bản.

Đối với chuyển giao văn bản trong nội bộ cơ quan và trực tiếp thì đăng ký vào sổ “ Chuyển giao văn bản đi ”

Mẫu sổ chuyển giao văn bản đi ( xem Phụ lục 3 ).

Đối với chuyển giao qua bưu điện thì đăng ký sổ: “ Gửi văn bản đi bưu điện ”

Mẫu sổ gửi văn bản đi bưu điện (xem Phụ lục 4 ).

Thứ sáu, sắp xếp, bảo quản và phục vụ sử dụng bản lưu.

Tất cả văn bản đi có đóng dấu và đăng ký số tại bộ phận văn thư đều được lưu một bản tại bộ phận văn thư Bản lưu tại văn thư là bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền

Đối với các loại hợp đồng lưu một bản lưu tại bộ phận văn thư Bản lưu văn bản đi tại văn thư Công ty và văn thư đơn vị phải được sắp xếp theo thứ tự đăng ký và lập hồ sơ theo quy định hiện hành

Bản lưu được cán bộ văn thư sắp xếp cẩn thận, khoa học, dễ tra tìm Trong quá trình phục vụ sử dụng bản lưu, cán bộ văn thư đã lập sổ theo dõi

2.1.1.3: Quản lý văn bản đến:

Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến tại Phòng Kế hoạch Tổng hợp bao gồm những công việc sau:

Thứ nhất, tiếp nhận và kiểm tra bì văn bản đến.

Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, kể cả bản fax, cán bộ văn thư kiểm tra sơ bộ về số lượng tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có); đối với văn bản đến: kiểm tra, đối chiếu trước khi ký nhận

Khi kiểm tra thấy thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển muộn hơn thời gian ghi trên bao bì cán bộ văn thư báo cáo cho Trưởng phòng xem xét và giải quyết, trong trường hợp cần thiết có thể lập biên bản

Kiểm tra khi tiếp nhận nhằm tránh những sai sót, giúp cho xử lý, giải quyết văn bản được nhanh chóng, kịp thời, chính xác

Thứ hai, phân loại, bóc bì, đóng dấu đến.

Văn bản đến Phòng Kế hoạch tổng hợp được chia làm hai loại:

- Loại bì văn thư được bóc: Văn bản gửi chung cho Công ty

- Loại bì văn thư không được bóc: Văn bản gửi cho đơn vị, cá nhân, đoàn thể

Đối với văn bản mật, việc tiếp nhận bóc bì được thực hiện đúng theo quy định tại Thông tư số 12 ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công An hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ

Bóc bì văn bản đến:

- Khi bóc bì: Bì có đóng dấu mức độ khẩn được bóc ngay sau nhận để giải quyết,

xử lý kịp thời, không làm rách, làm mất chữ của văn bản, tài liệu, địa chỉ nơi gửi, dấu của bưu điện phải giữ lại để tiện cho việc kiểm tra khi cần thiết

- Đối với đơn thư khiếu nại, tố cáo, thư nặc danh và những văn bản kiểm tra xác minh một vấn đề gì đó hoặc những văn bản mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng của văn bản hay có gì bất thường, cần phải giữ lại bì ghim kèm theo văn bản đó để làm bằng chứng

Đóng dấu đến: Tất cả các văn bản đến thuộc diện đăng kí tại văn thư đều phải đóng dấu “Đến”, ghi số đến, ngày đến Đối với văn bản chuyển qua máy fax sẽ photo trước khi đóng dấu đến; đối với văn bản chuyển qua mạng trong trường hợp cần thiết có thể in ra; đối với văn bản đến không thuộc diện đăng kí tại văn thư thì không phải đóng dấu đến mà chuyển cho các cá nhân, đơn vị có nhiệm vụ giải quyết xử lý văn bản

Mẫu dấu đến ( xem Phụ lục 5 )

Thứ ba, đăng ký văn bản đến

- Tất cả các văn bản đến Văn phòng Công ty đều được đăng kí quản lý thống nhất tại bộ phận văn thư trước khi chuyển đến các đơn vị cá nhân có trách nhiệm xử lý Đăng kí theo đúng các quy định của Nhà nước (sổ đăng kí văn bản đến do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành) Đăng kí bằng sổ rõ , chính xác, không dùng bút chì, không dập xóa, viết tắt những từ ít thông dụng

- Công ty Urenco – Hà Nội áp dụng hai phương tiện đăng ký văn bản đến,

đó là đăng ký bằng sổ và đăng ký bằng máy tính

Theo Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến; phòng Kế hoạch Tổng hợp (thuộc Công ty Urenco) có các sổ sau:

+ Sổ đăng kí văn bản đến các cơ quan, tổ chức: Dùng để đăng những văn bản của các cơ quan, tổ chức gửi đến Công ty;

+ Sổ đăng kí văn bản đến các cơ quan Trung ương: Đăng ký văn bản đến

từ các cơ quan Trung ương;

+ Sổ đăng kí văn bản mật đến: Đăng ký văn bản đến có mức độ mật như mật, tuyệt mật, tối mật

Mẫu sổ đăng ký văn bản đến ( xem Phụ lục 6)

Đăng kí bằng máy tính: Thực hiện theo Công văn số 608/NTNN-TTNC ngày 19 tháng 11 năm 1999 của Cục Lưu trữ Nhà nước Hướng dẫn ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư, lưu trữ

Thứ tư, trình văn bản đến.

Tất cả các văn bản đến, sau khi đã đăng ký, cán bộ văn thư trình cho Lãnh đạo Công ty xem xét, cho ý kiến chỉ đạo về việc giải quyết văn bản đến Cán bộ văn thư căn cứ vào đó nhằm chuyển đến đúng nơi nhận giải quyết và các đơn vị cá nhân sẽ căn cứ vào đó để giải quyết công việc

Thứ năm, sao văn bản đến.

Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo việc giải quyết và sao văn bản của Chủ tịch công ty, cán bộ văn thư thực hiện việc sao văn bản

Sao văn bản gồm có hai phương pháp:

- Sao phô tô copy: là bản sao chụp lại toàn bộ văn bản, kể cả con dấu Những bản sao photo không có chữ kí và dấu của Công ty và Văn phòng Công

ty thì chỉ có giá trị thông tin trong nội bộ Công ty, mang tính chất tham khảo, không có giá trị pháp lý

- Sao đánh máy văn bản bao gồm: sao y bản chính, sao lục và trích sao

Thứ sáu, chuyển giao văn bản đến.

Văn thư có trách nhiệm chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân

giải quyết Khi chuyển sang cho các đơn vị, cá nhân phải đăng kí vào sổ chuyển giao văn bản đến và yêu cầu người nhận kí nhận vào “sổ chuyển giao văn bản đến”

Mẫu sổ chuyển giao văn bản đến ( xem Phụ lục 7 ).

Đối với văn bản mật, mẫu sổ tương tự sổ chuyển giao văn bản đến (thường) nhưng thêm cột “mức độ mật” sau cột “số đến”

Thứ bảy, giải quyết và theo dõi,đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

Đây là khâu quan trọng trong công tác văn thư

Khi nhận văn bản, các đơn vị, cá nhân có nhiệm vụ giải quyết kịp thời, chính xác các văn bản đến (những văn bản có đóng dấu mức độ khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc cần giải quyết khẩn trương, không được chậm trễ) Khi giải quyết văn bản các cá nhân có ý kiến đề xuất thì phải ghi vào phiếu giải quyết công việc

Theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến nhằm nâng cao hiệu quả giải quyết công việc của công ty

- Chánh Văn phòng là người trực tiếp giúp Lãnh đạo Công ty theo dõi, kiểm tra, đôn đốc và tổng hợp tình hình giải quyết văn bản đến của Công ty

- Trưởng các đơn vị, tổ chức của Công ty có trách nhiệm kiểm tra việc giải quyết văn bản có chính xác, đúng thủ tục chưa; kiểm tra, đôn đốc các cá nhân thực hiện nhiệm vụ của mình

- Cán bộ văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu về văn bản đến, bao gồm: Tổng số văn bản đến, văn bản đến đã được giải quyết, văn bản đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết để báo cáo Lãnh đạo Công ty xử lý Để theo dõi giải quyết văn bản, cán bộ văn thư đã lập sổ “ Sổ theo dõi giải quyết văn bản đến”

2.1.1.4: Quản lý và sử dụng con dấu:

Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư của Công ty Urenco – Hà Nội được thực hiện theo Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 về xử lý và sử dụng con dấu

Con dấu của Công ty được giao cho cán bộ văn thư (Phòng Kế hoạch tổng hợp) trực tiếp quản lý, đóng dấu tại cơ quan và chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Công ty về việc sử dụng dấu

Công tác quản lý và sử dụng con dấu được thực hiện tốt, cán bộ văn thư tuân thủ theo đúng nguyên tắc, quy định, dấu được bảo quản an toàn và vệ sinh sạch sẽ thường xuyên

2.1.1.5: Lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ Công ty:

Lập hồ sơ chính là “quá trình tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành hồ sơ trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo các nguyên tắc và phương pháp quy định.”[ 4 ; Tr 112 ]

Lập hồ sơ là một nội dung quan trọng cuối cùng của công tác văn thư; là mắt xích nối liền công tác văn thư với công tác lưu trữ và có ảnh hưởng trực tiếp tới công tác lưu trữ tại Công ty

Công ty Urenco đã sử dụng bốn phương pháp lập hồ sơ, đó là : phương pháp lập danh mục hồ sơ và phương pháp lập hồ sơ công việc, lập hồ sơ nguyên tắc và phương pháp lập hồ sơ nhân sự

- Phương pháp lập danh mục hồ sơ:

+ Danh mục hồ sơ là bản thống kê những hồ sơ mà cơ quan, đơn vị cần phải lập trong 1 năm kèm theo ký hiệu, đơn vị (hoặc người) lập và thời gian bảo quản của mỗi hồ sơ Danh mục hồ sơ là căn cứ để cán bộ chuyên môn lập các hồ

sơ công việc của mình, nêu cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ, nhân viên trong cơ quan, đơn vị đối với việc lập hồ sơ và là cơ sở cho việc nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

+ Cách làm: Từng cán bộ, nhân viên căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ chương trình, kế hoạch công tác cho năm tới và nhiệm vụ cụ thể của mình để dự kiến những hồ sơ mình cần lập, đưa cho cán bộ phụ trách đơn vị tham gia ý kiến Cán bộ phụ trách đơn vị tập hợp các bản dự kiến của từng cá nhân trong đơn vị,bỏ những hồ sơ trùng hoặc không cần lập, bổ sung những hồ sơ còn thiếu thành bản danh mục hồ sơ của đơn vị Cán bộ văn thư tổng hợp danh mục hồ sơ của từng đơn vị thành danh mục hồ sơ của cơ quan, trình thủ trưởng xem xét, xét duyệt

- Phương pháp lập hồ sơ công việc:

+ Hồ sơ công việc là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc hoặc có cùng đặc trưng hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, đơn vị

+ Các bước khi lập hồ sơ công việc:

Bước 1: Mở hồ sơ: Đầu năm, căn cứ vào danh mục hồ sơ, Phòng Kế

hoạch tổng hợp sẽ phát bìa hồ sơ cho cán bộ, công chức, viên chức trong đơn vị

mình.Người được cấp bìa ghi tên dự kiến của hồ sơ lên từng bìa hồ sơ và để ở nơi làm việc Nếu phát sinh không có danh mục hồ sơ thì lấy một bìa hồ sơ mới

và ghi tên công việc lên bìa hồ sơ

Bước 2: Thu thập văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ: Từng cán bộ, nhân viên

trong quá trình giải quyết công việc có trách nhiệm thu thập tất cả các văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ, văn bản, tài liệu nói về việc nào, thuộc hồ sơ nào thì đưa vào việc đó, hồ sơ đó

Bước 3: Phân chia đơn vị bảo quản và sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ

sơ hay đơn vị bảo quản: khi phân chia đơn vị bảo quản dựa vào mối lien hệ về

nội dung, thời gian hoặc giá trị tài liệu Công ty sắp xếp văn bản, tài liệu trong

hồ sơ (đơn vị bảo quản) theo các cách sắp xếp: sắp xếp theo thứ tự thời gian; sắp xếp theo số văn bản; sắp xếp theo quá trình giải quyết công việc; sắp xếp theo mức độ quan trọng của văn bản và mức độ quan trọng của tác giả; sắp xếp theo vần chữ cái

- Lập hồ sơ nguyên tắc:

+ Hồ sơ nguyên tắc là bản sao các văn bản quy phạm pháp luật về từng mặt công tác nghiệp vụ nhất định; có thể tổng hợp văn bản của nhiều năm, dùng

để tra cứu khi giải quyết công việc, không phải nộp vào lưu trữ cơ quan

+ Số lượng văn bản của hồ sơ nguyên tắc còn tùy thuộc vào số lượng văn bản quy phạm pháp luật ban hành

- Phương pháp lâp hồ sơ nhân sự:

+ Hồ sơ nhân sự là một tập văn bản, tài liệu có lien quan về một cá nhân

cụ thể

+ Công ty đã lập hồ sơ cán bộ, hồ sơ đảng viên

Khi công việc kết thúc, sau khi hoàn thiện hồ sơ, khi đến hạn quy định, người lập hồ sơ phải nộp cho cán bộ văn thư chuyên trách của đơn vị để thống nhất quản lý, khi nộp hồ sơ phải có 2 bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và

“Biên bản giao nhận tài liệu” Cuối năm, cán bộ văn thư thống kê những hồ sơ

đã đến hạn nộp lưu (một năm kể từ năm công việc kết thúc) , đối chiếu hồ sơ thực tế với bản mục lục hồ sơ nộp lưu, kiểm tra xem xét từng hồ sơ và nộp vào kho lưu trữ theo hướng dẫn của lưu trữ hiện hành Việc giao nộp hồ sơ phải được lập biên bản theo quy định

2.1.2: Công tác lưu trữ: