tiểu luận: Tìm hiểu công tác văn thư lưu trữ tại công ty urenco – hà nội

42 4.5K 47
tiểu luận: Tìm hiểu công tác văn thư lưu trữ tại công ty urenco – hà nội

Đang tải... (xem toàn văn)

Tài liệu hạn chế xem trước, để xem đầy đủ mời bạn chọn Tải xuống

Thông tin tài liệu

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài: 1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề: 2 3. Mục tiêu nghiên cứu: 2 4. Đối tượng nghiên cứu: 2 5. Phạm vi nghiên cứu: 2 6. Phương pháp nghiên cứu: 2 7. Bố cục đề tài: 2 Chương 1. MỘT SỐ VẤN ĐỀ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ VÀ KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY URENCO 4 1.1: Công tác văn thư 4 1.1.1: Khái niệm về công tác văn thư: 4 1.1.2 : Nội dung về công tác văn thư : 4 1.1.3: Yêu cầu về công tác văn thư: 5 1.2 : Công tác lưu trữ : 5 1.2.1: Khái niệm về công tác lưu trữ: 5 1.2.2 : Nội dung về công tác lưu trữ: 6 1.2.3 : Tính chất của công tác lưu trữ : 6 1.3: Một số nét khái quát về công ty Urenco – Hà Nội 7 1.3.1: Thông tin chung 7 1.3.2: Cơ cấu tổ chức: 8 Tiểu kết 9 Chương 2:CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY URENCO 10 2.1: Thực trạng công tác văn thư – lưu trữ tại công ty Urenco 10 2.1.1: Công tác văn thư 10 2.1.2: Công tác lưu trữ: 19 2.2: Đánh giá về ưu điểm, nhược điểm trong công tác văn thư lưu trữ tại Công ty Urenco – Hà Nội: 26 2.2.1: Ưu điểm: 26 2.2.2: Nhược điểm: 27 Tiểu kết 27 Chương 3:MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ Ở CÔNG TY URENCO 28 3.1: Tăng cường: 28 3.2: Sửa chữa: 30 3.3: Các kiến nghị biện pháp khắc phục: 31 Tiểu kết 31 KẾT LUẬN 32 TÀI LIỆU THAM KHẢO 34 PHỤ LỤC 35  

LỜI CAM ĐOAN Tôi thực tiểu luân với tên đề tài “Tìm hiểu công tác Văn thư lưu trữ công ty Urenco – Hà Nội” Tôi xin cam đoan tiểu luận riêng không chép Mọi thông tin trình bày đề tài trung thực Sinh viên thực LỜI CẢM ƠN Trước hết, xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy cô, đặc biệt TS Bùi Thị Ánh Vân tận tâm, giúp đỡ tận tình trình thực đề tài Để hoàn thành đề tài này, trình khảo sát thực tế, thu thập tổng hợp thông tin, nhận giúp đỡ tận tình từ ban lãnh đạo, cán văn thư – lưu trữ Công ty Urenco – Hà Nội Tôi xin chân thành cảm ơn! MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài: Tôi sinh viên khoa Văn thư - Lưu trữ nên chọn đề tài để phù hợp với việc phục vụ cho chuyên ngành, vấn đề học tốt cho sau Công tác văn thư có chức đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, đạo, quản lý, điều hành công việc quan, tổ chức Đây công tác vừa mang tính trị vừa có tính chất nghiệp vụ, kĩ thuật liên quan đến nhiều cán bộ, công chức Công tác tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ Tài liệu hình thành hoạt động quan, tổ chức nguồn bổ sung thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hành,lưu trữ tổ chức Vì làm tốt công tác văn thư, công việc quan, tổ chức văn hóa; giải xong công việc, tài liệu lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ quan quy định tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành khâu nghiệp vụ phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày lâu dài sau Công tác lưu trữ có nhiệm vụ tổ chức khoa học tài liệu; bảo quản an toàn tài liệu tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ Mục đích cao công tác lưu trữ hướng tới việc phục vụ lợi ích đáng xã hội, người Nếu công tác lưu trữ quan, doanh nghiệp tổ chức tốt giúp quan, doanh nghiệp lưu trữ đầy đủ cung cấp kịp thời thông tin cần thiết cho lãnh đạo cán trình thực công việc Nội dung nhiều tài liệu lưu trữ chứa đựng học kinh nghiệm quý báu trình phát triển quốc gia, quan Vì vậy, công tác lưu trữ giúp quan, tổ chức, doanh nghiệp việc khai thác thông tin tài liệu để giáo dục truyền thống cho hệ cán quan, tổng kết hoạt động rút học kinh nghiệm bổ ích quản lý, sản xuất, kinh doanh Công ty Urenco – Hà Nội công tác văn thư – lưu trữ có vấn đề bất cập nên tìm hiểu để góp phần hỗ trợ cho phát triển Công ty Urenco Do định chọn vấn đề “Tìm hiểu công tác Văn thư lưu trữ công ty Urenco – Hà Nội” làm đề tài cho tiểu luận Lịch sử nghiên cứu vấn đề: Đã có sách giáo trình “Nghiệp vụ công tác văn thư” ( trường Cao đẳng Nội Vụ Hà Nội, NXB Giao thông vận tải) giáo trình “Giáo trình lưu trữ” ( trường Cao đẳng Nội Vụ Hà Nội, NXB Giao thông vận tải, Hà Nội – 2009) cung cấp cho luận lý thuyết cặn kẽ, minh họa sinh động, phong phú Mục tiêu nghiên cứu: Sáng tỏ lý thuyết văn thư – lưu trữ mà học, chứng minh đắn lý thuyết Tìm số giải pháp để góp phần hỗ trợ cho phát triển Công ty Urenco Đối tượng nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu tiểu luận công tác văn thư – lưu trữ Công ty Urenco – Hà Nội Phạm vi nghiên cứu: - Nghiên cứu công tác văn thư tại Công ty Urenco: Thời gian nghiên cứu: năm 2014-2015 Phạm vi không gian: Tại Công ty Urenco – Hà Nội Phạm vi thời gian thực hiện: Từ tháng đến tháng 11 năm 2015 Phương pháp nghiên cứu: - Thư viện Khảo sát thực tiễn Phân tích tài liệu: Phân tích các nguồn tư liệu có sẵn về công tác văn thư – lưu - trữ Công ty Urenco Phương pháp đối chiếu, tổng hợp Bố cục đề tài: Ngoài phần mở đầu; kết luận; tài liệu tham khảo phụ lục đề tài gồm chương: - Chương 1: Một số vấn đề lý luận công tác văn thư – lưu trữ khái quát - Công ty Urenco Chương 2: Công tác văn thư – lưu trữ Công ty Urenco - Chương 3: Một số giải pháp để nâng cao hiệu công tác văn thư – lưu trữ Công ty Urenco Chương MỘT SỐ VẤN ĐỀ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ VÀ KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY URENCO 1.1: Công tác văn thư 1.1.1: Khái niệm công tác văn thư: Hiện có nhiều quan niệm khác công tác văn thư Nhưng có hai khuynh hướng đáng ý là: - Công tác văn thư công tác tổ chức giải quản lí văn giấy tờ quan, tổ chức, doanh nghiệp Theo khuynh hướng công tác văn thư bao gồm hai nội dung chủ yếu: tổ chức giải văn quản lí quy trình chuyển giao văn quan, tổ chức - Công tác văn thư toàn công việc soạn thảo ban hành văn quan tổ chức, tổ chức quản lí văn quan Theo khuynh hướng công tác văn thư quan niệm rộng Tóm lại: “ Công tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, đạo, quản lý, điều hành công việc quan Đảng, quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức trị - xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân (dưới gọi chung quan, tổ chức ).” [ 7; Tr.7 ] 1.1.2 : Nội dung công tác văn thư : Công tác văn thư gồm nội dung công việc sau : -Thứ nhất, xây dựng văn Thảo văn bản; Duyệt thảo, sửa chữa, bổ sung thảo duyệt; Đánh máy văn bản; Ký văn -Thứ hai, quản lý giải văn Quản lý giải văn đến; Quản lý giải văn đi; Lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan -Thứ ba, quản lý sử dụng dấu Các loại dấu; Quản lý dấu; Sử dụng dấu 1.1.3: Yêu cầu công tác văn thư: Quá trình thực công tác văn thư phải đảm bảo yêu cầu sau : - Nhanh chóng : Quá trình giải công việc quan phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn bản, tổ chức quản lý giải văn kịp thời góp phần hoàn thành tốt công việc quan - Chính xác : Tất khâu từ tiếp nhận văn đến soạn thảo văn bản, ký duyệt văn bản, vào sổ, đánh máy, chuyển giao văn phải thực theo quy trình, nguyên tắc đối tượng - Bí mật : Trong nội dung văn đến, văn quan thuộc phạm vi bí mật quan, Nhà nước Vì trình tiếp nhận, nhân bản, gửi, phát hành, bảo quản văn phải bảo đảm bí mật - Hiện đại : Việc thực nội dung cụ thể công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng phương tiện kĩ thuật văn phòng đại Vì vậy, yêu cầu đại hóa công tác văn thư trở thành tiền đề bảo đảm cho công tác quản lí Nhà nước nói chung quan nói riêng có suất chất lượng cao Hiện đại hóa công tác văn thư ngày trở thành nhu cầu cấp bách, phải tiến hành bước, phù hợp với điều kiện cụ thể quan, tổ chức, doanh nghiệp Cần tránh tư tưởng bảo thủ, lạc hậu coi thường việc áp dụng tiến khoa học kĩ thuật, phát minh sáng chế có liên quan đến việc tăng cường hiệu công tác văn thư 1.2 : Công tác lưu trữ : 1.2.1: Khái niệm công tác lưu trữ: Hiện có nhiều quan niệm khác công tác lưu trữ Nhưng có khuynh hướng đáng ý : - Công tác lưu trữ khâu cuối trình xử lý thông tin Tất văn đến qua xử lý, lưu văn hồ sơ tài liệu liên quan phải chuyển vào lưu trữ - Công tác lưu trữ lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nước bao gồm tấc vấn đề lý luận thực tiễn pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học nhu cầu cá nhân - Công tác lưu trữ đời đòi hỏi khách quan việc quản lý, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ xã hội Vì công tác lưu trữ mắt xích thiếu hoạt động máy Nhà nước Tóm lại, “ Công tác lưu trữ lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nước bao gồm tất vấn đề lý luận, thực tiễn pháp chế liên quan đến việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học nhu cầu cá nhân.”[ 4; Tr.17 ] 1.2.2 : Nội dung công tác lưu trữ: - Công tác lưu trữ gồm nội dung sau : Hoạt động nghiệp vụ: thực quy trình nghiệp vụ lưu trữ Hoạt động quản lý: soạn thảo, ban hành văn quy phạm pháp luật để quản lý nhà nước lưu trữ, tổ chức kiểm tra, hướng dẫn thực quy định - nhà nước lưu trữ; Tổ chức nghiên cứu khoa học lưu trữ, đào tạo cán lưu trữ,hợp tác quốc tế lưu trữ 1.2.3 : Tính chất công tác lưu trữ : - Tính chất khoa học: Nghiên cứu tìm quy luật hoạt động xã hội phản ánh vào tài liệu lưu trữ, xây dựng hệ thống lý luận lưu trữ để thực nội dung chuyên môn công tác lưu trữ phân loại, xác định giá trị.thu nhập bổ sung tài liệu, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ v.v… Mỗi quy trình nghiệp vụ lưu trữ loại hình tài liệu lưu trữ có đặc thù Khoa học lưu trữ phải tìm tòi, phát đặc điểm cụ thể loại hình tài liệu lưu trữ đề cách xác cách tổ chức khoa học cho loại hình tài liệu Khoa học lưu trữ phải nghiên cứu kế thừa kết nghiên cứu khoa học ngành khác để áp dụng hữu hiệu vào quy trình nghiệp vụ lưu trữ Để quản lý thống lĩnh vực nghiệp vụ lưu trữ, công tác tiêu - chuẩn hóa lưu trữ phải nghiên cứu cách đầy đủ Tính chất mật: Về lý thuyết, tài liệu lưu trữ có giá trị lịch sử, sử dụng rộng rãi phục vụ nghiên cứu lịch sử, giúp cho hoạt động xã hội Tuy nhiên số tài liệu lưu trữ chứa đựng nhiều nội dung bí mật quốc gia, kẻ thù tìm thủ đoạn, âm mưu để đánh cắp bí mật quốc gia tài liệu lưu trữ Vì nguyên tắc, chế độ công tác lưu trữ phải thể đầy đủ tính chất bảo vệ nội dung mật tài liệu; cán lưu trữ phải người giác ngộ quyền lợi giai cấp vô sản, quyền lợi dân tộc, cảnh giác cách mạng, có ý thức tổ chức kỷ luật, chấp hành nghiêm chỉnh quy chế bảo mật tài liệu lưu trữ Đảng Nhà nước 1.3: Một số nét khái quát công ty Urenco – Hà Nội 1.3.1: Thông tin chung Công ty TNHH Một thành viên Môi trường Đô thị Hà Nội (URENCO) doanh nghiệp nhà nước trực thuộc UBND thành phố Hà Nội, doanh nghiệp chịu trách nhiệm quản lý môi trường, thu gom, vận chuyển xử lý chất thải đô thị địa bàn Hà Nội, cung ứng dịch vụ vệ sinh môi trường đô thị khu công nghiệp phạm vi toàn quốc Tên giao dịch Quốc tế: Urban Environment Company – URENCO Urenco phụ trách thu gom, vận chuyển xử lý chất thải Quận trung tâm thành phố Hà Nội Hoàn Kiếm, Ba Đình, Đống Đa Hai Bà Trưng Với khối lượng rác thải sinh hoạt thu gom trung bình 3.500 tấn/ngày Không phụ trách thu gom rác thải sinh hoạt phát sinh hàng ngày Urenco công ty hàng đầu thu gom, xử lý loại chất thải khác chất thải xây dựng, chất thải Công nghiệp, chất thải Y tế nguy hại phân bùn bể phốt Urenco Thành phố cho phép hoạt động theo mô hình Công ty mẹ công ty từ năm 2011 Hiện Urenco có tất 16 đơn vị thành viên với 3500 cán công nhân viên - lao động 10 Để thực việc kiểm tra, đánh giá, công ty áp dụng cách thức như: kiểm tra thường xuyên, kiểm tra định kỳ, kiểm tra đột xuất, kiểm tra qua báo cáo văn 2.2: Đánh giá ưu điểm, nhược điểm công tác văn thư lưu trữ Công ty Urenco – Hà Nội: 2.2.1: Ưu điểm: Công tác văn thư lưu trữ Công ty tiến hành bước nhịp nhàng đồng bộ, chuyển giao văn đi, đến thực nhanh chóng, kịp thời để đảm bảo cho hoạt động công văn, giấy tờ Công ty lưu thông Đồng thời cung cấp đầy đủ thông tin, bảo mật thông tin cách tuyệt đối để đảm bảo cho công việc Công ty giải xác theo nguyên tắc chế độ, nhờ tiết kiệm thời gian công sức cho cán trình thi hành công vụ Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ ngày quan tâm trang bị tương đối đầy đủ như: máy phô tô copy, máy fax, máy scan văn bản,máy vi tính, điện thoại, tủ đựng tài liệu, điều hòa, bình lọc nước Đặc biệt đầu tư, cải tạo, nâng cấp, phòng, kho Lưu trữ, mua sắm phương tiện bảo quản hồ sơ, tài liệu Công tác xây dựng ban hành văn thực theo quy trình soạn thảo,ban hành văn quy định pháp luật Công tác lập hồ sơ bước đầu thực số cán chuyên môn trình giải công việc lập hồ sơ công việc theo lĩnh vực giao, thuận lợi cho trình giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ quan Công tác quản lý sử dụng dấu thực tốt, cán văn thư tuân thủ theo nguyên tắc, quy định, dấu bảo quản an toàn vệ sinh thường xuyên Công ty áp dụng ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư- lưu trữ giúp cho việc giải văn nhanh chóng, xác, hiệu quả, tiết kiệm thời gian chi phí Công tác xử lý, thu thập, quản lý, lưu trữ văn thực cách chặt chẽ an toàn tuyệt đối 2.2.2: Nhược điểm: 28 Bên cạnh ưu điểm nêu công tác văn thư- lưu trữ Công ty mặt tồn sau: - Công tác lập hồ sơ lưu trữ chưa thống phòng ban - Công ty trọng đến công tác văn thư công tác lưu trữ chưa quan tâm nhiều Do không quan tâm đào tạo nghiệp vụ nhiều mà cán thống kê tài liệu lưu trữ chưa đánh giá giá trị tài liệu, không đảm bảo thực theo quy định hành - Việc nộp hồ sơ vào lưu trữ quan chưa thực nghiêm túc - Cán lãnh đạo có biểu xa rời thực tế, thiếu sâu sát nhân viên sở, nhiều giải công việc không theo điều tra , nghiên cứu cụ thể - Công tác lập hồ sơ hành chưa thực quan tâm vào nề nếp Tài liệu hành chưa lập hồ sơ hoàn chỉnh Mặc dù từ Nghị định 142/CP công việc lập hồ sơ đặt thức nhiệm vụ cán làm việc quan Nhà nước không ý thực đầy đủ * Tiểu kết: Từ thực trạng cho thấy công tác văn thư – lưu trữ Công ty Urenco – Hà Nội thực tuân theo quy định Nhà nước đạt kết đáng ghi nhận giúp cho hoạt động Công ty xác, hiệu quả, tiết kiệm thời gian chi phí Bên cạnh đó, mặt hạn chế khiến cho công tác văn thư – lưu trữ Công ty gặp nhiều khó khăn, phát triển bền vững Vì vậy, ta cần có hướng giải nâng cao hiệu công tác 29 Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ Ở CÔNG TY URENCO 3.1: Tăng cường: Công tác văn thư - lưu trữ Công ty Urenco có ưu điểm: - Công tác văn thư lưu trữ Công ty tiến hành bước nhịp nhàng đồng bộ, chuyển giao văn đi, đến thực nhanh chóng, kịp thời để đảm bảo cho hoạt động công văn, giấy tờ Công ty lưu thông Đồng thời cung cấp đầy đủ thông tin, bảo mật thông tin cách tuyệt đối để đảm bảo cho công việc Công ty giải xác theo nguyên tắc chế độ, nhờ tiết kiệm thời gian công sức cho cán trình thi hành công vụ - Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ ngày quan tâm trang bị tương đối đầy đủ như: máy phô tô copy, máy fax, máy scan văn bản,máy vi tính, điện thoại, tủ đựng tài liệu, điều hòa, bình lọc nước Đặc biệt đầu tư, cải tạo, nâng cấp, phòng, kho Lưu trữ, mua sắm phương tiện bảo quản hồ sơ, tài liệu - Công tác xây dựng ban hành văn thực theo quy trình soạn thảo,ban hành văn quy định pháp luật - Công tác lập hồ sơ bước đầu thực số cán chuyên môn trình giải công việc lập hồ sơ công việc theo lĩnh vực giao, thuận lợi cho trình giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ quan - Công tác quản lý sử dụng dấu thực tốt, cán văn thư tuân thủ theo nguyên tắc, quy định, dấu bảo quản an toàn vệ sinh thường xuyên - Công ty áp dụng ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư- lưu trữ giúp cho việc giải văn nhanh chóng, xác, hiệu quả, tiết kiệm thời gian chi phí - Công tác xử lý, thu thập, quản lý, lưu trữ văn thực cách chặt chẽ an toàn tuyệt đối Để Công ty phát triển bền vững công tác văn thư – lưu trữ cần phải tăng cường ưu điểm sau: 30 - Công tác văn thư lưu trữ Công ty tiếp tục tiến hành bước nhịp nhàng đồng bộ, chuyển giao văn đi, đến thực nhanh chóng, kịp thời để đảm bảo cho hoạt động công văn, giấy tờ Công ty lưu thông Đồng thời cung cấp đầy đủ thông tin, bảo mật thông tin cách tuyệt đối để đảm bảo cho công việc Công ty giải xác theo nguyên tắc chế độ - Thực công tác xây dựng ban hành văn theo quy trình soạn thảo,ban hành văn quy định pháp luật - Tiếp tục thực tốt công tác quản lý sử dụng dấu, cán văn thư tuân thủ theo nguyên tắc, quy định, dấu bảo quản an toàn vệ sinh thường xuyên - Tăng cường sở vật chất cho công tác văn thư, lưu trữ trang bị đủ bàn, ghế, tủ, máy tính, điện thoại, máy fax, máy photo coppy, giá kệ, hộp, cặp, bìa hồ sơ… theo tiêu chuẩn ngành văn thư, lưu trữ - Ứng dụng công nghệ tin học vào công tác văn thư – lưu trữ phần mềm quản lý văn đi, văn đến, quản lý văn lập hồ sơ môi trường mạng nhằm tiết kiệm thời gian, công sức hạn chế khối lượng văn giấy ngày gia tăng; đáp ứng nhu cầu đòi hỏi ngày cao xã hội người - Thường xuyên cập nhật, phổ biến, hướng dẫn, kiểm tra thực văn quy định pháp luật công tác văn thư, lưu trữ cho cá nhân cần nâng cao nhận thức, trách nhiệm công tác văn thư, lưu trữ thực thi công vụ - Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữu văn quy định pháp luật công tác văn thư, lưu trữ đến toàn thể cán bộ, công nhân viên Công ty Quán triệt việc lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan - Thường xuyên mở đợt tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ 3.2: Sửa chữa: Bên cạnh ưu điểm nêu công tác văn thư- lưu trữ Công ty mặt tồn sau: 31 - Công tác lập hồ sơ lưu trữ chưa thống phòng ban - Công ty trọng đến công tác văn thư công tác lưu trữ chưa quan tâm nhiều Do không quan tâm đào tạo nghiệp vụ nhiều mà cán thống kê tài liệu lưu trữ chưa đánh giá giá trị tài liệu, không đảm bảo thực theo quy định hành - Việc nộp hồ sơ vào lưu trữ quan chưa thực nghiêm túc Cán lãnh đạo có biểu xa rời thực tế, thiếu sâu sát nhân viên sở, nhiều giải công việc không theo điều tra , nghiên cứu cụ thể - Công tác lập hồ sơ hành chưa thực quan tâm vào nề nếp Tài liệu hành chưa lập hồ sơ hoàn chỉnh Mặc dù từ Nghị định 142/CP công việc lập hồ sơ đặt thức nhiệm vụ cán làm việc quan Nhà nước không ý thực đầy đủ Nếu tiếp tục tình trạng ảnh hưởng xấu tới Công ty, như: - Sự nhận thức chưa đầy đủ nội dung công tác lưu trữ kéo theo xem nhẹ công tác này, coi công tác lưu trữ công việc giản đơn, người làm công việc không cần phải đào tạo, bồi dưỡng Với nhận thức vậy, dẫn đến sai sót việc soạn thảo, ban hành văn bản, chưa đánh giá giá trị tài liệu, không đảm bảo thực theo quy định hành Do Công ty cần phải tăng cường trọng đến Công tác lưu trữ - Việc nộp hồ sơ vào lưu trữ quan chưa thực nghiêm túc làm cho hồ sơ dễ bị thất lạc, khó tìm kiếm - Cán lãnh đạo biểu xa rời thực tế, thiếu sâu sát nhân viên sở, nhiều giải công việc không theo điều tra, nghiên cứu cụ thể Điều khiến cho công tác quản lý gặp nhiều khó khăn, giải công việc không nhanh chóng, xác hiệu quả, nhiều thời gian chi phí 3.3: Các kiến nghị biện pháp khắc phục: -Thường xuyên cập nhật, phổ biến, hướng dẫn, kiểm tra thực văn quy định pháp luật công tác văn thư, lưu trữ cho cá nhân cần nâng cao nhận thức, trách nhiệm công tác văn thư, lưu trữ thực thi công vụ 32 -Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữu văn quy định pháp luật công tác văn thư, lưu trữ đến toàn thể cán bộ, công nhân viên Công ty Quán triệt việc lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan - Tạo điều kiện thuận lợi cho cán văn thư – lưu trữ hoàn thành tốt nhiệm vụ - Thường xuyên tổ chức sơ kết, tổng kết năm, cuối năm công tác văn thư – lưu trữ để rút kinh nghiệm, đánh giá việc làm được, việc chưa làm để có kế hoạch khen thưởng, biểu dương cá nhân, đơn vị có thành tích cao cá nhân, đơn vị vi phạm đưa giải pháp khắc phục, hình thức xử lý nghiêm khắc góp phần nâng cao lực trách nhiệm cán - Tăng cường sở vật chất cho công tác văn thư, lưu trữ trang bị đủ bàn, ghế, tủ, máy tính, điện thoại, máy fax, máy phô tô coppy, giá kệ, hộp, cặp, bìa hồ sơ… theo tiêu chuẩn ngành văn thư, lưu trữ - Tiếp tục đổi chế làm việc để nâng cao chất lượng, hiệu công việc thời gian làm việc - Trau dồi thêm kỹ chuyên môn cho cán làm công tác văn thư – lưu trữ Hàng năm cần tạo điều kiện cho cán văn thư – lưu trữu tập huấn nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ * Tiểu kết: Trên kiến nghị biện pháp khắc phục cá nhân tôi, hi vọng kiến nghị nêu góp phần khắc phục hạn chế công tác văn thư - lưu trữ góp phần phát huy ưu điểm Công ty Urenco – Hà Nội Tóm lại, công tác văn thư – lưu trữ đóng góp vai trò quan trọng hoạt động Công ty Việc nâng cao hiệu hoạt động thiếu, điều giúp Công ty phát triển bền vững KẾT LUẬN Công tác văn thư, lưu trữ có vai trò quan trọng tất lĩnh vực đời sống xã hội Đặc biệt, trình hoạt động công ty sản sinh giấy tờ liên quan văn bản, tài liệu có giá trị lưu 33 giữ lại để tra cứu, sử dụng cần thiết Bởi gốc, chính, xác nhận việc xảy có giá trị cao Bên cạnh việc soạn thảo, ban hành văn quan trọng việc lưu trữ, bảo quản an toàn phát huy giá trị tài liệu lưu trữ quan trọng nhiều Do , công tác đóng vai trò thiếu công ty Urenco – Hà Nội Qua việc tìm hiểu thực trạng cho thấy công tác văn thư – lưu trữ Công ty Urenco – Hà Nội thực tuân theo quy định Nhà nước đạt kết đáng ghi nhận giúp cho hoạt động Công ty hiệu quả, tiết kiệm thời gian chi phí Bên cạnh đó, mặt hạn chế khiến cho công tác văn thư – lưu trữ Công ty gặp nhiều khó khăn, phát triển bền vững Vì vậy, ta cần có hướng giải nâng cao hiệu công tác Những kiến nghị biện pháp khắc phục cá nhân tôi, hi vọng kiến nghị góp phần khắc phục hạn chế công tác văn thư - lưu trữ góp phần phát huy ưu điểm Công ty Urenco – Hà Nội Và, công tác văn thư – lưu trữ đóng góp vai trò quan trọng hoạt động Công ty Việc nâng cao hiệu hoạt động thiếu, điều giúp Công ty phát triển bền vững Tại công ty Urenco – Hà Nội, công tác văn thư- lưu trữ thực hiện, tuân thủ theo quy định Nhà nước, đạt kết đáng ghi nhận giúp cho hoạt động Công ty hiệu quả, nhanh chóng Tuy nhiên mặt hạn chế công tác lập hồ sơ, lưu trữ; việc nộp hồ sơ vào lưu trữ quan chưa thực nghiêm túc; cán lãnh đạo có biểu xa rời thực tế, thiếu sâu sát nhân viên sở, nhiều giải công việc không theo điều tra, nghiên cứu cụ thể; việc Công ty trọng đến công tác văn thư mà chưa quan tâm nhiều tới công tác lưu trữ khiến cho cán thống kê tài liệu lưu trữ chưa đánh giá giá trị tài liệu, không đảm bảo thực theo quy định hành Do đó, cần có hướng giải nâng cao hiệu công tác để giúp Công ty phát triển bền vững công tác đóng vai trò thiếu Công ty Urenco 34 35 TÀI LIỆU THAM KHẢO Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng năm 2005 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước việc hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến Công văn số 608/NTNN-TTNC ngày 19 tháng 11 năm 1999 Cục Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn ứng dụng công nghệ thông tin văn thư, lưu trữ Điều 14, nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Pháp lệnh lưu trữ quốc gia công tác bảo quản tài liệu lưu trữ Giáo trình lưu trữ Trường Cao đẳng Nội Vụ Hà Nội Nhà xuất Giao thông vận tải, Hà Nội, 2009 Nghị định số 110/2004/ND-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác văn thư Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng năm 2009 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 xử lý sử dụng dấu Nghiệp vụ công tác văn thư Trường Cao đẳng Nội Vụ Hà Nội Nhà xuất Giao thông vận tải Quyết định số 02/QĐ-QHTK ngày 12/01/1990 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước sổ nhập tài liệu lưu trữ Quyết định số 72/QĐ-KHKT ngày 02/8/1997 cùa Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước ban hành tiêu chuẩn cấp ngành : Cấu tạo trình bày chi tiết mục lục hồ sơ 10 Thông tư số 12 ngày 13 tháng năm 2002 Bộ Công An hướng dẫn thực Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 Chính phủ PHỤ LỤC Phụ lục Sơ đồ cấu tổ chức công ty Urenco – Hà Nội 36 Chủ tịch Hội đồng thành viên Phó Tổng Giám đốc Tổng giám đốc Các phòng ban nghiệp vụ Các xí nghiệp thành viên 37 Các công ty Phụ lục Bìa phần đăng ký bên sổ đăng ký văn 2.1 Bìa sổ CÔNG TY URENCO – HÀ NỘI SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI NĂM: 20…… Từ ngày …… đến ngày ………… Từ số ……… đến số ……………… Quyển số: 2.2 Phần đăng ký bên sổ Bao gồm 08 cột: Số, kýNgày Tên loại Đơn hiệu văntháng trích yếu nộiNgười kýNơi nhậnngười (1) văn dung (2) (3) văn (4) vị,Số lượng văn nhận bảnbản (5) lưu (6) 38 (7) Ghi (8) Phụ lục Sổ chuyển giao văn 3.1 Bìa sổ CÔNG TY URENCO – HÀ NỘI SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI NĂM: 20…… Từ ngày …… đến ngày ………… Từ số ……… đến số ……………… Quyển số: …… 3.2 Phần đăng ký bên sổ Ngày Số, ký hiệu vănNơi nhận văn Ký nhận Ghi chuyển (1) (2) (4) (5) (3) Phụ lục Sổ gửi văn bưu điện 39 4.1 Bìa sổ CÔNG TY URENCO – HÀ NỘI SỔ GỬI VĂN BẢN ĐI BƯU ĐIỆN NĂM: 20…… Từ ngày …… đến ngày ………… Từ số ……… đến số ……………… Quyển số: …… 4.2 Đăng ký bên sổ Ngày Số, ký hiệuNơi chuyển (1) văn (2) nhận vănSố lượngKý (3) bì (4) Phụ lục Mẫu dấu đến CÔNG TY URENCO – HÀ NỘI Số: ……………… ĐẾN Ngày: ………… Chuyển: …………………… Phụ lục 40 nhận vàGhi dấu bưu điện (5) (6) Sổ đăng ký văn đến 6.1 Bìa sổ: CÔNG TY URENCO – HÀ NỘI SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN NĂM: 20…… Từ ngày …… đến ngày ………… Từ số ……… đến số ……………… Quyển số: …… 6.2 Phần đăng ký bên sổ Bao gồm 09 cột: Ngày Số Tác Số, kýNgày Tên loại trích đến đến giả hiệu tháng yếu nội dung (1) (2) (4) (5) (3) (6) Phụ lục Sổ chuyển giao văn đến 7.1 Bìa sổ 41 Đơn vị Ký Ghi người nhận nhận (7) (8) (9) CÔNG TY URENCO – HÀ NỘI SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN NĂM: 20…… Từ ngày …… đến ngày ………… Từ số ……… đến số ……………… Quyển số: …… 7.2 Phần đăng ký bên sổ Ngày chuyển (1) Số đến Đơn vị ngườiKý nhận Ghi (2) nhận (3) (5) (4) 42

Ngày đăng: 05/10/2016, 07:45

Từ khóa liên quan

Tài liệu cùng người dùng

Tài liệu liên quan