3.1: Tăng cường:
Công tác văn thư - lưu trữ tại Công ty Urenco đã có những ưu điểm:
- Công tác văn thư lưu trữ của Công ty tiến hành từng bước nhịp nhàng và đồng bộ, chuyển giao các văn bản đi, đến được thực hiện nhanh chóng, kịp thời để đảm bảo cho hoạt động công văn, giấy tờ của Công ty được lưu thông.
Đồng thời cung cấp đầy đủ thông tin, bảo mật thông tin một cách tuyệt đối để đảm bảo cho công việc của Công ty giải quyết chính xác theo đúng nguyên tắc và chế độ, nhờ đó tiết kiệm được thời gian và công sức cho cán bộ trong quá trình thi hành công vụ.
- Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ ngày càng được quan tâm trang bị tương đối đầy đủ như: máy phô tô copy, máy fax, máy scan văn bản,máy vi tính, điện thoại, tủ đựng tài liệu, điều hòa, bình lọc nước. . Đặc biệt là đầu tư, cải tạo, nâng cấp, phòng, kho Lưu trữ, mua sắm phương tiện bảo quản hồ sơ, tài liệu.
- Công tác xây dựng và ban hành văn bản được thực hiện theo đúng quy trình soạn thảo,ban hành văn bản và quy định của pháp luật.
- Công tác lập hồ sơ bước đầu đã được thực hiện ở một số cán bộ chuyên môn trong quá trình giải quyết công việc đã lập hồ sơ công việc theo từng lĩnh vực được giao, thuận lợi cho quá trình giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan.
- Công tác quản lý và sử dụng con dấu được thực hiện tốt, cán bộ văn thư tuân thủ theo đúng nguyên tắc, quy định, dấu được bảo quản an toàn và vệ sinh sạch sẽ thường xuyên.
- Công ty đã áp dụng ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác văn thư- lưu trữ giúp cho việc giải quyết văn bản được nhanh chóng, chính xác, hiệu quả, tiết kiệm được thời gian và chi phí.
- Công tác xử lý, thu thập, quản lý, lưu trữ các văn bản được thực hiện một cách chặt chẽ và an toàn tuyệt đối.
Để Công ty phát triển bền vững về công tác văn thư – lưu trữ thì cần phải tăng cường những ưu điểm như sau:
- Công tác văn thư lưu trữ của Công ty tiếp tục tiến hành từng bước nhịp nhàng và đồng bộ, chuyển giao các văn bản đi, đến được thực hiện nhanh chóng, kịp thời để đảm bảo cho hoạt động công văn, giấy tờ của Công ty được lưu thông. Đồng thời cung cấp đầy đủ thông tin, bảo mật thông tin một cách tuyệt đối để đảm bảo cho công việc của Công ty giải quyết chính xác theo đúng nguyên tắc và chế độ.
- Thực hiện công tác xây dựng và ban hành văn bản theo đúng quy trình soạn thảo,ban hành văn bản và quy định của pháp luật.
- Tiếp tục thực hiện tốt công tác quản lý và sử dụng con dấu, cán bộ văn thư tuân thủ theo đúng nguyên tắc, quy định, dấu được bảo quản an toàn và vệ sinh sạch sẽ thường xuyên.
- Tăng cường cơ sở vật chất cho công tác văn thư, lưu trữ trang bị đủ bàn, ghế, tủ, máy tính, điện thoại, máy fax, máy photo coppy, giá kệ, hộp, cặp, bìa hồ sơ… theo đúng tiêu chuẩn của ngành văn thư, lưu trữ.
- Ứng dụng công nghệ tin học vào công tác văn thư – lưu trữ như phần mềm quản lý văn bản đi, văn bản đến, quản lý văn bản và lập hồ sơ trong môi trường mạng nhằm tiết kiệm được thời gian, công sức và hạn chế khối lượng văn bản giấy ngày càng gia tăng; đáp ứng được nhu cầu đòi hỏi ngày càng cao của xã hội và mọi người.
- Thường xuyên cập nhật, phổ biến, hướng dẫn, kiểm tra thực hiện các văn bản quy định của pháp luật trong công tác văn thư, lưu trữ cho từng cá nhân cần nâng cao nhận thức, trách nhiệm của mình về công tác văn thư, lưu trữ trong thực thi công vụ.
- Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữu và các văn bản quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ đến toàn thể cán bộ, công nhân viên của Công ty. Quán triệt việc lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
- Thường xuyên mở các đợt tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ.
3.2: Sửa chữa:
Bên cạnh những ưu điểm được nêu thì công tác văn thư- lưu trữ tại Công ty vẫn còn những mặt tồn tại sau:
- Công tác lập hồ sơ và lưu trữ chưa thống nhất giữa các phòng ban.
- Công ty mới chú trọng đến công tác văn thư còn công tác lưu trữ chưa được quan tâm nhiều. Do không được quan tâm đào tạo nghiệp vụ nhiều mà các cán bộ thống kê tài liệu lưu trữ vẫn chưa đánh giá đúng giá trị của tài liệu, không đảm bảo thực hiện theo đúng các quy định hiện hành
- Việc nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan chưa được thực hiện nghiêm túc.
- Cán bộ lãnh đạo có biểu hiện xa rời thực tế, thiếu sâu sát nhân viên và cơ sở, nhiều khi giải quyết công việc không theo điều tra , nghiên cứu cụ thể.
- Công tác lập hồ sơ hiện hành chưa thực sự được quan tâm và đi vào nề nếp. Tài liệu hành chính chưa được lập hồ sơ hoàn chỉnh. Mặc dù ngay từ Nghị định 142/CP công việc lập hồ sơ đã được đặt ra chính thức như là một nhiệm vụ của cán bộ làm việc trong cơ quan Nhà nước nhưng nó vẫn không được chú ý thực hiện đầy đủ.
Nếu cứ tiếp tục tình trạng này thì sẽ ảnh hưởng xấu tới Công ty, như:
- Sự nhận thức chưa đầy đủ về nội dung của công tác lưu trữ như vậy kéo theo sự xem nhẹ công tác này, coi công tác lưu trữ là công việc giản đơn, người làm công việc đó không cần phải đào tạo, bồi dưỡng gì. Với nhận thức như vậy, có thể dẫn đến những sai sót trong việc soạn thảo, ban hành văn bản, chưa đánh giá đúng giá trị của tài liệu, không đảm bảo thực hiện theo đúng các quy định hiện hành. Do đó Công ty cần phải tăng cường chú trọng đến Công tác lưu trữ.
- Việc nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan chưa được thực hiện nghiêm túc sẽ làm cho hồ sơ dễ bị thất lạc, khó tìm kiếm.
- Cán bộ lãnh đạo vẫn còn biểu hiện xa rời thực tế, thiếu sâu sát nhân viên và cơ sở, nhiều khi giải quyết công việc không theo điều tra, nghiên cứu cụ thể.
Điều này khiến cho công tác quản lý gặp nhiều khó khăn, giải quyết công việc không được nhanh chóng, chính xác và hiệu quả, mất nhiều thời gian và chi phí.
3.3: Các kiến nghị biện pháp khắc phục:
-Thường xuyên cập nhật, phổ biến, hướng dẫn, kiểm tra thực hiện các văn bản quy định của pháp luật trong công tác văn thư, lưu trữ cho từng cá nhân cần nâng cao nhận thức, trách nhiệm của mình về công tác văn thư, lưu trữ trong thực thi công vụ.
-Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữu và các văn bản quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ đến toàn thể cán bộ, công nhân viên của Công ty. Quán triệt việc lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
- Tạo điều kiện thuận lợi cho các cán bộ văn thư – lưu trữ hoàn thành tốt nhiệm vụ.
- Thường xuyên tổ chức các cuộc sơ kết, tổng kết giữa năm, cuối năm về công tác văn thư – lưu trữ để rút ra những kinh nghiệm, đánh giá những việc đã làm được, những việc chưa làm được để có kế hoạch khen thưởng, biểu dương những cá nhân, đơn vị có thành tích cao và đối với cá nhân, đơn vị vi phạm thì đưa ra những giải pháp khắc phục, những hình thức xử lý nghiêm khắc góp phần nâng cao năng lực và trách nhiệm của mỗi cán bộ.
- Tăng cường cơ sở vật chất cho công tác văn thư, lưu trữ trang bị đủ bàn, ghế, tủ, máy tính, điện thoại, máy fax, máy phô tô coppy, giá kệ, hộp, cặp, bìa hồ sơ… theo đúng tiêu chuẩn của ngành văn thư, lưu trữ
- Tiếp tục đổi mới cơ chế làm việc để nâng cao chất lượng, hiệu quả công việc và thời gian làm việc.
- Trau dồi thêm kỹ năng chuyên môn cho các cán bộ làm công tác văn thư – lưu trữ. Hàng năm cần tạo điều kiện cho các cán bộ văn thư – lưu trữu đi tập huấn nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ .
* Tiểu kết: Trên đây là những kiến nghị biện pháp khắc phục của cá nhân tôi, tôi hi vọng rằng những kiến nghị nêu trên sẽ góp phần khắc phục được những hạn chế của công tác văn thư - lưu trữ và góp phần phát huy những ưu điểm của Công ty Urenco – Hà Nội. Tóm lại, công tác văn thư – lưu trữ đóng góp vai trò rất quan trọng đối với hoạt động của Công ty. Việc nâng cao hiệu quả hoạt động của nó là không thể thiếu, điều đó sẽ giúp Công ty phát triển bền vững.