NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG UBND HUYỆN MỘC CHÂU

MỤC LỤC A. LỜI NÓI ĐẦU 1 B. NỘI DUNG 3 PHẦN I.KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNGCỦA UBND HUYỆN MỘC CHÂU 3 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của huyện Mộc Châu, tỉnh Sơn La 3 1.1. Giới thiệu về huyện Mộc Châu 3 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Mộc Châu 5 1.2.1. Chức năng: 5 1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn: 6 1.2.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy 11 II. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan 11 2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng: 11 2.1.1 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND huyện Mộc Châu: 11 2.1.2 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong văn phòng 14 2. 2. Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan tổ chức: 14 2.2.1. Hệ thống hóa các văn bản quản lí của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức 14 2.2.2. Công tác xây dựng Chương trình Kế hoạch công tác 14 2.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 15 2.3.1. Nhận xét về thẩm quyền ban hành, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 15 2.3.2. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của cơ quan. So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá. 15 2.4. Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản 16 2.4.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi; văn bản đến; lập hồ sơ hiện hành của cơ quan 16 2.4.2. Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan, đơn vị 17 2.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của cơ quan, tổ chức 17 3. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan 18 3.1. Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng 18 3.2. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng 21 3.3. Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của cơ quan 21 Phần II.CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP 22 LỜI CAM ĐOAN 23 MỞ ĐẦU 24 1.Lý do chọn đề tài 24 2. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu. 25 3. Mục tiêu nghiên cứu. 25 4. Lịch sử nghiên cứu. 25 5. Phương pháp nghiên cứu. 26 6. Đóng góp của đề tài. 26 7. Cấu trúc của đề tài. 26 Chương 1.NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁCVĂN THƯ LƯU TRỮ 27 1.1. Khái niệm công tác Văn thư – Lưu trữ 27 1.1.1. Khái niệm công tác văn thư 27 1.1.2. Khái niệm về công tác lưu trữ. 27 1.2. Vai trò của công tác văn thư, lưu trữ 27 1.2.1. Vai trò của công tác văn thư 27 1.2.2. Vai trò của công tác lưu trữ 28 1.3. Nội dung công tác văn thư, lưu trữ. 30 1.3.1. Nội dung công tác văn thư. 30 1.3.1.1. Soạn thảo và ban hành văn bản. 30 1.3.1.2. Quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức. 32 1.3.2. Nội dung công tác lưu trữ. 34 1.3.2.1. Thu thập, bổ sung tài liệu. 34 1.3.2.2. Chỉnh lý tài liệu. 34 1.3.2.3. Thống kê tài liệu lưu trữ. 35 1.3.2.4. Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ. 35 1.3.2.5. Bảo quản tài liệu lưu trữ. 35 1.3.2.6. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. 35 CHƯƠNG II.THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG UBND HUYỆN MỘC CHÂU 36 2.1. Khảo sát về công tác văn thư – lưu trữ tại Văn phòng UBND huyện Mộc Châu 36 2.2. Thực trạng công tác Văn thư 36 2.3. Thực trạng công tác lưu trữ 41 CHƯƠNG III.GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG UBND HUYỆN MỘC CHÂU 44 3.1. Đánh giá chung về những ưu, nhược điểm của công tác văn thư lưu trữ 44 3.1.1. Ưu điểm: 44 3.1.2. Nhược điểm: 45 II. Đề xuất những giải pháp 46 KẾT LUẬN 48 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 50 PHỤ LỤC

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG NGUYỄN THỊ THU HÀ BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG LỚP ĐẠI HỌC LIÊN THÔNG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 14 KHÓA HỌC (2014 - 2016) Tên quan: Văn phòng UBND huyện Mộc Châu Địa chỉ: Tiểu khu 14, thị trấn Mộc Châu, huyện Mộc Châu, tỉnh Sơn La Cán hướng dẫn nghiệp vụ quan: Nguyễn Xuân Trường Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Mạnh Cường HÀ NỘI - 2016 MỤC LỤC A LỜI NÓI ĐẦU Cùng với phát triển kinh tế giới xu toàn cầu hóa, đất nước ta ngày trưởng thành chuyển mình, xuất phát từ kinh tế nông nghiệp lạc hậu trở thành nước phát triển ổn định Song song với phát triển kinh tế, nến giáo dục ngày trọng, đất nước triển khai nhiệm vụ xã hội hóa giáo dục cách có hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thành lập quản lý đạo Bộ Nội vụ, với 40 năm phát triển trường đào tạo cung cấp hàng ngàn cán có trình độ chuyên môn vững vàng lý luận thực tiễn nhằm đáp ứng kịp thời nhu cầu xã hội thời kỳ Công nghiệp hóa Hiện đại hóa phát triển đất nước Thực tập tốt nghiệp giai đoạn quan trọng trình đào tạo cán thực hành có lý luận, rút ngắn khoảng cách lý luận thực tiễn Quá trình thực tập thời gian để làm quen vào thực tế giúp sinh viên sâu, sát vào việc tiếp cận với công việc cụ thể Bên cạnh việc thực tập khâu để đánh giá chất lương học tập sinh viên hoàn thiện kiến thức cho sinh viên trước trường Thực phương châm “ Học đôi với hành” giúp sinh viên có dịp áp dụng lý thuyết vào công việc, từ hoàn thiện kỹ làm việc thân Chính chương trình đào tạo nhà trường dành tháng để tạo điều kiện cho sinh viên va chạm với thực tế sách vở, thực tập tuần trường gần tháng quan trường Được giúp đỡ Khoa Quản trị văn phòng – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đồng ý tiếp nhận Ban lãnh đạo văn phòng UBND huyện Mộc Châu, tỉnh Sơn La, thực tập tại quan từ ngày 4/7/2016 đến ngày 26/8/2016 Trong thời gian thực tập cô, chú, anh, chị Văn phòng UBND huyện tận tình hướng dẫn, dạy Thời gian có điều kiện thâm nhập vào thực tế, hiểu biết thêm công tác Văn thư – Lưu trữ Quản trị văn phòng quan Qua giúp rèn luyện kỹ chuyên môn nghiệp vụ kinh nghiệm quý báu cách giao tiếp, ứng xử nơi công sở, phong cách làm việc cán văn phòng Dưới báo cáo thực tập tốt nghiệp công trình đánh dấu trưởng thành sau gần năm học tập rèn luyện trường Qua báo cáo xin gửi lời cảm ơn chân thành đến thầy, cô khoa Quản trị văn phòng – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cán Văn phòng UBND huyện Mộc Châu, đặc biệt anh Nguyễn Xuân Trường – Chánh văn phòng UBND huyện giúp hoàn thành tốt đợt thực tập viết báo cáo tốt nghiệp Với kiến thức thầy cô giáo truyền đạt trường với khả áp dụng, nắm bắt thân thực tế cách nhìn nhận đánh giá vấn đề chưa thể bao quát, sâu sắc Hơn thời gian có hạn kinh nghiệm thực tế ít, thân cố gắng song bên cạnh tránh khỏi thiếu sót Vì mong nhận góp ý cán quan, thấy, cô giáo bạn để báo cáo hoàn thiện Tôi xin chân thành cảm ơn./ Hà Nội, ngày tháng năm 2016 SINH VIÊN Nguyễn Thị Thu Hà B NỘI DUNG PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN MỘC CHÂU I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức huyện Mộc Châu, tỉnh Sơn La 1.1 Giới thiệu huyện Mộc Châu a Vị trí địa lý, ranh giới đơn vị hành Mộc Châu huyện miền núi, cao nguyên biên giới, nằm hướng Đông Nam tỉnh Sơn La, cách Hà Nội 180 km hướng Tây Bắc, diện tích tự nhiên 1.081,66 km2, chiếm 7,49% diện tích tỉnh Sơn La, đứng thứ số 12 huyện, thành phố tỉnh Sơn La Huyện Mộc Châu có Quốc lộ 6, 43 qua, có chung đường biên giới với Việt Nam - Lào dài 40,6 km Toàn huyện có 15 xã, thị trấn gồm thị trấn (thị trấn Mộc Châu thị trấn Nông Trường Mộc Châu) 13 xã b Đặc điểm địa hình, phân vùng Mộc Châu có đặc điểm đặc trưng địa hình vùng miền núi Tây Bắc, chia cắt phức tạp, nằm hệ thống núi đá vôi, có cao nguyên Mộc Châu với địa hình tương đối phẳng, đất đai màu mỡ, khí hậu mát mẻ, độ cao trung bình khoảng 1.050 m so với mặt nước biển c Khí hậu, thuỷ văn Mộc Châu có bốn mùa rõ rệt, với đặc điểm bật vùng khí hậu cao nguyên ôn hòa, mát mẻ quanh năm Nhiệt độ trung bình/năm khoảng 18-20 0C, lượng mưa trung bình/năm khoảng 1.500 - 1.600 mm độ ẩm không khí trung bình 85% d Tài nguyên du lịch Cao nguyên Mộc Châu diện tích rộng lớn với điều kiện khí hậu mát mẻ, có vị trí thuận lợi cách Hà Nội 180 km, cách Sơn La 120 km, đủ gần để khách đến, đủ xa để khách lại; Hệ sinh thái đa dạng, đặt biệt vùng thảo nguyên cảnh quan đẹp (đồng cỏ, vườn hoa), khí hậu ôn hòa, với điểm danh thắng Ngũ Động Ôn, thác Dải Yếm, đỉnh Pha Luông, khu hồ sinh thái rừng thông Áng, đồi chè, vườn đào, vườn mận, trang trại chăn nuôi bò sữa Phong tục tập quán với lễ hội người Mông, nét văn hóa người Mường nếp sống đồng bào Thái hấp dẫn du khách, ngày Hội văn hóa dân tộc tổ chức từ ngày 30/8 đến ngày 02/9 hàng năm, lễ hội Hết Chá, Cầu Mưa tổ chức vào tháng hàng năm; Ngày hội hái tổ chức vào tháng hàng năm Có di tích lịch sử văn hoá: Chùa Vặt Hồng; Văn bia trung đoàn Tây Tiến; Di tích lịch sử Bác Hồ nói chuyện với nhân dân Mộc Châu; di tích lịch sử văn hóa nơi Bác Hồ nói chuyện với cán UBND, chiến sĩ công nhân Nông Trường Mộc Châu; di tích lịch sử Văn bia Trung đoàn 83 quân tình nguyện Việt Nam - Lào; Di tích lịch sử bia căm thù Khu 64; Di tích lịch sử bia căm thù Km 70; Di tích lịch sử đồn Mộc Lỵ 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND huyện Mộc Châu UBND huyện quan hành Nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm, tổ chức đạo việc thi hành Hiến pháp, Luật, văn quan Nhà nước cấp Nghị HĐND huyện, đồng thời đạo họat động quan thuộc UBND huyện UBND xã Nhiệm vụ, quyền hạn UBND huyện qui định điều 97, 98, 99, 100, 101, 102, 103, 104, 105, 106, 107 110 Luật tổ chức HĐND UBND ngày 26/11/2003; Nghị định 107/2004/NĐ- CP ngày 01/4/2004 Chính phủ việc quy định Phó Chủ tịch cấu thành viên ủy ban nhân dân cấp; Quyết định số 129/2001/QĐ-UBND ngày 04/12/2001 UBND tỉnh Sơn La việc tổ chức lại quan chuyên môn thuộc UBND huyện Mộc Châu Quyết định số 255/2004/QĐ- UB ngày 06/9/2004 UBND huyện Mộc Châu ban hành quy chế làm việc mối quan hệ công tác UBND huyện Mộc Châu 1.2.1 Chức năng: Uỷ ban nhân dân Hội đồng nhân dân bầu quan chấp hành Hội đồng nhân dân, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cấp quan nhà nước cấp Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, văn quan nhà nước cấp nghị Hội đồng nhân dân cấp nhằm bảo đảm thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh thực sách khác địa bàn Uỷ ban nhân dân thực chức quản lý nhà nước địa phương, góp phần bảo đảm đạo, quản lý thống Bộ máy hành nhà nước từ trung ương tới sở 1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn: A.Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổ chức kiểm tra việc thực kế hoạch đó; Lập dự toán thu ngân sách nhà nước địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; toán ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cấp định báo cáo Uỷ ban nhân dân, quan tài cấp trực tiếp; Tổ chức thực ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn xây dựng thực ngân sách kiểm tra nghị Hội đồng nhân dân xã, thị trấn thực ngân sách địa phương theo quy định pháp luật; Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội xã, thị trấn B Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi đất đai, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cấp thông qua chương trình khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp địa phương tổ chức thực chương trình đó; Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực biện pháp chuyển dịch cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng khai thác lâm sản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng chế biến thuỷ sản; Thực giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất cá nhân hộ gia đình, giải tranh chấp đất đai, tra đất đai theo quy định pháp luật; Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn; Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, công trình thuỷ lợi vừa nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông địa bàn theo quy định pháp luật C Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp địa bàn huyện; Xây dựng phát triển sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch vụ xã, thị trấn; Tổ chức thực xây dựng phát triển làng nghề truyền thống, sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng xuất khẩu; phát triển sở chế biến nông, lâm, thuỷ sản sở công nghiệp khác theo đạo Uỷ ban nhân dân tỉnh D Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Tổ chức lập, trình duyệt xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn địa bàn huyện; quản lý việc thực quy hoạch xây dựng duyệt; Quản lý, khai thác, sử dụng công trình giao thông kết cấu hạ tầng sở theo phân cấp; Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng kiểm tra việc thực pháp luật xây dựng; tổ chức thực sách nhà ở; quản lý đất quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước địa bàn; Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân cấp Uỷ ban nhân dân tỉnh E Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ du lịch, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch kiểm tra việc chấp hành quy định Nhà nước hoạt động thương mại, dịch vụ du lịch địa bàn huyện; Kiểm tra việc thực quy tắc an toàn vệ sinh hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch địa bàn; Kiểm tra việc chấp hành quy định Nhà nước hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch địa bàn E Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin thể dục thể thao, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Xây dựng chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông tin, thể dục thể thao, y tế, phát địa bàn huyện tổ chức thực sau cấp có thẩm quyền phê duyệt; Tổ chức kiểm tra việc thực quy định pháp luật phổ cập giáo dục, quản lý trường tiểu học, trung học sở, trường dạy nghề; tổ chức trường mầm non; thực chủ trương xã hội hoá giáo dục địa bàn; đạo việc xoá mù chữ thực quy định tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thi cử; Quản lý công trình công cộng phân cấp; hướng dẫn phong trào văn hoá, hoạt động trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thể thao; bảo vệ phát huy giá trị di tích lịch sử - văn hoá danh lam thắng cảnh địa phương quản lý; Thực kế hoạch phát triển nghiệp y tế; quản lý trung tâm y tế, trạm y tế; đạo kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịch bệnh; bảo vệ chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi 10 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước quy định cụ thể quan, tổ chức + Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo văn cần kiểm tra, xác minh điểm văn mà ngày nhận cách xa ngày tháng văn cần giữ lại bì đính kèm với văn để làm chứng, - Đối với văn “khẩn”, “thượng khẩn”, “hỏa tốc”: Văn thư cần bóc phong bì ghi lại số văn bản, tên quan gửi báo cáo cho Chánh Văn phòng (Phó văn phòng) biết để có ý kiến xử lý kịp thời b) Dấu “Đến” đóng rõ ràng, ngắn vào khoảng giấy trống, số ký hiệu (đối với văn có ghi tên loại), trích yếu nội dung ( công văn) vào khoảng trống phía ngày, tháng, năm ban hành văn c) Chuyển lại cho CVP/PVP văn đến nhận d) Đăng ký văn đến: Văn đến đăng ký vào sổ đăng ký văn sở liệu văn máy tính - Đăng ký văn đến sổ + Lập sổ đăng ký văn đến Tùy theo số lượng văn đến hàng năm, quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập loại sổ đăng ký cho phù hợp Mẫu sổ việc đăng ký văn đến, kể văn mật đến, thực theo hướng dẫn Công văn 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 1.1.2 Phân loại, đề xuất ý kiến giải CVP xem xét, phân loại (theo lĩnh vực), xử lý văn thuộc thẩm quyền phân cấp chuyển trình Chủ tịch Phó Chủ tịch UBND 1.1.3 Xem xét, cho ý kiến giải quyết: Căn nội dung văn đến, CT/PCT UBND xem xét ghi ý kiến đạo, phân công đơn vị, cá nhân thực vào Phiếu xử lý văn đến (BM42301/VP); Văn thư ghi nơi nhận vào sổ văn đến để theo dõi chuyển văn đến cho đơn vị, cá nhân liên quan thực 1.1.4 Giải văn đến: - Đơn vị/cá nhân có liên quan có trách nhiệm nghiên cứu, giải văn đến theo dẫn phiếu xử lý văn (BM423-01/VP) 1.1.5 Lưu hồ sơ: Quy trình quản lí giải văn Trách nhiệm Trình tự công việc Cán phân công Tài liệu, biểu mẫu liên quan Nghiên cứu, dự thảo văn VP phòng, ban thị xã Trưởng đơn vị chuyên môn Kiểm tra thể thức, nội dung ký tắt trình ký văn -CT/PCT UBND Duyệt, ký Đối chiếu TT01 -CVP/PVP Bộ phận Văn thư, Làm thủ tục ban hành văn bản, gửi văn Bộ phận Văn thư, Đơn vị chuyên môn Sổ đăng ký văn Theo mục Lưu hồ sơ quy trình 2.2 Mô tả: 2.2.1 Nghiên cứu, dự thảo văn đi: Cán phân công đơn vị, phòng, ban, ngành thị xã nghiên cứu, soạn thảo văn theo nội dung yêu cầu thể thức quy định, chuyển thủ trưởng đơn vị kiểm tra, ký nháy vào văn trước chuyển cho Văn phòng trình duyệt Phụ trách đơn vị giao soạn thảo văn chịu trách nhiệm độ xác nội dung tính pháp lý văn 2.2.2 Kiểm tra, trình ký: Thủ trưởng quan chuyên môn chịu trách nhiệm kiểm tra văn nội dung thể thức Nếu có sai sót, chuyển trả lại cho cán soạn thảo chỉnh sửa lại Nếu đạt yêu cầu, trình Chủ tịch/ Phó Chủ tịch UBND duyệt ký 2.2.3 Duyệt, ký: - Chủ tịch/Phó Chủ tịch HĐND - UBND xem xét nội dung, thể thức văn ký thức; không đạt yêu cầu, chuyển trả lại đơn vị tham mưu soạn thảo văn để chỉnh sửa - Chữ ký thức Chủ tịch, Phó Chủ tịch HĐND - UBND văn phải rõ ràng; không dùng bút chì, mực đỏ thứ mực dễ phai để ký văn 2.2.4 Làm thủ tục ban hành văn bản:S - Văn sau có chữ ký thức người có thẩm quyền đơn vị tham mưu phải chuyển Văn thư để lấy số làm thủ tục ban hành - Văn thư điền đầy đủ tên quan nhận, địa chỉ, số, ký hiệu văn Văn có mức độ khẩn, mật phải đóng dấu “khẩn”, “thượng khẩn”, "hỏa tốc", “mật”, “tuyệt mật” lên văn bì thư, số ký hiệu Nếu văn thức dừng báo cáo cho Chủ tịch/Phó Chủ tịch + Văn "khẩn", "thượng khẩn", "hỏa tốc" phải gửi ngày làm việc + Các văn khác gửi chậm sau 02 ngày làm việc kể từ ngày ký PHỤ LỤC VIII MỘT SỐ MẪU SỬ DỤNG TRONG VIỆC QUẢN LÍ VĂN BẢN ĐẾN, VĂN BẢN ĐI SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN (Kèm theo Quy chế số /QC-UBND ngày tháng năm UBND huyện Mộc Châu) Mẫu sổ Sổ đăng ký văn đến phải in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm a) Bìa trang đầu Bìa trang đầu sổ đăng ký văn đến (loại thường) trình bày theo minh họa hình vẽ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN MỘC CHÂU SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm: … Từ ngày …… đến ngày … (4)……… Từ số ……… đến số ……… (5)……… Quyển số: ….(6)… Ghi chú: (3): Năm mở sổ đăng ký văn đến; (4): Ngày, tháng bắt đầu kết thúc đăng ký văn sổ; (5): Số thứ tự đăng ký văn đến cuối sổ; (6): Số thứ tự sổ Trên trang đầu loại sổ phải có chữ ký người có thẩm quyền đóng dấu trước sử dụng Việc ký đóng dấu thực khoảng giấy trống Từ số đến số Quyển số b) Phần đăng ký văn đến Phần đăng ký văn đến trình bày trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 09 cột theo mẫu đây: Ngà Số Tác Số, Ngày Tên loại trích Đơn vị y đến giả ký tháng yếu nội dung đến (1) (2) (3) hiệu người (4) nhận (7) (5) (6) Ký Ghi nhận (8) (9) Hướng dẫn đăng ký Cột 1: Ghi theo ngày, tháng ghi dấu “Đến”, ví dụ: 03/01, 27/7, 31/12 Cột 2: Ghi theo số ghi dấu “Đến” Cột 3: Ghi tên quan, tổ chức ban hành văn họ tên, địa người gửi đơn, thư Cột 4: Ghi số ký hiệu văn đến Cột 5: Ghi ngày, tháng, năm văn đến đơn, thư Đối với ngày 10 tháng 1, phải thêm số trước; năm ghi hai chữ số cuối năm, ví dụ: 03/01/11, 31/12/11 Cột 6: Ghi tên loại văn đến (trừ công văn; tên loại văn viết tắt) trích yếu nội dung Trường hợp văn đến đơn, thư trích yếu người đăng ký phải tóm tắt nội dung văn đơn, thư Cột 7: Ghi tên đơn vị cá nhân nhận văn đến ý kiến phân phối, ý kiến đạo giải người có thẩm quyền Cột 8: Chữ ký người trực tiếp nhận văn Cột 9: Ghi điểm cần thiết văn đến (văn số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu, v.v ) Sổ đăng ký văn mật đến: Mẫu số đăng ký văn mật đến giống số đăng ký văn đến (loại thường), phần đăng ký có bổ sung cột “Mức độ mật” (cột 7) sau cột “Tên loại trích yếu nội dung” (cột 6) Việc đăng ký văn mật đến thực tương tự đăng ký văn đến (loại thường) theo hướng dẫn khoản Phụ lục này; riêng cột “Mức độ mật” phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật” “Tuyệt mật”) văn đến; văn đến độ “Tuyệt mật”, ghi vào cột trích yếu nội dung sau phép người có thẩm quyền./ PHIẾU GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN (Kèm theo Quy chế số /QC-UBND ngày tháng năm UBND huyện Mộc Châu) Mẫu phiếu UBND HUYỆN MỘC CHÂU CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM _ Độc lập - Tự - Hạnh phúc _ ………., ngày … tháng … năm 20… PHIẾU GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN ……………………………(1) ………………………… ………………………… Ý kiến lãnh đạo quan, tổ chức: (2) Ý kiến lãnh đạo đơn vị: (3) Ý kiến đề xuất người giải quyết: (4) Hướng dẫn ghi (1): Ghi tên loại; số, ký hiệu; ngày, tháng, năm trích yếu nội dung văn đến (2): Ý kiến phân phối, đạo giải lãnh đạo UBND huyện Mộc Châu(hoặc người có thẩm quyền) giao đơn vị, cá nhân chủ trì, đơn vị, cá nhân tham gia phối hợp giải văn đến (nếu có); thời hạn giải đơn vị, cá nhân (nếu có) ngày tháng cho ý kiến phân phối, giải (3): Ý kiến phân phối, đạo giải Chánh văn phòng giao cho cá nhân; thời hạn giải cá nhân (nếu có) ngày, tháng, năm cho ý kiến (4): Ý kiến đề xuất giải văn đến cá nhân ngày, tháng, năm đề xuất ý kiến./ SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN (Kèm theo Quy chế số /QC-UBND ngày tháng năm UBND huyện Mộc Châu) I Sổ chuyển giao văn đến (loại thường) Mẫu số Sổ chuyển giao văn đến phải in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm 148mm x 210mm a) Bìa trang đầu Bìa trang đầu sổ trình bày tương tự bìa trang đầu sổ đăng ký văn đến, khác tên gọi “Sổ chuyển giao văn đến” dòng chữ “Từ số đến số ” b) Phần chuyển giao văn đến Phần chuyển giao văn đến trình bày trang giấy khổ A4 theo chiều rộng (210mm x 297mm) theo chiều dài (297mm x 210mm) bao gồm 05 cột theo mẫu sau: Số đến (2) Đơn vị người nhân (3) Ký nhận (4) Ghi Chú (5) Hướng dẫn ghi Cột 1: Ghi ngày, tháng, năm chuyển giao văn đến cho đơn vị, cá nhân; ngày 10 tháng 1, phải thêm số trước, ví dụ: 05/02, 27/7, 31/12 Cột 2: Ghi theo số ghi dấu “Đến” Cột 3: Ghi tên đơn vị cá nhân nhận văn theo ý kiến phân phối, ý kiến đạo giải người có thẩm quyền Cột 4: Chữ ký người trực tiếp nhận văn Cột 5: Ghi điểm cần thiết (bản sao, số lượng ) II Sổ chuyển giao văn mật đến Trong trường hợp cần thiết, quan, tổ chức lập sổ chuyển giao văn mật đến riêng Mẫu sổ chuyển giao văn mật đến tương tự sổ chuyển giao văn đến (loại thường), phần đăng ký chuyển giao văn có bổ sung cột “Mức độ mật” sau cột “Số đến” (cột 2) Việc đăng ký chuyển giao văn mật đến thực tương tự văn đến (loại thường) theo hướng dẫn khoản 2, Mục I Phụ lục này, riêng cột “Mức độ mật” phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật” “Tuyệt mật”) văn đến./ SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI (Kèm theo Thông tư số /QC-UBND ngày tháng năm UBND huyện Mộc Châu) I Sổ đăng ký văn (loại thường) Mẫu sổ Sổ đăng ký văn phải in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm a) Bìa trang đầu Bìa trang đầu sổ trình bày tương tự bìa trang đầu sổ đăng ký văn đến, khác tên gọi “Sổ đăng ký văn đi” b) Phần đăng ký văn Phần đăng ký văn trình bày trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 08 cột theo mẫu sau: Số, ký Ngày Tên loại Người Nơi nhận Đơn vị, ký Ghi người lượng hiệu tháng trích yếu văn văn nội dung nhận bản (1) (2) văn (3) lưu (6) (7) (4) văn Số (5) (8) Hướng dẫn đăng ký Cột 1: Ghi số ký hiệu văn Cột 2: Ghi ngày, tháng, năm văn bản; ngày 10 tháng 1, phải thêm số trước, ví dụ: 05/02, 31/12 Cột 3: Ghi tên loại trích yếu nội dung văn Cột 4: Ghi tên người ký văn Cột 5: Ghi tên quan, tổ chức đơn vị, cá nhân nhận văn ghi phần nơi nhận văn Cột 6: Ghi tên đơn vị cá nhân nhận lưu Cột 7: Ghi số lượng phát hành Cột 8: Ghi điểm cần thiết khác MẪU SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI (Kèm theo Quy chế số 19 /QC-UBND ngày tháng năm UBND huyện Mộc Châu) Mẫu sổ Sổ chuyển giao văn cho quan khác cho đơn vị, cá nhân quan, tổ chức phải in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm a) Bìa trang đầu Bìa trang đầu sổ trình bày tương tự bìa trang đầu sổ chuyển giao văn đến, khác tên gọi “Sổ chuyển giao văn đi" b) Phần đăng ký chuyển giao văn Phần đăng ký chuyển giao văn trình bày trang giấy khổ A4 theo chiều rộng (210mm x 297mm) theo chiều dài (297mm x 210mm), bao gồm 05 cột theo mẫu sau: Ngày Số, ký hiệu văn chuyển (1) (2) Nơi nhận văn (3) Ký nhận Ghi (4) (5) Hướng dẫn ghi Cột 1: Ghi ngày, tháng chuyển giao văn đi; ngày 10 tháng 1, phải thêm số trước, ví dụ: 03/01, 27/7, 31/12 Cột 2: Ghi số ký hiệu văn Cột 3: Nơi nhận văn - Ghi tên đơn vị cá nhân nhận văn trường hợp chuyển giao văn nội UBND huyện Mộc Châu; - Ghi tên quan, tổ chức đơn vị, cá nhân nhận văn trường hợp chuyển giao văn cho quan, tổ chức đơn vị, cá nhân khác Cột 4: Chữ ký người trực tiếp nhận văn Cột 5: Ghi điểm cần thiết khác số lượng bản, số lượng bì./ BÌ VĂN BẢN (Kèm theo Quy chế số / QC-UBND ngày tháng năm UBND huyện Mộc Châu) Mẫu bì văn a) Hình dạng kích thước Bì văn phải in sẵn, có hình chữ nhật Kích thước tối thiểu loại bì thông dụng cụ thể sau: - Loại 307mm x 220mm: dùng cho văn trình bày giấy khổ A4 vào bì dạng để nguyên khổ giấy; - Loại 220mm x 158mm: dùng cho văn trình bày giấy khổ A4 vào bì dạng gấp làm phần nhau; - Loại 220mm x 109mm: dùng cho văn trình bày giấy khổ A4 vào bì dạng gấp làm phần nhau; - Loại 158mm x 115mm: dùng cho văn trình bày giấy khổ A4 vào bì dạng gấp làm phần b) Mẫu trình bảy Mẫu trình bày bì văn minh họa theo hình vẽ UBND HUYỆN MỘC CHÂU ĐC: Tiểu khu 14, thị trấn Mộc Châu, huyện Mộc Châu, tỉnh Sơn La, ĐT: 05 36889246 Fax: 05 3628266 E-Mail: Mocchau@gmail.com Website: www.mocchau.ong.com Số:……………………………………(5) Kính gửi: ………………………………………(6) ………………………………………………(7) ………………………………………………(8) Hướng dẫn trình bày viết bì (5): Ghi số, ký hiệu văn có phong bì (6): Ghi tên quan, tổ chức đơn vị, cá nhân nhận văn (7): Địa quan, tổ chức đơn vị, cá nhân nhận văn (8): Biểu tượng quan, tổ chức (nếu có)./ SỔ GỬI VĂN BẢN ĐI BƯU ĐIỆN (Kèm theo Quy chế số QC-UBND ngày tháng năm UBND huyện Mộc Châu) Mẫu sổ Sổ gửi văn bưu điện phải in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm 148mm x 210mm a) Bìa trang đầu Bìa trang đầu sổ trình bày tương tự bìa trang đầu sổ chuyển giao văn đến, khác tên gọi “Sổ gửi văn bưu điện” b) Phần đăng ký gửi văn bưu diện Phần đăng ký gửi văn bưu điện trình bày trang giấy khổ A4 theo chiều rộng (210mm x 297mm) theo chiều dài (297mm x 210mm), bao gồm 06 cột theo mẫu sau: Ngày Số, ký hiệu Nơi nhận chuyển văn văn dấu bưu (3) điện (5) (1) (2) Số lượng bì (4) Ký nhận Ghi (6) Hướng dẫn ghi Cột 1: Ghi ngày, tháng, năm gửi văn bưu điện; ngày 10 tháng 1, phải thêm số trước, ví dụ: 03/01, 27/7, 31/12 Cột 2: Ghi số ký hiệu văn Cột 3: Ghi tên quan, tổ chức đơn vị, cá nhân nhận văn bản, ví dụ: UBND huyện, xã… Cột 4: Ghi số lượng bì văn gửi Cột 5: Chữ ký nhân viên bưu điện trực tiếp nhận văn dấu bưu điện (nếu có) Cột 6: Ghi điểm cần thiết khác./