MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VINACONTROL HẢI PHÒNG.doc

MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VINACONTROL HẢI PHÒNG

MỤC LỤC

Trang

Lời cảm ơn 3

Đặt vấn đề 5

Chương 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ VĂN PHÒNG VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 7

1.1 Những vấn đề cơ bản về văn phòng 7

1.1.1 Khái niệm văn phòng 7

1.1.2 Chức năng của văn phòng 8

1.1.2.1 Chức năng tham mưu, tổng hợp 8

1.1.2.2 Chức năng hậu cần 8

1.1.3 Nhiệm vụ của văn phòng 9

1.1.4 Vai trò của văn phòng 13

1.1.5 Những yếu tố ảnh hưởng tới hoạt động văn phòng 14

1.1.5.1 Môi trường bên trong tổ chức 14

1.1.5.2 Môi trường bên ngoài tổ chức 15

1.2 Những vấn đề cơ bản về quản trị văn phòng 16

1.2.1 Khái niệm quản trị văn phòng 16

1.2.2 Mục tiêu của quản trị văn phòng 17

1.2.3 Vai trò quản trị văn phòng đối với cơ quan, doanh nghiệp 17

Chương 2 THỰC TẾ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI CTCP GIÁM ĐỊNH VINACONTROL CHI NHÁNH HẢI PHÒNG 19

2.1 Giới thiệu khái quát về CTCP giám định Vinacontrol Chi nhánh Hải Phòng 19

2.1.1 Sự hình thành và phát triển CTCP giám định Vinacontrol và Chi nhánh tại Hải Phòng 19

2.1.2 Lĩnh vực kinh doanh của Vinacontrol 24

2.1.3 Cơ cấu tổ chức của Vinacontrol Hải Phòng 26

2.1.4 Kết quả hoạt động của Vinacontrol Hải Phòng 30

2.1.4.1 Những kết quả đạt được 30

2.1.4.2 Mặt hạn chế 31

2.1.4.3 Tình hình thuận lợi, khó khăn 32

2.2 Tổ chức bộ máy phòng Hành chính-Kế toán 33

2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của phòng Hành chính-Kế toán 33

2.2.2 Cơ cấu tổ chức phòng Hành chính-Kế toán 34

2.2.3 Điều kiện làm việc của phòng 37

2.3 Nội dung cơ bản hoạt động hành chính văn phòng ở Vinacontrol Hải Phòng.40 2.3.1 Nghiệp vụ thu thập và xử lý thông tin 40

2.3.2 Nghiệp vụ văn thư 46

2.3.2.1 Kỹ thuật soạn thảo văn bản 47

2.3.2.2 Kỹ thuật quản lý văn bản đến 50

2.3.2.3 Kỹ thuật quản lý văn bản đi 53

2.3.2.4 Kỹ thuật quản lý sử dụng con dấu 55

2.3.3 Nghiệp vụ lưu trữ 55

2.3.4 Nghiệp vụ lập chương trình, kế hoạch cho cơ quan, lãnh đạo 57

2.3.5 Nghiệp vụ tổ chức hội họp 60

2.3.6 Nghiệp vụ lễ tân, tiếp khách 61

2.3.7 Cung cấp trang thiết bị làm việc 62

Chương 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VINACONTROL HẢI PHÒNG 65

3.1 Định hướng chung 65

3.2 Giải pháp cụ thể 66

3.2.1 Giải pháp đầu tư con người cho phòng HC - KT 66

3.2.2 Giải pháp kỹ thuật đối với một số nghiệp vụ văn phòng cơ bản 67

3.2.2.1 Nghiệp vụ thông tin 67

3.2.2.2 Nghiệp vụ văn thư, lưu trữ 68

3.2.3 Cải thiện hiệu quả bố trí, sắp xếp nơi làm việc 69

KẾT LUẬN 71

TÀI LIỆU THAM KHẢO 72

LỜI CẢM ƠN

Nhân dịp hoàn thành bài khoá luận tốt nghiệp, em xin gửi lời cảm ơn tới nhà trường và các thầy cô bộ môn quản trị kinh doanh đã giảng dạy những kiến thức lý luận, nghiệp vụ trong suốt 4 năm qua để em có cơ sở lý luận viết bài

Em xin chân thành cảm ơn sự chỉ bảo, giúp đỡ nhiệt tình của các cô chú, anh chị phòng HC-KT, mọi người luôn sẵn sàng giải đáp những thắc mắc về hoạt động văn phòng ở đây để hoàn thành bài khoá luận này

Đặc biệt, em xin cảm ơn những nhận xét, góp ý, sự chỉ bảo tận tình của cô giáo hướng dẫn TS.Trần Thị Thanh Thuỷ để bài khoá luận của em hoàn thiện tốt nhất

Em xin chân thành cảm ơn

Hải Phòng, ngày 10 tháng 6 năm 2009 Sinh viên

Bùi Thị Nga

Chú thích:

1 Các ký hiệu viết tắt trong bài luận văn:

XNK: Xuất nhập khẩu

HC_KT: Hành chính_Kế toán

BGĐ: Ban Giám đốc

PGĐ: Phòng Giám định

PNVTH: Phòng Nghiệp vụ tổng hợp

2 Sơ đồ, bảng biểu

Hình Nội dung Trang

1 Mô hình tổ chức của Vinacontrol 21

2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Vinacontrol Hải Phòng 26

3 Bảng kê nhân sự Vinacontrol Hải Phòng 28

4 Bảng kê giám định viên Vinacontrol Hải Phòng 29

5 Bảng so sánh các chỉ tiêu doanh thu, lợi nhuận 31

6 Sơ đồ cơ cấu phòng HC_KT 34

7 Bảng kê trang thiết bị văn phòng (tháng 12/2008) 39

8 Mẫu dấu đến 51

9 Mẫu bìa sổ đăng ký “Công văn đến” 52

10 Mẫu nội dung đăng ký “Công văn đến” 52

11 Mẫu sổ theo dõi giải quyết công văn đến 53

12 Mẫu “Sổ công văn đi” 54

13 Kế hoạch đào tạo giám định viên thử việc và tập sự (8/2008) 59

14 Mẫu sổ chuyển giao văn bản đến 69

15 Mẫu sổ đăng ký văn bản mật 69

đặt vấn đề

1 Lý do chọn đề tài

Cựng với xu thế phỏt triển kinh tế quốc tế, nền kinh tế nước ta cũng cú những bước phỏt triển nhảy vọt phự hợp với xu thế chung hiện nay Từ khi Việt Nam gia nhập WTO và với chế độ chớnh trị, xó hội ổn định nờn đó thu hỳt nhiều nhà đầu tư đến đầu tư vào thị trường đầy tiềm năng phỏt triển ở nước ta Bờn cạnh

đú, cũng cú khụng ớt thỏch thức về cạnh tranh cỏc hàng hoỏ, dịch vụ trong nước và nước ngoài, vấn đề về lao động … Căn cứ vào điều kiện đú cỏc doanh nghiệp luụn luụn đổi mới, tự hoàn thiện mỡnh để tận dụng những thời cơ thuận lợi, hạn chế được những khú khăn, vượt thỏch thức để mục tiờu lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh luụn đạt được, doanh số năm nay cao hơn năm trước

Trong đú, cụng tỏc văn phũng cú đúng gúp khụng nhỏ vào mục tiờu lợi nhuận, doanh thu mà tổ chức doanh nghiệp đó đặt ra Bởi văn phũng là bộ mỏy tham mưu, giỳp việc, là bộ phận tổng hợp quản trị của cỏc tổ chức, doanh nghiệp để cú được năng suất cao nhất và hiệu quả nhất Văn phũng là tai, là mắt, là cỏnh tay nối dài của lónh đạo, làm nhiệm vụ hỗ trợ cho lónh đạo Tuy tờn gọi cú thể khỏc nhau: Văn phũng, phũng Hành chớnh - Tổng hợp, phũng Hành chớnh - Tổ chức, phũng Hành chớnh - Kế toỏn….nhưng đều thực hiện một nội dung cú liờn quan đến văn phũng, đều thực hiện chức năng quan trọng đú là: tham mưu, tổng hợp, hậu cần

Hoạt động văn phũng với cỏc nghiệp vụ: thụng tin, văn thư, lưu trữ, lễ tõn, tiếp khỏch, cung cấp trang thiết bị làm việc…chớnh là nhằm đảm bảo cho hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp cú hiệu quả hơn và đúng gúp cao hơn vào việc thực hiện mục tiờu của tổ chức mỡnh Nếu coi nhẹ cụng tỏc văn phũng, văn phũng khụng cú kỷ cương, hoạt động khụng khoa học thỡ mọi cụng việc sẽ bị ỏch tắc, đỡnh trệ, ảnh hưởng khụng tốt đến hoạt động của cơ quan tổ chức, doanh nghiệp đú Vỡ vậy việc nõng cao hiệu quả hoạt động văn phũng là một yờu cầu tất yếu đặt ra cho mỗi cơ quan, doanh nghiệp

Nhận thức được vai trũ của văn phũng và khi tụi được đi thực tập tại phũng Hành chớnh - Kế toỏn của Chi nhỏnh Vinacontrol Hải Phũng, tụi nhận thấy cụng tỏc văn phũng mặc dự cú nhiều cố gắng song vẫn cũn thiếu sút do Chi nhỏnh tập trung vào thực hiện loại hỡnh kinh doanh dịch vụ giỏm định và cụng tỏc tài chớnh

kế toỏn nhiều hơn Từ những lý do trờn nờn em chọn đề tài: “Một số biện phỏp gúp

phần nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại CTCP giám định Vinacontrol Chi nhánh Hải Phòng”.

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

Đề tài khoá luận nghiên cứu nhằm mục đích sau:

- Khảo cứu lý luận những vấn đề cơ bản về văn phòng và quản trị văn phòng

- Mô tả, đánh giá thực tế các nghiệp vụ văn phòng tại Vinacontrol Hải Phòng

để thấy được những thành tựu, hạn chế nhằm đề xuất một số giải pháp thực hiện hoạt động văn phòng cho Chi nhánh Vinacontrol Hải Phòng

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu gồm:

- Nghiên cứu lịch sử hình thành

- Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của Chi nhánh cũng như phòng HC-KT

- Các nội dung thuộc hoạt động văn phòng như: nghiệp vụ thu thập, xử lý thông tin; nghiệp vụ lập chương trình, kế hoạch; nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; nghiệp

vụ lễ tân, tiếp khách…

- Kết quả hoạt động, hạn chế, nguyên nhân, từ đó đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả công tác văn phòng ở Vinacontrol Chi nhánh Hải Phòng

Phạm vi nghiên cứu là Chi nhánh Vinacontrol Hải Phòng trong thời gian từ 16/02 – 10/6/2009

4 Phương pháp nghiên cứu

Bài khoá luận có sử dụng một số phương pháp luận sau:

- Phương pháp duy vật biện chứng

- Phương pháp phân tích

- Phương pháp so sánh, đối chiếu

- Phương pháp thống kê, tổng hợp

5 Bố cục khoá luận: gồm 3 chương

Chương 1 Những vấn đề cơ bản về văn phòng và quản trị văn phòng

Chương 2 Thực tế hoạt động văn phòng tại CTCP giám định Vinacontrol Chi

nhánh Hải PhòngChương 3 Một số biện pháp góp phần nâng cao hiệu quả công tác văn phòng

tại Vinacontrol Hải Phòng

Chương 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ VĂN PHÒNG VÀ

QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

1.1 Những vấn đề cơ bản về văn phòng

1.1.1 Khái niệm văn phòng

Văn phòng thường được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau và ở mỗi quốc gia trong từng thời kỳ lịch sử cùng với sự phát triển kinh tế - xã hội, sự tiến bộ của khoa học quản lý, cách hiểu về văn phòng cũng có sự thay đổi và phát triển

Khi nhìn vào công việc hàng ngày của văn phòng ở mỗi cơ quan, tổ chức người ta thường nghĩ đến một bộ phận chỉ làm những công việc liên quan đến công tác văn thư, văn phòng thiên về việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại công văn, giấy tờ, con dấu, giải quyết các công việc hành chính hàng ngày hoặc văn phòng là nơi làm công việc phục vụ, hậu cần, bảo vệ…

Bên cạnh đó, văn phòng thường gắn với một địa điểm cụ thể nên văn phòng còn được hiểu là trụ sở làm việc, là địa điểm giao tiếp, đối nội, đối ngoại của cơ quan, doanh nghiệp Ví dụ như: Văn phòng Công ty, Văn phòng UBND, Văn phòng trường…

Văn phòng còn được gọi là phòng làm việc cụ thể của lãnh đạo hoặc phòng làm việc của một số cá nhân có chức danh được pháp luật thừa nhận với tên gọi như: Văn phòng Giám đốc, Văn phòng Nghị sĩ, Văn phòng Luật sư, Văn phòng Kiến trúc sư…

Trong các cơ quan, doanh nghiệp, văn phòng được hiểu như một bộ máy tham mưu, tổng hợp quan trọng, một cánh tay đắc lực phục vụ việc điều hành của lãnh đạo Đôi khi văn phòng còn phản ánh sự kết hợp của các phòng ban khác nhau như: phòng Hành chính-Kế toán, phòng Hành chính tổng hợp, phòng Tổ chức – Hành chính… Cấc văn phòng này thực hiện chức năng khái quát của các đơn vị hỗ trợ, phục vụ điều hành cho toàn cơ quan, doanh nghiệp Nói theo cách khác thì văn phòng là hình bóng thu nhỏ của cơ quan, doanh nghiệp như các văn phòng đại diện của tổ chức, doanh nghiệp tại các địa phương, vùng, khu vực hay ở nước ngoài

Theo cuốn Quản trị Hành chính văn phòng - NXB Thống kê năm 2008 định

nghĩa về văn phòng theo nghĩa chung nhất như sau: “Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, doanh nghiệp; là nơi thu thập và xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp”.

1.1.2 Chức năng của văn phòng

Từ lý luận và thực tiễn cho thấy văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện việc quản lý thông tin, phục vụ công tác điều hành của lãnh đạo Do đó, văn phòng có 2 nhóm chức năng cơ bản đó là:

- Nhóm chức năng tham mưu, tổng hợp;

- Nhóm chức năng hậu cần

1.1.2.1 Chức năng tham mưu, tổng hợp

Cùng với quá trình cải cách hành chính, đổi mới tổ chức và hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp chức năng tham mưu, tổng hợp của văn phòng ngày càng được đặt ra như chức năng cơ bản nhất của văn phòng, đây là hoạt động cần thiết cho công tác quản lý

Trong đó, nội dung của công tác tham mưu là các hoạt động tham vấn của công tác văn phòng Còn nội dung của công tác tổng hợp là các hoạt động thống

kê, xử lý thông tin dữ liệu phục vụ thiêt thực cho hoạt động quản lý Người lãnh đạo muốn có được những quyết định đúng đắn, khoa học thì không thể chỉ dựa vào

ý chí chủ quan của mình mà còn phải xét đến những yếu tố khách quan như ý kiến tham gia của các cấp quản lý, những người trợ giúp Do đó, đòi hỏi cần phải có một lực lượng trợ giúp lãnh đạo trước hết là công tác tham mưu tổng hợp

Tham mưu để nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối ưu cho quá trình quản lý đạt hiệu quả cao nhất Mặt khác, kết quả tham vấn xuất phát từ việc thu thập, phân tích, tổng hợp, xử lý khoa học đầy đủ, chính xác những thông tin đầu vào, thông tin đầu ra kể cả những thông tin phản hồi mà văn phòng thu thập được Và để có những thông tin mang tính chuyên sâu thì bộ phận tham mưu của văn phòng là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từ các phòng ban chuyên môn nghiệp vụ trong cơ quan, doanh nghiệp mình tập hợp thành hệ thống thốmg nhất đề xuất với lãnh đạo những phương án hoạt động tổng hợp

Như vậy, tham mưu cần có sự tổng hợp và tổng hợp để tham mưu Đồng thời văn phòng có chức năng giúp lãnh đạo điều hoà, phối hợp các hoạt động chung trong cơ quan, doanh nghiệp mình một cách nhịp nhàng và khoa học

1.1.2.2 Chức năng hậu cần

Hoạt động của các cơ quan, doanh nghiệp không thể thiếu các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, trang thiết bị, công cụ, dụng cụ…văn phòng là bộ phận cung cấp, bố trí, quản lý các điều kiện vật chất đó để đảm bảo sử dụng có

hiệu quả nhất.

Điều kiện đảm bảo cho quá trình hoạt động, phát triển cơ quan, doanh nghiệp chính là các yếu tố vật chất, kinh phí Song cần phải có công tác quản lý các điều kiện này một cách khoa học Do đó mục tiêu cụ thể của văn phòng ở chức năng này là ngày càng sử dụng hiệu quả, tiết kiệm và theo xu hướng xã hội hoá các hoạt động phục vụ

Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua 2 chức năng quan trọng trên Hai chức năng này vừa tồn tại độc lập vừa hỗ trợ, bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan phải tồn tại văn phòng trong mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp

1.1.3 Nhiệm vụ của văn phòng

Từ các chức năng trên văn phòng có những nhiệm vụ chủ yếu sau đây: theo cuốn Quản trị Hành chính văn phòng - NXB Thống kê năm 2008)

1 - Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan, doanh nghiệp.

Mỗi cơ quan, doanh nghiệp đều có nhiều kế hoạch do các bộ phận, phòng ban khách nhau xây dựng nhằm thực hiện mục tiêu, định hướng phát triển cơ quan, doanh nghiệp Văn phòng chính là một bộ phận tổng hợp thành kế hoạch tổng thể cho cơ quan, doanh nghiệp và đôn đốc các bộ phận, phòng ban thực hiện theo chương trình, kế hoạch đó, ví dụ như: kế hoạch sản xuất, kế hoạch đào tạo, kế hoạch đầu tư, kế hoạch tài chính… Qua kế hoạch tổng thể mà văn phòng tổng hợp đôn đốc thực hiện thì các bộ phận, phòng ban chức năng của cơ quan, doanh nghiệp sẽ được kết nối mật thiết và hoạt động đồng bộ hơn, phối hợp tốt trong công việc

Mặt khác, văn phòng phải trực tiếp xây dựng chương trình, kế hoạch công tác hàng tháng, hàng quý, hàng tuần cho chính văn phòng và cho lãnh đạo, giúp lãnh đạo triển khai thực hiện kế hoạch đó Việc lập kế hoạch này hết sức quan trọng vì sẽ tránh được tình trạng bị lôi kéo của công việc hàng ngày mà làm ảnh hưởng đến những chương trình cần thiết hơn Trong quá trình lập kế hoạch quý, 6 tháng, tháng thì văn phòng phải thường xuyên tổng kết đưa ra những việc đã làm, chưa làm để có biện pháp bổ sung kịp thời Do đó kế hoạch luôn phải được lập đầu tiên

2 - Thu thập, xử lý, quản lý và sử dụng thông tin.

Thông tin có nhiều loại như: thông tin kinh tế, chính trị, văn hoá, xã hội, thông tin nội bộ, thông tin bên ngoài, thông tin phản hồi…nhưng mỗi cơ quan,

doanh nghiệp cũng cần phải có những yêu cầu cơ bản về thông tin Bởi vì thông tin

là nguồn, là căn cứ để lãnh đạo đưa ra những quyết định kịp thời, chính xác Mà thông tin lại có nhiều loại, trong khi lãnh đạo không thể tự thu thập, xử lý tất cả mọi thông tin nên cần có bộ phận trợ giúp, đó chính là văn phòng Văn phòng là cửa sổ, là bộ lọc thông tin vì tất cả các thông tin đến, đi đều được thu thập, xử lý, chuyển phát tại văn phòng

Văn phòng sẽ phân loại thông tin theo các kênh thích hợp để chuyển tải và lưu trữ Hoạt động này có ý nghĩa quan trọng đối với doanh nghiệp, bởi vì có liên quan đến sự thành bại, liên quan đến hoạt động không những của văn phòng mà còn cả cơ quan, doanh nghiệp nên văn phòng cần phải tuân thủ nghiêm ngặt những quy định về văn thư, lưu trữ trong quản lý thông tin

Công tác thông tin của văn phòng phải được cập nhật và tổng hợp được tình hình hoạt động hàng ngày, hàng tuần trên tất cả các lĩnh vực của cơ quan, doanh nghiệp, của nghành, lĩnh vực hoạt động kinh doanh để kịp thời báo cáo cho lãnh đạo, giúp lãnh đạo quyết định các chủ trương, biện pháp lớn nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, doanh nghiệp mình và tổng hợp báo cáo định kỳ lên

cơ quan cấp trên hoặc công khai trong cơ quan, doanh nghiệp mình

Khi thông tin được thu thập kịp thời, đầy đủ, chính xác, được xử lý khoa học, đáp ứng yêu cầu quản lý sẽ giúp cho lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp giải quyết công việc hàng ngày, điều hoà, phối hợp với các cơ quan hữu quan giải quyết kịp thời có hiệu quả những công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, doanh nghiệp mình

3 - Soạn thảo, phát hành và quản lý văn bản

Văn bản là phương tiện ghi tin, chuyển tin hữu hiệu và chính xác Thông tin trong văn bản gồm có các thông tin về chính trị, kinh tế, xã hội, pháp luật, chuyên môn… Các cơ quan, doanh nghiệp sử dụng văn bản như một phương tiện hữu hiệu

để thực hiện và truyền đạt các quyết định quản lý Tuy vậy công việc soạn thảo, ban hành, xử lý và lưu trữ văn bản trong nhiều cơ quan, doanh nghiệp còn bộc lộ nhiều sai sót cả về nội dung và hình thức Hiện nay đã có Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 1996, được bổ sung, sửa đổi năm 2002 và các văn bản dưới luật hướng dẫn thống nhất việc soạn thảo và ban hành văn bản như Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội Vụ

và Văn Phòng Chính Phủ

Văn phòng là bộ phận chịu trách nhiệm chính trong công việc trợ giúp lãnh đạo về công tác tổ chức giải quyết và quản lý văn bản; soạn thảo và ban hành văn bản đúng thẩm quyền, đúng trình tự thủ tục, thực hiện các yêu cầu về nội dung, thể thức văn bản Do đó van phòng phải nắm vững thông tin đầu vào, xử lý và sử dụng thông tin, thực hiện soạn thảo văn bản, đây là nhiệm vụ quan trọng của văn phòng.

Việc tổ chức lưu trữ thông tin, văn bản là biện pháp trợ giúp đắc lực cho hoạt động của người làm công tác quản lý Công việc này gồm có phân loại, chọn lọc, đánh giá, sắp xếp thông tin một cách có hệ thống theo những phương pháp khoa học để bảo quản an toàn và phục vụ việc tra cứu, khai thác sử dụng phục vụ các nhu cầu khác nhau

Công tác lưu trữ thông tin, văn bản được tổ chức tốt còn là việc đảm bảo an toàn, bí mật thông tin theo quy định

4 - Tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại.

Văn phòng là bộ mặt của cơ quan, doanh nghiệp, vì vậy việc tổ chức các phòng làm việc, tiếp khách và sắp xếp từng người phù hợp với từng loại công việc

là rất quan trọng Mức độ giao tiếp rộng hay hẹp, nhiều hay ít tuỳ thuộc vào mức

độ hoạt động quản lý của mỗi cơ quan nhưng chủ yếu diễn ra tại văn phòng và do văn phòng tổ chức Đây là công việc đầu tiên của cơ quan, doanh nghiệp khi giao lưu, giao tiếp, hợp tác kinh doanh, vì vậy nếu tổ chức tốt hoạt động này thi cơ quan, doanh nghiệp đó sẽ tạo được ấn tượng ban đầu tốt đẹp và có thiện cảm với khách hàng, đối tác Thấy được tầm quan trọng của hoạt động này thì mỗi cơ quan, doanh nghiệp cần chú ý, quan tâm hơn để luôn tạo dựng được ấn tượng tốt với các đối tác, khách hàng Để có được thành công này thì công việc lễ tân, tiếp khách vừa phải đảm bảo trang trọng, văn minh lịch sự vừa phải đảm bảo tiết kiệm, thực thi đúng chế độ

5 - Xây dựng củng cố bộ máy văn phòng và duy trì hoạt động thường xuyên, liên tục của văn phòng.

Văn phòng phải xây dựng được một cơ cấu tổ chức thích hợp, năng động, hiệu quả và hướng tới mục tiêu hiện đại hoá công tác văn phòng Việc chăm lo, bồi dưỡng cho cán bộ văn phòng có năng lực, trình độ am hiểu kỹ thuật và nghiệp vụ hành chính là nhiệm vụ cấp bách đối với các cơ quan, doanh nghiệp Việc củng cố

bộ máy văn phòng phải được diễn ra trên cả góc độ quản lý và đảm bảo tính hiện đại của văn phòng Nhất là khi công nghệ thông tin ngày càng phát triển như hiện

nay đòi hỏi các doanh nghiệp phải nỗ lực, cố gắng để kịp với tốc độ phát triển xã hội nói chung nhưng cũng phải phù hợp với sự phát triển của cơ quan, doanh nghiệp mình.

Văn phòng phải hoạt động thường xuyên, liên tục trong các lĩnh vực đối nội, đối ngoại, an ninh trật tự và bảo quản tài sản của cơ quan, doanh nghiệp, như vậy hoạt động của văn phòng khác với hoạt động chuyên môn của cơ quan, doanh nghiệp Văn phòng phải có một bộ phận làm việc liên tục 24/24 giờ, ngay cả khi doanh nghiệp ngừng hoạt động hoặc trong những ngày nghỉ cuối tuần, nghỉ lễ tết thì vẫn phải đảm bảo an ninh trật tự và thông tin luôn được thông suốt

Ngoài ra, hoạt động của văn phòng gắn liền với hoạt động của lãnh đạo và các phòng ban, đơn vị khác thông qua chức năng tham mưu, hậu cần đồng thời cũng gắn với hoạt động của các bộ phận, phòng ban này thông qua việc kiểm tra, đôn đốc thực hiện Vậy nên để duy trì hoạt động thường xuyên, liên tục của văn phòng cần có sự phối hợp đồng bộ, mật thiết của các bộ phận, phòng ban chuyên môn trong cơ quan, doanh nghiệp

6 - Bảo đảm nhu cầu hậu cần, kinh phí chi tiêu, quản lý vật tư, tài sản của

cơ quan, doanh nghiệp.

Đây là nhiệm vụ mang tính đặc thù của văn phòng Làm tốt công tác hậu cần, văn phòng sẽ góp phần quan trọng vào việc nâng cao hiệu quả của cơ quan, doanh nghiệp Việc lập kế hoạch nhu cầu, dự trù kinh phí, tổ chức mua săm trang thiết bị hiện đại, cấp phát, theo dõi sử dụng nhằm quản lý chặt chẽ các chi phí văn phòng để kịp thời điều chỉnh cho phù hợp và lập kế hoạch tài chính mới theo yêu cầu của lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp

Đảm bảo cả về vật chất và kinh phí chính là đảm bảo việc diễn ra các hoạt động trong cơ quan, doanh nghiệp Sử dụng một cách có hiệu quả và tiết kiệm có ảnh hưởng trực tiếp đến chính hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp đó nên cần có

sự quản lý chặt chẽ, khoa học Do đó các cơ quan, doanh nghiệp cần tạo điều kiện thuận lợi cho văn phòng hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình

7 - Đảm bảo an toàn cho cơ quan, doanh nghiệp và công tác y tế, bảo vệ sức khoẻ cán bộ, nhân viên trong cơ quan, doanh nghiệp.

Đảm bảo an ninh, trật tự an toàn trong cơ quan, doanh nghiệp là nhiệm vụ quan trọng của văn phòng Công tác đảm bảo an toàn gồm các nội dung sau:

+ Bảo vệ sức khoẻ, đảm bảo an toàn lao độngcho người lao động theo quy

định đối với từng chức danh nghề nghiệp;

+ Đảm bảo tiêu chuẩn vệ sinh, an toàn điều kiện môi trường nơi làm việc;+ Đảm bảo an toàn về tài sản: phòng chống cháy, nổ, đảm bảo an toàn cho các trang thiết bị;

+ Đảm bảo an ninh trật tự: thường trực, bảo vệ, tuần tra, canh gác cơ quan trong và ngoài giờ làm việc; kiểm tra và vận hành hệ thống bảo vệ;

+ Đảm bảo độ an toàn của các phương tiện giao thông vận tải;

+ Phối hợp, liên kết với địa phương và liên cơ quan, doanh nghiệp trong bảo

vệ trật tự an toàn xã hội

Trên đây là những nhiệm vụ chủ yếu của công tác văn phòng để phục vụ yêu cầu chung nhằm đạt được mục tiêu của cơ quan, doanh nghiệp một cách có hiệu quả nhất Tuy nhiên, do đặc trưng, tính chất hoạt động của các cơ quan, doanh nghiệp khác nhau mà văn phòng có những nhiệm vụ khác phù hợp với hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp đó

1.1.4 Vai trò của văn phòng

Vai trò của văn phòng được thể hiện qua việc thực hiện đầy đủ các chức năng, nhiệm vụ cụ thể của nó.(theo cuốn Giáo trình Thư ký lãnh đạo trong cơ quan, tổ chức - Học viện Hành chính, xuất bản năm 2008)

Trước hết, hoạt động văn phòng là một khâu quan trọng trong dây chuyền hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp, là trung tâm thực hiện quá trình quản lý diều hành của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp Nếu văn phòng không làm việc thì cả hệ thống đó cũng ngừng hoạt động Văn phòng làm trung gian giữa lãnh đạo với các

bộ phận, phòng ban trong cơ quan, doanh nghiệp và là nơi chuyển giao tất cả các công việc của một cá nhân trong cơ quan, doanh nghiệp mang đến cho lãnh đạo

Văn phòng được ví là cửa ngõ của mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, bởi

vì trong mỗi tổ chức này luôn có các mối quan hệ đối nội, đối ngoại thông qua hệ thống văn bản đi, đến và văn bản nội bộ Mặt khác, văn phòng cũng được ví như là nơi cung cấp các dịch vụ tổng hợp cho các hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp nói chung, các nhà lãnh đạo nói riêng Mọi vấn đề về hậu cần chỉ có văn phòng thực hiện từ sửa chữa bàn ghế, thay bóng điện,… đến mua sắm các máy móc, trang thiết bị … cũng đều do văn phòng làm cả

Với nhiệm vụ là đầu mối thu nhận và xử lý thông tin phục vụ lãnh đạo, văn phòng cung cấp những căn cứ khoa học cho việc ban hành quyết định quản lý, bảo

đảm cho hoạt động thống nhất, liên tục, kịp thời của cơ quan, doanh nghiệp theo đúng các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao Bên cạnh đó, văn phòng còn

là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ nhất là mối quan hệ đối ngoại của cơ quan, doanh nghiệp Ví dụ về hoạt động này đó là văn phòng lo vé máy bay cho cán bộ

cơ quan đi công tác; chuẩn bị xe đưa đón khách; chuẩn bị chỗ nghỉ cho khách…

1.1.5 Những yếu tố ảnh hưởng tới hoạt động văn phòng

(Theo cuốn Giáo trình Thư ký lãnh đạo trong cơ quan, tổ chức - Học viện hành chính, xuất bản năm 2008)

1.1.5.1 Môi trường bên trong tổ chức

Các yếu tố thuộc môi trường bên trong tổ chức gồm có: tổ chức, nguồn nhân lực, cơ chế hoạt động văn phòng, điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật

+ Cơ cấu tổ chức: Hoạt động của văn phòng trước hết phụ thuộc và chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, doanh nghiệp, phạm vi ảnh hưởng, đối tượng điều chỉnh, các mối quan hệ, nghĩa vụ và quyền lợi mà cơ quan, doanh nghiệp đó tham gia Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng cũng có thể được quy định bởi cơ quan cấp trên một cấp hoặc do cấp trên trực tiếp quy định Các điều kiện trên quy định quy mô và tính chất hoạt động của mỗi văn phòng Các quy định đó cùng với các chế độ, chính sách khác của Nhà nước cũng tạo ra khung pháp lý cần thiết cho hoạt động của văn phòng Cùng trong yếu tố tổ chức này, hoạt động văn phòng chịu ảnh hưởng trong mối quan hệ tương tác với các phòng ban, bộ phận khác trong cơ quan, doanh nghiệp

+ Đội ngũ nhân sự: Trong quá trình chuyển đổi cơ chế quản lý hiện nay, con người có ý nghĩa rất to lớn đối với hoạt động của công tác văn phòng Yếu tố này ngày càng có vai trò quan trọng hơn vì trong thời gian qua việc đào tạo nguồn nhân lực cho công tác văn phòng không được coi trọng, thậm chí văn phòng là nơi dồn dịch những người dôi dư, khó sắp xếp ở các bộ phận khác trong cơ quan Mặt khác, cơ cấu lao động văn phòng hiện đang thay đổi mạnh mẽ do những quy đinh mới của Nhà nước Việc áp dụng những biện pháp quản lý mới như khoán chi, giao quyền tự chủ cho cơ sở, thực hiện cơ chế khoán… Tóm lại, yếu tố con người rất quan trọng, bởi liên quan đến việc tổ chức quản lý, điều hành, khả năng lãnh đạo, ý thức làm việc của bộ máy văn phòng Nếu không có yếu tố này hoặc yếu tố này hoạt động không tốt thì văn phòng ngừng hoặc làm việc kém hiệu quả Khai thác tốt yếu tố này với năng lực, nghệ thuật quản lý điều hành sẽ giúp cho hoạt

động của văn phòng diễn ra thường xuyên, có hiệu quả, tăng tính sáng tạo, tiết kiệm chi phí…Ngược lại, sẽ kìm hãm, bế tắc trong các hoạt động của văn phòng

Do đó, đòi hỏi người lãnh đạo phải biết điều hành tổ chức, quản lý tốt bộ máy văn phòng và đòi hỏi nhân viên là những người có kỹ năng chuyên môn, ý thức trách nhiệm cao…thì sẽ hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao

+ Cơ chế hoạt động của văn phòng: Cơ chế hoạt động văn phòng của các cơ quan, doanh nghiệp hiện nay đang có nhiều cải tiến Vai trò của văn phòng ngày càng được đánh giá đầy đủ và rõ ràng hơn Sự ràng buộc trách nhiệm giữa văn phòng với các phòng ban chuyên môn ngày càng được củng cố Văn phòng ngày càng có trách nhiệm hơn trong việc liên kết phối hợp giữa các phòng ban, bộ phận trong cơ quan, doanh nghiệp, có vai trò ngày càng quan trọng trong thực hiện các quy chế công khai, dân chủ, chống lãng phí và chống tham nhũng

+ Cơ sở vật chất kỹ thuật: Cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng được đảm bảo giúp truyền tải và thực hiện các quyết định quản lý của lãnh đạo, có ảnh hưởng trực tiếp tới năng xuất lao động, chất lượng công việc, tác động dến quá trình quản

lý điều hành của các nhà lãnh đạo Yêu cầu đặt ra đối với yếu tố này là luôn đầy đủ

về số lượng, phù hợp với nhu cầu quản lý, sản xuất kinh doanh, phải đảm bảo tính hiện đại hoá trang thiết bị và người lãnh đạo phải kết hợp bố trí, sắp xếp khoa học, hợp lý tạo tính thẩm mỹ, tránh thất thoát, lãng phí

1.1.5.2 Môi trường bên ngoài

Các yếu tố ảnh hưởng từ môi trường bên ngoài gồm: yếu tố chính sách, pháp luật, kinh tế-xã hội

+ Chính sách, pháp luật: Chính sách, pháp luật trực tiếp ảnh hưởng đến sự tồn tại, phát triển của cơ quan, doanh nghiệp vì mỗi cơ quan, doanh nghiệp đều hoạt động dựa trên sự quản lý của Nhà nước bằng các quy định, pháp luật do Nhà nước ban hành Những chính sách, quy định của Nhà nước về văn phòng là hành lang pháp ly chung, là căn cứ để văn phòng xây dựng nội quy, quy chế hoạt động Những chính sách này đầy đủ, phù hợp và có hiệu lực thi hành cao sẽ tạo thuận lợi cho quá trình tổ chức hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp nói chung và hoạt động văn phòng nói riêng Bên cạnh đó, hệ thống chính sách của mỗi doanh nghiệp phải luôn hoàn chỉnh cho phù hợp với tình hình phát triển mỗi thời kỳ và có tính khả thi cao là điều kiện để công tác văn phòng thực hiện có hiệu quả hơn

+ Kinh tế - xã hội: Mọi doanh nghiệp đều phải vận hành hoạt động theo các quy luật kinh tế, xã hội vì các quy luật đó có tác động rất lớn đến hoạt động của doanh nghiệp và cả hoạt động của văn phòng Nếu thị trường và chính sách kinh tế thuận lợi sẽ khuyến khích các doanh nghiệp tăng cường đầu tư, hiện đại hoá trang thiết bị trong doanh nghiệp Ngoài ra, môi trường kinh tế, xã hội ổn định, phát triển còn góp phần cải tạo tự nhiên, xã hội tạo môi trường kinh tế lành mạnh Hơn nữa,

sự tăng trưởng, phát triển kinh tế đất nước, khu vực và cả thế giới đều có ảnh hưởng rất lớn tới sự phát triển của doanh nghiệp Đây vừa là cơ hội vừa là thách thức đòi hỏi các doanh nghiệp không ngừng nâng cao, tự đổi mới và có bước đi đúng hướng trong đó hoạt động văn phòng cũng được quan tâm, cải tiến cho phù hợp với xu thế phát triển hiện nay

Như vậy, với sự tác động của các yếu tố trên đều ảnh hưởng đến hoạt động văn phòng trong mỗi cơ quan, doanh nghiệp Vì vậy, cần vận dụng những điều kiện thuận lợi, tác động tích cực, hạn chế những ảnh hưởng tiêu cực để hoạt động của doanh nghiệp cũng như hoạt động văn phòng đạt được hiệu quả tốt nhất mà vẫn tiết kiệm chi phí hoạt động

1.2 Những vấn đề cơ bản về quản trị văn phòng

1.2.1 Khái niệm quản trị văn phòng

Theo bài giảng môn Quản trị văn phòng của ThS.Trần Thị Ngà - giảng viên trường Học viện Hành chính, để có khái niệm quản trị văn phòng trước tiên làm rõ khái niệm quản trị Có một số khái niệm về quản trị như sau:

- Quản trị là quá trình hoàn thành công việc thông qua người khác

- Quản trị là hoạch định, tổ chức, bố trí nhân sự, kiểm soát công việc để đạt được mục tiêu đã đề ra của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp

- Quản trị là sự phối hợp tất cả các tài nguyên của một tổ chức thông qua tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra nhằm đạt được mục tiêu mà cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đã đề ra

- Quản trị là một nghệ thuật hoàn thành mục tiêu thông qua con người

Tóm lại, quản trị là quá trình điều hành, phối hợp các yếu tố có trong tổ chức để thực hiện chức năng, nhiệm vụ cụ thể được giao nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức

Để thực hiện tốt vai trò của mình, văn phòng không chỉ được thừa nhận tồn tại chính thức trong mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp mà cần được quản trị một cách khoa học để duy trì và phát triển văn phòngtheo yêu cầu của nhà quản trị

Vậy quản trị văn phòng là quá trình tác động có tổ chức, có định hướng của chủ thể đến các đối tượng trong văn phòng nhằm đạt mục tiêu đã xác định.

1.2.2 Mục tiêu quản trị văn phòng

- Quản trị văn phòng hướng tới mục tiêu là khẳng định và nâng cao uy tín người lãnh đạo trong cơ quan, doanh nghiệp, làm cho nhân viên hiểu và thực hiện đúng nội quy, quy chế của cơ quan, doanh nghiệp Đồng thời tạo ra không khí làm việc thoải mái, đoàn kết, giúp đỡ nhau trong công việc

- Tổ chức quản lý hệ thống thông tin trong cơ quan, doanh nghiệp một cách khoa học để sử dụng tối đa lợi thế mà các nguồn thông tin mang lại

- Xây dựng nét văn hoá công sở hiện đại, lịch sự phát huy tinh thần làm việc tập thể, đề cao tinh thần tự giác của mỗi cá nhân để mang lại hiệu quả cao nhất cho hoạt động văn phòng

- Xây dựng nội quy, quy chế hoạt động mang tính khoa học và chuyên nghiệp

- Đầu tư trang thiết bị và từng bước hiện đại hoá công tác văn phòng nhằm khẳng định vai trò của văn phòng đối với hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp

1.2.3 Vai trò của quản trị văn phòng đối với cơ quan, doanh nghiệp

Việc tổ chức và quản lý văn phòng thể hiện qua cách bố trí khoa học, phù hợp với từng cơ quan, doanh nghiệp, cách sắp xếp nhân sự hợp lý, cách quản lý điều hành của người lãnh đạo văn phòng để mọi hoạt động của văn phòng được diễn ra liên tục Hiệu quả sự quản lý điều hành của lãnh đạo đối với nhân viên trong phòng và sử dụng tối đa các nguồn lực có sẵn trong văn phòng có vai trò quan trọng quyết đinh tới hiệu quả hoạt động cũng như sự phát triển của cơ quan, doanh nghiệp Do đó, vai trò của quản trị văn phòng được thể hiện như sau:

- Cách thức bố trí và tổ chức làm việc trong văn phòng hợp lý, khoa học sẽ giúp lãnh đạo dễ dàng quản lý, theo dõi, kiểm tra công việc và để kịp thời khắc phục những tình huống không lường trước xảy ra ngoài dự kiến Hiệu quả cách quản lý điều hành của lãnh đạo có phù hợp, khoa học không chính là việc thông qua các bản

kế hoạch, báo cáo, phiếu nhận xét, trắc nghiệm, các thông tin phản hồi với sự trợ giúp của bộ phận văn phòng Ngoài ra, công tác văn phòng còn làm gắn kết mối quan hệ giữa lãnh đạo với nhân viên để làm tăng tính đoàn kết trong văn phòng

- Làm giảm thời gian lãng phí và những ách tắc trong việc tiếp nhận, xử lý, truyền tải thông tin phục vụ cho hoạt động của toàn cơ quan, doanh nghiệp Vì lợi

thế về thông tin góp phần quyết định đến sự thành công trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Từ việc tiếp nhận, quản lý thông tin một cách khoa học, phân tích thông tin, truyền tải thông tin chính xác, kịp thời đều là lợi thế cho việc tồn tại và phàt triển của doanh nghiệp Mà để làm được điều này điều này, phần lớn phụ thuộc vào việc quản lý điều hành, tổ chức thực hiện tốt chức năng, nhiệm

vụ của văn phòng

- Đảm bảo việc sử dụng các nguồn lực khoa học, hợp lý sẽ phát huy được tiềm năng thế mạnh của mỗi cá nhân, nâng cao năng suất lao động và tiết kiệm chi phí cho công tác văn phòng Và việc sắp xếp, bố trí hợp lý cùng với cách lãnh đạo hài hoà sẽ tạo tâm lý làm việc thoải mái, chủ động nâng cao ý thức tự giác, kích thích tính sáng tạo trong công việc, tinh thần làm việc hăng say và phát huy tinh thần làm việc tập thể của mọi người

- Tiết kiệm chi phí và quản lý chi tiêu, tận dụng tối đa mọi nguồn lực cả con người và các trang thiết bị trong cơ quan, doanh nghiệp thông qua các nội quy, quy chế hoạt động

- Xây dựng môi trường văn hoá công sở có tính tích cực, cho phép tạo được dấu ấn, diện mạo tốt đẹp với mọi người bên ngoài và có ảnh hưởng tích cực đến tâm lý thói quen, hành vi của mỗi cá nhân trong nội bộ cơ quan, doanh nghiệp

- Tạo dựng thói quen học tập , mọi người được học hỏi từ những thành công

và từ những sai sót, thất bại của mình cũng như của người khác

Chương 2 THỰC TẾ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI CTCP GIÁM ĐỊNH VINACONTROL CHI NHÁNH HẢI PHÒNG

2.1 Giới thiệu khái quát về CTCP giám định Vinacontrol Chi nhánh Hải Phòng

2.1.1 Sự hình thành phát triển CTCP giám định Vinacontrol và Chi nhánh tại Hải Phòng

Ngay sau ngày miền Bắc hoàn toàn giải phóng, công tác XNK được hình thành và ngày càng mở rộng để phục vụ cho công cuộc xây dựng lại đất nước Nhà nước ta đã quan tâm đến việc quản lý hàng hóa XNK, vì vậy tháng 4 năm 1955 Phòng Kiểm nghiệm hàng hóa XNK đã ra đời, nằm trong Sở Hải quan Trung Ương Trước tình hình công tác XNK hàng hóa ngày càng phát triển ngày 24/10/1957 Bộ trưởng Bộ Thương Nghiệp (tiền thân của Bộ Ngoại Thương sau này)ra Quyết định số514/BTN-TCCB tách Phòng Kiểm nghiệm thuộc Sở Hải quan Trung Ương để thành lập Cục Kiểm nghiệm hàng hóa XNK trực thuộc Bộ Thương Nghiệp (kiêm Sở giám định hàng hóa XNK)

Hoạt động của Cục Kiểm nghiệm hàng hóa XNK nhằm quản lý hàng hóa XNK về chất lượng, số lượng, khối lượng, bao bì đóng gói, ký mã hiệu… và cấp giấy chứng nhận cho các lô hàng hợp cách xuất khẩu nhằm bảo vệ và giữ uy tín hàng hóa XNK của Việt Nam trên thế giới, bảo vệ quyền lợi chính đáng của hai bên mua và bán.Cục Kiểm nghiệm gồm 3 nhiệm vụ lớn là: kiểm nghiệm hàng hóa XNK, giám định hàng hóa XNK và kiểm dịch thực vật cho hàng hóa XNK

Do quá trình phát triển đi lên theo hướng chuyên sâu, năm 1962 Nhà nước

có quyết định giao nhiệm vụ kiểm dịch thực vật sang Bộ Nông Lâm Nghiệp quản

lý và đến năm 1974 Bộ Ngoại Thương có quyết định số 513/BNgT-TCCB ngày 16/7/1974 tách Sở giám định hàng hóa XNK ra khỏi Cục Kiểm nghiệm hàng hóa XNK và đổi tên thành Công ty giám định hàng hóa XNK Việt Nam (Vinacontrol)

Từ đó Cục Kiểm nghiệm hàng hóa XNK cũng như Công ty giám định hàng hóa XNK Vinacontrol ngày càng có điều kiện phát triển và mở rộng không ngừng

Bước ngoặt mang tính quyết định, thời điểm đánh dấu bước phát triển đặc biệt quan trọng của Vinacontrol trong cơ chế thị trường là : Ngày 12/11/1988 Bộ trưởng Bộ Kinh Tế Đối Ngoại ra quyết định số 420/KTĐN-TCCB hợp nhất Công

ty giám định hàng hóa XNK và Cục Kiểm nghiệm hàng hóa XNK thành Công ty

giám định hàng hóa XNK Việt Nam ( VINACONTROL ).

Để thực hiện theo chủ trương của Nhà nước và quyết định của Bộ Thương Mại, Công ty giám định hàngoá XNK chuyển thành Công ty cổ phần giám định Vinacontrol Đây là một mốc lớn đánh dấu bước ngoặt quan trọng của Vinacontrol, Công ty trở thành tổ chức giám định thật sự độc lập, trung lập, tạo tiền đề vững chắc cho hội nhập quốc tế Từ ngày 01/6/2005 Công ty chính thức hoạt động theo chế độ sở hữu cổ phần với :

* Tên công ty : CÔNG TY CỔ PHẦN GIÁM ĐỊNH VINACONTROL

* Tên giao dịch : THE VIET NAM SUPERINTENDENCE AND INSPECTION

JOINT STOK COMPANY

* Tên viết tắt : VINACONTROL

* Địa chỉ : Số 54 – Trần Nhân Tông – Hà Nội

* Giấy phép đăng ký kinh doanh số : 0103008113

* Vốn điều lệ : 78.750.000.000 đồng ( bảy mươi tám tỷ bảy trăm năm mươi triệu

đồng chẵn )

* Người đại diện theo pháp luật của Công ty : Ông Bùi Duy Chinh – Chủ tịch

Hội đồng quản trị

Ngày 21/12/2006, Công ty chính thức niêm yết cổ phiếu trên trung tâm giao

dịch chứng khoán Hà Nội với :

• Mã chứng khoán là VNC

• Khối lượng đăng ký giao dịch : 7.875.000 cổ phiếu

• Giá trị đăng ký giao dịch : 78,75 tỷ đồng

* Về tầm nhìn : VINACONTROL phấn đấu trở thành tổ chức giám định có

uy tín trên thế giới , tiến tới trở thành tập đoàn kinh tế mạnh

* Về sứ mệnh : VINACONTROL chú trọng xây dựng và phát triển đội ngũ,

áp dụng các thành tựu khoa học công nghệ và khoa học quản lý vào hoạt động của Công ty, để tạo ra các dịch vụ và sản phẩm tốt nhất cho khách hàng Đảm bảo lợi ích cho khách hàng, người lao động, cổ đông và cộng đồng

Hình 1 : Mô hình tổ chức của Vinacontrol

(Nguồn: Kỷ yếu 50 năm thành lập và phát triển Vinacontrol)

BAN GIÁM ĐỐC

CÁC ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC

ĐHĐCĐ

KIỂM SOÁT

TRUNG TÂM PHÂN TÍCH &

VINACONTROL

TP HỒ CHÍ MINH

CTY TNHH THẨM ĐỊNH GIÁ VINACONTROL

CTY TƯ VẤN & THẨM ĐỊNH MÔI TRƯỜNG VINACONTROL

Chi nhánh Vinacontrol Hải Phòng được thành lập ngay từ năm 1957 cùng với sự hình thành và phát triển Công ty, là đơn vị có truyền thống lâu đời nhất Vinacontrol Đặc biệt là trong nhiều năm qua chi nhánh Công ty cổ phần giám định Vinacontrol Hải Phòng luôn được khách hàng trong và ngoài nước đánh giá cao trong công tác phục vụ, giám định hàng hóa Chi nhánh luôn hoàn thành tốt chỉ tiêu kế hoạch về doanh thu, đảm bảo tỷ suất lợi nhuận Công ty giao cho, thu nhập của cán bộ công nhân viên ổn định và được nâng cao

Địa chỉ Chi nhánh Vinacontrol Hải Phòng : Số 56-80, Phạm Minh Đức, Ngô Quyền, Hải Phòng

Năng lực của Vinacontrol

Công ty cổ phần giám định VINACONTROL (tiền thân là Công ty giám định hàng hóa XNK) là tổ chức giám định đầu tiên, lớn nhất, có thương hiệu uy tín hàng đầu ở Việt Nam VINACONTROL chuyên cung cấp các dịch vụ giám định, dịch vụ phân tích và thử nghiệm và các dịch vụ khác liên quan cho khách hàng trong và ngoài nước

VINACONTROL có trụ sở chính tại Hà Nội và địa bàn hoạt động rộng khắp

cả nước bao gồm gần 20 đơn vị trực thuộc đặt tại hầu hết các thành phố lớn, cảng biển, trung tâm thương mại, cửa khẩu của Việt Nam

Đội ngũ cán bộ, giám định viên của VINACONTROL bao gồm khoảng 600 người có trình độ, kiến thức thuộc các lĩnh vực và nghành nghề khác nhau, chuyên nghiệp, thạo nghề và sẵn sàng đáp ứng mọi nhu cầu chính đáng và đã thỏa thuận cuả khách hàng

Trang thiết bị của VINACONTROL thường xuyên được bổ sung, nâng cấp đáp ứng mọi nhu cầu giám định, phân tích và thử nghiệm của khách hàng Hiện tại, VINACONTROL có 5 phòng thử nghiệm với trang thiết bị hiện đại đạt tiêu chuẩn quốc gia ( VILAS )

Quan hệ hợp tác của Vinacontrol

+ Trong nước: VINACONTROL còn là thành viên của một số tổ chức, hiệp hội như Phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam (VCCI), Hiệp hội lương thực Việt Nam (VFA), Hiệp hội chè Việt Nam (VITAS), Hiệp hội hồ tiêu Việt Nam (VPA), Hiệp hội cây điều Việt Nam (VINACAS)……

+ Ngoài nước : VINACONTROL đã thiết lập, duy trì và phát triển mối quan hệ hợp tác, ủy thác, đại lý với các tổ chức giám định hàng đầu thế giới như Anh,

Pháp, Mỹ, Nga, Nhật, Thụy Sĩ ,Hàn Quốc, Trung Quốc, Ấn Độ…

Các mối quan hệ hợp tác trên đã và đang mang lại hiệu quả thiết thực trong việc phát triển, mở rộng dịch vụ giám định, trao đổi kỹ thuật, kinh nghiệm công tác và đào tạo cho nhau những giám định viên thạo nghề

Cam kết hoạt động của Vinacontrol

Mục tiêu của VINACONTROL là giúp khách hàng thỏa mãn mong ước kinh doanh an toàn và hiệu quả

VINACONTROL luôn luôn nỗ lực hết mình để cung cấp cho khách hàng những dịch vụ đạt chất lượng cao nhất với chi phí cạnh tranh nhất

Cam kết của VINACONTROL về mặt chất lượng được xác nhận qua sự nỗ lực không ngừng đáp ứng các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng theo các tiêu chuẩn quốc tế :

• Chứng nhận ISO 9001 : 2000 của BVQL Luân Đôn

• Công nhận ISO/IEC 17025 của văn phòng BOA Tổng cục Tiêu chuẩn

đo lường chất lượng

Nguyên tắc hoạt động của Vinacontrol

Vinacontrol trung thành với nguyên tắc hoạt động: Độc Trung

lập-Khách quan và Vinacontrol luôn tuân thủ phương châm phục vụ : Chính Trung thực-Kịp thời.

xác-Độc lập, trung lập : Không chịu bất kỳ áp lực hoặc sự chi phối, can thiệp từ bên ngoài có thể ảnh hưởng, tác động tới sự đánh giá, kết quả giám định Khách quan, không có bất kỳ quyền lợi nào liên quan đến đối tượng giám định

Trung thực, chính xác : Đạo đức nghề nghiệp của Giám định viên : chỉ ghi nhận sự thật, nói đúng sự thật, hoàn toàn khách quan Xác định, kiểm tra, đánh giá, thẩm định thông qua việc sử dụng kỹ thuật nghiệp vụ giám định kết hợp máy móc thiết bị và các phương pháp khoa học kỹ thuật thích hợp

Hệ thống quản lý chất lượng của Vinacontrol

Hiện tại, VINACONTROL đang áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng thích hợp các yêu cầu của 3 tiêu chuẩn quốc tế : ISO 9001 :2000 ; ISO/IEC 17025

Các chứng chỉ Vinacontrol Hải Phòng đã được cấp :

- Chứng chỉ ISO 9001:2000 do BVQI Luân Đôn cấp

- Quyết định số 710/QT-BNN-TT ngày 19/3/2007 của Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn công nhận về kiểm tra chất lượng sản phẩm, hàng hóa phân bón

- Sở khoa học và công nghệ Hà Nội chứng nhận về giám định công nghệ (Số đăng ký: 01-ĐKGĐ ngày 26/12/2006)

- Quyết định số 636/QĐ-TDC ngày 29/5/2007 của Tổng cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng công nhận khả năng kiểm định phương tiện đo

Chính sách chất lượng của VINACONTROL là luôn cung cấp chokhách hàng những dịch vụ có chất lượng phù hợp với các yêu cầu chính đáng và đã thỏa thuận của khách hàng với phương châm : Chính xác – Trung thực – Kịp thời.Mỗi thành viên cam kết thực hiện chính sách chất lượng trong công việc của mình đúng ngay từ đầu và bất kỳ thời gian nào

Mục tiêu chất lượng là :

(1) Không ngừng cải tiến hệ thống quản lý chất lượng, nâng cao năng lực của cán bộ, công nhân viên và cải thiện làm việc nhằm thỏa mãn yêu cầu ngày càng cao của khách hàng

(2) Hạn chế đến mức thấp nhất số sai sót trong dịch vụ của mình

2.1.2 Lĩnh vực kinh doanh của Vinacontrol

Giám định, theo định nghĩa quốc tế ISO/ IEC 17020 là loại hình dịch vụ khoa học kỹ thuật, dùng các biện pháp khoa học kỹ thuật nghiệp vụ, trên cơ sở của

sự đánh giá chuyên nghiệp để kiểm tra hàng hóa/ sản phẩm/ quá trình

Chứng thư giám định do VINACONTROL cung cấp là chứng thư khách quan giúp khách hàng giải quyết có hiệu quả các vấn đề trong kinh doanh như : khiếu nại, thanh toán, giao nhận, xuất xứ, bảo hiểm … ; hoạt động quản lý như thông quan, áp thuế, vệ sinh an toàn thực phẩm, bảo vệ môi trường…

* Các dịch vụ giám định của Vinacontrol gồm có :

+ Giám định về quy cách, phẩm chất, tình trạng, số lượng, khối lượng, bao

bì đóng gói, ký mã hiệu… đối với mọi loại hàng hóa ( trong đó bao gốm cả máy móc thiết bị, dây chuyền công nghệ, đá quý, kim loại quý hiếm…….)

+ Giám sát hàng hóa trong quá trình sản xuất, giao nhận, bảo quản, vận chuyển, xếp dỡ; Giám sát quá trình lắp ráp thiết bị dây chuyền công nghệ; Thẩm định, tư vấn, giám sát công trình xây dựng

+ Giám định các phương tiện vận tải, container; Các dịch vụ giám định về hàng hải;Giám định an toàn con tàu trước khi xếp hàng, phá dỡ hoặc sửa chữa

+ Dịch vụ lấy mẫu, phân tích và thử nghiệm mẫu

+ Giám định tổn thất: đại lý giám định tổn thất, phân bổ tổn thất cho các

công ty bảo hiểm trong nước và quốc tế

+ Các dịch vụ có liên quan: Khử trùng, giám định không phá hủy; Kiểm tra kết hàn các công trình; Kiểm tra các thiết bị và thiết bị đo lường; Kiểm tra và lập bảng dung tích các loại bồn chứa, sà lan; Kiểm đếm; Niêm phong – cặp chì; Dịch

vụ kiểm tra chất lượng hệ thống quản lý theo yêu cầu của khách hàng

+ Giám định theo yêu cầu của mọi đối tượng để cung cấp chứng từ phục vụ công tác quản lý của Nhà nước thuộc các lĩnh vực như: Xuất xứ hàng hóa; Quản lý chất lượng, an toàn, vệ sinh hàng hóa; Nghiệm thu, quyết toán công trình đầu tư; Bảo vệ môi trường (giám định về vệ sinh công nghiệp, giám định và xử lý nước, nước thải); Các dịch vụ thông quan

+ Dịch vụ thẩm định giá tài sản (bao gồm máy móc thiết bị, dây chuyền công nghệ, bất động sản, xác định giá trị doanh nghiệp… ) để phục vụ cho những mục đích như mua bán tài sản, cầm cố, thế chấp, vay vốn ngân hàng,

thanh lý tài sản, cổ phần hóa doanh nghiệp, đấu thầu…

+ Tư vấn, đánh giá, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo các tiêu chuẩn quốc tế , tư vấn về chất lượng hàng hóa, về pháp lý thương mại

+ Dịch vụ giám định và dịch vụ khác theo sự ủy thác của mọi tổ chức giám định trong nước và quốc tế

+ Dịch vụ khách sạn và cho thuê văn phòng

2.1.3 Cơ cấu tổ chức của Vinacontrol Hải Phòng

Hình 2 : Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Vinacontrol Hải Phòng

N

(Nguồn: Phòng HC-KT, Vinacontrol Hải Phòng)

Chức năng, nhiệm vụ của các phòng như sau

+ Phòng giám định 1

Chức năng chuyên giám định các mặt hàng sau:

- Lương thực, nông sản, thực phẩm: Gạo, lạc, sữa, bột mỳ, lúa mỳ, dầu thực vật, thuốc lá, rượu, các loại đồ uống, chè, rau quả xuất khẩu, đồ hộp……

- Hàng công nghiệp: Dăm gỗ các loại, nhựa thông

- Hoá chất: Tân dược, hạt nhựa, xà phòng, phân bón và hoá chất các loại

- Khoáng sản: Clinker, xi măng, thạch cao, than, nhựa đường, gạch chịu lửa, vữa chịu lửa, quặng apatite, quặng kim loại…

GIÁM ĐỐC

PHÓ GIÁM ĐỐC

P-Giám định 1 Trưởng phòng

P-Giám định 2 Trưởng phòng

P-Giám định 3 Trưởng phòng

Nhóm Thí nghiệm

Nhóm Nông sản, hoá chất

Nhóm máy móc, thiết bị

Nhóm bông vải sợi, sắt thép

Giám định viên hàng hải

Nhóm hành chính,

Phó phòng

Trưởng phòng

- Xăng dầu các loại: Jet A1, dầu gốc, gas hoá lỏng

+ Phòng giám định 2

- Chuyên giám định các loại mặt hàng sau:

Kim loại và sản phẩm: Sắt, thép các loại

Hàng công nghiệp và tiêu dùng: Vải, giày dép, quần áo, nguyên phụ liệu nghành may, giấy các loại, hàng bách hoá, nguyên liệu sản xuất (bông, len, xơ, sợi ), đay tơ

Máy móc, thiết bị, dây chuyền sản xuất

Phương tiện vận tải

- Thẩm định giá: Công trình, nhà xưởng, đất đai, máy móc thiết bị, dây chuyền sản xuất và các loại tài sản cố định khác

- Giám định container

+ Phòng giám định 3

- Chuyên giám định hàng hải với các loại hình sau:

Giám định khối lượng hàng rời bằng phương pháp đo mớn nước tàu, mớn nước xà lan

Giám định khối lượng các loại hàng lỏng trên tàu và trên bồn ( xăng dầu, gas hoá lỏng, nhựa đường, hoá chất, dầu thực vật )

Dịch vụ kiểm đếm

Giám định tình trạng hàng hoá, tình trạng hầm tàu trước khi dỡ hàng

Giám sát quá trình dỡ hàng

Giám định bàn giao tàu ( trước khi thuê, trước khi trả)

Giám định an toàn phương tiện vận tải biển

Giám định tổn thất hàng hoá chuyên chở bằng đường biển

Giám định hầm tàu, kín chắc hầm tàu, nhiệt độ hầm tàu

Cặp chì hầm tàu

+ Phòng nghiệp vụ tổng hợp

- Giúp Giám đốc chỉ đạo kỹ thuật nghiệp vụ giám định toàn Chi nhánh

- Giúp Giám đốc nghiên cứu ,phát triển và khai thác thị trường giám định

- Thống kê tổng hợp

- Đào tạo giám định viên

- Duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000

+ Phòng hành chính kế toán:

Chức năng, nhiệm vụ của phòng Hành chính-Kế toán được trình bày cụ thể ở phần 2.2.1.Chức năng, nhiệm vụ phòng Hành chính-Kế toán, trang 36

Cơ cấu lao động của Chi nhánh như sau:

Hình 3: Bảng kê nhân sự Vinacontrol Hải Phòng

Sơ cấp Khác Nam Nữ >=50

(Nguồn: Phòng HC-KT, Vinacontrol Hải Phòng)

Đối với trình độ đại học, trong đó chuyên môn về:

- Xây dựng, điện tử, kỹ thuật: 39 người

- Cử nhân kinh tế: 16 người

- Cử nhân luật: 2 người

- Cử nhân ngoại ngữ: 9 người

H ình 4 : Bảng kê giám định viên Vinacontrol Hải PhòngLĩnh vực giám định

Số lượng giám định viên

các sản phẩm khoáng sản; kim loại và các sản

phẩm luyện kim;hoá chất; phân bón; vật liệu

xây dựng)

185

Hợp đồng dài hạnHợp đồng ngắn hạn

Giám định máy móc, phụ tùng thiết bị, dây

chuyền công nghệ, phương tiện giao thông vận

tải

147

Hợp đồng dài hạnHợp đồng ngắn hạn

Giám định các mặt hàng bách hoá giày dép,

bông vải sợi, hàng kim khí

124

Hợp đồng dài hạnHợp đồng ngắn hạn

(Nguồn: Phòng HC-KT, Vinacontrol Hải Phòng)

Năm 2008, Chi nhánh đã tuyển dụng 11 lao động mới, làm thủ tục và ký hợp đồng không xác định thời hạn cho 17 người, giải quyết chế độ nghỉ hưu cho 1 trường hợp, chấm dứt hợp đồng lao động với 2 trường hợp Chi nhánh đã làm thủ tục xét duyệt thực hiện nâng lương cho 35 người Sắp xếp và ổn định lại vị trí làm việc cho phù hợp với các vị trí công tác Nhiệm kỳ 2 HĐQT năm 2008 đã tái đề cử Giám đốc, Phó Giám đốc, 3 Trưởng phòng, 5 Phó phòng và đề bạt 1 Trưởng phòng mới vì trong năm Chi nhánh đã tách bộ phận giám định hang hải của phòng Giám định 2 thành lập phòng Giám định 3 Trong năm qua Chi nhánh đã tổ chức 4 lớp tự đào tạo tại Chi nhánh với 44 người tham gia, gửi đào tạo trên công ty với 22 lượt người tham gia Ngoài ra, Chi nhánh còn mở lớp đào tạo về sử dụng thiết bị phòng cháy chữa cháy với 41 người tham gia

2.1.4 Kết quả hoạt động của Vinacontrol Hải Phòng

cũ Cơ cấu khách hàng được phân chia theo doanh thu như sau:

- Khách hàng có doanh thu dưới 50 triệu đồng: có 28 khách hàng, mang lại doanh số 3,769 tỷ, chiếm 26,3% doanh thu 2008

- Khách hàng có doanh thu từ 50 - 100 triệu đồng: có 60 khách hàng, mang lại doanh số 1,979 tỷ đồng, chiếm tỷ trọng khoảng 13,8% doanh thu năm 2008, tăng 39,5% về số lượng khách hàng và 6,5% về tỷ lệ so với doanh thu năm 2007

- Khách hàng có doanh thu từ 100 - 200 triệu đồng: có 32 khách hàng, mang lại doanh số là 2,48 tỷ đồng, chiếm tỷ trọng 17,3% doanh thu, tăng 33,3% về số lượng khách hàng và tăng 6,2% về tỷ lệ so với doanh thu năm 2007

- Khách hàng có doanh thu từ 200 - 300 triệu đồng là 15 khách hàng, mang lại doanh số 2,002 tỷ , chiếm tỷ trọng 14% doanh thu năm 2008, tăng 66,6% về số lượng khách hàng và 10,4% về tỷ lệ so với doanh thu năm 2007 Trong số đó có 1 khách hàng nước ngoài

- Khách hàng có doanh thu trên 300 triệu đồng: là 7 khách hàng, mang lại doanh số 4,118 tỷ đồng, chiếm 28,6% doanh thu năm 2008 So với năm 2007 số lượng khách hàng tăng 75% và tỷ lệ so với doanh số tăng 9,4%

+ Về mặt hàng

Mặt hàng có doanh số lớn nhất là máy móc thiết bị và dây chuyền sản xuất

có doanh thu là 6,088 tỷ đồng chiếm 42% tổng doanh số của Chi nhánh năm 2008

+ Về loại hình giám định

- Giám định hàng nhập khẩu chiếm tỷ trọng lớn nhất với doanh thu là 10,017

tỷ đồng

- Giám định hàng xuất khẩu có doanh thu là 2,284 tỷ đồng

- Giám định hàng nội địa mang lại doanh thu 2,108 tỷ đồng

- Giám định hàng hải mang lại doanh thu 2,310 tỷ đồng

Hình 5 : Bảng so sánh các chỉ tiêu doanh thu, lợi nhuận.

Chỉ tiêu Thực hiện

năm 2007

Kế hoạchnăm 2008

Thực hiện năm 2008

Tỉ lệ %

so với KH

Tlệ % so với năm trướcDoanh thu 9.331.255.899 9.900.000.00

(Nguồn: Phòng HC-KT, “Báo cáo tổng kết năm 2008”)

Năm 2008 Chi nhánh Vinacontrol Hải Phòng không những đạt được kế hoạch kinh doanh cao nhất từ trước đến nay mà còn là một bước đột phá về hoàn thành kế hoạch Chi nhánh đã hoàn thành chỉ tiêu kế hoạch được giao về doanh số thực hiện ngay từ tháng 8 năm 2008 và là đơn vị hoàn thành kế hoạch sớm nhất của Công ty, được Chủ tịch Hội đồng quản trị khen thưởng Cả 3 phòng giám định trong Chi nhánh cũng đều hoàn thành vượt mức kế hoạch được giao Phòng giám định 2 thực hiên kế hoạch vượt mức sớm nhất từ tháng 8 năm 2008, phòng giám định 3 thực hiện vượt mức kế hoạch sau một tháng (tháng 9/2008), sau đó là phòng giám định 1 Đây là những tiền đề quan trọng để Chi nhánh Vinacontrrol Hải Phòng bước sang năm 2009 một năm được dự báo trước là rất khó khăn do tình hình suy giảm kinh tế đang diễn ra gây trở ngại rất nhiều

2.1.4.2 Mặt hạn chế

- Chi nhánh bị một số khách hàng phàn nàn về việc cấp giấy chứng thư chậm, chưa chính xác, thái độ chấp hành kỷ luật của một số giám định viên chưa cao, do đó đã làm ảnh hưởng tới quan hệ của Chi nhánh với khách hàng

- Việc chủ động nâng cao tinh thần phục vụ của một vài giám định viên chưa trở thành ý thức trong họ Trong năm 2008 Chi nhánh đã có bổ sung thêm một số dịch vụ mới như : thẩm định giá, thẩm định công trình xây dựng, giám định môi trường nhưng chưa được ban lãnh đạo và các giám định viên khai thác, phát triển

mở rộng dịch vụ này

- Việc quan tâm đến chất lượng công tác trong các phòng giám định của một

số giám định viên vẫn còn coi nhẹ Các sai sót trong chứng thư mặc dù được cập

nhật và tổ chức rút kinh nghiệm song vẫn còn chậm Đôi khi việc duyệt chứng thư chưa hoàn toàn đáp ứng đúng yêu cầu của khách hàng.

- Công tác tổ chức đào tạo để nâng cao trình độ của giám định viên cũng đã được Chi nhánh tổ chức thực hiện nhưng việc tổ chức thực hiện này vẫn chưa được diễn ra thường xuyên

- Bộ phận kế toán của phòng HC-KT chưa chủ động xây dựng được chương trình, kế hoạch cụ thể để giảm thiểu nợ đọng của Chi nhánh Nhất là các khoản tồn nợ lâu ngày của các khách hàng như : Công ty cấp nước Hà Nam, Nhà máy tôn mạ màu Việt Pháp, thép Vạn Lợi Trong tình hình suy giảm kinh tế hiện nay, việc giảm thiểu

nợ đọng là một vấn đề trở nên rất khó khăn Mặt khác công tác tài chinh kế toán vẫn còn bộc lộ những điểm yếu trong việc tham mưu cho lãnh đạo để quản lý việc chi tiêu tiền, quản lý nguồn vốn, kinh doanh có hiệu quả

- Trang thiết bị thí nghiệm của Chi nhánh vẫn còn nghèo nàn và chỉ tập trung vào một số chỉ tiêu đơn giản Chi nhánh đã đầu tư một hệ thống thiết bị kiẻm tra Gas tương đối hiện đại nhưng hiệu suất hoạt động vẫn chưa cao Do cảng Hải Phòng mặc dù là một đầu mối nhập khẩu và kinh doanh Gas lỏng nhưng hầu hết các khách hang kinh doanh nhập khẩu Gas lỏng lại không có yêu cầu giám định chất lượng, chủ yếu là giám định về tỷ trọng, vì vậy mà hiệu suất đầu tư chưa cao

Số mặt hàng cần kiểm tra giám định thì nhiều nhưng lại phân tán và số lượng ít, do

đó Chi nhánh khó có khả năng đầu tư, đổi mới trang thiết bị hiện đại

2.1.4.3 Tình hình thuận lợi, khó khăn

* Thuận lợi

Thuận lợi của VINACONTROL Hải Phòng là do có bề dày kinh nghiệm hơn 50 năm hoạt động vói phần lớn đội ngũ cán bộ công nhân viên là các kỹ sư chuyên ngành, các kỹ thuật viên và các chuyên gia am hiểu, lành nghề, dày dạn kinh nghiệm trong công tác giám định

Lượng khách hàng của Vinacontrol nói chung và Vinacontrol Chi nhánh Hải Phòng nói riêng là truyền thống lâu năm và luôn giữ được uy tín dối với họ Mặt khác, đối với khách hàng nước ngoài thì họ chỉ công nhận chứng thư giám định do Vinacontrol cung cấp hoặc tổ chức giám định nước ngoài cung cấp hoặc tổ chức giám định trong nước nhưng tầm cỡ và khả năng phải tương đương như Vinacontrol Như vậy các tổ chức giám định khác rất khó cạnh tranh vơi Vinacontrol bởi chữ TÍN rất đảm bảo từ trước đến nay

Trung tâm Phân tích và thử nghiệm 1 của Công ty đặt tại Hà Nội có đủ phương tiện để phân tích nhiều loại hàng hóa khác nhau Giám định viên được trang bị các phương tiện cần thiết phục vụ cho công tác giám định theo yêu cầu của khách hàng Ngoài ra, Vinacontrol Hải Phòng còn được sự hỗ trợ có hiệu quả của các phòng thử nghiệm thuộc các viện nghiên cứu, các trường đại học, các trung tâm thí nghiệm quốc gia của nhiều chuyên ngành trên toàn quốc.

Vinacontrol Hải Phòng đặt tại trung tâm thành phố, đây là một trong những trung tâm thương mại, trung tâm công nghiệp lớn ở miền Bắc cũng như toàn quốc, Hải Phòng có cảng biển rất thuận lợi cho công tác giám định của Chi nhánh

Kết quả hoạt động kinh doanh năm 2008 đã tăng trưởng, đây là nguồn động viên khích lệ cho tất cả cán bộ công nhân viên hăng hái thi đua, lao động sản xuất, phấn đấu đạt doanh thu cao nhất Mặt khác, uy tín và thương hiệu của Vinacontrol nói chung ngày càng được nâng cao trên thị trường trong nước cũng như quốc tế đã tạo ra

vị thế vững chắc cho Chi nhánh trong cơ chế thị trường

* Khó khăn

Hiện nay, tại Hải Phòng có khoảng gần 40 tổ chức giám định, như vậy đối thủ cạnh tranh của Chi nhánh rất nhiều và cạnh tranh ngày càng khó khăn Bên cạnh đó là tình hình suy giảm kinh tế đất nước trong ảnh hưởng cuộc khủng hoảng kinh tế toàn cầu và chỉ số giá cả không ổn định có tác động không nhỏ đến hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp nói chung, của Chi nhánh nói riêng Đây là khó khăn chung của cả nền kinh tế

Kể từ tháng 8 đến tháng 11 năm 2008 số lượng yêu cầu giám định đã giảm, song kế hoạch doanh thu năm sau ít nhất là bằng hoặc cao hơn năm trước do đó doanh số của Chi nhánh giảm so với những tháng trước đó

Ngoài ra sức ép từ phía các cổ đông là phải luôn mang lại lợi nhuận lớn nhất cho họ, vì vậy mà đã khó khăn lại chịu sức ép nên việc thực hiện mục tiêu doanh

số cũng có ảnh hưởng

2.2 Tổ chức bộ máy phòng Hành chính-Kế toán

2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của phòng Hành chính-Kế toán

- Thực hiện các nghiệp vụ kế toán và theo dõi tình hình tài chính của Chi nhánh, bao gồm : Kế toán tiền mặt, lương, công nợ, các khoản phải trả, các khoản phải thu, các khoản chi… Có nhiệm vụ thực hiện đúng chức năng quản lý nguồn

vốn, giám sát sự vận động của vốn trong quá trình kinh doanh, việc sử dụng vốn

có mục đích và phải có kết quả thu được cho Công ty Tổ chức chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác thống kê do Nhà nước quy định, nắm bắt và xử ly các thông tin kinh tế phục vụ cho hoạt động của Chi nhánh Hạch toán đầy đủ các khoản thu, chi, công nợ và làm tròn nghĩa vụ đối với Nhà nước Thực hiện công tác mở sổ sách và các biểu, báo cáo đầy đủ, theo dõi phân tích hoạt động kinh doanh theo đúng pháp lệnh thống kê kế toán

- Thực công tác tổ chức cho Chi nhánh, chủ yếu là việc tổ chức nhân sự : tuyển lao động, sắp xếp bố trí công việc cho nhân viên, đào tạo, kiểm tra, đánh giá việc thực hiện công việc của cán bộ, công nhân viên tại Vinacontrol Chi nhánh Hải Phòng

- Thực hiện nhiệm vụ hành chính, đó là làm các công việc sau : mua sắm và quản lý trang thiết bị phục vụ cho hoạt động của cả Chi nhánh, tiếp khách, giao dịch, công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ, công văn, giấy tờ, bảo vệ, lái xe

2.2.2 Cơ cấu tổ chức phòng Hành chính-Kế toán

H ình 6 : Sơ đồ cơ cấu phòng Hành chính-Kế toán

(Nguồn: Phòng HC-KT, Vinacontrol Hải Phòng)

NV lao công, tạp vụ

Kế toán viên

Thủ quỹ

NVLái xe

PHÓ PHÒNG

BỘ PHẬN HC-TC

BỘ PHẬN

KẾ TOÁN

*Trong đó trách nhiệm và quyền hạn của cán bộ nhân viên trong phòng như sau:

Trưởng phòng

-Trưởng phòng là người phụ trách chung toàn phòng HC-KT, là người có trách nhiệm quản lý, điều hành toàn bộ mọi hoạt động của phòng HC-KT và chịu trách nhiệm về một số công việc mang tính chuyên trách như công tác tổng hợp, kiểm tra, giám sát…

- Quản lý trực tiếp hồ sơ cán bộ, công nhân viên toàn chi nhánh

- Quản lý lao động:

+Tổ chức cán bộ

+Theo dõi tiền lương của CB CNV

- Phụ trách chung công tác:

+ Kế toán tài vụ theo dõi thu phí qua ngân hàng và thông báo cho các chủ nợ

+ Chế độ chính sách, hưu trí người lao động (BHXH)

+ Hành chính quản trị và công tác quân sự Chi nhánh

Trưởng phòng HC-KT có quyền tổ chức, điều hành toàn bộ yếu tố trong phòng cho phù hợp với yêu cầu hoạt động của toàn Chi nhánh Trưởng phòng HC-KT chịu trách nhiệm trước Giám đốc Chi nhánh về kết quả hoạt động của phòng HC-KT

Phó phòng

Phó phòng đóng vai trò là trưởng bộ phận kế toán của phòng HC-KT và điều hành các công việc thuộc lĩnh vực kế toán tổng hợp

Phó phòng thực hiện các công việc sau:

- Kế toán máy, in báo cáo tổng hợp công tác kế toán của Chi nhánh tháng, quý, năm theo yêu cầu của Công ty

- Kế toán theo dõi in phát hành, quản lý hóa đơn bán ra

- Kế toán theo dõi thu giám định phí

- Tổng hợp báo cáo hóa đơn mua vào, bán ra (gồm cả VAT) hang tháng

- Kế toán thu, chi tiền mặt, theo dõi và tính khấu hao giá trị tài sản của Chi nhánh

Bộ phận hành chính, tổ chức

Bộ phận này gồm các nhân viên và công việc của từng người như sau:

- Nhân viên văn thư: làm nhiệm vụ:

+ Nhân viên văn thư nhận báo, vào sổ công văn trình Giám đốc hoặc người được Giám đốc uỷ quyền duyệt văn bản

+ Phát công văn đến cho các bộ phận theo quy định, giúp Trưởng phòng theo dõi tiến độ giải quyết văn bản đến

+ Làm thủ tục chuyển phát văn bản đi và theo dõi gửi văn bản đi theo yêu cầu của lãnh đạo

+ In sao, bảo quản các bản lưu để phục vụ cho việc sử dụng, tra cứu

+ Viết phiếu xuất nhập kho vật tư, văn phòng phẩm hàng tháng

+ Bảo quản con dấu và viết giấy đi đường

+ Thực hiện một số công việc đột xuất theo sự phân công của lãnh đạo phòng

- Nhân viên thường trực, bảo vệ

+ Thường trực, bảo vệ cơ quan tại số 56 và 80-Phạm Minh Đức và bảo vệ môi trường, cảnh quan của cơ quan

+ Trông coi xe của khách và hướng dẫn khách đến làm việc tại các bộ phận+ Không bỏ vị trí công tác, giữ gìn an ninh trật tự Chi nhánh

+ Kiểm tra, đôn đốc các bộ phận chấp hành quy định về bảo vệ, an ninh trật

tự trong phạm vi Chi nhánh

- Nhân viên hành chính: thực hiện công việc:

+ Phụ trách công tác hành chính của cơ quan

+ Có kế hoạch đưa đón tiếp khách, bố trí ăn nghỉ cho khách khi có yêu cầu+ Quản lý và đề xuất công tác sửa chữa cho cơ quan

+ Mua sắm vật tư, văn phòng phẩm khi có yêu cầu

+ Theo dõi quản lý tài sản của phòng và của cơ quan, đề xuất lãnh đạo công tác sửa chữa vật dụng, nhà cửa

+ Thực hiện một số công việc theo sự phân công của Trưởng phòng

- Nhân viên lái xe:

+ Lái xe đảm bảo an toàn, bảo dưỡng và kiểm tra xe an toàn theo đúng định

kỳ quy định

+ Thực hiện một số công việc theo sự phân công của lãnh đạo phòng