năm 2007 Kế hoạch năm 2008 Thực hiện năm 2008 Tỉ lệ % so với KH Tlệ % so với năm trước Doanh thu 9.331.255.899 9.900.000.00 0 14.347.655.035 147,19 156,01 Lợi nhuận 1.586.663.870 1.683.000.00 0 2.611.257.005 155,23 170,18 Lao động 67 87(b/q 12 thỏng) 126,32
(Nguồn: Phũng HC-KT, “Bỏo cỏo tổng kết năm 2008”)
Năm 2008 Chi nhỏnh Vinacontrol Hải Phũng khụng những đạt được kế hoạch kinh doanh cao nhất từ trước đến nay mà cũn là một bước đột phỏ về hoàn thành kế hoạch. Chi nhỏnh đó hoàn thành chỉ tiờu kế hoạch được giao về doanh số thực hiện ngay từ thỏng 8 năm 2008 và là đơn vị hoàn thành kế hoạch sớm nhất của Cụng ty, được Chủ tịch Hội đồng quản trị khen thưởng. Cả 3 phũng giỏm định trong Chi nhỏnh cũng đều hoàn thành vượt mức kế hoạch được giao. Phũng giỏm định 2 thực hiờn kế hoạch vượt mức sớm nhất từ thỏng 8 năm 2008, phũng giỏm định 3 thực hiện vượt mức kế hoạch sau một thỏng (thỏng 9/2008), sau đú là phũng giỏm định 1. Đõy là những tiền đề quan trọng để Chi nhỏnh Vinacontrrol Hải Phũng bước sang năm 2009 một năm được dự bỏo trước là rất khú khăn do tỡnh hỡnh suy giảm kinh tế đang diễn ra gõy trở ngại rất nhiều.
2.1.4.2. Mặt hạn chế
- Chi nhỏnh bị một số khỏch hàng phàn nàn về việc cấp giấy chứng thư chậm, chưa chớnh xỏc, thỏi độ chấp hành kỷ luật của một số giỏm định viờn chưa cao, do đú đó làm ảnh hưởng tới quan hệ của Chi nhỏnh với khỏch hàng.
- Việc chủ động nõng cao tinh thần phục vụ của một vài giỏm định viờn chưa trở thành ý thức trong họ. Trong năm 2008 Chi nhỏnh đó cú bổ sung thờm một số dịch vụ mới như : thẩm định giỏ, thẩm định cụng trỡnh xõy dựng, giỏm định mụi trường nhưng chưa được ban lónh đạo và cỏc giỏm định viờn khai thỏc, phỏt triển mở rộng dịch vụ này.
- Việc quan tõm đến chất lượng cụng tỏc trong cỏc phũng giỏm định của một số giỏm định viờn vẫn cũn coi nhẹ. Cỏc sai sút trong chứng thư mặc dự được cập
nhật và tổ chức rỳt kinh nghiệm song vẫn cũn chậm. Đụi khi việc duyệt chứng thư chưa hoàn toàn đỏp ứng đỳng yờu cầu của khỏch hàng.
- Cụng tỏc tổ chức đào tạo để nõng cao trỡnh độ của giỏm định viờn cũng đó được Chi nhỏnh tổ chức thực hiện nhưng việc tổ chức thực hiện này vẫn chưa được diễn ra thường xuyờn.
- Bộ phận kế toỏn của phũng HC-KT chưa chủ động xõy dựng được chương trỡnh, kế hoạch cụ thể để giảm thiểu nợ đọng của Chi nhỏnh. Nhất là cỏc khoản tồn nợ lõu ngày của cỏc khỏch hàng như : Cụng ty cấp nước Hà Nam, Nhà mỏy tụn mạ màu Việt Phỏp, thộp Vạn Lợi. Trong tỡnh hỡnh suy giảm kinh tế hiện nay, việc giảm thiểu nợ đọng là một vấn đề trở nờn rất khú khăn. Mặt khỏc cụng tỏc tài chinh kế toỏn vẫn cũn bộc lộ những điểm yếu trong việc tham mưu cho lónh đạo để quản lý việc chi tiờu tiền, quản lý nguồn vốn, kinh doanh cú hiệu quả.
- Trang thiết bị thớ nghiệm của Chi nhỏnh vẫn cũn nghốo nàn và chỉ tập trung vào một số chỉ tiờu đơn giản. Chi nhỏnh đó đầu tư một hệ thống thiết bị kiẻm tra Gas tương đối hiện đại nhưng hiệu suất hoạt động vẫn chưa cao. Do cảng Hải Phũng mặc dự là một đầu mối nhập khẩu và kinh doanh Gas lỏng nhưng hầu hết cỏc khỏch hang kinh doanh nhập khẩu Gas lỏng lại khụng cú yờu cầu giỏm định chất lượng, chủ yếu là giỏm định về tỷ trọng, vỡ vậy mà hiệu suất đầu tư chưa cao. Số mặt hàng cần kiểm tra giỏm định thỡ nhiều nhưng lại phõn tỏn và số lượng ớt, do đú Chi nhỏnh khú cú khả năng đầu tư, đổi mới trang thiết bị hiện đại.
2.1.4.3. Tỡnh hỡnh thuận lợi, khú khăn
* Thuận lợi
Thuận lợi của VINACONTROL Hải Phũng là do cú bề dày kinh nghiệm hơn 50 năm hoạt động vúi phần lớn đội ngũ cỏn bộ cụng nhõn viờn là cỏc kỹ sư chuyờn ngành, cỏc kỹ thuật viờn và cỏc chuyờn gia am hiểu, lành nghề, dày dạn kinh nghiệm trong cụng tỏc giỏm định.
Lượng khỏch hàng của Vinacontrol núi chung và Vinacontrol Chi nhỏnh Hải Phũng núi riờng là truyền thống lõu năm và luụn giữ được uy tớn dối với họ. Mặt khỏc, đối với khỏch hàng nước ngoài thỡ họ chỉ cụng nhận chứng thư giỏm định do Vinacontrol cung cấp hoặc tổ chức giỏm định nước ngoài cung cấp hoặc tổ chức giỏm định trong nước nhưng tầm cỡ và khả năng phải tương đương như Vinacontrol. Như vậy cỏc tổ chức giỏm định khỏc rất khú cạnh tranh vơi Vinacontrol bởi chữ TÍN rất đảm bảo từ trước đến nay.
Trung tõm Phõn tớch và thử nghiệm 1 của Cụng ty đặt tại Hà Nội cú đủ phương tiện để phõn tớch nhiều loại hàng húa khỏc nhau. Giỏm định viờn được trang bị cỏc phương tiện cần thiết phục vụ cho cụng tỏc giỏm định theo yờu cầu của khỏch hàng. Ngoài ra, Vinacontrol Hải Phũng cũn được sự hỗ trợ cú hiệu quả của cỏc phũng thử nghiệm thuộc cỏc viện nghiờn cứu, cỏc trường đại học, cỏc trung tõm thớ nghiệm quốc gia của nhiều chuyờn ngành trờn toàn quốc.
Vinacontrol Hải Phũng đặt tại trung tõm thành phố, đõy là một trong những trung tõm thương mại, trung tõm cụng nghiệp lớn ở miền Bắc cũng như toàn quốc, Hải Phũng cú cảng biển rất thuận lợi cho cụng tỏc giỏm định của Chi nhỏnh.
Kết quả hoạt động kinh doanh năm 2008 đó tăng trưởng, đõy là nguồn động viờn khớch lệ cho tất cả cỏn bộ cụng nhõn viờn hăng hỏi thi đua, lao động sản xuất, phấn đấu đạt doanh thu cao nhất. Mặt khỏc, uy tớn và thương hiệu của Vinacontrol núi chung ngày càng được nõng cao trờn thị trường trong nước cũng như quốc tế đó tạo ra vị thế vững chắc cho Chi nhỏnh trong cơ chế thị trường.
* Khú khăn
Hiện nay, tại Hải Phũng cú khoảng gần 40 tổ chức giỏm định, như vậy đối thủ cạnh tranh của Chi nhỏnh rất nhiều và cạnh tranh ngày càng khú khăn. Bờn cạnh đú là tỡnh hỡnh suy giảm kinh tế đất nước trong ảnh hưởng cuộc khủng hoảng kinh tế toàn cầu và chỉ số giỏ cả khụng ổn định cú tỏc động khụng nhỏ đến hoạt động kinh doanh của cỏc doanh nghiệp núi chung, của Chi nhỏnh núi riờng. Đõy là khú khăn chung của cả nền kinh tế.
Kể từ thỏng 8 đến thỏng 11 năm 2008 số lượng yờu cầu giỏm định đó giảm, song kế hoạch doanh thu năm sau ớt nhất là bằng hoặc cao hơn năm trước do đú doanh số của Chi nhỏnh giảm so với những thỏng trước đú.
Ngoài ra sức ộp từ phớa cỏc cổ đụng là phải luụn mang lại lợi nhuận lớn nhất cho họ, vỡ vậy mà đó khú khăn lại chịu sức ộp nờn việc thực hiện mục tiờu doanh số cũng cú ảnh hưởng.
2.2. Tổ chức bộ mỏy phũng Hành chớnh-Kế toỏn
2.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của phũng Hành chớnh-Kế toỏn
- Thực hiện cỏc nghiệp vụ kế toỏn và theo dừi tỡnh hỡnh tài chớnh của Chi nhỏnh, bao gồm : Kế toỏn tiền mặt, lương, cụng nợ, cỏc khoản phải trả, cỏc khoản phải thu, cỏc khoản chi…..Cú nhiệm vụ thực hiện đỳng chức năng quản lý nguồn
vốn, giỏm sỏt sự vận động của vốn trong quỏ trỡnh kinh doanh, việc sử dụng vốn cú mục đớch và phải cú kết quả thu được cho Cụng ty. Tổ chức chỉ đạo thực hiện toàn bộ cụng tỏc thống kờ do Nhà nước quy định, nắm bắt và xử ly cỏc thụng tin kinh tế phục vụ cho hoạt động của Chi nhỏnh. Hạch toỏn đầy đủ cỏc khoản thu, chi, cụng nợ... và làm trũn nghĩa vụ đối với Nhà nước. Thực hiện cụng tỏc mở sổ sỏch và cỏc biểu, bỏo cỏo đầy đủ, theo dừi phõn tớch hoạt động kinh doanh theo đỳng phỏp lệnh thống kờ kế toỏn.
- Thực cụng tỏc tổ chức cho Chi nhỏnh, chủ yếu là việc tổ chức nhõn sự : tuyển lao động, sắp xếp bố trớ cụng việc cho nhõn viờn, đào tạo, kiểm tra, đỏnh giỏ việc thực hiện cụng việc của cỏn bộ, cụng nhõn viờn tại Vinacontrol Chi nhỏnh Hải Phũng.
- Thực hiện nhiệm vụ hành chớnh, đú là làm cỏc cụng việc sau : mua sắm và quản lý trang thiết bị phục vụ cho hoạt động của cả Chi nhỏnh, tiếp khỏch, giao dịch, cụng tỏc văn thư, lưu trữ hồ sơ, cụng văn, giấy tờ, bảo vệ, lỏi xe ...
2.2.2. Cơ cấu tổ chức phũng Hành chớnh-Kế toỏn
H
ỡnh 6 : Sơ đồ cơ cấu phũng Hành chớnh-Kế toỏn
(Nguồn: Phũng HC-KT, Vinacontrol Hải Phũng)
NV thường trực bảo vệ NV hành chớnh NV lao cụng, tạp vụ Kế toỏn viờn Thủ quỹ NV Lỏi xe PHể PHềNG BỘ PHẬN HC- TC BỘ PHẬN KẾ TOÁN NV văn thư, lưu trữ TRƯỞNG PHềNG
*Trong đú trỏch nhiệm và quyền hạn của cỏn bộ nhõn viờn trong phũng như sau:
Trưởng phũng
-Trưởng phũng là người phụ trỏch chung toàn phũng HC-KT, là người cú trỏch nhiệm quản lý, điều hành toàn bộ mọi hoạt động của phũng HC-KT và chịu trỏch nhiệm về một số cụng việc mang tớnh chuyờn trỏch như cụng tỏc tổng hợp, kiểm tra, giỏm sỏt…
- Quản lý trực tiếp hồ sơ cỏn bộ, cụng nhõn viờn toàn chi nhỏnh. - Quản lý lao động:
+Tổ chức cỏn bộ
+Theo dừi tiền lương của CB CNV - Phụ trỏch chung cụng tỏc:
+ Kế toỏn tài vụ theo dừi thu phớ qua ngõn hàng và thụng bỏo cho cỏc chủ nợ. + Chế độ chớnh sỏch, hưu trớ người lao động (BHXH)
+ Hành chớnh quản trị và cụng tỏc quõn sự Chi nhỏnh
Trưởng phũng HC-KT cú quyền tổ chức, điều hành toàn bộ yếu tố trong phũng cho phự hợp với yờu cầu hoạt động của toàn Chi nhỏnh. Trưởng phũng HC-KT chịu trỏch nhiệm trước Giỏm đốc Chi nhỏnh về kết quả hoạt động của phũng HC-KT.
Phú phũng
Phú phũng đúng vai trũ là trưởng bộ phận kế toỏn của phũng HC-KT và điều hành cỏc cụng việc thuộc lĩnh vực kế toỏn tổng hợp
Phú phũng thực hiện cỏc cụng việc sau:
- Kế toỏn mỏy, in bỏo cỏo tổng hợp cụng tỏc kế toỏn của Chi nhỏnh thỏng, quý, năm theo yờu cầu của Cụng ty.
- Kế toỏn theo dừi in phỏt hành, quản lý húa đơn bỏn ra. - Kế toỏn theo dừi thu giỏm định phớ.
- Tổng hợp bỏo cỏo húa đơn mua vào, bỏn ra (gồm cả VAT) hang thỏng. - Kế toỏn thu, chi tiền mặt, theo dừi và tớnh khấu hao giỏ trị tài sản của Chi nhỏnh
- Lưu trữ chứng từ kế toỏn
- Điều hành mọi cụng việc của phũng khi Trưởng phũng đi vắng, hoặc đi cụng tỏc.
Phú phũng chịu trỏch nhiệm trước trưởng phũng về kết quả hoạt động của bộ phận Kế toỏn do phú phũng quản lý.
Bộ phận hành chớnh, tổ chức
Bộ phận này gồm cỏc nhõn viờn và cụng việc của từng người như sau: - Nhõn viờn văn thư: làm nhiệm vụ:
+ Nhõn viờn văn thư nhận bỏo, vào sổ cụng văn trỡnh Giỏm đốc hoặc người được Giỏm đốc uỷ quyền duyệt văn bản
+ Phỏt cụng văn đến cho cỏc bộ phận theo quy định, giỳp Trưởng phũng theo dừi tiến độ giải quyết văn bản đến
+ Làm thủ tục chuyển phỏt văn bản đi và theo dừi gửi văn bản đi theo yờu cầu của lónh đạo.
+ In sao, bảo quản cỏc bản lưu để phục vụ cho việc sử dụng, tra cứu. + Viết phiếu xuất nhập kho vật tư, văn phũng phẩm hàng thỏng + Bảo quản con dấu và viết giấy đi đường
+ Thực hiện một số cụng việc đột xuất theo sự phõn cụng của lónh đạo phũng
- Nhõn viờn thường trực, bảo vệ
+ Thường trực, bảo vệ cơ quan tại số 56 và 80-Phạm Minh Đức và bảo vệ mụi trường, cảnh quan của cơ quan
+ Trụng coi xe của khỏch và hướng dẫn khỏch đến làm việc tại cỏc bộ phận + Khụng bỏ vị trớ cụng tỏc, giữ gỡn an ninh trật tự Chi nhỏnh
+ Kiểm tra, đụn đốc cỏc bộ phận chấp hành quy định về bảo vệ, an ninh trật tự trong phạm vi Chi nhỏnh
- Nhõn viờn hành chớnh: thực hiện cụng việc:
+ Phụ trỏch cụng tỏc hành chớnh của cơ quan
+ Cú kế hoạch đưa đún tiếp khỏch, bố trớ ăn nghỉ cho khỏch khi cú yờu cầu + Quản lý và đề xuất cụng tỏc sửa chữa cho cơ quan
+ Mua sắm vật tư, văn phũng phẩm khi cú yờu cầu
+ Theo dừi quản lý tài sản của phũng và của cơ quan, đề xuất lónh đạo cụng tỏc sửa chữa vật dụng, nhà cửa
+ Thực hiện một số cụng việc theo sự phõn cụng của Trưởng phũng - Nhõn viờn lỏi xe:
+ Lỏi xe đảm bảo an toàn, bảo dưỡng và kiểm tra xe an toàn theo đỳng định kỳ quy định
- Nhõn viờn lao cụng (hợp đồng cụng nhật)
+ Làm cụng việc vệ sinh, lao cụng tạp vụ cơ quan (cả 2 địa điểm 56 & 80 – Phạm Minh Đức) hàng ngày, đảm bảo quột dọn giữ vệ sinh sạch sẽ
+ Phục vụ nước phũng khỏch, phũng họp, phũng Giỏm đốc, Phú giỏm đốc
Bộ phận kế toỏn
Bộ phận này do Phú phũng làm trưởng bộ phận, chịu trỏch nhiệm trước Trưởng phũng. Bộ phận kế toỏn thực hiện cỏc nhiệm vụ: thủ quỹ, kế toỏn tài vụ. Trong đú Phú phũng đảm nhiệm cụng tỏc kế toỏn tổng hợp.
- Cụng việc của nhõn viờn thủ quỹ:
+ Quản lý kho văn phũng phẩm và húa chất
+ Cấp phỏt vật tư, VPP, sắp xếp vệ sinh kho hàng tuần + Quản lý thu phớ giỏm định bằng tiền mặt, chi tiền mặt
+ Thực hiện một số cụng việc theo sự phõn cụng của lónh đạo phũng - Cụng việc của kế toỏn viờn:
+ Thực hiện nghiệp vụ kế toỏn tổng hợp
+ Nhập cỏc số liệu, dữ liệu kế toỏn đầy đủ, chớnh xỏc + Lập bảng kờ tổng hợp để bỏo cỏo cho Trưởng phũng
+ Thực hiện một số cụng việc theo sự phõn cụng của Trưởng phũng
2.2.3. Điều kiện làm việc của phũng
* Bố trớ phũng làm việc
Việc bố rớ phũng làm việc cú ảnh hưởng rất nhiều đến hiệu quả, chất lượng cụng việc. Vỡ vậy mỗi cơ quan, doanh nghiệp cú sự bố trớ khỏc nhau tuỳ theo điều kiện của mỗi cơ quan, doanh nghiệp đú sao cho phự hợp, tận dụng tối đa diện tớch mặt bằng cỏc phũng làm việc.
+ Yờu cầu bố trớ văn phũng:
- Tận dụng tối ưu mặt bằng, tiết kiệm và sử dụng cơ động diện tớch văn phũng. - Giảm thiểu thời gian và chi phớ cho việc di chuyển giữa cỏc bộ phận của văn
phũng.
- Tạo mụi trường thớch hợp cho cụng việc của nhõn viờn, giỳp họ hoàn thành cụng việc với năng suất cao nhất.
- Tạo điều kiện thuận lợi nhất cho cụng tỏc thu thập và xử lý thụng tin. - Tiết kiệm chi phớ lắp đặt
Phũng HC-KT của Vinacontrol Hải Phũng được bố trớ theo khụng gian mở- đúng gồm 3 phũng làm việc: 1 phũng làm việc của Trưởng phũng, 1 phũng làm việc của nhõn viờn thuộc bộ phận hành chớnh ở trụ sở 56-Phạm Minh Đức và 1 phũng làm việc của Phú phũng cựng cỏc nhõn viờn kế toỏn ở trụ sở 80-Phạm Minh Đức. Riờng nhõn viờn văn thư được bố trớ bàn làm việc ngay bờn ngoài cửa phũng làm việc của Trưởng phũng.
Khụng gian làm việc của cả 3 phũng khụng rộng lắm, do Chi nhỏnh cú 2 địa điểm và diện tớch mặt bằng cũng khụng phải là rộng nờn việc bố trớ như vậy đó tận dụng tối đa cơ sở vật chất kỹ thuật và mặt bằng.
Phũng làm việc của Phú phũng và cỏc nhõn viờn kế toỏn được bố trớ theo khụng gian mở, cú nghĩa là bàn làm việc của Phú phũng và cỏc nhõn viờn kờ sỏt nhau để thuận tiện cho trao đổi giữa cỏc nhõn viờn với nhau và thuận lợi cho Phú phũng quản lý, trao đổi với nhõn viờn. Vỡ khụng khớ làm việc thoải mỏi, cởi mở tạo sự hứng khởi làm việc, thư gión khi căng thẳng nờn tõm lý làm việc của mọi người