* Bố trớ phũng làm việc
Việc bố rớ phũng làm việc cú ảnh hưởng rất nhiều đến hiệu quả, chất lượng cụng việc. Vỡ vậy mỗi cơ quan, doanh nghiệp cú sự bố trớ khỏc nhau tuỳ theo điều kiện của mỗi cơ quan, doanh nghiệp đú sao cho phự hợp, tận dụng tối đa diện tớch mặt bằng cỏc phũng làm việc.
+ Yờu cầu bố trớ văn phũng:
- Tận dụng tối ưu mặt bằng, tiết kiệm và sử dụng cơ động diện tớch văn phũng. - Giảm thiểu thời gian và chi phớ cho việc di chuyển giữa cỏc bộ phận của văn
phũng.
- Tạo mụi trường thớch hợp cho cụng việc của nhõn viờn, giỳp họ hoàn thành cụng việc với năng suất cao nhất.
- Tạo điều kiện thuận lợi nhất cho cụng tỏc thu thập và xử lý thụng tin. - Tiết kiệm chi phớ lắp đặt
Phũng HC-KT của Vinacontrol Hải Phũng được bố trớ theo khụng gian mở- đúng gồm 3 phũng làm việc: 1 phũng làm việc của Trưởng phũng, 1 phũng làm việc của nhõn viờn thuộc bộ phận hành chớnh ở trụ sở 56-Phạm Minh Đức và 1 phũng làm việc của Phú phũng cựng cỏc nhõn viờn kế toỏn ở trụ sở 80-Phạm Minh Đức. Riờng nhõn viờn văn thư được bố trớ bàn làm việc ngay bờn ngoài cửa phũng làm việc của Trưởng phũng.
Khụng gian làm việc của cả 3 phũng khụng rộng lắm, do Chi nhỏnh cú 2 địa điểm và diện tớch mặt bằng cũng khụng phải là rộng nờn việc bố trớ như vậy đó tận dụng tối đa cơ sở vật chất kỹ thuật và mặt bằng.
Phũng làm việc của Phú phũng và cỏc nhõn viờn kế toỏn được bố trớ theo khụng gian mở, cú nghĩa là bàn làm việc của Phú phũng và cỏc nhõn viờn kờ sỏt nhau để thuận tiện cho trao đổi giữa cỏc nhõn viờn với nhau và thuận lợi cho Phú phũng quản lý, trao đổi với nhõn viờn. Vỡ khụng khớ làm việc thoải mỏi, cởi mở tạo sự hứng khởi làm việc, thư gión khi căng thẳng nờn tõm lý làm việc của mọi người khụng bị ảnh hưởng nhiều.
Với việc bố trớ một phũng làm việc riờng cho Trưởng phũng giỳp Trưởng phũng tập trung cao trong cụng việc, hạn chế được sự ảnh hưởng cỏc tỏc động bờn ngoài, đảm bảo những thụng tin mật chuyển cho Trưởng phũng.
Cỏc phũng đều được bố trớ tủ đựng hồ sơ, tài liệu, văn bản để thuận tiện cho việc tỡm kiếm và lưu trữ. Riờng phũng làm việc của Trưởng phũng được bố trớ tới 3 tủ đựng hồ sơ.
Cú 2 bộ bàn ghế tiếp khỏch: 1 được đặt tại phũng làm việc của cỏc nhõn viờn thuộc bộ phận hành chớnh và 1 bộ được bố trớ tring phũng làm việc của Trưởng phũng. Ở trụ sở 80-Phạm Minh Đức cú bàn ghế dành cho khỏch chờ được đặt tại hành lang ngay cạnh bàn làm việc của nhõn viờn thường trực, bảo vệ. Cũn ở trụ sở 56 Phạm Minh Đức khụng cú bàn ghế dành cho khỏch chờ, khi cú khỏch đến làm việc ở đõy thường đứng đợi.
Vỡ Vinacontrol Hải Phũng cú 2 trụ sở làm việc nờn việc phũng HC-KT phải chia mỗi bộ phận ở một địa điểm cũng là để thuận lợi làm việc với cỏc phũng ban khỏc và đảm bảo hoạt động của toàn Chi nhỏnh luụn được diễn ra thụng suốt. Song việc bố trớ bàn ghế tiếp khỏch như vậy dễ làm ảnh hưởng tới cụng việc của Trưởng phũng, nhõn viờn hoặc giỏn đoạn giao tiếp với khỏch. Đặc biệt, sự tập trung vào cụng việc của họ sẽ giảm và khỏch khụng thoải mỏi trong khi trao đối.
Ngoài ra, diện tớch phũng làm việc của Trưởng phũng vừa nhỏ lại bố trớ tới 3 tủ đựng hồ sơ, 1 bộ bàn ghế tiếp khỏch nờn khụng gian càng chật hẹp. Mặt khỏc, phũng cú một cửa sổ lớn nhưng lỳc nào cũng đúng kớn cả cửa gỗ và cửa kớnh nờn hoàn toàn sử dụng ỏnh sỏng điện, như vậy khụng tiết kiệm được điện do khụng sử dụng ỏnh sỏng tự nhiờn.
* Trang thiết bị làm việc:
Hoạt động của văn phũng rất đa dạng, phong phỳ và phức tạp. Việc tổ chức khoa học cụng tỏc văn phũng cú ý nghĩa thiết thực tạo điều kiện cho cơ quan, doanh nghiệp hoàn thành tốt mục tiờu để tồn tại và phỏt triển. Và hiện đại hoỏ cụng tỏc văn phũng là một đũi hỏi cấp thiết của thời đại, trong đú yếu tố trang thiết bị làm việc là yếu tố chớnh của hiện đại hoỏ cụng tỏc văn phũng và hỗ trợ hoàn thành cụng việc đạt hiệu quả cao nhất.