Kỹ thuật soạn thảo văn bản

- Khỏi niệm văn bản:

Theo nghĩa hẹp, văn bản là cỏc tài liệu, giấy tờ… được hỡnh thành trong quỏ trỡnh hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp. Bao gồm cỏc chỉ thị, thụng tư, nghị quyết, nghị định, quyết định, đề ỏn, kế hoạch, bỏo cỏo, đơn từ…Ngày nay khỏi niệm này được dựng một cỏch rộng rói trong hoạt động quản lý, điều hành ở cỏc cơ quan, doanh nghiệp.

Theo nghĩa rộng văn bản là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu hay ghi bằng ngụn ngữ. Vớ dụ như bia đỏ, cõu đối ở đỡnh chựa, tỏc phẩm văn học nghệ thuật, khẩu hiệu, băng ghi õm…

- Nguyờn tắc soạn thảo văn bản:

Một là nội dung văn bản phải hợp hiến, hợp phỏp: Văn bản quy phạm phỏp luật được ban hành phải cú nội dung phự hợp với Hiến phỏp và Luật phỏp hiện hành. Văn bản của cơ quan nhà nước cấp dưới ban hành phải phự hợp và khụng trỏi với quy định trong văn bản của cơ quan nhà nước cấp trờn.

Cỏc văn bản quy phạm phỏp luật trỏi với Hiến phỏp, trỏi với cỏc văn bản Luật và cỏc văn bản của cơ quan nhà nước cấp trờn phải được cơ quan nhà nước cú thẩm quyền bói bỏ, đỡnh chỉ việc thi hành.

Hai là văn bản phải được soạn thảo đỳng thể thức: Văn bản phải đảm bảo đỳng thể thức nhà nước quy định, nếu văn bản khụng đỳng thể thức thỡ văn bản sẽ

khụng cú giỏ trị phỏp lý.

Cũng phải lưu ý đến thể thức trỡnh bày của từng loại văn bản nhất định vỡ mỗi loại văn bản cụ thể cú hỡnh thức mẫu quy định.

Ba là văn bản phải được soạn thảo đỳng thẩm quyền quy định: Đối với văn bản quy phạm phỏp luật, thẩm quyền soạn thảo và ban hành của cỏc cơ quan quản lý nhà nước đó được phõn định rừ nhằm trỏnh việc chồng chộo hay bỏ sút lĩnh vực cần quản lý và chức năng của từng cơ quan.

Đối với văn bản hành chớnh thụng thường, cỏc cơ quan, doanh nghiệp đều cú thể ban hành để phục vụ cho cụng việc quản lý, điều hành, giao dịch… Cần lưu ý là một cơ quan, doanh nghiệp khụng thể soạn thảo và ban hành một văn bản vượt quỏ thẩm quyền hoặc khụng đỳng chức năng của cơ quan đó được phỏp luật quy định.

Bốn là văn bản phải đảm bảo tớnh khả thi: Nếu là văn bản phỏp luật thỡ phải phự hợp với nội dung và vấn đề mà văn bản đú điều chỉnh. Một văn bản chỉ đề cập đến những vấn đề cú liờn quan với nhau, cũn những vấn đề khỏc phải được soạn thảo và trỡnh bày ở một văn bản khỏc.

Năm là văn bản phải được trỡnh bày bằng phong cỏch hành chớnh cụng vụ: Đõy là phong cỏch ngụn ngữ dung trong lĩnh vực luật phỏp và quản lý nhà nước. Khi soạn thảo văn bản hành chớnh núi chung cần đảm bảo cỏc yờu cầu của phong cỏch này mới tạo ra cỏc văn bản hành chớnh hoàn chỉnh.

Quy trỡnh soạn thảo văn bản : được thực hiện theo cỏc bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị

- Xỏc định mục đớch của văn bản: Khi dự định ban hành một văn bản cần xỏc định rừ văn bản ban hành giải quyết vấn đề gỡ.

- Xỏc định nội dung và tờn loại văn bản: Xỏc định vấn đề cần trỡnh bày, từ đú xỏc định biểu mẫu trỡnh bày của văn bản cần soạn thảo.

- Xỏc định đối tượng nhận văn bản: Xỏc định đối tượng mà văn bản sẽ tỏc động đến.

- Thu thập và xử lý thụng tin: Tập hợp thụng tin, cần lựa chọn những thụng tin cần thiết và chớnh xỏc, loại bỏ những thụng tin khụng cần thiết, trựng lặp hoặc cú độ tin cậy thấp.

Bước 2: Làm dàn bài và đề cương

cỏc thụng tin để đưa vào từng phần trong cấu trỳc của mẫu văn bản đó lựa chọn và sắp xếp những ý chớnh để tạo thành đề cương

Bước 3: Viết thành văn

Dựa trờn đề cương theo mẫu, người soạn thảo sẽ viết thành văn từng phần trỡnh bày từ thể thức đến nội dung văn bản. Văn bản ở bước này thường gọi là bản thảo.

Bước 4: Duyệt và ký văn bản

Người soạn thảo trỡnh bày lại bản thảo sạch sẽ để trỡnh duyệt. Lỳc này bản thảo được duyệt gọi là bản gốc, đõy là cơ sở phỏp lý để hỡnh thành bản chớnh.

Khi văn bản hoàn chỉnh trỡnh Giỏm đốc hoặc người được Giỏm đốc uỷ quyền sẽ duyệt cỏc vấn đề sau:

- Thẩm quyền ban hành - Thể thức của văn bản - Nội dung của văn bản

Thẩm quyền ký văn bản ở Chi nhỏnh Vinacontrol Hải Phũng được quy định: - Giỏm đốc Chi nhỏnh ký cỏc văn bản quan trọng như: quyết định, hợp đồng, kế hoạch, phương ỏn, bỏo cỏo, tờ trỡnh, cụng văn

- Phú Giỏm đốc được ký thay Giỏm đốc theo sự uỷ nhiệm của Giỏm đốc Chi nhỏnh và những văn bản thuộc lĩnh vực được phõn cụng

- Trong trường hợp Giỏm đốc, Phú Giỏm đốc đi vắng thỡ Giỏm đốc Chi nhỏnh cú thể uỷ quyền cho một cỏn bộ dưới quyền của mỡnh một cấp (thường là Trưởng phũng HC-KT hoặc Trưởng phũng Nghiệp vụ tổng hợp) ký thừa uỷ quyền một số văn bản.

Trong văn bản được duyệt, người duyệt phải ghi ý kiến 4 nội dung sau: duyệt, số nhõn bản để ban hành, ngày duyệt, chữ ký người duyệt. Vị trớ ghi ở lề trỏi, dưới số và ký hiệu văn bản

Bước 5: Hoàn chỉnh, ban hành và triển khai văn bản

Từ bản gốc đó duyệt hỡnh thành bản trỡnh ký( tuyệt đối trung thành với bản gốc). Trước khi trỡnh ký phải kiểm tra kỹ văn bản về thể thức, nội dung, lối diễn đạt. Trỡnh văn bản cho Trưởng phũng HC-KT hoặc Giỏm đốc trực tiếp kiểm tra và ký tắt về phớa bờn phải thành phần thể thức ký của bản trỡnh ký

Nhõn bản bản trỡnh ký,trỡnh Giỏm đốc hoặc người được Giỏm đốc uỷ quyền ký chớnh thức. Đúng dấu lờn chữ ký, đăng ký vào sổ cụng văn đi, ghi số, ký hiệu,

ngày, thỏng, năm ban hành văn bản.Chuyển văn bản đến cỏc cỏ nhõn, phũng ban cú liờn quan trong nội bộ Chi nhỏnh và bờn ngoài Chi nhỏnh. Sau đú, phải cú kế hoạch theo dừi việc tổ chức thực hiện để kịp thời điều chỉnh rỳt kinh nghiệm trong việc ban hành văn bản mới.

* Kết quả thực hiện nghiệp vụ soạn thảo văn bản:

Việc soạn thảo, ban hành văn bản ở Vinacontrol Hải Phũng thực hiện theo quy định tại Nghị định 101/CP ngày 23/9/1997 của Chớnh phủ quy định thi hành một số điều của Luật ban hành văn bản. Vỡ Phũng HC-KT chưa được cập nhập Thụng tư liờn tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội Vụ và Văn Phũng Chớnh Phủ nờn một số yếu tố của thể thức văn bản chưa được thực hiện đỳng theo quy định của Thụng tư đú. Mặc dự về mặt nội dung được đảm bảo nhưng thể thức văn bản, kỹ thuật trỡnh bày chưa chuẩn xỏc thỡ văn bản đú sẽ khụng đảm bảo tớnh khoa học và đẹp về hỡnh thức. Nguyờn nhõn chủ yếu là do chưa được phổ biến, chưa nắm bắt được nội dung của Thụng tư 55 quy định hướng dẫn việc soạn thảo văn bản.

Nghiệp vụ soạn thảo văn bản là nghiệp vụ khụng của riờng nhõn viờn văn thư và cụng việc ban hành văn bản khụng chỉ do phũng HC-KT đảm nhiệm hết mà những văn bản về chuyờn mụn nghiệp vụ giỏm định do phũng Nghiệp vụ tổng hợp và cỏc phũng Giỏm định soạn thảo, trỡnh gửi Giỏm đốc duyệt hoặc người cú thẩm quyền được Giỏm đốc uỷ nhiệm duyệt.

2.3.2.2. Quản lý văn bản đến

* Khỏi niệm văn bản đến:

Tất cả cỏc văn bản từ cơ quan ngoài gửi đến bằng con đường trực tiếp hay những tài liệu quan trọng do cỏ nhõn mang từ hội nghị hoặc qua con đường bưu điện … được gọi chung là văn bản đến.

* Nguyờn tắc quản lý văn bản đến ở Vinacontrol Hải Phũng: - Cỏc văn bản đến phải qua văn thư đăng ký

- Trước khi văn bản được giao giải quyết phải qua Giỏm đốc Chi nhỏnh hoặc Trưởng phũng HC-KT xem xột.

- Người nhận văn bản đến phải ký vào sổ

- Văn bản đến phải được tổ chức, giải quyết kịp thời * Quy trỡnh quản lý văn bản đến

- Nhận cụng văn: kiểm tra văn bản mới nhận, nếu khụng thuộc Chi nhỏnh thỡ phải gửi trả lại nơi gửi. Nếu phong bỡ bị rỏch, bị búc hoặc bị mất thỡ phải lập biờn bản ngay với sự chứng kiến của người đưa cụng văn

- Phõn loại văn bản:

+ Loại vào sổ đăng ký: Là những cụng văn, giấy tờ gửi cho Chi nhỏnh, Giỏm đốc hoặc những người cú chức vụ lónh đạo trong Chi nhỏnh.

+ Loại khụng phải vào sổ đăng ký: Thư riờng, bản tin, bỏo, tạp chớ.

+ Loại búc bỡ: Cỏc văn bản ngoài bỡ đề tờn Chi nhỏnh, chức danh lónh đạo của Chi nhỏnh, khụng cú dấu mật.

+ Loại khụng được búc bỡ: Chỉ vào sổ nhưng khụng được búc bỡ mà chuyển cả bỡ gồm những cụng văn ghi rừ tờn người nhận, gửi Đảng uỷ, cỏc đoàn thể trong Chi nhỏnh

- Búc bỡ phải khộo để khụng bị rỏch văn bản bờn trong. Đối với cụng văn cú dấu mật thỡ khụng được búc bỡ, phải chuyển ngay cho người cú trỏch nhiệm giải quyết

Bước 2: Đúng dấu đến

- Dấu đến cú mục đớch xỏc nhận văn bản đó qua văn thư, ghi nhận ngày, thỏng, số văn bản đến.

- Dấu đến được đúng rừ ràng và thống nhất vào dưới số, ký hiệu, trớch yếu của cụng văn.

- Số đến ghi vào dấu đến phải khớp với số thứ tự trong sổ ghi văn bản đến, ngày đến là ngày văn thư nhận văn bản.

Hỡnh 8: Mẫu dấu đếnVINACONTROL HẢI PHềNG VINACONTROL HẢI PHềNG CễNG VĂN ĐẾN Số đến:……. Ngày:………. Chuyển:…….. Lưu:…………

Bước 3: Vào sổ đăng ký văn bản đến

Việc vào sổ phải đảm bảo ghi rừ ràng, chớnh xỏc, đầy đủ, khụng viết bỳt chỡ, dập xoỏ hoặc viết tắt, trỏnh trựng số hoặc bỏ sút số. Cỏc yếu tố nội dung cần phải ghi vào cỏc mẫu sau:

Hỡnh 9: Mẫu bỡa sổ đăng ký “CễNG VĂN ĐẾN”

(Nguồn: Phũng HC-KT, Vinacontrol Hải Phũng)

Hỡnh 10: Mẫu nội dung đăng ký “Cụng văn đến”

STT Ngày đến Số văn bản Ký hiệu văn bản

Nơi gửi Trớch yếu nội dung Nơi nhận ^Ký nhận 22 23/02/2009 135 CV CTCP xi măng Yờn Bỏi Thống nhất giỏ trị quyết toỏn HĐKT với kế toỏn-DAXM Yờn Bỡnh P.HC- KT, NVTH, GĐ1 Đụ, Hằng, Huấn

39 10/3/2009 087 TGĐ Vinacontrol Lịch mở lớp đào tạo giỏm định viờn xăng dầu

P.NVTH Hằng

52 23/3/2009 91 CV CTCP đầu tư và phỏt triển điện Miền Bắc 1

Mở kiểm tra thiết bị điện Hố Hụ P.GĐ2 Quang Bước 4: Trỡnh văn bản đến VINACONTROL VINACONTROL HẢI PHềNG

SỔ ĐĂNG Kí “CễNG VĂN ĐẾN”

Trỡnh văn bản đến cho Giỏm đốc hoặc Trưởng phũng HC-KT xem xột, cho ý kiến phõn phối. Sau đú văn thư nhận lại để bổ sung vào sổ cụng văn đến, nắm nội dung cụng văn và ý kiến lónh đạo để chuyển cho cỏc phũng ban, người cú trỏch nhiệm giải quyết.

Bước 5: Giao trỏch nhiệm giải quyết

Bước 6: Chuyển đến cỏc phũng, đối tượng giải quyết

- Văn bản đến phải được giao trong ngày, đến đỳng và trực tiếp cho người chịu trỏch nhiệm giải quyết và người đú phải ký xỏc nhận vào phần “ký nhận” trong sổ “Đăng ký cụng văn đến” của văn thư.

- Nếu cụng văn cú dấu “khẩn” phải được ưu tiờn chuyển ngay.

- Khụng để người khụng cú trỏch nhiệm xem cụng văn, tài liệu của người khỏc

Bước 7: Tỡm phương ỏn giải quyết

Bước 8: Theo dừi giải quyết

Hỡnh 11: Mẫu “Sổ theo dừi giải quyết cụng văn đến”STT Tỏc STT Tỏc giả cụng văn Số, ký hiệu cụng văn Ngỏy ký cụng văn Trớch yếu nội dung cụng văn Người nhận giải quyết Thời hạn giải quyết Nội dung giải quyết Số, ký hiệu văn bản trả lời(nếu cú) Ghi chỳ 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

2.3.2.3. Quản lý văn bản đi

* Khỏi niệm:

Tất cả cỏc loại văn bản do cơ quan ban hành để quản lý diều hành cụng việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan được gửi đến cỏc đối tượng cú liờn quan gọi là văn bản đi.

* Nguyờn tắc quản lý văn bản đi:

- Tất cả văn bản đi phải được đăng ký vào sổ quản lý văn bản đi ở văn thư - Tất cả văn bản đi phải được kiểm tra về nội dung và thể thức trước khi gửi đi *Quy trỡnh quản lý văn bản đi gồm cỏc bước sau

Bước 2: Đúng dấu lờn văn bản

Bước 3: Vào sổ đăng ký văn bản đi theo đỳng quy định

Cần ghi đầy đủ, chớnh xỏc, gọn, rừ ràng vào từng cột, mục trong sổ cụng văn đi: số, ký hiệu, ngày thỏng, trớch yếu, nơi nhận…

Hỡnh 12: Mẫu: “Sổ cụng văn đi”

STT Ngày thỏng Số cụng văn Ký hiệu

Nơi hoặc người nhận cụng văn

Trớch yếu nội dung

Ghi chỳ 1131 01/8/2008 1131 GĐ Cty xăng dầu quõn

đội-125, Nguyễn Phong Sắc, Cầu Giấy, Hà Nội Bảng kờ +IVDO: 3796, 3797, 3798, 3799 146 09/02/2009 146 GĐ Cty phõn đạm Hà Bắc Thảo luận giỏm định lụ hàng nitơ 180 16/02/2009 180 GĐ ễng Lưu Ngọc Hiển- Kế toỏn trưởng Vinacontrol, 54- Trần Nhõn Tụng - Hà Nội Biờn bản kiểm toỏn (Nguồn: Phũng HC-KT) Bước 4: Chuyển phỏt Bước 5: Lưu văn bản đi

Mỗi văn bản đều phải được lưu ớt nhất 2 bản: 1 bản để lập hồ sơ và theo dừi cụng việc ở đơn vị thừa hành, 1 bản lưu ở văn thư để tra tỡm phục vụ khi cần thiết. Những bản lưu ở văn thư phải sắp xếp theo từng loại, văn bản của ngăn nào để riờng ngăn đấy và bản lưu phải là bản chớnh

2.3.2.4. Quản lý sử dụng con dấu

Việc sử dụng và quản lý con dấu được nhõn viờn văn thư thực hiện theo Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chớnh phủ về cụng tỏc văn thư.

Nhõn viờn văn thư phũng HC-KT đúng dấu theo nguyờn tắc: - Kiểm tra văn bản

- Chỉ đúng dấu văn bản đỳng thể thức, yờu cầu - Văn thư tự tay đúng dấu

- Dấu đúng trựm 1/3 chữ ký lệch về bờn trỏi - Cú thể đúng dấu treo

Con dấu của Chi nhỏnh được giao cho nhõn viờn văn thư cú trỏch nhiệm giữ, và phải chịu trỏch nhiệm trước Chi nhỏnh, trước phỏp luật về quản lý và sử dụng con dấu. Nhõn viờn văn thư bảo quản con dấu cẩn thận, nếu mất phải bỏo cỏo ngay cho Trưởng phũng HC-KT hoặc Giỏm đốc.

2.3.3. Nghiệp vụ lưu trữ

* Khỏi niệm:

Cụng tỏc lưu trữ là giữ lại và tổ chức khoa học văn bản, giấy tờ cú giỏ trị, hỡnh thành trong hoạt động của cơ quan, cỏ nhõn để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết

* Chức năng của cụng tỏc lưu trữ:

Cụng tỏc lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của xó hội bao gồm những vấn đề lý luận, thực tiễn và phỏp chế liờn quan tới quỏ trỡnh hoạt động quản lý và nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng cú hiệu quả tài liệu lưu trữ.

Cụng tỏc lưu trữ ra đời do đũi hỏi khỏch quan của nhu cầu xó hội là sử dụng tài liệu lưu trữ, thụng tin quỏ khứ để phục vụ cỏc hoạt động thực tiễn của con người hiện tại. Cụng tỏc lưu trữ là hoạt động quan trọng trong mỗi cơ quan, doanh nghiệp.

Cỏc chức năng của cụng tỏc lưu trữ là: - Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ;

- Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ cú hiệu quả để phục vụ nhu cầu hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp.

* Kết quả thực hiện nghiệp vụ lưu trữ phũng HC-KT