* Khỏi niệm:
Lễ tõn là hoạt động diễn ra ở mọi lĩnh vực của đời sống xó hội: chớnh trị,kinh tế, văn hoỏ, quốc phũng…
Lễ tõn là tổng hợp cỏc hoạt động được diễn ra trong quỏ trỡnh tiếp xỳc, trao đổi làm việc giữa cỏc đối tỏc, tổ chức, cỏ nhõn kinh doanh trong và ngoài nước.
Tiếp khỏch là một trong những nghi lễ giao lưu, tiếp xỳc của cỏ nhõn, cơ quan này với cỏ nhõn, tổ chức khỏc nhằm đảm bảo sự hoạt động thụng suốt của quỏ trỡnh quản lý giỳp lónh đạo cú điều kiện xem xột, đỏnh giỏ hiệu quả cụng việc từ bờn ngoài.
* Kết quả thực hiện:
Việc đún tiếp khỏch của Chi nhỏnh cũng rất được coi trọng vỡ đú cú thể tạo ra những cơ hội hợp tỏc kinh doanh, những hợp đồng kinh tế mang lại doanh thu cho
Chi nhỏnh. Khỏch đến Chi nhỏnh cú nhiều loại: khỏch ngoài doanh nghiệp (khỏch hàng, khỏch đến liờn hệ cụng tỏc, khỏch quen, nhõn viờn ngõn hàng, người đến xin việc, người than phiền…..); khỏch nội bộ doanh nghiệp (trưởng, phú và nhõn viờn cỏc phũng ban đến liờn hệ cụng tỏc, nhõn viờn xin gặp Giỏm đốc…..)
Nhõn viờn thường trực khi đún tiếp khỏch phải phõn loại khỏch để ứng xử tốt: + Đối với khỏch hàng : khỏch hàng đang cú hợp đồng yờu cầu giỏm định và khỏch hàng tương lai bao giờ cũng được tiếp đún bất kỳ lỳc nào. Khỏch đến bỏn hàng, chào hàng thỡ được tiếp vào những thời gian nhất định
+ Đối với khỏch đến than phiền về cung cỏch làm việc, tỡnh hỡnh cấp chứng thư của cỏc giỏm định viờn….. thỡ phải lắng nghe, thụng cảm với khỏch, giữ thỏi độ bỡnh tĩnh, trỏnh tranh luận với khỏch và phải khụn ngoan đừng tự gắn mỡnh hay doanh nghiệp vào sự than phiền của khỏch
+ Đối với khỏch nội bộ thỡ cú nhiều cỏch giải quyết, nếu là cộng sự thõn cận thỡ cú thể gặp lónh đạo Chi nhỏnh bất cứ lỳc nào, cũn cỏn bộ nhõn viờn khỏc phải sắp xếp thời gian tiếp.
Ngoài ra, cũng cần phải chỳ ý đến những trường hợp ngoại lệ.
Phương chõm ứng xử khi tiếp khỏch của nhõn viờn Vinacontrol Hải Phũng: + Bỡnh tĩnh, kiờn nhẫn
+ Mềm mỏng nhó nhặn, lịch sự + Ân cần, chu đỏo
+ Linh hoạt + Khụng tự ỏi
+ Khụng hỏch dịch với người cú địa vị thấp + Khụng quỏ hạ mỡnh với người cú địa cao
+ Lấy việc bảo vệ lợi ớch và uy tớn của Chi nhỏnh làm mục tiờu xuyờn suốt + Cần chấm dứt cỏc vụ việc gay cấn càng sớm càng tốt mà khụng nhất thiết phải phõn rừ đỳng sai ngay tức khắc.
2.3.7. Cung cấp trang thiết bị,điều kiện làm việc làm việc
Về nghiệp vụ này, phũng HC-KT thực hiện cỏc cụng việc cụ thể như sau: * Quản lý chi tiờu kinh phớ gồm cú: Lương chớnh, phụ cấp lương, BHXH, tiền thưởng, cụng tỏc phớ, hội nghị phớ. Tiền giao dịch, mua sắm TSCĐ, mỏy múc trang thiết bị, sửa chữa lớn, xõy dựng cụng trỡnh, phỳc lợi tập thể và cỏc chi khỏc
* Quản lý biờn chế quỹ lương
Phũng HC-KT phải lập thành danh sỏch cỏn bộ cụng nhõn viờn kốm cả mức lương tương ứng của từng người để chuyển qua Techcombank trả lương cho cỏn bộ cụng nhõn viờn qua thẻ. Quỹ lương của Chi nhỏnh được cấu thành bởi số biờn chế được duyệt, mức lương phụ cấp, trợ cấp của từng người. Vệc xột duyệt quỹ lương này được xõy dựng cựng với việc xõy dựng và xột duyệt dự toỏn kinh phớ của Chi nhỏnh.
* Quản lý tài sản cố định: TSCĐ của Chi nhỏnh gồm cú: - Nhà cửa, vật kiến trỳc;
- Hệ thống thiết bị mỏy múc;
- Phương tiện kỹ thuật và phương tiện vận chuyển.
Đõy là những TSCĐ cú giỏ trị lớn quyết định đến năng lực hoạt động kinh doanh của Chi nhỏnh nờn cần được coi trọng việc quản lý và sử dụng. Để quản lý cú hiệu quả phũng HC-KT đó phõn loại TSCĐ, lập hồ sơ TSCĐ, cú sổ sỏch tớnh toỏn, ghi chộp việc xuất ,nhập kịp thời và đỳng thủ tục. Phải nắm chắc về số lượng và chất lượng để cú kế hoạch mua sắm, sửa chữa, thanh lý, huy động phục vụ cho cỏc phũng ban của Chi nhỏnh. Đồng thời phũng đó xõy dựng quy chế bảo vệ TSCĐ, thực hiện việc kiểm kờ cuối năm, định kỳ và bất thường khi cú sự thay đổi khỏc.
* Quản lý hàng húa vật tư khỏc
Cỏc loại vật tư khỏc bao gồm: văn phũng phẩm, cụng cụ, vật tư, thiết bị, phương tiện kỹ thuật. Để quản lý tốt cỏc loại vật tư này phũng đó thực hiện như sau:
+ Xỏc định định mức sử dụng vật tư hàng húa và cụng bố cụng khai
+ Cấp phỏt đỳng đối tượng, đỳng tiờu chuẩn cho từng cỏn bộ cụng nhõn viờn trong Chi nhỏnh
+ Khi mua về phải làm phớếu nhập, khi cấp phỏt làm phiếu xuất theo đỳng nguyờn tắc xuất nhập của kế toỏn
+ Người làm cụng tỏc thủ kho cú đủ tớn nhiệm + Cú nội quy quản lý, sử dụng và bảo vệ
* Đảm bảo điều kiện làm việc cho Chi nhỏnh gồm cú:
+ Bố trớ phũng làm việc tiện lợi cho cỏc giao dịch của Chi nhỏnh + Trang bị cỏc thiết bị làm việc cho cỏn bộ cụng nhõn viờn * Cỏc hoạt động khỏc
+ Phục vụ nước uống hàng ngày cho cỏn bộ cụng nhõn viờn của Chi nhỏnh + Phục vụ việc tiếp khỏch của Chi nhỏnh
+ Phục vụ cỏc điều kiện vật chất, trang thiết bị cho cỏc cuộc họp, lễ tõn của Chi nhỏnh
+ Thực hiện sửa chữa vừa và nhỏ + Bảo vệ trật tự an toàn cho Chi nhỏnh
* Thực hiện cụng tỏc tài chớnh, kế toỏn
Đặc biệt, đối với nghiệp vụ này phũng HC-KT chỳ trọng thực hiện cụng tỏc tài chớnh, kế toỏn và thực hiện theo đỳng quy định của Nhà nước về chuẩn mực kế toỏn, chế độ kế toỏn.
Năm 2008, bộ phận kế toỏn thuộc phũng HC-KT đó cú cố gắng trong việc hỗ trợ kinh doanh, giải quyết xử lý cụng việc tài chớnh kế toỏn nhanh chúng, thuận tiện. Việc ứng dụng phần mềm kế toỏn vào hạch toỏn kinh doanh từ đầu năm 2008 đó đi vào nề nếp ổn định, nhờ vậy mà việc quản lý tài chớnh cú hiệu quả tốt hơn. Cỏc bỏo cỏo tài chớnh và cỏc bỏo cỏo khỏc cú liờn quan đều thực hiện đầy đủ, kịp thời. Việc quản lý, cập nhập hoỏ đơn, chứng từ kế toỏn và quyết toỏn thuế hàng thỏng, cỏc bỏo cỏo quyết toỏn quý theo quy định của Cụng ty được thự hiện đầy đủ và đỳng theo quy định. Ngoài ra, việc kết hợp với cỏc phũng ban chức năng, nghiệp vụ khỏc để giải quyết việc thu hồi nợ đọng đó được chỳ trọng hơn. Tớnh đến hết năm 2008, tổng dư nợ của Chi nhỏnh là 3,07 tỷ đồng chiếm tỷ lệ 20,17% trờn doanh thu.
Cụng tỏc kế toỏn tiền lương, cụng tỏc phớ và cỏc chế độ cho người lao động như đúng bảo hiểm xó hội luụn được thực hiện kịp thời và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà nước như nộp thuế đỳng thời gian quy định.
Chương 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP GểP PHẦN NÂNG CAO HIỆU QUẢ CễNG TÁC VĂN PHềNG TẠI VINACONTROL HẢI PHềNG 3.1. Định hướng chung
Với tỡnh hỡnh phỏt triển kinh tế như hiện nay thỡ văn phũng là bộ phận khụng thể thiếu trong mỗi cơ quan, doanh nghiệp. Việc hiện đại hoỏ cụng tỏc văn phũng ở mỗi cơ quan, doanh nghiệp sẽ vừa gúp phần nõng cao hiệu quả của cụng tỏc văn phũng vừa gúp phần nõng cao vị trớ của văn phũng trong cỏc hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp. Dõy cũng là mục tiờu mà cỏc doanh nghiệp hiện nay luụn đặt ra để theo kịp xu thế phỏt triển chung của thời đại ngày nay.
Hiện nay Nhà nước đang khuyến khớch cổ phần hoỏ doanh nghiệp để cỏc doanh nghiệp tự xỏc định đường đi phỏt triển cũng như phương thức quản lý đạt hiệu quả mà tiết kiệm và cỏc doanh nghiệp cú thể đổi mới, hoàn thiện cụng tỏc văn phũng trong doanh nghiệp mỡnh.
Với xu hướng chung này, định hướng chung để đưa ra giải phỏp cho phũng HC-KT ở Vinacontrol Hải Phũng như sau :
+ Tăng cường đầu tư vào con người
Đầu tư vào con người là việc đầu tiờn mà phũng HC-KT Vinacontrol Hải Phũng cần làm vỡ con người là yếu tố quan trọng hàng đầu của doanh nghiệp. Do đú khụng chỉ hoàn thiện người quản lý, lónh đạo (chớnh là Trưởng, Phú phũng) mà phải hoàn thiện cả cỏc nhõn viờn của phũng.
Vai trũ của Trưởng phũng HC-KT rất quan trọng, bởi vỡ ở Vinacontrol Hải Phũng Trưởng phũng HC-KT cũn kiờm cả Kế toỏn trưởng Chi nhỏnh và mọi hoạt động của phũng phải được quản lý, theo dừi chặt chẽ. Nếu khụng thỡ sẽ khụng phỏt huy hết năng lực của nhõn viờn và cỏc trang thiết bị phục vụ.
Đặc biệt cần phải đào tạo nõng cao chuyờn mụn về nghiệp vụ văn phũng cho nhõn viờn của phũng.
+ Hoàn thiện mụ hỡnh tổ chức phũng HC-KT
- Mặc dự mụ hỡnh của phũng HC-KT được trỡnh bày ở trờn đó gọi là đơn giản, gọn nhẹ song chức năng, nhiệm vụ cần phải được phõn cụng một cỏch rừ ràng, cụ thể hơn để tạo tớnh chuyờn nghiệp trong quản lý của Trưởng phũng và chuyờn mụn sõu cỏc nghiệp vụ mà nhõn viờn của phũng thực hiện.
- Chi nhỏnh cần sắp xếp nguồn nhõn sự cho phũng HC-KT hợp lý hơn, lựa chọn người cú đủ năng lực, phẩm chất vào từng vị trớ cụng việc của phũng sao cho phự hợp và đạt hiệu quả nhất
+Đổi mới, hoàn thiện cụng tỏc quản lý, điều hành trong Chi nhỏnh
- Định hướng này nhằm giải quyết nhanh chúng, chớnh xỏc, hiệu quả cỏc cụng việc của Chi nhỏnh
- Việc xõy dựng chương trỡnh, kế hoạch làm việc cụ thể giỳp cho cụng việc thực hiện một cỏch khoa học, chớnh xỏc, kịp thời
- Hoạt động của phũng HC-KT phải dựa vào quy chế hoạt động chung của Chi nhỏnh
+ Cải tiến thủ tục làm việc
Hiện nay Nhà nước ta đó và đang khụng ngừng cải tiến đổi mới cỏc thủ tục hành chớnh trờn tất cả cỏc lĩnh vực sao cho đảm bảo lợi ớch của người dõn, trỏnh bệnh quan liờu, cửa quyền về thủ tục. Vỡ vậy mội cơ quan, doanh nghiệp khụng chỉ riờng Vinacontrol Hải Phũng cũng đó và đang cải cỏch, đổi mới, đơn giản cỏc thủ tục hành chớnh nhưng vẫn phải đảm bảo phỏp luật chung của Nhà nước, nội quy, quy chế hoạt động của Cụng ty, Chi nhỏnh.
+ Tăng cường ứng dụng cụng nghệ thụng tin trong quản lý
Trang thiết bị của Chi nhỏnh núi chung và phũng HC-kT núi riờng tương đối đầy đủ, hiện đại, song cần phải xõy dựng phần mềm tin học để quản lý, lưu trữ văn bản, hồ sơ. Điều này vừa gúp phần nõng cao hiệu quả nghiệp vụ lưu trữ, tiết kiệm diện tớch mặt bằng phũng vừa đảm bảo tớnh khoa học trong quản lý hồ sơ, cụng văn.
3.2. Giải phỏp cụ thể
3.2.1. Giải phỏp đầu tư con người cho phũng HC-KT
- Qua thời gian thực tập tại phũng HC-KT của Vinacontrol Hải Phũng, em được biết và nhận thấy Trưởng phũng và Phú phũng HC-KT luụn gương mẫu trong mọi cụng việc, họ là những người cú năng lực quản lý, điều hành nờn luụn được Ban Giỏm đốc và cỏc phũng ban khỏc tin tưởng. Vậy nhưng để ỏp dụng những tiến bộ về quản lý điều hành hoạt động của phũng HC-KT thỡ cả cỏn bộ, nhõn viờn của phũng cần phải được cung cấp, bổ sung những kiến thức chuyờn mụn cao hơn để cú thể giỳp Giỏm đốc những vấn đề thuộc chuyờn mụn hành chớnh, kế toỏn và theo dừi việc thực hiện của toàn Chi nhỏnh.
- Đối với nhõn viờn thuộc bộ phận hành chớnh nờn cú kế hoạch tổ chức cỏc khoỏ học bồi dưỡng về nghiệp vụ chuyờn mụn cụng tỏc văn phũng nhằm nõng cao kỹ năng. Thực tế cả cỏn bộ và nhõn viờn của toàn Chi nhỏnh núi chung, phũng HC- KT núi riờng đều cú thể soạn thảo văn bản nhưng để đảm bảo việc soạn thảo đỳng quy định, đẹp cả nội dung và hỡnh thức thỡ khụng phải ai cũng biết để thực hiện cho đỳng. Việc này đũi hỏi cỏn bộ, nhõn viờn cần phải nắm được yờu cầu, nguyờn tắc, quy trỡnh soạn thảo văn bản một cỏch đầy đủ, chớnh xỏc. Do đú Chi nhỏnh và cả phũng HC-KT cần tạo điều kiện về vật chất và thời gian để nõng cao kiến thức, trỡnh độ chuyờn mụn soạn thảo văn bản cho cỏn bộ, nhõn viờn của phũng. Phũng HC-KT nờn lập kế hoạch tổ chức mở lớp đào tạo ngắn hạn 3 thỏng hoặc 6 thỏng về nghiệp vụ văn phũng cú thể tại Chi nhỏnh hoặc cử người đi học về chuyờn mụn nghiệp vụ văn phũng ở cỏc trường cú đào tạo nghiệp vụ văn phũng.
- Vỡ mục tiờu của Chi nhỏnh là mở rộng quan hệ hợp tỏc và phỏt triển dịch vụ giỏm định nờn sẽ cú những mối quan hệ hợp tỏc với khỏch hàng nước ngoài cho nờn hóy khuyến khớch nhõn viờn nõng cao khả năng ngoại ngữ, đặc biệt là ngoại ngữ chuyờn nghành kinh doanh dịch vụ giỏm định.
Do đú, khi tuyển dụng nhõn sự cho phũng HC-KT nờn lựa chọn người cú năng lực chuyờn mụn và khả năng giao tiếp ngoại ngữ tốt nhất là ngoại ngữ về thương mại, ngoại ngữ chuyờn nghành về dịch vụ giỏm định.
Ngoài ra, nhiệm vụ của Trưởng phũng vừa phải theo dừi bao quỏt chung mọi hoạt động của phũng cũn kiờm luụn vai trũ Kế toỏn trưởng, song lại theo dừi và chịu trỏch nhiệm mang kế toỏn ngõn hàng nờn trỏch nhiệm của Trưởng phũng rỏt nặng nề. Vỡ vậy. Chi nhỏnh nờn tuyển thờm 1 một nhõn viờn kế toỏn thực hiện mảng kế toỏn ngõn hàng để giảm bớt cụng việc cho Trưởng phũng và hoạt động của phũng sẽ hiệu quả hơn.
3.2.2. Giải phỏp kỹ thuật đối với một số nghiệp vụ văn phũng cơ bản
3.2.2.1. Nghiệp vụ thụng tin
Hệ thống thụng tin trong nội bộ Vinacontrol Hải Phũng là tập hợp cỏc kỹ năng và phương phỏp được quy định rừ ràng, mà nhờ đú tạo ra cỏc thụng tin cần thiết cho lónh đạo. Để nõng cao chất lượng nghiệp vụ thụng tin, phũng HC-KT nờn :
- Thiết lập kờnh thụng tin rừ ràng : chớnh là để trỏnh sự quỏ tải thụng tin cho phũng cũng như cho cả Chi nhỏnh.
hoặc bộ phận hành chớnh của phũng cú trỏch nhiệm thu thập, phõn tớch cỏc khớa cạnh của thụng tin.
- Tăng cường thụng tin phản hồi để lónh đạo biết được những thụng điệp của họ cú được cỏc nhõn viờn trong Chi nhỏnh hiểu, chấp nhận và thi hành đỳng hay khụng.
- Bảo đảm thụng tin phải đỳng lỳc để khắc phục việc kộm hiệu quả khi người núi bắt đầu núi, khi người nghe sẵn sàng để nghe. Cỏch đơn giản để khắc phục thực tế này là phải sắp xếp thời gian biểu trong cỏc cuộc họp, sắp xếp cụng văn, giấy tờ một cỏch khoa học, hợp lý.
- Đào tạo, bồi dưỡng cỏn bộ, nhõn viờn để họ cú khả năng quản lý, vận hành cỏc phương tiện kỹ thuật.
3.2.2.2. Nghiệp vụ văn thư, lưu trữ
Trong thời gian thực tập tại đõy em nhận thấy nhõn viờn văn thư của Vinacontrol Hải Phũng kiờm rất nhiều việc như : quản lý văn bản đến, đi, soạn thảo văn bản, viết giấy đi đường, viết phiếu nhập, xuất, quản lý con dấu đến tiếp khỏch, thậm chớ nhiều khi phải xuống tận hiện trường để truyền đạt thụng tin chỉ đạo của lónh đạo Chi nhỏnh, lấy bỏo cỏo nghiệm thu giỏm định... Nếu nhỡn bờn ngoài thỡ nhõn viờn văn thư ở đõy rất đa năng nhưng thực tế về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ thỡ họ làm việc theo thúi quen, kinh nghiệm. Đặc biệt quỏ trỡnh ghi chộp lập danh mục hồ sơ lưu trữ chưa đảm bảo đỳng quy trỡnh, nhiều khi để dồn số lượng văn bản lại sau đú mới sắp xếp lập danh mục. Việc làm này sẽ làm cho việc tỡm