* Khỏi niệm:
Cụng tỏc lưu trữ là giữ lại và tổ chức khoa học văn bản, giấy tờ cú giỏ trị, hỡnh thành trong hoạt động của cơ quan, cỏ nhõn để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết
* Chức năng của cụng tỏc lưu trữ:
Cụng tỏc lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của xó hội bao gồm những vấn đề lý luận, thực tiễn và phỏp chế liờn quan tới quỏ trỡnh hoạt động quản lý và nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng cú hiệu quả tài liệu lưu trữ.
Cụng tỏc lưu trữ ra đời do đũi hỏi khỏch quan của nhu cầu xó hội là sử dụng tài liệu lưu trữ, thụng tin quỏ khứ để phục vụ cỏc hoạt động thực tiễn của con người hiện tại. Cụng tỏc lưu trữ là hoạt động quan trọng trong mỗi cơ quan, doanh nghiệp.
Cỏc chức năng của cụng tỏc lưu trữ là: - Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ;
- Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ cú hiệu quả để phục vụ nhu cầu hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp.
* Kết quả thực hiện nghiệp vụ lưu trữ phũng HC-KT
Phũng HC-KT thực hiện nghiệp vụ lưu trữ là việc giữ lại và tổ chức khoa học cỏc văn bản, giấy tờ cú giỏ trị hỡnh thành trong hoạt động của Chi nhỏnh, cỏn bộ cụng nhõn viờn Chi nhỏnh để làm băng chứng và tra cứu khi cần thiết. Phũng thực hiện nghiệp vụ này theo Phỏp lệnh Lưu trữ Quốc gia ngày 4/4/2001 và Nghị định của Chớnh phủ số: 111/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 quy định chi tiết thi hành
một số điều của Phỏp lệnh Lưu trữ Quốc gia.
Cỏc khõu của nghiệp vụ lưu trữ mà phũng HC-KT thực hiện gồm cú:
- Phõn loại tài liệu lưu trữ: là việc phõn chia cỏc tài liệu, văn bản thành từng khối, tập nhằm tổ chức một cỏch khoa học và sủ dụng cú hiệu quả những tài liệu đú.
- Xỏc định giỏ trị tài liệu lưu trữ: là việc nghiờn cứu để quy định thời hạn cần bảo quản cho từng loại tài liệu hỡnh thành trong quỏ trỡnh hoạt động kinh doanh của Chi nhỏnh và lựa chọn để đưa vào bảo quản lưu trữ những tài liệu cú giỏ trị kinh tế, văn húa, khoa học……Đồng thời loại ra, hủy bỏ những tài liệu thực sự hết ý nghĩa, nhằm nõng cao chất lượng của cụng tỏc lưu trữ.
- Bổ sung tài liệu lưu trữ: là việc sưu tầm, thu thập, hoàn chỉnh thờm tài liệu vào kho lưu trữ theo những phương phỏp, nguyờn tắc thống nhất
- Thống kờ tài liệu lưu trữ: là việc sử dụng phương tiện chuyờn mụn, nghiệp vụ để nắm được chớnh xỏc số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tỡnh hỡnh tài liệu, tỡnh hỡnh cỏn bộ, hệ thống bảo quản lưu trữ.
- Chỉnh lý và bảo quản tài liệu lưu trữ: là toàn bộ những cụng việc được thực hiện nhằm hoàn thiện và đảm bảo giữ gỡn nguyờn vẹn, lõu bền và an toàn tài liệu lưu trữ.
- Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: là cụng tỏc nhằm đảm bảo cho Cụng ty, Chi nhỏnh những thụng tin cần thiết phục vụ cho mục đớch kinh tế, khoa học, tuyờn truyền, giỏo dục, văn húa…..và cỏc quyền lợi khỏc của toàn thể cỏn bộ cụng nhõn viờn.
Phũng HC-KT thực hiện bảo quản hồ sơ, tài liệu theo quy định của Vinacontrol như sau (Trớch điều 22 trong quy định thực hiện cụng tỏc lưu trữ của Vinacontrol):
+ Hồ sơ, tài liệu, chứng thư giỏm định được bảo quản tại cơ quan, đơn vị phải phõn loại, chỉnh lý, sắp xếp một cỏch khoa học theo đỳng quy trỡnh nghiệp vụ lưu trữ để phục vụ kịp thời cho mọi yờu cầu khai thỏc, tra cứu.
+ Hồ sơ, tài liệu, quy trỡnh, phương phỏp giỏm định, chứng thư giỏm định được lưu trữ phải là những tài liệu cú ý nghĩa giỏ trị đối với nhu cầu tra cứu, sử dụng trước mắt cũng như lõu dài.
+ Cơ quan, đơn vị phải thường xuyờn tiến hành xỏc định tài liệu lưu trữ nhằm mục đớch:
- Xỏc định thời hạn bảo quản cho toàn bộ hồ sơ, tài liệu, quy trỡnh, phương phỏp giỏm định, chứng thư giỏm định.
- Phõn loại hồ sơ, tài liệu để loại bỏ những hồ sơ, tài liệu hết hạn bảo quản, hết giỏ trị khụng cần lưu trữ tiếp để huỷ.
- Việc xỏc định giỏ trị và thời hạn bảo quản phải đỳng quy trỡnh + Thời gian lưu trữ bảo quản hồ sơ, tài liệu theo cỏc thời hạn sau:
- Hồ sơ, tài liệu cú giỏ trị khoa học, lịch sử phỏt triển của cơ quan, đơn vị, hồ sơ của cỏn bộ đương chức, về hưu phải được bảo quản vĩnh viễn.
- Cỏc phương phỏp giỏm định, quy trỡnh giỏm định, chứng thư giỏm định phải được bảo quản đến khi cũn hiệu lực thi hành.
- Những hồ sơ, tài liệu, bỏo cỏo cú giỏ trị thực tiễn trong thời gian lõu dài thỡ được bảo quản ớt nhất 10 năm.
- Tài liệu về những vụ giỏm định thụng thường (số, khối lượng, tỡnh trạng, mẫu mó…) được lưu trữ 3 năm.
- Tài liệu về những vụ giỏm định cú liờn quan đến việc khiếu nại, đũi bồi thường, tranh chấp được bảo quản 5 năm.
-Những tài liệu liờn quan đến cụng tỏc kế toỏn thỡ thực hiện theo chế độ quy định của Nhà nước.
2.3.4. Nghiệp vụ lập chương trỡnh, kế hoạch cho cơ quan và lónh đạo (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
* Khỏi niệm:
- Chương trỡnh, kế hoạch làm việc là hỡnh ảnh tương lai của một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp sau một khoảng thời gian hoạt động nhất định.
- Chương trỡnh, kế hoạch là phương tiện hoạt động quan trọng của người lónh đạo hoặc của mỗi cỏ nhõn, cơ quan, doanh nghiệp để đảm bảo cho những hoạt động được thực hiện theo đỳng mục tiờu và yờu cầu đặt ra.
- Kế hoạch là sự sắp xếp, bố trớ cỏc cụng việc, cỏc hoạt động, cỏc giải phỏp để sử dụng và phối hợp cỏc nguồn lực theo trỡnh tự thời gian nhằm thực hiện cỏc chức năng, nhiệm vụ và đạt tới cỏc mục tiờu của mỗi tổ chức hoặc mỗi cỏ nhõn.
- Chương trỡnh hiểu theo 2 nghĩa:
Một là cỏc định hướng và biện phỏp lớn nhằm thực hiện một mục đớch đặt ra. Chương trỡnh cú độ dài trung hạn trở lờn như: chương trỡnh cải cỏch hành chớnh của Chớnh phủ, chương trỡnh xoỏ đúi, giảm nghốo…
Hai là lịch trỡnh làm việc để thực hiện nội dung cụng việc đặt ra trong một thời gian nhất định. Vớ dụ như: chương trỡnh tổ chức cuộc họp, chương trỡnh văn nghệ… * í nghĩa của việc lập chương trỡnh, kế hoạch:
Trong làm ăn kinh doanh, người ta thương núi: “ Trong kinh doanh nếu khụng lập kế hoạch thỡ cú nghĩa là đang chuẩn bị một kế hoạch để thất bại”. Tục ngữ Việt Nam cú cõu: “Một người hay lo bằng một kho người hay làm”. Ở đõy việc hay lo chớnh là sự suy nghĩ, tớnh toỏn trước sau một cỏch đầy đủ, liờn tục cho cụng việc. Và nhờ sự hay lo mà mỗi cụng việc được xỏc định rừ mục tiờu, nhiệm vụ, cỏch thức, thời gian thực hiện…
Việc lập kế hoạch giỳp cho:
- Giảm thiểu lóng phớ lao động, thời gian, tiền bạc
- Đảm bảo cho những hoạt động của doanh nghiệp được diễn ra liờn tục thống nhất đỳng mục tiờu, yờu cầu đặt ra, trỏnh cho cụng việc khỏi bị trựng lặp và giẫm chõn lờn nhau.
- Giỳp cho người làm việc thấy rừ mục tiờu, hướng đi cụ thể, đõy là cơ sở để cỏc nhà quản trị tổ chức, chỉ đạo, điều hành cụng việc trong từng thời gian, đảm bảo việc thực hiện đỳng tiến độ.
* Kết quả thực hiện:
Phũng HC-KT lập chương trỡnh,kế hoạch làm việc cho Chi nhỏnh núi chung và cho phũng núi riờng dựa vào:
- Định hướng phỏt triển kinh doanh dịch vụ giỏm định của Cụng ty và của Chi nhỏnh
- Thực tế hoạt động của Chi nhỏnh - Chức năng, nhiệm vụ của phũng
- Chủ trương, đường lối, chớnh sỏch của Đảng, Nhà nước,cỏc quyết định của Cụng ty - Yờu cầu thực tế đũi hỏi trong từng thời kỳ của Cụng ty, Chi nhỏnh
- Xu thế võn động chung của thời đại
Phũng HC-KT lập chương trỡnh, kế hoạch hoạt động cho Chi nhỏnh, cho phũng thường trong khoảng thời gian 1 thỏng, 1 năm với nội dung chủ yếu là: thu hồi nợ đọng, hoàn thành hợp đồng giỏm định với khỏch hàng, đào tao nõng cao tay nghề giỏm định viờn tại Cụng ty… Việc lập kế hoạch này được thực hiện theo quy định của Chi nhỏnh và được soạn thảo trỡnh Giỏm đốc phe duyệt mới được thưực hiện.
Song cũng cú khi phũng HC-KT khụng thực hiện nghiệp vụ này mà chớnh Giỏm đốc Chi nhỏnh tự lập kế hoạch hoạt động cho toàn Chi nhỏnh và gửi cỏc phũng ban thực hiện theo. Như vậy bản kế hoạch đú mang tớnh chủ quan của Giỏm
đốc là chớnh
Hỡnh 13: KẾ HOẠCH ĐÀO TẠO GIÁM ĐỊNH VIấN THỬ VIỆC & TẬP SỰ Thỏng 8 năm 2008
TT bài học
Nội dung bài học Thời gian Thời
lượng Địa điểm
Người đảm nhận 1 Giới thiệu về CTCP giỏm định Vinacontrol 14h thứ 2 ngày 4/8/08 120 phỳt 56 Phạm Minh Đức Trương Văn Đụ
2 Những hiểu biết chung về dvụ giỏm định 8h thứ 3 ngày 5/8/08 180 phỳt 56 Phạm Minh Đức Nguyễn Trường Quang 3 Những nội dung cơ bản
của phỏp luật về dvụ giỏm định 8h thứ 4 ngày 6/8/08 180 phỳt 56 Phạm Minh Đức Lờ Thị Hoài Thu 4 Những kiến thức cơ bản về nghiệp vụ giỏm định 8h thứ 5 ngày 7/8/08 180 phỳt 56 Phạm Minh Đức Nguyễn Quang Nguyờn 5 Những kiến thức cơ bản về nghiệp vụ giỏm định 8h thứ 6 ngày 8/8/08 180 phỳt 56 Phạm Minh Đức Nguyễn Quang Nguyờn 6 Giới thiệu về hệ thống quản lý chất lượng đang ỏp dụng tại Vinacontrol 8h thứ 2 ngày 11/8/08 180 phỳt 56 Phạm Minh Đức Vũ Thanh Hằng 7 Thương hiệu Vinacontrol và chớnh sỏch chăm súc khỏch hàng 8h thứ 3 ngày 12/8/08 60 phỳt 56 Phạm Minh Đức Nguyễn Quang Nguyờn 8 Kiểm tra 8h thứ 6 ngày 14/8/08 180 phỳt 56 Phạm Minh Đức
2.3.5. Nghiệp vụ tổ chức hội họp
* Khỏi niệm về hội họp (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Hội họp là hoạt động phổ biến cả trong đời sống hàng ngày lẫn trong hoạt động quản lý. Nú phản ỏnh và đỏp ứng những nhu cầu quan trọng trong đời sống cộng đồng: nhu cầu tập hợp, giao tiếp và quản lý.
Nhỡn chung, hội họp thường được hiểu là một hỡnh thức tập hợp một số đụng người ở một nơi để làm cụng việc chung, nhằm chia sẻ truyền đạt thụng tin hoặc cựng bàn bạc đề ra giải phỏp cho một số vấn đề nào đú.
* Mục tiờu của hội họp
Việc tổ chức hội họp dự cú khỏc nhau về mục đớch cụ thể, quy mụ cũng như tớnh phức tạp nhưng đều hướng tới mục tiờu chung như sau:
- Là một kờnh giao tiếp chớnh thức trong cơ quan, đơn vị.
- Để trao đổi thụng tin, quan điểm nhằm đạt được sự nhất trớ về quan điểm, nhận thức, làm cơ sở cho sự thống nhất trong hành động và tăng cường sự ủng hộ cũng như phối hợp.
- Để phỏt huy dõn chủ núi chung và cụ thể là thực hiện cỏc quy chế dõn chủ. - Để phỏt huy trớ tuệ tập thể.
- Là một cơ hội để đỏnh giỏ nhõn viờn và phỏt hiện nhõn tài * í nghĩa của hội họp
Hội họp là một yếu tố quan trọng trong hoạt động của mỗi cơ quan, doanh nghiệp. Đõy là phương phỏp tốt nhất để lấy được ý kiến của nhiều người cựng một lỳc, là cơ hội cho cỏc thành viờn thảo luận cỏc vấn đề chung và cựng tham gia tiến trỡnh ra quyết định.
* Việc thực hiện tổ chức hội họp ở Vinacontrol Hải Phũng
Vinacontrol Hải Phũng sử dụng phương phỏp tổ chức hội họp theo kiểu truyền thống, tức là mời cỏc đại biểu họp tại Hội trường 56-Phạm Minh Đức. Cỏc cuộc họp ở đõy thường là cuộc họp giao ban hàng thỏng họp vào ngày đầu tiờn của thỏng, họp tổng kết 6 thỏng, 1 năm. Do vậy, nội dung chủ yếu của cỏc cuộc họp này là: tổng kết hoạt động của Chi nhỏnh trong thỏng trước, 6 thỏng trước, trong năm, tiến độ thực hiện kế hoạch đó đề ra, kết quả đạt được, những vấn đề hạn chế, tồn tại và đưa ra kế hoạch mới, giải phỏp cho những khú khăn, hạn chế, tổ chức rỳt kinh nghiệm…
Thành phần tham gia cỏc cuộc họp này gồm cú: Giỏm đốc, Phú Giỏm đốc, cỏc Trưởng phũng, Phú phũng, nhõn viờn hành chớnh, nhõn viờn nghiệp vụ tổng hợp và những người khỏc tham dự theo yờu cầu của cuộc họp.
Phũng HC-KT cú trỏch nhiệm chớnh trong việc tổ chức hội họp và Phũng NVTH cú trỏch nhiệm hỗ trợ thực hiện để cỏc cuộc họp diễn ra đạt hiệu quả. Những cụng việc mà phũng HC-KT thực hiện:
- Lập kế hoạch và nội dung cuộc họp trỡnh Giỏm đốc duyệt, sau đú chuẩn bị tiến hành
- Thụng bỏo thời gian, địa điểm họp - Chuẩn bị cỏc bỏo cỏo, tài liệu
- Chuẩn bị kinh phớ, điều kiện vật chất: bố trớ, trang trớ phũng họp, chuẩn bị cỏc dụng cụ nghe, nhỡn (mỏy chiếu, micro), chuẩn bị hoa, nước uống, kờ bàn ghế…
- Theo dừi cuộc họp
Hai phũng HC-KT và phũng NVTH kết hợp chuẩn bị rừ ràng và chi tiết cho cỏc cuộc họp nờn khi tổ chức cỏc cuộc họp đó được diễn ra suụn sẻ, đạt hiệu quả cao. Việc Trưởng phũng HC-KT thường xuyờn xem xột, kiểm tra sổ quỹ cụng và quy định tổ chức hội họp để trỏnh lóng phớ hay lạm dụng quỹ cụng, trỏnh quan liờu, bao cấp. Với việc làm như vậy mà cỏc cuộc họp ở Vinacontrol Hải Phũng luụn diễn ra hiệu quả, đảm bảo cỏc nội dung của cuộc họp mà tiết kiệm cả về mặt thời gian và kinh phớ
2.3.6. Nghiệp vụ lễ tõn, tiếp khỏch
* Khỏi niệm:
Lễ tõn là hoạt động diễn ra ở mọi lĩnh vực của đời sống xó hội: chớnh trị,kinh tế, văn hoỏ, quốc phũng…
Lễ tõn là tổng hợp cỏc hoạt động được diễn ra trong quỏ trỡnh tiếp xỳc, trao đổi làm việc giữa cỏc đối tỏc, tổ chức, cỏ nhõn kinh doanh trong và ngoài nước.
Tiếp khỏch là một trong những nghi lễ giao lưu, tiếp xỳc của cỏ nhõn, cơ quan này với cỏ nhõn, tổ chức khỏc nhằm đảm bảo sự hoạt động thụng suốt của quỏ trỡnh quản lý giỳp lónh đạo cú điều kiện xem xột, đỏnh giỏ hiệu quả cụng việc từ bờn ngoài.
* Kết quả thực hiện:
Việc đún tiếp khỏch của Chi nhỏnh cũng rất được coi trọng vỡ đú cú thể tạo ra những cơ hội hợp tỏc kinh doanh, những hợp đồng kinh tế mang lại doanh thu cho
Chi nhỏnh. Khỏch đến Chi nhỏnh cú nhiều loại: khỏch ngoài doanh nghiệp (khỏch hàng, khỏch đến liờn hệ cụng tỏc, khỏch quen, nhõn viờn ngõn hàng, người đến xin việc, người than phiền…..); khỏch nội bộ doanh nghiệp (trưởng, phú và nhõn viờn cỏc phũng ban đến liờn hệ cụng tỏc, nhõn viờn xin gặp Giỏm đốc…..)
Nhõn viờn thường trực khi đún tiếp khỏch phải phõn loại khỏch để ứng xử tốt: + Đối với khỏch hàng : khỏch hàng đang cú hợp đồng yờu cầu giỏm định và khỏch hàng tương lai bao giờ cũng được tiếp đún bất kỳ lỳc nào. Khỏch đến bỏn hàng, chào hàng thỡ được tiếp vào những thời gian nhất định
+ Đối với khỏch đến than phiền về cung cỏch làm việc, tỡnh hỡnh cấp chứng thư của cỏc giỏm định viờn….. thỡ phải lắng nghe, thụng cảm với khỏch, giữ thỏi độ bỡnh tĩnh, trỏnh tranh luận với khỏch và phải khụn ngoan đừng tự gắn mỡnh hay doanh nghiệp vào sự than phiền của khỏch
+ Đối với khỏch nội bộ thỡ cú nhiều cỏch giải quyết, nếu là cộng sự thõn cận thỡ cú thể gặp lónh đạo Chi nhỏnh bất cứ lỳc nào, cũn cỏn bộ nhõn viờn khỏc phải sắp xếp thời gian tiếp.
Ngoài ra, cũng cần phải chỳ ý đến những trường hợp ngoại lệ. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});