* Khỏi niệm cụng tỏc văn thư
Cụng tỏc văn thư theo cỏch gọi truyền thống là cụng tỏc cụng văn giấy tờ. Ngày nay cụng tỏc văn thư được hiểu là hoạt động đảm bảo thụng tin bằng văn bản phục vụ lónh đạo, chỉ đạo, quản lý và điều hành cỏc cụng việc trong cỏc cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.
Như vậy, cụng tỏc văn thư là toàn bộ cỏc cụng việc về xõy dựng, ban hành văn bản, tổ chức giải quyết và quản lý văn bản trong cỏc cơ quan, doanh nghiệp.
* í nghĩa cụng tỏc văn thư:
- Cụng tỏc văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ những thụng tin cần thiết phục vụ cỏc nhiệm vụ quản lý, điều hành và cỏc cụng việc chuyờn mụn của mỗi cơ quan, doanh nghiệp.
Trong hoạt động của mỗi cơ quan, doanh nghiệp, nhu cầu thụng tin được cung cấp từ nhiều nguồn khỏc nhau, nhưng thụng tin ở dạng văn bản là chủ yếu. Cụng tỏc văn thư vừa cú chức năng là đảm bảo thụng tin cho hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp vừa cú chức năng truyền đạt, phổ biến thụng tin bằng văn bản.
- Làm tốt cụng tỏc văn thư sẽ gúp phần giải quyết cụng việc của cơ quan, doanh nghiệp được nhanh chúng, chớnh xỏc, năng suất, chất lượng, đỳng chớnh
sỏch, đỳng chế độ, giữ gỡn được bớ mật và hạn chế bệnh quan liờu giấy tờ.
- Cụng tỏc văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ về hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp. Nội dung của những tài liệu được hỡnh thành và được nhận trong quỏ trỡnh giải quyết cỏc cụng việc phản ỏnh chớnh xỏc, chõn thực cỏc hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp.
- Cụng tỏc văn thư cú nề nếp bảo đảm giữ gỡn đầy đủ hồ sơ, tài liệu tạo điều kiện tốt cho cụng tỏc lưu trữ.
Trong quỏ trỡnh hoạt động của mỡnh cỏc cơ quan, doanh nghiệp cần phải tổ chức thực hiện tốt cụng tỏc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Hồ sơ được lập hoàn chỉnh, văn bản giữ đầy đủ thỡ thực hiện cụng tỏc lưu trữ thuận lợi và nõng cao chất lượng cụng tỏc lưu trữ.
Nội dung cụng tỏc văn thư của Phũng HC-KT