trang thiết bị kỹ thuật, mỏy múc hiện đại để phục vụ cho cụng tỏc giỏm định cũng như quản lý điều hành đều được Ban Giỏm đốc chỳ trọng đầu tư hợp lý. Vỡ điều này sẽ tạo tỏc động tớch cực tới tõm lý làm việc của nhõn viờn, trong đú phải kể đến trang thiết bị văn phũng tương đối đầy đủ để đỏp ứng được yờu cầu cụng việc.
- Trang thiết bị văn phũng
Hỡnh 7: Bảng thống kờ trang thiết bị văn phũng (thỏng 12/2008) STT Loại thiết bị Số lượng (chiếc)
1 Mỏy vi tớnh 06
2 Mỏy photo 01
3 Mỏy in 03
4 Điện thoại 08
5 Mỏy fax 02
6 Mỏy điều hoà 03
7 Mỏy chiếu 01 8 Mỏy scan 03 9 Loa đài 01 10 Tủ hồ sơ 06 11 Bàn làm việc 10 12 Bàn tiếp khỏch 03 13 Quạt 03
(Nguồn: Phũng HC-KT, “Bảng kờ trang thiết bị văn phũng”)
2.3. Nội dung cơ bản hoạt động hành chớnh văn phũng ở Vinacontrol Hải Phũng Hải Phũng
2.3.1. Nghiệp vụ thu thập và xử lý thụng tin
* Khỏi niệm: Cú một số khỏi niệm thụng tin như sau:
- Thụng tin là nội dung cỏc sự kiện được đưa đến giỳp con người nhận biết được nội dung của sự kiện đú.
- Thụng tin là dữ liệu cú ý nghĩa, được sử dụng để biểu thi những vấn đề cụ thể giỳp đối tượng tiếp nhận thụng tin ra được những quyết định đỳng đắn nhằm đạt được mục tiờu mong muốn.
Như vậy, thụng tin hiểu theo một cỏch khỏi quỏt nhất là quỏ trỡnh trao đổi giữa người gửi và người nhận, là sự truyền tớn hiệu, truyền tin tức về những sự kiện, hoạt động đó, đang và sẽ xảy ra cho nhiều người cựng biết.
Trong hoạt động quản lý, thụng tin là sự phản ỏnh nội dung và hỡnh thức vận động liờn lạc giữa cỏc đối tượng, yếu tố của một hệ thống và giữa hệ thống đú với mụi trường xung quanh.
* Vai trũ của thụng tin
Thụng tin trong mỗi cơ quan, doanh nghiệp cú vai trũ quan trọng và được vớ như là mạch mỏu hoạt động cú liờn quan đến kết quả hoạt động, sự thành bại hay quy mụ phỏt triển mở rộng phạm vi hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp đú. Vỡ vậy vai trũ của thụng tin được thể hiện như sau:
- Thụng tin là phương tiện để thống nhất mọi hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp nhằm đạt mục tiờu chung.
- Thụng tin là cơ sở để cỏc nhà quản lý ra cỏc quyết định và là phương tiện đặc trưng của hoạt động quản lý.
- Thụng tin vừa là đối tượng vừa là cụng cụ đắc lực của nhà quản trị, vai trũ này được thể hiện thụng qua:
+ Xõy dựng và phổ biến cỏc mục tiờu + Lập kế hoạch
+ Tổ chức và quản lý cỏc nguồn lực + Lựa chọn, đỏnh giỏ bổ nhiệm cỏn bộ
+ Lónh đạo, chỉ đạo, điều hành, hướng dẫn thực hiện kế hoạch + Kiểm tra hoạt động
- Thụng tin là một dạng tiềm năng cũng quan trọng như cỏc tiềm năng khỏc - Thụng tin là nhu cầu thường xuyờn trong cuộc sống và của cỏc cơ quan,
doanh nghiệp
- Thụng tin là của cải quý và đặt trong quản lý kinh tế-xó hội - Thụng tin là để phỏt triển dõn trớ
* Yờu cầu về tổ chức thu thập và xử lý thụng tin của Vinacontrol Hải Phũng + Thụng tin phải phự hợp với yờu cầu Vinacontrol Hải Phũng đặt ra
Từ cỏc nguồn dữ liệu và cỏc hỡnh thức khỏc nhau thụng tin truyền vào Chi nhỏnh rất phong phỳ, phức tạp. Do đú, người tiếp nhận thụng tin (chớnh là phũng HC-KT) cần phải xử lý ngay từ khi thu thập rồi phõn loại thụng tin theo cỏc kờnh tổng hợp, xỏc định được những thụng tin nào phự hợp với yờu cầu đó đặt ra của Chi nhỏnh, phục vụ cho cụng tỏc quản lý của Chi nhỏnh núi chung, của cỏc phũng ban chức năng núi riờng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Thụng tin phải đảm bảo tớnh thống nhất
Tuỳ theo mục đớch sử dụng mà phũng HC-KT khi tiếp nhận thụng tin phải sắp xếp thụng tin thành từng khối, từng tệp dữ liệu. Việc sắp xếp này nhằm mục đớch tiết kiệm thời gian khi tỡm kiếm thụng tin và phục vụ kịp thời nhu cầu cung cấp thụng tin cho giỏm đốc, phú giỏm đốc, và cỏc trưởng phũng khỏc. Đồng thời cú tỏc dụng kiểm tra, kiểm soỏt được thụng tin, nhằm loại bỏ những thụng tin sai lệch.
+ Thụng tin phải đảm bảo chất lượng
Chất lượng thụng tin được phản ỏnh qua cỏc tiờu chớ sau:
- Tớnh chớnh xỏc: Bởi vỡ thụng tin là cơ sở để ban lónh đạo của Chi nhỏnh Vinacontrol Hải Phũng phõn tớch, đỏnh giỏ tỡnh hỡnh hoạt động kinh doanh của Chi nhỏnh sao cho cú hiệu quả nhất, do đú phải đảm bảo tớnh chớnh xỏc của thụng tin. Nếu thụng tin bị sai lệch sẽ làm cho kết quả phõn tớch khụng chớnh xỏc dẫn đến việc ra quyết định cú thể sai lệch, kộo theo đú là hậu quả xấu sẽ xảy ra.
- Tớnh đầy đủ: Thụng tin cú đầy đủ thỡ mới mụ tả được trọn vẹn về sự vật, hiện tượng, quỏ trỡnh. Nếu thụng tin khụng đầy đủ sẽ làm cho nhà quản lý (Ban giỏm đốc Chi nhỏnh) nhận biết sai lệch về hiện tượng, sự vật, kết quả phõn tớch khụng chớnh xỏc.
- Tớnh kịp thời: Bởi vỡ, nếu thụng tin khụng kịp thời thỡ sẽ khụng cú giỏ trị trong việc ra quyết định của ban lónh đạo, nhất là trong thời đại ngày nay cỏc tổ chức, doanh nghiệp đều chạy đua để tỡm kiếm thụng tin thỡ việc tỡm kiếm thụng tin kịp thời càng tỏ ra quan trọng.
đũi hỏi đầy đủ về lượng mà cũn phải xõy dựng, sắp xếp thụng tin theo hệ thống cú logic. Qua đú khi cung cấp thụng tin cho ban lónh đạo cú hệ thống, mang tớnh tổng hợp sẽ giỳp cho nhõn viờn thuộc bộ phận hành chớnh, tổ chức tiết kiệm được thời gian, chi phớ.
- Tớnh đơn giản, dễ hiểu: Để trỏnh hiểu sai, hiểu lầm dẫn đến kết luận sai, làm sai thỡ thụng tin càng đơn giản, dễ hiểu, càng rừ ràng, mạch lạc bao nhiờu thỡ người tiếp nhận thụng tin đú càng dễ nhớ, dễ thực hiện bấy nhiờu. Nhất là cỏc thụng tin về chuyờn mụn, kỹ thuật ở cỏc Phũng Giỏm định 1, 2, 3 cần phải giải thớch rừ ràng, ghi chỳ đầy đủ để hiệu quả cụng tỏc giỏm định của Chi nhỏnh đảm bảo chớnh xỏc, giữ được uy tớn với khỏch hàng , đối tỏc.
+ Thụng tin phải đảm bảo yờu cầu bớ mật của Chi nhỏnh
Những tài liệu thuộc nội bộ doanh nghiệp, những tài liệu theo quy định của Nhà nước phải đảm bảo bớ mật, trỏnh trường hợp những thụng tin đú thất thoỏt ra ngoài sẽ gõy những hậu quả xấu khụng lường trước được.
+ Thụng tin phải đảm bảo tớnh hiệu quả, tiết kiệm
Bởi vỡ thụng tin được triển khai từ những nguồn dữ liệu khỏc nhau, với cỏc trữ lượng cũng khỏc nhau nờn phũng HC-KT khi khai thỏc cần phải biết được khai thỏc đến mức như thế nào là đảm bảo về số lượng, chất lượng, chủng loại cũng như thời hạn của thụng tin. Việc khai thỏc đủ, đỳng thụng tin vừa tiết kiệm được thời gian, cụng sức, tiền của lại vừa đảm bảo tớnh kịp thời, khoa học, đồng thời trỏnh được tỡnh trạng rối loạn, gõy nhiễu thụng tin cho Vinacontrol Hải Phũng. Việc trang bị mỏy múc, thiết bị cụng nghệ hiện đại cho cụng tỏc thụng tin ở đõy cũng phải được cõn nhắc giữa nhu cầu với khả năng sử dụng, giữa kết quả mang lại với chi phớ bỏ ra để trỏnh lóng phớ cho cụng ty.
*Quy trỡnh tổ chức thực hiện nghiệp vụ thụng tin ở Vinacontrol:
Bước 1: Thu thập thụng tin
Khi thu thập thụng tin, đầu tiờn phũng xỏc định nhu cầu về thụng tin của Chi nhỏnh. Bởi vỡ số lượng cỏc loại thụng tin rất phong phỳ và đa dạng nhưng khụng phải tất cả cỏc thụng tin đú đều cú giỏ trị như nhau, đõy là vấn đề cốt lừi trong quản lý thụng tin của phũng. Đõy là cơ sở trong việc hỡnh thành thụng tin nội bộ, nú giỳp giảm nhẹ tỡnh trạng thiếu thụng tin hoặc thụng tin khụng thớch hợp cho việc ra quyết định trong Chi nhỏnh.
của Chi nhỏnh mà cũn phải thu thập thụng tin theo yờu cầu của ban lónh đạo Chi nhỏnh. Kờnh thụng tin cần thu thập gồm cú:
+ Kờnh thụng tin theo ngành trong từng phũng ban, trong Cụng ty, Chi nhỏnh, trong phạm vi trong nước, quốc tế
+ Kờnh thụng tin qua cỏc bỏo cỏo định kỳ, qua cỏc cuộc họp giao ban, hội nghị….
+ Kờnh thụng tin qua giao tiếp với khỏch hàng, đối tỏc, nhà cung cấp + Kờnh thụng tin qua việc tra cứu cỏc văn bản Nhà nước
Phũng HC-KT của Chi nhỏnh Vinacontrol Hải Phũng được coi là cửa sổ của mọi luồng thụng tin, là bộ lọc thụng tin cho Chi nhỏnh. Hầu hết cỏc thụng tin bờn ngoài và thụng tin nội bộ đều phải qua phũng này để thu thập và xử lý, phối hợp. Để tiến hành cỏc hoạt động này phũng HC-KT phải phối hợp cỏc loại hỡnh thụng tin chớnh là cỏc hỡnh thức truyền đạt thụng tin. Vớ dụ như thụng tin được truyền đạt bằng hỡnh thức văn bản, lời núi, thụng tin được ghi nhận qua dư luận về Vinacontrol núi chung và Vinacontrol Hải Phũng núi riờng; cũn thụng tin dự đoỏn được hỡnh thành trờn cơ sở tư duy của cỏc nhà quản lý, chuyờn gia hay cỏc nhà khoa học.
Bước 2: Phõn tớch và xử lý thụng tin
Đõy là cụng việc đũi hỏi người làm cụng tỏc thụng tin của phũng HC-KT (chớnh là nhõn viờn văn thư) phải sử dụng sự hiểu biết của mỡnh để phõn tớch, đỏnh giỏ nguồn tài liệu, số lượng thụng tin đó thu nhận để đưa ra cỏc thụng tin đầu ra cung cấp cho cấp trờn. Yờu cầu của cụng việc này là phải tổng hợp được tỡnh hỡnh, phản ỏnh đỳng bản chất sự việc, do đú phải kiểm tra tớnh chớnh xỏc, hợp lý của tài liệu, hệ thống chỉnh lý, tổng hợp, phõn tớch số liệu, so sỏnh, đỏnh giỏ để cú được những thụng tin đảm bảo yờu cầu đặt ra. Nhõn viờn văn thư khi làm cụng tỏc xử lý thụng tin phải xỏc định thụng tin chớnh và thụng tin hỗ trợ. Đồng thời phải biết loại bỏ hoặc nghi ngờ những thụng tin thiếu căn cứ phỏp lý, căn cứ thực tiễn, thiếu cơ sở khoa học.
Theo quy định của Chi nhỏnh thỡ phũng HC-KT cú trỏch nhiệm chớnh trong việc phõn tớch, xử lý thụng tin liờn quan đến chớnh sỏch phỏt triển, đầu tư, quyết định của Nhà nước, của Cụng ty. Những thụng tin liờn quan đến chớnh sỏch, kế hoạch hoạt động xuất nhập khẩu của Nhà nước, hoạt động của cầu cảng…. đều được nhõn viờn của phũng tập hợp và bỏo cỏo lờn Giỏm đốc Chi nhỏnh. Việc phõn
tớch cỏc thụng tin này được diễn ra khỏ chặt chẽ, phũng HC-KT kết hợp với phũng Nghiệp vụ tổng hợp và cỏc phũng Giỏm định cựng bàn bạc đưa ra ý kiến, đề xuất bỏo cỏo cho Giỏm đốc.
Cũn cỏc thụng tin liờn quan đến thủ tục hành chớnh, chớnh sỏch, quy định, cỏc thụng bỏo hoạt động của Đảng, Nhà nước và của Cụng ty thỡ Trưởng phũng cú trỏch nhiệm phõn tớch bỏo cỏo với Giỏm đốc Chi nhỏnh để xin ý kiến và phổ biến những thụng tin đú cho toàn nhõn viờn Chi nhỏnh.
Bước 3: Truyền đạt, phổ biến thụng tin
Cỏc thụng tin đầu vào sau khi được phõn tớch, xử lý, cho cỏc thụng tin đầu ra cần được truyền đạt, phổ biến nhanh chúng kịp thời đến cỏc phũng ban, bộ phận, đối tượng cần thiết thụng qua cỏc hỡnh thức truyền đạt như: văn bản, cuộc họp, hội nghị, phổ biến trao đổi qua điện thoại hoặc trực tiếp….
Để việc truyền đạt và phổ biến thụng tin nhanh chúng, kịp thời đến cỏc phũng ban, tổ đội giỏm định ở hiện trường thỡ phũng đó sử dụng tối đa cụng nghệ thụng tin (hệ thống mạng internet nội bộ, điện thoại nội bộ). Do đú, giảm bớt được thời gian và chi phớ trong quỏ trỡnh chuyển phỏt thụng tin.
Việc tiếp nhận thụng tin và tổ chức thực hiện của cỏc phũng ban, tổ đội giỏm định được diễn ra một cỏch nhanh chúng, chớnh xỏc và cú khoa học. Cỏc giỏm định viờn khi thực hiện cụng việc tại hiện trường sẽ bỏo cỏo chi tiết, cụ thể qua mạng thụng tin nội bộ hoặc bỏo cỏo bằng văn bản để cỏc Trưởng phũng kịp thời phõn tớch, đỏnh giỏ, nhận định tỡnh hỡnh giỏm định thực tế. Cú như vậy Ban lónh đao Chi nhỏnh mới cú thể kịp thời chỉ đạo, đảm bảo kế hoạch giỏm định diễn ra theo đỳng tiến độ, đảm bảo chất lượng và từ đú tạo dựng, duy trỡ mối quan hệ tốt đẹp với khỏch hàng, đối tỏc kinh doanh của Chi nhỏnh. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Bước 4: Bảo quản, lưu trữ thụng tin
Vỡ thụng tin khụng phải chỉ được sử dụng một lần hoặc một vài lần mà cần phải được lưu trữ bảo quản để sử dụng lõu dài. Do vậy thụng tin phải được bảo quản, lưu trữ theo cỏc phương phỏp khoa học và theo yờu cầu cảu nghiệp vụ lưu trữ, bảo quản thụng tin. Cú cỏc phương phỏp bảo quản như sau:
+ Qua hệ thống mỏy tớnh điện tử của Chi nhỏnh + Qua hệ thống phim ảnh
+ Sắp xếp vào cỏc cặp, tủ tài liệu ngăn nắp, gọn gàng * Kết quả thực hiện nghiệp vụ thụng tin:
- Việc phũng HC-KT thực hiện một cỏch chuyờn nghiệp cụng tỏc thu thập và xử lý thụng tin theo quy trỡnh trờn đó giỳp cho thụng tin của phũng, Chi nhỏnh luụn được cập nhật thường xuyờn, cung cấp, xử lý kịp thời những thụn gtin khụng chỉ liờn quan đến riờng Vinacontrol Hải Phũng mà cũn liờn quan đến cả Vinacontrol, để từ đú cú những định hướng phỏt triển hoạt động đỳng, giỳp Giỏm đốc nhanh chúng ra quyết định chớnh xỏc.
- Trong năm 2008 vừa qua, do đó cú nhận định từ trước song đến nay càng thấy rừ sự phỏt triển kinh tế biển và sự cần thiết thành lập một phũng giỏm định chuyen về lĩnh vực hàng hải. Do vậy Chi nhỏnh quyết định tỏch bộ phận giỏm định hàng hải của Phũng Giỏm định 2 để thành lập Phũng Giỏm định 3 chuyờn giỏm định về lĩnh vực hàng hải, phương tiện vận tải biển. Đến thỏng 9/2008 đỏnh dấu việc Phũng Giỏm định 3 thực hiện vượt mức kế hoạch đó chứng tỏ hoạt động của Phũng Giỏm định 3 rất cú hiệu quả kinh doanh và quyết định tỏch phũng là đỳng đắn.
- Quy trỡnh thực hiện trờn được cỏc nhõn viờn của phũng tuõn thủ nghiờm chỉnh theo yờu cầu về cung cấp, sử dụng thụng tin đối với từng phũng ban chuyờn mụn, cỏ nhõn cú trỏch nhiệm.
Sau đõy là một số điều lệ quy định của Vinacontrol Hải Phũng đó được nhõn viờn phũng HC-KT tuõn thủ:
+ Phũng HC-KT và Phũng Nghiệp vụ tổng hợp cú trỏch nhiệm đối với thu thập, cung cấp thụng tin cho cỏc phũng ban, cỏ nhõn đỳng quy định của Cụng ty.
+ Phũng HC-KT phải truyền đạt cỏc quyết định, cụng văn từ Cụng ty xuống đầy đủ, chớnh xỏc và kịp thời.
+ Cỏc nhõn viờn chấp hành nghiờm chỉnh nội quy, điều lệ của Cụng ty và Chi nhỏnh, khụng được để thụng tin rũ rỉ và phải hoàn toàn chịu trỏch nhiệm đối với thụng tin trong phạm vi quyền hạn của mỡnh.
+ Trưởng cỏc phũng HC-KT và Nghiệp vụ tổng hợp cú trỏch nhiệm kiểm tra, phõn tớch cỏc thụng tin đầu vào và đảm bảo sự liờn tục của thụng tin trong hoạt động của Chi nhỏnh.
- Cỏc thụng tin được thu thập từ cỏc kờnh, dưới mọi hỡnh thức đó được chọn lọc theo yờu cầu, mục tiờu của Chi nhỏnh trỏnh tỡnh trạng thừa hay thiếu thụng tin, thụng tin khụng phự hợp…
- Thường xuyờn cú thụng tin phản hồi, những kiến nghị, đề xuất từ nội bộ Chi nhỏnh, từ khỏch hàng, đối tỏc, từ trờn Cụng ty đều được xem xột cụ thể, chi
tiết, chớnh xỏc để trỡnh lờn Giỏm đốc xem xột, cú hướng giải quyết kịp thời. Nhất là