* Khỏi niệm về hội họp
Hội họp là hoạt động phổ biến cả trong đời sống hàng ngày lẫn trong hoạt động quản lý. Nú phản ỏnh và đỏp ứng những nhu cầu quan trọng trong đời sống cộng đồng: nhu cầu tập hợp, giao tiếp và quản lý.
Nhỡn chung, hội họp thường được hiểu là một hỡnh thức tập hợp một số đụng người ở một nơi để làm cụng việc chung, nhằm chia sẻ truyền đạt thụng tin hoặc cựng bàn bạc đề ra giải phỏp cho một số vấn đề nào đú.
* Mục tiờu của hội họp
Việc tổ chức hội họp dự cú khỏc nhau về mục đớch cụ thể, quy mụ cũng như tớnh phức tạp nhưng đều hướng tới mục tiờu chung như sau:
- Là một kờnh giao tiếp chớnh thức trong cơ quan, đơn vị.
- Để trao đổi thụng tin, quan điểm nhằm đạt được sự nhất trớ về quan điểm, nhận thức, làm cơ sở cho sự thống nhất trong hành động và tăng cường sự ủng hộ cũng như phối hợp.
- Để phỏt huy dõn chủ núi chung và cụ thể là thực hiện cỏc quy chế dõn chủ. - Để phỏt huy trớ tuệ tập thể.
- Là một cơ hội để đỏnh giỏ nhõn viờn và phỏt hiện nhõn tài * í nghĩa của hội họp
Hội họp là một yếu tố quan trọng trong hoạt động của mỗi cơ quan, doanh nghiệp. Đõy là phương phỏp tốt nhất để lấy được ý kiến của nhiều người cựng một lỳc, là cơ hội cho cỏc thành viờn thảo luận cỏc vấn đề chung và cựng tham gia tiến trỡnh ra quyết định.
* Việc thực hiện tổ chức hội họp ở Vinacontrol Hải Phũng
Vinacontrol Hải Phũng sử dụng phương phỏp tổ chức hội họp theo kiểu truyền thống, tức là mời cỏc đại biểu họp tại Hội trường 56-Phạm Minh Đức. Cỏc cuộc họp ở đõy thường là cuộc họp giao ban hàng thỏng họp vào ngày đầu tiờn của thỏng, họp tổng kết 6 thỏng, 1 năm. Do vậy, nội dung chủ yếu của cỏc cuộc họp này là: tổng kết hoạt động của Chi nhỏnh trong thỏng trước, 6 thỏng trước, trong năm, tiến độ thực hiện kế hoạch đó đề ra, kết quả đạt được, những vấn đề hạn chế, tồn tại và đưa ra kế hoạch mới, giải phỏp cho những khú khăn, hạn chế, tổ chức rỳt kinh nghiệm…
Thành phần tham gia cỏc cuộc họp này gồm cú: Giỏm đốc, Phú Giỏm đốc, cỏc Trưởng phũng, Phú phũng, nhõn viờn hành chớnh, nhõn viờn nghiệp vụ tổng hợp và những người khỏc tham dự theo yờu cầu của cuộc họp.
Phũng HC-KT cú trỏch nhiệm chớnh trong việc tổ chức hội họp và Phũng NVTH cú trỏch nhiệm hỗ trợ thực hiện để cỏc cuộc họp diễn ra đạt hiệu quả. Những cụng việc mà phũng HC-KT thực hiện:
- Lập kế hoạch và nội dung cuộc họp trỡnh Giỏm đốc duyệt, sau đú chuẩn bị tiến hành
- Thụng bỏo thời gian, địa điểm họp - Chuẩn bị cỏc bỏo cỏo, tài liệu
- Chuẩn bị kinh phớ, điều kiện vật chất: bố trớ, trang trớ phũng họp, chuẩn bị cỏc dụng cụ nghe, nhỡn (mỏy chiếu, micro), chuẩn bị hoa, nước uống, kờ bàn ghế…
- Theo dừi cuộc họp
Hai phũng HC-KT và phũng NVTH kết hợp chuẩn bị rừ ràng và chi tiết cho cỏc cuộc họp nờn khi tổ chức cỏc cuộc họp đó được diễn ra suụn sẻ, đạt hiệu quả cao. Việc Trưởng phũng HC-KT thường xuyờn xem xột, kiểm tra sổ quỹ cụng và quy định tổ chức hội họp để trỏnh lóng phớ hay lạm dụng quỹ cụng, trỏnh quan liờu, bao cấp. Với việc làm như vậy mà cỏc cuộc họp ở Vinacontrol Hải Phũng luụn diễn ra hiệu quả, đảm bảo cỏc nội dung của cuộc họp mà tiết kiệm cả về mặt thời gian và kinh phớ