Phân tích thực trạng và đề xuất giải pháp cải thiện hoạt động văn phòng tại Vinacontrol Hải Phòng

Môi trường bên trong tổ chức

+ Cơ sở vật chất kỹ thuật: Cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng được đảm bảo giúp truyền tải và thực hiện các quyết định quản lý của lãnh đạo, có ảnh hưởng trực tiếp tới năng xuất lao động, chất lượng công việc, tác động dến quá trình quản lý điều hành của các nhà lãnh đạo. Yêu cầu đặt ra đối với yếu tố này là luôn đầy đủ về số lượng, phù hợp với nhu cầu quản lý, sản xuất kinh doanh, phải đảm bảo tính hiện đại hoá trang thiết bị và người lãnh đạo phải kết hợp bố trí, sắp xếp khoa học, hợp lý tạo tính thẩm mỹ, tránh thất thoát, lãng phí.

Môi trường bên ngoài

Văn phòng ngày càng có trách nhiệm hơn trong việc liên kết phối hợp giữa các phòng ban, bộ phận trong cơ quan, doanh nghiệp, có vai trò ngày càng quan trọng trong thực hiện các quy chế công khai, dân chủ, chống lãng phí và chống tham nhũng. Vì vậy, cần vận dụng những điều kiện thuận lợi, tác động tích cực, hạn chế những ảnh hưởng tiêu cực để hoạt động của doanh nghiệp cũng như hoạt động văn phòng đạt được hiệu quả tốt nhất mà vẫn tiết kiệm chi phí hoạt động.

Khái niệm quản trị văn phòng

+ Kinh tế - xã hội: Mọi doanh nghiệp đều phải vận hành hoạt động theo các quy luật kinh tế, xã hội vì các quy luật đó có tác động rất lớn đến hoạt động của doanh nghiệp và cả hoạt động của văn phòng. Đây vừa là cơ hội vừa là thách thức đòi hỏi các doanh nghiệp không ngừng nâng cao, tự đổi mới và có bước đi đúng hướng trong đó hoạt động văn phòng cũng được quan tâm, cải tiến cho phù hợp với xu thế phát triển hiện nay.

Mục tiêu quản trị văn phòng

Và việc sắp xếp, bố trí hợp lý cùng với cách lãnh đạo hài hoà sẽ tạo tâm lý làm việc thoải mái, chủ động nâng cao ý thức tự giác, kích thích tính sáng tạo trong công việc, tinh thần làm việc hăng say và phát huy tinh thần làm việc tập thể của mọi người. - Xây dựng môi trường văn hoá công sở có tính tích cực, cho phép tạo được dấu ấn, diện mạo tốt đẹp với mọi người bên ngoài và có ảnh hưởng tích cực đến tâm lý thói quen, hành vi của mỗi cá nhân trong nội bộ cơ quan, doanh nghiệp.

Sự hình thành phát triển CTCP giám định Vinacontrol và Chi nhánh tại Hải Phòng

+ Trong nước: VINACONTROL còn là thành viên của một số tổ chức, hiệp hội như Phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam (VCCI), Hiệp hội lương thực Việt Nam (VFA), Hiệp hội chè Việt Nam (VITAS), Hiệp hội hồ tiêu Việt Nam (VPA), Hiệp hội cây điều Việt Nam (VINACAS)……. + Các dịch vụ có liên quan: Khử trùng, giám định không phá hủy; Kiểm tra kết hàn các công trình; Kiểm tra các thiết bị và thiết bị đo lường; Kiểm tra và lập bảng dung tích các loại bồn chứa, sà lan; Kiểm đếm; Niêm phong – cặp chì; Dịch vụ kiểm tra chất lượng hệ thống quản lý theo yêu cầu của khách hàng.

Kết quả hoạt động của Vinacontrol Hải Phòng 1. Những kết quả đạt được

Do cảng Hải Phòng mặc dù là một đầu mối nhập khẩu và kinh doanh Gas lỏng nhưng hầu hết các khách hang kinh doanh nhập khẩu Gas lỏng lại không có yêu cầu giám định chất lượng, chủ yếu là giám định về tỷ trọng, vì vậy mà hiệu suất đầu tư chưa cao. Thuận lợi của VINACONTROL Hải Phòng là do có bề dày kinh nghiệm hơn 50 năm hoạt động vói phần lớn đội ngũ cán bộ công nhân viên là các kỹ sư chuyên ngành, các kỹ thuật viên và các chuyên gia am hiểu, lành nghề, dày dạn kinh nghiệm trong công tác giám định. Mặt khác, đối với khách hàng nước ngoài thì họ chỉ công nhận chứng thư giám định do Vinacontrol cung cấp hoặc tổ chức giám định nước ngoài cung cấp hoặc tổ chức giám định trong nước nhưng tầm cỡ và khả năng phải tương đương như Vinacontrol.

Bên cạnh đó là tình hình suy giảm kinh tế đất nước trong ảnh hưởng cuộc khủng hoảng kinh tế toàn cầu và chỉ số giá cả không ổn định có tác động không nhỏ đến hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp nói chung, của Chi nhánh nói riêng.

Tổ chức bộ máy phòng Hành chính-Kế toán

- Thực công tác tổ chức cho Chi nhánh, chủ yếu là việc tổ chức nhân sự : tuyển lao động, sắp xếp bố trí công việc cho nhân viên, đào tạo, kiểm tra, đánh giá việc thực hiện công việc của cán bộ, công nhân viên tại Vinacontrol Chi nhánh Hải Phòng. -Trưởng phòng là người phụ trách chung toàn phòng HC-KT, là người có trách nhiệm quản lý, điều hành toàn bộ mọi hoạt động của phòng HC-KT và chịu trách nhiệm về một số công việc mang tính chuyên trách như công tác tổng hợp, kiểm tra, giám sát…. Phòng HC-KT của Vinacontrol Hải Phòng được bố trí theo không gian mở- đóng gồm 3 phòng làm việc: 1 phòng làm việc của Trưởng phòng, 1 phòng làm việc của nhân viên thuộc bộ phận hành chính ở trụ sở 56-Phạm Minh Đức và 1 phòng làm việc của Phó phòng cùng các nhân viên kế toán ở trụ sở 80-Phạm Minh Đức.

Phòng làm việc của Phó phòng và các nhân viên kế toán được bố trí theo không gian mở, có nghĩa là bàn làm việc của Phó phòng và các nhân viên kê sát nhau để thuận tiện cho trao đổi giữa các nhân viên với nhau và thuận lợi cho Phó phòng quản lý, trao đổi với nhân viên.

Nội dung cơ bản hoạt động hành chính văn phòng ở Vinacontrol Hải Phòng

Do đó, người tiếp nhận thông tin (chính là phòng HC-KT) cần phải xử lý ngay từ khi thu thập rồi phân loại thông tin theo các kênh tổng hợp, xác định được những thông tin nào phù hợp với yêu cầu đã đặt ra của Chi nhánh, phục vụ cho công tác quản lý của Chi nhánh nói chung, của các phòng ban chức năng nói riêng. - Việc phòng HC-KT thực hiện một cách chuyên nghiệp công tác thu thập và xử lý thông tin theo quy trình trên đã giúp cho thông tin của phòng, Chi nhánh luôn được cập nhật thường xuyên, cung cấp, xử lý kịp thời những thôn gtin không chỉ liên quan đến riêng Vinacontrol Hải Phòng mà còn liên quan đến cả Vinacontrol, để từ đó có những định hướng phát triển hoạt động đúng, giúp Giám đốc nhanh chóng ra quyết định chính xác. Đối với văn bản hành chính thông thường, các cơ quan, doanh nghiệp đều có thể ban hành để phục vụ cho công việc quản lý, điều hành, giao dịch… Cần lưu ý là một cơ quan, doanh nghiệp không thể soạn thảo và ban hành một văn bản vượt quá thẩm quyền hoặc không đúng chức năng của cơ quan đã được pháp luật quy định.

Nghiệp vụ soạn thảo văn bản là nghiệp vụ không của riêng nhân viên văn thư và công việc ban hành văn bản không chỉ do phòng HC-KT đảm nhiệm hết mà những văn bản về chuyên môn nghiệp vụ giám định do phòng Nghiệp vụ tổng hợp và các phòng Giám định soạn thảo, trình gửi Giám đốc duyệt hoặc người có thẩm quyền được Giám đốc uỷ nhiệm duyệt.