MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VINACONTROL HẢI PHÒNG

Một số biện pháp góp phần nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Công ty Cổ phần giám định Vinacontrol Chi nhánh Hải Phòng MT S GII PHP GểP PHN NNG CAO HIU QU CễNG TC VN PHềNG TI VINACONTROL HI PHềNG 3.1. nh hng chung Vi tỡnh hỡnh phỏt trin kinh t nh hin nay thỡ vn phũng l b phn khụng th thiu trong mi c quan, doanh nghip. Vic hin i hoỏ cụng tỏc vn phũng mi c quan, doanh nghip s va gúp phn nõng cao hiu qu ca cụng tỏc vn phũng va gúp phn nõng cao v trớ ca vn phũng trong cỏc hot ng ca c quan, doanh nghip. Dõy cng l mc tiờu m cỏc doanh nghip hin nay luụn t ra theo kp xu th phỏt trin chung ca thi i ngy nay. Hin nay Nh nc ang khuyn khớch c phn hoỏ doanh nghip cỏc doanh nghip t xỏc nh ng i phỏt trin cng nh phng thc qun lý t hiu qu m tit kim v cỏc doanh nghip cú th i mi, hon thin cụng tỏc vn phũng trong doanh nghip mỡnh. Vi xu hng chung ny, nh hng chung a ra gii phỏp cho phũng HC-KT Vinacontrol Hi Phũng nh sau : + Tng cng u t vo con ngi u t vo con ngi l vic u tiờn m phũng HC-KT Vinacontrol Hi Phũng cn lm vỡ con ngi l yu t quan trng hng u ca doanh nghip. Do ú khụng ch hon thin ngi qun lý, lónh o (chớnh l Trng, Phú phũng) m phi hon thin c cỏc nhõn viờn ca phũng. Vai trũ ca Trng phũng HC-KT rt quan trng, bi vỡ Vinacontrol Hi Phũng Trng phũng HC-KT cũn kiờm c K toỏn trng Chi nhỏnh v mi hot ng ca phũng phi c qun lý, theo dừi cht ch. Nu khụng thỡ s khụng phỏt huy ht nng lc ca nhõn viờn v cỏc trang thit b phc v. c bit cn phi o to nõng cao chuyờn mụn v nghip v vn phũng cho nhõn viờn ca phũng. + Hon thin mụ hỡnh t chc phũng HC-KT - Mc dự mụ hỡnh ca phũng HC-KT c trỡnh by trờn ó gi l n gin, gn nh song chc nng, nhim v cn phi c phõn cụng mt cỏch rừ rng, c th hn to tớnh chuyờn nghip trong qun lý ca Trng phũng v chuyờn mụn sõu cỏc nghip v m nhõn viờn ca phũng thc hin. 1 Sinh viên: Bùi Thị Nga - Lớp: QT 901P 1 Một số biện pháp góp phần nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Công ty Cổ phần giám định Vinacontrol Chi nhánh Hải Phòng - Chi nhỏnh cn sp xp ngun nhõn s cho phũng HC-KT hp lý hn, la chn ngi cú nng lc, phm cht vo tng v trớ cụng vic ca phũng sao cho phự hp v t hiu qu nht + i mi, hon thin cụng tỏc qun lý, iu hnh trong Chi nhỏnh - nh hng ny nhm gii quyt nhanh chúng, chớnh xỏc, hiu qu cỏc cụng vic ca Chi nhỏnh - Vic xõy dng chng trỡnh, k hoch lm vic c th giỳp cho cụng vic thc hin mt cỏch khoa hc, chớnh xỏc, kp thi - Hot ng ca phũng HC-KT phi da vo quy ch hot ng chung ca Chi nhỏnh + Ci tin th tc lm vic Hin nay Nh nc ta ó v ang khụng ngng ci tin i mi cỏc th tc hnh chớnh trờn tt c cỏc lnh vc sao cho m bo li ớch ca ngi dõn, trỏnh bnh quan liờu, ca quyn v th tc. Vỡ vy mi c quan, doanh nghip khụng ch riờng Vinacontrol Hi Phũng cng ó v ang ci cỏch, i mi, n gin cỏc th tc hnh chớnh nhng vn phi m bo phỏp lut chung ca Nh nc, ni quy, quy ch hot ng ca Cụng ty, Chi nhỏnh. + Tng cng ng dng cụng ngh thụng tin trong qun lý Trang thit b ca Chi nhỏnh núi chung v phũng HC-kT núi riờng tng i y , hin i, song cn phi xõy dng phn mm tin hc qun lý, lu tr vn bn, h s. iu ny va gúp phn nõng cao hiu qu nghip v lu tr, tit kim din tớch mt bng phũng va m bo tớnh khoa hc trong qun lý h s, cụng vn. 3.2. Gii phỏp c th 3.2.1. Gii phỏp u t con ngi cho phũng HC-KT - Qua thi gian thc tp ti phũng HC-KT ca Vinacontrol Hi Phũng, em c bit v nhn thy Trng phũng v Phú phũng HC-KT luụn gng mu trong mi cụng vic, h l nhng ngi cú nng lc qun lý, iu hnh nờn luụn c Ban Giỏm c v cỏc phũng ban khỏc tin tng. Vy nhng ỏp dng nhng tin b v qun lý iu hnh hot ng ca phũng HC-KT thỡ c cỏn b, nhõn viờn ca phũng cn phi c cung cp, b sung nhng kin thc chuyờn mụn cao hn cú th giỳp Giỏm c nhng vn thuc chuyờn mụn hnh chớnh, k toỏn v theo dừi vic thc hin ca ton Chi nhỏnh. 2 Sinh viên: Bùi Thị Nga - Lớp: QT 901P 2 Một số biện pháp góp phần nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Công ty Cổ phần giám định Vinacontrol Chi nhánh Hải Phòng - i vi nhõn viờn thuc b phn hnh chớnh nờn cú k hoch t chc cỏc khoỏ hc bi dng v nghip v chuyờn mụn cụng tỏc vn phũng nhm nõng cao k nng. Thc t c cỏn b v nhõn viờn ca ton Chi nhỏnh núi chung, phũng HC- KT núi riờng u cú th son tho vn bn nhng m bo vic son tho ỳng quy nh, p c ni dung v hỡnh thc thỡ khụng phi ai cng bit thc hin cho ỳng. Vic ny ũi hi cỏn b, nhõn viờn cn phi nm c yờu cu, nguyờn tc, quy trỡnh son tho vn bn mt cỏch y , chớnh xỏc. Do ú Chi nhỏnh v c phũng HC-KT cn to iu kin v vt cht v thi gian nõng cao kin thc, trỡnh chuyờn mụn son tho vn bn cho cỏn b, nhõn viờn ca phũng. Phũng HC-KT nờn lp k hoch t chc m lp o to ngn hn 3 thỏng hoc 6 thỏng v nghip v vn phũng cú th ti Chi nhỏnh hoc c ngi i hc v chuyờn mụn nghip v vn phũng cỏc trng cú o to nghip v vn phũng. - Vỡ mc tiờu ca Chi nhỏnh l m rng quan h hp tỏc v phỏt trin dch v giỏm nh nờn s cú nhng mi quan h hp tỏc vi khỏch hng nc ngoi cho nờn hóy khuyn khớch nhõn viờn nõng cao kh nng ngoi ng, c bit l ngoi ng chuyờn nghnh kinh doanh dch v giỏm nh. Do ú, khi tuyn dng nhõn s cho phũng HC-KT nờn la chn ngi cú nng lc chuyờn mụn v kh nng giao tip ngoi ng tt nht l ngoi ng v thng mi, ngoi ng chuyờn nghnh v dch v giỏm nh. Ngoi ra, nhim v ca Trng phũng va phi theo dừi bao quỏt chung mi hot ng ca phũng cũn kiờm luụn vai trũ K toỏn trng, song li theo dừi v chu trỏch nhim mang k toỏn ngõn hng nờn trỏch nhim ca Trng phũng rỏt nng n. Vỡ vy. Chi nhỏnh nờn tuyn thờm 1 mt nhõn viờn k toỏn thc hin mng k toỏn ngõn hng gim bt cụng vic cho Trng phũng v hot ng ca phũng s hiu qu hn. 3.2.2. Gii phỏp k thut i vi mt s nghip v vn phũng c bn 3.2.2.1. Nghip v thụng tin H thng thụng tin trong ni b Vinacontrol Hi Phũng l tp hp cỏc k nng v phng phỏp c quy nh rừ rng, m nh ú to ra cỏc thụng tin cn thit cho lónh o. nõng cao cht lng nghip v thụng tin, phũng HC-KT nờn : - Thit lp kờnh thụng tin rừ rng : chớnh l trỏnh s quỏ ti thụng tin cho phũng cng nh cho c Chi nhỏnh. - S dng nhiu kờnh thụng tin bng vic giao nhim v cho cỏc cỏ nhõn 3 Sinh viên: Bùi Thị Nga - Lớp: QT 901P 3 Một số biện pháp góp phần nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Công ty Cổ phần giám định Vinacontrol Chi nhánh Hải Phòng hoc b phn hnh chớnh ca phũng cú trỏch nhim thu thp, phõn tớch cỏc khớa cnh ca thụng tin. - Tng cng thụng tin phn hi lónh o bit c nhng thụng ip ca h cú c cỏc nhõn viờn trong Chi nhỏnh hiu, chp nhn v thi hnh ỳng hay khụng. - Bo m thụng tin phi ỳng lỳc khc phc vic kộm hiu qu khi ngi núi bt u núi, khi ngi nghe sn sng nghe. Cỏch n gin khc phc thc t ny l phi sp xp thi gian biu trong cỏc cuc hp, sp xp cụng vn, giy t mt cỏch khoa hc, hp lý. - o to, bi dng cỏn b, nhõn viờn h cú kh nng qun lý, vn hnh cỏc phng tin k thut. 3.2.2.2. Nghip v vn th, lu tr Trong thi gian thc tp ti õy em nhn thy nhõn viờn vn th ca Vinacontrol Hi Phũng kiờm rt nhiu vic nh : qun lý vn bn n, i, son tho vn bn, vit giy i ng, vit phiu nhp, xut, qun lý con du n tip khỏch, thm chớ nhiu khi phi xung tn hin trng truyn t thụng tin ch o ca lónh o Chi nhỏnh, ly bỏo cỏo nghim thu giỏm nh . Nu nhỡn bờn ngoi thỡ nhõn viờn vn th õy rt a nng nhng thc t v nghip v vn th, lu tr thỡ h lm vic theo thúi quen, kinh nghim. c bit quỏ trỡnh ghi chộp lp danh mc h s lu tr cha m bo ỳng quy trỡnh, nhiu khi dn s lng vn bn li sau ú mi sp xp lp danh mc. Vic lm ny s lm cho vic tỡm kim khi cn gp khú khn. Do ú, Chi nhỏnh nờn to iu kin cho nhõn viờn vn th hc thờm nõng cao chuyờn mụn nghip v vn th, lu tr, cú th ỏp dng cỏch sau : - Hc cỏc lp bi dng ngn hn v nghip v vn th, lu tr cỏc trng, cỏc trung tõm cú o to nghip v vn phũng, thi gian hc vo th 7, ch nht hoc vo cỏc bui ti ; - Hoc xut lờn Cụng ty c cỏn b vn phũng Cụng ty xung tp hun nõng cao nghip v vn th, lu tr cho nhõn viờn vn th ca Chi nhỏnh. Bờn cnh ú, nhõn viờn vn th cng nờn thng xuyờn cp nht nhng thụng tin mi, kinh nghim hot ng nghip v vn th, lu tr cỏc c quan, doanh nghip bn cú th trau di thờm kin thc mi v nghip v vn th, lu tr sao cho ng dng vo Chi nhỏnh cú hiu qu nht. 4 Sinh viên: Bùi Thị Nga - Lớp: QT 901P 4 Một số biện pháp góp phần nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Công ty Cổ phần giám định Vinacontrol Chi nhánh Hải Phòng Ngoi ra, khi thc hin nghip v vn th cn b sung thờm s chuyn giao vn bn vic qun lý vn bn cht ch hn, thc hin khoa hc hn v cn phi lm s ng ký vn bn mt riờng theo mu sau : Hỡnh 14 : Mu s chuyn giao vn bn n STT Ngy thỏng chuyn vn bn S, ký hiu vn bn(hoc s phiu gi) S lng vn bn hoc s lng bỡ vn bn n v hoc ngi nhn vn bn Ký nhn Ghi chỳ 1 2 3 4 5 6 7 Hỡnh 15 : Mu s ng ký vn bn mt STT Ngy n Ni gi cụng vn Ngy thỏng cụng vn Trớch yu ni dung Mc mt Ngi nhn Ký nhn Ghi chỳ 1 2 3 4 5 6 7 8 9 i vi nghip v lu tr, m bo gi gỡn, bo qun ti liu c nguyờn vn, lõu bn, an ton thỡ Chi nhỏnh nờn b trớ mt phũng lu tr riờng vi cỏc trang thit b bo qun tt. Vic lm ny l trỏnh vic lu tr ri rỏc cỏc phũng khỏc nhau, mi phũng mt ớt s gõy khú khn trong tỡm kim khi cú vic cn. 3.2.3. Ci thin hiu qu b trớ, sp xp ni lm vic - Vic bn tip khỏch cựng phũng lm vic vi nhõn viờn thuc b phn hnh chớnh lm nh hng ti cụng vic ca nhõn viờn hoc giỏn on cuc tip xỳc vi khỏch. Vỡ vy nờn b trớ phũng tip khỏch riờng hoc lm vỏch ngn ngn ụi phũng, iu ny s khụng lm nh hng ti cụng vic ca nhõn viờn cng nh vic tip khỏch ca Chi nhỏnh. - Nờn b trớ 3, 4 cỏi gh dnh cho khỏch ch ngoi ca phũng lm vic ca phũng HC-KT tr s 56 - Phm Minh c lm khụng mt thin cm ca khỏch khi n lm vic ti õy m phi ng ch. - Mc tiờu hot ng ca phũng khụng ch m bo hiu qu m cũn m 5 Sinh viên: Bùi Thị Nga - Lớp: QT 901P 5 Một số biện pháp góp phần nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Công ty Cổ phần giám định Vinacontrol Chi nhánh Hải Phòng bo tit kim chi phớ. Thc t phũng lm vic cú ca s nhng khụng m, iu ny cho thy cỏc phũng lm vic ó khụng s dng ỏnh sỏng t nhiờn, hon ton ch s dng ỏnh sỏng in. Cỏc phũng lm vic cn cú s kt hp ỏnh sỏng t nhiờn v ỏnh sỏng in cú th thc hin vic tit kim in. - Bn lm vic ca nhõn viờn vn th mc dự c b trớ ngay bờn ngoi ca phũng lm vic ca Trng phũng cng nờn cú vỏch ngn li hnh lang cụng vic ca nhõn viờn vn th khụng phi chu s tỏc ng cỏc yu t bờn ngoi. - Phũng lm vic ca Trng phũng nờn gim bt vic kờ nhiu t lu tr h s, ti liu, iu ny s lm cho khụng gian ca phũng rng v thoỏng hn. 6 Sinh viên: Bùi Thị Nga - Lớp: QT 901P 6 Một số biện pháp góp phần nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Công ty Cổ phần giám định Vinacontrol Chi nhánh Hải Phòng KT LUN Vn phũng ang ngy cng khng nh rừ vai trũ ca nú i vi hot ng ca cỏc c quan, doanh nghip v l tr th c lc cho cỏc nh lónh o. Vỡ vy, vic xõy dng vn phũng hin i, y v vt cht v i ng cỏn b nhõn viờn cú nng lc, chuyờn mụn nghip v, nhit tỡnh v hng say lm vic l nhim v ca ton c quan, doanh nghip núi chung v ca cỏc nh lónh o núi riờng. Sau khi c hc tp v kin thc hot ng vn phũng v thc tp ti Chi nhỏnh Vinacontrol Hi Phũng, tụi nhn thy hot ng vn phũng õy khụng vn dng rp khuụn nh lý lun m vn dng linh hot phự hp vi tỡnh hỡnh thc t v c trng ca cụng ty mỡnh. Khoỏ lun ó ch ra nhng thnh tu v kt qu hot ng kinh doanh m Vinacontrol Hi Phũng ó t c v trong ú cú s úng gúp khụng nh ca vn phũng. Vn phũng Vinacontrol Hi Phũng vi tờn gi l phũng HC-KT ó thc hin y cỏc chc nng, nhim v nh lý lun v vn phũng ó nờu. t c kt qu ú l nh i ng nhõn viờn phũng HC-KT cú nng lc, nhit tỡnh, lm vic ỳng cam kt ; lónh o phũng l nhng ngi gii chuyờn mụn, sỏt sao vi cụng vic ; lónh o cụng ty cú s qun lý khoa hc v luụn to bu khụng khớ on kt lm vic. Tuy nhiờn, v mt thc tin hot ng vn cũn mt s hn ch, thiu sút nờn bi khoỏ lun ó a ra xut, bin phỏp giỳp nõng cao hiu qu hot ng vn phũng cho Chi nhỏnh. 7 Sinh viên: Bùi Thị Nga - Lớp: QT 901P 7 Một số biện pháp góp phần nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Công ty Cổ phần giám định Vinacontrol Chi nhánh Hải Phòng TI LIU THAM KHO 1. Giỏo trỡnh Th ký lónh o trong c quan, t chc - Hc Vin Hnh Chớnh NXB KH&KT nm 2008 2. Bi ging mụn Qun tr vn phũng ThS.Trn Th Ng - Ging viờn Hc Vin Hnh Chớnh nm 2008 3. Qun tr hnh chớnh vn phũng - PGS.TS. ng Th Thanh Phng, ThS.Nguyn Th Ngc An NXB Thng kờ nm 2008 4. K yu 50 nm thnh lp v phỏt trin Vinacontrol Chi nhỏnh Vinacontrol Hi Phũng 5. Cỏc bỏo cỏo, quy nh ca Chi nhỏnh Vinacontrol Hi Phũng-nm 2007,2008 6. Cỏc khoỏ lun tt nghip v vn phũng ca Ngnh Qun tr du lch vn phũng ti Th vin trng i hc Dõn Lp Hi Phũng : - Mt s bin phỏp nõng cao hiu qu cụng tỏc t chc qun tr vn phũng Cụng ty c phn thi cụng c gii v dch v - V Th Thu Hin, lp QT701P - Mt s bin phỏp nõng cao hiu qu cụng tỏc vn phũng ti CTCP Lilama 69- 3, Lờ Th Nhung - Lp QT801P - Mt s bin phỏp nõng cao hiu qu cụng tỏc vn phũng ti XNDV&XD thu sn Sn - Nguyn Th Tỳ Nhi, lp QT801P 7. Cỏc ti liu tham kho khỏc : vinacontrol.com.vn 8 Sinh viên: Bùi Thị Nga - Lớp: QT 901P 8 . Một số biện pháp góp phần nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Công ty Cổ phần giám định Vinacontrol Chi nhánh Hải Phòng MT S GII PHP GểP PHN NNG CAO. Lớp: QT 901P 1 Một số biện pháp góp phần nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Công ty Cổ phần giám định Vinacontrol Chi nhánh Hải Phòng - Chi nhỏnh