Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng.pdf

Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng

LỜI MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trong giai đoạn hiện nay, nền kinh tế thị trường đang phát triển theo hướng

đa dạng hoá, hiện đại hoá, mở cửa hội nhập vào nền kinh tế khu vực và thế giới đã tạo cho các doanh nghiệp nhiều cơ hội cũng như thách thức lớn Điều này đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải tìm ra cho mình một hướng đi đúng phù hợp với yêu cầu thực tế và thích nghi được với sự biến đổi của thị trường Yêu cầu đó đặt ra cho mỗi doanh nghiệp phải tự hoàn thiện mình để đạt hiệu quả cao nhất đồng thời có thể làm chủ trong quá trình sản xuất kinh doanh của mình Để làm được điều đó doanh nghiệp phải định hướng rõ mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp và phương hướng hành động của mình Bên cạnh đó thì doanh nghiệp cũng phải xác định được những khó khăn, thách thức phải vượt qua trong quá trình thực hiện mục tiêu đã đề ra của mình Nhưng quan trọng hơn cả là làm thế nào để mọi thành viên trong doanh nghiệp cùng đồng tâm, nhất trí, nỗ lực hết mình vì thành công chung của doanh nghiệp Điều này trước hết phụ thuộc vào công tác quản lý mà hoạt động quản lý gắn liền với công tác văn phòng

Văn phòng là bộ phận rất quan trọng và không thể thiếu được trong các cơ quan nhà nước cũng như các tổ chức sản xuất kinh doanh Văn phòng là trung tâm quản lý, điều hành của cơ quan thực hiện các công tác tham mưu, tổng hợp, hậu cần giúp cho hoạt động của toàn cơ quan được thông suốt đạt hiệu quả cao, là

“tai”, là “mắt”, là “cánh tay nối dài” của lãnh đạo, là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ đối nội, đối ngoại thông qua hệ thống văn bản đến, văn bản đi

Tổ chức tốt công tác văn phòng sẽ giúp cho lãnh đạo quản lý điều hành có hiệu quả hoạt động của cơ quan Công tác văn phòng còn là cơ sở đảm bảo cho việc giải quyết mọi công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, nâng cao năng suất, hiệu quả, thực hiện đúng đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước, đảm bảo giữ gìn bí mật nhà nước và cơ quan, giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu cần thiết có giá trị phục

vụ cho việc tra cứu, giải quyết công việc trước mắt cũng như lâu dài

của văn phòng nhưng lại có rất ít những nghiên cứu về văn phòng của Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Đặc biệt là không có nghiên cứu nào nói về văn phòng của chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Thành phố Hải Phòng.Qua quá trình thực tập, đối chiếu lý luận với thực tiễn hoạt động văn phòng tại Ngân hàng em đã nhận thức được vai trò quan trọng của hoạt động văn phòng trong toàn bộ hoạt động của Ngân hàng, hoạt động văn phòng ở đây mặc dù đã có những cố gắng nhưng chưa được quan tâm đúng mức, dẫn đến việc giải quyết các công việc nhiều khi còn chậm trễ, cho nên vấn đề nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng là rất cần thiết Vì vậy đã chọn đề tài cho khoá luận tốt

nghiệp của mình là: “ Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động

văn phòng tại chi nhánh NHNo&PTNT Hải Phòng ”

2 Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu đề tài :

Đề tài khoá luận nhằm đạt được các mục đích sau:

Khảo cứu lý luận về văn phòng, hoạt động văn phòng và quản trị văn phòng Đánh giá thực tiễn các hoạt động văn phòng tại chi nhánh NHNo&PTNT Hải Phòng

Đề xuất một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh NHNo&PTNT Hải Phòng

Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài :

Khảo cứu lý luận về văn phòng, khái niệm, chức năng, nhiệm vụ, vai trò và các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động văn phòng, khái niệm quản trị văn phòng, các nguyên tắc quản trị và tiêu chí để đánh giá hiệu quả hoạt động văn phòng

Đánh giá hoạt động văn phòng, bao gồm :

Phản ánh lịch sử hình thành và phát triển của chi nhánh NHNo&PTNT Hải Phòng

Phân tích cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của Ngân hàng đặc biệt là của văn phòng Ngân hàng

Mô tả, đánh giá thực tiễn các hoạt động văn phòng tại Ngân hàng thấy được những ưu điểm, những hạn chế và nguyên nhân dẫn đến hạn chế đó

Đề xuất các giải pháp về nhân sự, các điều kiện vật chất của văn phòng, các

nghiệp vụ kỹ thuật đối với hoạt động văn phòng và các điều kiện để thực thi các giải pháp đó

3 Phạm vi, đối tượng nghiên cứu :

Đối tượng nghiên cứu của khoá luận là :

Hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Thành phố Hải Phòng như : nghiệp vụ thu thập xử lý thông tin, nghiệp

vụ văn thư, nghiệp vụ lập chương trình, kế hoạch… Mặc dù một số vấn đề khác liên quan như quản trị văn phòng cũng được đề cập đến để đối chiếu, nhưng khóa luận chủ yếu tập trung nghiên cứu sâu về hoạt động văn phòng ở Ngân hàng

Phạm vi thời gian nghiên cứu của khóa luận là : khoảng thời gian mà thông tin được sử dụng trong khóa luận là từ năm 2007- 2009

4 Phương pháp nghiên cứu :

Khoá luận vận dụng phương pháp duy vật biện chứng và một số phương pháp nghiên cứu cụ thể như:

- Phương pháp phân tích

- Phương pháp so sánh

- Phương pháp thống kê

- Phương pháp tổng hợp

5 Kết cấu của khóa luận

Ngoài phần Mở đầu, Kết luận và danh mục tài liệu, khóa luận được bố cục thành ba chương:

Chương I: Cơ sở lý luận về văn phòng và hoạt động văn phòng

Chương II: Thực tiễn hoạt động văn phòng tại Chi nhánh Ngân hàng

Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Thành phố Hải Phòng

Chương III: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Thành phố Hải Phòng

CHƯƠNG I : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÕNG

VÀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG 1.1 Lý luận chung về văn phòng

1.1.1 Khái niệm văn phòng

Nền kinh tế nước ta hiện nay đã và đang đứng trước muôn vàn cơ hội để hội nhập, phát triển cũng như phải đối mặt với rất nhiều khó khăn, thử thách để có thể tồn tại, phát triển đúng hướng trong nền kinh tế thị trường ngày càng đa dạng hoá, hiện đại hoá.Vì vậy, mỗi doanh nghiệp, tổ chức phải tìm cho mình một vị trí, một lợi thế vững vàng trên thương trường để có đủ sức cạnh tranh và có khả năng phát triển

Muốn làm được điều đó thì buộc các nhà quản lý phải thông minh, năng động, sáng tạo và nhạy bén nắm bắt các thông tin một cách nhanh chóng và chính xác Hơn bao giờ hết, văn phòng cần khẳng định được vị trí quan trọng của mình trong việc hỗ trợ quá trình điều hành, ra quyết định của các nhà quản lý

Bất cứ một cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp nào, muốn duy trì hoạt động của mình đều phải thành lập văn phòng hoặc một bộ phận để thực hiện chức năng của văn phòng Văn phòng được hiểu là bộ phận phụ trách công việc hành chính, giấy tờ của một cơ quan, bao gồm rất nhiều các công việc cụ thể như: tổ chức văn thư, đảm bảo thông tin liên lạc, đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện làm việc cho bộ máy lãnh đạo và quản lý…

Đối với một cơ quan nhỏ, hoạt động văn phòng mang tính thuần nhất, đơn giản bộ phận văn phòng được tổ chức rất gọn nhẹ và ở đó cán bộ văn phòng phải kiêm nhiệm nhiều công việc

Ở cơ quan lớn thì thành lập văn phòng, cơ quan nhỏ có phòng hành chính hoặc ghép phòng hành chính với phòng tổ chức hoặc phòng tổ chức sản xuất kinh doanh Ở

đó chỉ cần một đến hai người đảm đương tất cả các công việc của văn phòng

Từ những điều trên đã cho thấy văn phòng được thành lập là xuất phát từ nhu cầu khách quan do công việc của tổ chức quy định Nhưng tùy theo tính chất,

quy mô, trình độ, cơ chế hoạt động của tổ chức mà văn phòng được thành lập theo các hình thức khác nhau cho phù hợp Do đó, trong chương này chúng ta sẽ tập trung tìm hiểu những cơ sở lý luận về văn phòng và hoạt động văn phòng

Trên thực tế có rất nhiều khái niệm về văn phòng, ở các góc độ tiếp cận khác nhau thì khái niệm về văn phòng cũng khác nhau

Nếu tiếp cận văn phòng theo phương diện tổ chức thì văn phòng là một đơn vị cấu thành tổ chức để thực hiện một phần chức năng nhiệm vụ của tổ chức

Khi tiếp cận văn phòng theo tiêu chi chức năng thì văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện các chức năng tham mưu, tổng hợp, hậu cần cho cơ quan, tổ chức

Còn tiếp cận văn phòng theo tính chất hoạt động thì văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện việc quản lý thông tin phục vụ cho công tác điều hành của nhà quản trị

Ngoài ra, nghiên cứu theo góc độ thực tế, văn phòng còn có thể hiểu là phòng làm việc của nhà lãnh đạo.Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan, của tổ chức, là địa điểm của mọi cán bộ, công chức hàng ngày đến đó để thực thi công việc.Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, của tổ chức

Hiểu theo nghĩa chung nhất: ( Hồ Ngọc Cẩn (2003 : tr.10)

“Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, doanh nghiệp; là

nơi thu thập và xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức”

1.1.2 Chức năng của văn phòng

Văn phòng có 2 nhóm chức năng chính sau :

- Chức năng tham mưu tổng hợp :

Nội dung của công tác tham mưu chỉ rõ hoạt động tham vấn của công tác văn phòng Nội dung tổng hợp nghiêng nhiều về vấn đề thống kê, vấn đề xử lý thông tin dữ liệu nhằm phục vụ thiết thực cho hoạt động quản lý

Tham mưu là một hoạt động cần thiết cho công tác quản lý, là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những hoạt động tối ưu cho quá trình quản lý để đạt hiệu quả cao nhất Nhà quản lý phải quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị kết nối được các hoạt động của họ một cách nhịp nhàng, khoa học Để làm được điều đó người quản lý phải có kiến thức sâu rộng về mọi lĩnh vực, phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi, phải quyết định chính xác mọi vấn đề Điều đó vượt quá khả năng thực hiện của người quản lý, do đó đòi hỏi phải có một lực lượng trợ giúp các nhà quản lý trước hết

là công tác tham mưu tổng hợp Công tác này thuộc về bộ phận văn phòng

Để có ý kiến tham mưu văn phòng phải tổng hợp các thông tin bên trong và bên ngoài doanh nghiệp từ đó phân tích, quản lý, sử dụng thông tin theo quy tắc, trình tự nhất định Ngoài bộ phận tham mưu tại văn phòng còn có các bộ phận nghiệp vụ cụ thể tham mưu cho lãnh đạo từng vấn đề mang tính chuyên sâu như: công nghệ, tiếp thị, tài chính, kế toán Để có được những thông tin chuyên sâu thì

bộ phận tham mưu là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từ các phòng ban chuyên môn nghiệp vụ, tập hợp thành hệ thống thống nhất đề xuất với lãnh đạo những phương án hành động tổng hợp

Như vậy, văn phòng vừa là nơi thực hiện công tác tham mưu, vừa là nơi thu nhận, tiếp nhận, tổng hợp thông tin, ý kiến của các phòng ban khác cung cấp cho lãnh đạo Văn phòng còn là bộ phận trực tiếp giúp cho việc điều hành, quản lý của lãnh đạo thông qua các nghiệp vụ như: xây dựng chương trình, kế hoạch công tác năm, quý, tháng, tuần cho lãnh đạo cơ quan; tổ chức triển khai việc thực hiện các

kế hoạch đó Đồng thời văn phòng cũng thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ chức hội nghị, tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo, tư vấn cho lãnh đạo về công tác soạn thảo văn bản

- Chức năng hậu cần :

Hoạt động của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào cũng không thể thiếu các điều kiện vật chất : Nhà cửa, phương tiện, thiết bị, công cụ tài chính Các điều kiện, phương tiện đó phải được quản lý, sắp xếp, phân phối và không ngừng được bổ

sung để cung cấp kịp thời và đầy đủ cho mọi nhu cầu hoạt động của cơ quan đơn

vị Nội dung của công việc đó thuộc về chức năng hậu cần của văn phòng Đó là hoạt động mang tính đặc thù của hoạt động văn phòng

Muốn hoạt động phải có những nguyên liệu, vật liệu, nguồn tài chính, phương tiện xong hiệu quả hoạt động lại tuỳ thuộc vào phương thức quản lý, tùy thuộc vào việc sử dụng các yếu tố đó như thế nào của mỗi văn phòng

Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực các chức năng tham mưu, tổng hợp, hậu cần Các chức năng này vừa độc lập, vừa bổ sung, hỗ trợ cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan và sự tồn tại của bộ phận văn phòng trong mỗi cơ quan, tổ chức

1.1.3.Vai trò của văn phòng

Văn phòng là cửa ngõ của cơ quan, tổ chức.Văn phòng có vai trò rất quan trọng trong hoạt động quản lý, điều hành của mỗi cơ quan, tổ chức Theo ThS Bùi Thị Thanh Nhàn( 2009) thì vai trò của văn phòng được thể hiện như sau :

Văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý, điều hành của cơ quan,

tổ chức Bởi vì các quyết định, chỉ thị của lãnh đạo cơ quan đều thông qua Văn phòng để chuyển giao đến các phòng ban, bộ phận khác Đồng thời, văn phòng là

bộ phận theo dõi, kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở việc thực hiện các quyết định và sự chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan nhằm đạt được mục tiêu chung của cơ quan, tổ chức

Văn phòng là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ, nhất là quan hệ đối ngoại giữa các tổ chức khác với cơ quan mình Văn phòng được coi như cửa ngõ thông tin của cơ quan, tổ chức, bởi vì các thông tin đến và đi đều qua bộ phận văn phòng

Từ những nguồn thông tin tiếp nhận được, văn phòng sẽ phân loại thông tin theo những kênh thích hợp để chuyển phát hoặc lưu giữ Đây là hoạt động vô cùng quan trọng, nó quyết định đến sự thành bại của mỗi cơ quan, tổ chức

Văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực các chức năng tham mưu, tổng hợp, hậu cần, các chức năng này vừa độc lập, vừa bổ sung, hỗ trợ cho nhau Tất cả

Văn phòng là trung tâm khâu nối các hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan

Văn phòng là nơi cung cấp các dịch vụ tổng hợp cho các hoạt động cho tất

cả các phòng ban, các đơn vị nói chung và các nhà lãnh đạo nói riêng

1.2 Lý luận chung về hoạt động văn phòng

1.2.1 Nội dung hoạt động văn phòng

Với mỗi chức năng riêng thì văn phòng có những mục tiêu cụ thể tương ứng,

do vậy để thực hiện tốt được các chức năng nói trên văn phòng cần thực hiện các nội dung cơ bản sau :

1.2.1.1 Xây dựng và tổ chức chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan

Khái niệm: Chương trình kế hoạch công tác là sự định hình, dự báo mục

tiêu, định hướng và phương thức thực hiện các mục tiêu, định hướng đó của cơ quan, tổ chức trong một khoảng thời gian nào đó

Kế hoạch là sự sắp xếp, bố trí các công việc, các hoạt động, các giải pháp để

sử dụng và phối hợp các nguồn lực theo thứ tự thời gian, nhằm thực hiện các chức năng, nhiệm vụ và đạt tới các mục tiêu nhất định của tổ chức

Chương trình là các định hướng, biện pháp lớn nhằm thực hiện một mục đích đã đề ra; là lịch trình làm việc thể hiện nội dung các công việc đặt ra trong một thời gian nhất định

Chương trình, kế hoạch công tác được thể hiện bằng những văn bản có tên loại tương ứng với tính chất của một văn bản, dự kiến các công việc doanh nghiệp phải làm trong một khoảng thời gian nhất định

Vai trò: Chương trình, kế hoạch công tác có vai trò hết sức quan trọng trong

trọng tâm, đúng tiến độ

Giúp cho hoạt động của từng cá nhân, của toàn cơ quan có mục tiêu, nhiệm

vụ cụ thể, rõ ràng, luôn chủ động, không bị lôi cuốn vào công việc sự vụ, có thể ứng phó trước những sự kiện bất ngờ, những tình huống đột xuất

Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng đều có mục tiêu, định hướng thông qua hoạt động chiến lược Muốn thực hiện được điều này cần phải có chương trình, kế hoạch cụ thể cho từng bộ phận, phòng ban Mỗi loại kế hoạch được giao cho bộ phận chuyên trách xây dựng và chỉ đạo thực hiện Song muốn đạt được mục tiêu chung của doanh nghiệp thì các kế hoạch này phải được kết nối thành một hệ thống các kế hoạch hoàn chỉnh để các bộ phận khớp nối với nhau, hỗ trợ nhau cùng hoạt động Kế hoạch tổng thể đó sẽ do văn phòng xây dựng, tổng hợp, theo dõi, đôn đốc các phòng ban, bộ phận cùng triển khai thực hiện theo mục tiêu của doanh nghiệp Qua đó, các phòng ban sẽ được kết nối mật thiết, đồng bộ hơn trong công việc

Ngoài ra, căn cứ vào chiến lược phát triển, văn phòng trực tiếp xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác cụ thể cho từng tuần, tháng, quý, năm cho cơ quan

và lãnh đạo, giúp cho việc triển khai được khoa học, đạt hiệu quả cao

1.2.1.2 Xây dựng quy chế

Các quy chế làm việc trong cơ quan được xây dựng thông qua hệ thống văn phòng nhằm quy định cụ thể quyền và nghĩa vụ của cán bộ, công chức, quy định của mỗi bộ phận trong cơ quan, quy định các cách thức phối hợp để hoạt động có hiệu quả

Khi xây dựng quy chế làm việc cần chú ý có hai loại quy chế:

Loại 1: Quy chế mang tính chất quy phạm chung được áp dụng trong toàn

bộ cơ quan trong bộ máy nhà nước Đó là những quy định nhằm giải quyết các nhiệm vụ như tuyển dụng, xếp ngạch lương, vấn đề đào tạo, xét tuyển

Loại 2: Quy chế nhằm đề ra những áp dụng đối với các đơn vị, phòng ban mang tính chất đặc thù

Ngoài ra, có quy chế làm việc cho toàn cơ quan, tổ chức và quy chế của từng đơn vị Bên cạnh đó, các tổ chức còn ban hành các quy chế quy định về các lĩnh vực công tác quan trọng của cả cơ quan hoặc đơn vị

1.2.1.3 Tổ chức hội họp

Khái niệm về hội họp:

Hội họp là hoạt động phổ biến cả trong đời sống hàng ngày lẫn trong hoạt động quản lý Nó phản ánh và đáp ứng những nhu cầu quan trọng trong đời sống cộng đồng: nhu cầu tập hợp, giao tiếp và quản lý

Nhìn chung, hội họp thường được hiểu là một hình thức tập hợp một số đông người ở một nơi để làm công việc chung, nhằm chia sẻ truyền đạt thông tin hoặc cùng bàn bạc đề ra giải pháp cho một số vấn đề nào đó

Mục tiêu của hội họp

Việc tổ chức hội họp dù có khác nhau về mục đích cụ thể, quy mô cũng như tính phức tạp nhưng đều hướng tới mục tiêu chung như sau:

Là một kênh giao tiếp chính thức trong cơ quan, đơn vị Là một cơ hội để đánh giá nhân viên và phát hiện nhân tài

Để trao đổi thông tin, quan điểm nhằm đạt được sự nhất trí về quan điểm, nhận thức, làm cơ sở cho sự thống nhất trong hành động và tăng cường sự ủng hộ cũng như phối hợp Để phát huy dân chủ nói chung và cụ thể là thực hiện các quy chế dân chủ và để phát huy trí tuệ tập thể

Ý nghĩa của hội họp

Hội họp là một yếu tố quan trọng trong hoạt động của mỗi cơ quan, doanh nghiệp Đây là phương pháp tốt nhất để lấy được ý kiến của nhiều người cùng một lúc, là cơ hội cho các thành viên thảo luận các vấn đề chung và cùng tham gia tiến trình ra quyết định Các cuộc họp, hội nghị là hình thức phát huy nền dân chủ xã hội chủ nghĩa, để phát huy tính trí tuệ của tập thể Đó là hình thức để tập thể lao động ra quyết định hoặc để bàn bạc công việc có liên quan đến đơn vị, để học tập, trao đổi thông tin… Chính vì nhiều mục đích như vậy nên người thủ trưởng phải

xem xét tính chất công việc để đưa ra nội dung của cuộc họp, thành phần cũng như thời gian của cuộc họp

Để các cuộc họp, hội nghị được tổ chức tốt đòi hỏi văn phòng phải xác định

rõ ràng mục đích, thành phần, thời gian, chương trình nghị sự, tài liệu cho cuộc họp, chuẩn bị cơ sở vật chất cho cuộc họp

1.2.1.4 Nghiệp vụ văn thư – lưu trữ

Đối với hoạt động văn phòng thì công tác văn thư – lưu trữ giữ vị trí rất quan trọng Làm tốt nhiệm vụ này cũng chính là việc thực hiện các hoạt động văn phòng thông suốt và hiệu quả

a Nghiệp vụ văn thư:

Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ công tác quản lý bao gồm toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản và tổ chức quản

lý, giải quyết văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị Công tác văn thư bao gồm những nội dung chính sau đây:

Xây dựng và ban hành văn bản như: soạn thảo văn bản, đánh máy, ban hành văn bản

Khái niệm văn bản: Văn bản là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ hay bằng mội loại ký hiệu nhất định nào đó Trong hoạt động quản

lý của cơ quan, tổ chức, văn bản là phương tiện thông tin cơ bản, là phương tiện quan trọng để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý, thể hiện ý chí, mệnh lệnh cuả chủ thể quản lý, là phương tiện để điều chỉnh các mối quan hệ quản lý

Vai trò của văn bản:

Văn bản là phương tiện phổ biến truyền đạt thông tin và các quyết định quản

lý, giúp cho việc giải quyết các công việc của công ty được nhanh chóng, chính xác, có chất lượng, đúng đường lối, chính sách

Là cơ sở pháp lý cho hoạt động của cơ quan, tổ chức

Lưu trữ những hồ sơ, tài liệu một cách đầy đủ, chính xác phục vụ cho công

- Quản lý và giải quyết văn bản bao gồm quản lý và giải quyết văn bản đến

Khái niệm: Mọi văn bản được gửi tới cơ quan mình đều được gọi chung là

văn bản đến Văn bản đến là phương tiện chứa thông tin từ nguồn bên ngoài, nội

bộ Ngân hàng được chuyển đến bộ phận văn phòng với mục đích khác nhau Văn bản đến cơ quan có thể là: công văn, quyết định, thông báo, thư, sách báo, tạp chí

Vì vậy, quá trình tổ chức quản lý văn bản đến được nhân viên văn thư đảm nhiệm

và thực hiện theo những quy tắc chung nhất định

Vai trò: Đây là nguồn cung cấp thông tin chủ yếu của Ngân hàng, giúp các

nhà lãnh đạo nắm được tình hình bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, đồng thời nhận được các quyết định quản lý của cấp trên gửi xuống, những thông tin thị trường có ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động kinh doanh của Ngân hàng Từ đó, Ngân hàng có biện pháp, kế hoạch kinh doanh, xác định mục tiêu cụ thể và các bước tiến hành thực hiện một cách cụ thể nhất Thiếu nguồn văn bản đến hoạt động của Ngân hàng có thể bị đình trệ, không nắm rõ được tình hình, lãnh đạo khó quản

lý, theo sát được kế hoạch, mục tiêu của mình

- Quản lý và giải quyết văn bản bao gồm quản lý và giải quyết văn bản đi

Khái niệm: Tất cả các loại văn bản, giấy tờ được gửi ra ngoài cơ quan đều

được gọi là văn bản đi

Văn bản đi là thông điệp của Ngân hàng với các tổ chức, đơn vị, cá nhân khác nên trong quá trình soạn thảo thì nội dung văn bản phải là những tư tưởng, thông điệp chung của toàn Ngân hàng Vì vậy, nhân viên văn thư phải nắm rõ được mục tiêu, chiến lược của Ngân hàng thật chính xác

Vai trò:

Văn bản đi truyền đạt thông tin, quyết định, tư tưởng của Ngân hàng đối với các cấp quản lý Mặt khác, văn bản phản ánh vị thế, vai trò, quyền lực của Ngân hàng đối với các đối tượng nhận văn bản

Văn bản đi thể hiện tình hình, phạm vi hoạt động, sự giao tiếp của Ngân hàng với các đối tượng bên ngoài Chính vì thế, văn bản đi phải thể hiện được tình hình phát

triển, quy mô, vị thế và còn giới thiệu cho các đối tượng biết về Ngân hàng

- Quản lý và sử dụng con dấu

b Nghiệp vụ lưu trữ :

Khái niệm:

Công tác lưu trữ là hoạt động giữ lại và tổ chức khoa học văn bản, giấy tờ có giá trị, hình thành trong hoạt động của cơ quan, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết

Chức năng của công tác lưu trữ:

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của xã hội bao gồm những vấn

đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới quá trình hoạt động quản lý và nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ

Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của nhu cầu xã hội là sử dụng tài liệu lưu trữ, thông tin quá khứ để phục vụ các hoạt động thực tiễn của con người hiện tại Công tác lưu trữ là hoạt động quan trọng trong mỗi cơ quan, doanh nghiệp

Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ có hiệu quả

để phục vụ nhu cầu hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp

Nội dung của công tác lưu trữ bao gồm:

- Thu thập bổ sung tài liệu vào các phòng lưu trữ

- Xác định giá trị tài liệu, phân loại, đăng ký, thống kê

- Tiêu hủy tài liệu khi đến hạn

1.2.1.5 Thu nhận và xử lý thông tin trong cơ quan, đơn vị

Khái niệm: Theo Th Bùi thị Thanh Nhàn( 2009 ):

Thông tin là cơ sở để tham chiến được thực hiện bằng hệ thống máy vi tính

để lưu trữ hoặc truyền đi về một chủ đề

Thông tin là nội dung các sự kiện được đưa đến giúp con người nhận biết được nội dung của sự kiện đó

Thông tin là những dữ liệu có ý nghĩa được sử dụng để biểu thị những vấn

đề cụ thể, giúp đối tượng tiếp nhận thông tin ra được những quyết định đúng đắn nhằm đạt được mục tiêu mong muốn

Thông tin trong lĩnh vực quản trị là sự phản ánh nội dung và hình thức vận động liên lạc giữa các đối tượng yếu tố của hệ thống đó và giữa hệ thống đó với môi trường

Vai trò của thông tin:

Thông tin là một nhu cầu thường xuyên không thể thiếu trong đời sống xã hội của con người Trong doanh nghiệp thông tin được coi là mạch máu của tổ chức, liên kết các bộ phận của tổ chức lại với nhau Trong hoạt động quản lý, thông tin có ảnh hưởng quan trọng đến chất lượng của quản lý vì kết quả lao động của người lãnh đạo là các quyết định quản lý Vì vậy, thông tin có vai trò rất quan trọng trong hoạt động quản lý

Thông tin là cơ sở để các nhà quản lý đưa ra những quyết định quản lý, nhà quản lý phải trao đổi thông tin với cấp trên cấp dưới để kịp thời nắm bắt tình hình của tổ chức từ đó đưa ra những quyết định đúng đắn kịp thời

Thông tin còn giúp nhà lãnh đạo duy trì được sự điều hành, điều chỉnh, quản

lý của mình, kiểm tra, giám sát quá trình thực hiện của nhân viên thông qua hệ thống mạng thông tin nội bộ

Thông tin là yếu tố vật chất quan trọng trong quản trị nói chung và hoạt động văn phòng nói riêng

Thông tin là những tin tức mới được thu nhận, cảm thụ và được đánh giá là

có ích cho việc ra quyết định hoặc giải quyết một nhiệm vụ nào đó

Mục tiêu phục vụ thông tin cho hoạt động của các cơ quan, đơn vị là bảo đảm cho hoạt động của từng cơ quan, đơn vị, từng bộ phận trong cơ quan được cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết từ đó tạo điều kiện cho hoạt động của cơ quan có hiệu quả cao nhất Mục tiêu đó được thực hiện có thể dựa vào các hệ thống văn bản quản lý, mệnh lệnh được truyền đạt từ cấp trên xuống cấp dưới

Việc thu nhận và xử lý thông tin trong hoạt động văn phòng là nhằm thực hiện các mục đích sau:

- Là để thực hiện sự thay đổi gây ảnh hưởng lên hoạt động của cơ quan, đơn vị

- Thông tin cần thiết cho việc thực hiện các chức năng quản lý của cơ quan Đặc biệt thông tin cần thiết để:

Xây dựng và phổ biến các mục tiêu của cơ quan

Lập kế hoạch, chỉ tiêu để đạt được những mục tiêu đó

Tổ chức các nguồn nhân lực và các nguồn khác theo cách có kết quả và hiệu quả cao nhất

Lựa chọn, đánh giá và phát triển cán bộ, công nhân viên trong cơ quan

Nhà quản lý hướng dẫn, thúc đẩy và tạo môi trường mà mọi người mong muốn đóng góp

Kiểm tra việc thực hiện công việc

1.2.1.6 Công tác hậu cần

Công tác hậu cần được hiểu là các yếu tố có liên quan đến tổ chức nơi làm việc của cơ quan, cải thiện điều kiện làm việc cho người lao động, các điều kiện vật chất như nhà cửa, vật tư, thiết bị tài chính mà văn phòng phải cung ứng

Tổ chức phục vụ hậu cần trong công sở bao gồm phục vụ kỹ thuật như cung cấp thông tin, tài liệu, tư liệu và trang thiết bị phục vụ cho hoạt động hoạt động hậu cần của cán bộ, công nhân viên trong cơ quan

Trong từng trường hợp và theo yêu cầu cụ thể mà văn phòng phải cung ứng đầy

đủ, kịp thời các trang thiết bị, vật dụng cần thiết cho cơ quan vào từng thời điểm

1.3 Các yêu tố ảnh hưởng tới hiệu quả hoạt động văn phòng

Bất kỳ một bộ phận, tổ chức nào khi đi vào hoạt động cũng chịu ảnh hưởng, tác động của nhiều yếu tố, văn phòng cũng không nằm ngoài sự tác động đó Trong hoạt động văn phòng cũng chịu một vài yếu tố như :

Yếu tố thứ nhất đó là việc sắp xếp nhân sự: Đây là yếu tố có ý nghĩa rất lớn

không khoa học, các mối quan hệ không được xác định rõ ràng, rành mạch thì trong công việc sẽ không đem lại hiệu quả Tùy theo tính chất của mỗi loại công việc mà cơ quan có thể lựa chọn, sắp xếp nguồn lực khác nhau cho phù hợp với mục tiêu của mình dựa trên cơ sở về cơ cấu và chất lượng nguồn nhân lực

Yếu tố thứ hai là tổ chức lao động: tổ chức lao động là việc áp dụng những biện pháp tổng hợp kỹ thuật, tổ chức, kinh tế, tâm sinh lý và xã hội vào việc thực hiện công việc văn phòng nhằm sử dụng cao nhất các nguồn vật chất và lao động, đảm bảo sử dụng tiết kiệm lao động và giữ gìn sức khỏe cho cán bộ công nhân viên.Do người lao động là yếu tố trung tâm và cũng là mục đích của nền sản xuất nên trong quá trình tổ chức lao động mọi biện pháp nhằm tạo điều kiện cho người lao động làm việc hiệu có quả cao và làm cho bản thân người lao động ngày càng hoàn thiện và phát triển

Yếu tố thứ ba là công tác công nghệ thông tin: do sự phát triển không ngừng của khoa học kỹ thuật ngày càng nhiều, các cơ quan, đơn vị áp dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng của mình Nếu như các công việc văn phòng chỉ được thực hiện theo phương pháp thủ công, đơn giản thì hiệu quả hoạt động văn phòng sẽ không cao, tiến độ thực hiện công việc chậm, kém chính xác Chính

vì vậy mà yếu tố công nghệ thông tin cho hoạt động văn phòng có ý nghĩa lớn ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động văn phòng, cần được các cơ quan, đơn vị xem xét,

áp dụng kịp thời

Yếu tố thứ tư là công tác văn thư – lưu trữ: nằm trong nghiệp vụ hành chính Đây chính là nghiệp vụ cơ bản trong hoạt động văn phòng của cơ quan, đơn vị Làm tốt công tác này sẽ làm cho hoạt động văn phòng đem lại hiệu quả cao

Yếu tố thứ năm là môi trường làm việc: môi trường làm việc là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến người lao động, đến việc thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của văn phòng Yếu tố vật chất của văn phòng góp phần tạo nên môi trường làm việc của nhân viên tác động rất lớn đến hoạt động công vụ của văn phòng Văn phòng có điều kiện vật chất tốt làm cho nhân viên vui vẻ, hài lòng có thể giúp tạo

dựng động cơ thúc đẩy công việc, nhiệt tình trong công việc Các điều kiện này cũng giảm bớt sự mệt mỏi và căng thẳng về cả tinh thần lẫn vật chất mà điều kiện này sẽ cải thiện năng suất và chất lượng công việc, hạn chế sự mệt mỏi và những sai sót trong quá trình thực hiện công việc

Các yếu tố môi trường làm việc gồm: y tế và phúc lợi, sự sạch sẽ trong văn phòng, an toàn, yếu tố văn hóa tổ chức…

1.4 Lý luận chung về quản trị văn phòng

Hiệu quả hoạt động văn phòng , như trên đã nói, chịu tác động của nhiều yếu tố trong nội bộ tổ chức hoặc từ môi trường bên ngoài Trong đó, quản trị văn phòng hay yếu tố quản lý, điều hành văn phòng đóng vai trò quyết định

1.4.1 Khái niệm quản trị văn phòng

Để hiểu được khái niệm quản trị văn phòng trước hết cần hiểu rõ khái niệm quản trị Có một số khái niệm về quản trị như sau (PGS TS Đồng Thị Thanh Phương( 2008, tr 18) :

Quản trị là sự phối hợp tất cả các tài nguyên của một tổ chức thông qua tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra nhằm đạt được mục tiêu của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đề ra

Tóm lại, quản trị là quá trình điều hành, phối hợp các yếu tố có trong tổ chức để thực hiện chức năng, nhiệm vụ cụ thể được giao nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức

Để thực hiện tốt vai trò của mình văn phòng không chỉ được thừa nhận tồn tại chính thức trong mỗi cơ quan tổ chức mà cần được quản trị một cách khoa học

để duy trì và phát triển văn phòng theo yêu cầu của nhà quản trị

Từ đó có thể quan niệm : Quản trị văn phòng là quá trình tác động có tổ chức, có định hướng của chủ thể đến các đối tượng trong văn phòng nhằm đạt mục tiêu đã đặt ra

1.4.2 Mục tiêu của quản trị văn phòng

Quản trị văn phòng hướng tới mục tiêu là khẳng định và nâng cao uy tín

thoải mái, đoàn kết, giúp đỡ nhau trong công việc

Tổ chức quản lý hệ thống thông tin trong cơ quan, doanh nghiệp một cách khoa học để sử dụng tối đa lợi thế mà các nguồn thông tin mang lại

Xây dựng nội quy, quy chế hoạt động mang tính khoa học và chuyên nghiệp Đầu tư trang thiết bị và từng bước hiện đại hoá công tác văn phòng nhằm khẳng định vai trò của văn phòng đối với hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp

Cách thức bố trí và tổ chức làm việc trong văn phòng hợp lý, khoa học sẽ giúp lãnh đạo dễ dàng quản lý, theo dõi, kiểm tra công việc và để kịp thời khắc phục những tình huống không lường trước xảy ra ngoài dự kiến Hiệu quả cách quản lý điều hành của lãnh đạo có phù hợp, khoa học không chính là việc thông qua các bản

kế hoạch, báo cáo, phiếu nhận xét, trắc nghiệm, các thông tin phản hồi với sự trợ giúp của bộ phận văn phòng Ngoài ra, công tác văn phòng cũng làm gắn kết mối quan hệ giữa lãnh đạo với nhân viên để làm tăng tính đoàn kết trong văn phòng

Làm giảm thời gian lãng phí và những ách tắc trong việc tiếp nhận, xử lý, truyền tải thông tin phục vụ cho hoạt động của toàn cơ quan, doanh nghiệp Và lợi thế về thông tin gúp phần quyết định đến sự thành công trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Từ việc tiếp nhận, quản lý thông tin một cách khoa học, phân tích thông tin, truyền tải thông tin chính xác, kịp thời đều là lợi thế cho việc tồn tại và phàt triển của doanh nghiệp Để làm được điều này điều này, phần lớn phụ thuộc vào việc quản lý điều hành, tổ chức thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của văn phòng

Đảm bảo việc sử dụng các nguồn lực khoa học, hợp lý sẽ phát huy được tiềm năng thế mạnh của mỗi cá nhân, nâng cao năng suất lao động và tiết kiệm chi phí cho công tác văn phòng Việc sắp xếp, bố trí hợp lý cùng với cách lãnh đạo hài hoà sẽ tạo tâm lý làm việc thoải mái, chủ động nâng cao ý thức tự giác, kích thích tính sáng tạo trong công việc, tinh thần làm việc hăng say và phát huy tinh thần làm việc tập thể của mọi người

Tiết kiệm chi phí và quản lý chi tiêu, tận dụng tối đa mọi nguồn lực cả con người và các trang thiết bị trong cơ quan, doanh nghiệp thông qua các nội quy, quy chế hoạt động

Xây dựng môi trường văn hóa công sở có tính tích cực, cho phép tạo được dấu ấn, diện mạo tốt đẹp với mọi người bên ngoài và có ảnh hưởng tích cực đến tâm lý thói quen, hành vi của mỗi cá nhân trong nội bộ cơ quan, doanh nghiệp

Tạo dựng thói quen học tập , mọi người được học hỏi từ những thành công

và từ những sai sót, thất bại của mình cũng như của người khác

Tiểu kết chương

Trên đây là một số cơ sở lý luận về văn phòng và hoạt động văn phòng trong

cơ quan tổ chức Qua đó chúng ta hiểu được vị trí, vai trò, chức năng, nhiệm vụ và nội dung hoạt động của văn phòng Chính vì văn phòng là bộ phận giữ vị trí rất quan trọng trong cơ quan, tổ chức cho nên việc nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng nhằm đáp ứng ngày càng tốt hơn yêu cầu công việc là vấn đề hết sức cần thiết

Chương II: THỰC TIỄN HOẠT ĐỘNG VĂN PHÕNG

TẠI CHI NHÁNH NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT

TRIỂN NÔNG THÔN THÀNH PHỐ HẢI PHÕNG

Đặt vấn đề

Để thấy được tầm quan trọng của công tác văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Thành phố Hải Phòng, trong chương này sẽ tập trung nghiên cứu về các nghiệp vụ văn phòng chủ yếu tại văn phòng Chi nhánh như: nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, nghiệp vụ thu thập, xử lý thông tin, nghiệp

vụ lễ tân, tiếp khách… Từ đó, có thể rút ra được những ưu, nhược điểm và nguyên nhân của những hạn chế đó để có những giải pháp kịp thời, hiệu quả để nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Chương này là căn cứ để đề ra các biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng ở chương 3

2.1 Giới thiệu khái quát về chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Thành phố Hải Phòng

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của chi nhánh NHNo&PTNT Hải Phòng

- Tên công ty: Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn

Thành phố Hải Phòng

- Tên quốc tế: Viet Nam Bank for Agriculture and Rural Development-

Hai Phong Branch

- Địa chỉ: 283- Lạch Tray- Ngô Quyền- Hải Phòng

- Điện thoại: 0313.728.901

- Fax: 0313.728.313

Nền kinh tế Việt Nam đang vững bước trong quá trình hội nhập và toàn cầu hóa Cùng với sự phát triển của nền kinh tế, hệ thống Ngân hàng NNo&PTNT nước ta cũng đang hoàn thiện và phát triển không ngừng

Thực thi Nghị định số 53/HĐQT, Tổng giám đốc Ngân hàng nhà nước Việt Nam có quyết định số 32/NH-QĐ về tổ chức và hoạt động của Ngân hàng thương

mại quốc doanh Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Thành phố Hải Phòng được thành lập theo quyết định số 54N/NH-QĐ ngày 12/04/1988 của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam Trong hơn 20 năm qua, chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Thành phố Hải Phòng đã phải trải qua nhiều gia đoạn phát triển khác nhau với tên gọi và nhiệm vụ khác nhau theo từng thời kì phát triển của đất nước: Chi nhánh Ngân hàng Phát triển Nông thôn Thành phố Hải Phòng(1988-1990) Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp Thành phố Hải Phòng( 1991-1996),

Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Thành Phố Hải Phòng (1996 đến nay)

Đối mặt với những khó khăn thách thức, ngay từ những ngày đầu mới thành lập chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Thành phố Hải Phòng đã triển khai một số giải pháp nhằm chuyển hướng hoạt động, kiên quyết thực thi các biện pháp một cách quyết liệt của từng thời kì theo chức năng, nhiệm

vụ phục vụ sự phát triển của đất nước nói chung và của Hải Phòng nói riêng Cụ thể là:

*Thời kỳ 1988-1990:

Chi nhánh được thành lập theo Quyết định số 54N/NH-QĐ ngày 12/04/1988 của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam với tên gọi là: Chi nhánh Ngân hàng Phát triển Nông thôn Thành phố Hải Phòng

Về mạng lưới hoạt động, gồm có 1 chi nhánh Ngân hàng phát triển thành phố và 9 chi nhánh Ngân hàng cơ sở( gồm chi nhánh Ngân hàng cấp huyện, khu vực Cát Hải thị xã Kiến An, Đồ Sơn)

Về nhân sự, tổng số CBCNV có 816 người, trong đó 572 cán bộ nữ, 85 cán

bộ lãnh đạo, trình độ đại học và cao đẳng có 57 người (chiếm tỉ lệ 10,7%), trung cấp 444 người (chiếm tỷ lệ 54,4%), sơ cấp và chưa qua đào tạo 285 người (chiếm

tỷ lệ 34,9%)

Khi mới thành lập, chi nhánh Ngân hàng Phát triển Nông thôn Thành phố Hải Phòng có nhiệm vụ chủ yếu là phục vụ phát triển nông nghiệp, nông thôn Tuy nhiên, trong thời kỳ này Chi nhánh cũng gặp nhiều khó khăn như địa bàn hoạt động rộng lớn dàn trải ở tất cả các quận, huyện, thị xã và hải đảo, cơ sở vật chất kĩ thuật lạc hậu, xuống cấp

Đứng trước những khó khăn đó, chi nhánh đã triển khai thực hiện một số biện pháp quyết liệt đó là: mở rộng mạng lưới, tinh giảm biên chế, nâng cao trình

độ nghiệp vụ, thể chế hoá hoạt động cho vay Hộ nông dân, tăng cường liên kết với các tổ chức đoàn thể đặc biệt là Hội nông dân, Hội phụ nữ trong việc chuyển tải vốn đến hội nông dân, mở rộng cho vay đa năng và kinh doanh đối ngoại, phát triển quan hệ quốc tế Kết quả hoạt động thời kì này về mạng lưới mở rộng thêm 9 điểm giao dịch đưa số điểm giao dịch toàn hệ thống lên 19 điểm

*Thời kỳ 1990-1996:

Theo quyết định số 78/NH- QĐ ngày 16/10/1990 của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam về việc đổi tên của chi nhánh với tên gọi: Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp Thành phố Hải Phòng Trong thời kỳ này cùng với sự phát triển của đất nước Chi nhánh cũng đạt được một số thành tựu to lớn như:

Về mạng lưới, đến năm 1996 có 59 điểm giao dịch, tăng 49 điểm so với khi thành lập tại nhiều vùng dân cư gồm 1 chi nhánh Ngân hàng thành phố, 9 ngân hàng cấp huyện, 6 ngân hàng cấp 3, 4 phòng giao dịch và 39 bàn tiết kiệm

Công tác huy động vốn: đến cuối năm 1996 có tổng nguồn vốn huy động đạt

348 tỷ đồng, tăng 300 tỷ, gấp 7,25 lần so với năm 1990, tốc độ tăng trưởng bình quân giai đoạn 1990-1996 đạt 104% năm, nguồn vốn chủ yếu sau:

Nguồn vốn ngoại tệ 672 ngàn USD, chưa cao song đó đáp ứng kịp thời nhu cầu ngoại tệ đầu tư cho các doanh nghiệp hoạt động SXKD xuất nhập khẩu

Tổng dư nợ đến cuối năm 1996 là 412 tỷ tăng 360 tỷ tăng gấp 8 lần so với năm 1990, tốc độ tăng trưởng bình quân giai đoạn 1990-1996 đạt 117%/năm, trong

đó dư nợ cho vay

+ Ngắn hạn: 271 tỷ đồng, chiếm tỷ trọng 66%

+ Trung và ngắn hạn: 50 tỷ, chiếm tỷ trọng 12%

+ Dư nợ cho vay ngoại tệ quy đổi 25 tỷ, chiếm tỷ trọng 6%

+ Dư nợ cho vay ECIP 44 tỷ, chiếm tỷ trọng 11%

+ Dư nợ cho vay hộ nghèo 22 tỷ, chiếm tỷ lệ 5%

Giai đoạn 1990-1996 chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp Hải Phòng bước đầu đã tạo ra những bước đột phá trong hoạt động kinh doanh theo cơ chế thị trường, đã mở ra được nhiều các sản phẩm dịch vụ và thu được kết quả tương đối khả quan song trong giai đoạn này vẫn còn một số khó khăn như: nguồn vốn chưa đáp ứng đủ nhu cầu vốn cho đầu tư, các hình thức huy động vốn còn đơn điệu…

*Giai đoạn 1996 đến nay:

Chi nhánh được đổi tên thành Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp Thành phố Hải Phòng theo quyết định số 34/NH- QĐ của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam

Thời kỳ này, Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Thành phố Hải Phòng xác định đây là thời kì cực kì khó khăn cần phải khắc phục, năm 1997-

1998 tốc độ phát triển kinh tế chậm lại do ảnh hưởng của khủng hoảng kinh tế tài chính Châu Á- Thái Bình Dương, thành phố Hải Phòng có nhiều doanh nghiệp SXKD kém hiệu quả nợ ngân hàng không trả được Để khắc phục những khó khăn khách quan và chủ quan, từng bước lập lại sự ổn định trong hoạt động kinh doanh đòi hỏi phải kiên quyết đổi mới mọi mặt hoạt động Ngân hàng, tăng cường chỉ đạo điều hành trong toàn hệ thống Bằng những giải pháp mang tính đột phá và cách làm mới của Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Thành phố Hải

Phòng như tinh giảm biên chế, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ…đã giúp phần giảm thiểu những khó khăn của ngân hàng trong giai đoạn này

Về mạng lưới, cho đến cuối năm 2009 Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Thành phố Hải Phòng có 45 điểm giao dịch

Hiện nay, cùng với sự phát triển mạnh mẽ của toàn hệ thống Ngân hàng, chi nhánh NHNo&PTNT Hải Phòng cũng không ngừng hoàn thiện mình, ngày càng đa dạng hoá các nghiệp vụ và thực hiện nhiều dịch vụ ngân hàng mới để phục vụ khách hàng tốt nhất Kết quả đạt được của NHNo&PTNT Hải Phòng đạt đựơc trong những năm vừa qua với hiệu quả năm sau cao hơn năm trước Điều này thể hiện tiềm năng phát triển, sự cố gắng không ngừng của NHNo&PTNT Hải Phòng

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của chi nhánh NHNo&PTNT Hải Phòng

Trải qua hơn 20 năm tồn tại và phát triển, Ngân hàng luôn đổi mới để hòa

mình vào cùng với sự phát triển của đất nước Bằng việc sử dụng những hệ thống

điện tử hiện đại, an toàn và tin cậy, đạt hiệu quả cao kết hợp với đội ngũ nhân viên

năng động, nhiệt tình, tận tụy, NHNo&PTNT Hải Phòng luôn cố gắng để trở thành một trong những chi nhánh hoạt động hiệu quả nhất trong hệ thống NHNo&PTNT

cả nước Cụ thể, Ngân hàng đă thực hiện những nhiệm vụ sau :

- Huy động vốn :

+ Khai thác và nhận tiền gửi của các tổ chức cá nhân và tổ chức tín dụng khác trong nước và nước ngoài dưới các hình thức tiền gửi không kỳ hạn, tiền gửi

có kỳ hạn và các loại khác bằng đồng Việt Nam và ngoại tệ

+ Phát hành chứng chỉ tiền gửi, trái phiếu, kì phiếu và giấy tờ có giá khác để huy động vốn của các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước theo quy định của Ngân hàng Nông nghiệp

+ Tiếp nhận nguồn vốn tài trợ, vốn uỷ thác của Chính phủ

- Cho vay : Cho vay ngắn hạn, trung, dài hạn và các loại cho vay khác theo quy định của NHNo

- Kinh doanh ngoại hối:

Huy động và cho vay, mua, bán ngoại tệ, thanh toán quốc tế, bảo lãnh, tái bảo lãnh, chiết khấu, tái chiết khấu bộ chứng từ và dịch vụ khác về ngoại hối theo chính sách quản lý ngoại hối của chính phủ, NHNN và NHNo

- Cung cấp dịch vụ thanh toán ngân qũy gồm:

+ Cung ứng các phương tiện thanh toán

+ Thực hiện các dịch vụ thanh toán trong nước cho khách hàng

+ Thực hiện các dịch vụ thu và phát tiền mặt cho khách hàng

- Kinh doanh các dịch vụ ngân hàng khác:

+ Kinh doanh các dịch vụ ngân hàng bao gồm: Thu phát tiền mặt, mua bán vàng, bạc ngoại tệ, máy rút tiền tự động, dịch vụ thẻ, két sắt, nhận bảo quản, cất giữ, chiết khấu thương phiếu và các giấy tờ có giá khác, thẻ thanh toán, nhận uỷ thác cho vay của các tổ chức tín dụng, tài chính, tổ chức cá nhân trong và ngoài nước…và các dịch vụ được NHNN&NHNo cho phép

+ Cầm cố chiết khấu thương phiếu và các giấy tờ có giá ngắn hạn khác theo quy định của NHNo

+ Thực hiện dịch vụ cầm đồ theo quy định của pháp luật và quy định của NHNo

+ Thực hiện đồng tài trợ, đầu mối tài trợ cấp tín dụng theo quy định và thực hiện các nghiệp vụ tài trợ thương mại khác theo quy định của NHNo

+ Bảo lãnh vay, bảo lãnh thanh toán, bảo lãnh thực hiện hợp đồng, bảo lãnh

dự thầu, bảo lãnh đảm bảo chất lượng sản phẩm…

+ Quản lý nhà khách, nhà nghỉ và cơ sở đào tạo trên địa bàn do NHNo giao

2.1.3 Cơ cấu tổ chức của chi nhánh NHNo&PTNT Hải Phòng

Hình 2.1: Cơ cấu tổ chức của chi nhánh NHNNo& PTNT Hải Phòng

Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban được quy định định cụ thể như sau:

Ban giám đốc :

Giám đốc điều hành hoạt động chung của chi nhánh

Ba phó giám đốc hoạt động theo sự phân công, uỷ quyền của giám đốc theo như sơ đồ tổ chức ở trên

Phòng kế toán ngân quỹ :

Trực tiếp hạch toán kế toán, hạch toán thống kê theo quy định của NHNN, NHNo&PTNT Việt Nam

Xây dựng chỉ tiêu kế hoạch tài chính, quyết toán kế hoạch thu, chi tài chính, quỹ tiền lương đối với các chi nhánh trên địa bàn

Quản lý và sử dụng các quỹ chuyên dụng theo quy định của NHNo& PTNT trên địa bàn

GIÁM ĐỐC

Phòng hành chính nhân

sự

Phòng dịch

vụ và marke ting

Phòng kiểm soát nội bộ

Phòng kinh doanh ngoại hối

Phòng điện toán

Phòng tín dụng

Phòng Kế hoạch tổng hợp :

Trực tiếp quản lý cân đối nguồn vốn đảm bảo cơ cấu về kỳ hạn, loại tiền tệ, loại tiền gửi và quản lý các hệ số an toàn theo quy định của NHNN và NHNo

Phòng kinh doanh ngoại hối:

Các nghiệp vụ kinh doanh ngoại tệ, thanh toán quốc tế trực tiếp theo quy

định Thực hiện công tác thanh toán quốc tế quy định

Tham mưu cho giám đốc chi nhánh điều hành nguồn vốn và chịu trách nhiệm đề xuất chiến lược khách hàng, chiến lược huy động vốn tại địa phương và

giải pháp phát triển nguồn vốn

Đầu mối quản lý thông tin về kế hoạch phát triển, tình hình thực hiện kế

hoạch, thông tin kinh tế và thông tin phòng ngừa rủi ro tín dụng

Phòng dịch vụ và marketing:

Trực tiếp thực hiện nhiệm vụ giao dịch với khách hàng( từ khâu tiếp xúc, tiếp nhận yêu cầu sử dụng dịch vụ ngân hàng của khách hàng, hướng dẫn thủ tục giao dịch, mở tài khoản, gửi tiền rút tiền, thanh toán chuyển tiền…) tiếp thị giới thiệu sản phẩm dịch vụ ngân hàng, tiếp nhận các ý kiến phản hồi từ khách hàng về dịch vụ, tiếp thu, đề xuất hướng dẫn cải tiến để không ngừng đáp ứng sự hài lòng của khách hàng

Thông qua mạng SWIFT Ngân hàng Nông nghiệp thực hiện các nghiệp vụ tín dụng, bảo lãnh ngoại tệ có liên quan đến thanh toán quốc tế Thực hiện các dịch

vụ kiều hối và chuyển tiền, mở tài khoản khách hàng nước ngoài

Chấp hành báo cáo, thống kê và cung cấp số liệu, thông tin quy định Quản

lý, bảo dưỡng và sửa chữa máy móc, thiết bị tin học

Phòng kiểm tra kiểm soát nội bộ:

Xây dựng chương trình công tác năm, quý phù hợp với chương trình công tác kiểm tra, kiểm soát của Ngân hàng Nông nghiệp và đặc điểm của đơn vị mình

Tuân thủ tuyệt đối sự chỉ đạo nghiệp vụ kiểm tra, kiểm toán

Tổ chức thực hiện kiểm tra, kiểm soát theo đề cương, chương trình công tác kiểm tra, kiểm soát của Ngân hàng Nông nghiệp và kế hoạch của đơn vị, kiểm soát nhằm đảm bảo an toàn trong hoạt động kinh doanh ngay tại hội sở và các chi nhánh phụ thuộc

Tổ chức kiểm tra, xác minh tham mưu cho giám đốc giải quyết đơn thư thuộc thẩm quyền

Phòng tín dụng:

Đầu mối tham mưu cho giám đốc chi nhánh, xây dựng chiến lược khách hàng tín dụng, phân loại khách hàng và đề xuất chính sách ưu đãi đối với từng loại khách hàng nhằm mở rộng theo hướng đầu tư tín dụng khép kín, sản xuất, chế biến, tiêu thụ, xuất khẩu và gắn tín dụng với lưu thông và tiêu dùng

2.2 Kết quả hoạt động kinh doanh của chi nhánh NHNo&PTNT Hải Phòng

( Nguồn: Báo cáo kết quả Hoạt động Kinh doanh các năm 2007-2009)

Huy động vốn được coi là nhiệm vụ trọng tâm bên cạnh các hình thức huy động vốn truyền thống, Chi nhánh đã áp dụng những hình thức huy động vốn phong phú, đa dạng, tăng cường công tác kiểm soát nội bộ, đối với hoạt dộng kế toán huy động vốn, thực hiện tốt chính sách khách hàng và chiến lược Marketing

Kết quả tổng nguồn vốn huy động năm 2008 đạt 3945 tỷ tăng 677 tỷ so với năm 2007 tương ứng tăng 20,71% Năm 2009 đạt 3.610 tỷ đồng, giảm 335 tỷ đồng

so với năm 2008 tương ứng giảm 8,49% Năm 2009 tổng nguồn vốn huy động

giảm so với năm 2008 nguyên nhân do sự cạnh tranh gay gắt giữa các ngân hàng,

bên cạnh đó là sự xuất hiện của nhiều ngân hàng ngoài quốc doanh Tuy vậy,

nguồn vốn của Chi nhánh vẫn tương đối ổn định và đạt chỉ tiêu đề ra

Tỷ trọng

Số tiền

Tỷ trọng

% so với

2007

Số tiền

Tỷ trọng

%so với

2008 Tổng dư nợ 2748 100 3239 100 17,86 3788 100 14,51

Bên cạnh hoạt động huy động vốn phải kể đến hoạt động cho vay và đầu tư của ngân hàng Vào năm 2008 tổng dư nợ là 3308 tỷ tăng 491 tỷ so với năm 2007, tốc độ tăng đạt 17,86% đạt 99% kế hoạch năm 2008 Nhà nước giao Đến năm

2009 thì tổng dư nợ tiếp tục tăng 549 tỷ, tốc độ tăng 14,51% đạt 97,4% kế hoạch năm 2009, chiếm 8,8% thị phần dư nợ trên địa bàn

Nhận xét về cơ cấu tổng dư nợ cho vay:

Dư nợ theo thành phần kinh tế: dư nợ các doanh nghiệp nhà nước đã giảm một cách đáng kể năm 2007 : 349 tỷ chiếm tỷ trọng 12,7% thì sang năm 2008 chỉ còn 321 tỷ chiếm tỷ trọng 9,9% và giảm 8,02% so với năm 2007, năm 2009 còn

309 tỷ chiếm tỷ trọng 8,15% giảm 3,73% so với năm 2008 Dư nợ Doanh nghiệp ngoài Quốc doanh năm 2007 là 912 tỷ, năm 2008 là 1097 tỷ tăng 20,28% so với năm 2007,năm 2009 là 1376 tỷ tăng 25,43% so với năm 2008 Với vai trò là 1 NHNo nên cho vay hộ kinh doanh chiếm 1 tỷ trọng lớn trong dư nợ theo thành phần kinh tế cụ thể: năm 2007 là 1468 tỷ, chiếm tỷ trọng 53,42% năm 2008 là 1808 tỷ chiếm tỷ trọng 55,81% tăng 23,16% so với năm 2007, năm 2009 là 2084 chiếm 55,01% tăng 25,26% so với năm 2008 Dư nợ Hợp tác xã chiếm 1 phần rất nhỏ

Dư nợ theo thời gian: Nhìn vào hình 2.3 ta thấy rằng dư nợ ngắn hạn chiếm

tỷ trọng lớn hơn so với dư nợ trung và dài hạn Cụ thể năm 2007 cho vay ngắn hạn

1545 tỷ, cho vay dài hạn 1203 tỷ Năm 2008 cho vay ngắn hạn 2042 tỷ, cho vay trung và dài hạn 1197 tỷ Năm 2009 cho vay ngắn hạn 2186, cho vay trung và dài hạn 1115 tỷ

Dư nợ theo loại tiền: Nhu cầu vay vốn bằng ngoại tệ được NHNo&PTNT Hải Phòng đáp ứng chủ yếu để thanh toán tiền nhập khẩu hàng hóa dịch vụ phục

vụ hoạt động sản xuất kinh doanh hoặc để thực hiện các dự án đầu tư, phương án sản xuất, kinh doanh hàng hóa xuất khẩu Do vậy hoạt động xuất nhập khẩu có thể

lý giải cho tình hình dư nợ cho vay bằng ngoại tệ năm 2008 giảm 1,75% so với năm 2007 nhưng vào năm 2009 lại tăng 8,46% so với năm 2008 Ngoài ra tỷ trọng

của khách hàng về rủi ro lãi suất và rủi ro tỷ giá trong thời gian tới, cụ thể là trong

thời gian vay

Tỷ trọng

Số tiền

Tỷ trọng

%so với

2007

Số tiền

Tỷ trọng

%so với

2008 Tổng dư nợ 2748 100 3239 100 17,86 3788 100 16,94

Nợ quá hạn 35 1,27 29 0,89 -17,14 23 0,6 -20,68

( Nguồn Báo cáo Kết quả Hoạt động Kinh doanh các năm 2007-2009)

Từ 2007 đến nay, cùng với sự phát triển hoạt động cho vay tiêu dùng

trong và ngoài nước, chi nhánh NHNo&PTNT Hải Phòng đã đạt được một số kết

quả khá tốt Điều này thể hiện qua tình hình dư nợ quá hạn Năm 2008 đã giảm

17,14% so với năm 2007 và năm 2009 lại giảm 20,68 so với năm 2008

2.2.4 Doanh số kinh doanh ngoại tệ

Hình 2.5:Doanh số kinh doanh ngoại tệ

Đơn vị: triệu USD

So sánh 09/08 Tăng,giảm(+,-)

Số tiền % Số tiền % D/s mua ngoại tệ 53,631 61,5 81,2 7,869 14,67 19,7 32,03

D/s bán ngoại tệ 53,655 60,435 81,2 6,78 12,63 20,765 34,35

( Nguồn: Báo cáo Kết quả Hoạt động Kinh doanh các năm 2007-2009)

Nhìn vào doanh số kinh doanh ngoại tệ , cho thấy trong những năm qua hoạt

động kinh doanh ngoại tệ của Ngân hàng đã đật được những kết quả khả quan:

doanh số năm sau cao hơn năm trước

( Nguồn: Báo cáo Kết quả Hoạt động Kinh doanh các năm 2007- 2009)

Trong 3 năm gần đây, kết quả hoạt động kinh doanh của Chi nhánh tăng

trưởng rõ rệt Riêng trong năm 2008 lợi nhuận tăng 82 tỷ đồng so với năm 2007,

mặc dù năm 2009 tình hình kinh tế trong nước và quốc tế gặp khó khăn nhưng lợi

nhuận của chi nhánh vẫn tăng 110 tỷ đồng so với năm 2008

Từ những kết quả trên cho thấy, hoạt động kinh doanh của chi nhánh ngày

một tăng trưởng vững chắc Đây là một điều kiện tốt để Ngân hàng có thể thiết lập

mạng lưới điểm phòng dịch, bàn tiết kiệm nhiều hơn tạo ra được kết quả kinh

doanh tốt trong thời gian tới

2.3 Đơn vị văn phòng ở chi nhánh NHNo&PTNT Hải Phòng

2.3.1 Tổ chức bộ máy văn phòng ở chi nhánh Ngân hàng

Hình 2.7: Cơ cấu tổ chức phòng hành chính-nhân sự

N.V

TỔ CHỨC NHÂN

SỰ

N.V THƯỜNG TRỰC BẢO VỆ

KTV SỬA CHỮA ĐIỆN NƯỚC

NHÂN VIÊN LÁI

XE

Với chức năng là bộ phận tham mưu giúp việc cho giám đốc, văn phòng đã luôn thực hiện đầy đủ, chính xác và kịp thời các nhiệm vụ mà cấp trên giao phó, truyền đạt, truyền đạt những chủ trương chính xác của Đảng và Nhà nước theo đúng chính sách nhiệm vụ được giao

Bộ máy tổ chức hành chính của phòng hành chính nhân sự đã căn cứ vào khối lượng và độ phức tạp của công việc cho nên cán bộ công nhân viên trong văn phòng được định biên là 14 người

a Trưởng phòng: 01 người

Tổ chức đôn đốc, kiểm tra giám sát và quản lý các bộ phận cấp dưới, tham gia công tác tại bộ phận tổng hợp, giúp lãnh đạo tổng hợp, xây dựng các đề án, kế hoạch sản xuất, kế hoạch đầu tư chiều sâu, tái sản xuất mở rộng theo hướng phát triển của Ngân hàng theo từng thời kỳ

Xây dựng kế hoạch mua sắm trang thiết bị, phương tiện làm việc, hợp đồng thuê mướn cải tạo, sửa chữa nhà làm việc của cơ quan, điện, nước, điện thoại, và theo dõi quản lý tài sản của các phòng làm việc của cơ quan

Hàng năm thực hiện kiểm kê tài sản cố địnhcũng như tài sản trang bị cho cơ quan làm việc

Tổ chức cơ chế quản lý chuyên môn nghiệp vụ như: y tế, thống kê số liệu, chế độ báo cáo…

Đề xuất các phương án thuộc cơ chế quản lý, lĩnh vực chuyên môn nghiệp

vụ do mình phụ trách với lãnh đạo Ngân hàng

Viết báo cáo tổng kết, chuẩn bị nội dung cho lãnh đạo họp, dự hội nghị, tổ chức các cuộc họp tổng kết, hội nghị, khách hàng, phối hợp các công đoàn tổ chức, đại hội công nhân viên chức hàng năm Trên cơ sở tổng hợp các ý kiến của các đơn

vị chức năng, giúp lãnh đạo xây dựng các đề án tổ chức, lập kế hoạch xây dựng cơ bản trình lãnh đạo duyệt

b Cán sự văn thư: 02 người

Hàng ngày, cán sự văn thư lưu trữ tiếp nhận công văn giấy tờ của các cơ quan hữu quan và các cơ quan đơn vị trực thuộc gửi đến;

Vào sổ và quản lý tốt công văn, quyết định gửi đi đảm bảo nhanh chóng, kịp thời, đúng nguyên tắc;

Tiếp nhận công văn hồ sơ lưu trữ toàn Ngân hàng; hướng dẫn các cơ quan đơn vị về nghiệp vụ văn thư lưu trữ, bảo quản tốt công văn giấy tờ

Quản lý và sử dụng tốt con dấu của Ngân hàng, các loại giấy tờ khống chỉ, giấy giới thiệu, giấy đi đường Quản lý, lưu trữ hồ sơ tài liệu theo quy định mua sắm và phân phối văn phòng phẩm hàng tháng cho cơ quan;

Thông báo các cuộc họp của Ngân hàng, tiếp khách

Số lượng công văn, giấy tờ đến cơ quan ngày không ngừng tăng, tương đương với sự tăng lên của công văn thì cũng là sự tăng khối lượng công việc của văn phòng

Để đảm bảo nâng cao chất lượng của công tác này, Ngân hàng đã có những quy định cụ thể cho việc giải quyết công văn đến và đi Trong công tác chỉ đạo nghiệp vụ, phòng thường xuyên có công văn hướng dẫn đến các đơn vị trực thuộc thực hiện tốt các nghị định 142CP ngày 28/9/1963 của HĐBT về điều lệ công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ Nghị định 62/CP của Chính phủ về quản lý

và sử dụng con dấu

Thực hiện các nghiệp vụ kỹ thuật thường xuyên và đánh máy chữ bằng máy

vi tính và máy photocopy tài liệu cho cơ quan Sử dụng thành thạo tác dụng, tính năng của máy vi tính, máy photocopy để thực hiện công việc được giao

Nhận các bản thảo công văn đánh máy của các phòng nghiệp vụ gửi đến để đánh máy đảm bảo bí mật, chính xác, kịp thời Các tài liệu đánh máy, tài liệu photocopy phải được ghi chép số lượng để thanh quyết toán giấy tờ và văn phòng phẩm phục vụ cho công việc in ấn Ghi sổ theo dõi các bản thảo công văn đánh

Thực hiện nghiêm chỉnh qui chế về bảo quản và sử dụng máy vi tính, máy photocopy được trang bị cho cơ quan

c Nhân viên bảo vệ, thường trực cơ quan: 04 người

Thực hiện nghiêm chỉnh chức năng, nhiệm vụ của bảo vệ thường trực cơ quan được chính phủ qui định Thực hiện tốt công tác quản lý người cư trú lại trong cơ quan làm việc

Theo dõi khai báo tạm trú, tạm vắng với cơ quan phường nơi đặt trụ sở của

d Kỹ thuật viên sửa chữa ô tô, điện, nước: 02 người

Thực hiện các nghiệp vụ kỹ thuật về sửa chữa ô tô, điện nước thường xuyên,

sử dụng thành thạo những dụng cụ trang thiết bị để thực hiện công việc được giao Bên cạnh đó thì cần phải quản lý kỹ thuật nghiệp vụ chuyên môn được giao như: hướng dẫn theo dõi, kiểm tra xe ô tô con, đội xe của văn phòng thường xuyên để đảm bảo cho hoạt động được thường xuyên, thực hiện đúng qui trình kỹ thuật, qui trình công nghệ, qui phạm, tiêu chuẩn, định mức

Hướng dẫn cho công nhân lái xe những thao tác kỹ thuật, những hư hỏng thường xảy ra trên đường và đột xuất để lái xe xử lý khi gặp phải

Trực tiếp sửa chữa ô tô, điện, nước và quản lý máy camera, video của cơ quan, phục vụ các cuộc họp ký kết hợp đồng, động thổ và các ngày lễ, kỷ niệm của

cơ quan

Đề xuất biện pháp cải tiến kỹ thuật trong phạm vi công việc phụ trách

e Nhân viên lái xe: 03 người

Thực hiện các nghiệp vụ kỹ thuật về thao tác vận hành điều khiển lái xe ô tô,

sử dụng thành thạo các trang thiết bị, máy móc, dụng cụ trang thiết bị ô tô để thực hiện công tác được giao

Quản lý sử dụng tốt xe ô tô được giao như: Tăng cường kiểm tra theo dõi, bảo dưỡng sửa chữa vật đảm bảo cho hoạt động của xe ô tô con được thường xuyên liên tục Giữ gìn bảo quản xe tốt sạch sẽ, tiết kiệm trong việc sử dụng xăng dầu, xăm lốp, phụ tùng

Mua sắm xăng dầu, quản lý sử dụng xăng dầu và báo cáo hoạt động của xe, quyết toán xăng dầu hàng tháng

Lái xe an toàn tuyệt đối, phục vụ đúng giờ theo sự điều động phân công của lãnh đạo văn phòng

f Nhân viên hành chính: 01 người

Phụ trách công tác hành chính, quản lý và đề xuất công tác quản lý của cơ quan Bên cạnh đó, nhân viên hành chính còn phải chịu trách nhiệm về các vật dụng văn phòng phẩm

Ngoài việc duy trì theo dõi CBCNV thực hiện nội quy của Ngân hàng, theo dõi thi đua khen thưởng Nhân viên hành chính còn phải theo dõi tiến độ làm việc của CBCNV để chấm công đảm bảo quyền lợi cho người lao động

g Nhân viên tổ chức nhân sự: 01 người

Nhân viên nhân sự Ngân hàng có nhiệm vụ tham mưu để xây dựng các hoạt động của Ngân hàng Đồng thời, cũng phải tổ chức sắp xếp nhân sự cho Ngân hàng

sao cho phân công lao động được hợp lý, đúng chuyên môn, ngành nghề

Hình 2.8: Bảng thống kê trình độ cán bộ, nhân viên của phòng hành chính- nhân sự

Stt Chức danh, chức vụ Số

lƣợng

Trình độ Đại

học

Cao đẳng

Trung cấp

Sơ cấp & chƣa qua đào tạo

2.3 2 Điều kiện làm việc, trang thiết bị của văn phòng

Điều kiện làm việc:

Phòng Hành chính- Nhân sự được sắp xếp theo kiểu phòng làm việc chung,

có vách ngăn cách, diện tích phòng làm việc được phân theo đặc điểm và tính chất công việc của cán bộ nhân viên Tuy phải tận dụng tối đa những cơ sở vật chất sẵn

có nhưng phòng có một cách bố trí hợp lý, phù hợp với điều kiện vật chất của Ngân hàng

Văn phòng Ngân hàng được bố trí khoa học theo sơ đồ mở để tạo cho CBCNV làm việc có hiệu quả Cách bố trí này có những thuận lợi:

+ Tận dụng được tốt hơn mặt bằng sẵn có của Ngân hàng và trong đó sơ

đồ bố trí có thể thay đổi dễ dàng

+ Di chuyển của nhân viên văn phòng và giao tiếp giữa họ trở nên thuận tiện hơn