Các giải pháp trên đây thực hiện khả thi thì văn phòng cũng như Ngân hàng đã tạo được một số điều kiện để thực hiện các giải pháp đó. Cụ thể như:
Các giải pháp trước hết cần phù hợp với hoạt động của văn phòng, của Ngân hàng, cần có lộ trình, có ưu tiên cụ thể, rõ ràng trong việc thực hiện các giải pháp, ví dụ như các giải pháp đầu tư vào con người trong tổ chức, giải pháp về các điều kiện vật chất giúp văn phòng thực thi tốt nhiệm vụ... cần được ưu tiên trước từ đó làm tiền đề cho các giải pháp về nghiệp vụ sau.
Các giải pháp chỉ có thể khả thi nếu như được lãnh đạo Ngân hàng cũng như sự ủng hộ đồng thuận của toàn Chi nhánh NHNNo& PTNT Hải phòng. Sự ủng hộ này có ý nghĩa rất lớn không những về vật chất mà còn về tinh thần. Nhận được sự ủng hộ khen ngợi của lãnh đạo cán bộ nhân viên văn phòng sẽ ra sức phấn đấu, áp dụng các giải pháp đó vào thực tiễn công việc làm cho các công việc được giải quyết nhanh chóng hơn, hơn nữa các giải pháp tốt, hay sẽ được ghi nhận, được phổ biến rộng khắp để các phòng ban, đơn vị khác học hỏi và được tài trợ, giúp đỡ về kinh phí và các điều kiện vật chất khác cho thực thi. Có sự đồng thuận cao trong nội bộ văn phòng cũng như toàn công Ngân hàng, có được sự nhất trí, đồng lòng thì mọi việc sẽ được thực hiện nhanh chóng, suôn sẻ, tiết kiệm được thời gian mà
Cần áp dụng đồng bộ các giải pháp ở tất cả các bộ phận, các đơn vị các khâu nghiệp vụ để phối hợp cùng thực hiện một cách thống nhất. Áp dụng linh hoạt, có điều chỉnh các giải pháp, không chồng chéo, không cứng nhắc cũng như không lỏng lẻo, áp dụng đúng chỗ, đúng việc, phân tích được tình hình thực tế hoạt động của văn phòng và của từng đơn vị, đảm bảo quán triệt đúng đường lối của Đảng và Nhà nước, phù hợp với mục tiêu của tổ chức và theo kịp xu hướng chung của thời đại.
KẾT LUẬN
Văn phòng đang ngày càng khẳng định rõ vai trò của nó đối với hoạt động của các cơ quan, doanh nghiệp và là trợ thủ đắc lực cho các nhà lãnh đạo. Vì vậy, việc xây dựng văn phòng hiện đại, đầy đủ về vật chất và đội ngũ cán bộ nhân viên có năng lực, chuyên môn nghiệp vụ, nhiệt tình và hăng say làm việc là nhiệm vụ của toàn cơ quan, doanh nghiệp nói chung và của các nhà lãnh đạo nói riêng.
Trong những năm qua hoạt động văn phòng tại Ngân hàng đã đạt được những kết quả tốt như : thực hiện tốt công tác tham mưu cho lãnh đạo để ra quyết định quản lý, thực hiện tốt công tác văn thư lưu trữ… Tuy nhiên, trước sự phát triển nhanh chóng, không ngừng của kinh tế - xã hội và khoa học kỹ thuật như hiện nay, đặt ra cho Văn phòng những thách thức không nhỏ. Điều đó đòi hỏi Văn phòng trong thời gian tới phải không ngừng đổi mới phương thức hoạt động sao cho phù hợp với yêu cầu đổi mới, hiện đại công tác văn phòng.
Khóa luận đã tập trung vào một số nội dung chính: Khảo cứu lý luận về văn phòng và hoạt động văn phòng, đánh giá thực tiễn hoạt động văn phòng ở chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Thành phố Hải Phòng. Qua đó, đề xuất một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Ngân hàng.
Trên cơ sở sử dụng kết hợp các phương pháp nghiên cứu, khóa luận này đã kiểm chứng được các giả thuyết nghiên cứu ban đầu là đúng. Văn phòng Ngân hàng đóng một vai trò rất quan trọng trong công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo Ngân hàng.
Kết quả nghiên cứu khẳng định rằng: Văn phòng là một bộ phận không thể thiếu trong mỗi cơ quan, tổ chức. Hoạt động văn phòng thực hiện có hiệu quả là tiền đề cho sự thành công của cơ quan, tổ chức.
nhiên với những nội dung đã trình bày và những giải pháp được đưa ra trong khóa luận, hi vọng góp phần nào nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Hải Phòng.
Vì trọng tâm nghiên cứu của bài khóa luận này là hoạt động văn phòng, nên khóa luận không đề cập đến biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phòng. Đây có thể là một gợi mở cho những nghiên cứu tiếp theo về văn phòng tại chi nhánh, nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác về văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Nông thôn Thành phố Hải Phòng.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng (2010), Tài liệu trong Ngân hàng:
- 22 năm truyền thống Ngân hàng
- Báo cáo tài chính của Ngân hàng từ năm 2007-2009 -Quy chế hoạt động của văn phòng Ngân hàng
- Quy định về quyền hạn và trách nhiệm của các nhân sự văn phòng
2. Đồng Thị Thanh Phương; ThS. Nguyễn Thị Ngọc An( 2008), Giáo trình Quản trị Hành chính Văn phòng, Nxb. Thống kê, Hà Nội.
3. Hồ Ngọc Cẩn( 2003), Cẩm nang Tổ chức và Quản trị Hành chính Văn
phòng, Nxb. Tài chính, Hà Nội.
4. Mike Harvey( 2001), Quản trị Hành chính Văn phòng, Nxb. Thống kê. 5. Th.s Bùi Thị Thanh Nhàn( 2009), Bài giảng về Văn phòng cho lớp QT1001P, Trường Đại học Dân lập Hải Phòng.
MỤC LỤC TRANG LỜI CẢM ƠN CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT SƠ ĐỒ BẢNG, BIỂU LỜI MỞ ĐẦU ... 1
CHƢƠNG I : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÕNGVÀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG ... 4
1.1. Lý luận chung về văn phòng ... 4
1.1.1. Khái niệm văn phòng ... 4
1.1.2. Chức năng của văn phòng ... 5
1.1.3.Vai trò của văn phòng ... 7
1.2. Lý luận chung về hoạt động văn phòng ... 8
1.2.1. Nội dung hoạt động văn phòng ... 8
1.2.1.1. Xây dựng và tổ chức chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan ... 8
1.2.1.2. Xây dựng quy chế ... 9
1.2.1.3. Tổ chức hội họp. ... 10
1.2.1.4. Nghiệp vụ văn thư – lưu trữ ... 11
1.2.1.5. Thu nhận và xử lý thông tin trong cơ quan, đơn vị ... 13
1.2.1.6. Công tác hậu cần ... 15
1.3. Các yêu tố ảnh hưởng tới hiệu quả hoạt động văn phòng ... 15
1.4. Lý luận chung về quản trị văn phòng ... 17
1.4.1. Khái niệm quản trị văn phòng ... 17
1.4.2. Mục tiêu của quản trị văn phòng ... 17
Chƣơng II: THỰC TIỄN HOẠT ĐỘNG VĂN PHÕNGTẠI CHI NHÁNH NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN THÀNH
PHỐ HẢI PHÒNG ... 20
2.1. Giới thiệu khái quát về chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển ... 20
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của chi nhánh NHNo&PTNT Hải Phòng ... 20
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của chi nhánh ... 24
2.1.3. Cơ cấu tổ chức của chi nhánh ... 26
2.2. Kết quả hoạt động kinh doanh của chi nhánh NHNo&PTNT Hải Phòng từ năm 2007-2009 ... 29
2.2.1. Tình hình huy động vốn ... 29
2.2.2. Dư nợ cho vay ... 30
2.2.3. Dư nợ quá hạn ... 32
2.3. Đơn vị văn phòng ở chi nhánh NHNo&PTNT Hải Phòng ... 33
2.3.1. Tổ chức bộ máy văn phòng ở chi nhánh Ngân hàng... 33
2.3. 2. Điều kiện làm việc, trang thiết bị của văn phòng ... 38
2.4. Các nghiệp vụ văn phòng chủ yếu ở văn phòng chi nhánh NHNo&PTNT ... 40
Hải Phòng ... 40
2.4.1. Nghiệp vụ thu thập, xử lý thông tin ... 40
2.4.2. Nghiệp vụ văn thư, lưu trữ ... 45
2.4.2.1. Nghiệp vụ văn thư ... 45
2.4.2.2. Nghiệp vụ lưu trữ ... 54
2.4.3. Lập chương trình kế hoạch, tổ chức chuyến đi, công tác cho lãnh đạo ... 56
2.4.4. Nghiệp vụ lễ tân, tiếp khách ... 57
2.4.5 Cung cấp các điều kiện vật chất cho thực thi ... 58
2.4.6. Nghiệp vụ tổ chức hội họp ... 59
2.5. Đánh giá tổng thể ... 60
Chƣơng III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢHOẠT ĐỘNG
VĂN PHÕNG Ở CHI NHÁNH NHNO&PTNTHẢI PHÒNG ... 62
3.1. Định hướng chung ... 62
3.2. Các giải pháp cụ thể ... 62
3.2.1. Giải pháp về nhân sự ... 62
3.2.2. Giải pháp về điều kiện vật chất của văn phòng ... 63
3.2.3. Hoàn thiện mô hình, công tác quản lý, thủ tục làm việc ... 64
3.2.3. Giải pháp về kỹ thuật đối với một số nghiệp vụ văn phòng cơ bản... 65
3.2.3.1. Nghiệp vụ văn thư- lưu trữ ... 65
3.2.3.2. Nghiệp vụ tổ chức hội họp ... 66
3.2.3.3. Nghiệp vụ lập chương trình kế hoạch, chuyến đi công tác cho lãnh đạo .. 66
3.3. Điều kiện để thực hiện giải pháp ... 67
KẾT LUẬN ... 69
CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT
NHNNo& PTNT : Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn
HCNS : Phòng Hành chính- Nhân sự
KT- XH : Kinh tế- Xã hội
NHTM : Ngân hàng thương mại
SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU
Hình Nội dung Trang
2.1 Cơ cấu tổ chức của NHNNo& PTNT Hải Phòng 26
2.2 Tình hình huy động vốn 29
2.3 Dư nợ cho vay 30
2.4 Dư nợ quá hạn 32
2.5 Doanh số kinh doanh ngoại tệ 32
2.6 Kết quả hoạt động kinh doanh 2007-2009 33
2.7 Tổ chức bộ máy ở chi nhánh ngân hàng 33
2.8 Bảng thống kê trình độ cán bộ, nhân viên của phòng HC- NS 38
2.9 Bảng thống kê các thiết bị, dụng cụ trong phòng HC- NS 40
2.10 Sơ đồ quy trình cung cấp thông tin 41
2.11 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản 45
2.12 Quy trình xử lý văn bản đến 46
2.13 Mẫu dẫu đến của chi nhánh NHNNo& PTNT Hải Phòng 48
2.14 Mẫu sổ đăng ký văn bản đến 49
2.15 Mẫu sổ đăng ký văn bản đến- Mật 49
2.16 Mẫu sổ chuyển giao văn bản 50
2.17 Quy trình quản lý văn bản đi 51
LỜI CẢM ƠN
Em xin gửi lời cảm ơn tới nhà trường và các thầy cô bộ môn quản trị kinh doanh đã giảng dạy những kiến thức lý luận, nghiệp vụ trong suốt 4 năm qua để em có cơ sở lý luận viết bài.
Em xin chân thành cảm ơn sự chỉ bảo, giúp đỡ nhiệt tình của các cô chú, anh chị phòng HCNS. Mọi người luôn sẵn sàng giải đáp những thắc mắc về hoạt động văn phòng ở đây để em hoàn thành bài khoá luận này.
Đặc biệt, em xin cảm ơn những nhận xét, góp ý, sự chỉ bảo tận tình của cô giáo hướng dẫn TS.Trần Thị Thanh Thuỷ để bài khoá luận của em hoàn thiện tốt nhất.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hải Phòng, ngày 30 tháng 06 năm 2010 Sinh viên