3.2.1. Giải pháp về nhân sự
Hiện tại phòng Hành chính- Nhân sự của Chi nhánh NHNNo& PTNT Hải Phòng vẫn chưa có nhân viên lưu trữ, việc lưu trữ của cơ quan vẫn do cán bộ văn thư kiêm nhiệm. Khối lượng công việc của cán bộ văn thư là rất lớn nên công tác lưu trữ còn nhiều hạn chế. Công tác lưu trữ là một trong những khâu trọng yếu, là mắt xích
quan trọng trong việc xử lý thông tin. Bởi vậy làm tốt công việc này sẽ tạo điều kiện cho việc sử dụng những thông tin, tài liệu được hình thành trong quá khứ.
Để nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác văn phòng nói chung và nghiệp vụ lưu trữ nói riêng tại Chi nhánh NHNNo& PTNT Hải Phòng thì phòng Hành chính- Nhân sự cần xin ý kiến ban lãnh đạo của Ngân hàng tuyển thêm một cán bộ chuyên phụ trách về công tác lưu trữ cho Ngân hàng. Cán bộ được tuyển dụng phải có năng lực, trình độ chuyên môn về lưu trữ được đào tạo tại các trường đại học, có khả năng sử dụng thành thạo các thiết bị văn phòng hiện đại như máy vi tính, máy photocopy, máy fax… và có trình độ ngoại ngữ, tin học để có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Việc tuyển dụng bố trí nhân viên vào công tác tại bộ phận lưu trữ là rất cần thiết.
3.2.2. Giải pháp về điều kiện vật chất của văn phòng
Trang thiết bị làm việc có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả công việc do vậy cần phải có các giải pháp cải tiến theo hướng hiện đại, nâng cấp các trang thiết bị làm việc trong văn phòng. Các thiết bị ngày một hiện đại, đa chức năng hơn là những trợ thủ đắc lực cho việc tối ưu hoá những hoạt động của con người trên mọi lĩnh vực.
Hiện nay, các thiết bị làm việc trong văn phòng đã được trang bị đầy đủ, các bộ phận đều được trang bị máy vi tính, máy in, điện thoại, tủ đựng hồ sơ tài liệu và các thiết bị chuyên dùng khác song một số thiết bị đã cũ kỹ chưa được thay thế dẫn đến hỏng hóc thường xuyên gây ảnh hưởng đến quá trình thực hiện công việc của văn phòng, ảnh hưởng đến hoạt động chung của toàn Ngân hàng. Vì vậy văn phòng cần phải thay thế, nâng cấp các trang thiết bị, bổ sung, bố trí vào các vị trí hợp lý, thuận lợi cho các tác nghiệp hành chính.
Đầu tư thêm các thiết bị bảo quản tài liệu cho kho lưu trữ được tốt hơn, trang bị mua mới các thiết bị lưu trữ hồ sơ bằng các giá, tủ inox tránh tình trạng tủ sắt ảnh hưởng đến chất lượng bảo quản, giá bằng gỗ dễ bị mối mọt.
bước hiện đại hoá các trang thiết bị, phương tiện hoạt động nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng, thuận lợi cho công tác chỉ huy, điều hành và giảm nhẹ sức lao động của con người.
3.2.3. Hoàn thiện mô hình, công tác quản lý, thủ tục làm việc
Hoàn thiện mô hình tổ chức phòng HC-NS
+ Mặc dù mô hình của phòng HC-NS được trình bày ở trên đã gọi là đơn giản, gọn nhẹ song chức năng, nhiệm vụ cần phải được phân công một cách rõ ràng, cụ thể hơn để tạo tính chuyên nghiệp trong quản lý của Trưởng phòng và chuyên môn sâu các nghiệp vụ mà nhân viên của phòng thực hiện.
+ Ngân hàng cần sắp xếp nguồn nhân sự cho phòng HC-NS hợp lý hơn, lựa chọn người có đủ năng lực, phẩm chất vào từng vị trí công việc của phòng sao cho phù hợp và đạt hiệu quả nhất.
Đổi mới, hoàn thiện công tác quản lý, điều hành trong Ngân hàng
Định hướng này nhằm giải quyết nhanh chóng, chính xác, hiệu quả các công việc của Ngân hàng. Do đó hoạt động của phòng HC-NS phải dựa vào quy chế hoạt động chung của Ngân hàng để có thể xây dựng được các chương trình, kế hoạch làm việc cụ thể giúp cho công việc thực hiện một cách khoa học, chính xác, kịp thời.
Cải tiến thủ tục làm việc
Hiện nay, Nhà nước ta đã và đang không ngừng cải tiến đổi mới các thủ tục hành chính trên tất cả các lĩnh vực sao cho đảm bảo lợi ích của người dân, tránh bệnh quan liêu, cửa quyền về thủ tục. Vì vậy mỗi cơ quan, doanh nghiệp không chỉ riêng NHNNo& PTNT Hải Phòng cũng đã và đang cải cách, đổi mới, đơn giản các thủ tục hành chính nhưng vẫn phải đảm bảo pháp luật chung của Nhà nước, nội quy, quy chế hoạt động của NHNNo& PTNT Việt Nam và của Chi nhánh ngân hàng Hải Phòng.
Trang thiết bị của Ngân hàng nói chung và phòng HC-NS nói riêng tương đối đầy đủ, hiện đại, song cần phải xây dựng phần mềm tin học để quản lý, lưu trữ văn bản, hồ sơ. Điều này vừa góp phần nâng cao hiệu quả nghiệp vụ lưu trữ, tiết kiệm diện tích mặt bằng phòng vừa đảm bảo tính khoa học trong quản lý hồ sơ, công văn.
3.2.3. Giải pháp về kỹ thuật đối với một số nghiệp vụ văn phòng cơ bản 3.2.3.1. Nghiệp vụ văn thƣ- lƣu trữ 3.2.3.1. Nghiệp vụ văn thƣ- lƣu trữ
Để công tác văn thư – lưu trữ hoàn thiện hơn, bộ phận văn phòng nên áp dụng một số biện pháp sau:
Một là: Cần xây dựng ngay quy chế về công tác văn thư – lưu trữ. Trong văn phòng Ngân hàng nên dán một tờ giấy ghi rõ quy định về thể thức trình bày văn bản để các cán bộ trong cơ quan nắm rõ và thực hiện. Biện pháp này sẽ giúp cán bộ văn thư – lưu trữ không phải mất nhiều thời gian để kiểm tra văn bản đã đúng thể thức hay chưa trước khi trình lãnh đạo ký.
Hai là: Phòng văn thư – lưu trữ phải được trang bị thêm tủ đựng hồ sơ, giá để hồ sơ và hồ sơ được sắp xếp theo thứ tự dễ tìm thấy. Trưởng phòng HC- NS nên trình ý kiến ban lãnh đạo xin được bố trí một phòng đọc riêng để các cán bộ, nhân viên trong Ngân hàng đến mượn tài liệu, tra cứu thông tin một cách thuận lợi nhất.
Ba là: Cán bộ văn thư – lưu trữ phải sử dụng một quyển sổ riêng để ghi chép việc mượn hồ sơ tài liệu, đồng thời để thuận lợi cho việc quản lý hồ sơ tài liệu, tránh để cho hồ sơ tài liệu bị thất thoát.
Bốn là: Mỗi năm, cán bộ văn thư – lưu trữ phải lập danh mục hồ sơ để các bộ phận trong Ngân hàng thuận tiện cho việc sắp xếp và quản lý hồ sơ, có thể theo dõi và xác định vị trí hồ sơ trên giá. Những hồ sơ của năm trước, những văn bản mật sẽ được cất trong tủ đựng hồ sơ có khóa. Trên giá chỉ đựng hồ sơ của năm hiện tại.
Đối với công tác lưu trữ, Ngân hàng thường có nhiều văn bản giầy tờ đã giải quyết xong nhưng chúng vẫn có giá trị cho việc nghiên cứu và theo dõi sau này. Nếu không có chế độ bảo quản tốt thì sẽ làm hư hại tài liệu. Do vậy, việc bảo quản
Đối với tủ đựng hồ sơ: do các văn bản giấy tờ rất dễ bị hư hại, mối mọt và mục nát do tác động của môi trường cùng với tính chất lý hóa của tài liệu. Cán bộ văn thư – lưu trữ nên sử dụng tủ đựng hồ sơ có chân cao, thường xuyên dọn dẹp, hút bụi, sử dụng các chất hút ẩm, sử dụng thuốc chống mối mọt và chống mốc.
Đối với giá đựng hồ sơ: vị trí lắp đặt giá đựng hồ sơ là nơi không bị ánh nắng mặt trời trực tiếp chiếu vào, phải thường xuyên dọn dẹp và lau bụi bẩn.
Có thiết bị phòng cháy chữa cháy trong phòng làm việc để ứng phó kịp thời với tình huống xấu xảy ra.
3.2.3.2. Nghiệp vụ tổ chức hội họp
- Khâu chuẩn bị tổ chức cuộc họp, hội nghị là khâu đặc biệt quan trọng, có ý nghĩa quyết định đến thành công của hội nghị. Thực tế cho thấy công tác tổ chức cuộc họp, hội nghị tại Ngân hàng được bộ phận văn phòng chuẩn bị tương đối chu đáo, văn phòng nên chú trọng ở một só khâu như:
- Cần mua sắm thêm một số trang thiết bị cho hội trường phòng họp như máy chiếu, máy ghi âm... đây là những thiết bị phục vụ đắc lực cho mỗi hội nghị tạo điều kiện cho mọi công việc diễn ra nhanh và tốt hơn, hiện nay văn phòng vẫn phải đi thuê các thiết bị này.
- Sau mỗi cuộc họp, hội nghị cần tổ chức rút kinh nghiệm, những người có liên quan sẽ kiểm điểm từng khâu, từng việc, tìm ra những mặt thành công, những mặt còn hạn chế, sai sót để tìm ra nguyên nhân, rút kinh nghiệm cho các lần tổ chức sau.
3.2.3.3. Nghiệp vụ lập chƣơng trình kế hoạch, chuyến đi công tác cho lãnh đạo
Văn phòng cần nắm bắt được chính xác khối lượng công việc cụ thể mà Ngân hàng phải thực hiện trong từng thời kỳ, những công việc có thể phát sinh, trọng tâm công việc, mục tiên phấn đấu của Ngân hàng ...Các chương trình công tác cần phải được cụ thể, chi tiết đến từng phòng ban, cá nhân và phải được thực hiện đồng bộ.
Bên cạnh đó, văn phòng cần thường xuyên theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện chương trình kế hoạch công tác đã được lập ra. Sau những khoảng thời
gian nhất định ( hàng tháng, hàng quý) có công tác sơ kết, tổng kết đánh giá việc thực hiện để kịp thời điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp với thực tế, từ đó các phòng ban, cá nhân sẽ nhận thấy những việc chưa làm được và có những phương hướng khắc phục kịp thời.
Đối với các chuyến đi công tác của lãnh đạo văn phòng cần phải quan tâm hơn đến việc lập chương trình làm việc cho đoàn công tác tại nơi đến, trong chương trình cần liệt kê cụ thể, chi tiết những việc cần làm, ghi rõ thời gian, địa điểm, người thực hiện, những tài liệu, số liệu cần thu thập, xác định những nhiệm vụ chính.
3.3. Điều kiện để thực hiện giải pháp
Các giải pháp trên đây thực hiện khả thi thì văn phòng cũng như Ngân hàng đã tạo được một số điều kiện để thực hiện các giải pháp đó. Cụ thể như:
Các giải pháp trước hết cần phù hợp với hoạt động của văn phòng, của Ngân hàng, cần có lộ trình, có ưu tiên cụ thể, rõ ràng trong việc thực hiện các giải pháp, ví dụ như các giải pháp đầu tư vào con người trong tổ chức, giải pháp về các điều kiện vật chất giúp văn phòng thực thi tốt nhiệm vụ... cần được ưu tiên trước từ đó làm tiền đề cho các giải pháp về nghiệp vụ sau.
Các giải pháp chỉ có thể khả thi nếu như được lãnh đạo Ngân hàng cũng như sự ủng hộ đồng thuận của toàn Chi nhánh NHNNo& PTNT Hải phòng. Sự ủng hộ này có ý nghĩa rất lớn không những về vật chất mà còn về tinh thần. Nhận được sự ủng hộ khen ngợi của lãnh đạo cán bộ nhân viên văn phòng sẽ ra sức phấn đấu, áp dụng các giải pháp đó vào thực tiễn công việc làm cho các công việc được giải quyết nhanh chóng hơn, hơn nữa các giải pháp tốt, hay sẽ được ghi nhận, được phổ biến rộng khắp để các phòng ban, đơn vị khác học hỏi và được tài trợ, giúp đỡ về kinh phí và các điều kiện vật chất khác cho thực thi. Có sự đồng thuận cao trong nội bộ văn phòng cũng như toàn công Ngân hàng, có được sự nhất trí, đồng lòng thì mọi việc sẽ được thực hiện nhanh chóng, suôn sẻ, tiết kiệm được thời gian mà
Cần áp dụng đồng bộ các giải pháp ở tất cả các bộ phận, các đơn vị các khâu nghiệp vụ để phối hợp cùng thực hiện một cách thống nhất. Áp dụng linh hoạt, có điều chỉnh các giải pháp, không chồng chéo, không cứng nhắc cũng như không lỏng lẻo, áp dụng đúng chỗ, đúng việc, phân tích được tình hình thực tế hoạt động của văn phòng và của từng đơn vị, đảm bảo quán triệt đúng đường lối của Đảng và Nhà nước, phù hợp với mục tiêu của tổ chức và theo kịp xu hướng chung của thời đại.
KẾT LUẬN
Văn phòng đang ngày càng khẳng định rõ vai trò của nó đối với hoạt động của các cơ quan, doanh nghiệp và là trợ thủ đắc lực cho các nhà lãnh đạo. Vì vậy, việc xây dựng văn phòng hiện đại, đầy đủ về vật chất và đội ngũ cán bộ nhân viên có năng lực, chuyên môn nghiệp vụ, nhiệt tình và hăng say làm việc là nhiệm vụ của toàn cơ quan, doanh nghiệp nói chung và của các nhà lãnh đạo nói riêng.
Trong những năm qua hoạt động văn phòng tại Ngân hàng đã đạt được những kết quả tốt như : thực hiện tốt công tác tham mưu cho lãnh đạo để ra quyết định quản lý, thực hiện tốt công tác văn thư lưu trữ… Tuy nhiên, trước sự phát triển nhanh chóng, không ngừng của kinh tế - xã hội và khoa học kỹ thuật như hiện nay, đặt ra cho Văn phòng những thách thức không nhỏ. Điều đó đòi hỏi Văn phòng trong thời gian tới phải không ngừng đổi mới phương thức hoạt động sao cho phù hợp với yêu cầu đổi mới, hiện đại công tác văn phòng.
Khóa luận đã tập trung vào một số nội dung chính: Khảo cứu lý luận về văn phòng và hoạt động văn phòng, đánh giá thực tiễn hoạt động văn phòng ở chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Thành phố Hải Phòng. Qua đó, đề xuất một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Ngân hàng.
Trên cơ sở sử dụng kết hợp các phương pháp nghiên cứu, khóa luận này đã kiểm chứng được các giả thuyết nghiên cứu ban đầu là đúng. Văn phòng Ngân hàng đóng một vai trò rất quan trọng trong công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo Ngân hàng.
Kết quả nghiên cứu khẳng định rằng: Văn phòng là một bộ phận không thể thiếu trong mỗi cơ quan, tổ chức. Hoạt động văn phòng thực hiện có hiệu quả là tiền đề cho sự thành công của cơ quan, tổ chức.
nhiên với những nội dung đã trình bày và những giải pháp được đưa ra trong khóa luận, hi vọng góp phần nào nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Hải Phòng.
Vì trọng tâm nghiên cứu của bài khóa luận này là hoạt động văn phòng, nên khóa luận không đề cập đến biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phòng. Đây có thể là một gợi mở cho những nghiên cứu tiếp theo về văn phòng tại chi nhánh, nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác về văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Nông thôn Thành phố Hải Phòng.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng (2010), Tài liệu trong Ngân hàng:
- 22 năm truyền thống Ngân hàng
- Báo cáo tài chính của Ngân hàng từ năm 2007-2009 -Quy chế hoạt động của văn phòng Ngân hàng
- Quy định về quyền hạn và trách nhiệm của các nhân sự văn phòng
2. Đồng Thị Thanh Phương; ThS. Nguyễn Thị Ngọc An( 2008), Giáo trình Quản trị Hành chính Văn phòng, Nxb. Thống kê, Hà Nội.
3. Hồ Ngọc Cẩn( 2003), Cẩm nang Tổ chức và Quản trị Hành chính Văn
phòng, Nxb. Tài chính, Hà Nội.
4. Mike Harvey( 2001), Quản trị Hành chính Văn phòng, Nxb. Thống kê. 5. Th.s Bùi Thị Thanh Nhàn( 2009), Bài giảng về Văn phòng cho lớp QT1001P, Trường Đại học Dân lập Hải Phòng.
MỤC LỤC TRANG LỜI CẢM ƠN CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT SƠ ĐỒ BẢNG, BIỂU LỜI MỞ ĐẦU ... 1
CHƢƠNG I : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÕNGVÀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG ... 4
1.1. Lý luận chung về văn phòng ... 4
1.1.1. Khái niệm văn phòng ... 4
1.1.2. Chức năng của văn phòng ... 5
1.1.3.Vai trò của văn phòng ... 7