Chi nhánh NHNo&PTNT Hải Phòng có nhiều phòng ban đơn vị và các chi nhánh, do vậy công tác thông tin là rất cần thiết. Thông tin được truyền tải, cập nhật thường xuyên từ các phòng ban đơn vị đến lãnh đạo Ngân hàng qua các phương tiện truyền thông như: điện thoại, fax, mạng thông tin nội bộ của Ngân hàng...
Đối với hoạt động của văn phòng thì thông tin có thể được coi là nguồn duy trì sự hoạt động của văn phòng, thiếu nhân tố này thì hoạt động của văn phòng sẽ bị đình trệ. Văn phòng sẽ là trung gian thu thập, tổng hợp thông tin từ các nguồn để trình lãnh đạo, xây dựng các kế hoạch, chương trình công tác của lãnh đạo cơ quan, tổ chức.
Tóm lại, thông tin có vai trò quan trọng trong mọi hoạt động quản lý hành chính nhà nước. Thông tin đúng đắn, chính xác, kịp thời giúp nhà quản lý ra những quyết định đúng đắn, điều chỉnh các sai lệch kịp thời, làm cho chất lượng quản lý ngày càng nâng cao. Ngược lại, thông tin thiếu chính xác, không kịp thời có thể dẫn đến những quyết định sai lầm và gây ảnh hưởng đến hoạt động của toàn cơ quan. Vì vậy, thu thập, cung cấp thông tin kịp thời, có chất lượng cao cho hoạt động quản lý và cho đời sống xã hội là rất quan trọng.
b. Quy trình thu thập, sử dụng, tổ chức sử dụng thông tin trong Ngân hàng: Hoạt động thông tin trong văn phòng Ngân hàng được thực hiện theo quy trình sau:
Hình 2.10: Sơ đồ quy trình cung cấp thông tin
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của Ngân hàng mà lãnh đạo Ngân hàng yêu cầu bộ phận văn phòng phải cung cấp những thông tin gì để phục vụ công tác điều hành và quản lý, giao cho ai, bộ phận nào có trách nhiệm thu thập, xử lý và phân phối thông tin, ở đó người ta được trang bị bằng các phương tiện, hệ thống thông tin như thế nào để đáp ứng được yêu cầu một các kịp thời trong những thời điểm cần thiết và cứ thế quay vòng.
Xác định nhu cầu thông tin Xác định nguồn thông tin Chức năng, nhiệm vụ của Ngân hàng Xử lý và tổ chức sử dụng thông tin
Xác định nhu cầu thông tin trong Ngân hàng:
Để tiến hành thu thập thông tin, trước hết cần xác định nhu cầu thông tin. Có rất nhiều loại thông tin đến Ngân hàng, có những thông tin tích cực và có cả những thông tin gây ảnh hưởng đến hoạt động của Ngân hàng. Vì vậy, nhân viên văn phòng sẽ căn cứ vào mục tiêu, kế hoạch kinh doanh của Ngân hàng mà xác định nhu cầu thông tin cho phù hợp. Số lượng các loại thông tin rất phong phú và đa dạng, nhưng không phải tất cả các thông tin đều có giá trị như nhau. Vì thế, cần xác định rõ số lượng, loại thông tin nào cần thu thập. Đây là vấn đề cốt lõi trong quản lý thông tin, nó là cơ sở cho việc hình thành thông tin nội bộ, nó giúp giảm nhẹ tình trạng thiếu thông tin hoặc thông tin không thích hợp cho việc ra quyết định trong tổ chức.
Xây dựng và tổ chức nguồn thông tin:
Xuất phát từ nhu cầu thông tin mà bộ phận văn phòng sẽ xây dựng và tổ chức nguồn thông tin. Đối với Ngân hàng, văn phòng chia ra thành 2 loại nguồn thông tin, đó là: thông tin nội bộ và thông tin bên ngoài.
Thông tin nội bộ được thu thập từ các cán bộ nhân viên ở từng bộ phận, phòng ban, các cấp quản lý trong Ngân hàng, qua các bản báo cáo, các biên lai, chứng từ, kết quả khảo sát trước đây... nguồn thông tin này giúp cho văn phòng nắm rõ được tình hình thực tế của Ngân hàng về mọi mặt, từ đó tư vấn cho lãnh đạo ra những quyết định đúng hướng và hoàn thành tốt công tác hậu cần trong Ngân hàng.
Thông tin bên ngoài được thu thập từ các nguồn như khách hàng, người cung cấp, đối thủ cạnh tranh, qua sách báo, tạp chí, văn bản hoặc các công trình nghiên cứu của các nhà khoa học..., đặc biệt là qua mạng Internet.
Những thông tin này cho phép văn phòng cập nhật được tình hình bên ngoài có tác động như thế nào đến hoạt động của Ngân hàng. Nhân viên văn thư sẽ chịu trách nhiệm thu thập hai loại thông tin này để tổng hợp, xây dựng và tổ chức thông tin một cách hiệu quả nhất.
Thu thập thông tin:
Văn phòng được coi là cửa sổ của các luồng thông tin, là bộ lọc thông tin. Hầu hết các thông tin bên ngoài và thông tin nội bộ đều phải quan văn phòng để thu thập, xử lý, phối hợp. Các thông tin được văn phòng tiếp nhận qua các kênh thông tin như: Thông tin từ trên xuống, thông tin nội bộ, các cuộc họp, nghiên cứu..., dưới các hình thức như: văn bản, lời nói, thông tin ghi nhận qua dư luận, thông tin dự đoán... Việc tiếp nhận thông tin sẽ được phòng Hành chính- Nhân sự thu thập một cách có chọn lọc. Việc tiếp nhận thông tin phù hợp sẽ góp phần nâng cao số lượng, chất lượng của hệ thống thông tin trong Ngân hàng.
Phân tích và xử lý thông tin:
Đây là công việc đòi hỏi nhân viên văn phòng của phòng HCNS ( chính là nhân viên văn thư) phải vận dụng sự hiểu biết của mình để phân tích, đánh giá các thông tin, tài liệu đã thu thận được để có được các thông tin đầu ra cung cấp cho lãnh đạo. Yêu cầu của công việc này là phải tổng hợp được tình hình, phản ánh đúng bản chất sự việc, do đó phải kiểm tra tính chính xác, hợp lý của tài liệu, hệ thống chỉnh lý, tổng hợp, phân tích số liệu, so sánh, đánh giá để có được những thông tin đảm bảo yêu cầu đặt ra. Nhân viên văn thư khi làm công tác xử lý thông tin phải xác định thông tin chính và thông tin hỗ trợ. Đồng thời phải biết loại bỏ hoặc nghi ngờ những thông tin thiếu căn cứ pháp lý, căn cứ thực tiễn, thiếu cơ sở khoa học.
Căn cứ vào quy định của Ngân hàng, văn phòng có trách nhiệm phân tích, xử lý thông tin liên quan đến tình hình, kế hoạch kinh doanh của Ngân hàng, chính sách phát triển của Nhà nước..., các thông tin liên quan đến thủ tục hành chính, các quy định, thông tư hướng dẫn của Đảng và Nhà nước cũng như của Ngân hàng nhà nước và Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam. Văn phòng sẽ kết hợp cùng các bộ phận chức năng chuyên môn cùng bàn bạc và đưa ra ý kiến, đề xuất báo cáo với lãnh đạo Ngân hàng.
Cung cấp, phổ biến thông tin:
Các thông tin đầu vào sau khi được phân tích, xử lý và trình lãnh đạo phê duyệt thì văn phòng sẽ cung cấp, phổ biến thông tin cho các đối tượng liên quan thông qua các hình thức như: văn bản, hội nghị, phổ biến trao đổi qua điện thoại, trực tiếp...
Để việc truyền đạt và phổ biến thông tin nhanh chóng, kịp thời đến các phòng ban, phòng HCNS đã sử dụng tối đa công nghệ thông tin (hệ thống mạng internet nội bộ, điện thoại nội bộ). Do đó, giảm bớt được thời gian và chi phí trong quá trình chuyển phát thông tin.
Lưu trữ, bảo quản thông tin:
Thông tin trong doanh nghiệp được sử dụng không chỉ một lần hoặc một vài lần mà cần được lưu trữ, bảo quản để sử dụng lâu dài. Các nguồn thông tin trong công ty được lưu trữ trên các file văn bản, các đĩa dữ liệu trong hệ thống máy tính của văn phòng, trong phòng quản trị mạng của Ngân hàng... Hình thức này giúp cho việc lưu trữ được gọn nhẹ, bảo mật, đảm bảo chất lượng thông tin và dễ dàng tìm kiếm tra cứu.
Kết quả thực hiện: Thời gian qua công tác thu thập, xử lý và truyền tải thông
tin của Ngân hàng đã được bộ phận văn phòng thực hiện theo đúng nguyên tắc, đúng định hướng mục tiêu đề ra. Công tác thông tin đã đạt được những kết quả sau:
- Đảm bảo các thông tin cung cấp đầy đủ, chính xác, trung thực.
- Văn phòng đã giúp lãnh đạo củng cố công tác thông tin giữa các phòng ban, đơn vị trong toàn Ngân hàng. Truyền tải thông tin đến đúng các đối tượng tiếp nhận.
- Thu thập các thông tin cần thiết giúp lãnh đạo ra các quyết định đúng đắn, kịp thời.
Bên cạnh các kết quả đã đạt được công tác thông tin của văn phòng còn nhiều tồn tại, cụ thể:
- Các thông tin cung cấp nhiều khi còn chưa cụ thể, rõ ràng, vẫn còn tình trạng cung cấp thông tin chung chung, mơ hồ.
- Thông tin gửi lên cho cấp trên nhiều khi còn chậm chưa kịp thời.
- Công tác xử lý thông tin phản hồi vẫn chưa được chú ý thực hiện đồng bộ cùng với các hoạt động khác của Ngân hàng, có những văn bản được ban hành khá lâu nhưng việc đôn đốc triển khai thực hiện còn chậm.
2.4.2. Nghiệp vụ văn thƣ, lƣu trữ 2.4.2.1. Nghiệp vụ văn thƣ
Công tác văn thư - lưu trữ là nghiệp vụ quan trọng trong hoạt động văn phòng của Chi nhánh NHNo&PTNT Hải Phòng. Đây là đầu mối quan trọng cho các hoạt động quản lý văn bản diễn ra trong Ngân hàng.
Công tác văn thư của Ngân hàng bao gồm 3 nội dung đó là:
- Xây dựng và ban hành văn bản như: Soạn thảo văn bản, đánh máy, ban hành văn bản.
- Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản (Văn bản đến, Văn bản đi). - Quản lý và sử dụng con dấu.
a. Xây dựng và ban hành văn bản
Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản:
Hình 2.11 : Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản
Soạn thảo văn bản là nghiệp vụ chủ yếu của công tác văn thư trong văn phòng. Tại Chi nhánh NHNNo& PTNT Hải Phòng, nhân viên văn thư sẽ căn cứ
Chuẩn bị Duyệt bản thảo,
sửa chữa, bổ sung
Đánh máy, nhân bản
Soạn thảo văn bản
Kiểm tra, ký và ban hành văn bản
trình quản lý. Khi soạn thảo phải đảm bảo đầy đủ nội dung, hiệu lực pháp lý của văn bản, theo đúng Nghị định, thông tư của nhà nước ban hành.
Các văn bản sau khi soạn thảo, lấy ý kiến tham gia sẽ được công bố và ban hành. Việc ban hành văn bản không phải do bộ phận văn phòng đảm nhận hết mà những văn bản mang tính chuyên môn sẽ do các phòng ban chức năng soạn thảo và gửi lên văn phòng trình duyệt giám đốc hoặc người có thẩm quyền.
b. Quy trình tổ chức , quản lý văn bản đến
Tại chi nhánh NHNNo& PTNT Hải Phòng việc tổ chức và quản lý văn bản đến cũng thực hiện tương tự như quy trình chỉ ra trong lý luận. Cụ thể là :
Quy trình xử lý văn bản đến được tiến hành theo các bước sau:
Hình 2.12: Quy trình xử lý văn bản đến
Bước 1: Tiếp nhận, kiểm tra sơ bộ văn bản đến
Văn bản được chuyển đến cơ quan trước hết phải qua bộ phận văn thư. Văn thư có trách nhiệm tiếp nhận văn bản và kiểm tra sơ bộ văn bản đến đảm bảo đúng tiêu chuẩn quy định của văn phòng. Mục đích của bước này là xem văn bản gửi có đúng địa chỉ không? số lượng bì văn bản có đủ không? kiểm tra phong bì văn bản có nguyên vẹn không, có dấu hiệu bị bóc rách, bị mất văn bản bên trong hay không? nếu có phải báo cho Trưởng phòng để lập biên bản.
Tiếp nhận, kiểm tra sơ bộ
Đóng dấu đến, ghi số đến,
ngày đến Phân loại văn
bản Đăng ký, vào sổ văn bản đến Chuyển giao văn bản đến Tổ chức, giải
quyết, theo dõi văn bản đến
Bóc bì văn bản
Phân phối văn bản
Bước 2: Phân loại văn bản
Văn bản tại chi nhánh NHNNo& PTNT Hải Phòng được phân loại theo 2 tiêu chí đặc trưng: Loại văn bản phải vào sổ đăng ký và loại văn bản không phải vào sổ đăng ký.
Loại văn bản phải vào sổ đăng ký là: tất cả các văn bản gửi cho cơ quan, thủ trưởng cơ quan, cho những người có chức vụ lãnh đạo của cơ quan.
Loại văn bản không phải vào sổ đăng ký: sách, báo, tạp chí, thư riêng... Bước 3: Bóc bì văn bản:
Tại Ngân hàng, bóc bì văn bản được tiến hành theo nguyên tắc: Những phong bì có dấu hiệu “ khẩn” thì phải bóc ngay sau khi nhận.
Khi bóc bì văn bản không được làm rách văn bản bên trong, không được làm mất phần số, ký hiệu, dấu bưu điện của các văn bản đã ghi rõ ở ngoài phần phong bì.
Đối với văn bản thường, sau khi phân loại văn bản thì tiến hành bóc bì, lấy văn bản nhẹ nhàng không làm rách. Bên cạnh đó, nhân viên văn thư cần đối chiếu số ký hiệu ghi ở ngoài phong bì với số ký hiệu ghi ở trong văn bản xem có trùng khớp nhau không.
Nếu văn bản gửi không đúng thì phải gửi lại cho cơ quan gửi văn bản đó. Nếu có phiếu gửi sau khi nhận đủ văn bản phải ký xác nhận và đóng dấu lên phiếu gửi rồi trả phiếu cho cơ quan gửi văn bản. Đối với những văn bản có những ngày tháng ghi văn bản nhận quá xa nên giữ phong bì lại.
Tại chi nhánh NHNNo& PTNT Hải Phòng, việc bóc bì đối với văn bản “ mật” quy định phải chuyển bì cho người có trách nhiệm bóc bì và đăng ký vào sổ.
Bước 4: Đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến của văn bản
Mục đích của công việc này là nhằn xác nhận văn bản đã qua văn thư và ghi nhận ngày tháng văn bản đến cơ quan.
Hình 2.13: Mẫu dấu đến của chi nhánh NHNNo& PTNT Hải Phòng Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp
và Phát triển Nông thôn Thành phố Hải Phòng
Đến
Số:... Ngày:...
Dấu đến được đóng ở phía trên, góc trái ( phần lề văn bản), dưới phần số và ký hiệu. Đối với công văn thì dấu đến được đóng bên dưới phần trích yếu văn bản.
Bước 5: Phân phối văn bản
Sau khi bóc bì và đóng dấu đến lên văn bản, văn thư trình lên Trưởng phòng cho ý kiến về việc phân phối văn bản.Trưởng phòng xem và cho ý kiến vào lề, nhân viên văn thư lấy lại văn bản và chuyển giao cho các phòng ban, bộ phận trong Ngân hàng.
Bước 6: Đăng ký, vào sổ văn bản đến
Đây là khâu quan trọng nhất của quá trình giải quyết văn bản đến. Mục đích của bước này là nắm được văn bản đến cơ quan, nắm được nội dung văn bản và biết được đối tượng giải quyết văn bản. Từ đó, dễ dàng kiểm tra văn bản do ai giải quyết và mức độ giải quyết đến đâu.
Hiện nay, hình thức đăng ký văn bản trong văn phòng tại Ngân hàng là đăng ký vào sổ. Mỗi văn bản chỉ được ghi đăng ký một lần tránh trùng lặp, văn bản đến được ghi vào sổ ngay ngày nhận.
Hình 2.14 : Mẫu sổ đăng ký văn bản đến 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Số đến Ngày đến
Tên cơ quan gửi VB đến Số và ký hiệu VB Ngày tháng VB Tên loại và trích yếu VB Nơi nhận Ký nhận Ghi chú 849 9/3/10 Sở tài chính Hải Phòng 632,633 ,634 8/3/ 2010 Quyết định phê duyệt giá
thuế P.KT&NQ ,P.KHTH, VP Lệ 860 20/3/10 Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt Nam
710 20/3/ 2010 QĐ khen thưởng các tập thể và cá nhân P.HC-NS, VP Lệ Nguồn : Phòng hành chính- nhân sự( 2010)
Văn bản „Mật‟ được vào sổ riêng theo mẫu sau :
Hình 2.15: Mẫu sổ đăng ký văn bản đến - Mật
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Số đến Ngày đến Tên cơ quan gửi VB đến Số và ký hiệu VB Ngày tháng VB Mức độ mật Tên loại và trích yếu VB Nơi nhận Ký nhận Ghi chú 20 7/3/10 Ngân hàng NNo& PTNT Việt Nam 100 7/3/ 2010 Mật Chiến lược kinh doanh tháng 5/10 P.KH TH Hùng Nguồn : Phòng Hành chính – Nhân sự( 2010)
Bước 7: Chuyển giao văn bản đến