2.3.1. Tổ chức bộ máy văn phòng ở chi nhánh Ngân hàng
Hình 2.7: Cơ cấu tổ chức phòng hành chính-nhân sự
TRƯỞNG PHÒNG N.V VĂN THƯ LƯU TRỮ NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH N.V TỔ CHỨC NHÂN SỰ N.V THƯỜNG TRỰC BẢO VỆ KTV SỬA CHỮA ĐIỆN NƯỚC NHÂN VIÊN LÁI XE
Với chức năng là bộ phận tham mưu giúp việc cho giám đốc, văn phòng đã luôn thực hiện đầy đủ, chính xác và kịp thời các nhiệm vụ mà cấp trên giao phó, truyền đạt, truyền đạt những chủ trương chính xác của Đảng và Nhà nước theo đúng chính sách nhiệm vụ được giao.
Bộ máy tổ chức hành chính của phòng hành chính nhân sự đã căn cứ vào khối lượng và độ phức tạp của công việc cho nên cán bộ công nhân viên trong văn phòng được định biên là 14 người.
a. Trưởng phòng: 01 người
Tổ chức đôn đốc, kiểm tra giám sát và quản lý các bộ phận cấp dưới, tham gia công tác tại bộ phận tổng hợp, giúp lãnh đạo tổng hợp, xây dựng các đề án, kế hoạch sản xuất, kế hoạch đầu tư chiều sâu, tái sản xuất mở rộng theo hướng phát triển của Ngân hàng theo từng thời kỳ.
Xây dựng kế hoạch mua sắm trang thiết bị, phương tiện làm việc, hợp đồng thuê mướn cải tạo, sửa chữa nhà làm việc của cơ quan, điện, nước, điện thoại, và theo dõi quản lý tài sản của các phòng làm việc của cơ quan.
Hàng năm thực hiện kiểm kê tài sản cố địnhcũng như tài sản trang bị cho cơ quan làm việc.
Tổ chức cơ chế quản lý chuyên môn nghiệp vụ như: y tế, thống kê số liệu, chế độ báo cáo…
Đề xuất các phương án thuộc cơ chế quản lý, lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ do mình phụ trách với lãnh đạo Ngân hàng.
Viết báo cáo tổng kết, chuẩn bị nội dung cho lãnh đạo họp, dự hội nghị, tổ chức các cuộc họp tổng kết, hội nghị, khách hàng, phối hợp các công đoàn tổ chức, đại hội công nhân viên chức hàng năm. Trên cơ sở tổng hợp các ý kiến của các đơn vị chức năng, giúp lãnh đạo xây dựng các đề án tổ chức, lập kế hoạch xây dựng cơ bản trình lãnh đạo duyệt.
b. Cán sự văn thư: 02 người
Hàng ngày, cán sự văn thư lưu trữ tiếp nhận công văn giấy tờ của các cơ quan hữu quan và các cơ quan đơn vị trực thuộc gửi đến;
Vào sổ và quản lý tốt công văn, quyết định gửi đi đảm bảo nhanh chóng, kịp thời, đúng nguyên tắc;
Tiếp nhận công văn hồ sơ lưu trữ toàn Ngân hàng; hướng dẫn các cơ quan đơn vị về nghiệp vụ văn thư lưu trữ, bảo quản tốt công văn giấy tờ.
Quản lý và sử dụng tốt con dấu của Ngân hàng, các loại giấy tờ khống chỉ, giấy giới thiệu, giấy đi đường. Quản lý, lưu trữ hồ sơ tài liệu theo quy định mua sắm và phân phối văn phòng phẩm hàng tháng cho cơ quan;
Thông báo các cuộc họp của Ngân hàng, tiếp khách.
Số lượng công văn, giấy tờ đến cơ quan ngày không ngừng tăng, tương đương với sự tăng lên của công văn thì cũng là sự tăng khối lượng công việc của văn phòng.
Để đảm bảo nâng cao chất lượng của công tác này, Ngân hàng đã có những quy định cụ thể cho việc giải quyết công văn đến và đi. Trong công tác chỉ đạo nghiệp vụ, phòng thường xuyên có công văn hướng dẫn đến các đơn vị trực thuộc thực hiện tốt các nghị định 142CP ngày 28/9/1963 của HĐBT về điều lệ công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ Nghị định 62/CP của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu.
Thực hiện các nghiệp vụ kỹ thuật thường xuyên và đánh máy chữ bằng máy vi tính và máy photocopy tài liệu cho cơ quan. Sử dụng thành thạo tác dụng, tính năng của máy vi tính, máy photocopy để thực hiện công việc được giao.
Nhận các bản thảo công văn đánh máy của các phòng nghiệp vụ gửi đến để đánh máy đảm bảo bí mật, chính xác, kịp thời. Các tài liệu đánh máy, tài liệu photocopy phải được ghi chép số lượng để thanh quyết toán giấy tờ và văn phòng phẩm phục vụ cho công việc in ấn. Ghi sổ theo dõi các bản thảo công văn đánh
Thực hiện nghiêm chỉnh qui chế về bảo quản và sử dụng máy vi tính, máy photocopy được trang bị cho cơ quan.
c. Nhân viên bảo vệ, thường trực cơ quan: 04 người
Thực hiện nghiêm chỉnh chức năng, nhiệm vụ của bảo vệ thường trực cơ quan được chính phủ qui định. Thực hiện tốt công tác quản lý người cư trú lại trong cơ quan làm việc.
Theo dõi khai báo tạm trú, tạm vắng với cơ quan phường nơi đặt trụ sở của cơ quan.
Có trách nhiệm ngăn ngừa nghiêm cấm những cá nhân tổ chức đánh bạc, rượu chè, gây rối trật tự trong khu vực cơ quan.
Đảm bảo công tác phòng cháy chữa cháy trong cơ quan, tham gia tập huấn phòng cháy chữa cháy với công an thành phố.
d. Kỹ thuật viên sửa chữa ô tô, điện, nước: 02 người
Thực hiện các nghiệp vụ kỹ thuật về sửa chữa ô tô, điện nước thường xuyên, sử dụng thành thạo những dụng cụ trang thiết bị để thực hiện công việc được giao. Bên cạnh đó thì cần phải quản lý kỹ thuật nghiệp vụ chuyên môn được giao như: hướng dẫn theo dõi, kiểm tra xe ô tô con, đội xe của văn phòng thường xuyên để đảm bảo cho hoạt động được thường xuyên, thực hiện đúng qui trình kỹ thuật, qui trình công nghệ, qui phạm, tiêu chuẩn, định mức.
Hướng dẫn cho công nhân lái xe những thao tác kỹ thuật, những hư hỏng thường xảy ra trên đường và đột xuất để lái xe xử lý khi gặp phải.
Trực tiếp sửa chữa ô tô, điện, nước và quản lý máy camera, video của cơ quan, phục vụ các cuộc họp ký kết hợp đồng, động thổ và các ngày lễ, kỷ niệm của cơ quan.
e. Nhân viên lái xe: 03 người
Thực hiện các nghiệp vụ kỹ thuật về thao tác vận hành điều khiển lái xe ô tô, sử dụng thành thạo các trang thiết bị, máy móc, dụng cụ trang thiết bị ô tô để thực hiện công tác được giao.
Quản lý sử dụng tốt xe ô tô được giao như: Tăng cường kiểm tra theo dõi, bảo dưỡng sửa chữa vật đảm bảo cho hoạt động của xe ô tô con được thường xuyên liên tục. Giữ gìn bảo quản xe tốt sạch sẽ, tiết kiệm trong việc sử dụng xăng dầu, xăm lốp, phụ tùng.
Mua sắm xăng dầu, quản lý sử dụng xăng dầu và báo cáo hoạt động của xe, quyết toán xăng dầu hàng tháng.
Lái xe an toàn tuyệt đối, phục vụ đúng giờ theo sự điều động phân công của lãnh đạo văn phòng.
f. Nhân viên hành chính: 01 người
Phụ trách công tác hành chính, quản lý và đề xuất công tác quản lý của cơ quan. Bên cạnh đó, nhân viên hành chính còn phải chịu trách nhiệm về các vật dụng văn phòng phẩm.
Ngoài việc duy trì theo dõi CBCNV thực hiện nội quy của Ngân hàng, theo dõi thi đua khen thưởng. Nhân viên hành chính còn phải theo dõi tiến độ làm việc của CBCNV để chấm công đảm bảo quyền lợi cho người lao động.
g. Nhân viên tổ chức nhân sự: 01 người
Nhân viên nhân sự Ngân hàng có nhiệm vụ tham mưu để xây dựng các hoạt động của Ngân hàng. Đồng thời, cũng phải tổ chức sắp xếp nhân sự cho Ngân hàng sao cho phân công lao động được hợp lý, đúng chuyên môn, ngành nghề.
Hình 2.8: Bảng thống kê trình độ cán bộ, nhân viên của phòng hành chính- nhân sự Stt Chức danh, chức vụ Số lƣợng Trình độ Đại học Cao đẳng Trung cấp
Sơ cấp & chƣa qua đào tạo
1 Trưởng phòng 1 1
2 Nhân viên văn thư 2 2
3 Nhân viên hành chính 1 1
4 Tổ chức nhân sự 1 1
5 NV. sửa chữa điện nước 2 1 1
6 Lái xe 3 3
7 Bảo vệ 4 4
Tổng 14 5 1 1 7
( Nguồn: Phòng HCNS)
2.3. 2. Điều kiện làm việc, trang thiết bị của văn phòng
Điều kiện làm việc:
Phòng Hành chính- Nhân sự được sắp xếp theo kiểu phòng làm việc chung, có vách ngăn cách, diện tích phòng làm việc được phân theo đặc điểm và tính chất công việc của cán bộ nhân viên. Tuy phải tận dụng tối đa những cơ sở vật chất sẵn có nhưng phòng có một cách bố trí hợp lý, phù hợp với điều kiện vật chất của Ngân hàng.
Văn phòng Ngân hàng được bố trí khoa học theo sơ đồ mở để tạo cho CBCNV làm việc có hiệu quả. Cách bố trí này có những thuận lợi:
+ Tận dụng được tốt hơn mặt bằng sẵn có của Ngân hàng và trong đó sơ đồ bố trí có thể thay đổi dễ dàng.
+ Di chuyển của nhân viên văn phòng và giao tiếp giữa họ trở nên thuận tiện hơn.
+ Có một môi trường văn phòng tốt đặc biệt là về chiếu sáng và thông gió. Các bàn làm việc của nhân viên được xếp gần nhau nên việc di chuyển, trao đổi giữa nhân viên trong phòng được nhanh hơn. Các tủ tài liệu, hồ sơ được bố trí ngay sau bàn làm việc của các nhân viên rất thuận lợi cho việc tìm kiếm, cất trữ tài liệu.
Tuy nhiên, cách bố trí sắp xếp của văn phòng Ngân hàng cũng còn tồn tại một số nhược điểm:
+ Bố trí các bàn làm việc kê sát nhau nhưng không có vách ngăn cho nên thiếu tập trung trong công việc, tính chuyên môn hoá thấp, an ninh kém.
Trang thiết bị làm việc trong văn phòng:
Máy móc, thiết bị hiện đại giúp cho năng suất lao động tăng lên, công việc được tiến hành liên tục. Trang thiết bị làm việc là nhân tố chính hỗ trợ cho công việc được hoàn thành nhanh chóng và có hiệu quả cao. Nhận thức được điều đó trong những năm qua Ngân hàng đã đầu tư trang thiết bị, máy móc hiện đại cho văn phòng tương đối đầy đủ.
Các thiết bị văn phòng đã trang bị như: bàn làm việc, bàn tiếp khách, tủ đựng hồ sơ tài liệu, các loại máy móc như máy vi tính, máy in, máy photo coppy...
Các phương tiện văn phòng phẩm: ghim, con dấu, hộp dấu. Các phương tiện thông tin liên lạc: Điện thoại, máy fax...
Ngoài ra, báo chí là một phương tiện giải trí hữu ích và là nguồn cung cấp thông tin rất hữu hiệu cho người lao động và nhà quản lý. Hiện nay, Ngân hàng cũng đã đặt mua các loại báo chí để có thể đáp ứng các nhu cầu về thông tin cho các phòng ban, đơn vị và cán bộ công nhân viên trong Ngân hàng.
Các thiết bị dụng cụ được trang bị cho phòng HC-NS cụ thể như sau: Hình 2.9: Bảng thống kê các thiết bị, dụng cụ trong phòng HC-NS
STT Tên các loại dụng cụ, thiết bị Số lƣợng Đơn vị
1 Máy vi tính 3 Bộ
2 Máy in 3 Bộ
3 Máy fax 2 Chiếc
4 Máy photo 2 Chiếc
5 Điều hoà nhiệt độ 2 Chiếc
6 Máy điện thoại bàn 4 Cái
7 Ô tô 4 Chiếc
8 Quạt các loại 4 Chiếc
9 Tủ đựng tài liệu hồ sơ 6 Chiếc
10 Bàn ghế làm việc 6 Bộ
11 Bàn ghế tiếp khách 1 Bộ
Nguồn: Phòng HC-NS
2.4. Các nghiệp vụ văn phòng chủ yếu ở văn phòng chi nhánh NHNo&PTNT Hải Phòng Hải Phòng
2.4.1. Nghiệp vụ thu thập, xử lý thông tin
Chi nhánh NHNo&PTNT Hải Phòng có nhiều phòng ban đơn vị và các chi nhánh, do vậy công tác thông tin là rất cần thiết. Thông tin được truyền tải, cập nhật thường xuyên từ các phòng ban đơn vị đến lãnh đạo Ngân hàng qua các phương tiện truyền thông như: điện thoại, fax, mạng thông tin nội bộ của Ngân hàng...
Đối với hoạt động của văn phòng thì thông tin có thể được coi là nguồn duy trì sự hoạt động của văn phòng, thiếu nhân tố này thì hoạt động của văn phòng sẽ bị đình trệ. Văn phòng sẽ là trung gian thu thập, tổng hợp thông tin từ các nguồn để trình lãnh đạo, xây dựng các kế hoạch, chương trình công tác của lãnh đạo cơ quan, tổ chức.
Tóm lại, thông tin có vai trò quan trọng trong mọi hoạt động quản lý hành chính nhà nước. Thông tin đúng đắn, chính xác, kịp thời giúp nhà quản lý ra những quyết định đúng đắn, điều chỉnh các sai lệch kịp thời, làm cho chất lượng quản lý ngày càng nâng cao. Ngược lại, thông tin thiếu chính xác, không kịp thời có thể dẫn đến những quyết định sai lầm và gây ảnh hưởng đến hoạt động của toàn cơ quan. Vì vậy, thu thập, cung cấp thông tin kịp thời, có chất lượng cao cho hoạt động quản lý và cho đời sống xã hội là rất quan trọng.
b. Quy trình thu thập, sử dụng, tổ chức sử dụng thông tin trong Ngân hàng: Hoạt động thông tin trong văn phòng Ngân hàng được thực hiện theo quy trình sau:
Hình 2.10: Sơ đồ quy trình cung cấp thông tin
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của Ngân hàng mà lãnh đạo Ngân hàng yêu cầu bộ phận văn phòng phải cung cấp những thông tin gì để phục vụ công tác điều hành và quản lý, giao cho ai, bộ phận nào có trách nhiệm thu thập, xử lý và phân phối thông tin, ở đó người ta được trang bị bằng các phương tiện, hệ thống thông tin như thế nào để đáp ứng được yêu cầu một các kịp thời trong những thời điểm cần thiết và cứ thế quay vòng.
Xác định nhu cầu thông tin Xác định nguồn thông tin Chức năng, nhiệm vụ của Ngân hàng Xử lý và tổ chức sử dụng thông tin
Xác định nhu cầu thông tin trong Ngân hàng:
Để tiến hành thu thập thông tin, trước hết cần xác định nhu cầu thông tin. Có rất nhiều loại thông tin đến Ngân hàng, có những thông tin tích cực và có cả những thông tin gây ảnh hưởng đến hoạt động của Ngân hàng. Vì vậy, nhân viên văn phòng sẽ căn cứ vào mục tiêu, kế hoạch kinh doanh của Ngân hàng mà xác định nhu cầu thông tin cho phù hợp. Số lượng các loại thông tin rất phong phú và đa dạng, nhưng không phải tất cả các thông tin đều có giá trị như nhau. Vì thế, cần xác định rõ số lượng, loại thông tin nào cần thu thập. Đây là vấn đề cốt lõi trong quản lý thông tin, nó là cơ sở cho việc hình thành thông tin nội bộ, nó giúp giảm nhẹ tình trạng thiếu thông tin hoặc thông tin không thích hợp cho việc ra quyết định trong tổ chức.
Xây dựng và tổ chức nguồn thông tin:
Xuất phát từ nhu cầu thông tin mà bộ phận văn phòng sẽ xây dựng và tổ chức nguồn thông tin. Đối với Ngân hàng, văn phòng chia ra thành 2 loại nguồn thông tin, đó là: thông tin nội bộ và thông tin bên ngoài.
Thông tin nội bộ được thu thập từ các cán bộ nhân viên ở từng bộ phận, phòng ban, các cấp quản lý trong Ngân hàng, qua các bản báo cáo, các biên lai, chứng từ, kết quả khảo sát trước đây... nguồn thông tin này giúp cho văn phòng nắm rõ được tình hình thực tế của Ngân hàng về mọi mặt, từ đó tư vấn cho lãnh đạo ra những quyết định đúng hướng và hoàn thành tốt công tác hậu cần trong Ngân hàng.
Thông tin bên ngoài được thu thập từ các nguồn như khách hàng, người cung cấp, đối thủ cạnh tranh, qua sách báo, tạp chí, văn bản hoặc các công trình nghiên cứu của các nhà khoa học..., đặc biệt là qua mạng Internet.
Những thông tin này cho phép văn phòng cập nhật được tình hình bên ngoài có tác động như thế nào đến hoạt động của Ngân hàng. Nhân viên văn thư sẽ chịu trách nhiệm thu thập hai loại thông tin này để tổng hợp, xây dựng và tổ chức thông tin một cách hiệu quả nhất.
Thu thập thông tin:
Văn phòng được coi là cửa sổ của các luồng thông tin, là bộ lọc thông tin. Hầu hết các thông tin bên ngoài và thông tin nội bộ đều phải quan văn phòng để thu thập, xử lý, phối hợp. Các thông tin được văn phòng tiếp nhận qua các kênh