Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng

Khái niệm quản trị văn phòng

Các yếu tố môi trường làm việc gồm: y tế và phúc lợi, sự sạch sẽ trong văn phòng, an toàn, yếu tố văn hóa tổ chức….

Mục tiêu của quản trị văn phòng

Việc sắp xếp, bố trí hợp lý cùng với cách lãnh đạo hài hoà sẽ tạo tâm lý làm việc thoải mái, chủ động nâng cao ý thức tự giác, kích thích tính sáng tạo trong công việc, tinh thần làm việc hăng say và phát huy tinh thần làm việc tập thể của mọi người. Xây dựng môi trường văn hóa công sở có tính tích cực, cho phép tạo được dấu ấn, diện mạo tốt đẹp với mọi người bên ngoài và có ảnh hưởng tích cực đến tâm lý thói quen, hành vi của mỗi cá nhân trong nội bộ cơ quan, doanh nghiệp.

Giới thiệu khái quát về chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Thành phố Hải Phòng

Đứng trước những khó khăn đó, chi nhánh đã triển khai thực hiện một số biện pháp quyết liệt đó là: mở rộng mạng lưới, tinh giảm biên chế, nâng cao trình độ nghiệp vụ, thể chế hoá hoạt động cho vay Hộ nông dân, tăng cường liên kết với các tổ chức đoàn thể đặc biệt là Hội nông dân, Hội phụ nữ trong việc chuyển tải vốn đến hội nông dân, mở rộng cho vay đa năng và kinh doanh đối ngoại, phát triển quan hệ quốc tế. Trực tiếp thực hiện nhiệm vụ giao dịch với khách hàng( từ khâu tiếp xúc, tiếp nhận yêu cầu sử dụng dịch vụ ngân hàng của khách hàng, hướng dẫn thủ tục giao dịch, mở tài khoản, gửi tiền rút tiền, thanh toán chuyển tiền…) tiếp thị giới thiệu sản phẩm dịch vụ ngân hàng, tiếp nhận các ý kiến phản hồi từ khách hàng về dịch vụ, tiếp thu, đề xuất hướng dẫn cải tiến để không ngừng đáp ứng sự hài lòng của khách hàng.

Kết quả hoạt động kinh doanh của chi nhánh NHNo&PTNT Hải Phòng từ năm 2007-2009

Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của Ngân hàng mà lãnh đạo Ngân hàng yêu cầu bộ phận văn phòng phải cung cấp những thông tin gì để phục vụ công tác điều hành và quản lý, giao cho ai, bộ phận nào có trách nhiệm thu thập, xử lý và phân phối thông tin, ở đó người ta được trang bị bằng các phương tiện, hệ thống thông tin như thế nào để đáp ứng được yêu cầu một các kịp thời trong những thời điểm cần thiết và cứ thế quay vòng. Căn cứ vào quy định của Ngân hàng, văn phòng có trách nhiệm phân tích, xử lý thông tin liên quan đến tình hình, kế hoạch kinh doanh của Ngân hàng, chính sách phát triển của Nhà nước.., các thông tin liên quan đến thủ tục hành chính, các quy định, thông tư hướng dẫn của Đảng và Nhà nước cũng như của Ngân hàng nhà nước và Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam. Kết quả đạt đƣợc của công tác văn thƣ : Thời gian qua, công tác văn thư tại Chi nhánh NHNo&PTNT Hải Phòng đã được thực hiện tốt, việc trang bị các thiết bị như máy vi tính, máy in vào công tác soạn thảo in ấn, ban hành văn bản làm cho văn bản của Ngân hàng được nâng cao về hình thức trình bày, nghiêm túc và có tính thẩm mỹ.

Xác định giá trị tài liệu lưu trữ: là việc nghiên cứu để quy định thời hạn cần bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động kinh doanh của Chi nhánh và lựa chọn để đưa vào bảo quản lưu trữ những tài liệu có giá trị kinh tế, văn hóa, khoa học……Đồng thời loại ra, hủy bỏ những tài liệu thực sự hết ý nghĩa, nhằm nâng cao chất lượng của công tác lưu trữ. Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đã đạt được việc xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của văn phòng còn nhiều hạn chế do bị động không lường trước được các việc đột xuất, đôi khi chương trình làm việc còn thiếu tính kế hoạch và biện pháp tổ chức thực hiện, do vậy mà khi thực hiện công việc theo kế hoạch đã lập sẵn nhiều khi không có tính khả thi, lãnh đạo không giải quyết hết việc rơi vào thế bị động.

Đánh giá tổng thể

Chuẩn bị các báo cáo, tài liệu, chuẩn bị kinh phí, điều kiện vật chất: bố trí, trang trí phòng họp, chuẩn bị các dụng cụ nghe, nhìn (máy chiếu, micro), chuẩn bị hoa, nước uống, kê bàn ghế…. Với việc làm như vậy mà các cuộc họp ở Chi nhánh NHNNo& PTNT Hải Phòng luôn diễn ra hiệu quả, đảm bảo các nội dung của cuộc họp mà tiết kiệm cả về mặt thời gian và kinh phí. Chương này đã giới thiệu khái quát về lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Thành phố Hải Phòng.

Các giải pháp cụ thể 1. Giải pháp về nhân sự

• Giải pháp về kỹ thuật đối với một số nghiệp vụ văn phòng cơ bản 1. Nghiệp vụ văn thư- lưu trữ

Hiện nay, các thiết bị làm việc trong văn phòng đã được trang bị đầy đủ, các bộ phận đều được trang bị máy vi tính, máy in, điện thoại, tủ đựng hồ sơ tài liệu và các thiết bị chuyên dùng khác song một số thiết bị đã cũ kỹ chưa được thay thế dẫn đến hỏng hóc thường xuyên gây ảnh hưởng đến quá trình thực hiện công việc của văn phòng, ảnh hưởng đến hoạt động chung của toàn Ngân hàng. Nghiệp vụ lập chương trình kế hoạch, chuyến đi công tác cho lãnh đạo Văn phòng cần nắm bắt được chính xác khối lượng công việc cụ thể mà Ngân hàng phải thực hiện trong từng thời kỳ, những công việc có thể phát sinh, trọng tâm công việc, mục tiên phấn đấu của Ngân hàng ..Các chương trình công tác cần phải được cụ thể, chi tiết đến từng phòng ban, cá nhân và phải được thực hiện đồng bộ. Đối với các chuyến đi công tác của lãnh đạo văn phòng cần phải quan tâm hơn đến việc lập chương trình làm việc cho đoàn công tác tại nơi đến, trong chương trỡnh cần liệt kờ cụ thể, chi tiết những việc cần làm, ghi rừ thời gian, địa điểm, người thực hiện, những tài liệu, số liệu cần thu thập, xác định những nhiệm vụ chính.

Điều kiện để thực hiện giải pháp

Cần áp dụng đồng bộ các giải pháp ở tất cả các bộ phận, các đơn vị các khâu nghiệp vụ để phối hợp cùng thực hiện một cách thống nhất. Áp dụng linh hoạt, có điều chỉnh các giải pháp, không chồng chéo, không cứng nhắc cũng như không lỏng lẻo, áp dụng đúng chỗ, đúng việc, phân tích được tình hình thực tế hoạt động của văn phòng và của từng đơn vị, đảm bảo quán triệt đúng đường lối của Đảng và Nhà nước, phù hợp với mục tiêu của tổ chức và theo kịp xu hướng chung của thời đại.