Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà.pdf

Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà.

PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý do chọn đề tài

Trong giai đoạn hiện nay, Việt Nam đang phát triển theo hướng đa dạng hóa, hiện đại hóa, từng bước hội nhập với khu vực và thế giới Đứng trước những cơ hội và thách thức mới, năng lực quản lý hành chính của nhà nước đóng một vai trò quan trọng Vấn đề đổi mới để nâng cao năng lực quản lý hành chính nhà nước là một yêu cầu mang tính khách quan, thường xuyên và cần được thực hiện cả về chiều rộng và chiều sâu

Cùng với sự nghiệp đổi mới tổ chức và hoạt động của nhà nước thì vấn đề nâng cao năng lực quản lý nhà nước ở UBND cấp huyện – cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương là một tất yếu khách quan

Văn phòng là bộ phận rất quan trọng và không thể thiếu trong mỗi tổ chức, cơ quan Văn phòng là trung tâm quản lý, điều hành của cơ quan, là cánh tay phải đắc lực của lãnh đạo Trong tổ chức bộ máy nhà Nước, văn phòng - dù ở cấp nào và lĩnh vực nào cũng đóng một vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu lực quản lý của nhà Nước, góp phần thúc đẩy sự đổi mới, hoàn thiện của đất nước phù hợp với xu hướng chung của thời đại

Huyện Đầm Hà là một huyện miền núi, nằm ở phía đông bắc của tỉnh Quảng Ninh, được tái lập theo Nghị định số 59/2001/NĐ – CP về việc chia huyện Quảng Hà – tỉnh Quảng Ninh thành hai huyện Đầm Hà và Hải Hà

Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà có chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc cho Thường trực HĐND và UBND huyện Hoạt động văn phòng của Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà với các nghiệp vụ: thông tin, văn thư, lưu trữ, xây dựng chương trình kế hoạch và tổ chức giao tiếp đã thực sự là cánh tay phải đắc lực góp phần nâng cao hiệu quả chỉ đạo, điều hành và năng lực quản lý của cơ quan nhà nước cấp huyện, là cầu nối thông tin, cánh cửa giao tiếp giữa nhân dân và Nhà nước

Qua thời gian thực tập tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà, nhận thức được vai trò quan trọng của Văn phòng và nhận thấy trên thực tế đã có nhiều nghiên cứu lý luận về văn phòng, song chưa có nghiên cứu nào về Văn

phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà, do đó em mạnh dạn chọn đề tài : “ Một

số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân huyện Đầm Hà”, với mong muốn đóng góp

những giải pháp có tính khả thi nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng, thực hiện tốt chức năng của mình góp phần nâng cao hiệu lực quản lý nhà nước trên địa bàn huyện

2 Mục đích nghiên cứu

Các mục đích cơ bản của khóa luận này là:

1- Khảo cứu lý luận về văn phòng và hoạt động văn phòng

2- Đánh giá thực tiễn hoạt động văn phòng ở Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà để thấy được những thành tựu và hạn chế

3- Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà

3 Phạm vi và đối tượng nghiên cứu

Do thời gian có hạn nên khoá luận chỉ tập trung nghiên cứu hoạt động văn phòng ở Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà trong khoảng thời gian từ năm 2008 đến năm 2010

Đối tượng nghiên cứu của khóa luận là : Hoạt động văn phòng, mặc dù một số vấn đề như Văn phòng và Quản trị văn phòng cũng được đưa vào để phục vụ đối chiếu

4 Giả thuyết nghiên cứu

Một là, Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà đóng một vai trò quan trọng đối với việc đạt được hiệu quả quản lý, điều hành của UBND huyện Đầm Hà

Hai là, hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà cần được tiếp tục đổi mới để góp phần thiết thực và hiệu quả hơn vào hoạt động quản lý hành chính nhà nước của UBND huyện

Ba là, để hoạt động có hiệu quả thì có rất nhiều biện pháp, song các biện pháp này phải phù hợp với thực tiễn của văn phòng và đồng bộ với nhau

5 Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu này vận dụng phương pháp duy vật biện chứng và một số phương pháp cụ thể như: khảo sát, phân tích, đối chiếu, so sánh, thống kê, tổng

hợp…

6 Bố cục của khoá luận

*Kết cấu của khoá luận gồm 3 phần: Phần mở đầu

Phần nội dung: Gồm 3 chương

Chương 1: Cơ sở lý luận về văn phòng và hoạt động văn phòng

Chương 2: Thực tiễn hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà

Chương 3: Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà

Kết luận

Chương 1:

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÒNG VÀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG

Đặt vấn đề

Chương này nhằm hai mục tiêu chính sau đây: Một là, khảo cứu lý luận chung về văn phòng với chức năng, nhiệm vụ, vai trò của văn phòng trong cơ quan, tổ chức Hai là, khảo cứu lý luận chung về hoạt động văn phòng với các nghiệp vụ chủ yếu của văn phòng và các yếu tố ảnh hưởng tới hoạt động văn phòng Do vậy, chương này sẽ cung cấp lý luận cho đánh giá thực tiễn ở chương 2

1.1 Lý luận chung về văn phòng 1.1.1 Khái niệm văn phòng

Trong thực tiễn cuộc sống, bất cứ cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nào cũng có hoạt động văn phòng và lập ra đơn vị làm công tác văn phòng Cùng với sự phát triển của nền kinh tế - xã hội và sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật mà văn phòng có nhiều cách hiểu và có nhiều tên gọi khác nhau Có bốn cách hiểu sau đây về văn phòng:

Một là, văn phòng được hiểu là nơi thực hiện các công việc hành chính hàng ngày của cơ quan, đơn vị liên quan đến công văn, giấy tờ, con dấu hoặc là nơi thực hiện các công việc phục vụ, hậu cần, bảo vệ

Hai là, văn phòng được hiểu là trụ sở làm việc, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị do văn phòng thường gắn với một địa điểm cụ thể

Ba là, văn phòng được hiểu như một bộ máy tham mưu, tổng hợp quan trọng của cơ quan, đơn vị, là cánh tay đắc lực phục vụ điều hành của lãnh đạo

Bốn là, văn phòng là một phòng làm việc cụ thể của lãnh đạo như “Văn phòng giám đốc”, “văn phòng nghị sĩ” Hoặc được dùng để gọi các tổ chức độc lập được pháp luật thừa nhận như : “Văn phòng luật sư” , “Văn phòng tư vấn”, “Văn phòng kiến trúc sư”

Cả bốn cách hiểu trên đều đúng nhưng chỉ phản ánh được một khía cạnh

nào đó của văn phòng Để đưa ra được một định nghĩa chính xác về văn phòng cần xem xét đầy đủ, toàn diện các hoạt động diễn ra ở bộ phận này trong các cơ quan, tổ chức, đơn vị

Nếu xem xét công tác văn phòng theo quan điểm hệ thống bao gồm các tác nghiệp đầu vào và đầu ra có những tính chất đặc thù nhất định Ở đầu vào là các hoạt động trợ giúp lãnh đạo tổ chức, quản lý, sử dụng thông tin theo các phương án khác nhau nhằm thu được kết quả tối ưu trong từng hoạt động của đơn vị Đây là nội dung hoạt động đặc thù của công tác văn phòng Ở đầu ra là hoạt động phân phối, chuyển tải, thu thập, xử lý các thông tin phản hồi trong nội bộ và bên ngoài cơ quan, đơn vị theo yêu cầu của lãnh đạo Toàn bộ hoạt động này sẽ góp phần hoàn thiện từng bước công tác tổ chức điều hành thông tin trong đơn vị nhằm nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng thông tin trong quá trình tổ chức điều hành của cơ quan đạt mục tiêu mong muốn

Hiểu theo nghĩa chung nhất: “Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp

của cơ quan, doanh nghiệp; là nơi thu thập và xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức”.[2;10]

1.1.2 Chức năng của văn phòng

Từ lý luận và thực tiễn cho thấy văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện việc quản lý thông tin, phục vụ công tác điều hành của lãnh đạo Do đó, văn phòng có 2 nhóm chức năng cơ bản đó là:

- Nhóm chức năng tham mưu, tổng hợp - Nhóm chức năng hậu cần

a Chức năng tham mưu, tổng hợp

Cùng với quá trình cải cách hành chính, đổi mới hoạt động của các cơ quan, tổ chức, chức năng tham mưu, tổng hợp của văn phòng được coi là chức năng cơ bản nhất của văn phòng, đây là hoạt động cần thiết cho công tác quản lý

Nội dung của công tác tham mưu chỉ rõ hoạt động tham vấn của công tác văn phòng; còn nội dung tổng hợp nghiêng nhiều về khía cạnh thống kê, xử lý

thông tin dữ liệu phục vụ thiết thực cho hoạt động quản lý Muốn có được những quyết định đúng đắn, khoa học, người thủ trưởng không thể chỉ dựa vào ý chỉ chủ quan của mình mà còn phải xét đến những yếu tố khách quan như ý kiến tham gia của các cấp quản lý, của những người trợ giúp Việc thu thập, phân tích và tổng hợp những ý kiến đó thông thường và phần lớn được thực hiện bởi bộ phận văn phòng Hoạt động này rất cần thiết và luôn tỏ ra hữu hiệu vì nó vừa mang tính tham vấn, vừa mang tính chuyên sâu

Mặt khác, kết quả tham vấn ở trên phải xuất phát từ những thông tin cả ở đầu vào, đầu ra và những thông tin ngược trên mọi lĩnh vực của nhiều đối tượng mà văn phòng thu thập được Như vậy, tham mưu cần có tổng hợp và tổng hợp là để tham mưu Hai nội dung này cùng nhằm một mục đích chung nhất là trợ giúp cho thủ trưởng, lãnh đạo cơ quan có cơ sở khoa học để lựa chọn quyết định tối ưu nhất phục vụ cho mục tiêu hoạt động của cơ quan

b Chức năng hậu cần

Hoạt động của cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, công cụ, tài chính Các phương tiện ấy phải được quản lý, sắp xếp, phân phối và không ngừng bổ sung để cung cấp kịp thời, đầy đủ cho mọi nhu cầu hoạt động của cơ quan Nội dung công việc này thuộc về chức năng hậu cần của cơ quan và được thực hiện với mục tiêu đảm bảo đầy đủ nhưng tiết kiệm và sử dụng có hiệu quả nhất

Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua 2 chức năng quan trọng trên Hai chức năng này vừa tồn tại độc lập vừa hỗ trợ, bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan phải tồn tại văn phòng trong mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp

1.1.3 Nhiệm vụ của văn phòng

Từ các chức năng trên văn phòng có những nhiệm vụ chủ yếu sau đây: 1 - Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan, doanh nghiệp 2 - Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin

3 - Soạn thảo, phát hành và quản lý văn bản 4 - Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại

5 - Bảo đảm nhu cầu hậu cần, kinh phí chi tiêu, quản lý vật tư, tài sản của cơ quan, doanh nghiệp

6 - Đảm bảo an toàn cho cơ quan, doanh nghiệp và công tác y tế, bảo vệ sức khoẻ cán bộ, nhân viên trong cơ quan, doanh nghiệp

1.1.4 Vai trò của văn phòng trong cơ quan, tổ chức

Vai trò của văn phòng được thể hiện qua việc thực hiện đầy đủ các chức năng, nhiệm vụ cụ thể của nó

Trước hết, hoạt động văn phòng là một khâu quan trọng trong dây chuyền hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp, là trung tâm thực hiện quá trình quản lý diều hành của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp Nếu văn phòng không làm việc thì cả hệ thống đó cũng ngừng hoạt động Văn phòng làm trung gian giữa lãnh đạo với các bộ phận, phòng ban trong cơ quan, doanh nghiệp và là nơi chuyển giao tất cả các công việc của một cá nhân trong cơ quan, doanh nghiệp mang đến cho lãnh đạo

Văn phòng được ví là cửa ngõ của mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, bởi vì trong mỗi tổ chức này luôn có các mối quan hệ đối nội, đối ngoại thông qua hệ thống văn bản đi, đến và văn bản nội bộ Mặt khác, văn phòng cũng được ví như là nơi cung cấp các dịch vụ tổng hợp cho các hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp nói chung, các nhà lãnh đạo nói riêng Mọi vấn đề về hậu cần chỉ có văn phòng thực hiện từ sửa chữa bàn ghế, thay bóng điện, … đến mua sắm các máy móc, trang thiết bị … cũng đều do văn phòng làm cả

Với nhiệm vụ là đầu mối thu nhận và xử lý thông tin phục vụ lãnh đạo, văn phòng cung cấp những căn cứ khoa học cho việc ban hành quyết định quản lý, bảo đảm cho hoạt động thống nhất, liên tục, kịp thời của cơ quan, doanh nghiệp theo đúng các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao Bên cạnh đó, văn phòng còn là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ nhất là mối quan hệ đối ngoại của cơ quan, doanh nghiệp Ví dụ về hoạt động này đó là văn phòng lo vé máy bay cho cán bộ cơ quan đi công tác; chuẩn bị xe đưa đón khách; chuẩn bị chỗ nghỉ cho khách…

1.2 Lý luận chung về hoạt động văn phòng 1.2.1 Nội dung hoạt động văn phòng

Trong hoạt động văn phòng thực hiện một số nghiệp vụ cơ bản sau:

1 - Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan, doanh nghiệp

Khái niệm:

Chương trình, kế hoạch làm việc là hình ảnh tương lai của một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp sau một khoảng thời gian hoạt động nhất định

Chương trình, kế hoạch là phương tiện hoạt động quan trọng của người lãnh đạo hoặc của mỗi cá nhân, cơ quan, doanh nghiệp để đảm bảo cho những hoạt động được thực hiện theo đúng mục tiêu và yêu cầu đặt ra

Kế hoạch là sự sắp xếp, bố trí các công việc, các hoạt động, các giải pháp để sử dụng và phối hợp các nguồn lực theo trình tự thời gian nhằm thực hiện các chức năng, nhiệm vụ và đạt tới các mục tiêu của mỗi tổ chức hoặc mỗi cá nhân

Mỗi cơ quan, doanh nghiệp đều có nhiều kế hoạch do các bộ phận, phòng ban khách nhau xây dựng nhằm thực hiện mục tiêu, định hướng phát triển cơ quan, doanh nghiệp Văn phòng chính là một bộ phận tổng hợp thành kế hoạch tổng thể cho cơ quan, doanh nghiệp và đôn đốc các bộ phận, phòng ban thực hiện theo chương trình, kế hoạch đó, ví dụ như: kế hoạch sản xuất, kế hoạch đào tạo, kế hoạch đầu tư, kế hoạch tài chính… Qua kế hoạch tổng thể mà văn phòng tổng hợp đôn đốc thực hiện thì các bộ phận, phòng ban chức năng của cơ quan, doanh nghiệp sẽ được kết nối mật thiết và hoạt động đồng bộ hơn, phối hợp tốt trong công việc

Mặt khác, văn phòng phải trực tiếp xây dựng chương trình, kế hoạch công tác hàng tháng, hàng quý, hàng tuần cho chính văn phòng và cho lãnh đạo, giúp lãnh đạo triển khai thực hiện kế hoạch đó Việc lập kế hoạch này hết sức quan trọng vì sẽ tránh được tình trạng bị lôi kéo của công việc hàng ngày mà làm ảnh hưởng đến những chương trình cần thiết hơn Trong quá trình lập kế hoạch quý, 6 tháng, tháng thì văn phòng phải thường xuyên tổng kết đưa ra những việc đã làm, chưa làm để có biện pháp bổ sung kịp thời Do đó kế hoạch luôn phải được lập đầu tiên

2 - Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin

Khái niệm:

Thông tin hiểu theo một cách khái quát nhất là quá trình trao đổi giữa người gửi và người nhận, là sự truyền tín hiệu, truyền tin tức về những sự kiện, hoạt động đã, đang và sẽ xảy ra cho nhiều người cùng biết

Trong hoạt động quản lý, thông tin là sự phản ánh nội dung và hình thức vận động liên lạc giữa các đối tượng, yếu tố của một hệ thống và giữa hệ thống đó với môi trường xung quanh

Trong cơ quan hành chính Nhà Nước thì thông tin là phương tiện để ra các quyết định,xác định phương hướng chỉ đạo sát thực với thực tế,nâng cao hiệu quả hoạt động

Thông tin có nhiều loại như: thông tin kinh tế, chính trị, văn hoá, xã hội, thông tin nội bộ, thông tin bên ngoài, thông tin phản hồi…nhưng mỗi cơ quan, doanh nghiệp cũng cần phải có những yêu cầu cơ bản về thông tin Bởi vì thông tin là nguồn, là căn cứ để lãnh đạo đưa ra những quyết định kịp thời, chính xác Mà thông tin lại có nhiều loại, trong khi lãnh đạo không thể tự thu thập, xử lý tất cả mọi thông tin nên cần có bộ phận trợ giúp, đó chính là văn phòng Văn phòng là cửa sổ, là bộ lọc thông tin vì tất cả các thông tin đến, đi đều được thu thập, xử lý, chuyển phát tại văn phòng

Văn phòng sẽ phân loại thông tin theo các kênh thích hợp để chuyển tải và lưu trữ Hoạt động này có ý nghĩa quan trọng đối với doanh nghiệp, bởi vì có liên quan đến sự thành bại, liên quan đến hoạt động không những của văn phòng mà còn cả cơ quan, doanh nghiệp nên văn phòng cần phải tuân thủ nghiêm ngặt những quy định về văn thư, lưu trữ trong quản lý thông tin

Công tác thông tin của văn phòng phải được cập nhật và tổng hợp được tình hình hoạt động hàng ngày, hàng tuần trên tất cả các lĩnh vực của cơ quan, doanh nghiệp, của ngành, lĩnh vực hoạt động kinh doanh để kịp thời báo cáo cho lãnh đạo, giúp lãnh đạo quyết định các chủ trương, biện pháp lớn nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, doanh nghiệp mình và tổng hợp báo cáo định kỳ lên cơ quan cấp trên hoặc công khai trong cơ quan, doanh nghiệp mình

Khi thông tin được thu thập kịp thời, đầy đủ, chính xác, được xử lý khoa học, đáp ứng yêu cầu quản lý sẽ giúp cho lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp giải quyết công việc hàng ngày, điều hoà, phối hợp với các cơ quan hữu quan giải quyết kịp thời có hiệu quả những công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, doanh nghiệp mình

3 - Soạn thảo, phát hành và quản lý văn bản

Khái niệm

Theo nghĩa hẹp, văn bản là các tài liệu, giấy tờ… được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp Bao gồm các chỉ thị, thông tư, nghị quyết, nghị định, quyết định, đề án, kế hoạch, báo cáo, đơn từ… Ngày nay khái niệm này được dùng một cách rộng rãi trong hoạt động quản lý, điều hành ở các cơ quan, doanh nghiệp

Theo nghĩa rộng văn bản là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu hay ghi bằng ngôn ngữ Ví dụ như bia đá, câu đối ở đình chùa, tác phẩm văn học nghệ thuật, khẩu hiệu, băng ghi âm…

Các hình thức văn bản hình thành trong hoạt động của UBND huyện và cơ quan thuộc UBND huyện bao gồm: Văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính

Văn bản quy phạm pháp luật theo quy định của luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật số 17/2008/QH12 của Quốc hội khóa XII ban hành ngày 03 tháng 06 năm 2008: “ Văn bản quy phạm pháp luật là những văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có quy tắc xử sự chung, được Nhà nước đảm bảo thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa”

Văn bản hành chính bao gồm:

1 Các văn bản thể hiện quyết định quản lý mang tính áp dụng pháp luật do các cơ quan, tổ chức ban hành để thực hiện các hoạt động quản lý, điều hành trong nội bộ cơ quan và giải quyết những công việc cụ thể đối với các đối tượng nhất định như: Quyết định (cá biệt), Chỉ thị (cá biệt)

2 Các văn bản mang tính thông tin điều hành dùng để giao dịch, trao đổi,

phản ánh tình hình, ghi chép công việc trong cơ quan, tổ chức như: Thông báo, thông cáo, báo cáo, đề án, chương trình, kế hoạch, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, giấy nghỉ phép, giấy đi đường…

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản được thực hiện theo quy định tại Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 05 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Nguyên tắc soạn thảo văn bản:

Một là, nội dung văn bản phải hợp hiến, hợp pháp: Văn bản quy phạm

pháp luật được ban hành phải có nội dung phù hợp với Hiến pháp và Luật pháp hiện hành Văn bản của cơ quan nhà nước cấp dưới ban hành phải phù hợp và không trái với quy định trong văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên

Các văn bản quy phạm pháp luật trái với Hiến pháp, trái với các văn bản Luật và các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên phải được cơ quan nhà nước có thẩm quyền bãi bỏ, đình chỉ việc thi hành

Hai là, văn bản phải được soạn thảo đúng thể thức: Văn bản phải đảm bảo

đúng thể thức nhà nước quy định, nếu văn bản không đúng thể thức thì văn bản sẽ không có giá trị pháp lý

Cũng phải lưu ý đến thể thức trình bày của từng loại văn bản nhất định vì mỗi loại văn bản cụ thể có hình thức mẫu quy định

Ba là, văn bản phải được soạn thảo đúng thẩm quyền quy định: Đối với

văn bản quy phạm pháp luật, thẩm quyền soạn thảo và ban hành của các cơ quan quản lý nhà nước đã được phân định rõ nhằm tránh việc chồng chéo hay bỏ sót lĩnh vực cần quản lý và chức năng của từng cơ quan

Đối với văn bản hành chính thông thường, các cơ quan, doanh nghiệp đều có thể ban hành để phục vụ cho công việc quản lý, điều hành, giao dịch… Cần lưu ý là một cơ quan, doanh nghiệp không thể soạn thảo và ban hành một văn bản vượt quá thẩm quyền hoặc không đúng chức năng của cơ quan đã được pháp luật quy định

Bốn là, văn bản phải đảm bảo tính khả thi: Nếu là văn bản pháp luật thì

phải phù hợp với nội dung và vấn đề mà văn bản đó điều chỉnh Một văn bản chỉ

đề cập đến những vấn đề có liên quan với nhau, còn những vấn đề khác phải được soạn thảo và trình bày ở một văn bản khác

Năm là, văn bản phải được trình bày bằng phong cách hành chính công

vụ: Đây là phong cách ngôn ngữ dung trong lĩnh vực luật pháp và quản lý nhà nước Khi soạn thảo văn bản hành chính nói chung cần đảm bảo các yêu cầu của phong cách này mới tạo ra các văn bản hành chính hoàn chỉnh

Tất cả các văn bản từ cơ quan ngoài gửi đến UBND huyện bằng con đường trực tiếp hay những tài liệu quan trọng do cá nhân mang từ hội nghị hoặc qua đường bưu điện … được gọi chung là văn bản đến

Tất cả các loại văn bản do cơ quan ban hành để quản lý diều hành công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan được gửi đến các đối tượng có liên quan gọi là văn bản đi

* Nguyên tắc quản lý văn bản đi:

- Tất cả văn bản đi phải được đăng ký vào sổ quản lý văn bản đi ở văn thư - Tất cả văn bản đi phải được kiểm tra về nội dung và thể thức trước khi gửi đi

Văn bản là phương tiện ghi tin, chuyển tin hữu hiệu và chính xác Thông tin trong văn bản gồm có các thông tin về chính trị, kinh tế, xã hội, pháp luật, chuyên môn… Các cơ quan, doanh nghiệp sử dụng văn bản như một phương tiện hữu hiệu để thực hiện và truyền đạt các quyết định quản lý Tuy vậy công việc soạn thảo, ban hành, xử lý và lưu trữ văn bản trong nhiều cơ quan, doanh nghiệp còn bộc lộ nhiều sai sót cả về nội dung và hình thức Hiện nay đã có Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 1996, được bổ sung, sửa đổi năm 2002 và các văn bản dưới luật hướng dẫn thống nhất việc soạn thảo và ban hành văn bản như Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ

Văn phòng là bộ phận chịu trách nhiệm chính trong công việc trợ giúp lãnh đạo về công tác tổ chức giải quyết và quản lý văn bản; soạn thảo và ban hành văn bản đúng thẩm quyền, đúng trình tự thủ tục, thực hiện các yêu cầu về nội dung, thể thức văn bản Do đó văn phòng phải nắm vững thông tin đầu vào,

xử lý và sử dụng thông tin, thực hiện soạn thảo văn bản, đây là nhiệm vụ quan trọng của văn phòng

Việc tổ chức lưu trữ thông tin, văn bản là biện pháp trợ giúp đắc lực cho hoạt động của người làm công tác quản lý Công việc này gồm có phân loại, chọn lọc, đánh giá, sắp xếp thông tin một cách có hệ thống theo những phương pháp khoa học để bảo quản an toàn và phục vụ việc tra cứu, khai thác sử dụng phục vụ các nhu cầu khác nhau

Công tác lưu trữ thông tin, văn bản được tổ chức tốt còn là việc đảm bảo an toàn, bí mật thông tin theo quy định

4- Nghiệp vụ lưu trữ

Nội dung nghiệp vụ lưu trữ:

Một là, phân loại tài liệu lưu trữ:

Phân loại tài liệu lưu trữ là sự phân chia tài liệu thành các nhóm dựa vào những đặc trưng chung của chúng nhằm tổ chức một cách khoa học và sử dụng có hiệu quả những tài liệu lưu trữ

Hai là, xác định giá trị tài liệu

Xác định giá trị tài liệu lưu trữ: là việc xem xét, đánh giá các mức độ giá trị của tài liệu để xác định thời hạn bảo quản tài liệu (Bảo quản có thời hạn và bảo quản vĩnh viễn) và tài liệu hết giá trị cần loại ra để tiêu hủy đối với lưu trữ lịch sử

Việc xác định giá trị tài liệu để bảo quản và tài liệu hết giá trị để tiêu hủy do Hội đồng xác định tài liệu xem xét và tư vấn cho Lãnh đạo

Việc xét tài liệu hết giá trị được thực hiện theo công văn số 879/VTLTNN_NVĐP ngày 19/12/2006 của Bộ Nội vụ, Cục văn thư và lưu trữ Nhà nước “V/v hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị”

Ba là, thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ

Thu thập tài liệu lưu trữ là quá trình giao nộp và tiếp nhận tài liệu đã giải quyết xong ở văn thư, ở các đơn vị vào kho lưu trữ huyện

Bốn là, thống kê tài liệu lưu trữ

Thống kê tài liệu lưu trữ: là việc sử dụng phương tiện chuyên môn, nghiệp

vụ để nắm được chính xác số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu, tình hình cán bộ, hệ thống bảo quản lưu trữ

Nguyên tắc của thống kê tài liệu lưu trữ: + Bảo đảm toàn vẹn tài liệu lưu trữ

+ Bảo đảm chính xác,thống nhất giữa thống kê và bảo quản

+ Bảo đảm thống nhất quan điểm quản lý tập trung tài liệu lưu trữ quốc gia

Các loại sổ sách thống kê tài liệu lưu trữ: + Sổ nhập tài liệu lưu trữ

+ Mục lục hồ sơ

+ Sổ đăng ký mục lục hồ sơ + Báo cáo tổng hợp

+ Sổ xuất tài liệu lưu trữ

Năm là, chỉnh lý tài liệu

Chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loại, trong đó sửa chữa hoặc phục hồi, lập mới những hồ sơ, đơn vị bảo quản, xác định giá trị tài liệu làm các công cụ tra cứu nhằm tạo điều kiện tối ưu cho công tác bảo quản và phục vụ khai thác tài liệu - Lập công cụ tra cứu

- Lập bản kê tài liệu tiêu hủy - Sắp xếp hồ sơ

Sáu là, bảo quản tài liệu lưu trữ

Bảo quản tài liệu lưu trữ là áp dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật nhằm đảm bảo an toàn và kéo dài tuổi thọ tài liệu

Tài liệu phải được sắp xếp khoa học, có chế độ bảo quản chặt chẽ, tài liệu

phải được làm vệ sinh thường xuyên, có các phương tiện và trang thiết bị bảo quản cần thiết như cặp, tủ

Chánh văn phòng thực hiện chỉ đạo việc bảo quản tài liệu lưu trữ

Cán bộ văn thư có trách nhiệm về sự hư hỏng, mất mát tài liệu lưu trữ do lỗi chủ quan của mình gây ra Trường hợp phát hiện tài liệu bị mối mọt, hư hỏng, người quản lý, bảo quản phải báo ngay với lãnh đạo Văn phòng để có biện pháp xử lý, khắc phục

Bảy là, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình phục vụ khai thác thông tin tài liệu lưu trữ để đáp ứng các yêu cầu nghiên cứu, yêu cầu giải quyết công việc của các cơ quan, cá nhân

Cán bộ lưu trữ có trách nhiệm:

Thực hiện đầy đủ thủ tục quy định, nội quy làm việc, hướng dẫn và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho người khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

Kiểm tra số lượng và tình trạng hố sơ, tài liệu khi giao cho người khai thác, sử dụng tài liệu cũng như khi nhận lại tài liệu do người khai thác hồ sơ tài liệu trả

Kịp thời phát hiện và đề xuất xử lý các hành vi vi phạm trong quá trình khai thác sử dụng hồ sơ tài liệu

Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là một trong những công tác quan trọng nhất và là mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ

5- Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại

Văn phòng là bộ mặt của cơ quan, doanh nghiệp, vì vậy việc tổ chức các phòng làm việc, tiếp khách và sắp xếp từng người phù hợp với từng loại công việc là rất quan trọng Mức độ giao tiếp rộng hay hẹp, nhiều hay ít tuỳ thuộc vào mức độ hoạt động quản lý của mỗi cơ quan nhưng chủ yếu diễn ra tại văn phòng và do văn phòng tổ chức Đây là công việc đầu tiên của cơ quan, doanh nghiệp khi giao lưu, giao tiếp, hợp tác kinh doanh, vì vậy nếu tổ chức tốt hoạt động này thi cơ quan, doanh nghiệp đó sẽ tạo được ấn tượng ban đầu tốt đẹp và có thiện

cảm với khách hàng, đối tác Thấy được tầm quan trọng của hoạt động này thì mỗi cơ quan, doanh nghiệp cần chú ý, quan tâm hơn để luôn tạo dựng được ấn tượng tốt với các đối tác, khách hàng Để có được thành công này thì công việc lễ tân, tiếp khách vừa phải đảm bảo trang trọng, văn minh lịch sự vừa phải đảm bảo tiết kiệm, thực thi đúng chế độ

6- Bảo đảm nhu cầu hậu cần, kinh phí chi tiêu, quản lý vật tư, tài sản của cơ quan, doanh nghiệp

Đây là nhiệm vụ mang tính đặc thù của văn phòng Làm tốt công tác hậu cần, văn phòng sẽ góp phần quan trọng vào việc nâng cao hiệu quả của cơ quan, doanh nghiệp Việc lập kế hoạch nhu cầu, dự trù kinh phí, tổ chức mua săm trang thiết bị hiện đại, cấp phát, theo dõi sử dụng nhằm quản lý chặt chẽ các chi phí văn phòng để kịp thời điều chỉnh cho phù hợp và lập kế hoạch tài chính mới theo yêu cầu của lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp

Đảm bảo cả về vật chất và kinh phí chính là đảm bảo việc diễn ra các hoạt động trong cơ quan, doanh nghiệp Sử dụng một cách có hiệu quả và tiết kiệm có ảnh hưởng trực tiếp đến chính hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp đó nên cần có sự quản lý chặt chẽ, khoa học Do đó các cơ quan, doanh nghiệp cần tạo điều kiện thuận lợi cho văn phòng hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình

7- Đảm bảo an toàn cho cơ quan, doanh nghiệp và công tác y tế, bảo vệ sức khoẻ cán bộ, nhân viên trong cơ quan, doanh nghiệp

Đảm bảo an ninh, trật tự an toàn trong cơ quan, doanh nghiệp là nhiệm vụ quan trọng của văn phòng Công tác đảm bảo an toàn gồm các nội dung sau:

- Bảo vệ sức khoẻ, đảm bảo an toàn lao động cho người lao động theo quy định đối với từng chức danh nghề nghiệp

- Đảm bảo tiêu chuẩn vệ sinh, an toàn điều kiện môi trường nơi làm việc

- Đảm bảo an toàn về tài sản: phòng chống cháy, nổ, đảm bảo an toàn cho các trang thiết bị

- Đảm bảo an ninh trật tự: thường trực, bảo vệ, tuần tra, canh gác cơ quan trong và ngoài giờ làm việc; kiểm tra và vận hành hệ thống bảo vệ

- Đảm bảo độ an toàn của các phương tiện giao thông vận tải

- Phối hợp, liên kết với địa phương và liên cơ quan, doanh nghiệp trong bảo vệ trật tự an toàn xã hội

Trên đây là những nhiệm vụ chủ yếu của công tác văn phòng để phục vụ yêu cầu chung nhằm đạt được mục tiêu của cơ quan, doanh nghiệp một cách có hiệu quả nhất Tuy nhiên, do đặc trưng, tính chất hoạt động của các cơ quan, doanh nghiệp khác nhau mà văn phòng có những nhiệm vụ khác phù hợp với hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp đó

8- Tổ chức hội họp

Khái niệm

Họp là một hình thức của hoạt động quản lý nhà nước, một cách thức giải quyết công việc, thông qua đó thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động trong việc giải quyết các công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan mình theo quy định của pháp luật

Hội họp là hoạt động phổ biến cả trong đời sống hàng ngày lẫn trong hoạt động quản lý Nó phản ánh và đáp ứng những nhu cầu quan trọng trong đời sống cộng đồng: nhu cầu tập hợp, giao tiếp và quản lý

Nhìn chung, hội họp thường được hiểu là một hình thức tập hợp một số đông người ở một nơi để làm công việc chung, nhằm chia sẻ truyền đạt thông tin hoặc cùng bàn bạc đề ra giải pháp cho một số vấn đề nào đó

Mục tiêu của hội họp

Việc tổ chức hội họp dù có khác nhau về mục đích cụ thể, quy mô cũng như tính phức tạp nhưng đều hướng tới mục tiêu chung như sau:

- Là một kênh giao tiếp chính thức trong cơ quan, đơn vị

- Để trao đổi thông tin, quan điểm nhằm đạt được sự nhất trí về quan điểm, nhận thức, làm cơ sở cho sự thống nhất trong hành động và tăng cường sự ủng hộ cũng như phối hợp

- Để phát huy dân chủ nói chung và cụ thể là thực hiện các quy chế dân chủ

- Để phát huy trí tuệ tập thể

- Là một cơ hội để đánh giá nhân viên và phát hiện nhân tài

Ý nghĩa của hội họp

Hội họp là một yếu tố quan trọng trong hoạt động của mỗi cơ quan, doanh nghiệp Đây là phương pháp tốt nhất để lấy được ý kiến của nhiều người cùng một lúc, là cơ hội cho các thành viên thảo luận các vấn đề chung và cùng tham gia tiến trình ra quyết định

1.2.2 Các yếu tố ảnh hưởng tới hiệu quả hoạt động văn phòng a Môi trường bên trong tổ chức

Các yếu tố thuộc môi trường bên trong tổ chức gồm có: tổ chức, nguồn nhân lực, cơ chế hoạt động văn phòng, điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật

Một là, cơ cấu tổ chức: Hoạt động của văn phòng trước hết phụ thuộc và chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, doanh nghiệp, phạm vi ảnh hưởng, đối tượng điều chỉnh, các mối quan hệ, nghĩa vụ và quyền lợi mà cơ quan, doanh nghiệp đó tham gia Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng cũng có thể được quy định bởi cơ quan cấp trên một cấp hoặc do cấp trên trực tiếp quy định Các điều kiện trên quy định quy mô và tính chất hoạt động của mỗi văn phòng Các quy định đó cùng với các chế độ, chính sách khác của Nhà nước cũng tạo ra khung pháp lý cần thiết cho hoạt động của văn phòng Cùng trong yếu tố tổ chức này, hoạt động văn phòng chịu ảnh hưởng trong mối quan hệ tương tác với các phòng ban, bộ phận khác trong cơ quan, doanh nghiệp

Hai là, đội ngũ nhân sự: Trong quá trình chuyển đổi cơ chế quản lý hiện nay, con người có ý nghĩa rất to lớn đối với hoạt động của công tác văn phòng Yếu tố này ngày càng có vai trò quan trọng hơn vì trong thời gian qua việc đào tạo nguồn nhân lực cho công tác văn phòng không được coi trọng, thậm chí văn phòng là nơi dồn dịch những người dôi dư, khó sắp xếp ở các bộ phận khác trong cơ quan Mặt khác, cơ cấu lao động văn phòng hiện đang thay đổi mạnh mẽ do những quy đinh mới của Nhà nước Việc áp dụng những biện pháp quản lý mới như khoán chi, giao quyền tự chủ cho cơ sở, thực hiện cơ chế khoán… Tóm lại, yếu tố con người rất quan trọng, bởi liên quan đến việc tổ chức quản lý,

điều hành, khả năng lãnh đạo, ý thức làm việc của bộ máy văn phòng Nếu không có yếu tố này hoặc yếu tố này hoạt động không tốt thì văn phòng ngừng hoặc làm việc kém hiệu quả Khai thác tốt yếu tố này với năng lực, nghệ thuật quản lý điều hành sẽ giúp cho hoạt động của văn phòng diễn ra thường xuyên, có hiệu quả, tăng tính sáng tạo, tiết kiệm chi phí…Ngược lại, sẽ kìm hãm, bế tắc trong các hoạt động của văn phòng Do đó, đòi hỏi người lãnh đạo phải biết điều hành tổ chức, quản lý tốt bộ máy văn phòng và đòi hỏi nhân viên là những người có kỹ năng chuyên môn, ý thức trách nhiệm cao…thì sẽ hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao

Ba là, cơ chế hoạt động của văn phòng: Cơ chế hoạt động văn phòng của các cơ quan, doanh nghiệp hiện nay đang có nhiều cải tiến Vai trò của văn phòng ngày càng được đánh giá đầy đủ và rõ ràng hơn Sự ràng buộc trách nhiệm giữa văn phòng với các phòng ban chuyên môn ngày càng được củng cố Văn phòng ngày càng có trách nhiệm hơn trong việc liên kết phối hợp giữa các phòng ban, bộ phận trong cơ quan, doanh nghiệp, có vai trò ngày càng quan trọng trong thực hiện các quy chế công khai, dân chủ, chống lãng phí và chống tham nhũng

Bốn là, cơ sở vật chất kỹ thuật: Cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng được đảm bảo giúp truyền tải và thực hiện các quyết định quản lý của lãnh đạo, có ảnh hưởng trực tiếp tới năng xuất lao động, chất lượng công việc, tác động dến quá trình quản lý điều hành của các nhà lãnh đạo Yêu cầu đặt ra đối với yếu tố này là luôn đầy đủ về số lượng, phù hợp với nhu cầu quản lý, sản xuất kinh doanh, phải đảm bảo tính hiện đại hoá trang thiết bị và người lãnh đạo phải kết hợp bố trí, sắp xếp khoa học, hợp lý tạo tính thẩm mỹ, tránh thất thoát, lãng phí

b Môi trường bên ngoài

Các yếu tố ảnh hưởng từ môi trường bên ngoài gồm: yếu tố chính sách, pháp luật, kinh tế - xã hội

Một là, chính sách - pháp luật: Chính sách, pháp luật trực tiếp ảnh hưởng đến sự tồn tại, phát triển của cơ quan, doanh nghiệp vì mỗi cơ quan, doanh nghiệp đều hoạt động dựa trên sự quản lý của Nhà nước bằng các quy định, pháp

luật do Nhà nước ban hành Những chính sách, quy định của Nhà nước về văn phòng là hành lang pháp ly chung, là căn cứ để văn phòng xây dựng nội quy, quy chế hoạt động Những chính sách này đầy đủ, phù hợp và có hiệu lực thi hành cao sẽ tạo thuận lợi cho quá trình tổ chức hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp nói chung và hoạt động văn phòng nói riêng Bên cạnh đó, hệ thống chính sách của mỗi doanh nghiệp phải luôn hoàn chỉnh cho phù hợp với tình hình phát triển mỗi thời kỳ và có tính khả thi cao là điều kiện để công tác văn phòng thực hiện có hiệu quả hơn

Hai là, trình độ phát triển kinh tế - xã hội: Mọi doanh nghiệp đều phải vận hành hoạt động theo các quy luật kinh tế, xã hội vì các quy luật đó có tác động rất lớn đến hoạt động của doanh nghiệp và cả hoạt động của văn phòng Nếu thị trường và chính sách kinh tế thuận lợi sẽ khuyến khích các doanh nghiệp tăng cường đầu tư, hiện đại hoá trang thiết bị trong doanh nghiệp Ngoài ra, môi trường kinh tế, xã hội ổn định, phát triển còn góp phần cải tạo tự nhiên, xã hội tạo môi trường kinh tế lành mạnh Hơn nữa, sự tăng trưởng, phát triển kinh tế đất nước, khu vực và cả thế giới đều có ảnh hưởng rất lớn tới sự phát triển của doanh nghiệp Đây vừa là cơ hội vừa là thách thức đòi hỏi các doanh nghiệp không ngừng nâng cao, tự đổi mới và có bước đi đúng hướng trong đó hoạt động văn phòng cũng được quan tâm, cải tiến cho phù hợp với xu thế phát triển hiện nay

Như vậy, với sự tác động của các yếu tố trên đều ảnh hưởng đến hoạt động văn phòng trong mỗi cơ quan, doanh nghiệp Vì vậy, cần vận dụng những điều kiện thuận lợi, tác động tích cực, hạn chế những ảnh hưởng tiêu cực để hoạt động của doanh nghiệp cũng như hoạt động văn phòng đạt được hiệu quả tốt nhất mà vẫn tiết kiệm chi phí hoạt động

1.3 Quản trị văn phòng

Hoạt động văn phòng chịu nhiều yếu tố khác nhau, trong đó, quản trị văn phòng đóng vai trò quyết định

“ Quản trị ” có thể được hiểu là quá trình điều hành, phối hợp các yếu tố có trong tổ chức để thực hiện chức năng, nhiệm vụ cụ thể được giao nhằm đạt được

mục tiêu của tổ chức

Chính vì vậy, Quản trị văn phòng là quá trình tác động có tổ chức, có định hướng của chủ thể đến các đối tượng trong văn phòng nhằm đạt mục tiêu đã xác định

1.3.1 Mục tiêu của Quản trị Văn phòng

Quản trị văn phòng hướng tới một loạt các mục tiêu sau:

1- Khẳng định và nâng cao uy tín người lãnh đạo trong cơ quan, doanh nghiệp, làm cho nhân viên hiểu và thực hiện đúng nội quy, quy chế của cơ quan, doanh nghiệp Đồng thời tạo ra không khí làm việc thoải mái, đoàn kết, giúp đỡ nhau trong công việc

2- Tổ chức quản lý hệ thống thông tin trong cơ quan, doanh nghiệp một cách khoa học để sử dụng tối đa lợi thế mà các nguồn thông tin mang lại

3- Xây dựng nét văn hoá công sở hiện đại, lịch sự phát huy tinh thần làm việc tập thể, đề cao tinh thần tự giác của mỗi cá nhân để mang lại hiệu quả cao nhất cho hoạt động văn phòng

4- Xây dựng nội quy, quy chế hoạt động mang tính khoa học và chuyên nghiệp

5- Đầu tư trang thiết bị và từng bước hiện đại hoá công tác văn phòng nhằm khẳng định vai trò của văn phòng đối với hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp

1.3.2 Các nội dung của Quản trị văn phòng

Nội dung cơ bản của công tác Quản trị văn phòng bao gồm các công việc sau:

- Lập kế hoạch quản trị văn phòng - Xây dựng quy chế văn phòng

- Xây dựng và vận hành cơ cấu tổ chức văn phòng hợp lý - Phân công công việc việc và tổ chức phối hợp

- Xây dựng và đổi mới quy trình thực hiện các nghiệp vụ văn phòng - Kiểm tra, giám sát và đánh giá kết quả hoạt động văn phòng

- Xây dựng hệ thống thông tin và hệ thống thông tin quản lý của văn phòng

- Xây dựng văn hoá tổ chức tích cực, hỗ trợ tốt cho thực thi - Cung cấp và đảm bảo các điều kiện làm việc cho văn phòng

Tiểu kết chương

Chương này đã trình bày lý luận chung về văn phòng và hoạt động văn phòng Mục đích của khóa luận này là nghiên cứu về hoạt động văn phòng, do đó, lý luận về quản trị văn phòng chỉ được đưa vào với tính chất tham khảo

Trên cơ sở lý luận này thì chương 2 sẽ làm sáng tỏ vấn đề này ở phần nội dung hoạt động văn phòng ở Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà

Chương 2:

THỰC TIỄN HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND HUYỆN ĐẦM HÀ

Đặt vấn đề

Chương này tập trung vào phân tích, đánh giá thực tiễn hoạt động văn phòng ở Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà trên cơ sở lý luận đã được trình bày ở chương 1 Chương này được bắt đầu bằng việc giới thiệu khái quát về UBND huyện Đầm Hà, nhằm mô tả bối cảnh trong đó hoạt động văn phòng được thực hiện và đánh giá

2.1 Giới thiệu khái quát về UBND huyện Đầm Hà

Tên cơ quan: Uỷ ban nhân dân huyện Đầm Hà

Điạ chỉ: Phố Lê Lương - Thị trấn Đầm Hà - Huyện Đầm Hà – Quảng Ninh

Điện thoại: 033.3880031 Fax: 033.3880081

Email: ubnddh@quangninh.gov.vn

Đầm Hà xưa là một tổng thuộc châu Hà Cối phủ Hải Đông Sau cách mạng tháng tám năm 1945, tổng Đầm Hà được tách ra thành huyện Đầm Hà bao gồm tổng Đầm Hà cũ và ở phía tây có thêm xã Dực Yên từ huyện Tiên Yên cắt sang

Ngày 04 tháng 06 năm 1969, hai huyện là huyện Đầm Hà và huyện Hà Cối hợp nhất lại thành huyện Quảng Hà

Ngày 29 tháng 08 năm 2001, huyện Đầm Hà được tái lập theo nghị định số 59/2001/NĐ – CP về việc chia huyện Quảng Hà – tỉnh Quảng Ninh thành hai huyện Hải Hà và huyện Đầm Hà Huyện Đầm Hà được tái lập với 10 đơn vị hành chính cơ sở gồm thị trấn Đầm Hà và 9 xã: Đầm Hà, Đại Bình, Dực Yên, Tân Bình, Quảng An, Quảng Lâm, Quảng Tân, QuảngLợi và Tân Lập

Cùng với sự tái lập của huyện Đầm Hà , UBND huyện Đầm Hà ra đời, đã từng bước khắc phục những khó khăn, hạn chế về trình độ chuyên môn, chính trị, nhân lực và cơ sở vật chất, đem lại những thay đổi tích cực cho huyện

2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ của UBND huyện Đầm Hà

Chức năng, hiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện được thực hiện theo Luật tổ chức HĐND và UBND số 11/2003/QH11 của Quốc hội khóa XI ban

hành ngày ngày 26 tháng 11 năm 2003

Chức năng:

UBND huyện do HĐND bầu là cơ quan chấp hành của HĐND, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên

UBND chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của HĐND cùng cấp nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn

UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ trung ương tới cơ sở

Nhiệm vụ

Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế xã hội hàng năm báo cáo HĐND cùng cấp để thông qua và trình HĐND cấp tỉnh phê duyệt

Lập dự toán ngân sách Nhà nước trên địa bàn huyện; Dự toán thu chi ngân sách địa phương; Phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp huyện; Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, hướng dẫn các UBND xã, thị trấn xây dựng, thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị quyết của HĐND xã, thị trấn, phê chuẩn kế hoạch kinh tế xã hội của xã, thị trấn

Xây dựng và trình HĐND cấp huyện thông qua chương trình khuyến khích phát triển nông nghiệp, chỉ đạo UBND xã, thị trấn thực hiện chuyển dịch cơ cấu kinh tế phát triển nông nghiệp, xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất, xây dựng quy hoạch thủy lợi

Quản lý khai thác các công trình giao thông kết cấu hạ tầng, cấp phép xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở, quản lý đất ở và quỹ nhà thuộc

sở hữu nhà nước trên địa bàn huyện

Xây dựng các chương trình,đề án phát triển văn hóa, giáo dục, thông tin, thể dục thể thao; Quản lý phát triển mạng lưới y tế, phòng chống dịch bệnh, tổ chức công tác chăm sóc sức khỏe nhân dân; Giải quyết việc làm cho người lao động, xóa đói giảm nghèo

Quản lý thị trường, chống hàng giả hàng kém chất lượng

Tổ chức thực hiện bầu cử đại biểu quốc hội, HĐND; Quyết định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ quyền hạn của cơ quan chuyên môn thuộc UBND, quản lý hồ sơ mốc địa giới

2.1.2 Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Đầm Hà

Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND huyện Đầm Hà

(Nguồn: UBND huyện Đầm Hà, 2010)

2.2 Giới thiệu khái quát về Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà 2.2.1 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà

Về cơ bản, Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà thực hiện đầy đủ chức năng, nhiệm vụ như lý luận đã trình bày, cụ thể:

a Vị trí, chức năng của Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà

Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà là cơ quan chuyên môn của HĐND, UBND huyện Đầm Hà , giúp việc cho Thường trực HĐND, UBND huyện và Chủ tịch, các phó chủ tịch HĐND, UBND huyện Đầm Hà

Văn phòng HĐND và UBND là cơ quan trực thuộc UBND huyện, chịu sự quản lý trực tiếp, toàn diện của UBND huyện

Văn phòng HĐND và UBND huyện là cơ quan có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng và được mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước theo quy định của pháp luật

Có chức năng trực tiếp tham mưu tổng hợp cho UBND về hoạt động của UBND huyện; Tham mưu,giúp UBND huyện về công tác dân tộc; Tham mưu cho chủ tịch UBND huyện về chỉ đạo, điều hành của chủ tịch UBND; Cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của thường trực HĐND, UBND huyện và các cơ quan nhà nước ở địa phương; Đảm bảo cơ sở vật chất kỹ thuật cho hoạt động của HĐND và UBND huyện

b Nhiệm vụ chung của Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà

Nhiệm vụ của Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà căn cứ vào Nghị định số 14/2008/NĐ- CP của Chính phủ về “Quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh”

1 Trình HĐND và UBND huyện ban hành các quyết định, chỉ thị, các văn bản hướng dẫn thực hiện về các lĩnh vực quản lý

2 Trình HĐND và UBND huyện quy hoạch, kế hoạch dài hạn, 5 năm và hàng năm của HĐND và UBND huyện; hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện sau khi được phê duyệt

3 Trình HĐND và UBND huyện chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ cải cách hành chính thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước được giao

4 Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch sau khi được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp luật về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý được giao

5 Giúp UBND huyện thực hiện và chịu trách nhiệm tổng hợp các hoạt động của UBND; có trách nhiệm cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của UBND và các cơ quan quản lý nhà nước thuộc huyện; tổng hợp báo cáo tình hình kinh tế – xã hội của toàn huyện theo quy định; đảm bảo việc lưu trữ văn bản của huyện

6 Tham mưu, giúp UBND huyện về công tác dân tộc, đảm bảo các hoạt động công tác dân tộc trên phạm vi toàn huyện theo sự phân công, hướng dẫn của UBND huyện và Ban Dân tộc tỉnh; đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của UBND và các hoạt động theo phân công của UBND huyện Bảo đảm các hoạt động tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả cho tổ chức, công dân theo quy định

7 Hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ cho cán bộ, công chức thuộc phạm vi quản lý

8 Tổ chức ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ; xây dựng hệ thống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước, chuyên môn nghiệp vụ của Văn phòng

9 Thực hiện công tác thông tin, báo cáo định kỳ và đột xuất về tình hình thực hiện nhiệm vụ được giao theo quy định của UBND huyện và Uỷ ban nhân dân tỉnh

10 Kiểm tra, thanh tra theo ngành, lĩnh vực được phân công phụ trách đối với tổ chức, cá nhân trong lĩnh vực thực hiện các quy định của pháp luật; giải quyết khiếu nại, tố cáo, phòng, chống tham nhũng theo quy định của pháp luật, theo phân công của UBND huyện

11 Quản lý tài chính, tài sản của cơ quan theo quy định của pháp luật và phân công của UBND huyện

12 Thực hiện một số nhiệm vụ khác do UBND huyện giao

2.2.2 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà

Hình 2.2: Cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà

(Nguồn:Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà, 2010)

Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà làm việc theo chế độ thủ trưởng

Chánh văn phòng chịu trách nhiệm trước Thường trực HĐND và UBND huyện về toàn bộ hoạt động của Văn phòng.Phó chánh văn phòng giúp việc cho Chánh văn phòng và chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng và trước pháp luật về nhiệm vụ được giao Trong trường hợp lãnh đạo thường trực HĐND và lãnh đạo UBND huyện giao nhiệm vụ trực tiếp cho các Phó chánh văn phòng hoặc các chuyên viên, nhân viên thừa hành trong văn phòng, thì các Phó chánh văn phòng hoặc các chuyên viên nghiên cứu, nhân viên thừa hành đó có trách nhiệm thi hành và báo cáo với Chánh văn phòng

2.2.3 Nhân sự Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà

Lãnh đạo Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà gồm 03 người là 01 chánh văn phòng và 02 phó chánh văn phòng Giúp việc cho chánh văn phòng, ngoài các phó chánh văn phòng còn có 01 chuyên viên và 12 nhân viên

(Nguồn: Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà, 2010)

Qua bảng kê trên cho thấy trình độ của đội ngũ lãnh đạo Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà tương đối cao và đồng đều với 100% lãnh đạo có trình độ đại học về chuyên môn và 100% lãnh đạo có trình độ cao cấp về chính trị Tuy nhiên trình độ đội ngũ nhân viên chưa cao : 7,7 % trình độ đại học (chỉ có 01 nhân viên trong tổng số 13 nhân viên thừa hành nhiệm vụ của văn phòng) ; trình độ trung cấp là 23% ; trình độ cao đẳng là 23%; số nhân viên qua trung tâm đào tạo nghề đạt 30,8% ; và nhân viên chưa qua đào tạo là 15,5%

Văn phòng là nơi đảm nhiệm những chức năng quan trọng như tham mưu, tổng hợp thông tin, phục vụ, giúp đỡ lãnh đạo UBND huyện trong công tác chỉ đạo, quản lý Điều đó đặt ra yêu cầu cao về trình độ cán bộ, nhân viên văn phòng Trình độ chuyên môn của nhân viên văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà còn nhiều hạn chế, số lượng nhân viên đạt trình độ đại học ít, công tác bồi dưỡng nâng cao trình độ nhân viên cần được đẩy mạnh, nhưng vấn đề này

cũng có ảnh hưởng không nhỏ tới sự ổn định về số lượng nhân viên và hoạt động của văn phòng

Như vậy Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà cần có kế hoạch nâng cao trình độ chuyên môn cho nhân viên thừa hành nhiêm vụ thuộc văn phòng nhằm nâng cao hiệu quả làm việc của văn phòng cũng như hiệu lực quản lý của UBND huyện

Cán bộ, công chức văn phòng được quan tâm nâng cao trình độ Kết quả đào tạo, bồi dưỡng từ năm 2006 đến năm 2009 là:

- Kết quả đạt được: Tổng số cán bộ, công chức đã được bồ đào tạo, bồi dưỡng từ năm 2006 đến năm 2008 là:

+ Lớp cao cấp chính trị: 02 đ/c + Chuyên viên : 01 đ/c

+ Chuyên viên chính: 03 đ/c

+ Lớp Đại học tài chính – kế toán tại chức: đang học 01 đ/c + Lớp Đại học luật kinh tế : đang học 01 đ/c

Do số lượng nhân viên biên chế của Văn phòng ít mà khối lượng công việc lại nhiều, do đó việc đưa nhân viên đi học nâng cao, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng gặp nhiều khó khăn

2.2.4 Điều kiện làm việc

Phương tiện và các điều kiện làm việc phục vụ công tác là các yếu tố không thể thiếu để cán bộ, nhân viên hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao

Nhân sự tốt và điều kiện làm việc tốt là hai yếu tố quyết định đến sự thành công trong công việc Cùng với sự phát triển của kinh tế, khoa học kỹ thuật công nghệ ngày càng phát triển kéo theo điều kiện làm việc của con người ngày càng hiện đại, đầy đủ và phong phú cả về số lượng lẫn chất lượng

Càng ngày các nhà lãnh đạo càng quan tâm, chú trọng đến việc áp dụng các phương tiện làm việc tiên tiến vào công việc, phục vụ hữu dụng cho con người trong công việc, giúp giảm thời gian làm việc, giảm sức người và nâng cao năng suất và chất lượng công việc

Đối với Văn phòng HĐND và UBND huyện, việc mua sắm bao gồm định mức và kinh phí mua trang thiết bị và phương tiện làm việc được thực hiện theo quyết định số 170/2006/QĐ - TTg ngày 18/07/2006 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành quy định, tiêu chuẩn, định mức trang thiết bị và phương tiện làm việc của cơ quan và cán bộ, công chức, viên chức nhà nước

Lãnh đạo văn phòng và nhân viên thừa hành nhiệm vụ của văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà sử dụng những trang thiết bị tài sản của văn phòng theo đúng phạm vi, giới hạn quyền sử dụng của mình, sử dụng có mục đích, đem lại hiệu quả hoạt động tối ưu nhất cho văn phòng và có trách nhiệm bảo vệ trang thiết bị văn phòng

Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà có trách nhiệm báo cáo về tình hình sử dụng, quản lý trang thiết bị văn phòng theo yêu cầu của các cấp, các ngành có thẩm quyền

Hình 2.4: Trang thiết bị làm việc

(Nguồn: Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà, 2010)

Qua bảng kê trên cho thấy trang thiết bị văn phòng của Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà đã đáp ứng đủ nhu cầu sử dụng của lãnh đạo và nhân viên trong văn phòng Điều này làm tăng hiệu quả công việc của văn phòng, góp phần vào việc nâng cao năng lực quản lý, chỉ đạo của Thường trực HĐND và UBND huyện

2.3 Nội dung hoạt động văn phòng ở Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà

2.3.1 Nghiệp vụ thu thập và xử lý thông tin

Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà là nơi tiếp nhận thông tin chủ yếu của Thường trực HĐND và UBND huyện, là nơi tiếp xúc giữa nhân dân với UBND huyện Bởi vậy hoạt động thu thập và xử lý thông tin của Văn phòng rất quan trọng

Quy trình tiếp nhận và xử lý thông tin:

Hình 2.5:Quy trình tiếp nhận và xử lý thông tin

Bước 1: Thu thập thông tin

Khi thu thập thông tin, đầu tiên phòng xác định nhu cầu về thông tin của UBND huyện Bởi vì số lượng các loại thông tin rất phong phú và đa dạng nhưng không phải tất cả các thông tin đó đều có giá trị như nhau, đây là vấn đề cốt lõi trong quản lý thông tin của văn phòng Đây là cơ sở trong việc hình thành thông tin nội bộ, giúp giảm nhẹ tình trạng thiếu thông tin hoặc thông tin không thích hợp cho việc ra quyết định của Thường trực HĐND và UBND huyện Nguồn thông tin đến văn phòng bao gồm:

- Thông tin từ Trung ương, từ UBND tỉnh (thông qua các công văn) Thu thập thông tin

- Thông tin từ các xã,tập thể,cơ quan,ban,ngành - Thông tin từ các đơn vị phối hợp

- Thông tin từ báo chí,internet,đài truyền hình - Thông tin từ nhân dân

Ngoài ra văn phòng còn cần phải thu thập thêm các thông tin theo yêu cầu của thường trực HĐND và UBND huyện

Bước 2: Phân tích và xử lý thông tin

Đây là công việc đòi hỏi người làm công tác thông tin phải sử dụng sự hiểu biết của mình để phân tích, đánh giá nguồn tài liệu, số lượng thông tin đã thu nhận để đưa ra các thông tin đầu ra cung cấp cho lãnh đạo Yêu cầu của công việc này là phải tổng hợp được tình hình, phản ánh đúng bản chất sự việc, do đó phải kiểm tra tính chính xác, hợp lý của tài liệu, hệ thống chỉnh lý, tổng hợp, phân tích số liệu, so sánh, đánh giá để có được những thông tin đảm bảo yêu cầu đặt ra Nhân viên văn thư khi làm công tác xử lý thông tin phải xác định thông tin chính và thông tin hỗ trợ Đồng thời phải biết loại bỏ hoặc nghi ngờ những thông tin thiếu căn cứ pháp lý, căn cứ thực tiễn, thiếu cơ sở khoa học

Bước 3: Truyền đạt, phổ biến thông tin

Các thông tin đầu vào sau khi được phân tích, xử lý, cho các thông tin đầu ra cần được truyền đạt, phổ biến nhanh chóng kịp thời đến các phòng ban, bộ phận, đối tượng cần thiết thông qua các hình thức truyền đạt như: văn bản, cuộc họp, hội nghị, phổ biến trao đổi qua điện thoại hoặc trực tiếp…

Để việc truyền đạt và phổ biến thông tin nhanh chóng, kịp thời đến các cơ quan, đơn vị thuộc UBND huyện có thể sử dụng công nghệ thông tin (hệ thống mạng internet nội bộ, điện thoại nội bộ) Do đó, giảm bớt được thời gian và chi phí trong quá trình chuyển phát thông tin

Bước 4: Bảo quản, lưu trữ thông tin

Vì thông tin không phải chỉ được sử dụng một lần hoặc một vài lần mà cần phải được lưu trữ bảo quản để sử dụng lâu dài Do vậy thông tin phải được bảo quản, lưu trữ theo các phương pháp khoa học và theo yêu cầu của nghiệp vụ lưu trữ, bảo quản thông tin Có các phương pháp bảo quản như sau: