6. Bố cục của khoá luận
2.4.Đánh giá tổng thể
Kết quả đạt được:
Các nghiệp vụ của văn phòng đều có văn bản hƣớng dẫn cụ thể nên đƣợc thực hiện chính xác, đúng quy trình và đảm bảo theo yêu cầu về nghiệp vụ:
Nghiệp vụ thu thập và xử lý thông tin: Văn phòng thực hiện tốt, đảm bảo nguồn thông tin đến lãnh đạo là thông tin mới, chính xác.
Nghiệp vụ soạn thảo văn bản: Đảm bảo đúng thể thức, kỹ thuật trình bày theo Thông tƣ liên tịch số 55/2005/TTLT – BNV – VPCP, thực hiện tốt việc rà soát văn bản trƣớc khi ban hành.
Nghiệp vụ quản lý văn bản đến: 100% văn bản đến đƣợc văn phòng tiếp nhận đầy đủ và sao gửi đúng đối tƣợng.
Nghiệp vụ quản lý văn bản đi: Quản lý thống nhất và thực hiện tốt việc ban hành văn bản.
Nghiệp vụ quản lý và sử dụng con dấu: Văn phòng thực hiện quản lý và sử dụng con dấu theo đúng quyền hạn và trách nhiệm.
Nghiệp vụ lƣu trữ: Thực hiện tốt công tác lƣu trữ cho kho lƣu trữ của UBND huyện. Không để xảy ra mất mát, hƣ hỏng tài liệu trong quá trình bảo quản, có ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lƣu trữ.
Nghiệp vụ xây dựng chƣơng trình, kế hoạch cho cơ quan, lãnh đạo: Chƣơng trình, kế hoạch xây dựng đảm bảo đúng thời gian quy định, tiến độ thực hiện nhiệm vụ của các phòng ban.
Nghiệp vụ tổ chức hội họp: Đƣợc văn phòng chuẩn bị đầy đủ, chu đáo, đảm bảo hạn mức chi phí tổ chức cuộc họp.
Hạn chế:
Nghiệp vụ soạn thảo văn bản: Việc rà soát, kiểm tra văn bản phải do lãnh đạo văn phòng thực hiện, nhân viên soạn thảo còn thụ động trong việc soạn thảo văn bản.
Nghiệp vụ quản lý văn bản đi: Việc gửi văn bản đi đôi lúc còn chậm.
Nguyên nhân:
Trình độ chuyên môn nghiệp vụ của nhân viên chƣa cao, thụ động trong công việc. Phần lớn nhân viên mới chỉ đạt trình độ trung cấp, cao đẳng hoặc đại học tại chức.
Một hạn chế rất lớn ở Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà là thiếu biên chế. Khối lƣợng công việc của văn phòng tƣơng đối lớn, nhƣng số lƣợng nhân viên ít, dẫn đến tình trạng một nhân viên có thể kiêm luôn hai hoặc ba công việc. Chính vì thế mà Văn phòng chƣa có sự chuyên môn hóa trong công việc. Lãnh đạo và nhân viên Văn phòng luôn phải cố gắng để hoàn thành đƣợc nhiệm vụ.
tham mƣu, giúp việc cho HĐND và lãnh đạo UBND huyện; Thực hiện có hiệu quả công tác tổng hợp, báo cáo các hoạt động của HĐND - UBND huyện, tổ đại biểu HĐND tỉnh tại huyện; Tổ chức phục vụ tốt các hoạt động của HĐND, Thƣờng trực HĐND huyện, lãnh đạo UBND huyện và tổ đại biểu HĐND tỉnh tại huyện.
Có đƣợc kết quả nhƣ trên là sự cố gắng của ban lãnh đạo và nhân viên văn phòng, đã khắc phục khó khăn, tận dụng những thuận lợi để hoàn thành tốt nhiệm vụ
Tiểu kết chương
Chƣơng này đã phân tích, đánh giá và cho thấy thực trạng hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà. Trong những năm qua, Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà luôn thực hiện tốt chức năng của minh.Tuy nhiên, bên cạnh đó vẫn còn những hạn chế và thiếu sót cần khắc phục để góp phần tốt hơn nữa vào công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo HĐND và UBND huyện.
Từ những kết quả thu đƣợc ở chƣơng này sẽ là căn cứ đƣa ra những giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng ở Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà trong chƣơng 3.
Chương 3:
MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND HUYỆN
ĐẦM HÀ 3.1. Định hướng chung
Nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND huyện, chính là nâng cao năng lực quản lý Nhà nƣớc, chỉ đạo điều hành của UBND huyện. Hiệu quả quản lý Nhà nƣớc của UBND cấp huyện không thể tách rời hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND huyện. Do đó, đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng là việc làm thiết thực và phù hợp với xu hƣớng phát triển chung.
Trƣớc khi đi vào trình bày những biện pháp cụ thể, khóa luận xin trình bày định hƣớng chung để đề xuất biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng:
Một là, nâng cao chất lượng nhân sự cần được xem là một định hướng mang tính chiến lược
Nhân sự hay con ngƣời là yếu tố quan trọng trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Nâng cao chất lƣợng nhân sự là một vấn đề cấp bách, nhất là yêu cầu của sự phát triển kinh tế - xã hội của đất nƣớc và trong thời kỳ hội nhập kinh tế quốc tế. Thực tiễn cho thấy chất lƣợng nguồn nhân lực còn nhiều vấn đề cần bàn, chỉ tính trong cơ quan hành chính sự nghiệp hiện nay, tình trạng vừa thừa, vừa thiếu diễn ra thƣờng xuyên nhƣng chƣa khắc phục đƣợc, thiếu cán bộ chuyên gia, chuyên nghiệp và cũng không ít ngƣời thiếu tâm huyết với nghề.
Nâng cao chất lƣợng nhân sự phải đƣợc thực hiện đồng bộ trong cơ quan từ lãnh đạo tới nhân viên.
Bồi dƣỡng, đào tạo nâng cao trình độ nhân viên. Nhân viên văn phòng nắm vững các nghiệp vụ văn phòng sẽ có khả năng áp dụng có hiệu quả các tác nghiệp của nghiệp vụ hành chính văn phòng, giúp cơ quan, tổ chức đảm bảo tính liên tục, hiện đại hóa trong hoạt động công vụ của mình.
Theo hƣớng chung của chƣơng trình cải cách nhà nƣớc về hành chính của chính phủ trong giai đoạn hội nhập kinh tế phát triển thì xây dựng mô hình văn phòng gọn nhẹ với chức năng nhiệm vụ rõ ràng, cụ thể mang tính chuyên nghiệp trong quản lý của lãnh đạo và chuyên môn sâu của các nghiệp vụ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Các mô hình về bộ phận văn phòng trong cơ quan đƣợc xây dựng sao cho phù hợp với xu thế, phù hợp với tình hình phát triển, lĩnh vực hoạt động của mỗi cơ quan để có thể khai thác tối đa các nguồn lực sẵn có trong cơ quan, tổ chức.
Ba là, định hướng hiện đại hóa văn phòng
Có thể nói nguyên nhân làm cho hoạt động của nhiều cơ quan trong lĩnh vực văn phòng không hiệu quả chính là thiếu các điều kiện làm việc hoặc hệ thống trang thiết bị phục vụ cho các nghiệp vụ hành chính đã quá cũ kỹ, lạc hậu.
Tình trạng trang bị điều kiện làm việc cho công việc văn phòng không chỉ làm cho các thao tác nghiệp vụ thuận lợi, nhanh chóng mà còn tạo đƣợc tâm lý phấn khởi, thoải mái, yêu thích công việc của mỗi nhân viên, giúp hiệu quả hoạt động của văn phòng đƣợc nâng cao.
Khoa học kỹ thuật phát triển tạo ra nhiều thuận lợi cho văn phòng. Việc ứng dụng các thành tựu khoa học kỹ thuật vào công tác văn phòng nhằm hiện đại hóa công tác văn phòng không những nâng cao năng suất lao động, giảm bớt khối lƣợng công việc cho nhân viên mà còn làm tăng khả năng hội nhập của văn phòng với xu hƣớng chung của thời đại.
Bốn là, định hướng đổi mới hoạt động quản lý, điều hành văn phòng
Định hƣớng này nhằm giải quyết nhanh chóng, chính xác, hiệu quả các công việc của văn phòng.
Thực hiện tốt công tác quản lý, điều hành giúp lãnh đạo văn phòng kịp thời nắm bắt đƣợc thực trạng hoạt động của văn phòng , chủ động trong việc ra các quyết định nhằm củng cố và nâng cao hiệu quả làm việc của văn phòng.
Năm là, định hướng đồng bộ về giải pháp
Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng cần phải đồng bộ với nhau, phù hợp với thực tiễn của Văn phòng, có nhƣ vậy mới mang tính khả thi.