6. Bố cục của khoá luận
3.2.2.Hoàn thiện mô hình tổ chức văn phòng
Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, là cơ quan Nhà nƣớc nên mô hình tổ chức của văn phòng đƣợc bố trí theo quy định của Chính Phủ.
Văn phòng cần phân công nhiệm vụ, quyền hạn đối với từng nhân viên một cách rõ ràng, cụ thể để nhân viên hiểu rõ đƣợc trách nhiệm của mình, tạo điều kiện thuận lợi cho lãnh đạo trong công tác quản lý và tạo tính chuyên nghiệp trong hoạt động của văn phòng.
3.2.3. Giải pháp tăng cường đầu tư vào các trang thiết bị làm việc văn phòng, ứng dụng thành tựu khoa học kỹ thuật.
1. Văn phòng cần thay thế một số thiết bị đã cũ nhƣ: Bộ máy tính để bàn đã lâu nên hình thức, chất lƣợng không còn tốt, ảnh hƣởng tới hiệu quả làm việc của nhân viên và mỹ quan văn phòng.
2. Ứng dụng thành tựu khoa học kỹ thuật vào nghiệp vụ văn phòng: Đối với nghiệp vụ thu thập và xử lý thông tin:
Sử dụng hệ thống mạng nội bộ (mạng LAN) để truyền tải thông tin trong nội bộ văn phòng nói riêng và UBND huyện nói chung.
Tận dụng tối đa CNTT vào việc khai thác, thu thập thông tin. Đối với nghiệp vụ văn thƣ, lƣu trữ:
Thực hiện quản lý văn bản đến và văn bản đi bằng hệ thống trên máy vi tính.
Triển khai việc khai thác và sử dụng tài liệu lƣu trữ trên hệ thống mạng, tạo thuận tiện cho ngƣời khai thác, tránh rƣờm rà thủ tục, tránh hƣ hại thất thoát (Đối với một số loại tài liệu).
Sử dụng biện pháp khoa học kỹ thuật cho công tác bảo quản tài liệu lƣu trữ: Sử dụng thiết bị bảo vệ tài liệu hiện đại ; Sử dụng thiết bị an ninh cho kho lƣu trữ…
3.2.4. Giải pháp đổi mới, hoàn thiện công tác quản lý, điều hành trong văn phòng
1. Áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng ISO 9001 : 2000 vào hoạt động của văn phòng. Đây là sự khởi động hết sức cần thiết để tối ƣu hoá và nâng cao chất lƣợng phục vụ của văn phòng nhằm đóng góp tích cực và thiết thực vào thực hiện những nhiệm vụ chính trị và chuyên môn của cơ quan, tổ chức; tạo sự chuyển biến đột phá vào chất lƣợng phục vụ và phong cách làm việc khoa học, hiệu quả hơn.
2. Lãnh đạo văn phòng phải là ngƣời biết dung hòa các mối quan hệ của nhân viên và tạo một mối quan hệ tốt đẹp với nhân viên, phối hợp với nhân viên trong công tác của văn phòng.
3. Lãnh đạo văn phòng cần trang bị cho mình những kỹ năng sau: Thành thạo các nghiệp vụ văn phòng
Kỹ năng quản lý nhân sự
Kỹ năng tổ chức: Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà có quy mô không lớn, do đó lãnh đạo văn phòng đôi khi kiêm luôn vai trò của cán bộ công đoàn, tổ chức các chuyến tham quan, du lịch, tiệc đãi khách…
Kỹ năng điều hành cuộc họp
4. Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý: Sử dụng phần mềm quản lý văn phòng IT-SOFT office.
KẾT LUẬN
Cùng với sự phát triển của kinh tế - xã hội và khoa học kỹ thuật, công tác văn phòng có nhiều thay đổi, càng khẳng định vai trò quan trọng của mình đối với mỗi cơ quan, tổ chức. Văn phòng là trung tâm quản lý, điều hành của cơ quan, là cánh tay phải đắc lực của lãnh đạo. Có thể nói Văn phòng có vai trò nhƣ một “Quản gia” của cơ quan, tổ chức.
Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà trong những năm qua đã đạt đƣợc những thành tựu đáng kể: Văn phòng đã thực hiện tốt công tác tham mƣu, giúp việc cho Thƣờng trực HĐND và lãnh đạo UBND huyện, thực hiện có hiệu quả công tác tổng hợp, báo cáo các hoạt động của HĐND – UBND huyện, tổ đại biểu HĐND tỉnh tại huyện… Tuy nhiên trƣớc sự phát triển nhanh chóng, không ngừng của kinh tế - xã hội và khoa học kỹ thuật nhƣ hiện nay, đặt ra cho Văn phòng những thách thức không nhỏ. Điều đó đòi hỏi Văn phòng trong thời gian tới phải không ngừng đổi mới phƣơng thức hoạt động sao cho phù hợp với yêu cầu đổi mới, hiện đại công tác văn phòng.
Khóa luận đã tập trung vào một số nội dung chính: Khảo cứu lý luận về văn phòng và hoạt động văn phòng, đánh giá thực tiễn hoạt động văn phòng ở Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà, qua đó đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng ở Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà.
Trên cơ sở sử dụng kết hợp các phƣơng pháp nghiên cứu, khóa luận này đã kiểm chứng đƣợc các giả thuyết nghiên cứu ban đầu. Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà đóng một vai trò rất quan trọng trong công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo UBND huyện và văn phòng còn tồn tại một số hạn chế về trình độ nhân viên.
Kết quả nghiên cứu khẳng định rằng: Văn phòng là một bộ phận không thể thiếu trong mỗi cơ quan, tổ chức. Hoạt động văn phòng thực hiện có hiệu quả là tiền đề cho sự thành công của cơ quan, tổ chức.
Do hạn chế về thời gian nên khóa luận không thể mở rộng, đi sâu nghiên cứu, trình bày đầy đủ và sâu sắc toàn bộ nghiệp vụ trong hoạt động văn phòng.
Tuy nhiên với những nội dung đã trình bày và những giải pháp đƣợc đƣa ra trong khóa luận, hi vọng góp phần nào nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà.
Vì trọng tâm nghiên cứu của bài khóa luận này là hoạt động văn phòng, nên khóa luận không đề cập đến biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phòng. Đây có thể là một gợi mở cho những nghiên cứu tiếp theo về Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà, nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác về văn phòng ở Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Học viện Hành chính (2008), Giáo trình Thư ký lãnh đạo trong cơ quan tổ chức, Nxb. Khoa học và Kỹ thuật, Hà Nội.
2. Hồ Ngọc Cẩn (2003), Cẩm nang Tổ chức và quản trị hành chính văn phòng,
Nxb. Tài Chính, Hà Nội. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
3. Mike Harvey ( 2001), Quản trị hành chính văn phòng, Nxb. Thống kê, Hà Nội.
4. UBND huyện Đầm Hà (2009), Quyết định số 762/2009/QĐ-UBND về “Ban hành quy chế công tác văn thư và lưu trữ của UBND huyện”
5. Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà (2009), Quy chế làm việc của Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà.
LỜI CẢM ƠN
Em xin gửi lời cảm ơn tới ban giám hiệu trƣờng Đại học dân lập Hải Phòng và các thầy cô bộ môn trong khoa quản trị kinh doanh đã giảng dạy cho em kiến thức về lý luận, nghiệp vụ văn phòng để em có cơ sở lý luận viết bài.
Em xin chân thành cảm ơn sự chỉ bảo, giúp đỡ nhiệt tình của các cô, chú, anh chị trong Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà, đã giải đáp những thắc mắc của em về hoạt động văn phòng giúp em hoàn thành bài khóa luận này.
Đặc biệt, em xin cảm ơn những lời nhận xét, sự chỉ bảo tận tình của cô giáo hƣớng dẫn TS. Trần Thị Thanh Thủy để bài khóa luận của em đƣợc hoàn thiện tốt nhất.
Hải Phòng, ngày 15 tháng 6 năm 2010 Sinh viên
MỤC LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU ... 1
1. Lý do chọn đề tài ... 1
2. Mục đích nghiên cứu ... 2
3. Phạm vi và đối tƣợng nghiên cứu ... 2
4. Giả thuyết nghiên cứu ... 2
5. Phƣơng pháp nghiên cứu ... 3
6. Bố cục của khoá luận ... 3
Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÒNG VÀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG ... 4
1.1. Lý luận chung về văn phòng. ... 4
1.1.1. Khái niệm văn phòng. ... 4
1.1.2. Chức năng của văn phòng ... 5
1.1.3. Nhiệm vụ của văn phòng ... 6
1.1.4. Vai trò của văn phòng trong cơ quan, tổ chức ... 7
1.2. Lý luận chung về hoạt động văn phòng. ... 8
1.2.1. Nội dung hoạt động văn phòng ... 8
1.2.2. Các yếu tố ảnh hƣởng tới hiệu quả hoạt động văn phòng ... 18
1.3. Quản trị văn phòng ... 20
1.3.1. Mục tiêu của Quản trị Văn phòng ... 21
1.3.2. Các nội dung của Quản trị văn phòng ... 21
Tiểu kết chƣơng ... 22
Chương 2: THỰC TIỄN HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND HUYỆN ĐẦM HÀ ... 23 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
2.1. Giới thiệu khái quát về UBND huyện Đầm Hà ... 23
2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ của UBND huyện Đầm Hà ... 24
2.1.2. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Đầm Hà ... 25
2.2. Giới thiệu khái quát về Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà ... 26
2.2.1. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà ... 26
2.2.2. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà. ... 28
2.2.3. Nhân sự Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà ... 29
2.2.4. Điều kiện làm việc... 30
2.3. Nội dung hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà. ... 33
2.3.1. Nghiệp vụ thu thập và xử lý thông tin... 33
2.3.3. Nghiệp vụ tiếp nhận và quản lý văn bản ... 39
2.3.3.1. Tiếp nhận văn bản đến ... 39
2.3.3.2. Quản lý văn bản đi ... 43
2.3.4. Nghiệp vụ quản lý và sử dụng con dấu ... 46
2.3.5. Nghiệp vụ lƣu trữ ... 47
2.3.6. Nghiệp vụ xây dựng chƣơng trình, kế hoạch cho cơ quan và lãnh đạo .... 48
2.3.7. Nghiệp vụ tổ chức hội họp ... 50
2.4. Đánh giá tổng thể ... 55
Tiểu kết chương ... 57
Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND HUYỆN ĐẦM HÀ 58 3.1. Định hƣớng chung ... 58
3.2. Một số giải pháp cụ thể ... 60
3.3.1. Giải pháp nâng cao chất lƣợng nhân sự. ... 60
3.2.2. Hoàn thiện mô hình tổ chức văn phòng ... 61
3.2.3. Giải pháp tăng cƣờng đầu tƣ vào các trang thiết bị làm việc văn phòng, ứng dụng thành tựu khoa học kỹ thuật. ... 61
3.2.4. Giải pháp đổi mới, hoàn thiện công tac quản lý, điều hành trong văn phòng...62
KẾT LUẬN ... 63
Danh mục từ viết tắt:
VP Văn phòng
HĐND Hội đồng nhân dân UBND Ủy ban nhân dân
Hệ thống bảng, biểu (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Hình Nội dung Trang
2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND huyện Đầm Hà 25
2.2 Cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà 28
2.3 Trình độ đội ngũ nhân viên 29
2.4 Trang thiết bị làm việc 32
2.5 Quy trình tiếp nhận và xử lý thông tin 33
2.6 Quy trình soạn thảo văn bản 36
2.7 Quy trình quản lý văn bản đến 39
2.8 Mẫu dấu đến 40
2.9 Mẫu nội dung sổ công văn đến 41
2.10 Mẫu sổ chuyển giao văn bản đến 41
2.11 Mẫu sổ theo dõi giải quyết công văn đến 42
2.12 Quy trình quản lý văn bản đi 43
2.13 Mẫu sổ đăng ký văn bản đi 44
2.14 Quy trình tổ chức hội họp 50