6. Bố cục của khoá luận
2.3.4. Nghiệp vụ quản lý và sử dụng con dấu
Chánh văn phòng chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng, bảo quản con dấu của HĐND và UBND huyện và con dấu của cơ quan.
Các con dấu phải đƣợc để tại trụ sở của văn phòng HĐND và UBND huyện và Chánh văn phòng giao cho cán bộ văn thƣ lƣu trữ và đóng dấu.
Khi phát hiện mất con dấu, phải trình báo ngay cho cơ quan Công an cấp có thẩm cấp huyện hoặc nơi xảy ra mất dấu, đồng thời báo cáo ngay bằng văn bản cho cấp có thẩm quyền và làm thủ tục cần thiết để xin cấp lại dấu.
Trách nhiệm của cán bộ văn thư về quản lý và sử dụng con dấu:
- Bảo quản con dấu chặt chẽ, không giao con dấu cho ngƣời khác khi chƣa đƣợc phép bằng văn bản của ngƣời có thẩm quyền.
- Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, tài liệu của cơ quan, đơn vị.
- Chỉ đƣợc đóng dấu vào những văn bản tài liệu sau khi đã có chữ ký của ngƣời có thẩm quyền ký văn bản.
- Không đƣợc đóng dấu khống chỉ.
Nguyên tắc đóng dấu:
- Đóng dấu phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và đúng dấu mực quy định.
- Khi đóng dấu lên chữ ký thì phải đóng trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
- Khi đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do ngƣời ký văn bản quyết định và dấu đƣợc đóng lên trang đầu của từng phụ lục và trùm lên một phần tên cơ quan, đơn vị ban hành văn bản hoặc tên của phụ lục đó.
ngành đƣợc thực hiện theo quy định của bộ trƣởng, thủ trƣởng cơ quan quản lý ngành.
Việc sử dụng và quản lý con dấu đƣợc nhân viên văn thƣ thực hiện theo Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thƣ.
Kết quả thực hiện
Văn phòng đã thực hiện quản lý con dấu theo đúng quyền hạn và trách nhiệm của mình.
2.3.5. Nghiệp vụ lưu trữ
Công tác lƣu trữ của Văn phòng HĐND và UBND huyện gồm: Thu thập,bổ sung tài liệu vào kho lƣu trữ của UBND huyện và chỉnh lý tài liệu tại cơ quan thuộc UBND huyện ; Bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trong qua trình hoạt động của UBND huyện và cơ quan thuộc UBND huyện.
Cán bộ lưu trữ Văn phòng HĐND và UBND huyện có nhiệm vụ:
- Quản lý, hƣớng dẫn, kiểm tra công tác lƣu trữ và báo cáo thống kê của văn phòng theo quy định Nhà Nƣớc.
- Đôn đốc việc lập hồ sơ hiện hành ở UBND huyện và cơ quan thuộc UBND huyện là nguồn nộp tài liệu vào kho lƣu trữ huyện theo quy định.
- Thu thập hồ sơ đã giải quyết xong vào kho lƣu trữ huyện. - Phân loại, chỉnh lý , xác định giá trị tài liệu.
- Thống kê, kiểm kê, kiểm tra hồ sơ, tài liệu lƣu trữ và báo cáo thống kê. - Bảo vệ, bảo quản hồ sơ, tài liệu lƣu trữ.
- Phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ.
Vai trò:
Công tác lƣu trữ có vai trò quan trọng trong hoạt động của văn phòng, công tác lƣu trữ không chỉ đảm bảo tài liệu của UBND huyện đƣợc bảo quản cẩn thận mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho ngƣời khai thác khi muốn sử dụng tài liệu.
Kết quả thực hiện:
Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà đã thực hiện tốt công tác lƣu trữ cho kho lƣu trữ của UBND huyện.
Đảm bảo việc khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu cho ngƣời khai thác sử dụng hồ sơ tài liệu thuộc UBND huyện.
Không để xảy ra trƣờng hợp mất mát hƣ hỏng tài liệu trong quá trình bảo quản.
Bố trí đủ diện tích lƣu trữ tài liệu gồm: 12 tủ tài liệu bằng sắt cho 12 lĩnh vực chuyên môn của các phòng ban và 30m2 giá sắt để tài liệu quanh tƣờng. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lƣu trữ với 01 máy vi tính và 01 máy scan phục vụ công tác lƣu trữ.
2.3.6. Nghiệp vụ xây dựng chương trình, kế hoạch cho cơ quan và lãnh đạo
Việc xây dựng chương trình kế hoạch ở Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà:
Văn phòng HĐND và UBND là cơ quan chuyên môn có nhiệm vụ lập kế hoạch dài hạn, kế hoạch 5 năm và hàng năm của HĐND và UBND huyện.
Văn phòng HĐND và UBND huyện xây dựng chƣơng trình công tác năm căn cứ vào:
Nghị quyết đại hội Đảng bộ huyện về mục tiêu phát triển kinh tế - xã hội.
Căn cứ vào nhiệm vụ kế hoạch UBND tỉnh giao. Kết quả thực hiện nhiệm vụ năm trƣớc.
Chức năng,nhiệm vụ của UBND huyện. Xu thế vận động chung của thời đại.
Chƣơng trình, kế hoạch công tác năm bao gồm: chƣơng trình công tác từng quý, chƣơng trình công tác tháng và chƣơng trình công tác từng tuần.
Vào tháng 11 hàng năm, Văn phòng HDDND và UBND thực hiện việc xây dựng chƣơng trình công tác năm trình Chủ tịch UBND huyện cho ý kiến chỉ đạo và thông qua vào phiên họp thƣờng kỳ tháng 12 của UBND huyện.
chuyên môn thuộc UBND huyện, chƣơng trình công tác này bao gồm cả sự phối gợp giữa các cơ quan đoàn thể.
Chậm nhất là ngày 25 hàng tháng, các ban ngành, các xã, thị trấn căn cứ vào tiến độ chuận bị các đề án, chƣơng trình, kế hoạch trong chƣơng trình công tác năm, căn cứ vào vấn đề còn tồn đọng, các vấn đề mới phát sinh trong tháng cần giải quyết gửi đến văn phòng. Chậm nhất là ngày 01 tháng sau, Văn phòng phải tổng hợp chƣơng trình công tác tháng của huyện, trình Chủ tịch UBND huyện quyết định và gửi cho các ban ngành, các xã, thị trấn biết và thực hiện.
Căn cứ vào kế hoạch công tác tháng, các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện xây dựng chƣơng trình kế hoạch công tác tuần. Các cá nhân tự xây dựng cho mình kế hoạch công tác cá nhân dựa trên nhiệm vụ đƣợc giao.
Văn phòng căn cứ vào kế hoạch đã lập, hoặc giấy mời, giấy triệu tập... để lên kế hoạch công tác cho Thƣờng trực HĐND và lãnh đạo UBND huyện. Khi lập kế hoạch, văn phòng cần nắm đƣợc mục đích, nội dung, thời gian, lịch trình công tác... để bố trí phƣơng tiện đi lại, dự trù kinh phí, giấy tờ tài liệu liên quan… để chuyến công tác cùa lãnh đạo đƣợc thuận lợi và thành công.
Vai trò:
Văn phòng HĐND và UBND huyện có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch làm việc cho UBND huyện. Chƣơng trình, kế hoạch là hình ảnh tƣơng lai của cơ quan, nếu đƣợc xây dựng hợp lý, sát với yêu cầu thực tế sẽ góp phần làm tăng hiệu quả hoạt động của UBND huyện nói chung và Văn phòng nói riêng, giúp các lãnh đạo và cán bộ nhân viên trong cơ quan chủ động với quỹ thời gian làm việc của mình.
Ngƣợc lại, công tác này thực hiện không tốt sẽ làm trì trệ tiến độ hoạt động của cơ quan và ảnh hƣởng trực tiếp tới hiệu quả hoạt động, tính khả thi trong công việc của mỗi cá nhân nói riêng và cơ quan nói chung.
Kết quả thực hiện:
Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà thực hiện tốt công tác xây dựng chƣơng trình kế hoạch công tác cho UBND huyện. Chƣơng trình công tác đƣa ra đúng thời gian quy định, đảm bảo tiến độ thực hiện các nhiệm vụ của các
phòng ban.
Chƣơng trình kế hoạch công tác đƣợc xây dựng sát với mục tiêu đề ra và đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ UBND Tỉnh giao. Các nhiệm vụ đƣa ra cho các ban ngành, đoàn thể đảm bảo đúng quyền hạn và trách nhiệm, phát huy tối đa việc phối hợp làm việc giữa các ban ngành, đoàn thể, nâng cao hiệu quả công việc.
2.3.7. Nghiệp vụ tổ chức hội họp
Quy trình tổ chức hội họp
Hình 2.14: Quy trình tổ chức hội họp
Bước 1: Xây dựng kế hoạch tổ chức các hội họp
Căn cứ vào chƣơng trình công tác hàng năm, hàng tháng của Văn phòng và yêu cầu giải quyết công việc, Chánh văn phòng chỉ đạo xây dựng và quyết định kế hoạch tổ chức các cuộc họp lớn, quan trọng trong năm và hàng tháng; phân công trách nhiệm chuẩn bị nội dung, địa điểm và các vấn đề khác liên quan đến việc tổ chức các cuộc họp.
Kế hoạch tổ chức các cuộc họp trong năm và hàng tháng phải đƣợc thông báo trƣớc cho các đối tƣợng đƣợc triệu tâp hoặc mời tham dự.
Các cuộc họp bất thƣờng chỉ để giải quyết những công việc đột xuất, khẩn cấp. Xây dựng kế hoạch tổ chức cuộc họp Chuẩn bị Tiến hành cuộc họp Kết thúc cuộc họp
Bước 2: Chuẩn bị cuộc họp Chuẩn bị nội dung
Nội dung cuộc họp phải đƣợc phân công chuẩn bị kỹ, đầy đủ, chu đáo theo đúng yêu cầu và thời gian theo quy chế làm việc.
Những vấn đề liên quan đến nội dung cuộc họp và những nội dung yêu cầu cần trao đổi, tham khảo ý kiến tại cuộc họp cần đƣợc chuẩn bị đầy đủ trƣớc thành văn bản.
Đối với những tài liệu dài, có nhiều nội dung thì ngoài bản chính còn phải chuẩn bị thêm bản tóm tắt nội dung. Trong một số trƣờng hợp cụ thể, để tăng chất lƣợng cuộc họp, Chánh văn phòng có thể chỉ đạo ngƣời đƣợc phân công chuẩn bị nội dung cuộc họp gửi tài liệu cho các đại biểu dự họp nghiên cứu trƣớc.
Xác định thời gian tiến hành cuộc họp:
Thời gian tiến hành một cuộc họp đƣợc quy định nhƣ sau: - Họp tham mƣu, tƣ vấn: không quá một buổi làm việc.
- Họp chuyên môn: Từ một buổi cho đến một ngày làm việc, có thể kéo dài hơn nhƣng không quá hai ngày.
- Họp tổng kết công tác năm: không quá 01 ngày.
- Họp sơ kết, tổng kết chuyên đề: từ 01 đến 02 ngày tùy theo tính chất và nội dung chuyên đề.
- Họp tập huấn, triển khai nhiệm vụ công tác từ 01 đến 03 ngày tùy theo tính chất và nội dung vấn đề.
Các cuộc họp khác tùy tính chất và nội dung mà bố trí thời gian tiến hành hợp lý nhƣng không quá 02 ngày.
Thành phần và số lượng người tham dự cuộc họp:
Tùy tính chất, nội dung, mục đích, yêu cầu cuộc họp mà xác định thành phần số lƣợng ngƣời tham dự cho phù hợp, đảm bảo tiết kiệm và hiệu quả.
Dự trù kinh phí: Sử dụng kinh phí sao cho tiết kiệm và hiệu quả
Hàng tháng, căn cứ vào chƣơng trình hội nghị diễn ra trong tháng, Chánh văn phòng lên kế hoạch lập và dự trù kinh phí tổ chức hội nghị sao cho tiết
kiệm, hiệu quả, cụ thể với các mức chi đƣợc căn cứ theo Quy chế chi tiêu nội bộ của Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà.
+ Chi mua và in ấn tài liệu phục vụ cho hội nghị : tùy tình hình thực tế và có hóa đơn kèm theo.
+ Chi mua nƣớc uống : 7000 đ/ngày/đại biểu. + Chi trang trí khánh tiết: tối đa 200.000/hội nghị.
+ Chi hỗ trợ tiền ăn cho đại biểu khách mời không thuộc diện hƣởng lƣơng từ ngân sách Nhà nƣớc : 50.000 đ/ngày/đại biểu.
+ Chi hỗ trợ tiền nghỉ cho đại biểu khách mời không thuộc diện hƣởng lƣơng từ ngân sách Nhà nƣớc : 100.000 đ/ngày/đại biểu.
Bước 3: Gửi giấy mời họp
Giấy mời họp phải đƣợc ghi rõ những nội dung sau: Ngƣời triệu tập và chủ trì
Thành phần tham dự
Ngƣời đƣợc triệu tập; ngƣời đƣợc mời tham dự Nội dung cuộc họp; thời gian, địa điểm họp
Những yêu cấu đối với ngƣời đƣợc triệu tập hoặc đƣợc mời tham dự. Giấy mời họp phải đƣợc gửi trƣớc ngày dự họp ít nhất 3 ngày làm việc, kèm theo là tài liệu, văn bản, nội dung, yêu cầu và những gợi ý liên quan đến nội dung cuộc họp, trừ trƣờng hợp các cuộc họp đột xuất.
Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 53 -
Hình2.15: Ví dụ về mẫu giấy mời họp
ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN ĐẦM HÀ
... Số: /GM-UBND
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
...
Đầm Hà,ngày 18 tháng 08 năm 2009
GIẤY MỜI
Họp thành viên UBND huyện phiên thường kỳ tháng 08 năm 2009 Kính gửi:...
Căn cứ chƣơng trình công tác năm 2009,UBND huyện Đầm Hà kính mời các đ/c dự họp thành viên UBND huyện phiên thƣờng kỳ tháng 8 năm 2009.
*Thành phần:
- Thƣờng trực HĐND huyện
- Lãnh đạo UBND huyện, Thành viên UBND huyện.
- Lãnh đạo các phòng ban chuyên môn trực thuộc UBND huyện.
- Lãnh đạo các cơ quan: Phòng thống kê, Ban đền bù GPMB, Ban quản lý rừng phòng hộ, Ban QLDACT, Đài PT-TH.
*Nội dung:
Thông qua tình hình KT-XH tháng 8/2009; Thông qua nhiệm vụ KT-XH tháng 9/2009 (Văn phòng HĐND-UBND chuẩn bị).
Thông qua báo cáo về việc thực hiện công tác xã hội hóa các lĩnh vực giáo dục, văn hóa-TDTD và y tế từ năm 2001 đến năm 2009 (Văn phòng HĐND và UBND tổng hợp).
*Thời gian: từ 8h00 ngày 21 tháng 08 năm 2009 *Địa điểm: Phòng họp HĐND-UBND huyện (tầng 3). *Chủ trì: đ/c………..– Chủ tịch UBND huyện. Trân trọng kính mời các đồng chí về dự họp./. Nơi nhận: -Nhƣ thành phần mời -Chánh,phó văn phòng -Lƣu văn phòng. GM.28 bản TL.UBND HUYỆN ĐẦM HÀ CHÁNH VĂN PHÒNG
Bước 4: Tiến hành cuộc họp
Văn phòng có trách nhiệm tổ chức tiếp khách, sắp xếp chỗ ngồi, dẫn khách vào chỗ ngồi tại hội nghị, phân phối tài liệu... Văn phòng phải bố trí nhân viên để đảm bảo hệ thống ánh sáng, loa đài, điện…
Trách nhiệm người chủ trì:
- Quán triệt mục đích, yêu cầu, nội dung chƣơng trình, thời gian và lịch trình của cuộc họp.
- Xác định thời gian tối đa cho mỗi ngƣời tham dự họp đƣợc trình bày ý kiến của mình một cách hợp lý.
- Điều khiển cuộc họp theo đúng mục đích.yêu cầu đặt ra. - Có ý kiến kết luận cuộc họp, trƣớc khi kết thúc cuộc họp.
Trách nhiệm người tham dự cuộc họp
- Nghiên cứu tài liệu, văn bản cuộc họp trƣớc khi đến dự. - Chuẩn bị ý kiến phát biểu tại cuộc họp.
- Đến họp đúng giờ, tham dự hết thời gian cuộc họp.
- Khi dự họp phải nghiêm túc, không làm việc riêng hoặc xử lý việc không liên quan đến cuộc họp.
Nội dung, diễn biến cuộc họp phải đƣợc ghi thành biên bản. Trong trƣờng hợp cần thiết thì tổ chức ghi âm, ghi hình cuộc họp.
Biên bản cuộc họp bao gồm những nội dung sau:
Ngƣời chủ trì và danh sách ngƣời có mặt tại cuộc họp. Những vấn đề đƣợc trình bày,thảo luận tại cuộc họp. Ý kiến phát biểu của những ngƣời tham dự.
Kết luận của ngƣời chủ trì và các quyết định đƣợc đƣa ra tại cuộc họp.
Bước 5: Kết thúc cuộc họp
Khi kết thúc cuộc họp, ngƣời chủ trì phải có ý kiến tổng kết kết quả cuộc họp. Chậm nhất là 5 ngày làm việc sau ngày kết thúc cuộc họp, phải có thông báo bằng văn bản kết quả cuộc họp gửi các cá nhân, cơ quan, đơn vị có liên quan biết và thực hiện.
Nội dung chính của biên bản báo cáo kết quả cuộc họp:
- Ý kiến kết luận của ngƣời chủ trì cuộc họp về các vấn đề đƣợc đƣa ra tại cuộc họp.
- Quyết định của ngƣời có thẩm quyền đƣa ra tại cuộc họp về việc giải quyết các vấn đề có liên quan và phân công trách nhiệm tổ chức thực hiện.
Vai trò
Tổ chức cuộc họp đƣợc thực hiện tốt là điều kiện để cuộc họp đƣợc thành công, đạt đƣợc mục tiêu đặt ra.
Tổ chức cuộc họp một cách khoa học, hợp lý giúp văn phòng đảm bảo thời gian tiến hành cuộc họp; Thực hiện tiết kiệm, chống lãng phí các chi phí tiến hành cuộc họp…
Kết quả thực hiện
Văn phòng đã thực hiện thành công các cuộc họp của thƣờng trực HĐND và UBND huyện nhờ thực hiện tốt khâu chuẩn bị một cách đầy đủ và chu đáo từ nội dung đến các điều kiện tiến hành cuộc họp. Ngoài ra, đội ngũ nhân viên của văn phòng đa số là thanh niên, do đó có sự năng động, nhiệt tình trong công việc cao.