6. Bố cục của khoá luận
2.3.3. Nghiệp vụ tiếp nhận và quản lý văn bản
2.3.3.1. Tiếp nhận văn bản đến
Quy trình tiếp nhận và quản lý văn bản đến
Hình2. 7: Quy trình quản lý văn bản đến
Bước 1: Nhận văn bản, phân loại, bóc bì văn bản
Tất cả văn bản đến đều đƣợc tập hợp tại Văn thƣ Văn phòng HĐND và UBND huyện để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký vào sổ .
- Nhận văn bản: Khi văn bản đƣợc gửi đến Văn phòng, nhân viên văn thƣ có trách nhiệm kiểm tra văn bản mới nhận, nếu không thuộc UBND huyện thì phải gửi trả lại nơi gửi. Nếu phong bì bị rách, bị bóc hoặc bị mất thì phải lập biên bản ngay với sự chứng kiến của ngƣời đƣa văn bản.
- Phân loại văn bản:
+ Loại vào sổ đăng ký: Là những công văn, giấy tờ gửi cho UBND huyện, các phòng ban chuyên môn trực thuộc UBND huyện hoặc những ngƣời có chức vụ lãnh đạo trong UBND huyện, lãnh đạo cơ quan trực thuộc UBND huyện
+ Loại không phải vào sổ đăng ký: Thƣ riêng, bản tin, báo, tạp chí.
+ Loại bóc bì: Các văn bản ngoài bì đề tên Chi nhánh, chức danh lãnh đạo của Chi nhánh, không có dấu mật.
+ Loại không đƣợc bóc bì : Các văn bản ghi tên đích danh lãnh đạo cơ Nhận văn bản, phân loại, bóc bì văn bản Đóng dấu đến Vào sổ đăng ký văn bản đến Đôn đốc, theo dõi
việc giải quyết văn bản
Trình, chuyển giao văn bản
đến
Loại không phải vào sổ đăng ký
Loại phải vào sổ đăng ký
Chuyển trực tiếp cho ngƣời nhận
quan, phòng ban, đơn vị hoặc cá nhân ; Bì thƣ riêng cá nhân ; Hồ sơ đấu thầu ; Bì gửi cho các đoàn thể, cơ quan trong đơn vị ; Các văn bản có đóng dấu “Mật”.
- Bóc bì phải khéo để không bị rách văn bản bên trong. Đối với công văn có dấu mật thì không đƣợc bóc bì, phải chuyển ngay cho ngƣời có trách nhiệm giải quyết
- Đối với văn bản thƣờng: Khi tiến hành bóc bì văn bản, cán bộ văn thƣ phải lấy văn bản ra nhẹ nhàng tránh làm rách văn bản , phải đối chiếu ký hiệu văn bản đã đƣợc ghi bên ngoài phong bì với số ký hiệu văn bản xem có khớp nhau không?
Bước 2: Đóng dấu đến
Dấu đến có mục đích xác nhận văn bản đã qua văn thƣ, ghi nhận ngày, tháng, số văn bản đến.
Dấu đến đƣợc đóng rõ ràng và thống nhất vào dƣới số, ký hiệu, trích yếu của công văn.
Số đến ghi vào dấu đến phải khớp với số thứ tự trong sổ ghi văn bản đến, ngày đến là ngày văn thƣ nhận văn bản.
Văn bản đến phải đƣợc làm thủ thục tiếp nhận, vào sổ văn bản đến ngay trong ngày; Nếu văn bản đƣợc gửi đến vào ngày nghỉ thì đƣợc làm thủ tục tiếp nhận vào ngày làm việc tiếp theo (trừ trƣờng hợp văn bản có ghi mức độ khẩn).
Hình 2.8: Mẫu dấu đến
U.B.N.D HUYỆN ĐẦM HÀ CÔNG VĂN ĐẾN
Số:
Ngày tháng năm
(Nguồn: Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà, 2010)
Bước 3: Vào sổ đăng ký văn bản đến
Việc vào sổ phải đảm bảo ghi rõ ràng, chính xác, đầy đủ, không viết bút chì, dập xoá hoặc viết tắt, tránh trùng số hoặc bỏ sót số. Các yếu tố nội dung cần
phải ghi vào các mẫu sau:
Hình 2.9: Mẫu nội dung sổ công văn đến
Ngày đến Số đến Cơ quan gửi văn bản đến Số/kí hiệu văn bản Ngày văn bản Tên loại và trích yếu Lƣu hồ sơ Nơi nhận Kí Nhận Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 21/6/09 1109 UBND Tỉnh 1730/ 2009/ QĐ- UBND 19/6/09 Quyết định v/v Ban hành chế độ họp UBND huyện Đầm Hà
(Nguồn: văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà, năm 2009)
Bước 4: Trình, chuyển giao văn bản đến
Văn thƣ sau khi vào sổ văn bản đến trình cho Chánh văn phòng xem xét, giải quyết. Chánh văn phòng căn cứ vào nội dung của văn bản đến; quy chế làm việc của văn phòng; chức năng nhiệm vụ và kế hoạch công tác đƣợc giao, cho ý kiến phân phối văn bản chuyển giao cho các đơn vị, cá nhân có thẩm quyền giải quyết.
Sau khi có ý kiến chỉ đạo của Chánh văn phòng, cán bộ văn thƣ có trách nhiệm chuyển ngay văn bản cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân xử lý theo quy định.
Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo chính xác và giữ gìn bí mật nội dung văn bản. Khi chuyển văn bản đến phải đăng ký vào sổ chuyển giao văn bản đến.
Hình 2.10: Mẫu sổ chuyển giao văn bản đến
Ngày
chuyển Số đến
Đơn vị hoặc ngƣời
nhận Ký nhận Ghi chú
1 2 3 4 5
25/06/2009 1112 Phòng Văn hóa và thông tin
Bước 5: Đôn đốc ,theo dõi việc giải quyết văn bản
Hình 11: Mẫu sổ theo dõi giải quyết công văn đến
STT Tác giả công văn Số, ký hiệu công văn Ngày ký công văn Trích yếu nội dung công văn Ngƣời nhận giải quyết Thời hạn giải quyết Nội dung giải quyết Số, ký hiệu văn bản trả lời(nếu có) Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 …. …… …… …… …… ……. ……. …… ……….. ……..
(Nguồn:văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà, 2010)
Vai trò
Tiếp nhận và quản lý văn bản đến đƣợc thực hiện tốt sẽ đảm bảo đƣợc việc tiếp nhận thông tin của Văn phòng nhanh chóng, kịp thời và đảm bảo thông tin đến đúng đối tƣợng, công việc cần giải quyết đƣợc giao đúng ngƣời có thẩm quyền. Góp phần đảm bảo chất lƣợng công việc của Văn phòng cũng nhƣ của UBND huyện.
Kết quả thực hiện
Trong thời gian qua việc tiếp nhận và quản lý văn bản đến đƣợc văn phòng HĐND và UBND huyện thực hiện nghiêm túc theo đúng quy trình và đạt đƣợc một số kết quả sau:
Trong những năm qua, 100% văn bản đến đƣợc văn phòng HĐND và UBND huyện tiếp nhận đầy đủ và sao gửi đúng đối tƣợng, đảm bảo 100% công việc đƣợc giải quyết đúng thời hạn, đúng thẩm quyền.
Trong năm 2008, văn phòng đã tiếp nhận 2.965 văn bản đến, trong đó: - Công văn của Chính phủ và các bộ 207 số văn bản
- HĐND tỉnh 50 số văn bản - UBND Tỉnh 1.035 số văn bản
- Các sở ban ngành của tỉnh 1.723 số văn bản.
Trong năm 2009, Văn phòng đã tiếp nhận 2.591 văn bản đến,trong đó: - 304 văn bản của các bộ,ngành,trung ƣơng.
- 996 văn bản của HĐND và UBND tỉnh. - 1.291 văn bản của các sở,ban,ngành.
2.3.3.2. Quản lý văn bản đi
Quy trình quản lý văn bản đi
Hình 2.12:Quy trình quản lý văn bản đi
Bước 1: Kiểm tra văn bản
Cán bộ văn thƣ có trách nhiệm kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản, nếu phát hiện có sai sót phải kịp trình báo Chánh văn phòng hoặc ngƣời soạn thảo biết để sữa chữa sai sót trƣớc khi ban hành.
Bước 2: Đóng dấu cơ quan, đóng dấu khẩn, mật (nếu có) Đóng dấu cơ quan:
- Đóng dấu phải ngay ngắn, đúng chiều, đúng mực dấu quy định.
- Khi đóng dấu lên chữ ký phải đòng trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái. - Đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do ngƣời ký văn bản quyết định và dấu đƣợc đóng lên trang đầu của từng phụ lục và trùm lên một phần tên cơ quan, đơn vị ban hành văn bản của phụ lục đó
Đóng dấu khẩn, mật:
- Tùy theo mức độ cần đƣợc chuyển phát nhanh, văn bản đƣợc xác định độ khẩn theo bao mức: hỏa tốc, thƣợng khẩn hoặc khẩn.
- Dấu chỉ mức độ khẩn đƣợc khắc theo hƣớng dẫn tại Thông tƣ liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP.
Bước 3: Đăng ký văn bản đi
Trƣớc khi chuyển văn bản đi, cán bộ văn thƣ có trách nhiệm đăng ký văn bản đi vào sổ đăng ký văn bản đi chính xác, đầy đủ.
Kiểm tra văn bản
Đóng dấu Đăng ký văn
bản đi
Chuyển phát văn bản và theo dõi việc chuyển phát văn bản Lƣu văn bản đi và
sắp xếp bảo quản văn bản lƣu
Hình 2.13: Mẫu sổ đăng ký văn bản đi Ngày đến Số đến Cơ quan gửi văn bản đến Số/kí hiệu văn bản Ngày văn bản Tên loại và trích yếu Lƣu hồ sơ Nơi nhận Kí nhận Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 …. ….. …….. ……… …… …….. ……… ….. ……. …..
(Nguồn: văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà, 2010)
Bước 4: Chuyển phát văn bản và theo dõi việc chuyển phát văn bản.
Văn bản sau khi hoàn thành thủ tục, cán bộ văn thƣ phải chuyển phát ngay trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo, kể từ ngày văn bản đƣợc ký ban hành; những văn bản khẩn phải đƣợc chuyển ngay sau khi ký ban hành.
Việc chuyển phát văn bản đi có thể thực hiện qua đƣờng bƣu điện, fax hoặc qua internet.
Bước 5: Lưu văn bản đi và sắp xếp bảo quản văn bản lưu
Mỗi văn bản phát hành phải lƣu ít nhất hai bản chính, một bản lƣu tại văn thƣ Văn phòng và một bản lƣu trong hồ sơ soạn thảo văn bản.
Bản lƣu văn bản đi tại bộ phận văn thƣ Văn phòng HĐND và UBND huyện phải đƣợc sắp xếp theo thứ tự đăng ký. Cán bộ văn thƣ có trách nhiệm lập sổ theo dõi, phục vụ kịp thời theo yêu cầu sử dụng bản lƣu tại văn thƣ theo quy định của pháp luật.
Vai trò
Quản lý tốt văn bản đi giúp văn bản đƣợc chuyển phát đi đảm bảo đúng nội dung, thể thức văn bản.
Văn bản đi là phƣơng tiện truyền đạt một cách đầy đủ, kịp thời các thông tin cần thiết.
Quản lý tốt văn bản đi giúp văn phòng nắm bắt đƣợc kết quả của việc ban hành văn bản đó.
Trong thời gian qua, văn phòng đã quản lý thống nhất và thực hiện tốt việc ban hành các văn bản của Văn phòng, HĐND và UBND huyện. Cụ thể:
Năm 2008:
- Văn phòng đã tham mƣu, trình lãnh đạo UBND huyện ký và ban hành 4.142 văn bản. Trong đó: + 2.548 Quyết định + 21 Chỉ thị + 162 Thông báo + 70 Kế hoạch + 126 Tờ trình + 208 Giấy mời + 185 Báo cáo + 822 công văn khác
- Tham mƣu trình lãnh đạo HĐND huyện ký và ban hành 117 văn bản,trong đó có 27 Nghị quyết HĐND huyện và 90 văn bản khác.
- Văn phòng HĐND và UBND huyện đã ban hành 50 văn bản chuyển đi. Năm 2009:
- Văn phòng đã tham mƣu, trình lãnh đạo UBND huyện ký và ban hành 3.829 văn bản. Trong đó: + 2.553 Quyết định + 32 Chỉ thị + 172 Thông báo + 55 Kế hoạch + 195 Tờ trình + 202 Giấy mời + 126 Báo cáo + 494 công văn khác
- Tham mƣu trình lãnh đạo HĐND huyện ký và ban hành 129 văn bản, trong đó có 08 Nghị quyết HĐND huyện và 121 văn bản khác.
Hạn chế:
Công văn gửi đi đôi khi chƣa đảm bảo đƣợc thời gian, dẫn đến một số cơ quan thực hiện chỉ đạo của UBND huyện còn chậm, ảnh hƣởng đến công tác chỉ đạo, điều hành của UBND huyện.
2.3.4. Nghiệp vụ quản lý và sử dụng con dấu
Chánh văn phòng chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng, bảo quản con dấu của HĐND và UBND huyện và con dấu của cơ quan.
Các con dấu phải đƣợc để tại trụ sở của văn phòng HĐND và UBND huyện và Chánh văn phòng giao cho cán bộ văn thƣ lƣu trữ và đóng dấu.
Khi phát hiện mất con dấu, phải trình báo ngay cho cơ quan Công an cấp có thẩm cấp huyện hoặc nơi xảy ra mất dấu, đồng thời báo cáo ngay bằng văn bản cho cấp có thẩm quyền và làm thủ tục cần thiết để xin cấp lại dấu.
Trách nhiệm của cán bộ văn thư về quản lý và sử dụng con dấu:
- Bảo quản con dấu chặt chẽ, không giao con dấu cho ngƣời khác khi chƣa đƣợc phép bằng văn bản của ngƣời có thẩm quyền.
- Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, tài liệu của cơ quan, đơn vị.
- Chỉ đƣợc đóng dấu vào những văn bản tài liệu sau khi đã có chữ ký của ngƣời có thẩm quyền ký văn bản.
- Không đƣợc đóng dấu khống chỉ.
Nguyên tắc đóng dấu:
- Đóng dấu phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và đúng dấu mực quy định.
- Khi đóng dấu lên chữ ký thì phải đóng trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
- Khi đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do ngƣời ký văn bản quyết định và dấu đƣợc đóng lên trang đầu của từng phụ lục và trùm lên một phần tên cơ quan, đơn vị ban hành văn bản hoặc tên của phụ lục đó.
ngành đƣợc thực hiện theo quy định của bộ trƣởng, thủ trƣởng cơ quan quản lý ngành.
Việc sử dụng và quản lý con dấu đƣợc nhân viên văn thƣ thực hiện theo Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thƣ.
Kết quả thực hiện
Văn phòng đã thực hiện quản lý con dấu theo đúng quyền hạn và trách nhiệm của mình.
2.3.5. Nghiệp vụ lưu trữ
Công tác lƣu trữ của Văn phòng HĐND và UBND huyện gồm: Thu thập,bổ sung tài liệu vào kho lƣu trữ của UBND huyện và chỉnh lý tài liệu tại cơ quan thuộc UBND huyện ; Bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trong qua trình hoạt động của UBND huyện và cơ quan thuộc UBND huyện.
Cán bộ lưu trữ Văn phòng HĐND và UBND huyện có nhiệm vụ:
- Quản lý, hƣớng dẫn, kiểm tra công tác lƣu trữ và báo cáo thống kê của văn phòng theo quy định Nhà Nƣớc.
- Đôn đốc việc lập hồ sơ hiện hành ở UBND huyện và cơ quan thuộc UBND huyện là nguồn nộp tài liệu vào kho lƣu trữ huyện theo quy định.
- Thu thập hồ sơ đã giải quyết xong vào kho lƣu trữ huyện. - Phân loại, chỉnh lý , xác định giá trị tài liệu.
- Thống kê, kiểm kê, kiểm tra hồ sơ, tài liệu lƣu trữ và báo cáo thống kê. - Bảo vệ, bảo quản hồ sơ, tài liệu lƣu trữ.
- Phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ.
Vai trò:
Công tác lƣu trữ có vai trò quan trọng trong hoạt động của văn phòng, công tác lƣu trữ không chỉ đảm bảo tài liệu của UBND huyện đƣợc bảo quản cẩn thận mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho ngƣời khai thác khi muốn sử dụng tài liệu.
Kết quả thực hiện:
Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà đã thực hiện tốt công tác lƣu trữ cho kho lƣu trữ của UBND huyện.
Đảm bảo việc khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu cho ngƣời khai thác sử dụng hồ sơ tài liệu thuộc UBND huyện.
Không để xảy ra trƣờng hợp mất mát hƣ hỏng tài liệu trong quá trình bảo quản.
Bố trí đủ diện tích lƣu trữ tài liệu gồm: 12 tủ tài liệu bằng sắt cho 12 lĩnh vực chuyên môn của các phòng ban và 30m2 giá sắt để tài liệu quanh tƣờng. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lƣu trữ với 01 máy vi tính và 01 máy scan phục vụ công tác lƣu trữ.
2.3.6. Nghiệp vụ xây dựng chương trình, kế hoạch cho cơ quan và lãnh đạo
Việc xây dựng chương trình kế hoạch ở Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà:
Văn phòng HĐND và UBND là cơ quan chuyên môn có nhiệm vụ lập kế hoạch dài hạn, kế hoạch 5 năm và hàng năm của HĐND và UBND huyện.
Văn phòng HĐND và UBND huyện xây dựng chƣơng trình công tác năm căn cứ vào:
Nghị quyết đại hội Đảng bộ huyện về mục tiêu phát triển kinh tế - xã hội.
Căn cứ vào nhiệm vụ kế hoạch UBND tỉnh giao. Kết quả thực hiện nhiệm vụ năm trƣớc.
Chức năng,nhiệm vụ của UBND huyện. Xu thế vận động chung của thời đại.
Chƣơng trình, kế hoạch công tác năm bao gồm: chƣơng trình công tác từng quý, chƣơng trình công tác tháng và chƣơng trình công tác từng tuần.
Vào tháng 11 hàng năm, Văn phòng HDDND và UBND thực hiện việc xây dựng chƣơng trình công tác năm trình Chủ tịch UBND huyện cho ý kiến chỉ đạo và thông qua vào phiên họp thƣờng kỳ tháng 12 của UBND huyện.