6. Bố cục của khoá luận
2.3.3.2. Quản lý văn bản đi
Quy trình quản lý văn bản đi
Hình 2.12:Quy trình quản lý văn bản đi
Bước 1: Kiểm tra văn bản
Cán bộ văn thƣ có trách nhiệm kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản, nếu phát hiện có sai sót phải kịp trình báo Chánh văn phòng hoặc ngƣời soạn thảo biết để sữa chữa sai sót trƣớc khi ban hành.
Bước 2: Đóng dấu cơ quan, đóng dấu khẩn, mật (nếu có) Đóng dấu cơ quan:
- Đóng dấu phải ngay ngắn, đúng chiều, đúng mực dấu quy định.
- Khi đóng dấu lên chữ ký phải đòng trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái. - Đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do ngƣời ký văn bản quyết định và dấu đƣợc đóng lên trang đầu của từng phụ lục và trùm lên một phần tên cơ quan, đơn vị ban hành văn bản của phụ lục đó
Đóng dấu khẩn, mật:
- Tùy theo mức độ cần đƣợc chuyển phát nhanh, văn bản đƣợc xác định độ khẩn theo bao mức: hỏa tốc, thƣợng khẩn hoặc khẩn.
- Dấu chỉ mức độ khẩn đƣợc khắc theo hƣớng dẫn tại Thông tƣ liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP.
Bước 3: Đăng ký văn bản đi
Trƣớc khi chuyển văn bản đi, cán bộ văn thƣ có trách nhiệm đăng ký văn bản đi vào sổ đăng ký văn bản đi chính xác, đầy đủ.
Kiểm tra văn bản
Đóng dấu Đăng ký văn
bản đi
Chuyển phát văn bản và theo dõi việc chuyển phát văn bản Lƣu văn bản đi và
sắp xếp bảo quản văn bản lƣu
Hình 2.13: Mẫu sổ đăng ký văn bản đi Ngày đến Số đến Cơ quan gửi văn bản đến Số/kí hiệu văn bản Ngày văn bản Tên loại và trích yếu Lƣu hồ sơ Nơi nhận Kí nhận Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 …. ….. …….. ……… …… …….. ……… ….. ……. …..
(Nguồn: văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà, 2010)
Bước 4: Chuyển phát văn bản và theo dõi việc chuyển phát văn bản.
Văn bản sau khi hoàn thành thủ tục, cán bộ văn thƣ phải chuyển phát ngay trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo, kể từ ngày văn bản đƣợc ký ban hành; những văn bản khẩn phải đƣợc chuyển ngay sau khi ký ban hành.
Việc chuyển phát văn bản đi có thể thực hiện qua đƣờng bƣu điện, fax hoặc qua internet.
Bước 5: Lưu văn bản đi và sắp xếp bảo quản văn bản lưu
Mỗi văn bản phát hành phải lƣu ít nhất hai bản chính, một bản lƣu tại văn thƣ Văn phòng và một bản lƣu trong hồ sơ soạn thảo văn bản.
Bản lƣu văn bản đi tại bộ phận văn thƣ Văn phòng HĐND và UBND huyện phải đƣợc sắp xếp theo thứ tự đăng ký. Cán bộ văn thƣ có trách nhiệm lập sổ theo dõi, phục vụ kịp thời theo yêu cầu sử dụng bản lƣu tại văn thƣ theo quy định của pháp luật.
Vai trò
Quản lý tốt văn bản đi giúp văn bản đƣợc chuyển phát đi đảm bảo đúng nội dung, thể thức văn bản.
Văn bản đi là phƣơng tiện truyền đạt một cách đầy đủ, kịp thời các thông tin cần thiết.
Quản lý tốt văn bản đi giúp văn phòng nắm bắt đƣợc kết quả của việc ban hành văn bản đó.
Trong thời gian qua, văn phòng đã quản lý thống nhất và thực hiện tốt việc ban hành các văn bản của Văn phòng, HĐND và UBND huyện. Cụ thể:
Năm 2008:
- Văn phòng đã tham mƣu, trình lãnh đạo UBND huyện ký và ban hành 4.142 văn bản. Trong đó: + 2.548 Quyết định + 21 Chỉ thị + 162 Thông báo + 70 Kế hoạch + 126 Tờ trình + 208 Giấy mời + 185 Báo cáo + 822 công văn khác
- Tham mƣu trình lãnh đạo HĐND huyện ký và ban hành 117 văn bản,trong đó có 27 Nghị quyết HĐND huyện và 90 văn bản khác.
- Văn phòng HĐND và UBND huyện đã ban hành 50 văn bản chuyển đi. Năm 2009:
- Văn phòng đã tham mƣu, trình lãnh đạo UBND huyện ký và ban hành 3.829 văn bản. Trong đó: + 2.553 Quyết định + 32 Chỉ thị + 172 Thông báo + 55 Kế hoạch + 195 Tờ trình + 202 Giấy mời + 126 Báo cáo + 494 công văn khác
- Tham mƣu trình lãnh đạo HĐND huyện ký và ban hành 129 văn bản, trong đó có 08 Nghị quyết HĐND huyện và 121 văn bản khác.
Hạn chế:
Công văn gửi đi đôi khi chƣa đảm bảo đƣợc thời gian, dẫn đến một số cơ quan thực hiện chỉ đạo của UBND huyện còn chậm, ảnh hƣởng đến công tác chỉ đạo, điều hành của UBND huyện.