Nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ tại ủy ban giám sát tài chính quốc gia

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI NHỮ THỊ VÂN NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN GIÁM SÁT TÀI CHÍNH QUỐC GIA LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG NGÀNH LƯU TRỮ HỌC Hà Nợi - 2019 BỢ NỢI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI NHỮ THỊ VÂN NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN GIÁM SÁT TÀI CHÍNH QUỐC GIA LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG Chuyên ngành: Lưu trữ học Mã số: 8320303 Người hướng dẫn khoa học: TS Cam Anh Tuấn Hà Nội - 2019 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan cơng trình nghiên cứukhoa học tơi thực Các số liệu thơng tin thu thập hồn tồn trung thực xác Những kếtquả nghiên cứu từ luận văn chưa công bố cơng trình nghiên cứu nào.Các thơng tin, số liệu trình bày luận văn trích dẫn từ nguồn tư liệu thống Học viên Nhữ Thị Vân LỜI CẢM ƠN Trong trình nghiên cứu thực tiễn đề tài, gặp nhiều khó khăn, song tơi nhận giúp đỡ các thầy cô giáo, các đồng nghiệp, các bạn học viên người thân Đặc biệt giúp đỡ TS Cam Anh Tuấnngười trực tiếp hướng dẫn cho nghiên cứu thực đề tài Tôi xin chân thành cảm ơn khoa Văn thư –Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ, các giáo sư, tiến sĩ giảng viên giảng dạy, truyền đạt cho kiến thức chuyên môn suốt thời gian học cao học Cảm ơn các thầy cô Phòng Đào tạo sau đại học giúp đỡ thời gian học tại trường Đại học Nội vụ Cảm ơn ban lãnh đạo Uỷ ban Giám sát tài Quốc gia anh, chị, em đồng nghiệp giúp đỡ, góp ý cho tơi q trình thực đề tài Với tình cảm chân thành nhất, tơi xin trân trọng cảm ơn TS.Cam Anh Tuấn hết lòng quan tâm, tận tình hướng dẫn đồng hành tơi để tơi hồn thành luận văn Với cố gắng mình, tơi nỡ lực hồn thành luận văn đúng quy định Tuy nhiên, hạn chế khách quan chủ quan, luận văn không thể tránh khỏi thiếu sót Tôi mong nhận ý kiến góp ý q báu thầy, bạn để giúp chúng tơi hồn thiện luận văn một cách tốt Xin trân trọng cảm ơn! Hà Nội, ngày tháng11 năm 2019 Học viên Nhữ Thị Vân MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài .1 Lịch sử nghiên cứu đề tài .1 Mục tiêu nghiên cứu .3 Nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu .3 Phạm vi nghiên cứu .4 Phương pháp nghiên cứu Đóng góp đề tài Bố cục .5 CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ CƠ QUAN .6 1.1 Tài liệu lưu trữ: khái niệm, loại hình và đặc điểm .6 1.1.1 Khái niệm tài liệu lưu trữ 1.1.2 Các loại hình tài liệu lưu trữ 1.1.3 Đặc điểm của tài liệu lưu trữ 1.2 Hoạt động lưu trữ quan 1.2.1 Khái niệm và nội dung của hoạt động lưu trữ quan .9 1.2.2 Mục đích của hoạt đợng lưu trữ quan 10 1.2.3 Nguyên tắc của việc thực hoạt động lưu trữ quan 10 1.3 Hiệu quả hoạt động lưu trữ quan 11 1.3.1 Khái niệm hiệu quả hoạt động lưu trữ 11 1.3.2 Mục đích của nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ quan 12 1.3.3 Yêu cầu của việc nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ qu an 14 1.3.4 Tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động lưu trữ quan 15 Tiểu kết chương 20 CHƯƠNG THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮTẠI ỦY BAN GIÁM SÁT TÀI CHÍNH QUỐC GIA 21 2.1 Vài nét Uỷ ban Giám sát tài chính Quốc gia và Văn phòng Ủy ban Giám sát tài chính Quốc gia 21 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức của Ủy ban 21 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức của Văn phòng Ủy ban 23 2.2 Thành phần, nội dung,đặc điểm, ý nghĩa tài liệu lưu trữ hình thành hoạt đợng Uỷ ban 24 2.2.1.Thành phần tài liệu lưu trữ của Uỷ ban 24 2.2.2 Nội dung tài liệu lưu trữ của Uỷ ban 25 2.2.3 Đặc điểm tài liệu lưu trữ của Uỷ ban 26 2.2.4 Ý nghĩa tài liệu lưu trữ của Uỷ ban 27 2.3.Thực trạng hoạt động lưu trữ Uỷ ban Giám sát tài chính Quốc gia 28 2.3.1.Hoạt độngthu thập,bổ sung tài liệu lưu trữ của Uỷ ban 28 2.3.2.Hoạt động chỉnh lý tài liệu lưu trữ Uỷ ban 31 2.3.3 Hoạt động xác định giá trị tài liệu 32 2.3.4 Thống kê và công cụ tra cứu tài liệu 33 2.3.5.Hoạt động bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ tại Uỷ ban 34 2.3.6 Hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 34 2.4 Đánh giá hoạt động lưu trữ Uỷ ban Giám sát tài chính Quốc gia 35 2.4.1 Ưu điểm 35 2.4.2 Hạn chế 36 2.4.3 Nguyên nhân ảnh hưởng đến hoạt động lưu trữ tại Uỷ ban Giám sát tài Quốc gia 40 Tiểu kết chương 44 CHƯƠNG GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN GIÁM SÁT TÀI CHÍNH QUỐC GIA 45 3.1 Giải pháp hoạt động nghiệp vụ lưu trữ 45 3.2 Giải pháp hoạt động quản lý 54 Tiểu kết chương 58 KẾT LUẬN 59 TÀI LIỆU KHAM KHẢO 60 PHỤ LỤC PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Uỷ ban Giám sát tài Quốc gia (Uỷ ban) thành lập từ năm 2008 Uỷ ban quan hành nhà nước tḥc Thủ tướng Chính phủ, có chức năng, nhiệm vụ đánh giá nghiên cứu, tư vấn cho Thủ tướng Chính phủ việc điều phối hoạt đợng giám sát thị trường tài Việt Nam Hơn 10 năm qua, quá trình hoạt đợng, Ủy ban làm tốt công tác tham mưu, tư vấn cho Thủ tướng thơng qua việc phân tích, đánh giá rủi do, dự báo tình hình kinh tế vĩ mơ thị trường tài Việt Nam Trong quá trình hoạt động, Uỷ ban sản sinh một khối lượng lớn tài liệu Tuy nhiên, hoạt động lưu trữ tài liệu Uỷ ban chưa quan tâm đúng mức Tài liệu chưa sắp xếp, còn tình trạng bó gói thành tập lưu giá, tủ tạm thời Một số tài liệu có tượng bị xâm hại mối, mọt ẩm mốc Tình trạng khơng xử lý kịp thời triệt để dẫn đến hệ lụy đáng tiếc hoạt đ ộng Ủy ban Trong tình hình nay, để bảo quản an toàn tổ chức khai thác sử dụng hiệu khối tài liệu hình thành quá trình hoạt động Uỷ ban, một nhiệm vụ cấp thiết phải tiến hành nghiên cứu các giải pháp để nâng cao hiệu hoạt động lưu trữ Uỷ ban Là chuyên viên trực tiếp phụ trách công tác lưu trữ quan, tác giả định lựa chọn đề tài: “Nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ tại Uỷ ban Giám sát tài chính Quốc gia” làm đề tài luận văn thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ học với mong muốn kết nghiên cứu đề tài góp phần vào việc giải vấn đề cấp bách hoạt động lưu trữ Ủy ban thời gian tới Lịch sử nghiên cứu đề tài Nghiên cứu các hoạt động lưu trữ tại các quan nói chung nhà nước quan tâm khía cạnh khác nhiều từ vấn đề lý luận Song việc nghiên cứu hoạt động lưu trữ tại Uỷ ban Giám sát tài Quốc gia kể từ thành lập tới mợt nợi dung hồn tồn Để thực luận văn này, tác giả tìm hiểu, nghiên cứu mợt số tài liệu có liên quan trực tiếp gián tiếp đến luận văn tác giả cụ thể sau: Thứ nhất về giáo trình, sách chun khảo: Có mợt số giáo trình cơng trình nghiên cứu đề cập đến hoạt đợng lưu trữ vấn đề có liên quan đến công tác giáo trình “Lưu trữ tài liệu của các quan, tổ chức” PGS.TS Nguyễn Minh Phương, PGS.TS Triệu Văn Cường, NXB trị Quốc gia – Sự thật, Hà Nội – 2016; “Giáo trình Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ” GVC.TS Chu Thị Hậu, NXB Lao động, 2016; “Lý luận và thực tiễn côngtác lưu trữ” nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương ĐìnhQuyền Nguyễn Văn Thâm thể khâu nghiệp vụ cụ thể như: phân loại, xác định giá trị, thu thập, bổ sung tổ chức cơng cụ tra cứu; giáo trình “Lưu trữ học đại cương” CVCC.TS Phan Đình Nham, PGS.TSKH Bùi Loan Thùy, NXB Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh, 2015 Đây thực nguồn tài liệu bổ ích cho các học viên, sinh viên muốn nghiên cứu tìm hiểu nợi dung liên quan đến hoạt động lưu trữ Thứ hai các luận văn thạc sĩ: Một số luận văn học viên cao học khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng Trường Đại học Khoa học xã hội nhân văn thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội như: Luận văn thạc sĩ học viên Nguyễn Duy Dịu (2015) về“Nghiên cứu giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công tác lưu trữ của Bộ Công thương”.Trong luận văn này, tác giả nghiên cứu các giải pháp để nâng cao hiệu quản lý nhà nước công tác lưu trữ Bộ Công thương năm 2015 Luận văn thạc sĩ học viên Kim Thị Huyền Trang (2014) với đề tài“Nghiên cứu đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ tại tỉnh Sơn La” Trong luận văn này, tác giả nghiên cứu công tác lưu trữ tại tỉnh Sơn La đề xuất các giải pháp để nâng cao chất lượng công tác lưu trữ tại tỉnh Sơn La năm 2014 Luận văn thạc sĩ Nguyễn Văn Chung (2014) “Nghiên cứu đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại Tổng công ty đường sắt Việt Nam”.Trong luận văn nghiên cứu đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quảtổ chức quản lý công tác lưu trữ tại Tổng công ty đường sắt Việt Nam năm 2014 Học viên Phạm Thị Diệu Linh với luận văn “ Các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ cấp huyện của thành phố Hà Nội” năm 2009 Luận văn nghiên cứu công tác lưu trữ cấp huyện thành phố Hà Nợi, phân tích thực trạng cũng đề xuất các giải pháp quản lý công tác lưu trữnói chung đó có đề cập đến nội dung quản lý nhà nước công tác lưu trữ cấp huyện thuộc thú� ; c) Hồ sơ ban hành Quyết định……… - Tuyển dụng; - Bổ nhiệm; - Nâng lương; - Khen thưởng; - Kỷ luật; - Thuyên chuyển; - Hưu trí; - Xây dựng, sửa chữa cơng trình quan; - Mua sắm sử dụng trang thiết bị; - Báo cáo toán thu chi hàng năm; d) Công tác Đảng, Cơng đồn, Đồn niên đ) Các loại hồ sơ khác B THÀNH PHẦN VĂN BẢN, TÀI LIỆU TRONG HỒ SƠ: Bảng kèm theo C PHƯƠNG PHÁP LẬP HỒ SƠ I MỞ HỒ SƠ Là xác định hồ sơ cần lập ghi thơng tin cần thiết lên bìa hồ sơ Thời điểm mở hồ sơ đồng thời với thời điểm bắt đầu xử lý công việc Việc mở hồ sơ vào danh mục hồ sơ đơn vị thực tế công việc giao xử lý Các thơng tin cần ghi ngồi bìa hồ sơ gồm: Tóm tắt nợi dung hồ sơ, tên chuyên viên đơn vị xử lý, thời gian bắt đầu hồ sơ II THU THẬP VĂN BẢN, TÀI LIỆU VÀO HỒ SƠ Chuyên viên có trách nhiệm thu thập vào hồ sơ tất các văn bản, tài liệu hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc Việc thu thập văn bản, tài liệu liên quan vào hồ sơ thực từ bắt đầu xử lý đến hồn thành cơng việc Văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ phải có giá trị pháp lý (là từ chính), có liên quan trực tiếp đến q trình xử lý cơng việc Tài liệu thu thập vào hồ sơ bao gồm tài liệu bằng giấy tải liệu khoa hoc kỹ thuật (tài liệu pháp lý, thuyết minh cơng trình, báo cáo khảo sát, báo cáo nghiên cứu khả thi, dự toán, toán, hồ sơ thầu, vẽ, đồ, mơ hình , có) tài liệu nghe nhìn (file điện tử ghi ârn/ghi hình, ảnh, phim , có) III CHỈNH LÝ SƠ BỢ VĂN BẢN, TÀI LIỆU CĨ TRONG HỒ SƠ Sau giải xong công việc, chuyên viên thực chỉnh lý hồ sơ công việc theo các bước sau: Thu thập, bổ sung văn bản, tài liệu thiếu vào hồ sơ; Xem xét loại khỏi hồ sơ văn bản, tài liệu trùng thừa, nháp, tài liệu tham khảo không cần thiết văn bản, tài liệu hết giá trị; Các văn bản, tài liệu hồ sơ phải sắp xếp khoa học, đảm bảo tính liên tục vấn đề Nếu hồ sơ có kèm theo các tài liệu khoa học kỹ thuật tài liệu nghe nhìn cần cho vào phong bì/hợp riêng, ghi thích rõ ràng xếp vào cuối hồ sơ Nếu hồ sơ có kèm theo các vẽ cần gấp gọn theo khổ giấy A4 xếp với thuyết minh IV BIÊN MỤC HỒ SƠ: Biên mục bên biên mục bên Biên mục bên hồ sơ: Thống kê tất tài liệu có hồ sơ vào mục lục hồ sơ Các nội dung thống kê gồm: số, ký hiệu, ngày tháng văn bản, tài liệu; trích yếu nợi dung văn bản, tài liệu; tổng số trang văn bản, tài liệu; tình trạng (văn bản, tài liệu cịn ngun vẹn hay bị rách nát; chữ có bị mờ hay khơng ) tính chất văn bản, tài liệu (bản gốc, hay sao) Biên mục bên ngồi hồ sơ: Viết tóm tắt nợi dung hồ sơ, ghi rõ số ký hiệu văn ban hành ...H SÁCH TIỀN TỆ BAN GIÁM SÁT CÁC TẬP ĐOÀN TÀI CHÍNH BAN GIÁM SÁT TỔNG HỢP TRUNG TÂM THƠNG TIN GIÁM SÁT TÀI CHÍNH Q́C GIA PHỊNG GIÁM SÁT CÁC TẬP ĐOÀN TÀI CHÍNH PHỊNG GIÁM SÁT LĨNH VỰC NGÂ... dung tài liệu lưu trữ của Uỷ ban 25 2.2.3 Đặc điểm tài liệu lưu trữ của Uỷ ban 26 2.2.4 Ý nghĩa tài liệu lưu trữ của Uỷ ban 27 2.3.Thực trạng hoạt động lưu trữ. .. Khái niệm hiệu quả hoạt động lưu trữ 11 1.3.2 Mục đích của nâng cao hiệu quả hoạt đợng lưu trữ quan 12 1.3.3 Yêu cầu của việc nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ qu an