Luận văn thạc sĩ nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ tại sở khoa học và công nghệ thành phố hồ chí minh

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ TẠI SỞ KHOA HỌC VÀ CƠNG NGHỆ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG CHUYÊN NGÀNH: LƯU TRỮ HỌC MÃ SỐ: 8320303 Người thực hiện: Trương Thanh Lộc Lớp thạc sĩ khóa: niên khóa: 2018-2020 Người hướng dẫn: CVCC TS Phan Đình Nham Hà Nội, Tháng 12/2020 MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu vấn đề Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu 3.1 Mục tiêu nghiên cứu 3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu 4.1 Đối tượng nghiên cứu 4.2 Phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu 5.1 Phương pháp luận 5.2 Phương pháp phân tích, tổng hợp 5.3 Phương pháp so sánh 5.4 Phương pháp khảo sát 5.5 Phương pháp đánh giá 5.6 Phương pháp hệ thống Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Bố cục luận văn PHẦN NỘI DUNG Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC 1.1 Cơ sở lý luận hoạt động lưu trữ 1.1.1 Một số khái niệm 1.1.1.1 Hoạt động lưu trữ 1.1.1.2 Nâng cao 1.1.1.3 Hiệu 1.1.1.4 Nâng cao hiệu hoạt động lưu trữ 1.1.2 Nội dung, vai trò hoạt động lưu trữ 1.1.2.1 Nội dung hoạt động lưu trữ 1.1.2.2 Vai trò hoạt động lưu trữ hoạt động Sở 10 1.1.3 Ý nghĩa, tác dụng hoạt động lưu trữ đời sống xã hội .10 1.1.4 Tiêu chí đánh giá hiệu hoạt động lưu trữ 12 1.2 Cơ sở pháp lý hoạt động lưu trữ 16 Tiểu kết Chương 18 Chương KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ TẠI SỞ KHOA HỌC VÀ CƠNG NGHỆ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 2.1 Khái qt Sở Khoa học Công nghệ Thành phố Hồ Chí Minh 19 2.1.1 Lịch sử hình thành 19 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức 21 2.2 Tổng quan thành phần, nội dung, ý nghĩa tài liệu lưu trữ Sở Khoa học Cơng nghệ Thành phố Hồ Chí Minh 24 2.2.1 Thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ 24 2.2.1.1 Thành phần tài liệu lưu trữ 24 2.2.1.2 Nội dung tài liệu lưu trữ 26 2.2.2 Ý nghĩa, tác dụng tài liệu lưu trữ 27 2.3 Thực trạng hoạt động lưu trữ Sở 29 2.3.1 Công tác Thu thập tài liệu lưu trữ 29 2.3.2 Công tác chỉnh lý tài liệu 32 2.3.3 Công tác xác định giá trị tài liệu 33 2.3.4 Công tác thống kê tài liệu 35 2.3.5 Công tác bảo quản tài liệu 35 2.3.6 Công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 37 2.4 Đánh giá hiệu hoạt động lưu trữ Sở 39 2.4.1 Ưu điểm 39 2.4.2 Hạn chế 39 2.4.3 Nguyên nhân 41 Tiểu kết Chương 41 CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ TẠI SỞ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 3.1 Nhóm giải pháp nghiệp vụ 42 3.1.1 Nâng cao chất lượng công tác thu thập, bổ sung hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan 42 3.1.2 Nâng cao hiệu chỉnh lý tài liệu 43 3.1.3 Nâng cao hiệu tính xác việc xác định giá trị tài liệu phông lưu trữ Sở 44 3.1.4 Bảo quản tài liệu lưu trữ biện pháp 46 3.1.5 Đa dạng hóa công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ 46 3.1.6 Nâng cao hiệu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 47 3.2 Nhóm giải pháp sở vật chất, kinh phí 47 3.3 Nhóm giải pháp chung 48 3.3.1 Nâng cao nhận thức hoạt động lưu trữ 48 3.3.2 Tăng cường kiểm tra chất lượng lập hồ sơ trước giao nộp vào Lưu trữ quan 49 3.3.3 Rà soát, sửa đổi ban hành văn hướng dẫn nghiệp vụ hoạt động lưu trữ Sở 49 3.3.4 Ứng dụng công nghệ thông tin để nâng cao hiệu hoạt động lưu trữ 49 Tiểu kết Chương 50 PHẦN KẾT LUẬN 52 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 54 PHỤ LỤC LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài “Nâng cao hiệu hoạt động lưu trữ Sở Khoa học Cơng nghệ Thành phố Hồ Chí Minh” nghiên cứu tơi tìm hiểu hồn thành Những thông tin nội dung đề tài dựa nghiên cứu thực tế hoàn toàn với nguồn trích dẫn Nếu sai tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm Hà Nội, ngày tháng năm Tác giả luận văn Trương Thanh Lộc LỜI CÁM ƠN Để hồn thành luận văn này, trước hết tơi xin bày tỏ lòng biết ơn đến Trường Đại học Nội vụ Hà Nội giảng viên tận tình giảng dạy, trang bị cho kiến thức vô quý báu suốt thời gian học tập Trường Tôi xin chân thành cảm ơn giúp đỡ lãnh đạo Văn phịng Sở đồng chí, đồng nghiệp quan tạo điều kiện cho tơi hồn thành luận văn Đặc biệt, xin trân trọng cảm ơn hướng dẫn tận tình CVCC TS Phan Đình Nham giúp tơi hồn thành luận văn Trong q trình thực đề tài, ngồi nỗ lực nghiên cứu, tìm hiểu thân, cịn có kế thừa, tổng hợp tài liệu nhà nghiên cứu trước; nhiên, trình độ thân cịn hạn chế nên luận văn khơng tránh khỏi thiếu sót Kính mong giúp đỡ góp ý thầy (cô) bạn để luận văn hoàn thiện Xin trân trọng cám ơn./ Hà Nội, ngày tháng năm Tác giả Trương Thanh Lộc PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Tài liệu lưu trữ kho tàng thông tin đáng tin cậy, có giá trị sử liệu cao, ngày tổ chức, cá nhân khai thác sử dụng công cụ thiếu việc xây dựng, triển khai sách quản lý, nghiên cứu hay đời sống cá nhân Trong kỷ XXI, tài liệu lưu trữ khẳng định vai trị, vị trí để góp phần xây dựng, bảo vệ đất nước, phát triển kinh tế xã hội, xây dựng quốc gia tiên tiến, đậm đà sắc dân tộc Cũng lí mà ngày Đảng, Nhà nước quan chun mơn có liên quan ngày có quan tâm, đạo, hướng dẫn quản lý nhà nước việc thực hoạt động lưu trữ nhằm mục đích phát huy tối đa giá trị tài liệu lưu trữ, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ mục đích Nhà nước xã hội Hoạt động lưu trữ hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ Trong năm qua, công tác lưu trữ quốc gia giới nói chung Việt Nam nói riêng tiến bước dài Sự nghiệp lưu trữ Việt Nam, với sách Đảng Nhà nước, ngày hồn thiện, phù hợp với tiến trình phát triển đất nước hội nhập sâu, rộng vào nghiệp lưu trữ quốc tế Trong bối cảnh cải cách hành nhà nước mạnh mẽ, xây dựng phủ điện tử, hệ thống quan quản lý lưu trữ tài liệu lưu trữ quốc gia bước kiện toàn, hợp tác quốc tế ngày mở rộng, khối lượng tài liệu lưu trữ ngày lớn công tác lưu trữ ngày phức tạp Trong năm gần đây, hoạt động lưu trữ Sở Khoa học Công nghệ Thành phố Hồ Chí Minh (gọi tắt Sở) có nhiều tiến Ban lãnh đạo Sở dành quan tâm Tuy nhiên tồn tại, hạn chế vấn đề như: hồ sơ, tài liệu lưu trữ phân tán phòng chuyên mơn; tình trạng giao nộp tài liệu vào lưu trữ chưa quy định Việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ đáp ứng nhu cầu nhiều vấn đề bất cập chưa pháp luật quy định làm để vừa phát huy giá trị tài liệu lưu trữ mà bảo đảm nguyên tắc bảo vệ bí mật nhà nước bí mật đời tư bối cảnh an ninh giới nước ngày phức tạp, danh mục tài liệu hạn chế sử dụng; thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ; việc sao, chứng thực tài liệu lưu trữ; khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ qua mạng; việc mang tài liệu lưu trữ nước ngoài… Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Sở chủ yếu hình thức phục vụ độc giả chỗ chưa đáp ứng u cầu xã hội thơng tin Ngồi ra, việc ứng dụng công nghệ thông tin quản lý tra tìm hồ sơ, tài liệu lưu trữ chưa đáp ứng yêu cầu, hình thức sử dụng chủ yếu tra cứu sổ sách gây nhiều thời gian cho công chức lưu trữ việc tìm kiếm Xuất phát từ vấn đề nên tác giả chọn đề tài “Nâng cao hiệu hoạt động lưu trữ Sở Khoa học Cơng nghệ Thành phố Hồ Chí Minh” làm luận văn Thơng qua luận văn này, tác giả hy vọng giúp cho hoạt động lưu trữ Sở nâng cao qua phát huy tối đa hiệu hoạt động Sở Khoa học Công nghệ Thành phố Hồ Chí Minh đáp ứng yêu cầu cải cách hành Lịch sử nghiên cứu vấn đề Cơng tác lưu trữ đặc biệt hoạt động lưu trữ vấn đề khơng có nhiều viết, cơng trình nghiên cứu khoa học đề cập đến Tuy nhiên, cơng trình nghiên cứu đề cập đến khía cạnh vấn đề khác nhau, quan cụ thể khác mức độ khác hồn tồn nghiên cứu, tìm hiểu vấn đề theo cách riêng đề tài Các cơng trình nghiên cứu vào nghiên cứu vấn đề khía cạnh định quan định, có tác dụng lớn cho việc vận dụng hoạt động quan Dưới số cơng trình nghiên cứu đề cập tới vấn đề hoạt động lưu trữ như: + Trong giáo trình chuyên ngành lưu trữ: “Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ” nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền Nguyễn Văn Thâm thể khâu nhiệm vụ sau: phân loại, xác định giá trị, thu thập, bổ sung tổ chức cơng cụ tra cứu + Giáo trình “Lưu trữ học Đại cương” hai tác giả Phan Đình Nham - Bùi Loan Thùy biên soạn, NXB Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh, năm 2015 + “Cơ sở lý luận thực tiễn tổ chức kho lưu trữ Việt Nam” tác 10 giả Vương Đình Quyền chủ trì nghiên cứu + Giáo trình “Nghiệp vụ lưu trữ bản” tác giả Vũ Thị Phụng chủ biên, NXB Hà Nội, năm 2006 + “Vấn đề thu thập tổ chức khoa học tài liệu kèm theo phim điện ảnh” Đào Xuân Chúc Tạp chí văn thư, lưu trữ Việt Nam số 1/2002 – tr 12-15 + “Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ thời kỳ đổi đất nước” tác giả Phan Đình Nham Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số năm 1993 + Luận văn “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu kho lưu trữ Văn phịng Chính phủ phục vụ hoạt động quản lý, điều hành Chính phủ” tác giả Nguyễn Thị Lan Hương, năm 2013 Nơi bảo vệ luận văn trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn - Đại học Quốc gia Hà Nội + Luận văn “Các giải pháp nâng cao hiệu công tác lưu trữ cấp huyện thành phố Hà Nội” tác giả Phạm Thị Diệu Linh, năm 2009 Nơi bảo vệ luận văn trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn - Đại học Quốc gia Hà Nội + Luận văn “Nghiên cứu đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ Bộ Tư pháp” tác giả Hoàng Hải Yến, năm 2014 Nơi bảo vệ luận văn trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn - Đại học Quốc gia Hà Nội + Luận văn “Nghiên cứu số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Thành phố Đà Nẵng”, tác giả Nguyễn Thị Thanh Linh, năm 2013 Nơi bảo vệ luận văn trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn - Đại học Quốc gia Hà Nội + Luận văn “Nâng cao chất lượng chỉnh lý tài liệu lưu trữ quan Bộ (qua thực tế số Bộ)”, tác giả Nguyễn Thị Lan, năm 2019 Nơi bảo vệ luận văn trường Đại học Nội vụ - Đại học Quốc gia Hà Nội + Luận văn “Nâng cao hiệu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Bộ Giáo dục Đào tạo”, tác giả Phạm Thị Chung, năm 2009 Nơi bảo vệ luận văn trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn - Đại học Quốc gia Hà Nội Các cơng trình, đề tài, viết nêu chủ yếu tập trung nghiên cứu nguyên tắc, sở phương pháp thực số nghiệp vụ lưu trữ cụ thể; đề xuất giải pháp nâng cao hiệu hoạt động lưu trữ quan cụ thể STT Tên nhóm hồ sơ - Hàng năm - Tháng, quý, tháng, tháng 180 181 182 183 Kế hoạch, báo cáo tài q trực thuộc - Hàng năm - Quý Báo cáo kiểm kê, đánh giá lại tà công nợ Hồ sơ, tài liệu việc chuyển nh lý tài sản cố định - Nhà đất - Tài sản khác Hồ sơ kiểm tra, tra tài chín đơn vị trực thuộc - Vụ việc nghiêm trọng - Vụ việc khác 184 Hồ sơ kiểm toán quan c - Vụ việc nghiêm trọng - Vụ việc khác 185 Sổ sách kế toán - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết 186 187 188 Chứng từ kế tốn sử dụng trực ti lập báo cáo tài Chứng từ kế tốn khơng sử dụng tốn lập báo cáo tài Cơng văn trao đổi cơng tác tà XIII Tài liệu xây dựng 189 Tập văn xây dựng 190 191 192 193 quan (hồ sơ nguyên tắc) Hồ sơ xây dựng ban hành chế độ xây dựng ngành, c Kế hoạch, báo cáo công tác đầu - Dài hạn, hàng năm - tháng, tháng - Q, tháng Hồ sơ Cơng trình nhóm B, C Hồ sơ sửa chữa nhỏ cơng trì STT Tên nhóm hồ sơ 194 Cơng văn trao đổi xây dựng c XIV Tài liệu lựa chọn nhà thầ 195 196 Hồ sơ đấu thầu: Kế hoạch lựa mời thầu, báo cáo đánh giá, thẩm đấu thầu (Trừ trường hợp h Bản gốc Hồ sơ dự thầu (HSDT) xây lắp 197 Bản gốc Hồ sơ dự thầu đơn hàng hóa 198 Bản HSDT đơn vị trúng HSDT đơn vị không trún 199 Hồ sơ lựa chọn nhà thầu Hồ sơ đề xuất tài n 200 bước đánh giá kỷ thuật theo p túi hồ sơ XV Tài liệu hợp tác quốc tế 201 Tập văn hợp tác quốc tế g quan (hồ sơ nguyên tắc) 202 Hồ sơ đoàn - Ký kết hợp tác - Hội thảo, triển lãm, học tập, … 203 Hồ sơ đoàn vào - Ký kết hợp tác - Hội thảo, triển lãm, học tập, … 204 205 Hồ sơ hội nghị, hội thảo quốc tế Kế hoạch, báo cáo công tác hợp - Dài hạn, hàng năm - tháng, tháng - Quý, tháng 206 207 208 209 Hồ sơ xây dựng chương trình, d ngành, quan Hồ sơ việc thiết lập quan hệ h tổ chức nước Hồ sơ gia nhập thành viên h Hồ sơ việc tham gia hoạt chức quốc tế (hội nghị, hội thảo, STT Tên nhóm hồ sơ thống kê…) 210 Công văn trao đổi công tác hợ XVI Tài liệu tra giải cáo 211 212 Tập văn tra giải gửi chung đến quan (hồ s Hồ sơ xây dựng, ban hành quy c tra giải khiếu 213 Kế hoạch, báo cáo công tác than nại, tố cáo - Dài hạn, hàng năm - tháng, tháng - Quý, tháng 214 Báo cáo cơng tác phịng chống t - Hàng năm - Tháng, quý, sáu tháng 215 Hồ sơ tra vụ việc - Vụ việc nghiêm trọng - Vụ việc khác 216 Hồ sơ giải vụ việc - Vụ việc nghiêm trọng - Vụ việc khác 217 Tài liệu hoạt động tổ - Báo cáo năm - Tài liệu khác 218 Công văn trao đổi công tác th nại, tố cáo XVII Tài liệu thi đua, khen th 219 Tập văn thi đua, khen thư quan (hồ sơ nguyên tắc) 220 221 222 223 Hồ sơ xây dựng, ban hành quy c thi đua, khen thưởng Hồ sơ hội nghị thu đua qu Kế hoạch, báo cáo công tác thi đ - Dài hạn, hàng năm - tháng, tháng - Quý, tháng Hồ sơ tổ chức thực phong t kỷ niệm STT Tên nhóm hồ sơ Hồ sơ khen thưởng cho tập thể, - Các hình thức khen thưởng 224 225 tướng Chính phủ - Các hình thức khen thưởng UBND Thành phố - Các hình thức khen thưởng quan Cơng văn trao đổi công tác th XVIII Tài liệu pháp chế 226 227 228 229 230 Tập văn công tác pháp ch quan (hồ sơ nguyên tắc) Hồ sơ xây dựng, ban hành quy đ tác pháp chế quan chủ trì Kế hoạch, báo cáo công tác pháp - Dài hạn, hàng năm - Tháng, quý, tháng Hồ sơ việc góp ý xây dựng vă luật quan khác chủ trì Hồ sơ hội nghị công tác pháp ch phạm pháp luật 231 Hồ sơ việc rà soát văn qu 232 Hồ sơ thẩm định văn quy ph 233 234 Hồ sơ việc góp ý xây dựng vă luật quan khác chủ trì Cơng văn trao đổi công tác ph XIX Tài liệu hành chính, q Tài liệu hành chính, văn thư Tập văn công tác hành ch 235 236 237 238 chung đến quan (hồ sơ ng Hồ sơ xây dựng, ban hành quy đ hành chính, văn thư, lưu trữ Kế hoạch, báo cáo công tác hành - Năm, nhiều năm - Quý, tháng Hồ sơ hội nghị cơng tác văn phị quan tổ chức 239 Hồ sơ thực cải cách hành ch 240 Báo cáo thống kê văn thư, lưu tr 241 Hồ sơ lập, ban hành Danh mụ STT Tên nhóm hồ sơ ngành, quan 242 243 Hồ sơ kiểm tra, hướng dẫn nghiệ thư, lưu trữ Hồ sơ tổ chức thực hoạ (thu thập, bảo quản, chỉnh lý, kh 244 Hồ sơ quản lý sử dụng 245 Tập lưu, sổ đăng ký văn c - Chỉ thị, định, quy định, q - Văn khác 246 Sổ đăng ký văn đến 247 Công văn trao đổi công tác hà trữ Tài liệu quản trị công sở 248 249 Tập văn công tác quản tr quan (hồ sơ nguyên tắc) Hồ sơ xây dựng, ban hành q công tác quản trị công sở 250 Hồ sơ hội nghị công chức, viên 251 Hồ sơ tổ chức thực nếp sốn 252 Hồ sơ công tác quốc phòng to quan 253 Hồ sơ phịng chống cháy, nổ, 254 Hồ sơ cơng tác bảo vệ trụ sở 255 Sổ sách cấp phát đồ dùng, văn p 256 Hồ sơ sử dụng, vận hành ô tô quan 257 Công văn trao đổi công tác qu XX Tài liệu tổ chức Đảng c Tài liệu tổ chức Đảng 258 Tập văn đạo, hướng dẫn gửi chung đến quan 259 Hồ sơ Đại hội 260 Chương trình, kế hoạch báo c - Tổng kết năm, nhiệm kỳ - Tháng, quý, tháng 261 Hồ sơ tổ chức thực cuộ nghị Trung ương cá 262 Hồ sơ tiếp nhận, bàn giao côn 263 Hồ sơ hoạt động kiểm tra, giá STT Tên nhóm hồ sơ 264 Hồ sơ đánh giá, xếp loại tổ chức 265 Hồ sơ đảng viên 266 Sổ sách (đăng ký Đảng viên, Đả 267 Công văn trao đổi công tác Đ Tài liệu tổ chức Cơng đồn 268 269 270 271 272 Tập văn đạo, hướng dẫn cấp gửi chung đến qu Hồ sơ nhiệm kỳ Đại hội quan Chương trình, kế hoạch báo c - Tổng kết năm, nhiệm kỳ - Tháng, quý, tháng Hồ sơ tổ chức thực cuộ nghị tổ chức Côn Tài liệu tổ chức, nhân c 273 chức cơng đồn Sổ sách 274 Công văn trao đổi công tác C 275 276 277 278 279 280 Tài liệu tổ chức Đoàn Thanh n Tập văn đạo, hướng dẫn gửi chung đến quan Hồ sơ Đại hội Chương trình, kế hoạch báo c - Tổng kết năm, nhiệm kỳ - Tháng, quý, tháng Hồ sơ tổ chức thực cuộ nghị Đoàn Thanh Tài liệu tổ chức, nhân c Thanh niên quan Sổ sách 281 Công văn trao đổi công tác C SỞ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ PHƯƠNG ÁN PHÂN LOẠI TÀI LIỆU PHÔNG LƯU TRỮ SỞ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH GIAI ĐOẠN 2003 -2007 Phương án phân loại cho sở lựa chọn phân loại phông lưu trữ cấu tổ chức - thời gian Vận dụng phương án trước hết ta lấy tài liệu phông phân loại cấu tổ chức; sau phân chia thành năm; phân loại theo lĩnh vực hoạt động Bước 1: Căn vào cấu Sở Khoa học Công nghệ giai đoạn 20032007, tài liệu phân chia thành nhóm sau: Văn phòng Phòng Kế hoạch – Tài Phịng Thanh tra Phịng Quản lý Khoa học Phịng Quản lý Cơng nghệ Thị trường Cơng nghệ Phịng Quản lý Sở hữu trí tuệ Phịng Quản lý Khoa học Cơng nghệ sở Bước 2: Tài liệu nhóm phân tiếp dựa vào đặc trưng thời gian (năm hoạt động) Văn phòng 1.1 Năm 2003 1.2 Năm 2004 1.3 Năm 2005 1.4 Năm 2006 1.5 Năm 2007 Phòng Thanh tra 3.1 Năm 2003 3.2 Năm 2004 3.3 Năm 2005 3.4 Năm 2006 3.5 Năm 2007 4.5 Năm 2007 Phịng Quản lý Cơng nghệ Thị trường Cơng nghệ 5.1 Năm 2003 Phịng Quản lý Sở hữu trí tuệ 6.1 Năm 2003 Phịng Quản lý Khoa học Công nghệ sở 7.1 Năm 2003 7.2 Năm 2004 7.3 Năm 2005 7.4 Năm 2006 7.5 Năm 2007 Bước 3: Tài liệu nhóm phân chia theo cấp độ dựa vào đặc trưng tên loại tài liệu Văn phòng 1.1 Năm 2003 1.1.1 Tài liệu tổ chức, cán 1.1.2 Tài liệu hành chính, quản trị cơng sở … Bước 4: Tài liệu nhóm nhỏ lại tiếp tục phân chia theo cấp độ nhỏ dựa vào đặc trưng nhóm tài liệu cụ thể Văn phòng 1.1 Năm 2003 1.1.1 Tài liệu tổ chức, cán - Tài liệu đạo, hướng dẫn chung công tác tổ chức, cán - Hồ sơ xây dựng, ban hành Điều lệ tổ chức, Quy chế làm việc, chế độ/quy định, hướng dẫn tổ chức, cán - Kế hoạch, báo cáo công tác tổ chức, cán - Hồ sơ xây dựng thực tiêu biên chế 1.1.2 Tài liệu hành chính, quản trị công sở - Kế hoạch, báo cáo công tác hành chính, văn thư, lưu trữ - Hồ sơ thực cải cách hành - Báo cáo thống kê văn thư, lưu trữ tài liệu lưu trữ … Phịng Kế hoạch – Tài 2.1 Năm 2003 2.1.1 Tài liệu tài kế tốn - Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ/quy định tài chính, kế tốn - Kế hoạch, báo cáo cơng tác tài chính, kế tốn - Kế hoạch, báo cáo tài toán quan 2.1.2 Tài liệu kế hoạch - Hồ sơ xây dựng kế hoạch báo cáo thực kế hoạch ngành, quan - Hồ sơ đạo, kiểm tra việc thực kế hoạch … Cứ tài liệu phân chia đến cấp độ nhỏ hồ sơ, đơn vị bảo quản tùy thuộc vào đặc trưng số lượng tài liệu phơng nhóm tài liệu ... ? ?Nâng cao hiệu hoạt động lưu trữ Sở Khoa học Công nghệ Thành phố Hồ Chí Minh? ?? làm luận văn Thông qua luận văn này, tác giả hy vọng giúp cho hoạt động lưu trữ Sở nâng cao qua phát huy tối đa hiệu. .. HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ TẠI SỞ KHOA HỌC VÀ CƠNG NGHỆ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 2.1 Khái quát Sở Khoa học Công nghệ Thành phố Hồ Chí Minh 2.1.1 Lịch sử hình thành Ngày 05 tháng năm 1976, quan quản... pháp nâng cao hiệu hoạt động lưu trữ Sở Khoa học Công nghệ Thành phố Hồ Chí Minh 15 PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ CỦA CÁC CƠ QUAN TỔ CHỨC 1.1 Cơ sở lý luận hoạt