Nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ tại ủy ban giám sát tài chính quốc gia

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI NHỮ THỊ VÂN NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN GIÁM SÁT TÀI CHÍNH QUỐC GIA LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG NGÀNH LƯU TRỮ HỌC Hà Nợi - 2019 BỢ NỢI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI NHỮ THỊ VÂN NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN GIÁM SÁT TÀI CHÍNH QUỐC GIA LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG Chuyên ngành: Lưu trữ học Mã số: 8320303 Người hướng dẫn khoa học: TS Cam Anh Tuấn Hà Nội - 2019 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan cơng trình nghiên cứukhoa học tơi thực Các số liệu thơng tin thu thập hồn tồn trung thực xác Những kếtquả nghiên cứu từ luận văn chưa công bố cơng trình nghiên cứu nào.Các thơng tin, số liệu trình bày luận văn trích dẫn từ nguồn tư liệu thống Học viên Nhữ Thị Vân LỜI CẢM ƠN Trong trình nghiên cứu thực tiễn đề tài, gặp nhiều khó khăn, song tơi nhận giúp đỡ thầy cô giáo, đồng nghiệp, bạn học viên người thân Đặc biệt giúp đỡ TS Cam Anh Tuấnngười trực tiếp hướng dẫn cho nghiên cứu thực đề tài Tôi xin chân thành cảm ơn khoa Văn thư –Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ, giáo sư, tiến sĩ giảng viên giảng dạy, truyền đạt cho kiến thức chuyên môn suốt thời gian học cao học Cảm ơn thầy cô Phòng Đào tạo sau đại học giúp đỡ thời gian học tại trường Đại học Nội vụ Cảm ơn ban lãnh đạo Uỷ ban Giám sát tài Quốc gia anh, chị, em đồng nghiệp giúp đỡ, góp ý cho tơi q trình thực đề tài Với tình cảm chân thành nhất, tơi xin trân trọng cảm ơn TS.Cam Anh Tuấn hết lòng quan tâm, tận tình hướng dẫn đồng hành tơi để tơi hồn thành luận văn Với cố gắng mình, tơi nỡ lực hồn thành luận văn đúng quy định Tuy nhiên, hạn chế khách quan chủ quan, luận văn không thể tránh khỏi thiếu sót Tơi mong nhận ý kiến góp ý q báu thầy, bạn để giúp chúng tơi hồn thiện luận văn một cách tốt Xin trân trọng cảm ơn! Hà Nội, ngày tháng11 năm 2019 Học viên Nhữ Thị Vân MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Lịch s nghiên c ứu đề tài Mục tiêu nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu Phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Đóng góp đề tài Bố cục CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ CƠ QUAN 1.1 Tài liệu lưu trữ: khái niệm, loại hình và đặc điểm 1.1.1 Khái niệm tài liệu lưu trữ 1.1.2 Các loại hình tài liệu lưu trữ 1.1.3 Đặc điểm của tài liệu lưu trữ 1.2 Hoạt động lưu trữ quan 1.2.1 Khái niệm và nội dung của hoạt động lưu trữ quan 1.2.2 Mục đích của hoạt đợng lưu trữ quan 10 1.2.3 Nguyên tắc của việc thực hoạt động lưu trữ quan 10 1.3 Hiệu quả hoạt động lưu trữ quan 11 1.3.1 Khái niệm hiệu quả hoạt động lưu trữ 11 1.3.2 Mục đích của nâng cao hiệu quả hoạt đợng lưu trữ quan 12 1.3.3 Yêu cầu của việc nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ qu an .14 1.3.4 Tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt đợng lưu trữ quan 15 Tiể u kết chương 20 CHƯƠNG THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮTẠI ỦY BAN GIÁM SÁT TÀI CHÍNH QUỐC GIA 21 2.1 Vài nét Uỷ ban Giám sát tài chính Quốc gia và Văn phòng Ủy ban Giám sát tài chính Quốc gia 21 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức của Ủy ban 21 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức của Văn phòng Ủy ban 23 2.2 Thành phần, nội dung,đặc điểm, ý nghĩa tài liệu lưu trữ hình thành hoạt động Uỷ ban 24 2.2.1.Thành phần tài liệu lưu trữ của Uỷ ban 24 2.2.2 Nội dung tài liệu lưu trữ của Uỷ ban 25 2.2.3 Đặc điểm tài liệu lưu trữ của Uỷ ban 26 2.2.4 Ý nghĩa tài liệu lưu trữ của Uỷ ban 27 2.3.Thực trạng hoạt động lưu trữ Uỷ ban Giám sát tài chính Quốc gia .28 2.3.1.Hoạt độngthu thập,bổ sung tài liệu lưu trữ của Uỷ ban 28 2.3.2.Hoạt động chỉnh lý tài liệu lưu trữ Uỷ ban 31 2.3.3 Hoạt động xác định giá trị tài liệu 32 2.3.4 Thống kê và công cụ tra cứu tài liệu 33 2.3.5.Hoạt động bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ tại Uỷ ban 34 2.3.6 Hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 34 2.4 Đánh giá hoạt động lưu trữ Uỷ ban Giám sát tài chính Quốc gia 35 2.4.1 Ưu điểm 35 2.4.2 Hạn chế 36 2.4.3 Nguyên nhân ảnh hưởng đến hoạt động lưu trữ tại Uỷ ban Giám sát tài Quốc gia 40 Tiể u kết chương 44 CHƯƠNG GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN GIÁM SÁT TÀI CHÍNH QUỐC GIA 45 3.1 Giải pháp hoạt động nghiệp vụ lưu trữ 45 3.2 Giải pháp hoạt động quản lý 54 Tiểu kết chương 58 KẾT LUẬN 59 TÀI LIỆU KHAM KHẢO 60 PHỤ LỤC PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Uỷ ban Giám sát tài Quốc gia (Uỷ ban) thành lập từ năm 2008 Uỷ ban quan hành nhà nước tḥc Thủ tướng Chính phủ, có chức năng, nhiệm vụ đánh giá nghiên cứu, tư vấn cho Thủ tướng Chính phủ việc điều phối hoạt đợng giám sát thị trường tài Việt Nam Hơn 10 năm qua, trình hoạt động, Ủy ban làm tốt công tác tham mưu, tư vấn cho Thủ tướng thơng qua việc phân tích, đánh giá rủi do, dự báo tình hình kinh tế vĩ mơ thị trường tài Việt Nam Trong q trình hoạt đợng, Uỷ ban sản sinh một khối lượng lớn tài liệu Tuy nhiên, hoạt động lưu trữ tài liệu Uỷ ban chưa quan tâm đúng mức Tài liệu chưa sắp xếp, còn tình trạng bó gói thành tập lưu giá, tủ tạm thời Một số tài liệu có tượng bị xâm hại mối, mọt ẩm mốc Tình trạng khơng xử lý kịp thời triệt để dẫn đến hệ lụy đáng tiếc hoạt đ ộng Ủy ban Trong tình hình nay, để bảo quản an toàn tổ chức khai thác sử dụng hiệu khối tài liệu hình thành trình hoạt đợng Uỷ ban, mợt nhiệm vụ cấp thiết phải tiến hành nghiên cứu giải pháp để nâng cao hiệu hoạt động lưu trữ Uỷ ban Là chuyên viên trực tiếp phụ trách công tác lưu trữ quan, tác giả định lựa chọn đề tài: “Nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ tại Uỷ ban Giám sát tài chính Quốc gia” làm đề tài luận văn thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ học với mong muốn kết nghiên cứu đề tài góp phần vào việc giải vấn đề cấp bách hoạt động lưu trữ Ủy ban thời gian tới Lịch sử nghiên cứu đề tài Nghiên cứu hoạt đợng lưu trữ tại quan nói chung nhà nước quan tâm khía cạnh khác nhiều từ vấn đề lý luận Song việc nghiên cứu hoạt động lưu trữ tại Uỷ ban Giám sát tài Quốc gia kể từ thành lập tới một nội dung hoàn toàn Để thực luận văn này, tác giả tìm hiểu, nghiên cứu mợt số tài liệu có liên quan trực tiếp gián tiếp đến luận văn tác giả cụ thể sau: Thứ nhất về giáo trình, sách chun khảo: Có mợt số giáo trình cơng trình nghiên cứu đề cập đến hoạt đợng lưu trữ vấn đề có liên quan đến cơng tác giáo trình “Lưu trữ tài liệu của các quan, tổ chức” PGS.TS Nguyễn Minh Phương, PGS.TS Triệu Văn Cường, NXB trị Quốc gia – Sự thật, Hà Nội – 2016; “Giáo trình Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ” GVC.TS Chu Thị Hậu, NXB Lao động, 2016; “Lý luận và thực tiễn cơngtác lưu trữ” nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương ĐìnhQuyền Nguyễn Văn Thâm thể khâu nghiệp vụ cụ thể như: phân loại, xác định giá trị, thu thập, bổ sung tổ chức công cụ tra cứu; giáo trình “Lưu trữ học đại cương” CVCC.TS Phan Đình Nham, PGS.TSKH Bùi Loan Thùy, NXB Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh, 2015 Đây thực nguồn tài liệu bổ ích cho học viên, sinh viên muốn nghiên cứu tìm hiểu nợi dung liên quan đến hoạt động lưu trữ Thứ hai các luận văn thạc sĩ: Một số luận văn học viên cao học khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng Trường Đại học Khoa học xã hội nhân văn thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội như: Luận văn thạc sĩ học viên Nguyễn Duy Dịu (2015) về“Nghiên cứu giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công tác lưu trữ của Bộ Công thương”.Trong luận văn này, tác giả nghiên cứu giải pháp để nâng cao hiệu quản lý nhà nước công tác lưu trữ Bộ Công thương năm 2015 Luận văn thạc sĩ học viên Kim Thị Huyền Trang (2014) với đề tài “Nghiên cứu đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ tại tỉnh Sơn La” Trong luận văn này, tác giả nghiên cứu công tác lưu trữ tại tỉnh Sơn La đề xuất giải pháp để nâng cao chất lượng công tác lưu trữ tại tỉnh Sơn La năm 2014 Luận văn thạc sĩ Nguyễn Văn Chung (2014) “Nghiên cứu đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại Tổng công ty đường sắt Việt Nam”.Trong luận văn nghiên cứu đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quảtổ chức quản lý công tác lưu trữ tại Tổng công ty đường sắt Việt Nam năm 2014 Học viên Phạm Thị Diệu Linh với luận văn “ Các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ cấp huyện của thành phố Hà Nội” năm 2009 Luận văn nghiên cứu công tác lưu trữ cấp huyện thành phố Hà Nội, phân tích thực trạng cũng đề xuất giải pháp quản lý cơng tác lưu trữnói chung có đề cập đến nợi dung quản lý nhà nước công tác lưu trữ cấp huyện thuộc thành phố Hà Nội Học viên Lê Thị Hoa với luận văn “Cơng tác lưu trữ ở Học viện Chính trị Quốc gia Hờ Chí Minh thực trạng và giải pháp”;Học viên Quàng Văn Bằng với luận văn “Nghiên cứu các giải pháp tổ chức hoạt động lưu trữ các trường chuyên nghiệp tỉnh Sơn La” năm 2016 Luận văn thạc sĩ học viên Nguyễn Thị Thư nghiên cứu đề tài “Quản lý công tác lưu trữ của quan Uỷ ban Kiểm tra Trung ương ” luận văn tác giả đề cập đến thực trạng quản lý công tác lưu trữ quan Uỷ ban kiểm tra Trung ương hoạt động quản lý (xây dựng ban hành văn bản, tổ chức bộ máy công chức ) hoạt động nghiệp vụ (thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bảo quản tài liệu ) Thứ ba, các bài viết đăng tạp chí chuyên ngành viết “Thống nhất quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ từ góc độ các quy định pháp lý và thực tiễn” tác giả Trần Quốc Thắng tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam số 9/2007 một số viết liên quan đến tổ chức, quản lý hoạt đợng lưu trữ cũng đăng tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam Cho đến có nhiều cơng trình nghiên cứu chung hoạt đợng lưu trữ, chưa có đề tài nghiên cứu nâng cao hiệu hoạt động lưu trữ tại Uỷ ban Giám sát tài Quốc gia Vì vậy, đề tài củatác giả có tính chất kế thừa khơng trùng lặp với cơng trình nghiên cứu đề tài tác giả đề tài hoàn tồn Mặc dù khó khăn việc thu thập thông tin, tác giả cố gắng để hồn thiện đề tài mợt cách tốt Bên cạnh đó, tác giả cũng xin khẳng định đề tài nghiên cứu tác giả cam đoan chưa xuất tạp chí hay cơng trình nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu Từ ý nghĩa trên, đề tài tác giả hướng tới mục tiêu sau: - Đánh giá thực trạng hoạt động lưu trữ tại Uỷ ban Giám sát tài Quốc gia; - Nghiên cứu,đề xuất giải pháp để nâng cao hiệu hoạt động lưu trữ tại Uỷ ban Giám sát tài Quốc gia Nhiệm vụ nghiên cứu Với mục tiêu đặt ra, đề tài giải nhiệm vụ sau: - Nghiên cứu sở lý luận hoạt động lưu trữ hiệu hoạt động lưu trữ; - Nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Uỷ ban Giám sát tài Quốc gia; Tìm hiểu thành phần, nội dung đặc điểm tài liệu Uỷ ban Giám sát tài Quốc gia; - - Khảo sát thực trạng đánh giá hiệu hoạt động lưu trữ Uỷ ban Giám sát tài Quốc gia; -Nghiên cứu, đề xuất giải pháp nâng cao hiệu hoạt động lưu trữ tại Uỷ ban Giám sát tài Quốc gia Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu đề tài hoạt động lưu trữ tại Uỷ ban Giám sát tài Quốc gia 6.Phạm vi nghiên cứu - Về không gian: Do thời gian nghiên cứu có hạn nên đề tài tập trung nghiên cứu hoạt động lưu trữ tài liệu hành phạm vi tại Uỷ ban Giám sát tài Quốc gia - Về thời gian: Đề tài tiến hành khảo sát, nghiên cứu hoạt động lưu trữ Ủy ban Giám sát tài Quốc gia từ năm 2008 đến năm 2018 Đây chặng đường 10 năm đầu hoạt động Uỷ ban Giám sát tài Quốc gia cũng thời điểm Uỷ ban tiến hành thu thập tài liệu từ đơn vị kho lưu trữ quan Phương pháp nghiên cứu Để thực mục tiêu nêu, sử dụng phương pháp luận chủ nghĩa Mác - Lê nin, đề tài sử dụng phương pháp như: Phương pháp phân tích, tởng hợp: sử dụng phân tích, xử lý số liệu, tổng hợp thơng tin qua q trình khảo sát thực tế thu Phương pháp vấn: thực q trình thu thập thơng tin, ý kiến cơng chức, viên chức quan Phương pháp khảo sát thực tế: phương pháp quan trọng để có số liệu phản ánh thực trạng tài liệu cũng vấn đề phải giải thực tế tổ chức tài liệu lưu trữ quan – nơi khảo sát Đề tài có tính ứng dụng cao hay không, trước hết phụ thuộc lớn từ kết khảo sát Phương pháp so sánh: Phương pháp so sánh dùng xuyên suốt trình thực luận văn Phương pháp khơng chỉ dùng để đối chiếu, so sánh phù hợp, xác nguồn tài liệu, thông tin khác phục vụ cho trình thực luận văn mà còn sử dụng để chỉ điểm tương đồng khác biệt thực trạng hoạt động lưu trữ Uỷ ban Giám sát tài Quốc gia so với mục tiêu, yêu cầu nghiệp vụ lưu trữ theo quy định Nhà nước Phương pháp phân tích chức năng: Phương pháp chúng tơi sử dụng để chi tiết hóa đối tượng nghiên cứu nhằm nhìn nhận khách quan, đánh giá chân xác sâu sắc đối tượng, vấn đề nghiên cứu từ đưa giải pháp phù hợp hiệu Các kết nghiên cứu phân tích, đánh giá theo phương pháp luận của lưu trữ học nguyên tắc tính trị, nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện tổng hợp Nhờ nguyên tắc phương pháp luận trên, nhận xét thực trạng hoạt động lưu trữ cũng giải pháp đề xuất có tính khách quan khoa học - Sổ hồ sơ: Gồm bốn nhóm số: + Nhóm số thứ ghi thứ tự đề mục lớn, đánh số thứ tự liên tục theo chữ số La Mã; + Nhóm số thứ hai ghi thứ tự đề mục nhỏ, đánh số thứ tự liên tục theo chữ số Ả-rập; + Nhóm số thứ ba ghi số thứ tự nhóm hồ sơ, đánh số thứ tự liên tục theo chữ số Ả-rập; + Nhóm số thứ tư ghi số hồ sơ có nhóm hồ sơ, đánh sổ thứ tự liên tục theo chữ số Ả-rập Giữa ký hiệu hồ sơ nhóm số thứ có dấu gạch chéo (/); nhóm số thứ nhóm số thứ hai có dấu chấm (.); nhóm số thứ hai nhóm số thứ ba có dấu chấm (.); nhóm số thứ ba nhóm số thứ tư có dấu gạch ngang (-) Ví dụ: Ký hiệu số hồ sơ “NCĐP/I.02,03-01” hiểu là: Hồ sơ số 01 thuộc nhóm hồ sơ số 03 tḥc đề mục nhỏ số 02 thuộc đề mục lớn số 01 Ban Nghiên Cứu Điều phối sách giám sát (3) Tên đề mục tiêu đề hồ sơ: - Tên đề mục lớn tên nhóm cơng việc đơn vị Tên đề mục nhỏ tên vấn đề đề mục lớn.Tên đề mục lớn, tên đề mục nhỏ tên nhóm hồ sơ cần viết ngắn gọn mang tính khái quát - Tiêu đề hồ sơ tóm tắt nợi dung hồ sơ dự kiến lập; ghi tóm tắt, xác nợi dung hồ sơ bảo đảm yêu cầu thống thông tin tiêu đề nội dung thực tế hồ sơ hình thành trình theo dõi, giải công việc (4) Thời hạn bảo quản: Phần Văn phòng xác định (5) Chuyên viên lập hồ sơ: Ghi rõ họ tên chuyên viên chịu trách nhiệm lập hồ sơ (6) Ghi chú: Ghi thơng tin diễn q trình lập kết thúc hồ sơ, như: độ mật hồ sơ, bổ sung hồ sơ, chuyển hồ sơ năm sau, HƯỚNG DẪN LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH (Kèm theo định số …./ QĐ – UBGSTCQG ngày tháng năm 2019 của Chủ tịch Uỷ ban Giám sát tài Quốc gia) A CÁC LOẠI HỒ SƠ I HỒ SƠ NGUYÊN TẮC: Là tập hợp văn quy phạm pháp luật, văn hướng dẫn mặt công tác nghiệp vụ định dùng làm pháp lý, tra cứu giải cơng việc AI HỒ SƠ CƠNG VIỆC: Là tập hợp văn bản, tài liệu có liên quan với một vấn đề, một việc, mợt đối tượng cụ thể hình thành từ bắt đầu đến kết thúc công việc Hồ sơ cuộc họp; Hồ sơ Báo cáo Hồ sơ ban hành văn Uỷ ban Giám sát tài Quốc Hồ sơ Ban Chỉ đạo, Hội đồng; Tài liệu cá nhân đồng chí lãnh đạo Uỷ ban; Hồ sơ nợi bợ Uỷ ban Giám sát tài Quốc gia bao gồm hồ sơ sau: a) Hồ sơ ban hành Quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức; b) Hồ sơ ban hành Quyết định ban hành quy định, quy chế ; c) Hồ sơ ban hành Quyết định……… - Tuyển dụng; - Bổ nhiệm; - Nâng lương; - Khen thưởng; - Kỷ luật; - Thuyên chuyển; - Hưu trí; - Xây dựng, sửa chữa cơng trình quan; - Mua sắm sử dụng trang thiết bị; - Báo cáo tốn thu chi hàng năm; d) Cơng tác Đảng, Cơng đồn, Đồn niên đ) Các loại hồ sơ khác B THÀNH PHẦN VĂN BẢN, TÀI LIỆU TRONG HỒ SƠ: Bảng kèm theo C PHƯƠNG PHÁP LẬP HỒ SƠ I MỞ HỒ SƠ Là xác định hồ sơ cần lập ghi thông tin cần thiết lên bìa hồ sơ Thời điểm mở hồ sơ đồng thời với thời điểm bắt đầu xử lý công việc Việc mở hồ sơ vào danh mục hồ sơ đơn vị thực tế công việc giao xử lý Các thông tin cần ghi ngồi bìa hồ sơ gồm: Tóm tắt nợi dung hồ sơ, tên chuyên viên đơn vị xử lý, thời gian bắt đầu hồ sơ AI THU THẬP VĂN BẢN, TÀI LIỆU VÀO HỒ SƠ Chuyên viên có trách nhiệm thu thập vào hồ sơ tất văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc Việc thu thập văn bản, tài liệu liên quan vào hồ sơ thực từ bắt đầu xử lý đến hồn thành cơng việc Văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ phải có giá trị pháp lý (là từ chính), có liên quan trực tiếp đến q trình xử lý cơng việc Tài liệu thu thập vào hồ sơ bao gồm tài liệu bằng giấy tải liệu khoa hoc kỹ thuật (tài liệu pháp lý, thuyết minh cơng trình, báo cáo khảo sát, báo cáo nghiên cứu khả thi, dự toán, toán, hồ sơ thầu, vẽ, đồ, mơ hình , có) tài liệu nghe nhìn (file điện tử ghi ârn/ghi hình, ảnh, phim , có) BI CHỈNH LÝ SƠ BỢ VĂN BẢN, TÀI LIỆU CĨ TRONG HỒ SƠ Sau giải xong công việc, chuyên viên thực chỉnh lý hồ sơ công việc theo bước sau: Thu thập, bổ sung văn bản, tài liệu còn thiếu vào hồ sơ; Xem xét loại khỏi hồ sơ văn bản, tài liệu trùng thừa, nháp, tài liệu tham khảo không cần thiết văn bản, tài liệu hết giá trị; Các văn bản, tài liệu hồ sơ phải sắp xếp khoa học, đảm bảo tính liên tục vấn đề Nếu hồ sơ có kèm theo tài liệu khoa học kỹ thuật tài liệu nghe nhìn cần cho vào phong bì/hợp riêng, ghi chú thích rõ ràng xếp vào cuối hồ sơ Nếu hồ sơ có kèm theo vẽ cần gấp gọn theo khổ giấy A4 xếp với thuyết minh IV BIÊN MỤC HỒ SƠ: Biên mục bên biên mục bên Biên mục bên hồ sơ: Thống kê tất tài liệu có hồ sơ vào mục lục hồ sơ Các nội dung thống kê gồm: số, ký hiệu, ngày tháng văn bản, tài liệu; trích yếu nợi dung văn bản, tài liệu; tổng số trang văn bản, tài liệu; tình trạng (văn bản, tài liệu còn nguyên vẹn hay bị rách nát; chữ có bị mờ hay khơng ) tính chất văn bản, tài liệu (bản gốc, hay sao) Biên mục bên ngồi hồ sơ: Viết tóm tắt nợi dung hồ sơ, ghi rõ số ký hiệu văn ban hành THÀNH PHẦN TÀI LIỆU TRONG HỒ SƠ STT Tên loại hờ sơ HỒ SƠ CƠNG VIỆC Hồ sơ cuộc họp Hồ sơ báo cáo Hồ sơ Văn bản Uỷ ban Các Ban Chỉ đạo, Hội đồng Tài liệu cá nhân đờng chí lãnh đạo Uỷ ban HỚ SƠ NỢI BỘ Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Quyết đinh ban hành Quy định, Quy chế đơn vị tḥc Uỷ ban có liên quan; - Văn tổng hợp ý kiến tham gia góp ý; - Văn xin ý kiến đơn vị thuộc Uỷ ban; - Các văn bản, tài liệu liên quan khác Hồ sơ tuyển dụng Hồ sơ Bổ nhiệm Hồ sơ Nâng lương Hồ sơ khen thưởng Hồ sơ kỷ luật Hồ sơ thuyên chuyển Hồ sơ Hưu trí Hồ sơ xây đựng, sửa chữa cơng trình quan Mua sắm và sử dụng trang thiết bị Hờ sơ báo cáo tốn thu chi hàng năm Hồ sơ công tác Đảng, Công đoàn, Đoàn Thanh niên □ Hồ sơ, tài liệu mật Họ tên: Đề nghị được:□ Đọc hồ sơ, tài liệu lưu trữ□ Sao chụp văn bản, tài liệu □ Sao y STT Số ký hiệu hồ sơ, tài liệu lưu trữ/Năm ban Mục đích sử dụng: Ý KIẾN CỦA LÃNH ĐẠO ĐƠN VỊ (1) Ý KIẾN CỦA LÃNH ĐẠO ĐƠN VỊ KHÁC (2) NGƯỜI YÊU CẦU Ý KIẾN CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG Ý KIẾN CỦA LÃNH ĐẠO ỦY BAN (3) Ghi chú: Lãnh đạo đơn vị (1): Xác nhận việc khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ chuyên viên đơn vị quản lý (trừ trường hợp chun viên có u cầu: Đọc hồ sơ xử lý nộp vào lưu trữ; chụp văn khơng có đợ mật đơn vị phát hành có “Nơi nhận”) Thư ký (chuyên viên giúp việc) lãnh đạo Uỷ ban: - Đọc hồ sơ, tài liệu lưu trữ khơng có đợ mật: Xin ý kiến lãnh đạo Văn phòng.(2) - Đọc hồ sơ, tài liệu có chế đợ Tuyệt mật, Tối mật, Mật chụp tài liệu lưu trữ xin ý kiến Chủ tịch Uỷ ban - Chụp hồ sơ lưu trữ xin ý kiến Chủ tịch Uỷ ban.(3) Số: /PTr - …… Hà Nợi, ngày PHIẾU TRÌNH GIẢI QUYẾT CƠNG VIỆC Kính gửi: Vấn đề trình: Cơ quan trình: Tài liệu kèm theo: Tóm tắt nội dung công việc 2.Ý kiến CHUYÊN VIÊN tháng năm 2019 SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA ỦY BAN GIÁM SÁT TÀI CHÍNH Q́C GIA CHỦ TỊCH PHĨ CHỦ TỊCH VĂN PHÒNG PHÒNG HÀNH PHÒNG TỔ CHÍNH – QUẢN TRỊ CÁN BỢ & Đ PHỊNG THƯ KÝ – TỔNG HỢP PHỊNG HỢ PHỊNG THƠNG TIN – TRUYỀN THƠNG PHỊNG KẾ TOÁN – TÀI VỤ ... điểm tài liệu Uỷ ban Giám sát tài Quốc gia; - - Khảo sát thực trạng đánh giá hiệu hoạt động lưu trữ Uỷ ban Giám sát tài Quốc gia; -Nghiên cứu, đề xuất giải pháp nâng cao hiệu hoạt động lưu trữ. .. ĐỘNG LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN GIA? ?M SÁT TÀI CHÍNH QUỐC GIA 2.1 Vài nét Uỷ ban Giám sát tài chính Quốc gia và Văn phòng Ủy ban Giám sát tài chính Quốc gia Ủy ban Giám sát tài Quốc gia. .. thực trạng hoạt động lưu trữ tại Uỷ ban Giám sát tài Quốc gia; - Nghiên cứu,đề xuất giải pháp để nâng cao hiệu hoạt động lưu trữ tại Uỷ ban Giám sát tài Quốc gia Nhiệm vụ nghiên cứu Với