MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 PHẦN 1. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN MỸ ĐỨC 3 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Mỹ Đức. 3 1. Vị trí, chức năng của UBND huyện Mỹ Đức 3 2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Mỹ Đức 3 3. Cơ cấu tổ chức 4 II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND và UBND huyện mỹ Đức. 4 1. Chức năng nhiệm vụ của văn phòng. 4 1.1. Chức năng của Văn phòng: 4 1.2. Nhiệm vụ của văn phòng HĐND UBND huyện Mỹ Đức: 4 1.3. Cơ cấu tổ chức của văn phòng 5 2. Xây dựng bản mô tả công việc cho lãnh đạo văn phòng 5 III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND huyện Mỹ Đức. 11 1. Khảo sát về công tác văn phòng 11 1.1 Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho UBND huyện Mỹ Đức. 11 1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ cho cơ quan. Đánh giá ưu điểm, nhược điểm. 11 1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghị (hội thảo, cuộc họp) của UBND huyện Mỹ Đức. 13 1.4. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công sở của UBND huyện Mỹ Đức 14 1.5. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm của mô hình tổ chức văn phòng của UBND huyện. 15 2. Khỏa sát về công tác văn thư 16 2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của UBND huyện Mỹ Đức 16 2.2. Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan. 16 3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 17 3.1. Nhận xét 17 3.2. Đánh giá về công tác chỉ đạo nghiệp vụ lưu trữ của lãnh đạo cơ quan và lãnh đạo văn phòng. 18 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ: QUẢN LÍ VĂN THƯ LƯU TRỮ 19 CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 19 1. Công tác văn thư: 19 1.1. Khái niệm 19 1.2. Nội dung công tác văn thư 19 1.3. Yêu cầu của công tác văn thư: 19 1.4. Ý nghĩa : 20 2. Công tác lưu trữ 20 2.1. Khái niệm 20 2.2. Những khâu nghiệp vụ lưu trữ chủ yếu 20 2.3. Ý nghĩa 21 CHƯƠNG II: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 22 1. Công tác văn thư 22 1.1. Công tác soạn thảo văn bản 22 1.2. Quản lí và giải quyết văn bản đi 22 1.3. Tổ chức và giải quyết văn bản đến: 24 1.4. Quản lý và sử dụng con dấu 26 1.5. Lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 26 2. Công tác lưu trữ 26 2.1. Thu thập, bổ sung, tài liệu vào lưu trữ cơ quan: 26 2.2. Xác định giá trị tài liệu 27 2.3. Phân loại tài liệu 27 2.4. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ 28 2.5. Bảo quản tài liệu lưu trữ 28 2.6. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ: 29 CHƯƠNG III: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI UBND HYỆN MỸ ĐỨC VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP. 31 1. Thực trạng công tác văn thư: 31 1.1. Soạn thảo và ban hành văn bản: 31 1.2. Quản lý văn bản đi. 32 1.3. Quản lý văn bản đến. 34 1.4. Quản lý và sử dụng con dấu 35 1.5. Lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. 36 2. Công tác lưu trữ 38 2.1. Tổ chức lưu trữ tại UBND huyện Mỹ Đức 38 2.2. Tình hình tài liệu trong kho lưu trữ 38 2.3. Tình hình thực hiện các khâu nghiệp vụ lưu trữ 39 2.3.1. Thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ 39 2.3.2. Xác định giá trị tài liệu 39 2.3.3. Phân loại tài liệu 41 2.3.4. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ 42 2.3.5. Bảo quản tài liệu lưu trữ 43 2.3.6. Tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 44 CHƯƠNG IV: NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ VÀ GIẢI PHÁP KHẮC PHỤC 46 1. Nhận xét về công tác văn thư lưu trữ 46 1.1. Công tác Văn thư 46 1.2. Công tác lưu trữ 47 2.Những đề xuất, giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm. 47 2.1. Về đội ngũ cán bộ, công chức: 48 2.2. Về quy trình nghiệp vụ 48 2.3. Về trang thiết bị: 49 PHẨN III: KẾT LUẬN 50
Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC .3 LỜI NÓI ĐẦU PHẦN KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN MỸ ĐỨC .3 I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND huyện Mỹ Đức Vị trí, chức UBND huyện Mỹ Đức Nhiệm vụ, quyền hạn UBND huyện Mỹ Đức 3 Cơ cấu tổ chức .4 II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng HĐND UBND huyện mỹ Đức 1.Chức nhiệm vụ văn phòng 1.1 Chức Văn phòng: 1.2 Nhiệm vụ văn phòng HĐND & UBND huyện Mỹ Đức: 1.3 Cơ cấu tổ chức văn phòng Xây dựng mô tả công việc cho lãnh đạo văn phòng III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành văn phòng UBND huyện Mỹ Đức 11 1.Khảo sát công tác văn phòng 11 1.1 Vai trò văn phòng việc thực chức tham mưu tổng hợp, giúp việc đảm bảo hậu cần cho UBND huyện Mỹ Đức .11 1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ cho quan Đánh giá ưu điểm, nhược điểm .11 1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghị (hội thảo, họp) UBND huyện Mỹ Đức .13 1.4 Đánh giá công tác tình hình triển khai thực văn hóa công sở UBND huyện Mỹ Đức 14 1.5 Nhận xét ưu điểm, nhược điểm mô hình tổ chức văn phòng UBND huyện 15 Khỏa sát công tác văn thư 16 2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư UBND huyện Mỹ Đức .16 2.2 Nhận xét, đánh giá trách nhiệm lãnh đạo văn phòng việc đạo thực công tác văn thư quan 16 Khảo sát tình hình thực nghiệp vụ lưu trữ .17 3.1 Nhận xét 17 3.2 Đánh giá công tác đạo nghiệp vụ lưu trữ lãnh đạo quan lãnh đạo văn phòng 18 PHẦN II 19 CHUYÊN ĐỀ: QUẢN LÍ VĂN THƯ LƯU TRỮ 19 CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ .19 Công tác văn thư: 19 1.1.Khái niệm 19 1.2.Nội dung công tác văn thư 19 1.3.Yêu cầu công tác văn thư: 19 1.4.Ý nghĩa : 20 2.Công tác lưu trữ 20 Lê Văn Duy Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.1.Khái niệm 20 2.2.Những khâu nghiệp vụ lưu trữ chủ yếu .20 2.3.Ý nghĩa 21 CHƯƠNG II: 22 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 22 1.Công tác văn thư 22 1.1.Công tác soạn thảo văn .22 1.2.Quản lí giải văn .22 1.3 Tổ chức giải văn đến: 24 1.4.Quản lý sử dụng dấu 26 1.5.Lập hồ sơ hành nộp hồ sơ vào lưu trữ quan 26 2.Công tác lưu trữ 26 2.1.Thu thập, bổ sung, tài liệu vào lưu trữ quan: .26 2.2.Xác định giá trị tài liệu 27 2.3.Phân loại tài liệu 27 2.4.Chỉnh lý tài liệu lưu trữ .28 2.5.Bảo quản tài liệu lưu trữ 28 2.6.Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ: .29 CHƯƠNG III: 31 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 31 TẠI UBND HYỆN MỸ ĐỨC VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP 31 1.Thực trạng công tác văn thư: .31 1.1 Soạn thảo ban hành văn bản: .31 1.2.Quản lý văn 32 1.3.Quản lý văn đến 34 1.4 Quản lý sử dụng dấu .35 1.5 Lập hồ sơ hành nộp hồ sơ vào lưu trữ quan 36 2.Công tác lưu trữ 38 2.1.Tổ chức lưu trữ UBND huyện Mỹ Đức .38 2.2.Tình hình tài liệu kho lưu trữ 38 2.3.Tình hình thực khâu nghiệp vụ lưu trữ .39 2.3.1.Thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ 39 2.3.2.Xác định giá trị tài liệu 39 2.3.3.Phân loại tài liệu .41 2.3.4.Chỉnh lý tài liệu lưu trữ 42 2.3.5.Bảo quản tài liệu lưu trữ 43 2.3.6.Tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 44 CHƯƠNG IV: 46 NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ VÀ GIẢI PHÁP KHẮC PHỤC 46 1.Nhận xét công tác văn thư lưu trữ 46 1.1.Công tác Văn thư 46 1.2.Công tác lưu trữ 47 2.Những đề xuất, giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm .47 2.1 Về đội ngũ cán bộ, công chức: 48 2.2 Về quy trình nghiệp vụ .48 2.3 Về trang thiết bị: 49 PHẨN III: KẾT LUẬN 50 Lê Văn Duy Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Lê Văn Duy Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI NÓI ĐẦU Công nghiệp hóa đại hóa đất nước xu tất yếu quốc gia xã hội ngày phát triển lên Nhiều ngành nghề trọng đẩy mạnh phát triển ngành kinh tế, nghiên cứu khoa học, giáo dục, y tế… Ngành văn phòng bước khẳng định vị quan trọng nhiều người quan tâm nghiệp phát triển kinh tế xã hội nói chung Những lối suy nghĩ, cách nhìn quan niệm xã hội nghành văn phòng nói khác cách mạng Khoa học công nghệ không đơn việc tổ chức xử lý thông tin mà việc quản lý, xếp công việc Hiện tương lai, ngành Quản trị văn phòng ngành đầy triển vọng thành phần kinh tế nói chung tất quan, ban nghành, đoàn thể tổ chức nói riêng Đáp ứng nhu cầu cấp thiết xã hội Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội mở rộng lớp đào tạo đội ngũ cán đa dạng ngành học hình thức thời gian đào tạo Đặc biệt ngành văn thư lưu trữ gắn liền với trường từ thành lập Mục đích nhằm cung cấp bổ sung đội ngũ cán chuyên môn cho quan, tổ chức, doanh nghiệp… Để đạt mục tiêu đề đáp ứng vấn đề chuyên môn cách toàn diện Đồng thời thực phương châm giáo dục Đảng Nhà nước đề “học đôi với hành” Sinh viên trường thích ứng nhanh với côngviệc Ngoài kiến thức lý luận trang bị nhà trường chưa đủ để đáp ứng nhu cầu tuyển dụng xã hội sau sinh viên trường Bên cạnh kiến thức lý luận, nhà tuyển dụng đòi hỏi sinh viên trường phải có nhiều kinh nghiệm kiến thức thực tế Nhận thức điều đó, chương trình đào tạo việc giảng dạy lớp lý thuyết, nhà trường tổ chức bố trí cho sinh viện thực tập sở lấy làm tiêu chí quan trọng đánh giá kết trình học tập lĩnh hội kiến thức sinh viên Trong thời gian thực tập có vai trò đặc biệt quan trọng Nhờ việc thực phương châm đổi Giáo Dục “ Lý luận gắn liền với thực tế, nhà Lê Văn Duy Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trường gắn liền với xã hội” mà sinh viện “cọ sát” trải nghiệm tìm hiểu tình hình thực tế công tác văn thư, công tác văn phòng Là sinh viên năm cuối Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội, giới thiệu Lãnh đạo trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội, hướng dẫn tận tình thầy cô khoa Sự đồng ý trí Lãnh đạo UBND huyện Mỹ Đức, với giúp đỡ “đồng chí, đồng nghiệp” quan em hoàn thành thời gian thực tập Trong thời gian này, thân em không ngừng cố gắng nỗ lực học hỏi kinh nghiệm làm việc rèn luyện kỹ nghiệp vụ quản trị văn phòng bên cạnh xây dựng cho phong cách người cán văn phòng, dựa sở áp dụng lý thuyết học ghế nhà trường hướng dẫn tận tình cán văn phòng UBND huyện Mỹ Đức Tuy nhiên nỗ lục cố gắng nhiều báo cáo em không tránh khỏi thiếu sót nội dung hình thức Kính mong thông cảm đóng góp thầy cô giáo cán Văn phòng HĐND UBND huyện Mỹ Đức để báo cáo em hoàn thiên Em xin chân thành cảm ơn! Lê Văn Duy Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN MỸ ĐỨC I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND huyện Mỹ Đức Vị trí, chức UBND huyện Mỹ Đức UBND huyện Mỹ Đức quan hành Nhà Nước cấp huyện với chức quản lý mặt đời sống kinh tế, trị, văn hóa, xã hội huyện, thực chức nhiệm vụ quy định Luật tổ chức HĐND UBND năm 2003 Nhiệm vụ, quyền hạn UBND huyện Mỹ Đức 2.1 Trong lĩnh vực kinh tế: UBND huyện thực chức quản lý nhà nước mặt kinh tế địa bàn, có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch phát triển kih tế-xã hội huyện, phê chuẩn Kế hoạch kinh tế-xã hội xã, lập dự toán chi tiêu ngân sách Nhà nước địa bàn 2.2 Trong lĩnh vực Nông – Lâm – Ngư nghiệp: Xây dựng quy hoạch thủy lợi, chương trình khuyến khích phát triển Nông – Lâm – Ngư; xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai UBND xã, thị trấn 2.3 Trong lĩnh vực CN-TTCN: Xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển sở CN-TTCN địa bàn 2.4 Trong lĩnh vực giao thông vận tải: Quản lý, khai thác, sử dụng chương trình giao thông vận tải, cấp giấy phép xây dựng kiểm tra việc thực pháp luật xây dựng 2.5 Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ du lịch: Xây dựng, kiểm tra việc chấp hành quy định Nhà nước hoạt động du lịch thương mại 2.6 Trong lĩnh vực giáo dục, Y tế, Văn hóa – xã hội, Thông tin thể thao: Xây dựng, tổ chức kiểm tra chương trình, Đề án phát triển văn hóa, giáo dục, thông tin thể thao, y tế địa bàn huyện tổ chức thực sau cấp có thẩm quyền phê duyệt 2.7 Trong lĩnh vực khoa học công nghệ - Tài nguyên môi trường: Thực biện pháp ứng dụng tiến độ hoa học công nghệ phục vụ sản xuất đời sống nhân dân địa phương 2.8 Trong lĩnh vực Quốc phòng – an ninh, trật tự an toàn xã hội: Thực Lê Văn Duy Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nhiệm vụ giữ gìn an ninh trật tự, an toàn xã hội, xây dựng lực lượng Công an huyện vững mạnh; phòng chống tội phạm tệ nạn xã hội 2.9 Thực sách dân tộc sách tôn giáo: Chỉ đạo việc kiểm tra thực sách dân tộc tôn giáo 2.10 Trong việc xây dựng quyền quản lý hành địa giới hành Cơ cấu tổ chức UBND huyện Mỹ Đức bao gồm: 01 Chủ Tịch 03 Phó Chủ Tịch, Ủy viên Ủy ban Các thành viên UBND Chủ tịch phân công công việc Các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện quan tham mưu, giúp UBND huyện thực chức quản lý Nhà nước địa phương thực số nhiệm vụ, quyền hạn theo ủy quyền Chủ tịch UBND huyện Các phòng ban chuyên môn gồm 13 phòng ban mô hình hóa tổ chức máy UBND huyện Mỹ Đức sau: (Xem phụ lục 01) II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng HĐND UBND huyện mỹ Đức Chức nhiệm vụ văn phòng 1.1 Chức Văn phòng: Văn phòng HĐND & UBND huyện Mỹ Đức quan ngang phòng, tham mưu tổng hợp cho thường trực HĐND & UBND huyện, phối hợp, phục vụ đạo, điều hành TT HĐND & UBND huyện kinh tế - xã hội – an ninh – quốc phòng địa bàn đảm bảo tính thống nhất, liên tục có hiệu lực hiệu Là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; đảm bảo điều kiện co sở vật chất cho hoạt động quan Văn phòng có tư cách pháp nhân, có dấu riêng, mở tài khoản Kho bạc Nhà nước huyện Mỹ Đức để hoạt động 1.2 Nhiệm vụ văn phòng HĐND & UBND huyện Mỹ Đức: Giúp HĐND, UBND huyện xây dựng chương trình công tác, phối hợp với quan chuyên môn thuộc HĐND, UBND huyện theo dõi, đôn đốc, tổ chức thực chương trình Tổ chức truyền đạt kiến nghị với UBND biện pháp cần thiết thúc Lê Văn Duy Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đẩy việc thực Quyết định, thị UBND huyện Đảm bảo việc thu thập, xử lý, cung cấp thông tin xác, kịp thời, phục vụ công tác giám sát HĐND, đạo điều hành UBND huyện Ứng dụng công nghệ thông tin vào việc thu thập xử lý thông tin; xử lý giải công việc phát sinh hàng ngày, công việc đột xuất không nằm kế hoạch theo yêu cầu quan cấp Giúp thường trực HĐND UBND huyện thực chế độ thông tin, báo cáo HĐND UBND tỉnh theo quy định pháp luật Biên tập quản lý hồ sơ tài liệu, phân phối, lưu trữ văn hành theo quy định pháp luât thực số nhiệm vụ thuộc lĩnh vực công tác khác Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND, Chủ tịch UBND huyện phân công Bảo đảm điều kiện sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho hoạt động Thường trực HĐND & UBND lãnh đạo huyện Giúp HĐND & UBND huyện quản lý công tác văn thư hành chính, lưu trữ theo qui định Nhà nước Hướng dẫn phòng, ban ngành UBND xã, công tác soạn thỏa văn bản, ban hành văn bản, công tác văn thư, lưu trữ theo qui định Tổ chức thực mối quan hệ UBND ban, ngành đoàn thể… 1.3 Cơ cấu tổ chức văn phòng Lãnh đạo Văn phòng gồm có đồng chí: Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng giúp việc cho Cháng văn phòng Xem phụ lục số 02 Xây dựng mô tả công việc cho lãnh đạo văn phòng Tên quan: Ủy Ban nhân dân Huyện Mỹ Đức BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CHÁNH VĂN PHÒNG UBND HUYỆN MỸ ĐỨC Chức danh công việc: Chánh văn phòng Phòng ban: Văn phòng Mục đích công việc: Nắm bắt hoạt động quan, báo cáo đánh giá phòng ban Lê Văn Duy Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Giúp lãnh đạo truyền đạt thông tin, yêu cầu xuống phòng ban khác Trách nhiệm: Xây dựng chương trình, kế hoạch, công tác, báo cáo sơ kết, tổng kết hoạt động, báo cáo kiểm điểm công tác đạo, điều hành UBND huyện Xây dựng chương trình báo cáo thường xuyên phục vụ cho hoạt động UBND huyện Kiểm tra, đôn đốc quan, phòng, đơn vị nghiệp thực chương trình kế hoạch công tác huyện Theo dõi, nắm tình hình hoạt động chung UBND huyện, tổ chức việc thu thập, tổng hợp cung cấp thông tin phục vụ đạo, điều hành UBND huyện Đảm bảo điều kiện làm việc tổ chức phục vụ hoạt động HĐND UBND, Chủ tịch Phó chủ tịch UBND huyện Quyền hạn: Quản lý thống việc ban hành, công bố văn HĐND, ubnd Chủ tịch UBND huyện Giải số công việc cụ thể khác Chủ tịch, Phó chủ tịch UBND huyện giao Các yêu cầu người thực hiện: Chấp nhận công tác chuyên ngành: Quản trị văn phòng, Quản trị nhân Kinh nghiệm: Ít năm kinh nghiệm tỏ chức quản lý Kỹ năng: giao tiếp tốt, tổ chức tốt Kỹ năng: lãnh đạo, điều hành Liên kết, thuyết phục, tạo dựng mối quan hệ Môi trường điều kiện làm việc: Thường xuyên làm việc phòng Lê Văn Duy Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG UBND HUYỆN MỸ ĐỨC Chức danh công việc: phó Chánh văn phòng Phòng ban: Văn phòng Mục đích công việc: Nắm bắt hoạt động quan, báo cáo đánh giá phòng ban Giúp Chánh Văn phòng truyền đạt thông tin, yêu cầu xuống phòng ban khác Trách nhiệm: Chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng nhiệm vụ Chánh Văn phòng phân công, thực chế độ báo cáo thường xuyên với Chánh Văn phòng kết công tác văn phòng vấn đề liên quan để Chánh Văn phòng tổng hợp xử lý công việc Giúp Chánh Văn phòng dự thảo báo cáo, chương trình, kế hoạch, nhiệm vụ công tác định kỳ đột xuất HĐND – UBND huyện, chỉnh lý văn cán tổng hợp soạn thảo Thực chức trách, nhiệm vụ Chánh Văn phòng Chánh Van phòng vắng mặt ủy quyền Giúp Chánh Văn phòng việc quản lý sở vật chất điều kiện phục vụ lãnh đạo Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND huyện; theo dõi, quản lý tài sản nội vụ quan Trực tiếp điều hành xe ô tô theo quy chế ban hành Tổ chức, phục vụ chu đáo hội nghị, buooit tiếp khác quan tâm đời sống cán bộ, nhân viên quan Văn phòng; hàng tháng, hàng quý dự trù mua sắm vật dụng, văn phòng phẩm,… Dự hội nghị Chánh Văn phòng phân công ủy quyền Quyền hạn: Thừa lệnh Chánh văn phòng ký loại văn hành thông thường như: công văn, lục, giấy mời ,… dự họp HĐND, UBND huyện, Chủ tịch, phó Chủ tịch UBND huyện Phối hợp với phòng ban, ngành trực thuộc UBND huyện giúp Chánh Lê Văn Duy Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tốt theo quy định Nhà nước UBND huyện Mỹ Đức sử dụng loại dấu là: Dấu quan có quốc huy, dấu văn phòng phòng, ban; dấu chức danh Chủ tịch, Phó chủ tịch, Chánh văn phòng, trưởng phòng ban dấu dấu mật, dấu khẩn, hỏa tốc, dấu đến Dấu Văn phòng UBND huyện Mỹ Đức cán Văn thư quản lý; phòng có cán chuyên trách chịu trách nhiệm bảo quản sử dụng dấu Cán cán Văn thư ủy ban đóng dấu theo quy định, đóng dấu lên văn có đầy đủ thông tin chữ ký hợp lệ, dấu đóng vào 1/3 chữ ký lệch bên trái Không có trình thực tập Ủy ban thấy dấu Ủy ban cán chuyên trách bảo quản cẩn thận, lau chui sẽ, sau đóng dấu để ngắn hộp cất lên tủ Dấu để quan, đơn vị 1.5 Lập hồ sơ hành nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Lập hồ sơ hành khâu cuối nội dung công tác văn thư móc xích nối liền công tác văn thư với công tác lưu trữ Các văn tài liệu UBND lập hồ sơ phân loại thành hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tăc, hồ sơ nhân Trong nhiều hồ sơ công việc Các cán văn phòng phòng ban phân loại hồ sơ rõ ràng bảo quản cẩn thận tủ đựng hồ sơ Nhờ mà việc tra tìm văn nhanh chóng, công việc giải kịp thời hiệu Có số hồ sơ việc lập danh mục cán văn thư phụ trách có số hồ sơ phòng ban cán phòng ban chịu trách nhiệm lập Lê Văn Duy 36 Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Mẫu danh mục UBND huyện Mỹ Đức thực sau: ỦY BAN NHÂN DÂN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM HUYỆN MỸ ĐỨC Độc lập - Tự - Hạnh phúc Danh mục hồ sơ của………… Năm………………………… Số, ký Tiêu đề Thời gian hiệu hồ sơ hồ sơ bảo quản Người lập hồ sơ Ghi Bản danh mục hồ sơ gồm có………hồ sơ gồm: ……hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn ……hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài ……hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời Mỹ Đức, ngày…tháng…năm… Ký duyệt Việc lập hồ sơ cán UBND huyện Mỹ Đức tiến hành theo bước: - Bước 1: Mở hồ sơ, ghi đầy đủ thông tin tên quan, đơn vị số ký hiệu, tên hồ sơ, thời hạn bảo quản ghi bìa hồ sơ - Bước 2: Thu thập tài liệu, văn đưa vào hồ sơ Nguồn tài liệu cán thu thập văn đi, văn đến, phim ảnh… - Bước 3: Kết thúc biên mục hô sơ Khi công việc giải quyết, cán chuyên trách hoàn chỉnh hồ sơ để làm thủ tục kết thúc, phân chia đơn vị bảo quản ghi biên hồ sơ Hồ sơ xếp theo trình tự thời gian, theo số thứ tự văn bản, theo quy trình giải công việc… Tiến hành biên mục hồ sơ: + Biên mục bên trong: Cán thực đánh số tờ,ghi mục lục văn bản, Lê Văn Duy 37 Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội viết chứng từ kết thúc Biên mục bên ngoài: hồ sơ viết bìa ghi tiêu đề theo quy định Công tác lưu trữ 2.1 Tổ chức lưu trữ UBND huyện Mỹ Đức UBND huyện Mỹ Đức hành Nhà nước địa phương, trình hoạt động Ủy ban có nhiều tài liệu hình thành, khối tài liệu nộp lưu trữ huyện Tại phòng lưu trữ có 01 cán thực công tác lưu trữ đào tạo đại học chuyên ngành Hàng năm Chủ tịch UBND huyện kết hợp với Chánh Văn phòng văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ nhắc nhở cán thực tốt công tác Nhờ tài liệu lưu trữ UBND huyện Mỹ Đức bảo quản an toàn sử dụng có hiệu Các tài liệu bảo quản kho lưu trữ tầng tòa nhà Ủy ban, có cán lưu trữ đào tạo qua đại học chuyên ngành lưu trữ chịu trách nhiệm xếp bảo quản tài liệu kho Hàng năm Ủy ban tạo điều kiện cho cán mảng lưu trữ quan tập huấn ứng dụng công nghệ thông tin vào lưu trữ Do cán phòng lưu trữ mà phòng có cán hiểu biết vấn đề để bảo quản sử dụng tốt tài liệu đơn vị 2.2 Tình hình tài liệu kho lưu trữ Kho lữu trữ huyện rộng khoảng 25 m 2, tài liệu lưu trữ tài liệu lưu trữ hành số tài liệu khoa học kỹ thuật công trình xây dựng Hiện số lượng tài liệu lưu trữ kho huyện khoảng 26 m giá Đa số tài liệu chỉnh lý, lên danh mục hồ sơ, đưa vào cặp, hộp xếp ngăn nắp giá Phòng lưu trữ UBND huyện bảo quản 18 phông lưu trữ, có 01 phông lưu trữ HĐND UBND huyện 17 phông lưu trữ xã thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ huyện chỉnh lý hoàn chỉnh Lê Văn Duy 38 Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Tình trạng vật lý tài liệu kho tốt Do huyện thành lập từ năm 2009 văn bản, tài liệu in chất liệu giấy tốt nên tài liệu dấu hiệu cũ, nát, góc hay nhòe Không tài liệu lưu đầy đủ thông tin văn liên quan 2.3 Tình hình thực khâu nghiệp vụ lưu trữ 2.3.1 Thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ quan tâm tổ chức thường xuyên Hàng năm cán lưu trữ tổ chức thu thập bổ sung tài liệu từ phòng lãnh đạo HĐND, UBND, văn phòng phân tham mưu giúp việc Ủy ban Sau nguồn tài liệu phân chia theo mạng lưới quản lý phông lưu trữ kho, lại chia theo thời gian, việc, vấn đề Các tài liệu đưa vào lưu trữ có giá trị; gốc, chính, có giá trị chúng giải xong giai đoạn văn thư Khi tiếp nhận tài liệu lưu trữ từ quan, đơn vị, cán lưu trữ lập biên giao nhận tài liệu có ký giao nhận quan Kho lưu trữ huyện sở danh mục hồ sơ nộp lưu quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu lập Việc nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử nhìn chung theo quy định Nhà nước Sau năm tài liệu có giá trị thực tiễn giai đoạn Văn thư chuyển sang giai đoạn lưu trữ quan Sau năm năm tài liệu nghiên cứu chuyển sang giai đoạn lưu trữ lịch sử tài liệu có giá trị lịch sử 2.3.2 Xác định giá trị tài liệu Xác định giá trị tài liệu bước quan trọng để đưa tài liệu vào kho lưu trữ Cán lưu trữ UBND huyện làm tốt khâu dựa nguyên tăc xác định giá trị tài liệu nguyên tắc trị, lịch sử, toàn diện tổng hợp Cán lưu trữ áp dụng tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu như: Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung tài liệu: xác định giá trị tài liệu cán Lê Văn Duy 39 Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội lưu trữ đặt nôi dung tài liệu với nội dung tài liệu khác, đặt mối quan hệ với chức nhiệm vụ đơn vị hình thành phông + Tiêu chuẩn tác giả tài liệu: Khi xem xét giá trị tài liệu cán UBND ý đến vai trò vị trí người lập tài liệu Trong tài liệu ý đánh giá cac tài liệu Ủy ban ban hành Các tài liệu quan cấp gửi xuống liên quan trực tiếp tới chức năng, nhiệm vụ ủy ban tài liệu báo cáo, chương trình, kế hoạch quan trọng cấp gửi lên đưa vào bảo quản lâu dai + Tiêu chuẩn ý nghĩa quan hình thành phòng + Tiêu chuẩn trùng lặp thông tin cho tư liệu: Nếu việc trùng lặp in trích lục tài liệu, giữ lại giữ lại Nếu trùng lặp việc tổng hợp thông tin để tạo văn giá trị văn tổng hợp đánh giá cao Ví du: Khi xác định giá trị tài liệu báo cáo tổng kết công tác năm 2014 có giá trị báo cáo tổng kết quý I năm 2014 + Tiêu chuẩn thời gian, địa điểm hình thành tài liệu: Khi xác định giá trị tài liệu cán lưu trữ lưu ý văn tài liệu ban hành vào thời gian đánh dấu mốc địa điểm trang trọng ủy ban + tiêu chuẩn mức độ hoàn chỉnh chất lượng phông lưu trữ + Tiêu chuân hiệu lực pháp lý tài liệu: đảm bảo yếu tố thể thức nội dung • Tiêu chuẩn ngôn ngữ kỹ thuật chế tác đặc điểm bề tài liệu Các tài liệu UBND huyện Mỹ Đức viết chữ quốc ngữ thể giấy Bảng Thời hạn bảo quản tài liệu ghi theo mẫu sau: STT Loại tài liệu Thời hạn bảo quản Ghi Công tác xác định giá trị tài liệu UBND huyện Mỹ Đức cán lưu trữ tiến hành qua ba bước: + Xác định giá trị tài liệu giai đoạn Văn thư quan + Xác định giá trị tài liệu giai đoạn lưu trữ hành Lê Văn Duy 40 Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội + Xác định giá trị tài liệu giai đoạn lưu trữ lịch sử Trong trình thực tập UBND huyện Mỹ Đức qua khảo khát ý kiến số cán biết Ủy ban việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị đảm bảo thủ tục quy trình quy định Quy trình xét tiêu hủy tài liệu thực theo Công văn 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 Cục văn thư lưu trữ Nhà nước việc hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị Quy trình xét tiêu hủy tài liệu hết giá trị UBND huyện Mỹ Đức thực sau: + Lập danh mục tài liệu hết giá trị theo mẫu: MẪU DANH MỤC TÀI LIỆU TIÊU HỦY Bó gói Tập Tiêu đề tập tài liệu loại Lý loại Ghi số + Viết thuyết minh tài liệu hết giá trị + Trình Chủ tịch hồ sơ tài xét hủy tài liệu hết giá trị + Thành lập hồi đồng xác định giá trị tài liệu hết giá trị trước tiêu hủy.Hội đồng xác định giá trị tài liệu gồm chủ tịch hội đồng Chánh Văn phòng, ủy viên cán chuyên môn phòng lưu trữ cán bộ phận có tài liệu xác định giá trị + Thẩm tra tài liệu hết giá trị trước hủy Sau xác định giá trị tài liệu, có Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu cấp tỉnh thẩm tra lại tài liệu + Hoàn thiện hồ sơ trình Chủ tịch để định tiêu hủy tài liệu hết giá trị + Tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị + Lập lưu hồ sơ việc tiêu hủy tài liệu hêt giá trị 2.3.3 Phân loại tài liệu Tài liệu lữu trữ UBND huyện Mỹ Đức phân loại theo đặc trưng cấu tổ chức thời gian Trong khối tài liệu chung Ủy ban tài liệu chia theo phòng ban đơn vị, chúng xếp theo thời gian Lê Văn Duy 41 Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ban hành văn 2.3.4 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ UBND huyện Mỹ Đức áp dụng theo: + Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 Cục văn thư Lưu trữ nhà nước việc ban hành bane hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành + Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2009 Cục văn thư lưu trữ Nhà nước việc ban hành quy trình Chỉnh lý tài liệu giấy theo TCVN ISO 9001:2000 + Thông tư 03/2010/TT-VNV ngày 29/4/2010 Bộ Nội Vụ quy định định mức kinh tế kxy thuật chỉnh lý tài liệu giấy Hồ sơ, tài liệu UBND huyện Mỹ Đức chỉnh lý hoàn chỉnh bảo quản kho lưu trữ Công tác chỉnh lý UBND huyện Mỹ Đức tiến hành sau: *) Chuẩn bị chỉnh lý: Cán lưu trữ tiến hành giao nhận tài liệu, vệ sinh sơ vận chuyển tài liệu địa điểm chỉnh lý Sau khảo sát, thu thập thêm tài liệu chỉnh lý biên soạn vác văn hướng dẫn chỉnh lý, lập kế hoạch chỉnh lý *) Thực công tác chỉnh lý: + Phân Loại tài liệu: cán chuyên trách tiến hành phân loại tài liệu để tiến hành chỉnh lý + Lập hồ sơ, chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ + Biên mục phiếu tin + Hệ thống hóa hồ sơ tài liệu + Biên mục hồ sơ: Biên mục bên gồm đánh số tờ viết mục lục văn bản, viết chứng từ kết thúc Biên mục bên gồm đăng ký thông tin lên bìa tạm phiếu tin vào hồ sơ + Vệ sinh tài liệu tháo bỏ gim kẹp, làm phẳng hồ sơ + Thống kê kiểm tra làm thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị Lê Văn Duy 42 Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội + Đánh số hồ sơ thức vào bìa, cặp, hộp, gián nhãn hộp + Xây dựng công cụ quản lý tra tìm hồ sơ tài liệu *) Kết thúc chỉnh lý: Chánh Văn phòng kiểm tra lại kết chỉnh lý tài liệu, sau bàn giao vận chuyển tài liệu vào kho lưu trữ Cán lưu trữ hoàn thiện bàn giao hồ sơ chỉnh lý 2.3.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ Từ thành lập ủy ban huyện Mỹ Đức có kho lưu trữ chưa đảm bảo yêu cầu kho lưu trữ đại… Hiện trụ sở UBND huyện hoàn thành đảm bảo điều kiện sở vật chất để bảo quản tài liệu lưu trữ Những hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ quan cán bộ, công chức, viên chức phòng, ban tự bảo quản cẩn thận Hồ sơ, tài liệu phòng Lưu trữ UBND huyện Mỹ Đức bảo quản theo quy chuẩn có tính bảo mật Phòng lưu trữ trang bị đầy đủ thiết bị, phương tiện cần thiết theo quy định đảm bảo an toàn cho tài liệu Tài liệu lưu trữ xếp gọn gàng cặp, hộp để giá, tủ tài liệu Diện tích phòng rộng khoảng 25m 2, phòng có điều hòa điều kiện nhiệt độ, ánh sáng đủ để tài liệu không bị hư hỏng Phòng trang bị hai bình chữa cháy để đề phòng tình xấu có biện pháp xử lý kịp thời Bên cạnh tài liệu hầu hết ban hành từ năm 2009 nên chất liệu giấy, mực tốt thuận lợi cho việc bảo quản tài liệu Không cán lưu trữ người đào tạo qua trình độ đại học chuyên ngành lưu trữ học nên có kinh nghiệm khả chuyên môn công tác Cán lưu trữ thường xuyên áp dụng biện pháp khoa học kỹ thuật nhắm ngăn chặn yếu tố phá hoại tài liệu lưu trữ nấm, mốc, hay độ ẩm cao…Bên cạnh cán lưu trữ áp dụng kinh nghiệm cổ truyền để kéo dài tuổi thọ cho tài liệu Hàng ngày kho lưu trữ quét, lau dọn Trong thời gian thực tập hai tháng nhận thấy cán lưu trữ làm việc có trách nhiệm công tác bảo quản hàng ngày thực số biện pháp tu bổ phục chế tài liệu hư hỏng có nguy hư hỏng Lê Văn Duy 43 Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.3.6 Tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Kho lưu trữ UBND huyện Sông Lô xây dựng quy chế sử dụng tài liệu nội quy mượn tài liệu Kho Lưu trữ Trong quy định rõ trách nhiệm quyền người cung cấp tài liệu người sử dụng tài liệu Tất cán bộ, công chức, viên chức UBND huyện Mỹ Đức, quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức) cá nhân thuộc quan, đơn vị khác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ mục đích công vụ nhu cầu riêng đáng Cán bộ, công chức, viên chức quan UBND huyện Mỹ Đức nghiên cứu tài liệu mục đích công vụ phải có giấy giới thiệu ghi rõ mục đích nghiên cứu tài liệu phải Lãnh đạo UBND huyện Chánh Văn phòng HĐND &UBND huyện đồng ý Cá nhân khai thác sử dụng tài liệu mục đích riêng phải có đơn xin sử dụng tài liệu, chứng minh thư nhân dân hộ chiếu phải Lãnh đạo UBND huyện Mỹ Đức Chánh Văn phòng HĐND&UBND huyện đồng ý Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ UBND huyện Mỹ Đức: + Sử dụng tài liệu Phòng đọc UBND huyện Mỹ Đức + Mượn tài liệu nơi làm việc: số trượng hợp đặc biệt nhu cầu công tác cán công chức thuộc quan cần sử dụng hồ sơ tài liệu kho phải cho phép Chủ tịch, Chanh văn phòng Hoặc xin cấp lưu, chứng thực + Giới thiệu tài liệu lưu trữ trang thông tin điện tử huyện Tại UBND huyện Mỹ Đức chưa có hình thức tiển lãm trưng bày tài liệulưu trữ Đơn vị, cá nhân sử dụng tài liệu lưu trữ phải chấp hành nghiêm chỉnh quy định bảo mật thông tin phải giữ gìn bảo đảm an toàn tài liệu Công chức, viên chức lưu trữ UBND huyện Mỹ Đức sau cho cá nhân, đơn vị mượn hồ sơ tiên hành lập sổ nhập, xuất tài liệu, sổ đăng ký mục lục hồ sơ sổ đăng ký độc giả để quản lý tài liệu lưu trữ phục vụ khai thác tài liệu Lê Văn Duy 44 Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội *) Tình hình ứng dụng tin học vào công tác lưu trữ Để nâng cao hiệu công việc, đáp ứng nhu cầu ngày cao Xã hội, UBND huyện Mỹ Đức trọng đến việc áp dụng tin học vào công tác lưu trữ Phòng có máy tính cà sử dụng phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ giúp cho trinh giải công việc nhanh chóng kịp thời, theo kịp thời đại Hơn tài liệu quản lý tự động theo hệ thống Lê Văn Duy 45 Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội CHƯƠNG IV: NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ VÀ GIẢI PHÁP KHẮC PHỤC Nhận xét công tác văn thư lưu trữ 1.1 Công tác Văn thư *) Ưu điểm Nhìn chung công tác Văn thư quan thực cách khoa học xác Cán Văn thư có kinh nghiệm làm việc lâu năm, lại thường xuyên cử học lớp chức, hàm thụ thêm kiến thức nên nghiệp vụ tay nghề tương đối thục, linh hoạt, nhạy bén Cán Văn thư chịu khó học hỏi đồng nghiệp, tham khảo báo cáo tài liệu công tác văn thư ngày đạt hiệu cao Hình thức Văn thư tập trung, giúp cho việc tập hợp, quản lý, bảo quản phục vụ tra tìm tài liệu diễn cách dễ dàng, thuận lợi Công tác Văn thư quan giải cách nhanh chóng kịp thời đảm bảo hoạt động công văn, giấy tờ quan lưu thông Đồng thời cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời, bảo mật đảm bảo cho công việc quan giải nhanh chóng, xác, đường lối, sách, nguyên tắc chế độ Nhờ tiết kiệm thời gian công sức cho cán bộ, công chức trình thừa hành công vụ Việc tổ chức quản lý giải văn đi, đến, quản lý sử dụng dấu thực cách chặt chẽ tuân thủ theo quy trình, quy định Nhà nước văn quy phạm pháp luật *) Nhược điểm Văn ban hành bỏ sót số, việc cho số bị sai, tình trạng cho nợ số văn diễn Việc chuyển giao văn nhiều bất cập, chưa khoa học; số khâu thực chưa xác, rườm rà Việc quản lý sử dụng dấu chưa chặt chẽ, cẩn thận Lê Văn Duy 46 Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.2 Công tác lưu trữ *) Ưu điểm Các tài liệu UBND huyện Mỹ Đức cán Văn thư tổ chức đưa vào bảo quản, phục vụ mục đích tra tìm, sử dụng tương đối khoa học, kịp thời Công tác lưu trữ UBND huyện Mỹ Đức quan tâm thực tương đối tốt Kho lưu trữ bố trí tầng đảm bảo điều kiện nhiệt độ, độ ẩm, tránh ánh sáng, mưa lũ, hạn chế cháy nổ, tác động côn trùng Tài liệu bảo quản kho lưu trữ, sử dụng trang thiết bị, biện pháp bảo quản khoa học đảm bảo thời hạn bảo quản, tình trạng vật lý tài liệu, không để tài liệu bị ố, nấm mốc, mờ… Thường xuyên làm vệ sinh kho quét dọn, hút ẩm… Các phương tiện, dụng cụ phục vụ công tác lưu trữ trang bị tương đối đầy đủ, đại đảm bảo hiệu giải công viêc *) Nhược điểm Các nhân viên quan chưa có thói quen lập hồ sơ theo quy định chưa có ý thức nộp lưu hồ sơ phạm vi công việc giao buộc phải hoàn chỉnh nộp lưu vào lưu trữ hành Công tác lưu trữ chưa quan tâm nhiều, tài liệu có giá trị chưa bảo quản tốt mà quản lý theo nguyên tắc tập trung thống nhất, phân tán phận, ban, ngành nên khai thác sử dụng gặp nhiều khó khăn nhiều thời gian Kinh phí phục vụ cho công tác Văn thư, lưu trữ hạn hẹp, phương tiện sử dụng bảo quản tài liệu kho lưu trữ thiếu thiếu số cặp, hộp chưa có quạt thông gió, máy hút bụi nên quét dọn phòng có bụi bám tài liệu Những đề xuất, giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm Xã hội ngày phát triển đòi hỏi quan phải tự hoàn thiện, nâng cao lực hoạt động kịp thời đáp ứng yêu cầu công việc Lê Văn Duy 47 Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sau trình thực tập xin có số đề xuất sau: 2.1 Về đội ngũ cán bộ, công chức: - Đổi mới, nâng cao trình độ, lực nhận thức lãnh đạo cán bộ, công chức công tác văn thư- lưu trữ - Hàng năm UBND tổ chức hoạt động nhằm nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cán bộ, công chức như: cử cán học lớp hàm thụ, bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ, lớp tập huấn ngắn hạn… - Mỗi cán bộ, công chức cần sang tạo có tinh thần học hỏi chuyên môn, nghiệp vụ; trau dồi đạo đức, lối sống, lĩnh trị… - Tăng cường công tác đào tạo trình độ ngoại ngữ tin học văn phòng cho cán bộ, công chức để đáp ứng nhu cầu giải công việc đại hóa - Ban lãnh đạo cần có đạo sát khâu nghiệp vụ để đạt hiệu cao công việc Hàng năm nên tổ chức sát hạch trình độ chuyên môn cho cán bộ, công chức Ủy ban 2.2 Về quy trình nghiệp vụ - Đưa quy định cụ thể nghiệp vụ quy trình tổ chức, giúp cho công việc giải cách trình tự khoa học - Xây dựng, tiến tới hoàn thiện chuẩn hoá quy trình soạn thảo ban hành văn bản, có phân công công việc cách khoa học hợp lý, không để xảy tình trạng chồng chéo, bỏ sót việc - Tổ chức công việc cách khoa học nhân sự, sổ sách, tài liệu sở vật chất, đặc biệt công tác lập hồ sơ - Cần cập nhật sử dụng phần mềm quản lý văn bản, quản lý tài liệu lưu trữ để cập nhật quản lý văn đi, đến, tài liệu lưu trữ quan Bên cạnh cập nhật thêm phần mềm quản lý tài sản để hoàn thiện công tác quản lý - Quan tâm đến công tác lưu trữ như: Mở rộng phòng đọc, đầu tư trang bị cho kho, dụng cụ phương tiện bảo quản tài liệu (tủ đựng hồ sơ, giá, cặp, bó…), để phục vụ cách tốt cho hoạt động lưu trữ, khai thác, sử Lê Văn Duy 48 Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội dụng,bảo quản tài liệu lưu trữ Tích cực đẩy mạnh công tác khai thác, sử dụng tài liệu thông qua việc đầu tư xây dựng phòng đọc phục vụ nhu cầu thông tin lãnh đạo, cán quần chúng nhân dân địa phương 2.3 Về trang thiết bị: - Tích cực đổi Văn phòng kiểu cũ sang Văn phòng đại, tập trung tới vấn đề cải thiện phương tiện làm việc, trang bị trang thiết bị đại, có tốc độ truyền dẫn cao như: điện thoại, máy fax, máy scan, máy tính, máy in siêu tốc, máy photo, máy huỷ tài liệu, mạng Internet… - Trang bị máy tính, máy in dụng cụ làm việc khác để phục vụ công tác văn thư Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý văn Tiến tới việc quản lý văn phần mềm liệu phục vụ cho nhu cầu tra tìm cách nhanh chóng Đồng thời, trang bị thêm điện thoại cho phòng Văn thư để tiện cho việc điều hành, đạo công tác lãnh đạo Văn phòng Trên số ý kiến đề xuất cá nhân để khắc phục hạn chế tồn phát huy tiềm năng, giúp Văn phòng UBND Huyện Mỹ Đức hoạt động mang tính chuyên nghiệp hơn, có tính pháp lý hiệu kinh tế cao Lê Văn Duy 49 Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẨN III: KẾT LUẬN Trong xu ngày nay, việc đổi nhằm nâng cao chất lượng công tác quản lý, điều hành quan, tổ chức vấn đề vô quan trọng Công tác hành văn phòng hoạt động gắn liền với hoạt động đọa điều hành công việc, trực tiếp quản lý thông tin đầu vào thông tin đầu quan, tổ chức Cùng với phát triển xã hội đại, xã hội thông tin đòi hỏi thông tin phải cung cấp, xử lý truyền đạt nhanh chóng, xác nhằm phục vụ tốt cho trình hoạt động quan, tổ chức Do Hiệu hoạt động quản lý quan, tổ chức UBND huyện Mỹ Đức ngày không ngùng quan tâm, củng cố hoàn thiện công tác hành văn phòng theo hướng đại hóa Qua thời gian 3tháng kiến tập Văn phòng HĐND & UBND huyện Mỹ Đức, việc tiếp xúc với thực tế với nghiệp vụ công tác văn phòng giúp đỡ thầy cô khoa Quản trị văn phòng đặc biệt tận tình dẫn cán Văn phòng UBND huyện Mỹ Đức với phấn đấu học hỏi thân em học, tiếp thu nhiều kiến thức tế để phục vụ cho năm học cuối thi tốt nghiệp tới Trong đợt thực tập giúp em trao dồi thêm nhiều kinh nghiệm quý báu, vừa ôn lại kiến thức tích lũy ghế nhà trường, vừa phát huy, khơi dậy tiềm nhà quản trị văn phòng tương lai, giúp em tự tin đứng trước cánh cửa để hòa nhập môi trường làm việc Do thiếu kinh nghiệm thời gian nên báo cáo không thiếu thiếu sót Vì em mong nhận giúp đỡ, bảo thầy cô giáo để em hoàn thiện tốt Qua em xin chân thành cảm ơn ban Giám hiệu Trường Đại Học Nội vụ Hà Nội, thầy cô khoa Quản trị văn phòng tạo điều kiện tận tình giúp đỡ em Em xin giử lời cảm ơn chân thành tới Lãnh đạo UBND huyện Mỹ Đức, Anh Chị Văn phòng phòng Văn thư tạo điều kiện thuận lơi giúp đỡ em hoàn thành tốt trình kiến tập Em xin chân thành cảm ơn !1 Lê Văn Duy 50 Lớp: Quản trị Văn phòng K1C