Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ của cơ quan và tham mưu cho lãnh đạo thực hiện nhiệm vụ quản lý công tác văn thư lưu trữ tại UBND huyện Lập Thạch

MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài. 1 2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu. 1 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2 4. Phương pháp nghiên cứu. 2 5. Cấu trúc của đề tài. 2 B. NỘI DUNG 3 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ UBND HUYỆN LẬP THẠCH 3 1.1.Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cẩu tổ chức của UBND huyện Lập Thạch. 3 1.1.1. Lịch sử hình thành. 3 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 3 1.1.2.1. Chức năng. 3 1.1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn. 4 1.1.3. Cơ cấu tổ chức 8 1.2. Phân loại văn bản và thẩm quyền ban hành văn bản quản lý Nhà nước 9 CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN LẬP THẠCH 11 2.1. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của UBND huyện Lập Thạch. 11 2.1.1. Về tình hình tổ chức công tác văn thư. 11 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn. 11 2.1.3. Cơ cấu tổ chức. 12 2.2. Hoạt động quản lý. 13 2.2.1. Khái niệm Quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ. 13 2.2.2. Cơ cấu của hệ thống quản lý nhà nước 13 2.2.3.Chỉ đạo thực hiện quy hoạch, kế hoạch phát triển lưu trữ. 13 2.2.4. Xây dựng ban hành và chỉ đạo thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật quy định về công tác văn thư, lưu trữ. 14 2.2.5. Thực hiện thống kê về lưu trữ theo quy định. 14 2.2.6. Quản lý nghiên cứu khoa học và ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ. 14 2.2.7. Đào tạo, bồi dưỡng nhân sự làm văn thư, lưu trữ, quản lý công tác thi đua khen thưởng trong công tác văn thư, lưu trữ. 15 2.2.8. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm công tác văn thư, lưu trữ của UBND huyện Lập Thạch. 15 2.3. Hoạt động nghiệp vụ văn thư – lưu trữ. 15 2.3.1. Công tác văn thư 15 2.3.1.1. Soạn thảo và ban hành văn bản. 15 2.3.1.2. Quản lý văn bản. 17 2.3.1.2.1. Quản lý và giải quyết văn bản đi. 17 2.3.1.2.2. Quản lý và giải quyết văn bản đến. 19 2.3.1.3. Quản lý và sử dụng con dấu. 21 2.3.1.4. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 22 2.3.2. Công tác lưu trữ. 22 2.3.2.1. Thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ 23 2.3.2.2. Xác định giá trị tài liệu. 23 2.3.2.3. Chỉnh lý tài liệu 23 2.3.2.4. Thống kê và xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ 23 2.3.2.5. Bảo quản tài liệu lưu trữ 23 2.3.2.6. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 23 CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP THỰC HIỆN NHIỆM VỤ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 24 3.1. Hoàn thiện về công tác thể chế. 24 3.2. Tăng cường đầu tư nguồn lực thực hiện công tác văn thư. 24 3.3. Thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư. 26 3.4. Kiểm tra về thực hiện công tác văn thư. 26 3.5. Một số khuyến nghị. 26 C. KẾT LUẬN. 28 D. TÀI LIỆU THAM KHẢO. 29 PHỤ LỤC

MỤC LỤC

A PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 1

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 2

5 Cấu trúc của đề tài 2

B NỘI DUNG 3

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ UBND HUYỆN LẬP THẠCH 3

1.1.Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cẩu tổ chức của UBND huyện Lập Thạch 3

1.1.1 Lịch sử hình thành 3

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 3

1.1.2.1 Chức năng 3

1.1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 4

1.1.3 Cơ cấu tổ chức 8

1.2 Phân loại văn bản và thẩm quyền ban hành văn bản quản lý Nhà nước 9

CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN LẬP THẠCH 11

2.1 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của UBND huyện Lập Thạch 11

2.1.1 Về tình hình tổ chức công tác văn thư 11

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 11

2.1.3 Cơ cấu tổ chức 12

2.2 Hoạt động quản lý 13

2.2.1 Khái niệm Quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ 13

2.2.2 Cơ cấu của hệ thống quản lý nhà nước 13

2.2.3.Chỉ đạo thực hiện quy hoạch, kế hoạch phát triển lưu trữ 13

2.2.4 Xây dựng ban hành và chỉ đạo thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật quy định về công tác văn thư, lưu trữ 14

2.2.5 Thực hiện thống kê về lưu trữ theo quy định 14

2.2.6 Quản lý nghiên cứu khoa học và ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ 14

2.2.7 Đào tạo, bồi dưỡng nhân sự làm văn thư, lưu trữ, quản lý công tác thi đua khen thưởng trong công tác văn thư, lưu trữ 15

2.2.8 Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm công tác văn thư, lưu

trữ của UBND huyện Lập Thạch 15

2.3 Hoạt động nghiệp vụ văn thư – lưu trữ 15

2.3.1 Công tác văn thư 15

2.3.1.1 Soạn thảo và ban hành văn bản 15

2.3.1.2 Quản lý văn bản 17

2.3.1.2.1 Quản lý và giải quyết văn bản đi 17

2.3.1.2.2 Quản lý và giải quyết văn bản đến 19

2.3.1.3 Quản lý và sử dụng con dấu 21

2.3.1.4 Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 22

2.3.2 Công tác lưu trữ 22

2.3.2.1 Thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ 23

2.3.2.2 Xác định giá trị tài liệu 23

2.3.2.3 Chỉnh lý tài liệu 23

2.3.2.4 Thống kê và xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ 23

2.3.2.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ 23

2.3.2.6 Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 23

CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP THỰC HIỆN NHIỆM VỤ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 24

3.1 Hoàn thiện về công tác thể chế 24

3.2 Tăng cường đầu tư nguồn lực thực hiện công tác văn thư 24

3.3 Thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư 26

3.4 Kiểm tra về thực hiện công tác văn thư 26

3.5 Một số khuyến nghị 26

C KẾT LUẬN 28

D TÀI LIỆU THAM KHẢO 29 PHỤ LỤC

vũ trang nhân dân đảm bảo cung cấp kịp thời, chính xác Đồng thời công tác vănthư là một bộ phận quan trọng trong hoạt động quản lý, được xác định là một mặthoạt động của bộ máy quản lý nói chung và chiếm một phần lớn nội dung hoạtđộng của văn phòng ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, quản lýđiều hành của một cơ quan.

Hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vàomột phần của công tác này có được làm tốt hay không Vì đây là một công tác vừamang tính chính trị vừa có tính nghiệp vụ, kỹ thuật và liên quan nhiều cán bộ, côngchức Làm tốt công tác văn thư-lưu trữ sẽ góp phần giải quyết công việc cơ quanđược nhanh chóng, chính xác, năng xuất, chất lượng, đúng chế độ, giữ gìn bí mậtcủa Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ và việc lợi dụng vănbản Nhà nước để làm những việc trái pháp luật góp phần lớn lao vào việc thúc đẩy

sự phát triển kinh tế và bảo vệ đất nước của mỗi Quốc gia Nắm bắt được tầm quantrọng đó, Đảng và Nhà nước ta nhiều năm qua đã không ngừng cải cách nền Hànhchính quốc gia trong đó công tác văn thư – lưu trữ được tập trung đổi mới và sángtạo hơn

Nhận thức được tầm quan trọng và nội dung ý nghĩa mà công tác Văn thư

đem lại đối với sự phát triển của đất nước, nên em đã chọn đề tài "Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ của cơ quan và tham mưu cho lãnh đạo thực hiện nhiệm vụ quản lý công tác văn thư - lưu trữ tại UBND huyện Lập Thạch" để nghiên cứu

nhằm tiếp tục phát triển những ưu điểm và khắc phục những khuyết điểm tồn tại đểcông tác văn thư – lưu trữ ở UBND huyện Lập Thạch trong thời gian tới hiệu quảhơn Do vậy, đề tài này là rất cần thiết để nghiên cứu

2 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu.

Trình bày , đánh giá thực trạng quản lý công tác văn thư – lưu trữ tại UBND

huyện Lập Thạch Đồng thời đưa ra những giải pháp nhằm nâng cao công tác này.

Nhiệm vụ:

- Xác định ý nghĩa, tầm quan trọng trong việc thực hiện văn thư lưu trữ tại

cơ quan

- Khảo sát thực trạng tài liệu

- Điều tra thực hiện công tác văn thư, lưu trữ

- Phân tích, xác định nguyên nhân

- Đưa những giải pháp nâng cao tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữtrong cơ quan

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu : " Khảo sát, đánh giá về quản lý nhà nước công tácvăn thư – lưu trữ tại UBND huyện Lập Thạch"

Phạm vi nghiên cứu: tại UBND huyện Lập Thạch

- Nghiên cứu lịch sử hình thành và phát triển UBND huyện Lập - Nghiêncứu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lập Thạch

- Tìm hiểu thực trạng về công tác văn thư – lưu trữ tại UBND huyện để hiểu

rõ trách nhiệm của văn phòng

- Đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ và nângcao trách nhiệm văn phòng trong thời gian tới

4 Phương pháp nghiên cứu.

Để hoàn thành bài tiểu luận này tôi đã sử dụng một số phương pháp nghiêncứu như:

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: từ những văn bản pháp quy của Nhànước và chuyên đề ở giáo trình

- Phương pháp phân tích tổng hợp

- Phương pháp khảo sát, điều tra, thống kê, đánh giá thực trạng khách quan,lịch sử, cụ thể chứng minh, lý giải đề tài

- Phương pháp thống kê, so sánh

5 Cấu trúc của đề tài.

Ngoài phần mở đầu, kết luận chung kèm theo nguồn tư liệu tham khảo, nộidung của đề tài gồm ba chương:

Chương 1: Giới thiệu vài nét về UBND huyện Lập Thạch

Chương 2 : Thực trạng công tác văn thư-lưu trữ tại UBND huyện Lập ThạchChương 3: Đề xuất giải pháp thực hiện nhiệm vụ quản lý công tác văn thư,lưu trữ tại UBND huyện Lập Thạch

B NỘI DUNG CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ UBND HUYỆN

Là một huyện thuộc miền núi phía tây bắc của tỉnh Vĩnh Phúc Năm 2003UBND tỉnh Vĩnh Phúc công nhận các thôn và tổ dân phố hiện có của tỉnh VĩnhPhúc, trong đó huyện Lập Thạch có 411 thôn thuộc 38 xã và 11 tổ dân phố thuộcthị trấn Lập Thạch Năm 2003, Chính phủ ra nghị định về việc thành lập thị xãPhúc Yên và huyện Tam Đảo, huyện Lập Thạch chuyển 3 xã Bồ Lý, Đạo Trù, YênDương về huyện Tam Đảo mới Sau khi điều chỉnh, từ ngày 1 tháng 1 năm 2004huyện Lập Thạch còn lại 32.30,17 ha diện tích tự nhiên và 207.326 nhân khẩu với

36 đơn vị hành chính trực thuộc (gồm 35 xã và 1 thị trấn), vẫn là huyện rộng nhấtcủa tỉnh Vĩnh Phúc Ngày 23 tháng 12 năm 2008, tách thị trấn Tam Sơn và 17 xã:Bạch Lưu, Cao Phong, Đôn Nhân, Đồng Quế, Đồng Thịnh, Đức Bác, Hải Lựu,Lãng Công, Nhạo Sơn, Nhân Đạo, Như Thụy, Phương Khoan, Quang Yên, TamSơn, Tân Lập, Tứ Yên, Yên Thạch để thành lập huyện Sông Lô

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

1.1.2.1 Chức năng.

Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của Hộiđồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trướcHội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên

Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bảncủa cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấpnhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cốquốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn

Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, gópphần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ

trung ương tới cơ sở.

1.1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn.

Uỷ ban nhân dân huyện Lập Thạch là cơ quan hành chính Nhà nước ở địaphương đại diện cho Nhà nước quản lý trong mọi lĩnh vực như: Kinh tế, côngnghiệp, nông nghiệp, thương mại, văn hóa, y tế…

 Trong lĩnh vực kinh tế

Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồngnhân dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổ chức

và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó;

- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngânsách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toán ngânsách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợpcần thiết trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo Uỷ ban nhândân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;

- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ ban nhândân xã, thị trấn xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị quyết của Hộiđồng nhân dân xã, thị trấn về thực hiện ngân sách địa phương theo quy định củapháp luật;

- Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã, thị trấn

 Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và đất đai

Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua các chương trìnhkhuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương và tổchức thực hiện các chương trình đó;

- Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyển dịch

cơ cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và khai thác lâmsản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng và chế biến thuỷ sản;

- Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ giađình, giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của phápluật;

- Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của Uỷ ban nhân dân xã, thịtrấn;

- Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, các công trình thuỷlợi vừa và nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông trên địa bàn theo quy định của pháp

 Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp

Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kếhoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện;

- Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch

vụ ở các xã, thị trấn;

- Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống, sảnxuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu; phát triển cơ sở chế biến nông,lâm, thuỷ sản và các cơ sở công nghiệp khác theo sự chỉ đạo của Uỷ ban nhân dântỉnh

 Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải

Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xâydựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện; quản lý việc thực hiệnquy hoạch xây dựng đã được duyệt;

- Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng cơ

sở theo sự phân cấp;

- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực hiệnpháp luật về xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lý đất ở vàquỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn;

- Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phâncấp của Uỷ ban nhân dân tỉnh

 Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch

Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm traviệc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và dulịch trên địa bàn huyện;

- Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt độngthương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;

- Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại,dịch vụ, du lịch trên địa bàn

 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thểthao

Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông tin,thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau khiđược cấp có thẩm quyền phê duyệt;

- Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ cậpgiáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổ chứccác trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địa bàn; chỉđạo việc xoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thicử;

- Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn các phongtrào về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thể thao;bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hoá và danh lam thắng cảnh dođịa phương quản lý;

- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y tế,trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịchbệnh; bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nươngtựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực hiện chính sách dân số và kế hoạch hoágia đình;

- Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ sở hànhnghề y, dược tư nhân, cơ sở in, phát hành xuất bản phẩm;

- Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động; tổchức thực hiện phong trào xoá đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ thiện,nhân đạo

 Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường

Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụsản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương;

- Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu quảthiên tai, bão lụt;

- Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường vàchất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hoá trên địa bànhuyện; ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tại địaphương

 Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội

Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang và

quốc phòng toàn dân; thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện; quản

lý lực lượng dự bị động viên; chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự vệ,công tác huấn luyện dân quân tự vệ;

- Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhập ngũ,giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường hợp viphạm theo quy định của pháp luật;

- Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xâydựng lực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước; thựchiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi

vi phạm pháp luật khác ở địa phương;

- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý

hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương;

- Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ anninh, trật tự, an toàn xã hội

 Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo

Uỷ ban nhân dân huyện có những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và tôngiáo;

- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kế hoạch,

dự án phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộc thiểu số,vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt;

- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo;quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo, theo hoặc không theo một tôn giáo nào của côngdân ở địa phương;

- Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng, tôngiáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái những quy định của pháp luật

và chính sách của Nhà nước theo quy định của pháp luật

 Trong việc thi hành pháp luật

Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việcchấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nướccấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp;

- Tổ chức thực hiện và chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện cácbiện pháp bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổchức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền và

lợi ích hợp pháp khác của công dân;

- Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn;

- Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án theo quy định của phápluật;

- Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà nước; tổchức tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân;hướng dẫn, chỉ đạo công tác hoà giải ở xã, thị trấn

 Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính

Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhândân theo quy định của pháp luật;

- Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quanchuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp mình theo hướng dẫn của Uỷ ban nhândân cấp trên;

- Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp của

Uỷ ban nhân dân cấp trên;

- Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện;

- Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành chính ởđịa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình cấp trên xem xét,quyết định

và cơ quan Nhà nước cấp trên

Các phòng ban chuyên môn giúp việc gồm có:

1.Văn phòng HĐND và UBND huyện

2.Phòng Nội vụ

3.Phòng Lao động – Thương binh và xã hội

4.Phòng Tài chính – Kế hoạch

5.Phòng Giáo dục

6.Phòng Văn hóa và Thông tin

7.Phòng Tài nguyên và môi trường

8.Phòng Tư pháp

9.Phòng Nông nghiệp và phát triển nông thôn

Theo hiệu lực pháp lý và loại hình quản lý chuyên môn văn bản quản lý Nhànước bao gồm các loại sau:

* Văn bản quy phạm pháp luật:

Tại điều 2, Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015 quy định:

"Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản có chứa quy phạm pháp luật, đượcban hành theo đúng thẩm quyền, hình thức, trình tự thủ tục quy định trong luậtnày"

Thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật:

-Quốc hội: ban hành Hiến pháp, Luật, Nghị quyết của Quốc hội

-Ủy ban Thường vụ Quốc hội: banh hành Pháp lệnh, Nghị quyết của UBTVQuốc hội

-Chủ tịch nước: ban hành Lệnh, Quyết định của Chủ tịch nước

-Chính phủ: ban hành Nghị định, Nghị quyết của Chính phủ

-Thủ tướng Chính phủ: ban hành Quyết định, Chỉ thị của Thủ tướng Chínhphủ

-Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan trực thuộcChính phủ ban hành: Quyết định, Thông tư, Chỉ thị của các cơ quan đó

-Hội đồng nhân dân các cấp ban hành: Nghị quyết của Hội đồng nhân dâncấp đó

-UBND các cấp ban hành: Quyết định, Chỉ thị của UBND

-Tòa án nhân dấn tối cao ban hành: Nghị quyết của hội đồng thẩm phán Tòa

án nhân dân tối cao

-Viện kiểm sát nhân dân tối cao ban hành: Quyết định, Chỉ thị, Thông tri củaViện kiểm sát nhân dân tối cao

Tại UBND cấp huyện Lập Thạch ban hành : Quyết định, Chỉ thị của UBNDhuyện

 Văn bản hành chính thông thường:

Trong quá trình lãnh đạo, quản lý, điều hành, các cơ quan Nhà nước ngoàiviệc ban hành văn bản quy phạm pháp luật, văn bản cá biệt theo luật định, còndùng những văn bản hành chính thông thường bao gồm: công văn, thông báo, kếhoạch, đề án, phương án, giấy giới thiệu, giấy mời

 Văn bản chuyên môn:

Văn bản chuyên môn là loại văn bản mang tính chất đặc thù thuộc nghiệp vụchuyên môn trong các lĩnh vực như: thống kê, kế hoạch, tài chính, y tế,

 Văn bản khoa học kỹ thuật

Văn bản khoa học kỹ thuật là loại văn bản được hình thành trong các lĩnhvực như: kiến trúc, xây dựng, công nghệ, cơ khí, trắc địa, bản đồ, Hình thức vănbản thường ở dạng: bản vẽ thiết kế, đồ án, phim ảnh

CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA

ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN LẬP THẠCH

2.1 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của UBND huyện Lập Thạch.

2.1.1 Về tình hình tổ chức công tác văn thư.

Bộ phận văn thư có ý nghĩa rất lớn đối với sự phát triển và bộ mặt của cơquan Như chúng ta biết “văn bản” là cách giao tiếp quan trọng nhất của con người,

nó không chỉ lưu giữ thông tin hiện thời và còn có tính tương lai, giúp cơ quan giảiquyết kịp thời văn bản đi, đến và sử dụng con dấu theo đúng quy định, lưu trữ đầy

đủ và cung cấp kịp thời những thông tin cần thiết cho lãnh đạo và cán bộ trong quátrình thực hiện công việc; giúp cho cơ quan trong việc khai thác thông tin trong tàiliệu để giáo dục truyền thống cho các thế hệ cán bộ trong cơ quan, tổng kết hoạtđộng và rút ra những bài học kinh nghiệm bổ ích trong quản lý, sản xuất, kinhdoanh

Hiện nay, công tác văn thư ở UBND Huyện Lập Thạch được tổ chức theohình thức hỗn hợp Tất cả văn bản đi, đến chung cơ quan UBND huyện đều phảiqua bộ phận văn thư để quản lý tập trung thống nhất Một số công việc của các cơquan chuyên môn được thực hiện tại phòng ban chuyên môn đó

Chủ tịch là người chịu trách nhiệm quản lý, chỉ đạo công tác văn thư

Chánh Văn phòng tham mưu cho Chủ tịch UBND xử lý văn bản đến; chỉđạo theo dõi, đôn đốc việc triển khai thực hiện các văn bản sau khi được xử lý

Các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư phải đảm bảo cung cấp kịp thời,đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết, thực hiện đúng chức năng thẩm quyềncủa mình không để bị sai xót

Tổ chức tập huấn về công tác văn thư – lưu trữ và phổ biến các loại văn bảnpháp luật của nhà nước

Văn phòng được bố trí cạnh phòng làm việc của Chủ tịch để thuận lợi chocông việc

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn.

Thực hiện việc tiếp nhận, soạn thảo, sao in, đóng dấu, vào sổ, chuyển giao

văn bản đầy đủ, kịp thời và bảo mật, thực hiện việc lưu trữ văn bản, quản lý condấu đúng quy định

Tham mưu, thực hiện đúng, đầy đủ các quy định, các văn bản chỉ đạo, quychế hướng dẫn về công tác văn thư – lưu trữ, quản trị mạng, quản lý sử dụng

phương tiện kỹ thuật, vật tư, văn phòng phẩm an toàn, tiết kiệm, hiệu quả.

Tuyệt đối giữ bí mật công văn giấy tờ, tài liệu theo từng mức độ mật củavăn bản

Giúp HĐND tổ chức kỳ họp, giúp UBND tổ chức tiếp dân, tiếp khách, nhậnđơn khiếu nại của nhân dân chuyển đến lãnh đạo cơ quan HĐND và UBND xemxét và giải quyết theo thẩm quyền

Đảm bảo điều kiện vật chất phục vụ cho các kỳ họp của HĐND chon côngviệc cuả UBND

Tổ chức in ấn, sao gửi các văn bản do cơ quan ban hành và cơ quan khácban hành nhanh chóng chính xác

Cán bộ văn thư UBND huyện có những nhiệm cụ thể sau:

- Trực tiếp tham mưu, thực hiện công tác lưu trữ, ứng dụng công nghệ thôngtin, quản trị mạng, chữ ký số

- Tổ chức việc cập nhật, tiếp nhận, vào sổ theo dõi văn bản đi , đến UBNDhuyện, Văn phòng HĐND và UBND huyện đảm bảo kịp thời, đầy đủ, chính xác;đôn đốc việc giải quyết văn bản đến; cập nhật lịch công tác lãnh đạo UBND huyện

- Đăng ký văn đi khi đầy đủ các điều kiện về thể thức, hình thức, kỹ thuậttrình bày, chữ ký người thẩm định nội dung, thể thức và người có thẩm quyền

- Tổ chức lưu trữ, quản lý công văn giấy tờ đi, đến UBND, Văn phònghuyện đầy đủ theo đúng quy định của Nhà nước, quản lý sắp xếp kho lưu trữ đảmbảo hồ sơ, tài liệu được quản lý tập trung, thống nhất, khoa học, bảo quản cẩn thận,thuận tiện cho việc tra cứu, khai thác, sử dụng bản lưu khi cần

2.1.3 Cơ cấu tổ chức.

Công tác quản lý nhà nước về văn thư – lưu trữ của UBND huyện LậpThạch được quy định trong chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng Nội vụhuyện Phòng giao cho một đồng chí Phó trưởng phòng phụ trách và 01 chuyênviên phụ trách trực tiếp về công tác văn thư – lưu trữ của huyện, có trình độchuyên môn Đại học

Hiện nay,Văn phòng HĐND và UBND huyện có bộ phận làm công tác vănthư bao gồm: 01 cán bộ biên chế kiêm nhiệm và 02 cán bộ hợp đồng làm công tácvăn thư – lưu trữ có trình độ là đại học làm các công việc như: kiểm tra và tiếpnhận văn bản, đóng dấu, đăng ký văn bản đi, đến… để hoàn thành những công việccủa mình được giao

Các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp thuộc UBND huyện và UBNDcác xã, thị trấn mỗi đơn vị bố trí 01 cán bộ kiêm nhiệm làm công tác văn thư - lưu

trữ Cụ thể:

+ Tại các cơ quan, đơn vị thuộc UBND huyện: 17 người

+ Tại UBND các xã, thị trấn: 20 người

Đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức đều có phẩm chất tốt, có bản lĩnhchính trị vững vàng, nghiệp vụ chuyên môn tốt,có kinh nghiệm và sáng tạo trongcông tác

2.2 Hoạt động quản lý.

2.2.1 Khái niệm Quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ.

Quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ là sự can thiệp, tác động củanhà nước hay một cơ quan có thẩm quyền đến công tác văn thư, lưu trữ được thểhiện chủ yếu bằng việc ban hành các văn bản quy phạm pháp luật nhằm thực hiệntốt nhất các nội dung của công tác văn thư, lưu trữ

Để cơ quan nhà nước có thẩm quyền đã ban hành các văn bản quy phạmpháp luật và văn bản hướng dẫn để quy định công tác văn thư, lưu trữ nhằm hoànthiện hơn các quy định về hoạt động quản lý và hoạt động nghiệp vụ trên mọiphương diện để nâng cao hiệu suất chất lượng công tác này

2.2.2 Cơ cấu của hệ thống quản lý nhà nước

 Chủ thể quản lý.

Chủ thể quản lý là các cá nhân, tổ chức có quyền lực nhất định buộc các đốitượng quản lý phải tuân thủ các quy định do mình đề ra để đạt được mục tiêu ấnđịnh trước

Chủ thể quản lý tại UBND huyện Lập Thạch là cán bộ, công chức có thẩmquyền, là các cá nhân, tổ chức có quyền lực nhất định

 Đối tượng quản lý.

Đối tượng quản lý là các cá nhân, tổ chức chịu sự tác động quản lý bao gồmtất cả các cá nhân, tổ chức, sinh sống sản xuất kinh doanh, dịch vụ trong lãnh thổquốc gia

Đối tượng quản lý tại UBND huyện Lập Thạch là các công chức, viên chứctrong cơ quan các đơn vị phòng ban thuộc cơ quan chuyên môn của huyện

2.2.3.Chỉ đạo thực hiện quy hoạch, kế hoạch phát triển lưu trữ.

Quản lý thống nhất công tác lưu trữ trong phạm vi cả nước, bảo vệ an toàn

và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ có hiệu quả sự việc xây dựng và bảo vệ tổ quốcđịnh hướng sự phát triển công tác văn thư, lưu trữ nhằm góp phần cung cấp thôngtin làm căn cứ để cơ quan quản lý nhà nước thực hiện được xây dựng kế hoạch cânđối phân bổ nguồn lực cho quá trình đầu tư phát triển đúng định hướng của Đảng

và nhà nước góp phần thực hiện thành công chiến lược phát triển kinh tế- xã hội.

Tại UBND huyện Lập Thạch quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữtạo cơ sở pháp lý làm căn cứ cho các dự án đầu tư phát triển văn thư, lưu trữ đồngthời chủ động công việc huy động sử dụng có hiệu quả các nguồn lực

2.2.4 Xây dựng ban hành và chỉ đạo thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật quy định về công tác văn thư, lưu trữ.

Thực hiện văn bản áp dụng thực tiễn vào cơ quan như:

Luật lưu trữ năm 2011

Tại UBND huyện Lập Thạch đã ban hành một số văn bản về nghiệp vụcông tác văn thư-lưu trữ như:

- Kế hoạch số 34/KH-UBND ngày 23/3/2015 về thực hiện nhiệm vụ côngtác văn thư, lưu trữ năm 2015;

- Quyết định số 259/QĐ-CTUBND ngày 13/3/2015 về việc ban hành danhmục hồ sơ năm 2015;

Ngoài ra, có 1 văn bản quy phạm pháp luật ban hành quy chế công tác vănthư, lưu trữ:

Quyết định số 02/2015/QĐ-UBND ngày 03/8/2015 về ban hành Quy chếcông tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn huyện, gửi đến tất cả các cơ quan thuộcUBND huyện và UBND các xã, thị trấn nghiên cứu, triển khai thực hiện để quản lýthống nhất

2.2.5 Thực hiện thống kê về lưu trữ theo quy định.

Cơ quan, tổ chức có tài liệu lưu trữ phải định kỳ thực hiện chế độ báo cáothống kê, chế độ thống kê lưu trữ số lượng báo cáo thống kê hằng năm từ ngày01/01 đến 31/12

Thống kê lưu trữ được thực hiện theo quy định tổng hợp số liệu của các đơn

vị trực thuộc và báo cáo cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cấp huyện, lưu trữcấp huyện tập hợp số liệu và báo cáo lưu trữ Nhà nước cấp tỉnh

Hiện nay, các cơ quan trong UBND huyện Lập Thạch không thực chế độbáo cáo thống kê hằng năm

2.2.6 Quản lý nghiên cứu khoa học và ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ.

Đẩy mạnh việc ứng dụng khoa học công nghệ trong công tác văn thư, lưu trữ

để đáp ứng yêu cầu hội nhập và cải cách hành chính phù hợp với yêu cầu phát triển

xã hội

2.2.7 Đào tạo, bồi dưỡng nhân sự làm văn thư, lưu trữ, quản lý công tác

thi đua khen thưởng trong công tác văn thư, lưu trữ.

Cán bộ là nhân tố đóng vai trò quan trọng trong công tác văn thư, lưu trữ củacác cơ quan, tổ chức Trình độ cán bộ làm văn thư, lưu trữ có tác động trực tiếpđến việc thực hiện các quy trình nghiệp vụ và phương pháp cách thức tổ chức khoahọc tài liệu lưu trữ

Hằng năm, cán bộ làm công tác văn thư các cấp trong huyện đều được thamgia đào tạo, bồi dưỡng các lớp về chuyên môn nghiệp vụ văn thư do UBND tỉnh,

Sở Nội vụ, UBND huyện tổ chức Qua đó nhằm nâng cao trình độ chuyên mônnghiệp vụ về văn thư, đồng thời được cập nhật những văn bản mới ban hành vềcông tác văn thư, đây là điều kiện thuận lợi để những cán bộ không có trình độchuyên môn về công tác văn thư hoặc những cán bộ mới được giao làm nhiệm vụ

về công tác văn thư sẽ hiểu biết hơn về công tác văn thư và áp dụng vào công việc

cụ thể của mình được chính xác và khoa học hơn

Tuy nhiên, công tác khen thưởng tại ủy ban chưa có vì công tác văn thưchưa thật sự được quan tâm và chưa có kinh phí để quan tâm đầu tư

2.2.8 Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm công tác văn thư, lưu trữ của UBND huyện Lập Thạch.

Trong năm 2015, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước – Bộ Nội vụ và Sở Nội

vụ tỉnh Vĩnh Phúc đã tổ chức kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại huyện Tại buổikiểm tra Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước – Bộ Nội vụ và Sở Nội vụ những việclàm được và chưa làm được về công tác văn thư, lưu trữ của huyện, qua đó đoànkiểm tra đã đưa ra những giải pháp giúp cơ quan thực hiện nhiệm vụ trong nhữngnăm tiếp theo được tốt hơn

Từ năm 2004 trở lại đây, UBND huyện Lập Thạch phối hợp với Chi cụcVăn thư - Lưu trữ tỉnh đã tổ chức được 5 đợt kiểm tra về công tác văn thư, lưu trữtại một số cơ quan thuộc UBND huyện và xã, thị trấn trên địa bàn huyện

2.3 Hoạt động nghiệp vụ văn thư – lưu trữ.

2.3.1 Công tác văn thư

2.3.1.1 Soạn thảo và ban hành văn bản.

 Thảo văn bản

Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản việc soạn thảo văn bản do chuyên

viên tổng hợp Văn phòng HĐND và UBND huyện trực tiếp soạn thảo, đó là chủyếu là những văn bản như: Văn bản quy phạm pháp luật, Quyết định, Công văn,

Tờ trình, Báo cáo, Kế hoạch… của UBND huyện Lập Thạch Ngoài ra còn soạnthảo và ban hành các văn bản của Văn phòng HĐND và UBND, văn bản thuộc

lĩnh vực phụ trách của chuyên viên nào sẽ do chuyên viên đó trực tiếp soạn thảo.Công tác soạn thảo và ban hành văn bản được tiến hành theo đúng quy định củaPháp luật.

 Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt

- Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt

- Trường hợp sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trình

người duyệt xem xét, quyết định

 Đánh máy, nhân bản.

Đánh máy phải đúng nguyên bản thảo đúng thể thức và kỹ thuật trình bàyvăn bản, trường hợp phát hiện có sự sai sót hoặc không rõ ràng trong bản thảo thìngười đánh máy phải hỏi lại đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc người duyệt bảnthảo đó Nhân bản đúng số lượng quy định

 Kiểm tra thể thức văn bản trước khi ký ban hành.

Người đứng đầu đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu tráchnhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, ký nháy/tắt vào cuối nội dung vănbản (sau dấu /.) trước khi trình Lãnh đạo UBND huyện ký ban hành; đề xuất mức

độ khẩn; đối chiếu quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước xác định việcđóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình người ký văn bản quyết định

Chánh Văn phòng HĐND và UBND hoặc Phó Chánh văn phòng kiểm tra vàchịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản củaUBND huyện Lập Thạch và phải ký nháy/tắt vào vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận”

 Ký văn bản.

UBND huyện Lập Thạch làm việc chế độ tập thể đối với những vấn đề quantrọng của cơ quan, tổ chức mà theo quy định của pháp luật hoặc theo điều lệ của tổchức, phải được thảo luận tập thể và quyết định theo đa số, việc ký văn bản đượcquy định như sau:

+ Chủ tịch UBND huyện thay mặt (TM.) tập thể lãnh đạo ký các văn bảnUBND huyện;

+ Phó chủ tịch UBND huyện và các thành viên giữ chức vụ lãnh đạo khácđược thay mặt tập thể, ký thay Chủ tịch UBND huyện những văn bản theo uỷquyền của Chủ tịch và những văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụtrách

+ Trong trường hợp đặc biệt, Chủ tịch UBND huyện có thể uỷ quyền chomột cán bộ phụ trách dưới mình một cấp ký thừa uỷ quyền (TUQ.) một số văn bản

mà mình phải ký Việc giao ký thừa uỷ quyền phải được quy định bằng văn bản và

giới hạn trong một thời gian nhất định Người được uỷ quyền không được uỷquyền lại cho người khác ký.

+ Chủ tịch UBND huyện có thể giao cho Chánh Văn phòng, ký thừa lệnh(TL.) một số loại văn bản, việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trongquy chế hoạt động hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức

2.3.1.2 Quản lý văn bản.

Tất cả văn bản đi, văn bản đến của UBND huyên Lập Thạch được quản lýtập trung tại Văn thư để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bảnđược đăng ký riêng theo quy định của pháp luật Những văn bản đến không đượcđăng ký tại Văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết

2.3.1.2.1 Quản lý và giải quyết văn bản đi.

 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ngày, tháng, năm của văn bản

Bộ phận văn thư có trách nhiệm kiểm tra yếu tố về thể thức và kỹ thuật trìnhbày theo quy định hiện hành Nếu những văn bản không đảm bảo đầy đủ thể thứcquy định nhất thiết phải được sửa lại và bổ sung trước khi trình ký và làm thủ tụcphát hành

Tất cả văn bản đi của UBND huyện đều được đánh số theo hệ thống từngloại sổ riêng của ủy ban do văn thư thống nhất quản lý

Việc đánh số văn bản do UBND ban hành trong một năm, đối với văn bảnquy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản mật được thực hiện theo quyđịnh của Nhà nước Cán bộ văn thư có trách nhiệm cho số, việc cho số của văn bảndựa vào sổ đăng ký văn bản của UBND huyện , rồi đánh số tiếp theo cho văn bảnmới, mỗi văn bản được ghi một số và ngày nhất định, số được đánh bằng số Ả Rập(1, 2, 3…) bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và được kết thúc vào ngày 31 tháng

12 hằng năm Ngày tháng của văn bản cũng được thực hiện theo đúng quy định,những ngày dưới 10 và tháng dưới 3 được đánh thêm số 0 ở phía trước

•Đăng ký văn bản đi.

Việc đăng kí văn bản đi của UBND huyện Lập Thạch nhằm mục đích đểquản lý chặt chẽ văn bản đi của cơ quan giúp cho việc tra tìm văn bản và theo dõigiải quyết dễ dàng

Phương tiện đăng ký:

- Đăng ký văn bản đi bằng sổ: tại UBND huyện hằng năm ban hành nhiềuvăn bản nên văn thư lập sổ đăng ký văn bản đi cho từng loại

Mẫu sổ đăng ký văn bản đi:

Số ký

hiệu văn

bản

Ngày,thángvăn bản

Tên loại

và tríchyếu nộidungvăn bản

Ngườiký

Nơinhậnvăn bản

Đơn vị ,ngườinhậnbản lưuvăn bản

Sốlượngbản

 Nhân bản, đóng dấu cơ quan và các loại dấu khác

Tại UBND huyện Lập Thạch sau khi cán bộ văn thư đăng ký văn bản thìđem đi nhân bản đóng dấu cơ quan và dấu chức danh có chữ ký, dấu cơ quan đượcđóng trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái

 Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi chuyển phát văn bản đi

Việc chuyển giao văn bản đi được thực hiện nhanh chóng, chính xác, đúngđối tượng, tiết kiệm thời gian

Dựa vào phần nơi nhận và nội dung giải quyết văn bản mà cán bộ văn thưxác định các đơn vị, cá nhân nhận văn bản thuộc UBND huyện thì văn thư sẽ trựctiếp gửi đến các đơn vị, cá nhân để kịp thời giải quyết

Văn bản gửi ra ngoài thì được bao bì có sẵn của UBND huyện Lập Thạch,chất lượng giấy dày dai, khó thấm nước, không nhìn qua được để đảm bảo không

bị lộ thông tin của văn bản

Việc tổ chức quản lý văn bản đi của cán bộ văn thư văn phòng UBND huyện