KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI UBND QUẬN THANH KHÊ, ĐÀ NẴNG

Kỹ năng tổ chức và kiểm tra trong quản trị văn phòng Khi các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp được thành lập, công tác VTLT tất yếu được hình thành nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho nhu cầu giải quyết công việc của các cấp lãnh đạo, quản lý, và ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Liên hệ khảo sát tại UBND quận Thanh Khê, thành phố Đà Nẵng, em có cơ hội mở rộng kiến thức của mình về công tác văn phòng và qua trải nghiệm thực tế với công việc, em nhận thấy rằng công tác văn thư có vai trò rất quan trọng, là một bộ phận không thể thiếu và là nội dung quan trọng, chiếm một phần lớn công việc trong Văn phòng. Để công tác VTLT phát huy hết vai trò của mình, không thể không nhắc đến trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức, quản lý. Vì vậy, em xin trình bày bài tiểu luận với đề tài “Khảo sát, đánh giá trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại UBND quận Thanh Khê, thành phố Đà Nẵng”, nhằm tìm hiểu sâu về vai trò của lãnh đạo văn phòng trong công tác VTLT.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHỊNG TRONG CƠNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI UBND QUẬN THANH KHÊ, ĐÀ NẴNG BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Kỹ tổ chức kiểm tra quản trị văn phòng Giảng viên giảng dạy: ThS Nguyễn Đăng Việt Mã phách: …………… Đà Nẵng, tháng 12 năm 2017 PHIẾU LÀM PHÁCH HÌNH THỨC TIỂU LUẬN Mã phách Họ tên sinh viên: LÊ BẢO TRÂN Ngày sinh: 08/7/1996 Mã sinh viên: 1405QTVD-MT046 Lớp: 1405QTVD Khoa: Quản trị văn phòng Tên Tiểu luận: Khảo sát, đánh giá trách nhiệm lãnh đạo văn phòng cơng tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ Ủy ban nhân dân quận Thanh Khê, thành phố Đà Nẵng Học phần: Kỹ tổ chức kiểm tra quản trị văn phòng Giảng viên phụ trách: ThS Nguyễn Đăng Việt Sinh viên Lê Bảo Trân Kỹ tổ chức kiểm tra quản trị văn phòng ThS Nguyễn Đăng Việt LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan cơng trình nghiên cứu riêng em, số liệu nội dung trung thực, khách quan, không chép người khác Em xin chịu trách nhiệm nghiên cứu Người cam đoan Lê Bảo Trân Kỹ tổ chức kiểm tra quản trị văn phòng ThS Nguyễn Đăng Việt LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành đề tài tiểu luận này, em nhận giúp đỡ nhiệt tình, em xin chân thành cảm ơn đến quý thầy cô giáo, bạn bè đặc biệt thầy Nguyễn Đăng Việt tận tình hướng dẫn, động viên giúp đỡ em hoàn thành đề tài Em xin chân thành cảm ơn! Kỹ tổ chức kiểm tra quản trị văn phòng ThS Nguyễn Đăng Việt DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Từ/ Cụm từ viết tắt Ủy ban nhân dân Hội đồng nhân dân Công nghệ thông tin Văn thư lưu trữ Ký tự viết tắt UBND HĐND CNTT VTLT Kỹ tổ chức kiểm tra quản trị văn phòng ThS Nguyễn Đăng Việt MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU CHƯƠNG KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA BAN NHÂN DÂN QUẬN THANH KHÊ, THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG ỦY 1.1 Lịch sử hình thành 1.2 Cơ cấu tổ chức 1.3 Chức nhiệm vụ 10 1.3.1 Chức 10 1.3.2 Nhiệm vụ 10 1.4 Giới thiệu sơ lược Văn phòng UBND quận Thanh Khê 11 1.4.1 Vị trí, chức 11 1.4.2 Chức 11 1.4.3 Nhiệm vụ, quyền hạn 11 1.4.4 Cơ cấu tổ chức 12 CHƯƠNG TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 13 2.1 Trách nhiệm tổ chức thiết lập phận văn thư – lưu trữ 13 2.2 Trách nhiệm tuyển chọn cán văn thư – lưu trữ 15 2.2.1 Tiêu chuẩn chung công chức chuyên ngành văn thư – lưu trữ 15 2.2.2 Mô tả, thống kê cán VTLT Văn phòng UBND quận Thanh Khê 20 2.3 Trách nhiệm tổ chức xây dựng văn quan văn thư – lưu trữ 20 2.4 Trách nhiệm tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, đánh giá văn thư – lưu trữ 21 2.4.1 Trách nhiệm tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ 21 2.4.2 Trách nhiệm kiểm tra, đánh giá 22 Kỹ tổ chức kiểm tra quản trị văn phòng ThS Nguyễn Đăng Việt CHƯƠNG CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHỊNG VỀ CƠNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 26 3.1 Nhận xét, đánh giá 26 3.1.1 Ưu điểm 26 3.1.2 Nhược điểm 26 3.1.3 Nguyên nhân 27 3.2 Các giải pháp 27 3.2.1 Nâng cao nhận thức lãnh đạo văn phòng cơng tác văn thư – lưu trữ 27 3.2.2 Xây dựng ban hành văn quy định trách nhiệm lãnh đạo văn phòng công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư – lưu trữ 29 3.2.3 Xây dựng ban hành văn quy chế, quy định văn thư – lưu trữ, danh mục hồ sơ 30 3.2.4 Tổ chức đào tạo hướng dẫn cán văn thư – lưu trữ 30 3.2.5 Ứng dụng công nghệ thông tin công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư – lưu trữ 32 KẾT LUẬN 34 TÀI LIỆU THAM KHẢO 36 PHỤ LỤC 37 Kỹ tổ chức kiểm tra quản trị văn phòng ThS Nguyễn Đăng Việt LỜI NÓI ĐẦU Lý chọn đề tài Khi quan, tổ chức, doanh nghiệp thành lập, công tác VTLT tất yếu hình thành nhằm đảm bảo thơng tin văn phục vụ kịp thời cho nhu cầu giải công việc cấp lãnh đạo, quản lý, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải công việc ngày, tới chất lượng hiệu hoạt động quan, tổ chức Liên hệ khảo sát UBND quận Thanh Khê, thành phố Đà Nẵng, em có hội mở rộng kiến thức cơng tác văn phòng qua trải nghiệm thực tế với cơng việc, em nhận thấy cơng tác văn thư có vai trò quan trọng, phận khơng thể thiếu nội dung quan trọng, chiếm phần lớn cơng việc Văn phòng Để cơng tác VTLT phát huy hết vai trò mình, khơng thể khơng nhắc đến trách nhiệm lãnh đạo văn phòng cơng tác tổ chức, quản lý Vì vậy, em xin trình bày tiểu luận với đề tài “Khảo sát, đánh giá trách nhiệm lãnh đạo văn phòng công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ UBND quận Thanh Khê, thành phố Đà Nẵng”, nhằm tìm hiểu sâu vai trò lãnh đạo văn phòng cơng tác VTLT Đối tượng nghiên cứu giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài Đối tượng nghiên cứu: Trách nhiệm lãnh đạo văn phòng cơng tác tổ chức, quản lý công tác VTLT Phạm vi nghiên cứu: UBND quận Thanh Khê Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Nghiên cứu trách nhiệm lãnh đạo văn phòng công tác tổ chức, quản lý công tác VTLT UBND quận Thanh Khê, thành phố Đà Nẵng để hiểu rõ tầm quan trọng lãnh đạo văn phòng cơng tác này, từ đưa giải pháp thiết thực để nâng cao hiệu công tác tổ chức, quản lý công tác VTLT UBND quận Thanh Khê Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng Cơ sở phương pháp luận: Căn vào văn quy định công tác tổ chức, quản lý công tác VTLT UBND cấp quận; tài liệu liên quan tình hình thực tiễn quan Kỹ tổ chức kiểm tra quản trị văn phòng ThS Nguyễn Đăng Việt Phương pháp nghiên cứu: - Phương pháp quan sát Phương pháp mô tả Phương pháp phân tích – tổng hợp Phương pháp điều tra – khảo sát Phương pháp nghiên cứu tài liệu Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Đề tài thể mang tính thiết thực, gắn liền với thực tế Bài viết bố cục rõ ràng, dễ hiểu, phù hợp cho việc tham khảo, nghiên cứu cán bộ, công chức làm công tác văn phòng UBND cấp quận (huyện) sinh viên chun ngành quản trị văn phòng khóa Cấu trúc đề tài Nội dung tiểu luận gồm chương: Chương Khái quát tổ chức hoạt động UBND quận Thanh Khê, thành phố Đà Nẵng Chương Trách nhiệm lãnh đạo văn phòng cơng tác tổ chức, quản lý cơng tác VTLT Chương Các giải pháp nâng cao trách nhiệm lãnh đạo văn phòng cơng tác tổ chức, quản lý công tác VTLT Kỹ tổ chức kiểm tra quản trị văn phòng ThS Nguyễn Đăng Việt CHƯƠNG KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN THANH KHÊ, THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG 1.1 Lịch sử hình thành Thực Nghị kỳ họp thứ 10 (ngày 06-11-1996) Quốc hội khoá IX, ngày 01-01-1997, Đà Nẵng tách khỏi tỉnh Quảng Nam-Đà Nẵng, trở thành thành phố trực thuộc Trung ương Đây mốc lịch sử quan trọng mở đầu giai đoạn phát triển thành phố Đà Nẵng thời kỳ mới, UBND quận Thanh Khê thành lập gắn với đời quận Thanh Khê theo Nghị định số 07/1997/NĐ-CP ngày 23-01-1997 Chính phủ Quận Thanh Khê thành lập có phường: Thạc Gián, Vĩnh Trung, Tân Chính, Tam Thuận, Chính Gián, Xuân Hà, Thanh Lộc Đán, An Khê, với diện tích đất liền 9,28 km2 4km chiều dài bờ biển, dân số 164.730 người Tháng năm 2005, thực Nghị định số 102/2005/NĐ-CP ngày 05-8-2005 Chính phủ, quận Thanh Khê có phường An Khê Thanh Lộc Đán, phường chia tách thành đơn vị hành mới: phường An Khê chia tách thành phường An Khê Hòa Khê; phường Thanh Lộc Đán chia tách thành phường Thanh Khê Đông Thanh Khê Tây Quận Thanh Khê có 10 phường, với diện tích 9,44 km2, dân số 180.910 người, mật độ dân số trung bình 19.164 người/km2 Mặc dù có nhiều khó khăn, thách thức ln đặt cho UBND nhân dân quận năm qua, với tâm nỗ lực, tận dụng lợi thế, khai thác tiềm năng, phát huy tối đa nguồn lực, tranh thủ giúp đỡ thành phố Trung ương, trọng huy động sức mạnh toàn dân, tạo niềm tin đoàn kết cán bộ, đảng viên tầng lớp nhân dân, vượt qua khó khăn, thách thức, khơng ngừng phấn đấu vươn lên xây dựng quận phát triển toàn diện; chăm lo xây dựng Đảng, quyền, Mặt trận Tổ quốc, đồn thể trị-xã hội; phát huy dân chủ, tạo sức mạnh đoàn kết toàn dân, tạo đồng thuận xã hội, đóng góp xứng đáng vào phát triển chung thành phố Đà Nẵng 1.2 Cơ cấu tổ chức Ủy ban nhân dân quận Thanh Khê gồm có 01 Chủ tịch, 03 Phó Chủ tịch quan chuyên môn a) Chủ tịch UBND quận người đứng đầu UBND quận, có trách nhiệm đạo, điều hành, quản lý hoạt động UBND theo chức năng, Kỹ tổ chức kiểm tra quản trị văn phòng ThS Nguyễn Đăng Việt  Chuyển phát theo dõi chuyển phát văn  Lưu văn  Ứng dụng phần mềm quản lý văn điều hành quản lý văn - Quản lý sử dụng dấu:  Phân công người quản lý dấu  Việc quản lý dấu người phân công  Phương tiện bảo quản dấu - Lập hồ sơ công việc:  Thực lập hồ sơ công việc  Tiêu hủy tài liệu hết giá trị Kết thực nghiệp vụ lưu trữ - Kho lưu trữ:  Bố trí Kho lưu trữ  Nội quy Kho lưu trữ  Trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ  Hiện trạng kho xếp tài liệu kho lưu trữ - Hoạt động nghiệp vụ lưu trữ:  Thu thập tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ quan  Thủ tục giao nộp tài liệu vào Lưu trữ quan  Chỉnh lý hoàn chỉnh tài liệu lưu trữ thu thập năm  Giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử  Quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ  Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ Xét riêng Văn phòng Chánh Văn phòng khơng thực công tác kiểm tra, đánh giá công tác VTLT Văn phòng mà Văn phòng phối hợp thực với Phòng Nội vụ, thành lập Đồn Kiểm tra kiểm tra, 24 Kỹ tổ chức kiểm tra quản trị văn phòng ThS Nguyễn Đăng Việt đánh giá công tác VTLT quan đơn vị thuộc UBND quận theo tiêu chuẩn đề (Xem thêm Phụ lục Kế hoạch 1737/KH-UBND ngày 08/12/2017 UBND quận Thanh Khê Kiểm tra công tác VTLT, công nghệ thông tin quan chuyên môn thuộc UBND quận năm 2017) Hoạt động nghiệp vụ VTLT hiệu phụ thuộc nhiều vào lãnh đạo văn phòng có thực tốt trách nhiệm tổ chức, quản lý công tác VTLT hay khơng Tuy nhiên, qua khảo sát, thấy lãnh đạo văn phòng UBND quận chưa phát huy hết vai trò 25 Kỹ tổ chức kiểm tra quản trị văn phòng ThS Nguyễn Đăng Việt CHƯƠNG CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHỊNG VỀ CƠNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 3.1 Nhận xét, đánh giá 3.1.1 Ưu điểm Qua q trình tìm hiểu khảo sát cơng tác tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ UBND quận Thanh Khê, nhận thấy số ưu điểm sau: Thứ nhất, lãnh đạo UBND quận có quan tâm, đạo công tác VTLT quan Lãnh đạo quan trọng đến việc đầu tư sở vật chất, trang thiết bị cần thiết phục vụ cho thao tác nghiệp vụ VTLT nhanh chóng, kịp thời, xác, bố trí khu vực VTLT vị trí thuận lợi cho hoạt động quan Thứ hai, lãnh đạo văn phòng ln theo dõi sát hoạt động phận VTLT, phát điều chỉnh kịp thời sai sót q trình thực nghiệp vụ Thứ ba, công chức, viên chức trực tiếp làm công tác VTLT nỗ lực, cố gắng, trách nhiệm với cơng việc, hạn chế tối đa tình trạng trì trệ, tồn đọng văn Thứ tư, quan ứng dụng CNTT vào công tác tổ chức, quản lý công tác VTLT nghiệp vụ VTLT, nâng cao hiệu giải công việc quan Thứ năm, lãnh đạo văn phòng tổ chức, thiết lập phận VTLT hợp lý, hoạt động hiệu quả, đáp ứng nhu cầu công việc quan Cần trì phát huy ưu điểm để tạo điều kiện tảng cho VTLT quan ngày hoàn thiện vững mạnh 3.1.2 Nhược điểm Bên cạnh ưu điểm cơng tác tổ chức, quản lý cơng tác VTLT tồn số nhược điểm cần khắc phục: Thứ nhất, có nhiều văn quy định, quy chế, hướng dẫn VTLT văn rời rạc, số điểm chưa phù hợp với 26 Kỹ tổ chức kiểm tra quản trị văn phòng ThS Nguyễn Đăng Việt tình hình thực tế quan, Văn phòng chưa ban hành văn quy chế, quy định, hướng dẫn riêng quan Thứ hai, lãnh đạo văn phòng hướng dẫn nghiệp vụ VTLT thông qua văn quy định nhà nước chưa tổ chức buổi tập huấn, hướng dẫn nghiệp vụ trực tiếp cho CBCCVC quan Thứ ba, lãnh đạo văn phòng chưa thường xuyên tổ chức kiểm tra, đánh giá toàn diện công tác VTLT phận VTLT quan Thứ tư, Văn phòng UBND quận Quyết định 12/QĐ-VP ngày 11/7/2017 việc phân công nhiệm vụ Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng HĐND UBND quận Thanh Khê, chưa có phân cơng cụ thể trách nhiệm tổ chức, quản lý công tác VTLT (Xem thêm Phụ lục Quyết định 12/QĐ-VP) Thứ năm, việc ứng dụng CNTT chưa thực hiệu quả, văn từ năm 2014 trở trước chưa số hóa, gây khó khăn việc tìm kiếm, khai thác sử dụng 3.1.3 Nguyên nhân Có nhiều yếu tố dẫn dến tình trạng nêu trên, kể đến như: Thứ nhất, lãnh đạo văn phòng chưa nhận thức tầm quan trọng công tác VTLT nên chưa trọng xây dựng công tác Thứ hai, cơng tác văn phòng thường xun có cơng việc phát sinh, nên lãnh đạo văn phòng khó tổ chức thường xuyên công tác kiểm tra, đánh giá Thứ ba, CBCCVC từ phòng, ban đơn vị khác không chuyên nghiệp vụ VTLT mà thường kiêm nhiệm nên chưa nhận thức vai trò cơng tác hoạt động quan Thứ tư, quan chưa xậy dựng hệ thống quản lý cơng tác VTLT qua mạng hồn thiện, chưa thể tự động hóa số quy trình 3.2 Các giải pháp 3.2.1 Nâng cao nhận thức lãnh đạo văn phòng cơng tác văn thư – lưu trữ Mặc dù không trực tiếp thực nghiệp vụ VTLT, với vai trò nhà quản lý, lãnh đạo văn phòng cần trọng quan tâm đặc biệt đến 27 Kỹ tổ chức kiểm tra quản trị văn phòng ThS Nguyễn Đăng Việt cơng tác nhiều Trong số trường hợp, lãnh đạo văn phòng có xuất phát điểm khơng chun ngành, họ làm tốt nghiệp vụ chưa có nhìn nhận sâu sắc tầm quan trọng cơng tác VTLT Vì vậy, việc nâng cao nhận thức lãnh đạo văn phòng cơng tác VTLT vơ cần thiết - Về phía quan quản lý nhà nước VTLT: Tập trung phổ biến văn quan nhà nước có thẩm quyền ban hành cơng tác VTLT Luật Lưu trữ năm 2011; Nghị định 01/2013/NĐ-CP phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ; Nghị định 110/2004/NĐ-CP phủ công tác văn thư; Thông tư 01/2011/TT-BNV Bộ Nội vụ; văn hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến việc lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan cục văn thư lưu trữ nhà nước;… Cần tổ chức buổi tập huấn, hội nghị chuyên đề, hội thảo khoa học VTLT, có kế hoạch tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao nhận thức trình độ cho cán quản lý VTLT; Có kế hoạch kiểm tra, đánh giá công tác VTLT UBND cấp định kỳ, từ đưa đề xuất cải tiến quy trình nghiệp vụ VTLT - Về phía lãnh đạo UBND quận Thanh Khê:  Quan tâm tạo điều kiện thuận lợi để lãnh đạo văn phòng tham gia buổi tập huấn, hội nghị chuyên đề, hội thảo khoa học VTLT, có kế hoạch tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao nhận thức trình độ cho cán quản lý VTLT;  Tăng cường sở vật chất, trang thiết bị đại phục vụ cho công tác VTLT, giúp nâng cao hiệu suất, chất lượng giải quyết, xử lý công việc Khi nhận quan tâm từ cấp trên, lãnh đạo văn phòng nhận thức vai trò cơng tác VTLT, từ phát huy tinh thần trách nhiệm cơng tác tổ chức, quản lý công tác VTLT quan - Về phía lãnh đạo văn phòng UBND quận Thanh Khê:  Tham gia buổi tập huấn, hội nghị chuyên đề, hội thảo khoa học VTLT, tham gia buổi đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ công tác tổ chức, quản lý công tác VTLT; 28 Kỹ tổ chức kiểm tra quản trị văn phòng ThS Nguyễn Đăng Việt  Ln theo dõi, cập nhật văn quy định, hướng dẫn công tác VTLT để phổ biến lại cho công chức, viên chức VTLT quan;  Luôn tự nghiên cứu, tìm tòi, trau dồi kiến thức chun ngành VTLT để hiểu tổ chức quản lý tốt công tác VTLT quan 3.2.2 Xây dựng ban hành văn quy định trách nhiệm lãnh đạo văn phòng cơng tác tổ chức, quản lý công tác văn thư – lưu trữ Quy định trách nhiệm rõ ràng tiền đề để công việc thực trôi chảy, không bị chồng chéo, hạn chế trường hợp đùn đẩy trách nhiệm cho Để phân công nhiệm vụ thực nghiêm túc, cần xây dựng ban hành văn quy định cụ thể trách nhiệm lãnh đạo văn phòng cơng tác tổ chức, quản lý cơng tác VTLT Như vậy, lãnh đạo văn phòng hiểu rõ cần phải làm gì, làm để phát huy hết vai trò cơng việc Phân cơng trách nhiệm lãnh đạo văn phòng công tác quản lý, tổ chức công tác VTLT cần tuân theo nhứng nguyên tắc chung sau: Chánh Văn phòng lãnh đạo, đạo, quản lý, điều hành chung hoạt động cơng tác VTLT Văn phòng UBND quận theo chức năng, nhiệm vụ UBND quận giao nhiệm vụ pháp luật quy định; chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND quận trước pháp luật tồn hoạt động cơng tác VTLT Văn phòng UBND quận theo quy định Phó Chánh Văn phòng giúp Chánh Văn phòng trực tiếp đạo, xử lý công việc lĩnh vực công tác VTLT Văn phòng UBND quận theo phân cơng ủy quyền Chánh Văn phòng; chịu trách nhiệm trước UBND quận, Chủ tịch UBND quận, Chánh Văn phòng trước pháp luật nhiệm vụ phân công Trong phạm vi quyền hạn nhiệm vụ giao, Phó Chánh Văn phòng chủ động giải cơng việc phối họp với Phó Chánh Văn phòng khác cần thiết, trường hợp cần thiết báo cáo Chánh Văn phòng định Các Phó Chánh Văn phòng có trách nhiệm báo cáo Chánh Văn phòng tình hình thực nhiệm vụ giao; kịp thời báo cáo, xin ý kiến Chánh Văn phòng vấn đề quan trọng, phức tạp nhạy cảm trước định 29 Kỹ tổ chức kiểm tra quản trị văn phòng ThS Nguyễn Đăng Việt Chánh Văn phòng tham gia giải cơng việc thuộc trách nhiệm Phó Chánh Văn phòng có yêu cầu thấy cần thiết Khi Chánh Văn phòng vắng mặt cần thiết, Chánh Văn phòng ủy quyền Phó Chánh Văn phòng thay mặt Chánh Văn phòng lãnh đạo cơng tác VTLT Văn phòng giải số công việc Chánh Văn phòng trực tiếp phụ trách Khi Phó Chánh Văn phòng vắng mặt Chánh Văn phòng trực tiếp phân cơng Phó Chánh Văn phòng khác xử lý cơng việc phân cơng cho Phó Chánh Văn phòng vắng mặt Việc phân công công tác VTLT Lãnh đạo Văn phòng điều chỉnh, thay đổi tùy theo u cầu cơng tác VTLT Văn phòng UBND quận 3.2.3 Xây dựng ban hành văn quy chế, quy định văn thư – lưu trữ, danh mục hồ sơ Mặc dù có nhiều văn quy chế, quy định, hướng dẫn công tác VTLT văn rời rạc có số điểm khơng đồng khơng phù hợp với thực tế quan, dễ gây nhầm lẫn, sai sót q trình thực Vì vậy, quan cần vào văn có hiệu lực thi hành, xây dựng ban hành văn quy chế, quy định, hướng dẫn VTLT riêng dựa nhu cầu tình hình thực tiễn quan Ngoài việc ban hành hành văn quy định, quy chế, hướng dẫn nêu trên, lãnh đạo văn phòng cần xây dựng danh mục hồ sơ phận VTLT Dựa vào danh mục này, lãnh đạo văn phòng cơng chức, viên chức VTLT biết trước định hình công việc cần phải làm năm Như vậy, lãnh đạo văn phòng dễ dàng việc quản lý tổ chức công tác VTLT hiệu hơn, công chức, viên chức VTLT thuận lợi việc thực nghiệp vụ 3.2.4 Tổ chức đào tạo hướng dẫn cán văn thư – lưu trữ Nguồn nhân lực chất lượng cao tiền đề vững cho phát triển quan, tổ chức Vì vậy, việc xây dựng đội ngũ nhân viên vững mạnh, giỏi chuyên môn, giàu kinh nghiệm điều mà quan, tổ chức 30 Kỹ tổ chức kiểm tra quản trị văn phòng ThS Nguyễn Đăng Việt hướng đến Để làm tốt trách nhiệm mình, lãnh đạo văn phòng khơng thể khơng trọng đến việc phát triển lực nhân viên mình, đồng thời cần phải phổ biến nghiệp vụ VTLT đến phòng ban, đơn vị khác UBND quận, lẽ công tác VTLT xem “huyết mạch” hoạt động quan, tổ chức, đóng vai trò quan trọng tất lĩnh vực đời sống xã hội, không trách nhiệm riêng Văn phòng Có nhiều hình thức để đào tạo, hướng dẫn cán bộ, kể đến như: - Đối với chuyên viên VTLT Văn phòng UBND quận:  Vì có kinh nghiệm kiến thức chun mơn nên lãnh đạo văn phòng hướng dẫn thông qua văn quy chế, quy định, hướng dẫn để công chức, viên chức VTLT áp dụng theo;  Hướng dẫn nghiệp vụ trực tiếp thông qua họp Văn phòng họp giao ban, họp chun mơn,… tùy theo tính chất nghiệp vụ cần nhiều hay thời gian để truyền đạt nội dung  Tổ chức buổi tập huấn, hội nghị chuyên đề, hội thảo khoa học VTLT để công chức, viên chức VTLT tìm hiểu sâu ngành nghề  Lãnh đạo văn phòng nên đề tiêu khuyến khích cơng chức, viên chức VTLT đăng ký đề tài khoa học chuyên ngành mình, tạo hội cho công chức, viên chức VTLT nghiên cứu phát triển ngành nghề  Cử học lớp Bồi dưỡng nghiệp vụ VTLT lớp chức vừa học vừa làm để công chức, viên chức VTLT nâng cao trình độ chun mơn - Đối với cán phòng, ban, đơn vị khác thuộc UBND quận:  Gửi văn quy chế, quy định, hướng dẫn đến phòng, ban, đơn vị để CBCCVC áp dụng theo  Yêu cầu phòng, ban, đơn vị cử CBCCVC tham dự buổi tập huấn, hội nghị chuyên đề, hội thảo khoa học VTLT Văn phòng tổ chức để hướng dẫn, giải thích thao tác nghiệp vụ, phổ biến quy định VTLT  Cử cơng chức, viên chức VTLT Văn phòng đến phòng, ban, đơn vị hướng dẫn cụ thể, chi tiết công tác VTLT để 31 Kỹ tổ chức kiểm tra quản trị văn phòng ThS Nguyễn Đăng Việt CBCCVC phòng, ban, đơn vị nắm rõ quy trình VTLT dễ dàng thực 3.2.5 Ứng dụng công nghệ thông tin công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư – lưu trữ Công nghệ thông tin (CNTT) ứng dụng tất lĩnh vực đời sống xã hội đem lại hiệu cao Việc ứng dụng CNTT cơng tác VTLT nhu cầu mang tính khách quan, hỗ trợ đắc lực cho khâu nghiệp vụ cơng tác VTLT, từ thủ cơng sang tự động hố, góp phần giải cách nhanh khâu chuyển giao lưu văn bản, hồ sơ, thể hiê ê n tính khoa học, tính hiê ê n đại giải công viê ê c Ứng dụng CNTT cơng tác VTLT góp phần nâng cao suất, hiệu quan tạo môi trường thuận lợi trao đổi thông tin quan, tổ chức, đơn vị với thông qua mạng thông tin nội mạng thông tin quốc gia Đồng thời, lãnh đạo văn phòng dễ dàng kiểm sốt hoạt động VTLT Văn phòng quan, phát nhanh chóng sai sót kịp thời điều chỉnh Để ứng dụng thành công CNTT vào công tác tổ chức, quản lý UBND quận cần quan tâm giái pháp như: - Quan tâm cán bô ê làm công tác VTLT, tăng cường tâ ê p huấn thông qua lớp bồi dưỡng tin học ứng dụng CNTT - Xây dựng sở liệu VTLT - Xây dựng ê thống mạng LAN, kết nối quan sở ban ngành liên quan ê thống đảm bảo thông suốt, kịp thời khâu ứng dụng, quản lý khai thác tài liê ê u, văn sử dụng trang Web quan đơn vị liên quan - Trang bị phòng văn thư phù hợp với chức hoạt đô ê ng, đảm bảo thơng tin nhanh chóng, thơng suốt, xác, bảo mâ ê t Hê ê thống máy tính nối mạng đảm bảo q trình tra cứu cổng thơng tin điê ê n tử đơn vị liên quan truyền tải thơng tin có u cầu, phương tiê ê n máy Fax, điê ê n thoại kết nối phù hợp, đảm bảo tốt thơng tin tín hiê ê u nhâ ê n - Phối hợp quan chức cài đă ê t phần mềm quản lý văn đi, đến Tăng cường khâu kết nối đồng bô ê ê thống thông tin 32 Kỹ tổ chức kiểm tra quản trị văn phòng ThS Nguyễn Đăng Việt nhằm đảm bảo xác, kịp thời, an tồn điều hành tác nghiê ê p từ thành phố đến sở - Đẩy mạnh hoạt đô ê ng thông tin tuyên truyền, nâng cao nhâ ê n thức tạo lập thói quen tác nghiê ê p mơi trường mạng cho cán chun trách cơng đồn nói chung cán làm cơng tác kiêm nhiệm văn thư nói riêng - Thường xuyên, tổ chức kiểm tra lực ứng dụng CNTT công chức, viên chức VTLT Theo phát triển khoa học kỹ thuật, việc ứng dụng mạnh mẽ CNTT, văn điện tử lưu hành, văn phòng khơng giấy hình thành, cơng việc phận VTLT giảm tải để tài liệu lưu trữ thực có ý nghĩa, phục vụ, sử dụng thơng tin rộng rãi có độ xác cao có giá trị đặc biệt phải quản lý thống phận văn thư, lưu trữ Trên số đề xuất giải pháp nâng cao trách nhiệm lãnh đạo văn phòng cơng tác tổ chức, quản lý cơng tác VTLT Để lãnh đạo văn phòng làm tròn trách nhiệm cần hạn chế nhược điểm, phát huy mạnh áp dụng phương pháp hiệu 33 Kỹ tổ chức kiểm tra quản trị văn phòng ThS Nguyễn Đăng Việt KẾT LUẬN Được xem “huyết mạch” hoạt động quan, tổ chức, cơng tác VTLT đóng vai trò quan trọng với tất lĩnh vực đời sống xã hội Đó cơng việc tập thể không riêng cá nhân nào, vậy, cấp lãnh đạo tồn thể cán bộ, công chức, viên chức làm việc quan, tổ chức cần phải nâng cao nhận thức tầm quan trọng công tác VTLT để tạo điều kiện thuận lợi phối hợp hiệu với Văn phòng hồn thành tốt nhiệm vụ Có thể khẳng định, công tác VTLT phận thiếu nội dung quan trọng, chiếm phần lớn cơng việc Văn phòng Để cơng tác VTLT phát huy hết vai trò mình, lãnh đạo văn phòng cần làm tốt trách nhiệm tổ chức, quản lý công tác VTLT, bao gồm trách nhiệm tổ chức, thiết lập phận VTLT; trách nhiệm tuyển chọn cán VTLT; trách nhiệm tổ chức xây dựng văn quan VTLT trách nhiệm tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, đánh giá VTLT Trong trình thực trách nhiệm cơng tác này, lãnh đạo văn phòng UBND quận Thanh Khê cố gắng, nỗ lực đạt số thành tích định Chẳng hạn nâng cao hiệu công tác VTLT quan, đảm bảo cung cấp kịp thời đầy đủ, xác thơng tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý quan, đơn vị nói chung, cung cấp tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ mục đích trị, kinh tế, văn hố, xã hội; giúp cho cán bộ, cơng chức, viên chức nâng cao hiệu suất công việc giải quyết, xử lý cơng việc quan nhanh chóng, xác, suất, chất lượng, sách, chế độ; giúp quan hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng việc lợi dụng văn nhà nước để làm việc trái pháp luật; góp phần quan trọng việc thực chương trình cải cách hành nhà nước, đặc biệt cải cách thể chế thủ tục hành chính;… Tuy nhiên, tồn số hạn chế cần khắc phục để công tác tổ chức, quản lý cơng tác VTLT ngày hồn thiện Đề tài đề xuất số giải pháp mà UBND quận lãnh đạo văn phòng UBND quận tham khảo Đó giải giải pháp nâng cao nhận thức lãnh đạo công tác VTLT; xây dựng ban hành văn quy định trách nhiệm lãnh đạo văn phòng; xây dựng ban hành văn quy chế, quy định VTLT, danh mục hồ sơ; tổ chức đào tạo hướng 34 Kỹ tổ chức kiểm tra quản trị văn phòng ThS Nguyễn Đăng Việt dẫn cán VTLT; ứng dụng CNTT vào công tác tổ chức quản lý công tác VTLT Khi lãnh đạo văn phòng hồn thành tốt trách nhiệm mình, tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiệu cho phận VTLT Từ đó, cơng tác VTLT phát huy hết vai trò 35 Kỹ tổ chức kiểm tra quản trị văn phòng ThS Nguyễn Đăng Việt TÀI LIỆU THAM KHẢO https://www.archives.gov.vn https://thanhkhe.danang.gov.vn https://thuvienphapluat.vn PGS.TS Nguyễn Hữu Tri, 2005 Quản trị văn phòng Hà Nội: Nhà xuất Khoa học Kỹ thuật 36 Kỹ tổ chức kiểm tra quản trị văn phòng ThS Nguyễn Đăng Việt PHỤ LỤC 37 Kỹ tổ chức kiểm tra quản trị văn phòng ThS Nguyễn Đăng Việt PHIẾU CHẤM ĐIỂM HÌNH THỨC TIỂU LUẬN Điểm, Chữ ký (Ghi rõ họ Chữ ký xác Điểm thống thi tên) cán chấm thi nhận cán nhận Cán chấm Cán chấm Bằng số Bằng chữ thi thi số thi số ...PHIẾU LÀM PHÁCH HÌNH THỨC TIỂU LUẬN Mã phách Họ tên sinh viên: LÊ BẢO TRÂN Ngày sinh: 08/7/1996 Mã sinh viên: 1405QTVD-MT046 Lớp: 1405QTVD Khoa: Quản trị văn phòng Tên Tiểu luận: Khảo sát, đánh giá... Trân Kỹ tổ chức kiểm tra quản trị văn phòng ThS Nguyễn Đăng Việt LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành đề tài tiểu luận này, em nhận giúp đỡ nhiệt tình, em xin chân thành cảm ơn đến quý thầy cô giáo, bạn bè đặc... khơng nhắc đến trách nhiệm lãnh đạo văn phòng cơng tác tổ chức, quản lý Vì vậy, em xin trình bày tiểu luận với đề tài “Khảo sát, đánh giá trách nhiệm lãnh đạo văn phòng công tác tổ chức, quản lý