Chương 1. Vài nét sơ lược về UBND huyện Lục Nam Chương 2. Khảo sát, đánh giá trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Lục Nam. 2.1. Lý luận chung về công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ 2.1.1. Một số khái niệm 2.1.2. Vai trò của công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ 2.1.3. Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng đối với công tác văn thư, lưu trữ 2.1.4. Yêu cầu về trách nhiệm tổ chức, quản lý của lãnh đạo văn phòng đối với công tác văn thư, lưu trữ 2.1.4.1. Trách nhiệm trong việc nhận thức đúng đắn về tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ đối với hoạt động quản lý của cơ quan 2.2.5. Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức soạn thảo và ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ Chương 3. Một số giải pháp nâng cao trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Lục Nam.
MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Công tác văn thư lưu trữ có vai trò quan trọng hoạt động quan, tổ chức Làm tốt công tác văn thư lưu trữ giúp lãnh đạo có để định quản lý, điều hành quan đắn Muốn làm điều công tác văn thư lưu trữ quan phải tổ chức, quản lý điều hành khoa học hiệu Mà trách nhiệm thuộc lãnh đạo văn phòng văn đạo, điều hành quan có đạt chất lượng hiệu hay không nhờ vào phân công, tổ chức công việc lãnh đạo văn phòng Nếu văn bản, tài liệu quan văn phòng tổ chức khoa học, có trật tự giúp lãnh đạo có đầy đủ thông tin làm phục vụ cho hoạt động quản lý điều hành đạt hiệu quả, chất lượng cao ngược lại Hơn nữa, thời đại đổi đất nước nay, cải cách hành lại nhiệm vụ quan trọng nhằm đáp ứng yêu cầu phát triển đất nước, hoạt động văn phòng, hoạt động tham mưu giúp việc cho lãnh đạo lãnh đạo, quản lý, điều hành hoạt động chung quan trách nhiệm lãnh đạo văn phòng công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ trở nên thiết yếu Tuy nhiên, tại, công tác tham mưu văn phòng trách nhiệm lãnh đạo văn phòng công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ số quan, tổ chức chưa đề cao, với hạn chế nhận thức, lực, trình dộ quản lý, tổ chức máy làm công tác văn thư lưu trữ lãnh đạo văn phòng nên chưa phát huy đầy đủ chức tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo dẫn đến giảm hiệu quả, ảnh hưởng đến hoạt động chung quan Chính thế, em xin mạnh dạn “Khảo sát, đánh giá trách nhiệm lãnh đạo văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Nam công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ” làm đề tài nghiên cứu cho học phần “Kỹ tổ chức kiểm tra quản trị văn phòng” Đối tượng phạm vi nghiên cứu 2.1 Đối tượng nghiên cứu Trách nhiệm lãnh đạo văn phòng (gồm Chánh văn phòng phó chánh văn phòng) công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ 2.2 Phạm vi nghiên cứu Khảo sát, đánh giá trách nhiệm lãnh đạo văn phòng công tác tổ chức, quản lý văn thư lưu trữ UBND huyện Lục Nam Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu - Khảo sát, đánh giá trách nhiệm lãnh đạo văn phòng HĐNDUBND huyện Lục Nam công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ thời gian qua - Đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao trách nhiệm lãnh đạo văn phòng công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ Lịch sử nghiên cứu Có thể nói, đề tài trách nhiệm lãnh đạo văn phòng công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ nói chung có nhiều đề tài nghiên cứu Nhưng đề tài cụ thể UBND huyện Lục Nam chưa có đề tài nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Để thực tiểu luận này, em sử dụng phương pháp nghiên cứu khoa học như: Phương pháp khảo sát, phương pháp phân tích, phương pháp tổng hợp, phương pháp so sánh… Ý nghĩa lý luận thực tiễn - Báo cáo góp phần nâng cao trách nhiệm lãnh đạo văn phòng công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ UBND huyện Lục Nam năm - Kết báo cáo sử dụng làm tài liệu tham khảo cho cán bộ, công chức UBND huyện Cấu trúc tiểu luận Ngoài phần mở đầu, kết thúc phụ lục, tiểu luận chia làm 03 chương: Chương Vài nét sơ lược UBND huyện Lục Nam Chương Khảo sát, đánh giá trách nhiệm lãnh đạo văn phòng công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ UBND huyện Lục Nam Chương Một số giải pháp nâng cao trách nhiệm lãnh đạo văn phòng công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ UBND huyện Lục Nam Chương VÀI NÉT SƠ LƯỢC VỀ UBND HUYỆN LỤC NAM 1.1 Quá trình hình thành phát triển Lục Nam huyện miền núi tỉnh Bắc Giang, thành lập theo Nghị định số 24/NĐ-TTg ngày 21/01/1957 Thủ tướng Chính phủ, phía Bắc giáp huyện Lục Ngạn, phía Tây giáp tỉnh Lạng Sơn huyện Lạng Giang, huyện Yên Dũng, phía Nam giáp tỉnh Hải Dương Quảng Ninh Có diện tích gần 600km2 diện tích đất nông nghiệp khoảng 18.720 ha, đất lâm nghiệp 27 nghìn ha, lại số diện tích đất khác; dân số 21 vạn người, gồm 13 dân tộc anh em sinh sống, người dân tộc thiểu số chiếm gần 13% Toàn huyện có 25 xã thị trấn, với 334 thôn bản; hệ thống giao thông thuận lợi có Quốc lộ 31, QL 37 tỉnh lộ 293, tỉnh lộ 295 chạy qua, kết hợp với tuyến đường sắt Hà Nội – Quảng Ninh tuyến đường sông Lục Nam, điều kiện thuận lợi cho việc giao lưu buôn bán Lục nam có vị trí chiến lược trọng yếu, có đường giao thông lớn nối liền với tỉnh vùng Huyện có thuận lợi giao lưu văn hoá, kinh tế vùng miền núi đồng bằng, thời để Lục Nam có bước chuyển mình, bứt phá, tạo nên diện mạo huyện phát triển Định hướng phát triển kinh tế - xã hội năm tới, huyện Lục Nam tiếp tục đẩy mạnh phát triển nông nghiệp, coi trọng phát triển công nghiệp – TTCN, trọng đầu tư khai thác du lịch, dịch vụ Đây mạnh giúp huyện phát triển tạo chân kiềng lên huyện Trong năm vừa qua, quan tâm Tỉnh uỷ, UBND tỉnh Tổng cục du lịch, Huyện uỷ, UBND huyện xác định phát triển du lịch tiềm năng, mạnh huyện Lục Nam huyện có có nguồn tài nguyên du lịch tự nhiên phong phú, đa dạng, điều đáng ý cảnh quan thiên nhiên đẹp kết hợp với yếu tố văn hoá tâm linh Nổi trội quần thể thắng cảnh tự nhiên Lục Nam phải kể đến Khu di tích thắng cảnh Suối Mỡ du khách đánh giá đánh giá điểm hẹn du lịch tương lai Nơi có dòng suối hoang sơ đầy quyến rũ với cảnh quan huyền bí núi rừng Đến với Suối Mỡ du khách tận hưởng bầu không khí lành, cảnh quan thiên núi rừng trở với giới tâm linh tín ngưỡng với đền thờ Thánh mẫu thượng ngàn, Đền thờ đức Thánh Trần, để cầu phúc, cầu lộc cầu tài Ngoài di tích thắng cảnh Suối Mỡ, huyện Lục Nam nhiều điểm du lịch sinh thái hấp dẫn khác như: Suối Nước Vàng nằm vùng Tây Yên Tử, thác Rêu hay công trình hồ nhân tạo Hồ Suối Nứa đồi rừng, vườn ăn quả, kết hợp bạt ngàn rừng Tây Yên Tử Như nói huyện Lục Nam huyện có nhiều điều kiện thuận lợi để phát triển kinh tế - xã hội tương lai toàn địa bàn tỉnh Bắc Giang góp phần vào phát triển chung nước thời đại công nghiệp hóa, đại hóa ngày 1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn UBND huyện chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật, văn quan nhà nước cấp nghị Hội đồng nhân dân cấp nhằm bảo đảm thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội thực sách khác địa bàn Thực chức quản lý nhà nước địa phương, góp phần bảo đảm đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ Trung ương tới sở Nhiệm vụ quyền hạn UBND huyện Lục Nam thực theo Luật Tổ chức quyền địa phương ngày 29/6/2015: - Quy định tổ chức máy nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể quan chuyên môn thuộc UBND huyện - Tổ chức thực ngân sách huyện; thực nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội, phát triển công nghiệp, xây dựng, thương mại, dịch vụ, du lịch, nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, mạng lưới giao thông, thủy lợi, xây dựng đểm dân cư nông thôn; quản lý sử dụng đất đai, rừng núi, sông hồ, tài nguyên nước, tài nguyên khoáng sản, nguồn lợi vùng biển, tài nguyên thiên nhiên khác; bảo vệ môi trường địa bàn huyện theo quy định pháp luật - Thực nhiệm vụ tổ chức bảo đảm việc thi hành Hiến pháp pháp luật, xây dựng quyền địa giới hành chính, giáo dục, đào tạo, khoa học, công nghệ, văn hóa, thông tin, thể dục, thể thao, y tế, lao động, sách xã hội, dân tộc, tôn giáo, quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội, hành tư pháp, bổ trợ tư pháp nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định pháp luật - Thực nhiệm vụ, quyền hạn quan nhà nước cấp phân cấp, ủy quyền - Phân cấp, ủy quyền cho Ủy ban nhân dân cấp xã, quan, tổ chức khác thực nhiệm vụ, quyền hạn Ủy ban nhân dân huyện 1.3 Cơ cấu tổ chức UBND huyện Lục Nam có cấu tổ chức [Phụ lục 1] gồm: - Chủ tịch UBND huyện: Là người đứng đầu quan khối UBND, có nhiệm vụ quản lý điều hành toàn hoạt động UBND huyện - 03 phó chủ tịch: + Phó Chủ tịch phụ trách khối Văn hóa – xã hội: Có nhiệm vụ theo dõi, quản lý toàn hoạt động Văn hóa – xã hội địa bàn hyện báo cáo chịu trách nhiệm trước UBND huyện + Phó Chủ tịch phụ trách khối kinh tế: Có nhiệm vụ theo dõi, quản lý giải công việc phát triển kinh tế địa bàn huyện Nông Lâm – Ngư nghiệp chương trình xây dựng bản, chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND huyện + Phó Chủ tịch phụ trách khối Tài – ngân sách: Quản lý vấn đề ngân sách tài huyện có trách nhiệm báo cáo, chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND huyện - 13 ủy viên UBND - Và 21 quan trực thuộc UBND huyện gồm: + Văn phòng HĐND-UBND huyện + Đội quản lý trật tự GTXD MT + Phòng nội vụ + Trung tâm phát triển quỹ đất + Phòng nông nghiệp PTNT + Phòng kinh tế hạ tầng + Phòng lao động TBXH + Phòng văn hóa thể thao + Phòng tài nguyên môi trường + Đài TT-TH huyện + Phòng giáo dục đào tạo + Trung tâm văn hóa + Phòng y tế Mỡ + BQL khu DL sinh thái Suối + Phòng dân tộc + Trung tâm dân số KHHGĐ + Phòng Thanh tra + Trạm khuyến nông + Phòng tài kế hoạch + Ban quản lý dự án xây dựng + Phòng tư pháp 1.4 Văn phòng HĐND- UBND huyện Lục Nam 1.4.1 Chức năng, nhiệm vụ Chức năng, nhiệm vụ Văn phòng HĐND – UBND huyện thực theo Quyết định số 03/2015/QĐ-UBND ngày 29/5/2015 UBND huyện Lục Nam: Văn phòng quan trực thuộc UBND huyện, có chức tham mưu, tổng hợp phục vụ lãnh đạo, đạo điều hành công tác HĐND, UBND, thường trực HĐND, Chủ tịch, Phó chủ tịch UBND huyện; cung cấp thông tin phục vụ quản lý hoạt động HĐND, UBND huyện quan nhà nước địa phương; đảm bảo sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động HĐND, UBND huyện, thường trực HĐND, Chủ tịch, Phó chủ tịch UBND huyện Văn phòng có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng; chịu đạo, quản lý tổ chức, biên chế công tác UBND huyện; chịu đạo, hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội HĐND tỉnh, văn phòng UBND tỉnh Văn phòng thực nhiệm vụ, quyền hạn Nghị định số 37/2014/NĐ-CP ngày 05/5/2014 Chính phủ quy định tổ chức quan chuyên môn thuộc UBND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, cụ thể : thực 15 nhiệm vụ số nhiệm vụ cụ thể khác Thường trực HĐND UBND huyện giao [Phụ lục] - Chức tham mưu tổng hợp: tổ chức thực công tác thu thập, xử lý cung cấp thông tin để tham mưu cho lãnh đạo; giúp lãnh đạo tổ chức, điều phối hoạt động quan; tổ chức thực hoạt động giao tiếp - Chức hậu cần: đảm bảo sở vật chất, phương tiện làm việc cho quan… 1.4.2 Cơ cấu tổ chức Văn phòng Văn phòng bao gồm: Chánh văn phòng; 03 Phó văn phòng cán bộ, công chức thuộc phận tổng hợp, phận hành quản trị, phận cửa: [Phụ lục 2] - Chánh Văn phòng – ông Nguyễn Tiến Dũng: Là người đứng đầu Văn phòng, chịu trách nhiệm trước thường trực HĐND, UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện trước pháp luật toàn hoạt động Văn phòng Phụ trách chung công tác văn phòng trực tiếp phụ trách công tác như: công tác tổ chức cán bộ, cải cách hành chính… - Phó Văn phòng : Là người giúp Chánh Văn phòng, chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng pháp luật nhiệm vụ phân công Khi Chánh Văn phòng vắng mặt, Phó Chánh Văn phòng Chánh Văn phòng ủy nhiệm điều hành hoạt động Văn Phòng + Bà Vũ Thị Hoài Nam – Phó văn phòng, Trưởng ban tiếp dân: phụ trách tham mưu lĩnh vực nội + Ông Phùng Văn Vĩnh – Phó Văn phòng: phụ trách công tác hành chính, quản trị; phận cửa + Ông Nguyễn Trường Sinh – Phó văn phòng: phụ trách lĩnh vực Văn hóa – xã hội theo dõi, giúp việc hoạt động HĐND Tiểu kết Như chương 1, em giới thiệu vài nét UBND huyện Lục Nam Văn phòng HĐND – UBND huyện Từ chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức làm sở để khảo sát, đánh giá trách nhiệm lãnh đạo văn phòng công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ UBND huyện Lục Nam chương Chương KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN LỤC NAM 2.1 Lý luận chung công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ 2.1.1 Một số khái niệm - Tổ chức, quản lý: Tổ chức có nghĩa trình xếp bố trí công việc, giao quyền hạn phân phối nguồn lực tổ chức cho chúng đóng góp cách tích cực có hiệu vào mục tiêu chung tổ chức Quản lý tác động có định hướng, có chủ đích chủ thể quản lý đến khách thể quản lý tổ chức nhằm làm cho tổ chức vận hành đạt mục đích tổ chức - Văn thư: vốn từ gốc Hán, dùng để tên gọi chung loại văn cá nhân, dòng họ, gia đình lập (di chúc, nhật ký, đơn từ…) văn quan nhà nước ban hành để quản lý, điều hành công việc chung Ngày văn quan Đảng nhà nước, tổ chức trị xã hội, tổ chức kinh tế dùng để ghi chép truyền đạt thông tin phục vụ cho lãnh đạo, đạo, điều hành công tác Người ta phải tiến hành khâu xử lý văn như: soạn thảo, duyệt, ký văn bản, chuyển giao, đăng ký văn bản, lập hồ sơ… - Lưu trữ: giữ lại văn bản, hồ sơ quan, cá nhân để làm chứng tra cứu cần thiết Tài liệu gồm: tài liệu quản lý hành chính, tài liệu kỹ thuật, tài liệu nghệ thuật, tài liệu cá nhân, phim ảnh, ghi âm… - Công tác văn thư – lưu trữ: + Công tác văn thư: theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ, công tác văn thư công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành quan tổ chức Nội dung công tác văn thư bao gồm: soạn thảo ban hành văn bản; quản lý văn bản; quản lý sử dụng dấu; lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hành + Công tác lưu trữ: theo Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ, công tác lưu trữ nhiệm vụ quan, tổ chức nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức cách khoa học hồ sơ, tài liệu nhằm phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng quan xã hội Nội dung bao gồm: việc thu thập, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trình hoạt động quan, đơn vị - Tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ: việc tuyển chọn, lưu giữ, xếp, bố trí sử dụng nhân sự, văn bản, máy móc, thiết bị, phương pháp công nghệ để quản lý cách có hiệu quan, tổ chức 2.1.2 Vai trò công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ Trong hoạt động quản lý hành nay, lĩnh vực, hầu hết công việc từ đạo, điều hành, định, thi hành gắn liền với văn bản, có nghĩa gắn liền với việc soạn thảo, ban hành tổ chức sử dụng văn nói riêng, với công tác văn thư lưu trữ nói chung Do đó, vai trò công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ quan trọng Bởi có tổ chức, quản lý tốt công tác văn thư, lưu trữ phát huy hết vai trò quan trọng nó: Tuy nhiên, hội nghị tổng kết tổ chức định kỳ thường xuyên hàng năm, tập huấn nghiệp vụ tổ chức có nhiệm vụ mới, cập nhật văn mới, cập nhật ứng dụng công nghệ thông tin, phần mềm mà chưa tổ chức thường xuyên, liên tục Do đó, chưa thực đáp ứng nhu cầu thực tế Qua khảo sát, lớp bồi dưỡng ngắn hạn không tổ chức kỳ Các lớp bồi dưỡng không dành cho cán làm công tác văn thư lưu trữ mà cần cho tất cán công tác huyện, đơn vị thuộc huyện đơn vị có khác có liên quan đến soạn thảo văn bản, giải văn đến, lập giao nọp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ… Qua đây, đánh giá rằng, lãnh đạo văn phòng chưa thực quan tâm, đầu tư nhiều vào việc nâng cao chất lượng đội ngũ cán làm công tác văn thư lưu trữ 2.2.5 Trách nhiệm lãnh đạo văn phòng công tác tổ chức soạn thảo ban hành văn đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ Bên cạnh công tác tổ chức xếp, bố trí nhân việc tổ chức soạn thảo ban hành văn đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ công việc quan trọng định đến hiệu chất lượng công tác văn phòng HĐND-UBND huyện Trên sở văn quy định, đạo Đảng Nhà nước, UBND huyện ban hành văn hướng dẫn cụ thể, nhằm đảm bảo cho việc thực quan thuộc huyện thống Một số văn ban hành văn phòng phạm vi chức năng, nhiệm vụ quyền hạn luật pháp quy định Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Nam văn như: Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 Bộ Nội Vụ; Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức; Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ Quyết định số 446/2013/QĐ-UBND ngày 04/9/2013 UBND tỉnh Bắc Giang hướng dẫn việc quản lý văn đến, lập hồ sơ công việc, giao nộp hồ sơ… ban hành tham mưu giúp lãnh đạo huyện soạn thảo ban hành loại văn công tác văn thư lưu trữ sau: - Chương trình, kế hoạch công tác - Văn đạo, hướng dẫn thực quy định cấp - Quy chế làm việc, quy chế công tác văn thư lưu trữ - Báo cáo sơ kết, tổng kết… Trên thực tế, lãnh đạo văn phòng không trực tiếp soạn thảo mà giao cho Bộ phận Hành chính, trách nhiệm chủ yếu xem xét, sửa chữa, bổ sung vào thảo trước hoàn thiện văn trình lãnh đạo huyện ký ban hành Lãnh đạo văn phòng nói chung ý thức trách nhiệm trước lãnh đạo huyện việc đảm bảo chât lượng, nội dung, tính pháp lý, tính khả thi, kịp thời văn ban hành nói 2.2.6 Trách nhiệm lãnh đạo văn phòng tổ chức đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ 2.2.6.1 Tổ chức đạo, hướng dẫn công tác văn thư - Kiểm tra văn trước ban hành Công tác kiểm tra, thẩm định văn trước ban hành lãnh đạo văn phòng thực Nhìn chung, hầu hết văn cán chuyên môn chức nhiệm vụ phân công công việc lãnh đạo đơn vị tiến hành soạn thảo, trình lên trưởng đơn vị duyệt nội dung Sau đó, văn chuyển tới Văn phòng để lãnh đạo văn phòng kiểm tra, xem xét hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày văn trước trình lãnh đạo huyện người có thẩm quyền ký ban hành Tại công tác này, lãnh đạo văn phòng có trách nhiệm quan tâm Chính việc kiểm tra, rà soát văn trước làm thủ tục phát hành có chuyển biến tích cực, sai sót thể thức phát kịp thời sửa chữa; chất lượng văn dã nâng lên; văn không sai hình thức, mẫu phông chữ… - Theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Như biết, công tác kiểm tra, đôn đốc việc lập giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan có làm tốt hay không phần nhiều phụ thuộc vào vai trò lãnh đạo văn phòng việc đạo, hướng dẫn tổ chức thực Qua khảo sát, huyện Lục Nam, lãnh đạo văn phòng huyện chưa thực trọng tới việc lập hồ sơ Phần lớn cán chuyên môn chưa ý mức đến khâu mà sau giải xong công việc, văn bản, tài liệu cất cặp hộp xếp theo số ký hiệu dạng tập lưu văn chưa có xếp khoa học, hợp lý theo yêu cầu hồ sơ công việc Mặc dù lãnh đạo văn phòng huyện tổ chức lớp tập huấn hiệu mang lại chưa cao, lãnh đạo văn phòng chưa tham mưu lãnh đạo huyện hướng dẫn, kiểm tra, giám sát công tác cách thường xuyên, chặt chẽ đơn vị thuộc huyện Hơn nữa, lãnh đạo văn phòng huyện chưa hiểu sâu nghiệp vụ đánh giá, kiểm tra nội dung hồ sơ lập cách xác, để từ có đạo điều hành Mặt khác, chưa có chế tài để xử lý trường hợp vi phạm Những tồn nêu mức độ định thể trách nhiệm lãnh đạo văn phòng việc tổ chức, đạo, kiểm tra, đánh giá công tác 2.2.6.2 Chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ - Tại UBND huyện Lục Nam, công tác văn hướng dẫn đạo ban hành, chủ yếu thực theo quy định Nhà nước cấp Vì thế, tình trạng tài liệu thu thập, bảo quản kho lưu trữ hầu hết chưa phân loại, chỉnh lý, công cụ tra cứu chưa lập, tình trạng tài liệu tồn đọng xảy Hơn nữa, không bố trí cán chuyên trách làm công tác lưu trữ mà phân công cán làm công tác văn thư quản lý công tác lưu trữ, nguyên nhân dẫn đến tình trạng cán hạn chế chuyên môn nghiệp vụ nên việc khai thác, sử dụng tài liệu cần thiết chưa thực nhanh chóng, kịp thời chưa phát huy hết tác dụng tài liệu lưu trữ Ngoài ra, công tác thu thập tài liệu lưu trữ hành đa số tài liệu chưa tập trung đồng kho; phòng chuyên môn thuộc huyện giải xong công việc nhiều lý để hồ sơ, tài liệu tủ phòng làm việc không giao nộp vào lưu trữ cõ quan, tài liệu kho chủ yếu văn văn đến Bên cạnh đó, điều kiện chưa đủ nên diện tích kho lưu trữ chưa đáp ứng nhu cầu thực tế, phương tiện bảo quản tài liệu chưa đầu tư nhiều Và nguyên nhân dẫn đến tình trạng thiếu quan tâm đầy đủ đôn đốc kiểm tra, giám sát thường xuyên đạo việc hướng dẫn nghiệp vụ hạn chế lãnh đạo văn phòng huyện 2.2.7 Trách nhiệm lãnh đạo văn phòng việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ Trước phát triển khoa học kỹ thuật, đặc biệt công nghệ thông tin bùng nổ thông tin toàn cầu có tác dụng thúc đẩy mạnh mẽ, ảnh hưởng sâu sắc có tính định trình phát triển kinh tế xã hội địa phương, ngành, lĩnh vực Thực chủ trương Đảng Nhà nước, đạo cấp trên, Văn phòng huyện ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng mà cụ thể vào công tác văn thư lưu trữ như: soạn thảo văn bản, quy trình quản lý văn đến, quy trình trình ký văn bản, xây dựng hệ thống sở liệu lưu trữ, quản lý lập hồ sơ, khai thác hồ sơ điện tử… công tác soạn thảo văn bản, quản lý, cập nhật văn đến thực 100% máy tính, không tình trạng soạn thảo văn thủ công Công tác đăng ký văn thực máy tính, văn đến gửi nhận qua môi trường mạng Đồng thời, huyện sử dụng chữ ký số để ký văn điện tử Song song với việc ứng dụng công nghệ thông tin, việc áp dụng hệ thóng quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO sử dụng Nhìn chung việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ đơn vị huyện ý, đặt biệt việc soạn thảo, trình duyệt, ban hành văn bản, quản lý văn lập hồ sơ Tuy nhiên, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ chưa triệt để, ứng dụng việc đăng nhập tên tài liệu vào sở liệu phục vụ cho việc tra tìm, chưa khai thác thông tin bên hồ sơ lưu trữ hệ thống mạng, máy tính Muốn đọc nghiên cứu hồ sơ tài liệu phải vào kho lưu trữ để khai thác thông tin hồ sơ giấy Điều gây thời gian khó khăn việc nghiên cứu sử dụng thông tin Đây hạn chế lãnh đạo văn phòng việc tham mưu cho lãnh dạo huyện xây dựng quy trình ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ 2.2.8 Trách nhiệm lãnh đạo văn phòng tổ chức kiểm tra, đánh giá thi đua khen thưởng Về mặt nhận thức, lãnh đạo văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Nam xác dịnh nội dung công tác thi đua khen thưởng Do vậy, tích cực, chủ động xây dựng kế hoạch kiểm tra mặt công tác công tác văn thư lưu trữ Cuối năm, văn phòng huyện thành lập nhóm công tác kiểm tra chéo lẫn đơn vị Nội dung kiểm tra tập trung vào vấn đề như: - Thực quy định pháp luật tiêu chuẩn chức danh, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ - Ban hành văn đạo, hướng dẫn công tác văn thư lưu trữ - Thực hoạt động nghiệp vụ văn thư, nghiệp vụ lưu trữ - Thực chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ tài liệu lưu trữ Đây điểm mà huyện áp dụng để quản lý tốt nghiệp vụ, khách quan, đồng thời ràng buộc trách nhiệm với cán bộ, công chức toàn huyện Sau đợt kiểm tra, phần giúp cho HĐND-UBND huyện nói chung đơn vị thuộc huyện nói riêng khắc phục việc làm chưa thiếu sót việc xây dựng ban hành văn hạn chế tình trạng ban hành văn sai thể thức, văn ban hành không thẩm quyền, công tác lập hồ sơ dần vào nề nếp, tình trạng tài liệu bó gói giảm Nhìn chung, công tác kiểm tra đánh giá việc tổ chức thực công tác văn thư, lưu trữ huyện quan tâm bước vào nề nếp Song cách làm chưa cụ thể, kế hoạch kiểm tra chung chung, chưa có nhiều tiêu chí kiểm tra Ví dụ, kiểm tra công tác lập hồ sơ, lãnh đạo văn phòng xem xét tài liệu có đưa vào cặp hộp không, có dán nhãn hay không chưa kiểm tra nội dung hồ sơ, phương pháp lập có chưa, hồ sơ có đủ thông tin hay sở pháp lý hay không Ngoài ra, kết kiểm tra mang lại chưa cao, chưa xác tổ công tác kiểm tra chủ yếu lãnh đạo văn phòng kiểm tra lẫn nhau, cán văn thư lưu trữ phần nhiều kiêm nhiệm hạn chế tình trạng chuyên môn Bên cạnh đó, thời gian kiểm tra ngắn (mỗi đơn vị kiểm tra ½ ngày – ngày), trước kiểm tra có chuẩn bị sẵn sàng Sau kiểm tra, phát khuyết điểm chưa có chế định rõ ràng, ví dụ việc sử dụng phần mềm công vụ để điều hành quản lý văn bản, đơn vị không sử dụng lãnh đạo văn phòng biện pháp xử lý mà có công văn đôn đốc thực Sau đợt kiểm tra (định kỳ tháng, cuối năm), vào kết kiểm tra để đơn vị bình xét, thi đua khen thưởng Tiểu kết Như vậy, chương 2, em tìm hiểu khảo sát trách nhiệm lãnh đạo văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Nam Qua đó, thấy trách nhiệm lãnh đạo văn phòng công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ thể Từ đó, đưa nhận xét giải pháp nhằm nâng cao trách nhiệm lãnh đạo văn phòng công tác chương Chương MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG HĐND-UBND HUYỆN LỤC NAM TRONG VIỆC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 3.1 Nhận xét, đánh giá trách nhiệm tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ lãnh đạo văn phòng HĐND- UBND huyện Lục Nam 3.1.1 Ưu điểm Qua khảo sát nội dung đề cập, em xin đưa số nhận xét, đánh giá ưu điểm sau: - Một là, lãnh đạo văn phòng xác định vai trò, trách nhiệm việc tham mưu, giúp lãnh đạo huyện xây dựng ban hành văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, kiểm tra, đánh giá, thi đua khen thưởng… - Hai là, lãnh đạo văn phòng tham mưu giúp lãnh đạo huyện xây dựng ban hành Quy chế công tác văn thư lưu trữ, quy định hướng dẫn cụ thể công tác soạn thảo văn bản, thể thức trình bày văn bản, quy trình trình ký ban hành văn bản, quản lý văn đến, lập hồ sơ hành; thu thập, bổ sung tài liệu; xác định giá trị; thống kê, bảo quản phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ… Nhìn chung, công tác phần vào nề nếp, hạn chế việc văn ban hành sai thể thức, không thẩm quyền - Ba là, bố trí, xếp nhân làm công tác văn thư lưu trữ: lãnh đạo văn phòng xác định cán làm công tác phải có trình độ chuyên môn ngành, trọng đến việc đào tạo bồi dưỡng, thân cán làm công tác kinh nghiệm trọng đến lực, tình độ chuyên môn để phục vụ tốt cho công tác quản lý đạo điều hành lãnh đạo văn phòng lãnh đạo huyện - Bốn sở vật chất: Ngoài yếu tố người trang thiết bị phục vụ công tác soạn thảo văn bản, cung cấp thông tin ý Tại Văn phòng huyện trang bị đầy đủ máy vi tính, ứng dụng phần mềm quản lý liệu, kết nối mạng Lan internet, máy in, máy photocopy, máy fax… trang bị dầy đủ khai thác tính năng, ứng dụng vào công việc Tóm lại, công tác văn thư lưu trữ huyện Lục Nam có số ưu điểm đáng ghi nhận Để có thành không kể đến vai trò, trách nhiệm lãnh đạo văn phòng việc nhận thức, tổ chức, bố trí xếp nhân điều hành công tác văn phòng Do có nhận thức tầm quan trọng công tác văn thư, lưu trữ lãnh đạo văn phòng đạo, tuyên truyền động viên kịp thời cán làm công tác chuyên môn để họ có động lực học tập, bồi dưỡng kiến thức trách nhiệm trình giải công việc Mặt khác, trình tham mưu tuyển dụng, bố trí, xếp nhân sự, lãnh đạo văn phòng nhìn nhận theo nhu cầu công việc để tuyển dụng xếp, bố trí người việc, biết khai thác tận dụng tiềm nhận lực máy móc, công cụ để nhằm tạo niềm đam mê công việc cán công chức mang lại hiệu suất lao động quan Điều này, chứng tỏ trách nhiệm lãnh đạo văn phòng huyện ngày nâng cao, nhận thức có nhiều thay đổi từ suy nghĩ đến tổ chức thực 3.1.2 Nhược điểm Bên cạnh ưu điểm nêu trách nhiệm tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ lãnh đạo văn phòng có nhiều hạn chế, thể công tác tham mưu, đạo, hướng dẫn công việc sau đây: - Một, việc ban hành văn đạo chưa kịp thời đầy đủ đồng bộ, xem nhẹ Các văn hướng dẫn nghiệp vụ, lãnh đạo văn phòng không cụ thể hóa mà tổ chức thực theo văn hướng dẫn cấp trên… Bên cạnh đó, quy chế chưa đủ mạnh, chưa có chế tài, chế định chặt chẽ việc lập hồ sơ, chế độ nộp lưu hồ sơ… - Hai, lãnh đạo văn phòng chưa đào tạo cách có hệ thống kiến thức văn thư, lưu trữ Mặc dù Chánh văn phòng phó chánh văn phòng qua lớp đào tạo hành thiết nghĩ môn học có liên quan công tác chưa đủ mức cần thiết cho lãnh đạo làm tốt công tác Do đó, có khó khăn, lúng túng định công tác tham mưu cho huyện công tác văn thư, lưu trữ - Ba, tồn lớn huyện chưa làm tốt việc lập hồ sơ hành giao nộp đầy đủ vào lưu trữ, ảnh hưởng đến việc giao nộp vào lưu trữ huyện gây khó khăn việc quản lý, sử dụng tài liệu Việc không hoàn toàn thuộc trách nhiệm lãnh đạo văn phòng họ có thiếu sót thiếu kiểm tra, đôn đốc cách riết, chặt chẽ - Bốn, mặt dù sở vật chất kinh phí đầu tư cho công tác tăng cường nhìn chung chưa đáp ứng yêu cầu công việc Kinh phí đầu tư nhỏ giọt, trang thiết bị cũ kỹ, diện tích phòng kho thiếu nên tình trạng tài liệu bó gói kho Điều thể lãnh đạo văn phòng chưa có kiên việc giám sát, kiểm tra, đánh giá chưa dành nhiều quan tâm đạo công tác - Năm, lãnh đạo văn phòng nhìn chung chưa quan tâm đầy đủ, chưa có biện pháp cụ thể đạo sát việc đại hóa công tác vân thư, lưu trữ Đặc biệt việc ứng dụng công nghệ thông tin quản lý tra tìm tài liệu lưu trữ chưa thực thực chưa đạt yêu cầu, dừng lại khâu soạn thảo vản quản lư văn đên Công tác lập hồ sơ môi trường mạng chưa thực đạt hiệu 3.1.3 Nguyên nhân Những tồn thể trách nhiệm lãnh đạo văn phòng tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ chưa nâng cao, theo em có nguyên nhân sau: - Do lãnh đạo văn phòng chưa đào tạo lĩnh vực văn thư lưu trữ, chưa nắm vững nghiệp vụ tổ chức điều hành công tác này, chưa có nhìn đầy đủ, sâu sắc gắn trách nhiệm quản lý công tác văn thư, lưu trữ với trách nhiệm quản lý văn phòng nói chung Chính mà chưa dành thời gian, đầu tư công sức cách thích đáng vào thực nhiệm vụ - Lãnh đạo văn phòng nhiều chưa chủ động việc thực chức năng, nhiệm vụ quyền hạn mà phụ thuộc nhiều vào đạo lãnh đạo huyện - Lãnh đạo huyện chưa quan tâm cách thích đáng đến công tác văn thư lưu trữ nên chưa đôn đốc, nhắc nhở, kiểm tra, giám sát thường xuyên kịp thời việc thi hành pháp luật công tác - Chưa có chế tài xử lý vi phạm lĩnh vực văn thư lưu trữ văn phòng huyện chế tài chưa đủ mạnh - Công tác hướng dẫn, đạo cấp việc kiểm tra, hướng dẫn tuyên truyền văn quy phạm pháp luật công tác văn thư lưu trữ chưa thường xuyên, liên tục - Chưa có văn quy định trách nhiệm cụ thể cho lãnh đạo văn phòng - Kinh phí từ ngân sách nhà nước phục vụ cho công tác hạn chế Mặt khác, huyện chưa đầu tư kinh phí mức để đáp ứng nhu cầu công tác này, thiếu thốn sở vật chất, trang thiết bị để bảo quản tài liệu, chế độ phụ cấp, bồi dưỡng động viên cán chưa tương xứng… Những nguyên nhân nêu mức độ khác gây khó khăn, lúng túng, làm giảm lực tổ chức, quản lý, điều hành lãnh đạo văn phòng huyện 3.2 Các giải pháp nâng cao trách nhiệm lãnh đạo văn phòng Trên sở ưu, nhược điểm nêu trên, để nâng cao trách nhiệm tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ lãnh đạo văn phòng huyện, em xin đề xuất số giải pháp sau: 3.2.1 Đối với lãnh đạo văn phòng huyện - Nâng cao lực lãnh đạo văn phòng công tác văn thư lưu trữ, tin học quản lý tình thần trách nhiệm gắn với lực Từ họ làm tốt trách nhiệm việc quản lý, đạo, điều hành Những kiến thức cần trang bị như: + Lý luận phương pháp số vấn đề công tác văn thư lưu trữ như: kỹ thuật soạn thảo văn bản, phương pháp lập hồ sơ, cách lựa chọn văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ, hình thức khai thác, sử dụng tài liệu… để phục vụ cho việc quản lý, điều hành lãnh đạo văn phòng + Kiến thức tin học kiến thức tin học giúp cho lãnh đạo có đổi việc tổ chức mô hình văn phòng truyền thống sang mô hình văn phòng mở, giúp lãnh đạo thực tốt chức công tác văn thư lưu trữ Nội dung gồm cách bố trí xếp chỗ làm việc cho cán làm công tác văn thư lưu trữ phù hợp với việc sử dụng trang thiết bị máy tính, máy in…, phần mềm ứng dụng soạn thảo văn bản, trình ký văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ, chương trình công tác + Những kiến thức quản lý hành chính, quản lý nhà nước thông qua khóa học dài hay ngắn hạn Bởi lẽ khối kiến thức giúp cho lãnh đạo văn phòng có phương pháp tổ chức, điều hành công việc, cách tuyển chọn, sử dụng, bố trí, xếp nhân sự, cách ứng xử cán nhân viên thuộc quyền quản lý - Trên sở văn quy phạm pháp luật Nhà nước công tác văn thư lưu trữ, lãnh đạo văn phòng phải tham mưu cho lãnh đạo huyện việc xây dựng quy chế văn thư lưu trữ thuộc phạm vi thẩm quyền Ngoài ra, cần: Thường xuyên cập nhật văn Nhà nước quy định công tác văn thư lưu trữ để mẫu hóa cho quan; Xây dựng kế hoạch công tác văn thư lưu trữ… - Tăng cường tuyên truyền, phổ biến pháp luật VTLT cho cán công chức quan - Hàng năm, lãnh đạo văn phòng phải tổng kết, đúc rút kinh nghiệm qua hoạt động thực tiễn quản lý - Phải dành nhiều thời gian, quan tam đạo giám sát, đạo động viên kịp thời cán thực thi công tác VTLT - Phải tham mưu cho lãnh đạo huyện tổ chức việc thực đào tạo bồi dưỡng kiến thức công tác văn thư lưu trữ ứng dụng tiến bọ khoa học kỹ thuật vào công tác - Tham mưu cho lãnh đạo huyện tổ chức thực công tác đào tạo đội ngũ cán chuyên trách công tác văn thư lưu trữ - Tham mưu tổ chức thực việc kiểm tra, đánh giá hiệu công tác văn thư lưu trữ 3.2.2 Sự quan tâm lãnh đạo, đạo lãnh đạo huyện - Quy định cụ thể trách nhiệm lãnh đạo văn phòng công tác văn thư lưu trữ Để công tác văn thư lưu trữ phục vụ có hiệu hoạt động quản lý huyện, lãnh đạo văn phòng huyện có vai trò quan trọng việc quản lý, tổ chức công tác Do lãnh đạo văn phòng phải chịu trách nhiệm trước Chủ tịch huyện toàn công tác VTLT huyện mà phụ trách nên cần phải quy định cụ thể trách nhiệm lãnh đạo văn phòng vấn đề có liên quan đến tổ chức cong tác văn thư lưu trữ như: + Trách nhiệm tổ chức công tác văn thư lưu trữ: Trách nhiệm việc xây dựng kế hoạch dài hạn, ngắn hạn công tác văn thư lưu trữ Trách nhiệm đạo, rà soát, kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn huyện, việc ký thừa lệnh Chủ tịch số văn ký trực tiếp số văn văn phòng ban hành Trách nhiệm đạo, đôn đốc, kiểm tra công tác lập giao nộp hồ sơ vào lưu trữ huyện Trách nhiệm đạo xây dựng ban hành quy định thu thập, bảo quản, tiêu hủy tài liệu… + Trách nhiệm xây dựng hướng dẫn thực quy chế công tác văn thư lưu trữ + Trách nhiệm tổ chức họp chuyên môn công tác này; việc tổ chức mở lớp tập huấn, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho cán công chức, mở lớp bồi dưỡng nghiệp vụ quản lý văn thư lưu trữ cho lãnh đạo đơn vị + Trách nhiệm ứng dụng tiến khoa học công nghệ vào công tác văn thư lưu trữ + Trách nhiệm việc tổ chức công tác thi đua, khen thưởng lĩnh vực văn thư lưu trữ - Về công tác văn thư, lưu trữ nói chung + Lãnh đạo huyện cần dầu tư thời gian kinh phí cho công tác Thi hành nghiêm chỉnh quy định Nhà nước + Thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở văn phòng việc thực thi soạn thảo, xét duyệt văn liên quan đến công tác VTLT + Cung cấp kinh phí để đáp ứng nhu cầu công tác văn thư lưu trữ trang thiết bị, phương tiện làm việc, phòng làm việc, kho tài liệu chế độ sách người làm công tác - Xác định cụ thể trách nhiệm mối quan hệ lãnh đạo huyện lãnh đạo văn phòng Cần có động viên khích lệ từ phía lãnh đạo huyện với lãnh đạo văn phòng, có phân công nhiệm vụ rõ ràng lãnh đạo quan với Chánh văn phòng để từ có chủ động công việc + Chủ động việc tổ chức xây dựng, điều chỉnh máy, phận làm công tác văn thư lưu trữ phù hợp với điều kiện, tình hình thực tế huyện + Chủ động việc xây dựng văn hướng dẫn, quy định công tác văn thư lưu trữ hướng dẫn đơn vị huyện, thuộc huyện công tác văn thư lưu trữ + Kiểm tra đánh giá việc thực thiện công tác văn thư lưu trữ Văn phòng lãnh đạo văn phòng, xem xét vấn đề tổ chức đạo, điều hành có phù hợp với chủ trương sách nhà nước không, có phù hợp với điều kiện quan tâm tư nguyện vọng, lực cán không 3.2.3 Đối với quan đạo quản lý nhà nước cấp - Nghiên cứu ban hành quy trình quản lý thống nhất, triển khai đồng như: phần mềm quản lý công tác hành có soạn thảo văn bản, xét duyệt, trình ký văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ, khai thác sử dụng thông tin hồ sơ, tài liệu… - Cụ thể hóa văn hướng dẫn Nhà nước công tác văn thư lưu trữ - Thường xuyên tổ chức lớp tập huấn, giao lưu học hỏi kinh nghiệm cho lãnh đạo văn phòng công tác tổ chức, quản lý văn thư lưu trữ… Tiểu kết Như chương 3, em đưa số nhận xét trách nhiệm lănh đạo văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Nam công tác tổ chức, lý công tác văn thư, lưu trữ Từ đó, em đề xuất giải pháp với mong muốn nâng cao trách nhiệm công tác tổ chức, quản lý văn thư lưu trữ lãnh đạo văn phòng KẾT LUẬN Từ kết nghiên cứu trách nhiệm tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ lãnh đạo văn phòng huyện Lục Nam, thấy công tác văn thư lưu trữ đóng vai trò quan trọng hoạt động quản lý, điều hành huyện, giúp lãnh đạo huyện có để đưa định quản lý xác, kịp thời Cũng từ đó, thấy trách nhiệm quan trọng lãnh đạo văn phòng công tác Điều thể qua ưu điểm như: - Trong suy nghĩ lãnh đạo văn phòng, quan niệm công tác văn thư, lưu trữ không đơn công tác vụ giấy tờ hành thông thường mà quan làm mà phải có trình độ lý luận chuyên môn nghiệp vụ định công tác - Xuất phát từ nhận thức mà công tác tổ chức máy, nhân sự, phân công xếp điều hành công việc VTLT vào nề nếp, ổn định - Công tác soạn thảo ban hành văn quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu hạn chế sai sót việc soạn thảo như: sai thể thức kỹ thuật trình bày, văn trái thẩm quyền, bắt đầu hình thành số cán công chức ý thức lưu giữ xếp văn tài liệu sau hoàn thành công việc Việc kiểm soát, tra tìm văn bản, tài liệu qua phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin thực hiện… Tuy nhiên bên cạnh ưu điểm đạt trách nhiệm lãnh đạo văn phòng có hạn chế: chưa dành nhiều quan tâm, đạo cho công tác VTLT, sở vật chất trang thiết bị thiếu đặc biệt trang thiết bị giá, tủ, cặp hộp đựng tài liệu, kinh phí đầu tư cho công tác phục vụ bảo quản tài liệu Những ưu điểm, hạn chế nêu xuất phát từ nhiều nguyên nhân nguyên nhân lãnh đạo văn phòng chưa thực đề cao trách nhiệm công tác chưa đào tạo, bồi dưỡng VTLT quản trị văn phòng chưa có nhận thức đầy đủ công tác Để khắc phục tồn tại, tiểu luận đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao trách nhiệm tổ chức, quản lý công tác văn thư , lưu trữ lãnh đạo văn phòng huyện như: trang bị kiến thức cần thiết VTLT, tin học; quy định cụ thể trách nhiệm lãnh đạo văn phòng công tác VTLT; tham mưu cho lãnh đạo huyện tổ chức thực công tác tạo đội ngũ cán làm công tác văn thư lưu trữ; quan tâm đạo lãnh đạo huyện… Để từ nâng cao nhận thức, trách nhiệm lãnh đạo huyện nói chung văn phòng nói riêng nhằm thực có hiệu công tác phục vụ cho quản lý, điều hành quan Để biện pháp thực casch có hiệu cần phải tiến hành thường xuyên thống Trong phải tập trung vào việc nâng cao nhận thức, trách nhiệm cho lãnh đạo quan văn phòng, tăng cường đội ngũ cán quản lý có trình độ chuyên môn sâu nghiệp vụ, đồng thời đẩy mạnh hoạt động tra, kiểm tra giám sát thực Bởi yếu tố nhằm nâng cao trách nhiệm hiệu quản lý công tác văn thư, lư trữu phục vụ công cải cách hành quốc gia Trong phạm vi nghiên cứu đề tài, nội dung khảo sát khảo sát, nghiên cứu bước đầu Hơn thời gian khảo sát có hạn, nội dung tiểu luận em không tránh khỏi thiếu sót Kính mong quý thầy cô bạn quan tâm góp ý để tiểu luận hoàn chỉnh Em xin chân thành cảm ơn ! ... sử dụng làm tài liệu tham khảo cho cán bộ, công chức UBND huyện Cấu trúc tiểu luận Ngoài phần mở đầu, kết thúc phụ lục, tiểu luận chia làm 03 chương: Chương Vài nét sơ lược UBND huyện Lục Nam... cách riết, chặt chẽ - Bốn, mặt dù sở vật chất kinh phí đầu tư cho công tác tăng cường nhìn chung chưa đáp ứng yêu cầu công việc Kinh phí đầu tư nhỏ giọt, trang thiết bị cũ kỹ, diện tích phòng... Trách nhiệm tổ chức họp chuyên môn công tác này; việc tổ chức mở lớp tập huấn, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho cán công chức, mở lớp bồi dưỡng nghiệp vụ quản lý văn thư lưu trữ cho lãnh đạo