A. LỜI MỞ ĐẦU Hiện nay trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước vấn đề soạn thảo và quản lý văn bản văn bản của cơ quan làm một vấn đề hết sức quan trọng và cần được quan tâm một cách đúng mức. Văn bản vừa là nguồn pháp luật cơ bản vừa là công cụ quản lý hữu hiệu phục vụ cho việc quản lý và điều hành nhà nước tại địa phương. Việc soạn thảo và ban hành văn bản sẽ đảm bảo cho hoạt động của cơ quan diễn ra một cách có hệ thống, đảm bảo hơn nữa tính pháp quy, thống nhất chứa đựng bên trong các văn bản quản lý văn hành chính nhà nước trong giải quyết công việc của cơ quan đơn vị mình. Chính vì vậy, việc quan tâm đúng mức đến công tác soạn thảo và quản lý văn bản sẽ góp phần tích cực vào việc tăng cường hiệu lực của quản lý hành chính nói riêng và quản lý nhà nước nói riêng. Trên thực tế công tác soạn thảo trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước hiện nay nói chung đã đạt được nhiều thành tích đáng kể, đáp ứng được yêu cầu của cơ bản của quản lý nhà nước trên mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế xã hội. Tuy nhiên hiện nay vẫn còn nhiều văn bản quản lý nhà nước nói chung còn bộc lộ nhiều khuyết điểm như: văn bản không có tính khả thi, sai thể thức và thủ tục hành chính, ban hành trái thẩm quyền... những văn bản đó đã, đang và sẽ gây nhiều ảnh hưởng không nhỏ tới mọi mặt của đời sống xã hội, làm giảm uy tín và hiệu qủa tác động của cơ quan hành chính nhà nước. Xác định được điều đó cùng với việc thực hiện chương trình của học phần “Kỹ thuật soạn thảo văn bản”, Nhà trường và giảng viên bộ môn đã tổ chức cho sinh viên khảo sát hệ thống văn bản tại các cơ quan, tổ chức nhằm gắn liền nhà trường với xã hội, lý luận với thực tiễn, thông qua nghiên cứu khảo sát ở các cơ quan để củng cố kiến thức đã học, nâng cao năng lực vận dụng lý luận và thực tiễn. Được sự đồng ý của UBND xã Vô Tranh đã tạo điều kiện cho em được khảo sát hệ thống văn bản ban hành của cơ quan từ năm 2011 đến nay. Bài thu hoạch khảo sát được trình bày cơ bản theo các mục sau: A. Lời nói đầu B. Nội dung I. Khái quát về UBND xã Vô Tranh II. Khảo sát, nhận xét về hệ thống văn bản của UBND xã Vô Tranh từ năm 2011 đến nay III. Kiến nghị, đề xuất nhằm hoàn thiện hệ thống văn bản C. Kết luận D. Phụ lục
A LỜI MỞ ĐẦU Hiện hoạt động quan hành nhà nước vấn đề soạn thảo quản lý văn văn quan làm vấn đề quan trọng cần quan tâm cách mức Văn vừa nguồn pháp luật vừa công cụ quản lý hữu hiệu phục vụ cho việc quản lý điều hành nhà nước địa phương Việc soạn thảo ban hành văn đảm bảo cho hoạt động quan diễn cách có hệ thống, đảm bảo tính pháp quy, thống chứa đựng bên văn quản lý văn hành nhà nước giải công việc quan đơn vị Chính vậy, việc quan tâm mức đến công tác soạn thảo quản lý văn góp phần tích cực vào việc tăng cường hiệu lực quản lý hành nói riêng quản lý nhà nước nói riêng Trên thực tế công tác soạn thảo hoạt động quan hành nhà nước nói chung đạt nhiều thành tích đáng kể, đáp ứng yêu cầu của quản lý nhà nước lĩnh vực đời sống kinh tế xã hội Tuy nhiên nhiều văn quản lý nhà nước nói chung bộc lộ nhiều khuyết điểm như: văn tính khả thi, sai thể thức thủ tục hành chính, ban hành trái thẩm quyền văn đã, gây nhiều ảnh hưởng không nhỏ tới mặt đời sống xã hội, làm giảm uy tín hiệu qủa tác động quan hành nhà nước Xác định điều với việc thực chương trình học phần “Kỹ thuật soạn thảo văn bản”, Nhà trường giảng viên môn tổ chức cho sinh viên khảo sát hệ thống văn quan, tổ chức nhằm gắn liền nhà trường với xã hội, lý luận với thực tiễn, thông qua nghiên cứu khảo sát quan để củng cố kiến thức học, nâng cao lực vận dụng lý luận thực tiễn Được đồng ý UBND xã Vô Tranh tạo điều kiện cho em khảo sát hệ thống văn ban hành quan từ năm 2011 đến Bài thu hoạch khảo sát trình bày theo mục sau: A Lời nói đầu B Nội dung I Khái quát UBND xã Vô Tranh II Khảo sát, nhận xét hệ thống văn UBND xã Vô Tranh từ năm 2011 đến III Kiến nghị, đề xuất nhằm hoàn thiện hệ thống văn C Kết luận D Phụ lục B NỘI DUNG I Khái quát UBND xã Vô Tranh Cơ cấu tổ chức CHỦ TỊCH UBND XÃ (PHỤ TRÁCH CHUNG) PHÓ CHỦ TỊCH PHỤ TRÁCH KINH TẾ Công an Xã đội PHÓ CHỦ TỊCH PHỤ TRÁCH VĂN HÓA Kế toán Văn phòng -Thống kê Địa Tư pháp - Hộ tịch Văn hóa - Xã hội (Sơ đồ cấu tổ chức UBND xã Vô Tranh) UBND xã HĐND xã bầu gồm có Chủ tịch, 02 Phó Chủ tịch 02 Uỷ viên - Chủ tịch UBND xã (ông Trần Văn Mạnh) người lãnh đạo điều hành công việc Uỷ ban nhân dân, chịu trách nhiệm cá nhân việc thực nhiệm vụ, quyền hạn với tập thể UBND chịu trách nhiệm hoạt động UBND trước HĐND cấp xã trước quan nhà nước cấp - Các phó chủ tịch UBND: + 01 PCT UBND (ông Bùi Quang Chúc) phụ trách khối kinh tế, tài chính, xây dựng, giao thông, nhà đất tài nguyên - môi trường + 01 PCT UBND (ông Nguyễn Văn Bằng) phụ trách khối văn hóa - xã hội lĩnh vực xã hội khác - Các ủy viên ủy ban: + 01 ủy viên (ông Nguyễn Văn Phú) phụ trách công an + 01 ủy viên (ông Bế Quảng Đông) phụ trách quân Bên cạnh đó, UBND xã gồm có 07 ban chuyên môn giúp việc với 15 công chức bao gồm: Công an; Xã đội; Văn phòng - Thống kê; Tư pháp - Hộ tịch; Địa chính; Kế toán ngân sách; Văn hóa - Xã hội Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn UBND xã chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật, văn quan nhà nước cấp nghị Hội đồng nhân dân cấp nhằm bảo đảm thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội thực sách khác địa bàn Thực chức quản lý nhà nước địa phương, góp phần bảo đảm đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ Trung ương tới sở Nhiệm vụ quyền hạn UBND xã Vô Tranh thực theo Luật Tổ chức HĐND UBND ngày 26/11/2003 * Trong lĩnh vực kinh tế: - Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân huyện phê duyệt; tổ chức thực kế hoạch đó; - Lập dự toán thu ngân sách nhà nước địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phương phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trường hợp cần thiết lập toán ngân sách địa phương trình Hội đồng nhân dân cấp định báo cáo Uỷ ban nhân dân, quan tài cấp trực tiếp; - Tổ chức thực ngân sách địa phương, phối hợp với quan nhà nước cấp việc quản lý ngân sách nhà nước địa bàn xã, thị trấn báo cáo ngân sách nhà nước theo quy định pháp luật; - Quản lý sử dụng hợp lý, có hiệu quỹ đất để lại phục vụ nhu cầu công ích địa phương; xây dựng quản lý công trình công cộng, đường giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện, nước theo quy định pháp luật; - Huy động đóng góp tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng công trình kết cấu hạ tầng xã, thị trấn nguyên tắc dân chủ, tự nguyện Việc quản lý khoản đóng góp phải công khai, có kiểm tra, kiểm soát bảo đảm sử dụng mục đích, chế độ theo quy định pháp luật * Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thuỷ lợi: - Tổ chức hướng dẫn việc thực chương trình, kế hoạch, đề án khuyến khích phát triển ứng dụng tiến khoa học, công nghệ để phát triển sản xuất hướng dẫn nông dân chuyển đổi cấu kinh tế, trồng, vật nuôi sản xuất theo quy hoạch, kế hoạch chung phòng trừ bệnh dịch trồng vật nuôi; - Tổ chức việc xây dựng công trình thuỷ lợi nhỏ; thực việc tu bổ, bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng; phòng, chống khắc phục hậu thiên tai, bão lụt; ngăn chặn kịp thời hành vi vi phạm pháp luật bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng địa phương; - Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nước địa bàn theo quy định pháp luật; - Tổ chức, hướng dẫn việc khai thác phát triển ngành, nghề truyền thống địa phương tổ chức ứng dụng tiến khoa học, công nghệ để phát triển ngành, nghề * Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải: - Tổ chức thực việc xây dựng, tu sửa đường giao thông xã theo phân cấp; - Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà riêng lẻ điểm dân cư nông thôn theo quy định pháp luật, kiểm tra việc thực pháp luật xây dựng xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền pháp luật quy định; - Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý hành vi xâm phạm đường giao thông công trình sở hạ tầng khác địa phương theo quy định pháp luật; - Huy động đóng góp tự nguyện nhân dân để xây dựng đường giao thông, cầu, cống xã theo quy định pháp luật * Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá thể dục thể thao - Thực kế hoạch phát triển nghiệp giáo dục địa phương; phối hợp với trường học huy động trẻ em vào lớp độ tuổi; tổ chức thực lớp bổ túc văn hoá, thực xoá mù chữ cho người độ tuổi; - Tổ chức xây dựng quản lý, kiểm tra hoạt động nhà trẻ, lớp mẫu giáo, trường mầm non địa phương; phối hợp với Uỷ ban nhân dân cấp quản lý trường tiểu học, trường trung học sở địa bàn; - Tổ chức thực chương trình y tế sở, dân số, kế hoạch hoá gia đình giao; vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh; phòng, chống dịch bệnh; - Xây dựng phong trào tổ chức hoạt động văn hoá, thể dục thể thao; tổ chức lễ hội cổ truyền, bảo vệ phát huy giá trị di tích lịch sử - văn hoá danh lam thắng cảnh địa phương theo quy định pháp luật; - Thực sách, chế độ thương binh, bệnh binh, gia đình liệt sỹ, người gia đình có công với nước theo quy định pháp luật; - Tổ chức hoạt động từ thiện, nhân đạo; vận động nhân dân giúp đỡ gia đình khó khăn, người già cô đơn, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương tựa; tổ chức hình thức nuôi dưỡng, chăm sóc đối tượng sách địa phương theo quy định pháp luật; - Quản lý, bảo vệ, tu bổ nghĩa trang liệt sĩ; quy hoạch, quản lý nghĩa địa địa phương * Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội thi hành pháp luật địa phương - Tổ chức tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốc phòng toàn dân, xây dựng làng xã chiến đấu khu vực phòng thủ địa phương; - Thực công tác nghĩa vụ quân tuyển quân theo kế hoạch; đăng ký, quản lý quân nhân dự bị động viên; tổ chức thực việc xây dựng, huấn luyện, sử dụng lực lượng dân quân tự vệ địa phương; - Thực biện pháp bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn xã hội; xây dựng phong trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc vững mạnh; thực biện pháp phòng ngừa chống tội phạm, tệ nạn xã hội hành vi vi phạm pháp luật khác địa phương; - Quản lý hộ khẩu; tổ chức việc đăng ký tạm trú, quản lý việc lại người nước địa phương * Trong việc thực sách dân tộc sách tôn giáo, Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn có nhiệm vụ tổ chức, hướng dẫn bảo đảm thực sách dân tộc, sách tôn giáo; quyền tự tín ngưỡng, tôn giáo nhân dân địa phương theo quy định pháp luật * Trong việc thi hành pháp luật - Tổ chức tuyên truyền, giáo dục pháp luật; giải vi phạm pháp luật tranh chấp nhỏ nhân dân theo quy định pháp luật; - Tổ chức tiếp dân, giải khiếu nại, tố cáo kiến nghị công dân theo thẩm quyền; - Tổ chức thực phối hợp với quan chức việc thi hành án theo quy định pháp luật; tổ chức thực định xử lý vi phạm hành theo quy định pháp luật II Khảo sát nhận xét hệ thống văn UBND xã Vô Tranh từ năm 2011 đến Cơ sở pháp lý ban hành văn UBND xã Vô Tranh UBND xã Vô Tranh ban hành văn dựa vào: - Hiến pháp 1992; Hiến pháp năm 2013; - Luật Tổ chức HĐND UBND năm 2003; Luật Tổ chức quyền địa phương 2015; - Luật ban hành văn Quy phạm pháp luật HĐND-UBND năm 2004; - Thông tư số: 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 Bộ Nội vụ Văn phòng phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; - Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 09/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; - Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ Công tác Văn thư ; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định 110/2004/NĐ-CP; - Các văn Quy phạm pháp luật HĐND, UBND cấp ban hành đề thực văn Quy phạm pháp luật Quốc hội, UBTVQH quan nhà nước cấp Các văn hướng dẫn, đạo quan cấp trên… Nhận xét hệ thống văn UBND xã Vô Tranh Trong trình thực chức điều hành quản lý mình, UBND xã tiếp nhận, ban hành thực khối lượng văn quản lý Nhà nước lớn nhằm thực thắng lợi chủ trương, sách Đảng, pháp luật Nhà nước địa phương gồm: văn quan hành cấp trên, văn giải vấn đề phát sinh thực tế địa phương Với mục tiêu phục vụ cho nhiệm vụ kinh tế - xã hội, an ninh - quốc phòng địa phương công tác quản lý điều hành UBND xã Trong trình hoạt động mình, UBND xã thường ban hành loại văn sử dụng loại văn làm phương tiện lãnh đạo, đạo, quản lý mặt hoạt động địa phương, nội quan 2.1 Về số lượng văn Do đặc thù quan hành nhà nước, thực mục tiêu phục vụ cho nhiệm vụ phát triển kinh tế, xã hội, an ninh, quốc phòng địa phương công tác quản lý điều hành quan Vì vậy, số lượng văn UBND xã ban hành nhiều từ năm 2011 đến xong chủ yếu văn hành chính, văn quy phạm pháp luật (Quyết định: 09; Chỉ thị: 0) Cũng tình hình thực tế địa phương nên có số loại văn ban hành tương đối nhiều như: Quyết định, báo cáo, thông báo bên cạnh số loại văn như: chương trình, tờ trình, giấy giới thiệu, phương án (Phụ lục) 2.2 Về thẩm quyền ban hành Thực theo Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật; Luật tổ chức HĐND… văn UBND xã hầu hết ban hành thẩm quyền nội dung hình thức Bên cạnh đó, số văn chưa thẩm quyền nội dung hướng dẫn chồng chéo cấp nên UBND xã phải định hủy bỏ Ví dụ: Quyết định số 49/QĐ-UBND ngày 23/4/2015 việc hủy bỏ định xử phạt hành đất đai Chủ tịch UBND xã Vô Tranh (Phụ lục) Hoặc số văn không thẩm quyền thể thức Ví dụ: + Công văn số 12/CV-BCH ngày 17/8/2012 việc phòng chống lụt bão, bão số Ban huy phòng chống lụt bão xã Vô Tranh (Phụ lục) + Quyết định số 13/QĐ-UBND ngày 04/4/2016 việc thành lập tổ giáo viên huấn luyện dân quân năm 2016 (Phụ lục) + Thông báo số 06/TB-UBND ngày 03/6/2016 việc tổ chức kiểm tra xác minh diện tích đất lâm nghiệp rừng đầu trồ Hòn Nen thôn Ao Sen bị số công dân thôn Ao Sen Găng lấn chiếm (Phụ lục) 2.3 Về nội dung văn ban hành Trong thời gian qua, công tác soạn thảo văn UBND xã đảm bảo hoạt động quản lý thực mục tiêu phát triển kinh tế - xã hội, an ninh quốc phòng địa phương Nội dung chủ yếu văn chứa đựng thông tin định quản lý, mang tính công quyền, ban hành theo quy định nhà nước, tác động đến mặt đời sống xã hội sở pháp lý quan trọng cho hoạt động cụ thể UBND xã - Đối với văn quy phạm pháp luật: văn quy phạm pháp luật có nội dung phù hợp với văn quan Nhà nước cấp trên, đáp ứng yêu cầu quản lý Nhà nước địa bàn Các ý kiến thẩm định UBND xã nghiêm túc nghiên cứu, tiếp thu trình soạn thảo Văn UBND xã ban hành đảm bảo chặt chẽ, chi tiết, phù hợp với tình hình thực tế địa phương Do đó, văn QPPL ban hành thực không cần hướng dẫn thi hành ngành hay cấp huyện Xong bên cạnh đó, chất lượng số dự thảo văn QPPL chưa đảm bảo, nội dung đơn giản, sơ sài, chép biên tập lại quy định văn QPPL cấp xuất phát từ ý chí chủ quan quan chủ trì soạn thảo - Đối với văn hành chính: Nội dung văn ban hành tùy thuộc vảo nhiệm vụ cụ thể mà UBND cần quản lý giải Lãnh đạo UBND xã giao cho cán chuyên môn phụ trách soạn thảo văn hành phục vụ cho giải vấn đề liên quan Cũng nội dung đảm bảo chặt chẽ vấn đề cần giải Nội dung, ý tưởng văn hành rõ ràng, xác không làm người đọc hiểu theo nhiều nghĩa khác Diễn đạt ý tứ theo trình tự hợp lý, ý trước sở cho ý sau, ý sau nhằm minh họa, giải thích cho ý trước; câu văn rõ ràng, ngắn gọn, chứa đựng thông tin nhiều nhất, không trùng, thừa ý lạc đề Bên cạnh ưu điểm đạt việc xác định thẩm quyền ban hành văn bản: nội dung lẫn hình thức UBND xã chưa thống Trong trình soạn thảo ban hành văn có nhiều trường hợp nên ban hành báo cáo , thông báo lại ban hành công văn, kế hoạch… Ví dụ: + Công văn số 18/UBND-VP ngày 22/7/2014 UBND xã Vô Tranh việc báo cáo tình hình ảnh hưởng hoàn lưu bão số (Phải thay báo cáo tình hình ảnh hưởng hoàn lưu bão số 2) (phụ lục) + Kế hoạch số 25/KH-UBND ngày 15/5/2014 UBND xã Vô Tranh việc phân công nhiệm vụ Ban huy phòng chống lụt bão năm 2014 (Phải thay thông báo việc phân công nhiệm vụ thành viên Ban huy PCLB) (phụ lục) 2.4 Về thể thức văn Thực theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 09/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Thông tư số: 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 Bộ Nội vụ Văn phòng phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn Đồng thời, UBND xã ban hành quy chế công tác Văn thư lưu trữ Vì vậy, thể thức văn đảm bảo thành phần chủ yếu bao gồm: Quốc hiệu; Tên quan, tổ chức ban hành văn bản; Số, ký hiệu văn bản; Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn bản; Tên loại trích yếu nội dung văn bản; Nội dung văn bản; Quyền hạn, chúc vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền; Dấu quan, đơn vị; Nơi nhận Xong, việc trình bày văn lỗi sai Lỗi sai chủ yếu thể thức văn tên quan, tổ chức; trích yếu nội dung văn bản; thẩm quyền ký văn bản; kỹ thuật trình bày văn chưa thống cỡ chữ, kiểu chữ, định lề văn Ví dụ: + Công văn số 04/UBND-KN ngày 22/3/2011 việc triển khai thực sách theo Quyết định số 102/QĐ-TTg năm 2011 (Sai thể thức) (phụ lục) + Thông báo số 17/TB-UBND ngày 24/6/2011 việc nghiêm cấm đốt gạch thủ công địa bàn xã (Sai thể thức trình bày) (Phụ lục) + Quyết định số 65/QĐ-UBND ngày 29/8/2012 Chủ tịch UBND xã Vô Tranh việc công nhận chức danh trưởng, phó thôn, nhiệm kỳ 2012-2015 (Sai thể thức trình bày) (Phụ lục) + Công văn số 12/CV-BCH ngày 17/8/2012 việc phòng chống lụt bão, bão số Ban huy phòng chống lụt bão xã Vô Tranh (Sai thể thức trình bày) (Phụ lục) + Thông báo số 21/TB-UBND ngày 30/11/2012 việc đình tự ý đào móng xây nhà xuống diện tích đất nông nghiệp hộ bà Mè Thị Điểm công dân thôn Bãi Gạo, xã Vô Tranh (Sai thể thức) (phụ lục) + Kế hoạch số 25/KH-UBND ngày 15/5/2014 UBND xã Vô Tranh việc phân công nhiệm vụ Ban huy phòng chống lụt bão năm 2014 (Sai thể thức thẩm quyền ký) (Phụ lục) + Tờ trình số 10/TTr-UBND ngày 29/5/2014 việc cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đợt năm 2014 xã Vô Tranh (Sai thể thức) (Phụ lục) + Quyết định số 24/QĐ-UBND ngày 02/6/2016 việc thành lập tổ công tác kiểm tra xác minh diện tích đất lâm nghiệp rừng đầu trồ Hòn Nen thôn Ao Sen bị số công dân thôn Ao Sen Găng lấn chiếm (Sai thể thức) (Phụ lục) 2.5 Về ngôn ngữ văn Ngôn ngữ văn ban hành đảm bảo đặc điểm chủ yếu tính xác, rõ ràng; nghiêm túc, khách quan; thống nhất, phổ biến; tính khuôn mẫu; tính lịch sự, văn hóa Không sử dụng tiếng địa phương gây khó hiểu… Bên cạnh đó, việc soạn thảo văn phụ thuộc vào nhiệm vụ ban ngành việc soạn thảo văn liên quan đến nhiệm vụ ngành quản lý Do đó, tồn lỗi chủ quan người soạn thảo đến nội dung văn như: sử dụng từ không đảm bảo tính chất văn phong hành chính; hành văn không rõ ràng… số lỗi như: lỗi vần, điệu, viết hoa, viết tắt tùy tiện không khoa học… Ví dụ: Quyết định số 33/QĐ-UBND ngày 11/02/2015 Chủ tịch UBND xã Vô Tranh việc cưỡng chế tháo rỡ toàn công trình xây dựng trái phép diện tích đất nông nghiệp ông Phạm Văn Cần công dân thôn Ao Sen, xã Vô Tranh, huyện Lục Nam, tỉnh Bắc Giang (Viết hoa tùy tiện) (phụ lục) III Đề xuất hoàn thiện hệ thống văn Ưu điểm: - Hệ thống văn phương tiện quản lý thực nhiệm vụ UBND xã việc thực công đổi - Dưới lãnh đạo Đảng Nhà nước, cấp kịp thời ban hành văn đạo hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn đổi công tác soạn thảo văn ban hành theo quy định, đảm bảo nội dung, hình thức, thể loại văn - Tinh thần đoàn kết đội ngũ cán công chức ngày nâng cao, công tác tuyên truyền, vận động thường xuyên nên từ nhân dân có ý thức thực tốt nội dung văn nhà nước chuyển tải đến nhân dân Khuyết điểm: - Trang thiết bị sở vật chất kỹ thuật để phục vụ cho công tác soạn thảo văn UBND xã nhiều hạn chế nên ảnh hưởng đến chất lượng hệ thống văn - Đội ngũ cán làm công tác soạn thảo văn chưa đào tạo chuyên môn nghiệp vụ nên việc thực nhiệm vụ liên quan đến văn hạn chế - Đối với số ban ngành khác tham mưu, giúp việc cho UBND xã đôi lúc tự soạn thảo văn nên có số văn chưa đảm bảo theo quy định Nhà nước, có văn thiếu địa danh, ngày tháng năm, không ghi số vào sổ văn thư, chưa đảm bảo nội dung, hình thức, tên loại văn trình ký lưu hành 10 - Địa bàn có nhiều thành phần tôn giáo, đối tượng tệ nạn xã hội thường xuyên xảy Một số đối tượng xem nhẹ kỷ cương pháp luật Nhà nước nên việc thực thi văn UBND xã có trở ngại đến công tác quản lý điều hành Nhà nước Đề xuất nhằm hoàn thiện hệ thống văn Chất lượng, hiệu văn quản lý hành nhà nước thông qua nhiều tiêu chí khác nhau, song tiêu chí như: văn phải phản ánh nhiệm vụ trị địa phương; ban hành thẩm quyền; điều chỉnh thực tiễn xã hội; hợp với lòng dân Việc soạn thảo quản lý văn đóng ý nghĩa quan trọng trình quản lý, điều hành quan soạn thảo ban hành văn quản lý hành nhà nước Dưới số giải pháp nhằm nâng cao hệ thống văn UBND xã - Đảm bảo trình tự, thủ tục xây dựng ban hành văn bản: UBND xã chủ yếu ban hành văn hành thông thường giải công việc Chính vậy, chủ thể ban hành, cá nhân, đơn vị soạn thảo phải đảm bảo trình tự, thủ tục xây dựng ban hành văn UBND xã cần thiết quan trọng mặt, đảm bảo tính hợp pháp hợp lý của văn bản, mặt khác điều kiện quan trọng định chất lượng văn Tại UBND xã, văn quản lý nhà nước ban hành chủ yếu dựa quy định pháp luật quan nhà nước cấp Việc quan nhà nước phải xác định trình tự, thủ tục cho việc xây dựng ban hành văn quản lý nhà nước nói chung khó Tùy theo tính chất, nội dung hiệu lực pháp lý loại văn mà xây dựng quy trình ban hành cho thích hợp Quy trình chi tiết cho việc soạn thảo văn hành xây dựng dựa yêu cầu thực tế đặt văn - Xác định rõ thẩm quyền ban hành văn Việc tuân thủ thẩm quyền nội dung hình thức yêu cầu cấp thiết, đòi hỏi quan phải nghiêm chỉnh chấp hành Tại UBND xã cần coi trọng thẩm quyền ký văn hành thông thường, đòi hỏi phải quy định chặt chẽ cụ thể chủ thể ban hành Với văn hành mà UBND xã thường ban hành như: công văn hành chính, thông báo, báo cáo, tờ trình, kế hoạch, chương trình, giấy mời phải đòi hỏi tuân thủ nghiêm ngặt thẩm quyền hình thức nội dung soạn thảo văn Có quy định cụ thể thẩm quyền ký loại văn nhằm đảm bảo tinh thần trách nhiệm trình thực văn mà điều tiết, phân công công việc cách phù hợp, công cán bộ, công chức với nhau, tránh quan liêu, hách dịch Trong trình xây dựng ban hành, chủ thể ban hành, cá nhân, đơn vị soạn thảo cần lưu ý việc sử dụng hình thức văn hành 11 - Đảm bảo nội dung văn Hạn chế nội dung văn quản lý nhà nước UBND xã soạn thảo ban hành nhỏ, vấn đề làm để tránh khắc phục hạn chế Nội dung thành phần chủ yếu quan trọng tất loại hình văn bản, định tính chất tồn văn Cho nên, việc bảo đảm yêu cầu nội dung tính mục đích, tính khoa học, tính công quyền, tính đại chúng, tính khả thi văn cần phải đảm bảo thêm hai vấn đề kỹ thuật xây dựng cấu trúc văn kỹ sử dụng ngôn ngữ, văn phong văn Cấu trúc văn không giàn ý, đề cương mà cấu trúc bao hàm hai mặt: nội dung hình thức Để thực tính thống cấu trúc cá nhân, đơn vị soạn thảo phải tư khoa học để hình thành chủ đề văn thiết lập bố cục chặt chẽ Đối với kỹ sử dụng phong cách, ngôn ngữ soạn thảo cần phải sử dụng nhuần nhuyễn xác phong cách, ngôn ngữ hành chính, đảm bảo đặc điểm chủ yếu tính xác, rõ ràng; nghiêm túc, khách quan; thống nhất, phổ biến; tính khuôn mẫu; tính lịch sự, văn hóa - Thực tốt công tác kiểm tra xử lý văn quy phạm pháp luật; tăng cường tra, kiểm tra công tác văn thư Công tác kiểm tra xử lý văn quy phạm pháp luật: Mục đích công tác nhằm phát văn có nội dung trái pháp luật để kịp thời đình việc thi hành, sửa đổi, hủy bỏ bãi bỏ văn bản, đảm bảo tính hợp hiến, hợp pháp thống hệ thống pháp luật Đồng thời, kiến nghị quan, người có thẩm quyền xác định trách nhiệm quan, người có thẩm quyền ban hành văn Các văn hành chủ yếu công cụ truyền đạt thông tin quản lý UBND xã nên đảm bảo tính chuẩn xác văn đảm bảo cho thông tin truyền đạt cách trọn vẹn, xác có hiệu Việc kiểm tra xử lý văn có dấu hiệu vi phạm pháp luật không thống tuân theo quy định khác cấp quan trọng tạo tính thống nhất, xác khách quan hoạt động quản lý Nội dung kiểm tra chủ yếu kiểm tra nội dung, thẩm quyền, thể thức kỹ thuật trình bày văn Tăng cường tra, kiểm tra công tác văn thư: trình quản lý văn cần coi trong, quan tâm cách mực - Đào tạo, bồi dưỡng cán công chức làm công tác soạn thảo quản lý văn bản: cần phải xây dựng kế hoạch tập huấn, bồi dưỡng, cử cán đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ công tác văn với hình thức phong phú, hiệu quả, tiết kiệm nhằm đáp ứng yêu cầu hoạt động soạn thảo quản lý văn quan, đơn vị Cần phải có chế độ khuyến khích, ưu đãi đội ngũ cán công chức này, có sách hỗ trợ kịp thời thỏa đáng kinh phí thiết bị kỹ thuật, sở vật chất phục vụ công tác soạn thảo quản lý văn cán công chức 12 Đối với cán công chức làm công tác soạn thảo quản lý văn bản: cần phải cập nhật liên tục thông tin, quy định công tác soạn thảo, quản lý văn quan nhà nước cấp trên, tuân thủ nguyên tắc, quy định pháp luật hành Bên cạnh không ngừng tăng cường trách nhiệm cán công chức nhằm phát huy tích cực hạn chế công tác Để đảm bảo tốt giải pháp mà báo cáo nêu trên, đòi hỏi UBND xã Vô Tranh phải tăng cường hỗ trợ kinh phí cho công tác soạn thảo quản lý văn UBND Đồng thời đầu tư trang bị nâng cấp thiết bị nâng cấp thiết bị kỹ thuật như: thiết bị phục vụ cho việc soạn thảo văn bản; thiết bị để nhân bản; thiết bị phục vụ cho việc quản lý lưu trữ văn bản; thiết bị tìm kiếm văn nhằm đáp ứng yêu cầu công đổi yêu cầu quản lý thực tiễn xã hội 13 C KẾT LUẬN Văn quản lý nhà nước địa phương có vai trò quan trọng Một mặt, cụ thể hóa văn quản lý nhà nước cấp trên, văn HĐND cấp; mặt khác sở pháp lý, công cụ quản lý hữu hiệu, phương tiện để truyền đạt thông tin quyền địa phương lĩnh vực đời sống kinh tế - xã hội Trong thời gian qua, văn UBND xã ban hành có đóng góp không nhỏ phát triển kinh tế - xã hội địa phương, điều không phủ nhận Thế nhưng, việc soạn thảo quản lý văn UBND xã bộc lộ số thiếu sót, hạn chế định; song hạn chế, thiếu sót chưa đưa lại hậu nghiêm trọng có phát kịp thời xử lý, điều chỉnh phù hợp Qua đánh giá, nhận xét hệ thống văn đây, thu hoạch đề xuất số ý kiến nhằm góp phần vào việc nâng cao chất lượng việc soạn thảo ban hành văn hành mà UBND xã thường xuyên ban hành Xong, giải pháp có xuất phát điểm từ người phục vụ người tốt Hoạt động quan nhà nước để phục vụ cho lợi ích, nhu cầu đời sống nhân dân làm thúc đẩy kinh tế phát triển Văn quan nhà nước ban hành chủ yếu phục vụ cho lợi ích đáng người dân Do đó, cán công chức UBND xã chủ thể trực tiếp thực trách nhiệm, quyền hạn giải công việc phục vụ cho nhu cầu, lợi ích nhân dân thông qua việc ban hành văn quản lý nhà nước Chỉ có đâu cán công chức lòng tâm thực cải cách hành hành thật chuyển đổi vấn đề nâng cao chất lượng văn quản lý nhà nước nội dung quan trọng cải cách hành Điều kiện thời gian khảo sát có hạn nên nội dung thu hoạch không tránh khỏi thiếu sót Kính mong quý thầy cô bạn quan tâm góp ý để thu hoạch hoàn chỉnh Em xin chân thành cảm ơn ! 14 ... hành theo quy định pháp luật II Khảo sát nhận xét hệ thống văn UBND xã Vô Tranh từ năm 2011 đến Cơ sở pháp lý ban hành văn UBND xã Vô Tranh UBND xã Vô Tranh ban hành văn dựa vào: - Hiến pháp 1992;... Địa Tư pháp - Hộ tịch Văn hóa - Xã hội (Sơ đồ cấu tổ chức UBND xã Vô Tranh) UBND xã HĐND xã bầu gồm có Chủ tịch, 02 Phó Chủ tịch 02 Uỷ viên - Chủ tịch UBND xã (ông Trần Văn Mạnh) người lãnh đạo... thủ tục xây dựng ban hành văn UBND xã cần thiết quan trọng mặt, đảm bảo tính hợp pháp hợp lý của văn bản, mặt khác điều kiện quan trọng định chất lượng văn Tại UBND xã, văn quản lý nhà nước ban