Khảo sát đánh giá trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ cho văn phòng UBND huyện duy tiên

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN BẢNG CHỮ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Mục tiêu nghiên cứu đề tài 2 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2 4. Nguồn tài liệu tham khảo 2 5. Lịch sử nghiên cứu 3 6. Phương pháp nghiên cứu 3 7. Bố cục của đề tài 4 Chương I: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG UBND HUYỆN DUY TIÊN 5 1.1. Khái quát về cơ quan UBND huyện Duy Tiên 5 1.1.1. Lịch sử hình thành cơ quan 5 1.1.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy và nhân sự của cơ quan 5 1.1.3. Chức năng , nhiệm vụ , quyền hạn của cơ quan 7 1.2. Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng HĐND UBND huyện Duy Tiên. 8 1.2.1. Tổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND huyện Duy Tiên 9 TIỂU KẾT 11 CHƯƠNG II: TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 12 2.1. Cơ sở lý luận về công tác văn thư – lưu trữ 12 2.1.1. Khái niệm công tác văn thư – lưu trữ 12 2.1.2. Vai trò công tác văn thư lưu trữ 12 2.1.3. Ý nghĩa công tác văn thư – lưu trữ 13 2.1.4. Nội dung công tác văn thư lưu trữ 14 2.2. Trách nhiệm tổ chức thiết lập bộ máy văn thư – lưu trữ 15 2.2.1. Trách nhiệm của thủ trưởng cơ quan 15 2.2.2. Trách nhiệm của chánh văn phòng 16 2.3. Trách nhiệm tuyển chọn các bộ phận văn thư – lưu trữ 16 2.4.Trách nhiệm tổ chức xây dựng các văn bản của cơ quan về công tác văn thuư – lưu trữ 20 2.5. Trách nhiệm tổ chức hưỡng dẫn nghiệp vụ , kiểm tra đánh giá về văn thư – lưu trữ 21 2.5.1. Về công tác hướng dẫn nghiệp vụ 21 2.5.2. Công tác kiểm tra đánh giá về văn thư – lưu trữ 22 TIỂU KẾT 23 CHƯƠNG III: CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG LÃNH ĐẠO CỦA VĂN PHÒNG 24 3.1. Nhận xét và đánh giá 24 3.1.1. Ưu điểm 24 3.1.2. Hạn chế. 26 3.2. Nguyên nhân. 27 3.3. Một số giaỉ pháp nâng cao trách nhiệm lãnh đạo văn phòng 27 3.3.1. Nâng cao nhận thức của lãnh đạo 27 3.3.2. Xây dựng và ban hành các văn bản liên quan tới công tác Văn thư 28 3.3.3. Quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ làm Văn thư 28 3.3.4. Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư – lưu trữ 29 3.3.5. Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác Văn thư 30 3.4. Một số đề xuất kiến nghị 30 TIỂU KẾT 31 KẾT LUẬN 33 PHỤ LỤC

LỜI CẢM ƠN

Sau khoảng thời gian khảo sát tại văn phòng UBND huyện Duy Tiên, tỉnh

Hà Nam Được sự quan tâm giúp đỡ của lãnh đạo, các nhân viên cơ quan và đặcbiệt hơn nữa là sự giúp đỡ, chỉ bảo nhiệt tình của cán bộ hướng dẫn; tôi đã họchỏi được rất nhiều điều thực tế bổ ích Qua đây tôi nhận thấy học hỏi ngoài môitrường thực tế đối với sinh viên trong trường nói chung và đối với sinh viênngành QTVP nói riêng là rất cần thiết

Nhà trường đã tạo điều kiện cho chúng tôi ra ngoài nắm bắt môi trườnglàm việc thực tế để chúng tôi nhận thấy rằng việc học lý thuyết ở trường là chưa

đủ, chúng tôi cần tích cực học hỏi và trau dồi kiến thức từ môi trường bên ngoàimới có được những kinh nghiệm bổ ích phục vụ cho công việc sau này củamình

Qua đây tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới văn phòng UBND huyệnDuy Tiên cùng các cô, chú, anh, chị trong văn phòng đã giúp đỡ tôi rất nhiềutrong quá trình khảo sát tại cơ quan Đồng thời tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tớitrường Đại học Nội Vụ nói chung và khoa Quản trị văn phòng nói riêng và đặcbiệt là 02 giảng viên hướng dẫn ThS Nguyễn Hữu Danh và ThS Nguyễn ĐăngViệt đã tạo mọi điều kiện cho chúng tôi tiếp xúc với môi trường thực tế

Một lần nữa tôi xin chân thành cảm ơn!

Duy Tiên, ngày 17 tháng 02 năm 2017

LỜI CAM ĐOAN

Tôi cam đoan đây là đề tài nghiên cứu của tôi, những kết quả và các thôngtin được thực hiện tại VP UBND huyện Duy Tiên, không sao chép bất kỳ nguồnnào khác Tôi hoàn toàn chịu trách nhiệm trước nhà trường về sự cam đoan này Mặc dù đã nhận thức được tầm quan trọng công tác nghiệp vụ của mộtnhà Quản trị văn phòng nhưng do trình độ, tầm nhìn còn hạn chế, kinh nghiệmchưa có nên bài nghiên cứu của tôi không tránh khỏi những thiếu sót và hạnchế

Vì vậy tôi kính mong nhận được sự quan tâm, đóng góp ý kiến của cácanh chị trong cơ quan VP UBND huyện Duy Tiên và các giảng viên trongtrường để bài tâp lớn của tôi được hoàn chỉnh hơn

Xin chân thành cảm ơn !

- Hội đồng nhân dân và ủy ban nhân dân

- Hội đồng nhân dân

- Ủy ban nhân dân

- Tài chính- Kế hoạch

- Phát triển nông thôn

- Tài nguyên và môi trường

- Cụm công nghiệp

- Giải phóng mặt bằng

- Lao động thương binh và Xã hội

- Văn hóa- Thông tin

- Ủy ban nhân dân thị trấn

- Văn thư – Lưu trữ

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu đề tài 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

4 Nguồn tài liệu tham khảo 2

5 Lịch sử nghiên cứu 3

6 Phương pháp nghiên cứu 3

7 Bố cục của đề tài 4

Chương I: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG UBND HUYỆN DUY TIÊN 5

1.1 Khái quát về cơ quan UBND huyện Duy Tiên 5

1.1.1 Lịch sử hình thành cơ quan 5

1.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy và nhân sự của cơ quan 5

1.1.3 Chức năng , nhiệm vụ , quyền hạn của cơ quan 7

1.2 Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng HĐND & UBND huyện Duy Tiên 8

1.2.1 Tổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND huyện Duy Tiên .9 TIỂU KẾT 11

CHƯƠNG II: TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 12

2.1 Cơ sở lý luận về công tác văn thư – lưu trữ 12

2.1.1 Khái niệm công tác văn thư – lưu trữ 12

2.1.2 Vai trò công tác văn thư lưu trữ 12

2.1.3 Ý nghĩa công tác văn thư – lưu trữ 13

2.1.4 Nội dung công tác văn thư lưu trữ 14

2.2 Trách nhiệm tổ chức thiết lập bộ máy văn thư – lưu trữ 15

2.2.1 Trách nhiệm của thủ trưởng cơ quan 15

2.2.2 Trách nhiệm của chánh văn phòng 16

2.3 Trách nhiệm tuyển chọn các bộ phận văn thư – lưu trữ 16

2.4.Trách nhiệm tổ chức xây dựng các văn bản của cơ quan về công tác văn thuư – lưu trữ 20

2.5 Trách nhiệm tổ chức hưỡng dẫn nghiệp vụ , kiểm tra đánh giá về văn thư – lưu trữ 21

2.5.1 Về công tác hướng dẫn nghiệp vụ 21

2.5.2 Công tác kiểm tra đánh giá về văn thư – lưu trữ 22

TIỂU KẾT 23

CHƯƠNG III: CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG LÃNH ĐẠO CỦA VĂN PHÒNG 24

3.1 Nhận xét và đánh giá 24

3.1.1 Ưu điểm 24

3.1.2 Hạn chế 26

3.2 Nguyên nhân 27

3.3 Một số giaỉ pháp nâng cao trách nhiệm lãnh đạo văn phòng 27

3.3.1 Nâng cao nhận thức của lãnh đạo 27

3.3.2 Xây dựng và ban hành các văn bản liên quan tới công tác Văn thư 28

3.3.3 Quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ làm Văn thư 28

3.3.4 Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư – lưu trữ 29

3.3.5 Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác Văn thư 30

3.4 Một số đề xuất kiến nghị 30

TIỂU KẾT 31

KẾT LUẬN 33 PHỤ LỤC

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Ngày nay với sự phát triển của khoa học kỹ thuật công nghệ tiên tiến vàhiện đại cùng với sự hội nhập của nước ta trong thời đại kinh tế mở của như hiệnnay thì vấn đề giáo dục và đào tạo tại các cơ sở giáo dục trên cả nước cần phảiđổi mới và hội nhập Trước đây theo cách giáo dục đào tạo truyền thống thì cảngười dạy và người học thường coi trọng lý thuyết hơn là thực hành Nhưngtrong thời gian gần cho thấy việc chỉ học lý thuyết không thôi mà không áp dụngcho người học được học thực hành thì chất lượng đầu ra là không đảm bảo

Trong khi hiện nay văn thư - lưu trữ là bộ phận không thể thiếu trong bất

kì cơ quan tổ chức nào, hoạt động của bộ phận văn thư – lưu trữ đóng góp mộtvai trò quan trọng trong hoạt động hàng ngày của các cơ quan tổ chức, mọi mốiliên hệ khi đến cơ quan đều tập trung ở phòng văn thư – lưu trữ Bộ phận vănthư – lưu trữ giúp giải quyết các công việc và ảnh hưởng trực tiếp đến việc giảiquyết công việc hằng ngày cũng như chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi

cơ quan, tổ chức

Công tác văn thư – lưu trữ có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong việc thựchiện chức năng quản lí nhà nước của các cơ quan và của các doanh nghiệp tổchức Công tác văn thư – lưu trữ đảm bảo cho công việc được giải quyết nhanhchóng, chính xác, đạt năng xuất chất lượng, theo đúng chủ chương, đường lối,chính sách, nguyên tắc, chế độ ,giúp cho việc giữ gìn bí mật nội bộ, giữ gìn hồ

sơ tài liệu cần thiết, có giá trị phục vụ cho việc tra cứu, giải quyết công việctrước mắt cũng như lâu dài và nộp vào lưu trữ để nghiên cứu và sử dụng tài liệu

Nên trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức, văn thư– lưu trữ rất quan trọng Vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của cơ quanquản lý điều hành công việc, việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởngtrực tiếp tới giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạtđộng của mỗi cơ quan, tổ chức

Với những kiến thức đã được trang bị cho bản thân trên ghế nhà trườngcùng với khoảng thời gian được khảo sát tại VP UBND huyện Duy Tiên, tôi đã

có cơ hội để tìm hiểu về công tác tổ chức văn thư – lưu trữ cũng như tráchnhiệm của lãnh đạo đối với công tác này Vì vậy, tôi đã quyết định lựa chọn

chuyên đề: “Khảo sát đánh giá trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ cho văn phòng UBND huyện Duy Tiên” làm đề tài nghiên cứu trong báo cáo của tôi.

Trong quá trình khảo sát tại Quý cơ quan, dưới sự hướng dẫn và chỉ bảonhiệt tình của nhân viên hướng dẫn nghiệp vụ, tôi đã được tiếp xúc với nhữngcông việc thực tế, củng cố, trau dồi kiến thức và tiếp thu những kinh nghiệm vềnghiệp vụ văn phòng, cũng như tìm ra những điều còn hạn chế cần khắc phụccủa một nhà quản trị văn phòng trong tương lai Đây là thời gian để tôi học hỏithực tế và tạo cho mình những bước đi ban đầu phục vụ cho công việc sau này

2 Mục tiêu nghiên cứu đề tài:

Trình bày, đánh giá thực trạng và tình hình tổ chức công tác Văn thư –Lưu trữ tại VP UBND huyện Duy Tiên, đồng thời đưa ra những giải pháp tối ưunhằm thúc đẩy công tác Văn thư tại VP UBND huyện Duy Tiên được hiệu quảhơn

- Trách nhiệm của lãnh đạo trong tổ chức công tác văn thư – lưu trữ tại cơquan nhằm nâng cao chất lượng hoạt động của cơ quan ngày một phát triển hơn

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Tổ chức công tác văn thư – Lưu trữ

Phạm vi nghiên cứu: Tổ chức công tác văn thư - lưu trữ tại Văn phòng

UBND huyện Duy Tiên

4 Nguồn tài liệu tham khảo

- Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ

về Công tác văn thư;

- Kế hoạch công tác văn thư lưu trữ của cơ quan qua nhiều năm;

- Cùng các văn bản quy phạm pháp luật, hướng dẫn nghiệp vụ khác của

Bộ Nội vụ, các Sở ban ngành có liên quan

- Tạp chí Văn thư – Lưu trữ trường Đại học Nội Vụ Hà Nội;

- Tạp chí Nội Vụ…

- Cuốn sách “ Lý luận và phương pháp công tác văn thư” Tác giả VươngĐình Quyền.

- “Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ VIệt Nam” của PGS-TSDương Văn Khảm với ý nghĩa giải thích trực tiếp các quy trình về nghiệp vụ vănthư lưu trữ tại Việt Nam;

- Công văn số 46/VTLTNN-NVTW ngày 21 tháng 01 năm 2014 củaCụcVăn thư và Lưu trữ nhà nước hướng dẫn phương hướng, nhiện vụ công tácvăn thư,lưu trữ năm 2015 của cơ quan, tổ chức trung ương( 21/01/12015);

Những tài liệu trên là những gợi ý quý báu có giá trị tham khảo, kế thừa

và giúp tôi tiến hành nghiên cứu Đề tài “Khảo sát đánh giá trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ cho văn phòng UBND huyện Duy Tiên”

6 Phương pháp nghiên cứu

Để hoàn thành đề tài khoa học này tôi đã sử dụng một số phương phápnhư:

- Phương pháp thống kê: Nhằm thống kê các số liệu liên quan đến báo cáothống kê về công tác văn thư – lưu trữ tại VP UBND huyện Duy Tiên, tỉnh HàNam

- Phương pháp phân tích và tổng hợp: Là phương pháp được tôi vận dụngtrong suốt quá trình thực hiện đề tài

- Phương pháp điều tra, khảo sát, trao đổi trực tiếp với lãnh đạo, nhân viêntại công ty Với phương pháp này các số liệu, nhận xét được đưa ra trong đề tài

có tính thực tiễn hơn

Chương I: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG

CỦA VĂN PHÒNG UBND HUYỆN DUY TIÊN

1.1 Khái quát về cơ quan VP UBND huyện Duy Tiên

1.1.1 Lịch sử hình thành cơ quan

Duy Tiên là một huyện nằm ở phía Bắc của tỉnh Hà Nam, là cửa ngõ phíaNam thủ đô Hà Nội, có diện tích tự nhiên là 13.765,80 ha chiếm 16,01% diệntích tự nhiên của tỉnh Hà Nam,gồm 19 xã và 2 thị trấn Vị trí địa lí được xácđịnh như sau:

- Phía Bắc giáp huyện Phú Xuyên, thành phố Hà Nội

- Phía Đông giáp huyện Lí Nhân

- Phía Nam giáp thành phố Phủ Lí, huyện Thanh Liêm và huyện Bình Lục

- Phía Tây giáp huyện Kim Bảng

- Dân số của huyện khoảng 133.123 người

=>Với vị trí địa lý cùng điều kiện địa hình tương đối bằng phẳng, đất đaimàu mỡ là điều kiện thuận lợi để huyện Duy Tiên trở thành một huyện trọngđiểm phát triển cả về công nghiệp và nông nghiệp

VP UBND huyện Duy Tiên là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phươngđược bầu lên bởi HĐND huyện, chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Phápluật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của HĐNDhuyện

UBND huyện có trụ sở chính tại thị trấn Hòa mạc, là trung tâm của huyệnDuy Tiên, là nơi làm việc của hơn 100 cán bộ công chức nhà nước và là nơi tiếpđón giải quyết các vấn đề của nhân dân đồng thời tổ chức chỉ đạo, thực hiệnchính sách, pháp luật của Đảng và Nhà nước

Từ khi được thành lập đến nay, VP UBND huyện đã trở thành bộ máyhoạt động có hiệu quả, đem lại lợi ích to lớn cho nhân dân và Nhà Nước

1.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy và nhân sự của cơ quan

1.1.2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy

 Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của VP UBND huyện Duy Tiên (xem phụ lục I)

Căn cứ Nghị định số 14/2008/NĐ – CP ban hành ngày 04/02/2008 củaChính Phủ tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện ,quận,thị

- Sự nghiệp Văn hóa- Thông tin

- Ban quản lí khu công nghiệp Hòa Phát

1.1.2.2 Cơ cấu nhân sự

 Sơ đồ cơ cấu tổ chức nhân sự (- xem phụ lục II)

- Tổng số cán bộ, công chức, nhân viên của UBND huyện Duy Tiên là

598 người với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và chuyên môn nghiệp vụ khácnhau

- Bộ máy lãnh đạo gồm: 1 Chủ tịch, 3 Phó Chủ tịch, 5 Ủy viên và phụtrách lãnh đạo, điều hành các phòng ban chuyên môn là các trưởng phòng

1.1.3 Chức năng , nhiệm vụ , quyền hạn của cơ quan

1.1.3.1 Chức năng

- UBND huyện Duy Tiên là cơ quan Hành chính Nhà nước ở địa phương

và là cơ quan chấp hành của HĐND huyện, do HĐND huyện bầu ra, chịu sựgiám sát, tín nhiệm của HĐND huyện, cơ quan nhà nước cấp trên.UBND huyện có những chức năng cơ bản sau: Quản lý mọi mặt, mọi lĩnh vựccủa đời sống xã hội ở địa phương; cung cấp các dịch vụ công; chăm lo bảo vệlợi ích chính đáng củ nhân dân , vận động nhân dân tham gia quản lí nhà nước

và thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nước…

1.1.3.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Duy Tiên

UBND huyện Duy Tiên thực hiện nhiệm vụ và có các quyền hạn trên cáclĩnh vực sau:

- Trên lĩnh vực kinh tài chính: Xây dựng kế hoạch phát triển kinh

tế-xã hội hàng năm, lập dự toán ngân sách, dự toán thu chi ngân sách ở địaphương, phê chuẩn kế hoạch phát triển kinh tế- xã hội của xã, thị trấn

- Trên lĩnh vực Nông- Lâm- Ngư nghiệp, thủy lợi và đất đai: Lập quyhoạch, kế hoạch sử dụng đất ở địa phương, chỉ đạo các xã, thị trấn thực hiện cácbiện pháp chuyển dịch cơ cấu kinh tế nông nghiệp nông thôn, xây dựng quyhoạch thủy lợi, tổ chức bảo vệ đê điều, cống đập để giảm thiểu các thiệt hại docác thiên tai mang đến

- Trên lĩnh vực Công nghiệp, Tiểu thủ Công nghiệp: Xây dựng, pháttriển và quản lý các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch vụ ở các xã,thị trấn; tổ chức và phát triển các làng nghề truyền thống, sản phẩm có giá trịtiêu dùng và xuất khẩu

- Trên lĩnh vực Giao thông vận tải: Tổ chức lập, trình duyệt kế hoạch pháttriển mạng lưới giao thông đường vận tải thuỷ, bộ trên địa bàn huyện, quản lýviệc xây dựng, cấp phép xây dựng và kiểm tra việc thực hiện pháp luật trong xâydựng

- Trên lĩnh vực Thương mại và du lịch: Xây dựng và kiểm tra, phát triểnmạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn huyện.

- Trên lĩnh vực Khoa học- Công nghệ, Tài nguyên môi trường: Thực hiệncác biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học và công nghệ phục vụ đời sống nhândân địa phương, tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường, phòng chống, khắc phụchậu quả do thiên tai, bão lụt

- Trên lĩnh vực Quốc phòng: Tổ chức phong trào toàn dân tham gia xâydựng lực lượng vũ trang và quốc phòng toàn dân , tổ chức thực hiện chế độnghĩa vụ quân sự, thực hiện chính sách hậu phương và quân đội

-Trên lĩnh vực An ninh- trật tự , an toàn xã hội: Thực hiện nhiệm vụ giữ gì

an ninh, trật tự an toàn xã hội, thực hiện các biện pháp phòng ngừa và phòngchống tệ nạn xã hội ở địa phương, tuyên truyền và giáo dục, vận động nhân dântham gia bảo vệ an ninh trật tự, an toàn xã hội

- Trên lĩnh vực thực hiện các chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo: Tổchức, tuyên truyền giáo dục, phổ biến chính sách pháp luật về dân tộc và tôngiáo ở địa phương; kiểm tra, ngăn chặn mọi hành vi xâm phạm tín ngưỡng, tôngiáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng tôn giáo để làm trái với những quy định của phápluật, chính sách Nhà nước

- Trên lĩnh vực thi hành Pháp luật: Chỉ đạo công tác tuyên truyền giáodục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, các văn bản của cơ quan nhànước cấp trên và nghị quyết của HDND huyện, quy định xử phạt vi phạm hànhchính theo quy định của pháp luật

- Xây dựng chính quyền, quản lý Nhà nước đối với tổ chức kinh tế vàquản lý địa giới hành chính, tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đạibiểu HDND theo quy định của pháp luật, quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụquyền hạn cụ thể của từng cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện theo hướngdẫn của UBND tỉnh, quản lý hồ sơ, bản đồ địa giới hành chính của huyện

1.2 Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng HĐND & UBND huyện Duy Tiên.

Văn phòng là bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong công tác

lãnh đạo, quản lí, điều hành thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đảmbảo các điều kiện vật chất cần thiết cho bộ máy của HĐND và UBND huyệnhoạt động bình thường

Văn phòng có hai chức năng chính sau:

- Tham mưu tổng hợp

- Công tác hậu cần, đảm bảo các điều kiện về kĩ thuật, cơ sở vật chất cho

cơ quan hoạt động

1.2.1 Tổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND huyện Duy Tiên

1.2.1.1 Chức năng của Văn phòng HĐND và UBND huyện Duy Tiên

- Văn phòng HĐND và UBND huyện Duy Tiên là bộ máy giúp việc củaUBND và thường trực HĐND huyện Duy Tiên,có chức năng giúp UBND huyện

và thường trực HĐND quản lí tập trung thống nhất sự chỉ đạo điều hành mọimặt công tác của UBND huyện và thường trực HĐND huyện

- Văn phòng HĐND và UBND huyện Duy Tiên tổng hợp tình hình hoạtđộng của các ngành,các đơn vị,các xã ,thị trấn để làm báo có tuần, tháng,quý ,năm theo đơn vị

- Văn phòng HĐND và UBND huyện Duy Tiên giúp tổ chức các hoạtđộng của UBND và Chủ tịch UBND trong chỉ đạo, điều hành các hoạt độngchung của bộ máy hành chính nhà nước …

1.2.1.2 Nhiệm vụ ,quyền hạn của Văn phòng HĐND – UBND huyện Duy Tiên

- Tổ chức các hoạt động của UBND và Chủ tịch UBND trong chỉ đạo vàđiều hành các hoạt động chung của bộ máy hành chính Nhà nước

- Giúp Chủ tịch UBND huyện tổ chức việc điều hòa, phối hợp hoạt độngcủa các cơ quan chuyên môn cùng cấp, HĐND, UBND xã, thị trấn để thực hiệnchương trình, kế hoạch công tác của UBND, Chủ tịch UBND huyện

- Đảm bảo các điều kiện vật chất kĩ thuật cho hoạt động của HĐND vàUBND huyện

- Duy trì hoạt động thông suốt trang thông tin điện tử tổng hợp của Huyện

và mạng nội bộ phục vụ sự chỉ đạo điều hành của Thường trực HĐND, lãnh đạo

UBND huyện

- Hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ của cá nhân ,tổ chức trên tất cả các lĩnh vựcthuộc thẩm quyền giải quyết của Ủy ban nhân dân cấp huyện chuyển hồ sơ đếncác cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện giải quyết và nhậnkết quả để trả cho cá nhân tổ chức

- Tổ chức việc tiếp nhận công dân đến khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phảnánh tại trụ sở tiếp công dân của huyện

1.2.1.3 Hệ thống tổ chức bộ máy Văn phòng HĐND & UBND huyện Duy Tiên,

 Sơ đồ tuyển dụng nhân sự thuộc Văn phòng HĐND và UBND huyện Duy Tiên (xem phụ lục III)

 Tuyển chọn, tuyển dụng và bố trí sử dụng nhân lực của Văn phòng HĐND &UBND huyện Duy Tiên

Quá trình tuyển dụng lao động được tiến hành theo Pháp lệnh công chức

quy định.

Hiện nay Văn phòng HĐND &UBND huyện Duy Tiên có 19 cán bộnhân viên Trong đó có 17 cán bộ thuộc biên chế, 2 cán bộ hợp đồng Quan điểmtuyển dụng lao động của Văn phòng HĐND &UBND huyện là theo chỉ tiêu.Căn cứ vào chỉ tiêu tuyển dụng và yêu cầu của công việc bước đầu tiên là tuyểndụng theo hợp đồng ngắn hạn, sau đó cũng căn cứ vào chỉ tiêu lập hồ sơ thituyển công chức do Sở Nội vụ tổ chức

Quy trình tuyển dụng lao động của Văn phòng HĐND &UBND huyệnDuy Tiên luôn tuân thủ những quy định của pháp luật

TIỂU KẾT

Huyện Duy Tiên thuộc tỉnh Hà Nam là cửa ngõ của thủ đô Hà Nội và vớidiện tích không lớn nhưng Hà Nam dần dần khẳng đinh mình với sự phát triểncủa tỉnh nói chung và với huyện Duy Tiên nói riêng

Để có sự lớn mạnh và phát triển như ngày hôm này thì không thể bỏ quađược bộ phận văn phòng của huyện , bộ phận văn phòng như là cánh tay phảiđắc lực hỗ trợ giúp đỡ cho UBND

Nhờ có sự chỉ đao đúng đắn của lãnh đạo cũng như của chánh văn phòngtrong công tác văn thư – lưu trữ nên bộ máy văn phòng được hoạt động mộtcách suôn sẻ và nhanh chóng điều đó càng làm thúc đẩy sự phát triển của cơquan hơn thể hiện qua các bao cáo sự phát triển cuả huyện qua các năm gần đây

CHƯƠNG II : TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ,

LƯU TRỮ 2.1 Cơ sở lý luận về công tác văn thư – lưu trữ

2.1.1 Khái niệm công tác văn thư – lưu trữ

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thong tin bằng văn bản, phục vụcho lãnh đao, chỉ đạo quan lý, điều hành các công việc của cơ quan Đảng, cơquan Nhà nước, tổ chức kinh tế , tổ chức chính trị - xã hội, đơn vị vũ trang nhândân

Lưu trữ là giữ lại những văn bản, hồ sơ của cơ quan của cá nhân để làmbằng chứng và tra cứu khi cần thiết Tài liệu lưu trữ gồm: tài liệu về quản lýhành chính, tài liệu kỹ thuật, các tài liệu vềphim ảnh, ghi âm, tài liệu về văn họcnghệ thuật, về chuyên môn, tài liệu về cá nhân, gia đình, dòng họ

2.1.2 Vai trò công tác văn thư lưu trữ

Có thể khẳng định, công tác văn thư, lưu trữ có vai trò rất quan trọng đốivới tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội

- Từ các cơ quan cấp quốc gia, đến mỗi cơ quan, đơn vị, doanh nghiệptrong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những vănbản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết Việcsoạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn vàphát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn Do đó, khi các cơ quan,

tổ chức, doanh nghiệp được thành lập, công tác văn thư, lưu trữ sẽ tất yếu đượchình thành vì đó là "huyết mạch" trọng hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịpthời cho việc lãnh đạo, quản lý, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việchằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức,doanh nghiệp

- Theo s phát tri n c a khoa h c kỹ thu t, ng d ng m nh mẽự phát triển của khoa học kỹ thuật, ứng dụng mạnh mẽ ển của khoa học kỹ thuật, ứng dụng mạnh mẽ ủa khoa học kỹ thuật, ứng dụng mạnh mẽ ọc kỹ thuật, ứng dụng mạnh mẽ ật, ứng dụng mạnh mẽ ứng dụng mạnh mẽ ụng mạnh mẽ ạnh mẽcông ngh thông tin,ệ thông tin, có thển của khoa học kỹ thuật, ứng dụng mạnh mẽ nh ng văn b n đi n t sẽ đững văn bản điện tử sẽ được lưu hành, ản điện tử sẽ được lưu hành, ệ thông tin, ử sẽ được lưu hành, ược lưu hành, ưc l u hành,

nh ng văn phòng không gi y sẽ hình thành… vàững văn bản điện tử sẽ được lưu hành, ấy sẽ hình thành… và công vi c t i b ph n vănệ thông tin, ạnh mẽ ộ phận văn ật, ứng dụng mạnh mẽ

th , l u tr sẽ gi m t i nh ng không vì th mà nh ng ngư ư ững văn bản điện tử sẽ được lưu hành, ản điện tử sẽ được lưu hành, ản điện tử sẽ được lưu hành, ư ế mà những người làm văn thư, ững văn bản điện tử sẽ được lưu hành, ười làm văn thư,i làm văn th ,ư

l u tr sẽ m t đi vai trò, v trí trong m i c quan, t ch c vì t t c các vănư ững văn bản điện tử sẽ được lưu hành, ấy sẽ hình thành… và ị trí trong mỗi cơ quan, tổ chức vì tất cả các văn ỗi cơ quan, tổ chức vì tất cả các văn ơ quan, tổ chức vì tất cả các văn ổ chức vì tất cả các văn ứng dụng mạnh mẽ ấy sẽ hình thành… và ản điện tử sẽ được lưu hành,

b n đi, đ n dản điện tử sẽ được lưu hành, ế mà những người làm văn thư, ưới hình thức nào cũng phải tập trung về một đầu mối là bội hình th c nào cũng ph i t p trung v m t đ u m i là bứng dụng mạnh mẽ ản điện tử sẽ được lưu hành, ật, ứng dụng mạnh mẽ ề một đầu mối là bộ ộ phận văn ầu mối là bộ ối là bộ ộ phận văn

ph n văn th ; tài li u l u tr gi y hay tài li u đi n t đ u đật, ứng dụng mạnh mẽ ư ệ thông tin, ư ững văn bản điện tử sẽ được lưu hành, ấy sẽ hình thành… và ệ thông tin, ệ thông tin, ử sẽ được lưu hành, ề một đầu mối là bộ ược lưu hành,c qu n lýản điện tử sẽ được lưu hành,

th ng nh t b i b ph n l u tr ối là bộ ấy sẽ hình thành… và ởi bộ phận lưu trữ ộ phận văn ật, ứng dụng mạnh mẽ ư ững văn bản điện tử sẽ được lưu hành,

- Mặc dù công tác văn thư, lưu trữ đã có từ rất lâu, song một vài năm trởlại đây, không ít người coi đó chỉ là công việc sự vụ, giấy tờ đơn thuần củanhững người làm văn thư, lưu trữ nên chưa có những quan tâm, chú trọng, đầu

tư xứng đáng Đây là suy nghĩ, là quan niệm chưa đúng khi đánh giá về công tácvăn thư, lưu trữ, cần phải được nhìn nhận lại

- Công tác văn thư, lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu trong hoạtđộng của mỗi cơ quan, tổ chức Đó là công việc của cả tập thể chứ không riêngmột cá nhân nào Để đưa công tác này đi vào nề nếp và đạt được những bướctiến dài, rất cần sự thay đổi nhận thức của không ít người, đặc biệt là cấp lãnhđạo các cơ quan, tổ chức Bên cạnh đó, cần có một đội ngũ cán bộ được đào tạotốt về chuyên môn, nghiệp vụ, một sự chỉ đạo nhất quán trong hoạt động của các

cơ quan nhà nước và của các cơ quan chức năng chuyên ngành Đừng vì nhữngnhận thức chưa đúng mà xem nhẹ công tác này và phủ nhận đóng góp của độingũ những người làm văn thư, lưu trữ - những con người hy sinh thầm lặng

2.1.3 Ý nghĩa công tác văn thư – lưu trữ

- Công tác văn thư – lưu trữ bảo đảm cung cấp kịp thời đầy đủ, chínhxác những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơquan, đơn vị nói chung Công tác quản lý Nhà nước đòi hỏi phải có đủ thông tincần thiết Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau,trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản

Về mặt nội dung công việc có thể sắp xếp công tác văn thư vào hoạt động bảođảm thông tin cho công tác quản lý Nhà nước mà văn bản chính là phương tiệnchứa đựng, truyền đạt, phổ biến những thông tin mang tính pháp lý

- Làm tốt công tác văn thư – lưu trữ sẽ góp phần giải quyết công việc của

cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách,

đúng chế độ, giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước; hạn chế được bệnhquan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản của Nhànước để làm những việc trái pháp luật.

- Công tác văn thư - lưu trữ bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọihoạt động của cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệmkhác nhau trong cơ quan Nếu trong quá trình hoạt động của cơ quan, các vănbản giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ánh chân thực các hoạtđộng của cơ quan thì khi cần thiết, các văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứngminh cho hoạt động của cơ quan một cách chân thực

- Công tác văn thư - lưu trữ bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạođiều kiện làm tốt công tác lưu trữ Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên cho tàiliệu lưu trữ quốc gia là các hồ sơ, tài liệu có giá trị trong hoạt động của các cơquan được giao nộp vào lưu trữ cơ quan Trong quá trình hoạt động của mình,các cơ quan cần tổ chức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ Hồ

sơ lập càng hoàn chỉnh, văn bản giữ càng đầy đủ bao nhiêu thì chất lượng tàiliệu lưu trữ càng được tăng lên bấy nhiêu; đồng thời, công tác lưu trữ có điềukiện thuận lợi để triển khai các mặt nghiệp vụ Ngược lại, nếu chất lượng hồ sơlập không tốt, văn bản giữ lại không đầy đủ thì chất lượng hồ sơ tài liệu nộp vàolưu trữ không đảm bảo, gây khó khăn cho lưu trữ trong việc tiến hành các hoạtđộng nghiệp vụ, làm cho tài liệu phòng Lưu trữ Quốc gia không được hoànchỉnh

2.1.4 Nội dung công tác văn thư lưu trữ

Công tác văn thư lưu trữ bao gồm những nội dung dưới đây:

- Soạn thảo và ban hành văn bản

 Quản lý văn bản đi

 Quản lý và giải quyết văn bản đến

 Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

- Quản lý và sử dụng con dấu

 Các loại con dấu

 Bảo quản con dấu

 Sử dụng con dấu

2.2 Trách nhiệm tổ chức thiết lập bộ máy văn thư – lưu trữ

2.2.1 Trách nhiệm của thủ trưởng cơ quan

 Trách nhiệm chung

- Thủ trưởng cơ quan chịu trachs nhiệm quản lý công tác văn thư trongphạm vi cơ quan mình và chỉ đạo nghiệp vụ công tác văn thư ở các cơ quan cấpdưới và các đơn vị trực thuộc

- Công tác văn thư của cơ quan làm tốt hay không tốt trước hêts thuộctrách nhiệm của thủ trưởng cơ quan

- Để thực hiện nhiệm vụ này, thủ trưởng cơ quan có thể giao cho Chánhvăn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính tổ chức quản lý công tác văn thưtrong phạm vi trách nhiệm của mình

kí thừa lệnh những văn bản có nội dụng không quan trọng