MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CHŨ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 1, Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu. 1 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu. 2 4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2 5. Phương pháp nghiên cứu 2 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 3 7. Cấu trúc của đề tài 3 CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA UBND PHƯỜNG TÂN QUANG 4 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND phường Tân Quang 4 1.1.1. Lịch sử hình thành 4 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND phường Tân Quang 5 1.1.3. Cơ cấu tổ chức của UBND phường Tân Quang 6 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận Văn thư – Lưu trữ thuộc UBND phường Tân Quang 7 1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận Văn thư – Lưu trữ thuộc UBND phường Tân Quang 7 1.2.2. Cơ cấu tổ chức của bộ phận Văn thư – Lưu trữ thuộc UBND phưởng Tân Quang 8 CHƯƠNG 2: TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG TRONG TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI UBND PHƯỜNG TÂN QUANG 10 2.1. Trách nhiệm tổ chức, thiết lập bộ phận văn thư – lưu trữ 10 2.2. Trách nhiệm tuyển chọn cán bộ văn thư – lưu trữ 11 2.1.1. Căn cứ tuyển chọn 11 2.2.2. Quy trình tuyển chọn 12 2.3. Trách nhiệm tổ chức xây dựng các văn bản của cơ quan về văn thư – lưu trữ 13 2.3.1. Về quy chế công tác văn thư, lưu trữ 13 2.3.2. Về các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ 14 2.4. Trách nhiệm tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, đánh giá về văn thư lưu trữ 15 2.4.1. Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong tổ chức, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư – lưu trữ 15 2.4.2. Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong kiểm tra, đánh giá về công tác văn thư – lưu trữ 16 2.5. Đào tạo, bồi dưỡng về công tác văn thư – lưu trữ 17 CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ VÀ ĐƯA RA GIẢI PHÁP NÂNG CAO TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI UBND PHƯỜNG TÂN QUANG 19 3.1. Nhận xét, đánh giá trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong tổ chức, quản lý công tác văn thư – lưu trữ tại UBND phường Tân Quang. 19 3.1.1. Ưu điểm 19 3.1.2. Hạn chế 20 3.1.3. Nguyên nhân của những hạn chế 21 3.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong tổ chức, quản lý công tác văn thư – lưu trữ tại UBND phường Tân Quang. 22 3.2.1. Đối với lãnh đạo văn phòng UBND Phường Tân Quang 22 3.2.2.. Đối với lãnh đạo UBND phường Tân Quang 23 3.2.2. Đối với công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại UBND phường Tân Quang 23 KẾT LUẬN 25 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 26 PHỤ LỤC
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan công trình nghiên cứu tơi thực để phục vụ cho trình học tập Những kết số liệu thực UBND phường Tân Quang, khơng chép cơng trình nghiên cứu người khác Tơi hồn tồn chịu trách nhiệm trước cô giáo nhà trường cam đoan Hà Nội, ngày 03 tháng 12 năm 2016 DANH MỤC CHŨ VIẾT TẮT STT Tên viết tắt Tên cụm từ viết tắt 01 HĐND Hội đồng nhân dân 02 UBND Uỷ ban nhân dân MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CHŨ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1, Lý chọn đề tài Trong việc tổ chức hoạt động tất quan hành nhà nước hay doanh nghiệp Bộ phận văn phòng ln phận đảm bảo cho hoạt động quan diễn cách có hệ thống, giúp ta có nhìn tổng quan chi tiết trình thực cơng việc quan Vì vậy, khơng thể phủ nhận vai trò nhà quản trị văn phòng quan, tổ chức Là phận có vai trò quan trọng nên đòi hỏi người lãnh đạo văn phòng người mang tinh thần trách nhiệm cao, nắm vững kỹ tổ chức cơng việc văn phòng quan đó, kỹ quan trọng kỹ tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ quan Tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ quan là trách nhiệm lãnh đạo văn phòng tổ chức, thiết lập phận văn thư, lưu trữ; tuyển chọn cán văn thư, lưu trữ; tổ chức xây dựng văn quan tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, đánh giá công tác văn thư, lưu trữ Là sinh viên thuộc chuyên ngành Quản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội, sau đào tạo lý luận kỹ nhà quản trị văn phòng, tơi nhận thấy kỹ tổ chức quản lý công tác văn thư – lưu trữ nhà quản trị văn phòng kỹ vơ quan trọng Qua q trình khảo sát UBND phường Tân Quang, tỉnh Tuyên Quang để phục vụ cho trình học tập học phần “Kỹ tổ chức kiểm tra quản trị văn phòng” Ths Lâm Thu Hằng giảng dạy, sở lý luận áp dụng vào thực tiễn, lựa chọn đề tài “Khảo sát, đánh giá trách nhiệm lãnh đạo văn phòng tổ chức, quản lý cơng tác văn thư - lưu trữ UBND phường Tân Quang” để làm thi kết thúc học phần “Kỹ tổ chức kiểm tra quản trị văn phòng” Lịch sử nghiên cứu Tại UBND phường Tân Quang, việc khảo sát vấn đề trách nhiệm lãnh đạo văn phòng tổ chức, quản lý cơng tác văn thư, lưu trữ số cá nhân sinh viên chuyên nghành văn thư, lưu trữ số trường Đại học, Cao đẳng thực hiện, khái quát sơ qua, chưa sâu vào vấn đề để xem xét giải Qua trình tìm hiểu lịch sử nghiên cứu vấn đề này, chưa có viết khảo sát khách quan chi tiết đưa ý kiến, đề xuất cho quan trách nhiện lãnh đạo văn phòng cơng tqacs tổ chức quản lý văn thư, lưu trữ Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Trách nhiệm lãnh đạo văn phòng tổ chức, quản lý cơng tác văn thư - lưu trữ UBND phường Tân Quang, Tp.Tuyên Quang, Tỉnh Tuyên Quang - Phạm vi nghiên cứu: Bài nghiên cứu sử dụng văn bản, giấy tờ, tình hình thực tế phạm vi UBND phường Tân Quang từ năm 2015 đến Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu - Mục đích nghiên cứu: Tìm hiểu thực tiễn trách nhiệm lãnh đạo văn phòng cơng tác tổ chức, quản lý cơng tác văn thư – lưu trữ Từ thực tế viết tiểu luận phục vụ học tập môn chuyên ngành - Nhiệm vụ nghiên cứu: + Tìm hiểu trách nhiệm lãnh đạo văn phòng tổ chức quản lý công tác văn thư – lưu trữ UBND phường Tân Quang + Đánh giá thực tiễn trách nhiệm lãnh đạo quan công tác + Đưa số đề xuất nhằm góp phần nâng cao trách nhiệm lãnh đạo văn phòng UBND phường Tân Quang tổ chức, quản lý công tác văn thư – lưu trữ Phương pháp nghiên cứu Để đánh giá chất trách nhiệm lãnh đạo văn phòng cơng tác tổ chứ, quản lý công tác văn thư – lưu trữ, sử dụng số phương pháp nghiên cứu như: + Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Để lấy thơng tin đầy đủ, xác tơi sử dụng phương pháp để khai thác kế thừa thơng tin có từ trước + Phương pháp phân tích, tổng hợp: Dựa thơng tin có, xun suốt q trình khảo sát đánh giá, sử dụng phương pháp để chọn lọc đúc kết thông tin + Phương pháp khảo sát thực tế, vấn: Để lấy thông tin trực tiếp, xác phục vụ q trình nghiên cứu Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài - Về lý luận: Hiểu rõ trách nhiệm người lãnh đạo văn phòng cơng tác tổ chức quản lý công tác văn thư – lưu trữ - Về thực tiễn, đánh giá cách khách quan, từ đưa giải pháp giúp nâng cao trách nhiệm lãnh đạo vă phòng cơng tác tổ chức, quản lý công tác văn thư – lưu trữ UBND phường Tân Quang Cấu trúc đề tài Chương 1: Khái quát tổ chức hoạt động UBND phường Tân Quang; Chương 2: Trách nhiệm lãnh đạo văn phòng tổ chức, quản lý công tác văn thư – lưu trữ UBND phường Tân Quang; Chương 3: Nhận xét, đánh giá đưa giải pháp nâng cao trách nhiệm lãnh đạo văn phòng tổ chức, quản lý cơng tác văn thư – lưu trữ UBND phường Tân Quang CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA UBND PHƯỜNG TÂN QUANG Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức UBND phường Tân Quang Lịch sử hình thành UBND Phường Tân Quang trung tâm trị, kinh tế, văn hóa, thành phố, phường hình thành sở khu phố Quang Trung, Tam Cờ Xã Tắc, Lê Lợi, đời từ năm 40 kỷ XX Trong suốt chặng đường 75 năm (1940 – 2015) hình thành phát triển Tân Quang gắn liền với lịch sử phát triển Thành phố nói riêng tỉnh nói chung Phường Nghĩa có vị trí địa lý sau: phía Bắc giáp Phường Minh Xuân; phía Nam giáp Phường Hưng Thành; Phía Tây giáp Phường Nơng Tiến,; Phía Đơng giáp Phường Phan Thiết Tổng diện tích phường 234,26ha đất nơng nghiệp là: 8,07ha Trên địa bàn có số tuyến đường giao thông quan trọng: Đường Âu Cơ, đường Trường Trinh… Trước kinh tế phường chủ yếu buôn bán nhỏ lẻ, năm gần kinh tế dịch vụ phát triển mạnh theo hướng dịch vụ hoá, tiêu dùng, xuất số tổ chức kinh tế tập thể tư nhân hình thức góp vốn Chính trị ổn định, tồn Phường có 1300 đảng viên sinh hoạt theo chi địa bàn dân cư, thống theo tổ chức hệ thống trị sở Đại đa số cán Đảng viên nhân dân tin tưởng vào lãnh đạo Đảng, chấp hành tốt chủ trương sách Đảng, pháp luật nhà nước, tích cực tham gia vào xây dựng phát triển Trên địa bàn Phường có 3.568 hộ với 21.536 nhân chia thành 36 tổ dân phố Mật độ trung bình khoảng 2.500 người/km Cơ cấu dân cư đa dạng số lao động nông nghiệp chiếm tỉ lệ 40% Những năm gần số dân tăng nhanh thành phần dân cư cán bộ, công chức, viên chức lực lượng vũ trang tăng nhanh Trình độ dân trí có nhiều cải thiện phát triển so với năm gần Chất lượng giáo dục ngày nâng cao, 2/3 trường học đạt tiêu chuẩn quốc gia (mầm non tiểu học), tỉ lệ học sinh giỏi tăng, số người có trình độ đại học, đại học tăng, số người thất học chiếm tỉ lệ khơng đáng kể Đã hồn thành phổ cập giáo dục phổ thơng Các hoạt động văn hóa xã hội ngày phát triển vào chiều sâu, số hoạt động trở thành nếp hoạt động đền ơn đáp nghĩa, chăm sóc trẻ em… Nhìn chung Phường Tân Quang có vị trí địa lý thuận lợi, kinh tế ổn định có bước phát triển, đời sống sinh hoạt nhân dân cải thiện rõ rệt chất lượng ngày nâng lên 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND phường Tân Quang UBND phường Tân Quang quan chấp hành HĐND tỉnh Tuyên Quang có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn sau: UBND Phường Tân Quang làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, phát huy vai trò tập thể đề cao trách nhiệm cá nhân tinh thần chủ động sáng tạo chủ tịch phó chủ tịch UB việc giao cho người phụ trách chịu trách nhiệm cá nhân lĩnh vực phân công Chấp hành đạo điều hành quan Nhà nước cấp lãnh đạo Đảng uỷ, giám sát HĐND cấp phường phối hợp chặt chẽ UBND phường với Mặt trận Tổ quốc đoàn thể cấp trình triển khai thực nhiệm vụ Giải công việc công dân tổ chức pháp luật, thẩm quyền phạm vi trách nhiệm đảm bảo công khai, minh bạch, kịp thời có hiệu quả, theo trình tự luật định Cán công chức phường phải sâu sát sở lắng nghe ý kiến đóng góp nhân dân, có ý thức học tập để nâng cao trình độ bước đưa hoạt động UBND phường ngày quy đại mục tiêu xây dựng quyền sở vững mạnh, nâng cao đời sống nhân dân Xây dựng trình HĐND phường định vấn đề thuộc nhiệm vụ, quyền hạn HĐND phường; biện pháp bảo đảm trật tự an toàn xã hội, đấu tranh phòng chóng tội phạm hành vi vi phạm pháp luật khác, phòng chống quan lieu, tham nhũng phạm vi phân quyền; biện pháp bảo vệ tài sản quan tổ chức, bảo hộ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, quyền lợi ích khác cơng dân địa bàn xã; dự toán thu ngân sách nhà nước địa bàn xã, dự toán thu chi ngân sách xã, điều chỉnh dự toán ngân sách trường hợp cần thiết, chủ trương dầu tư chương trình, dự án xã phạm vi phân quyền Tuyên truyền Giáo dục pháp luật, kiểm tra việc thi hành pháp luật, văn quan nhà nước cấp trên;Tổ chức thực nghị HĐND xã; Tổ chức thực ngân sách địa phương; Bảo đảm an ninh trị trật tự an toàn xã hội, thực nhiệm vụ xây dựng lực lượng vũ trang xây dựng lực lượng quốc phòng tồn dân, thực chế độ, nghĩa vụ quân Quản lý hộ tịch hộ địa phương, quản lý việc cư trú lại người địa phương Thực nhiệm vụ, quyền hạn quan nhà nước cấp phân cấp, ủy quyền cho UBND phường 1.1.3 Cơ cấu tổ chức UBND phường Tân Quang Cơ cấu tổ chức Uỷ ban bao gồm: UBND phường theo quy định Luật tổ chức HĐND UBND cấp (sửa đổi) quy định cấu tổ chức UBND Phường, sở tình hình thực tế, thành viên thường trực UBND Phường Tân Quang có đồng chí (độ tuổi trung bình 42 tuổi, 02 đồng chí tham gia ban chấp hành Đảng Phường, có 02 đồng chí ủy viên Thường Vụ Đảng ủy Phường) Chủ tịch UBND Phường - phụ trách chung, chịu trách nhiệm điều hành toàn diện cơng tác Phường UBND huyện hoạt động quản lí Nhà nước lĩnh vực kinh tế, xã hội an ninh quốc phòng - 02 phó chủ tịch - giúp chủ tịch phụ trách khối Văn hóa - Xã hội khối Kinh tế - Xây dựng đô thị số việc khác phân công - Ủy viên UBND: + An ninh trật tự - Trưởng Công an Phường + Quân địa phương -Các cán chuyên môn: + Cán Tư pháp - Hộ tịch + Cán Địa + Cán Kế tốn - Tài + Cán Văn phòng - Thống kê + Cán Văn hóa - Xã hội + Cán Phụ trách phận tiếp nhận thủ tục hành theo chế “Một cửa” + Cán Quản lí trật tự xây dựng + Cán Quản lí Đơ thị Sơ đồ máy hoạt động UB Phường Tân Quang (Xem phần phụ lục số 01) 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận Văn thư – Lưu trữ thuộc UBND phường Tân Quang 1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phận Văn thư – Lưu trữ thuộc UBND phường Tân Quang Bộ phận Văn thư – Lưu trữ thuộc UBND phường Tân Quang thuộc Văn phòng – Thống kê phường phụ trách Bộ phận thực chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn sau: - Giúp UBND phường xây dựng chương trình cơng tác, lịch làm việc theo dõi thực chương trình, lịch làm việc đó; Tổng hợp báo cáo tình hình kinh tế - xã hội, tham mưu giúp UBND việc đạo thực hiện; - Giúp UBND phường dự thảo văn trình cấp có thẩm quyền; Chịu trách nhiệm tổng hợp trực tiếp dự thảo báo cáo tháng, báo cáo quý, báo cáo tháng, tháng năm UBND phường Đôn đốc ngành thuộc UBND phường việc thực chế độ thông tin báo cáo; - Quản lý công văn, sổ sách, giấy tờ, quản lý việc lập hồ sơ lưu trữ - Có nhiệm vụ tiếp nhận, vào sổ, chuyển đi, đến lưu trữ loại văn 10 quan văn thư – lưu trữ 2.3.1 Về quy chế công tác văn thư, lưu trữ Sự thiếu thống hiệu trình thực nghiệp vụ văn thư, lưu trữ UBND phường tân Quang đặt yêu cầu cấp thiết cần phải xây dựng quy chế chung cụ thể hóa quy định nhà nước vào hoạt động quan Nhận thức rõ điều đó, UBND phường Tân Quang, Chánh văn phòng tham mưu đề xuất cho lãnh đạo quan ban hành Quy chế công tác văn thư – lưu trữ cho quan để hoạt động công tác vào nếp thống nhất, hiệu Ngày 08 tháng năm 2014 UBND phường Tân Quang ban hành Quyết định số 51/QĐ – UBND việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ tài liệu hình thành trình hoạt động Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân phường Tân Quang Về Quy chế gồm chương, 38 điều quy định tương đối đầy đủ phạm vi, đối tượng áp dụng nội dung công tác văn thư, lưu trữ Việc Quy chế đời chứng tỏ bước tiến dài nhận thức lãnh đạo UBND phường tầm quan trọng công tác văn thư lưu trữ tạo điều kiện thuận lợi để công tác văn thư lưu trữ UBND phường vào nề nếp, hoạt động có hiệu cao 2.3.2 Về văn hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ Ngày 09 tháng năm 2015 UBND phường Tân Quang ban hành Hướng dẫn thể thức văn kỹ thuật soạn thảo văn kèm theo Quyết định số 14/QĐ-UBND Hướng dẫn xác định trách nhiệm, cụ thể hóa quy định thể thức văn bản, kỹ thuật trình bày, quy trình soạn thảo ban hành văn Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Thơng tư liên tịch số 55/TTLTBNV-VPCP ngày 26/5/2005 Bộ Nội vụ Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn vào tình hình thực tế UBND phường Tân Quang Ngày 15 tháng năm 1015 UBND phường Tân Quang ban hành Kế 17 hoạch số 35/KH-UBND việc tổ chức hướng dẫn công tác soạn thảo ban hành văn UBND phường Thực kế hoạch, ngày 06 tháng năm 2015 Chánh văn phòng Văn phòng – Thống kê tổ chức buổi tập huấn công tác soạn thảo ban hành văn cho gẩn 30 cán bộ, Chánh văn phòng trực tiếp hướng dẫn Việc ban hành hướng dẫn tổ chức tập huấn giúp cho công tác soạn thảo ban hành văn UBND phường Tân Quang vào nếp, pháp luật đạt hiệu cao Lãnh đạo văn phòng ln có tinh thần trách nhiệm, nhiệt tình việc hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư – lưu trữ cho cán bộ, công nhân viên chức thực nghiệp vụ có liên quan 2.4 Trách nhiệm tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, đánh giá văn thư - lưu trữ 2.4.1 Trách nhiệm lãnh đạo văn phòng tổ chức, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư – lưu trữ Nhận thức ý nghĩa quan trọng công tác văn thư hoạt động quản lý nói riêng hoạt động tồn quan nói chung, lãnh đạo văn phòng UBND phường Tân Quang có quan tâm có biện pháp đề xuất cho lãnh đạo đạo phù hợp để thúc đẩy phát triển công tác văn thư Sự đạo thể qua hình thức như: + Phổ biến,chỉ đạo thực nghiệp vụ công tác văn thư – lưu trữ Thực theo văn quy phạm pháp luật nhà nước công tác văn thư – lưu trữ văn hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ UBND phường Tân Quang, lãnh đạo văn phòng ln có ý thức đạo, cập nhật bổ biến văn hướng dẫn thực công tác văn thư – lưu trữ quan Bên cạnh đó, Chánh văn phòng quan tâm đến việc đề xuất ban hành văn hướng dẫn tổ chức thực nghiệp vụ văn thư – lưu trữ, đạo tổ chức soạn thảo đề 18 xuất ban hành văn quy định công tác văn thư – lưu trữ quan + Tập huấn hướng dẫn thực nghiệp vụ theo quy định văn thư- lưu trữ: Việc tập huấn hướng dẫn quy trình nghiệp vụ văn thư lưu trữ UBND phường Tân Quang thường thự lãnh đạo văn phòng cập nhật quy định theo quy định pháp luật, quy chế, quy định, hướng dẫn quan, quy định văn thư – lưu trữ thường sửa đổi, bổ sung theo thời gian nên việc tập huấn UBND phường Tân Quang thường không xác định thời gian cụ thể Căn theo tình hình thực tế mà Chánh văn phòng tổ chức, đạo tập huấn trường hợp để bổ sung kiến thức để trang bị kiến thức Tại UBND phường Tân Quang, Chánh văn phòng thực người có hiểu biết chun mơn nghiệp vụ, quan tâm đến vấn đề hướng dẫn thực quy định văn thư – lưu trữ kỹ sư phạm hạn chế nên chưa thể truyền đạt cách có hiệu cho cán công chức để trang bị kiến thức bổ sung kiến thức quy trình, nghiệp vụ cơng tác văn thư – lưu trữ nói chung cơng tác văn thư – lưu trữ quan nói riêng dẫn đến hiệu việc tập huấn khơng cao 2.4.2 Trách nhiệm lãnh đạo văn phòng kiểm tra, đánh giá công tác văn thư – lưu trữ + Kiểm tra, giám sát: Kiểm tra, đánh giá công tác văn thư lưu trữ công việc mà quan phải thực để tổng kết lại làm được, đánh giá chất lượng công việc, đánh giá cán cơng chức có hồn thành nhiệm vụ hay khơng, hồn thành 19 mức độ nào, tổng kết nêu ưu điểm để phát huy hạn chế tồn để khắc phục Cơng tác kiểm tra, đánh giá công tác văn thư – lưu trữ UBND phường Tân Quang thường lãnh đạo văn phòng tổ chức đạo thực vào cuối năm để tổng kết thành quả, kiểm tra sai phạm để khắc phục Trên thực tế, lãnh đạo văn phòng có quan tâm đến vấn đề hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư – lưu trữ quan, nhiều yếu tố, tình trạng sai phạm thực công tác văn thư thường diễn không cán văn thư thực chức trách mình, ví dụ soạn thảo văn chưa xác thể thức văn thư quan đóng dấu bỏ qua số sai phạm, chưa thật trọng đến quy chế, quy định Điều cho thấy quy chế lỏng lẻo, chưa đủ mạnh, ý thức chủ quan cán văn thư coi nhẹ lỗi sai, từ dẫn đến yêu cầu đặt lãnh đạo văn phòng cần sai phạm để văn thư quan rút kinh nghiệm, khắc phục, đưa hình thức xử phạt hợp lý Nhờ có hoạt động kiểm tra giám sát lãnh đạo văn phòng mà hoạt động phận văn thư – lưu trữ UBND phường ngày vào nếp + Công tác đánh giá, thi đua – khen thưởng: Trên sở công tác kiểm tra, giám sát, lãnh đạo văn phòng UBND phường Tân Quang ln có nhìn khách quan, cơng công tác đánh giá Là người lãnh đạo phận Văn phòng quan, Chánh văn phòng người đưa tiêu đánh giá xếp loại cán bộ, cơng chức văn phòng, bao gồm phận văn thư – lưu trữ chuyên trách theo thời gian 06 tháng lần, năm hai lần đánh giá 20 Từ công tác đánh tìm hạn chế cơng tác văn thư – lưu trữ để đạo khắc phục phương pháp đánh vào thi đua, khen thưởng, hạ thi đua đơn vị làm sai văn bản, không nộp văn đầy đủ, Bên cạnh nêu gương khen thưởng cá nhân, phận hoàn thành tốt nhiệm vụ, thực quy chế, hướng dẫn quan, nâng cao tinh thần trách nhiệm cá nhân việc thực nhiệm vụ 2.5 Đào tạo, bồi dưỡng công tác văn thư – lưu trữ Hoạt động đào tạo, bồi dưỡng công tác văn thư lưu trữ UBND phường Tân Quang tiến hành hàng năm Văn phòng – thống kê phận có trách nhiệm tổ chức , đánh giá báo cáo kết thực công tác với lãnh đạo quan Việc đào tạo, bồi dưỡng cho cán công chức UBND phường Tân Quang thực có u cầu cần phải bồi dưỡng, ví dụ văn quan Nhà nước có thay đổi, cập nhật quy định cơng tác văn thư – lưu trữ lãnh đạo văn phòng đề xuất đối tượng cần bồi dưỡng, đạo tạo lại để bổ sung kiến thức với lãnh đạo quan, tổ chức cho cán cộ công chức học lớp bổ sung ngắn hạn vào cuối tuần, đào tạo lại cán bộ, công chức chưa đáp ứng yêu cầu công việc Bồi dưỡng cán bộ, công chức học hỏi, nâng cao kỹ chuyên môn, nghiệp vụ cách tham quan, phối hợp, học hỏi từ mơ hình cơng tác văn thư – lưu trữ áp dụng vào quan, xây dựng phận văn thư tiến bộ, đại Tiểu kết: Lãnh đạo văn phòng ln người có vai trò, trách nhiệm tổ chức quản lý công tác văn thư – lưu trữ 21 quan, tổ chức nói chung UBND phường Tân Quang nói riêng.Dưới góc độ nhà quản trị văn phòng, lãnh đạo phận Văn phòng – thống kê UBND phường Tân Quang thể trách nhiệm cơng tác tổ chức, thiết lập phận văn thư – lưu trữ quan, trách nhiệm việc tuyển chọn cán bộ, tổ chức xây dựng văn UBND phường công tác văn thư – lưu trữ trách nhiệm việc tổ chức, hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra đánh giá thi đua khen thưởng, đào tạo bồi dưỡng cán văn thư - lưu trữ quan, góp phần xây dựng phận văn thư – lưu trữ quan ngày vào nếp, hoạt động có hiệu 22 CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ VÀ ĐƯA RA GIẢI PHÁP NÂNG CAO TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHỊNG TRONG CƠNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI UBND PHƯỜNG TÂN QUANG 3.1 Nhận xét, đánh giá trách nhiệm lãnh đạo văn phòng tổ chức, quản lý công tác văn thư – lưu trữ UBND phường Tân Quang 3.1.1 Ưu điểm Lãnh đạo văn phòng UBND phường Tân Quang giúp cho công tác văn thư – lưu trữ UBND phường Tân Quang bước đầu vào nề nếp, có ưu điểm đáng ghi nhận: Thứ nhất, Lãnh đạo văn phòng ý thức ý nghĩa phân công rõ ràng, công tác văn thư lưu trữ luôn gắn liền liên quan tới lãnh đạo tổ chức phân công cán chuyên môn phụ trách công việc, tránh trường hợp quy trách nhiệm không Thứ hai, lãnh đạo văn phòng tham mưu, đề xuất cho lãnh đạo quan ban hành quy chế, UBND phường Tân Quang bước đầu ban hành Quy chế công tác văn thư – lưu trữ Nhận thức vai trò, ý nghĩa tác dụng cơng tác văn thư – lưu trữ hoạt động UBND nói chung cán bộ, cơng chức quan tổ chức nói riêng, Lãnh đạo văn phòng quan tâm đến việc ban hành văn để quản lý, đạo cơng tác Trong văn quan trọng tạo sở cho việc thiết lập, quản lý tổ chức thực hoạt động văn thư – lưu trữ UBND phường điều chỉnh cách tương đối đầy đủ, tồn diện cụ thể cơng tác văn thư, lưu trữ Thứ ba, UBND phường ban hành Hướng dẫn thể thức văn kỹ thuật soạn thảo văn bản, lãnh đạo văn phòng quan tâm tổ chức đạo thực theo hướng dẫn, góp phần thực có hiệu cơng tác soạn thảo ban hành văn UBND phường Thứ tư, với việc ban hành văn quản lý, đạo công tác văn thư – lưu trữ tổ chức văn thư – lưu trữ lãnh đạo văn phòng quan tâm 23 kiện tồn Đến cán làm công tác văn thư – lưu trữ cử học số lớp bồi dưỡng ngắn hạn nghiệp vụ văn thư Thứ năm, lãnh đạo văn phòng quan tâm tới việc đạo, tập huấn nghiệp vụ công tác văn thư, nên công tác thực tương đối tốt Công tác soạn thảo ban hành văn bước đầu vào nề nếp Thứ sáu, nhờ quan tâm, đánh giá khách quan lãnh đạo văn phòng, công chức làm công tác văn thư – lưu trữ có tinh thần cầu tiến, chủ động, sáng tạo nhiệt huyết với công việc 3.1.2 Hạn chế Bên cạnh ưu điểm, trách nhiệm lãnh đạo văn phòng cơng tác văn thư – lưu trữ UBND phường Tân Quang tồn hạn chế đinh sau: Thứ nhất, lãnh đạo văn phòng tham mưu cho lãnh đạo bước đầu ban hành số văn quản lý hướng dẫn nghiệp vụ văn thư – lưu trữ việc triển khai thực vấp phải nhiều khó khăn, khơng đạt hiệu mong đợi Bởi Chánh văn phòng người trực tiếp tập huấn, hướng dẫn; Tuy người nắm vững chuyên môn nghiệp vụ văn thư – lưu trữ, nghiệp vụ sư phạm Chánh văn phòng hạn chế Cho nên, việc truyền đạt đến đối tượng hướng dẫn chưa đạt hiệu mong đợi Thứ hai, công tác kiểm tra, đánh giá hiệu công tác văn thư – lưu trữ chưa lãnh đạo thực nghiêm túc, phần chế tài chưa đủ mạnh ý thức chấp hành cán chuyên môn chưa thật cao, số đơn vị làm sai văn văn thư trả làm lại khơng có biện pháp xử lý, nhân viên văn thư phát lỗi sai thể thức, phơng chữ đóng dấu vào văn mà khơng có ý kiến tham mưu, góp ý cho lãnh đạo văn phòng Điều cho thấy lãnh đạo văn phòng chưa đủ sát xao chưa đưa chế tài đủ mạnh để nâng cao hiệu cơng tác Thứ ba, vai trò lãnh đạo văn phòng cơng tác tuyển chọn cán chưa cụ thể, quy trình tuyển chọn cán văn thư – lưu trữ cho quan, việc thông báo cần rộng rãi để tuyển người có lực, khơng thể thơng qua phương thức giới thiệu từ cán viên chức 24 quan mà tuyển chọn thực tế UBND phường Tân Quang xảy Thứ tư, lãnh đạo văn phòng chưa quan tâm đến việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư - lưu trữ UBND phường Tân Quang Vì vậy, việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin hạn chế, sở hạ tầng công nghệ thông tin hình thành, chưa đồng bộ, lãnh đạo văn phòng chưa đề xuất phổ biến, áp dụng rộng rãi, từ dẫn đến hiệu khơng cao Việc quản lý, tra tìm tài liệu lưu trữ áp dụng theo phương pháp truyền thống nhiều thời gian mà không hiệu Thứ năm, việc kiểm tra, đánh giá thi đua, khen thưởng, xử lý vi phạm cơng tác văn thư – lưu trữ chưa lãnh đạo văn phòng tiến hành thường xuyên, nghiêm túc 3.1.3 Nguyên nhân hạn chế Thứ nhất, lãnh đạo văn phòng quan tâm tới cơng tác tổ chức quản lý hoạt động văn thư, lưu trữ chưa coi cơng cụ phục vụ đạo, điều hành Bên cạnh đó, trình hướng dẫn, tập huấn, truyền đạt kỹ nghiệp vụ văn thư lưu trữ người có khả sư phạm thực dẫn đến người tập huấn chưa nắm được, chưa hiểu rõ dẫn đến trình thực xảy sai phạm Thứ hai, quy chế quan đưa chưa lãnh đạo văn phòng đạo thực nghiêm chỉnh, lãnh đạo văn phòng khơng kiểm tra thường xuyên xử phạt cán viên chức làm sai quy trình, sai nguyên tắc, dẫn đến tình trạng coi nhẹ quy chế văn thư – lưu trữ quan Thứ ba, việc tuyển chọn cán thực chưa công bằng, lãnh đạo văn phòng chưa làm tốt cơng tác thơng báo cho rộng rãi cho ứng viên đến nộp hồ sơ thi tuyển, làm hội tuyển dụng người có chun mơn cao Hơn nữa, quy trình tuyển chọn cán chưa với quy định Thứ tư, việc đánh giá thi đua, khen thưởng, xử lý vi phạm công tác văn thư – lưu trữ thực 06 tháng lần, năm thực hai lần cho thấy công tác chưa lãnh đạo văn phòng quan tâm mực, có lẽ lý dẫn đến tình trạng lơ là, coi nhẹ cơng tác văn thư – lưu 25 trữ cán bộ, công chức làm công tác Thứ năm, việc áp dụng ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư – lưu trữ chưa lãnh đạo văn phòng quan tâm đề xuất với lãnh đạo, phần sở vật chất quan hạn chế, nữa, cán chuyên trách văn thư lưu trữ chưa đào tạo mảng 3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao trách nhiệm lãnh đạo văn phòng tổ chức, quản lý công tác văn thư – lưu trữ UBND phường Tân Quang 3.2.1 Đối với lãnh đạo văn phòng UBND Phường Tân Quang Để phát huy kết đạt khắc phục tồn nhằm làm cho công tác tổ chức, quản lý văn thư, lưu trữ ngày hoàn thiện trách nhiệm lãnh đạo văn phòng ngày nâng cao, phục vụ đắc lực cho hoạt động đạo, điều hành Lãnh đạo UBND phường Tân Quang, xin đưa số giải pháp: Thứ nhất, lãnh đạo văn phòng đề xuất lãnh đạo quan tổ chức tập huấn, hướng dẫn quy chế, quy định cho cán làm công tác văn thư – lưu trữ quan; Thứ hai, tổ chức đạo, phổ biến quy chế văn thư – lưu trữ, văn hưởng dẫn quan nghiệp vụ văn thư – lưu trữ cho cán bộ, công chức UBND Chỉ đạo thực nghiêm chỉnh theo quy định pháp luật quan văn thư – lưu trữ; Thứ ba, tăng cường kiểm tra, đánh giá , có biện pháp xử lý kịp thời với hành vi sai phạm Song song với đánh giá, khen thưởng cán bộ, công nhân viên thực tốt theo quy định quan, có đóng góp việc xây dựng công tác văn thư – lưu trữ vào nếp UBND phường Tân Quang nói riêng cơng tác văn thư – lưu trữ nói chung 26 Thứ tư, việc tuyển chọn cán văn thư – lưu trữ cần thực nghiêm chỉnh có hiệu theo quy định pháp luật Thứ năm, xây dựng phương án tham mưu, đề xuất cho lãnh đạo quan đưa ứng dụng công nghệ thông tin vào thực nghiệp vụ văn thư – lưu trữ để góp phần xây dựng cơng tác văn thư – lưu trữ ngày đại, tiến bộ, giúp lãnh đạo văn phòng quản lý cơng tác cách hiệu 3.2.2 Đối với lãnh đạo UBND phường Tân Quang Thứ nhất, ban hành văn hướng dẫn, đạo khâu nghiệp vụ cơng tác văn thư – lưu trữ Trong cần quy định rõ trách nhiệm thực hiện, hướng dẫn chi tiết phương pháp, cách thức, quy trình thực theo quy định pháp luật Song song với việc ban hành hướng dẫn cần phải trực tiếp mở lớp tập huấn, mời chuyên gia dạy trực tiếp cử cán có chun mơn xuống đơn vị để hướng dẫn cán bộ, công chức quan thực đảm bảo hướng dẫn thực nghiêm túc, có hiệu Thứ hai, Có kế hoạch tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán làm công tác văn thư – lưu trữ Các hình thức đào tạo quy, chức sở đào tạo Thứ ba, tăng cường kiểm tra, đánh giá, khen thưởng xử lý vi phạm công tác văn thư Cần tiến hành kiểm tra thường xuyên đột xuất để kịp thời phát hiện, xử lý vi phạm Thứ tư, tiếp tục đạo, đẩy mạnh ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư phần mềm quản lý văn đi, văn đến, quản lý văn lập hồ sơ môi trường mạng nhằm tiết kiệm thời gian, công sức Ứng dụng công nghệ vào công tác lưu trữ để quản lý, thống kê, tra tìm hồ sơ, tài liệu nhanh chóng, hiệu nhằm nâng cao khả hội nhập theo kịp tốc độ phát triển thời đại 3.2.2 Đối với công chức làm công tác văn thư, lưu trữ UBND phường Tân Quang Công chức văn thư – lưu trữ giữ vai trò vơ quan trọng, người trực tiếp thực nghiệp vụ văn thư – lưu trữ quan Để nâng cao trách 27 nhiệm lãnh đạo văn phòng tổ chức quản lý cơng tác văn thư – lưu trữ UBND phường Tân Quang, công chức văn thư – lưu trữ cần thực tốt nội dung sau: Thứ nhất, công chức văn thư – lưu trữ phải tự đánh giá hoạt động vai trò cơng tác văn thư – lưu trữ sợi đỏ xuyên suốt trình hoạt động quan, mà thiếu hoạt động quan bị trì trệ Từ có tư tưởng vững vàng, quan điểm quán nhận thức đắn theo đạo lãnh đạo văn phòng Thứ hai, cơng chức văn thư – lưu trữ thường xuyên cập nhật, tiếp tục nghiên cứu, nắm vững văn quy phạm pháp luật hành văn thư – lưu trữ, phát huy thực hoạt động nghiệp vụ theo quy định nhà nước, đồng thời phổ biến quy định đến cán bộ, công chức UBND phường Thứ ba, khơng ngừng học hỏi nâng cao trình độ rèn luyện kỹ năng, phẩm chất cần có cơng chức văn thư –lưu trữ kỹ sử dụng thành thạo máy vi tính, kỹ sử dụng phương tiện kỹ thuật văn phòng đại, rèn luyện phong cách làm việc nhanh nhẹn, xác, tinh thần trách nhiệm công việc Tiểu kết: Trên sở đánh giá ưu điểm hạn chế tồn vấn đề trách nhiệm lãnh đạo văn phòng tổ chứ, quản lý cơng tác văn thư – lưu trữ UBND phường Tân Quang số giải pháp đề xuất lãnh đạo quan; lãnh đạo văn phòng; cán viên chức làm công tác văn thư Tơi hy vọng góp phần nhỏ vào việc nâng cao trách nhiệm lãnh đạo văn phòng công tác tổ chức, quản lý vă thư – lưu trữ quan, tổ chức nói chung, UBND phường Tân Quang nói riêng 28 KẾT LUẬN Để cơng tác văn thư – lưu trữ nói riêng nghiệp vụ chun mơn khác nói chung thực cách chuẩn chỉnh thống nhất, phủ nhận trách nhiệm lãnh đạo văn phòng cơng tác tổ chức quản lý kiểm tra Thật vậy, công tác tổ chức kiểm tra nghiệp vụ luôn thiếu, công tác văn thư – lưu trữ Nhờ có lãnh đạo văn phòng tổ chức quản lý mà công tác quan vài nếp đạt hiệu định Tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ quan là trách nhiệm lãnh đạo văn phòng tổ chức, thiết lập phận văn thư, lưu trữ; tuyển chọn cán văn thư, lưu trữ; tổ chức xây dựng văn quan tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, đánh giá công tác văn thư, lưu trữ Quá trình khảo sát, nghiên cứu thực đề tài này, thân tơi có điều kiện tìm hiểu rõ vận dụng so sánh kiến thức lý luận đào tạo vào thực tiễn công việc UBND phường Tân Quang Được bảo tận tình giảng viên mơn hỗ trợ Chánh văn phòng UBND phường Tân Quang giúp học hỏi đức rút dược nhiều kinh nghiệm quý báu từ thực tế Củng cố kiến thức thực tiễn áp dụng cho học tập môn “Kỹ tổ chức kiểm tra quản trị văn phòng” cách có hiệu 29 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Đào Xuân Chúc: Tập giảng “Quản trị văn phòng”; Vương Đình Quyền: “Lý luận phương pháp công tác văn thư”, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội , 2011 Quyết định số 51/QĐ – UBND việc ban hành Quy chế cơng tác văn thư, lưu trữ tài liệu hình thành trình hoạt động Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân phường Tân Quang; Tạ Quang Tấn “ Kỹ quản trị lãnh đạo”, NXB Thống kê, 2003 30 PHỤ LỤC Sơ đồ cấu tổ chức UBND phường Tân Quang: CHỦ TỊCH CÁN BỘ CHUYÊN MÔN ỦY VIÊN UB CÔNG AN QN SỰ TƯ PHÁP ĐỊA CHÍNH TÀI CHÍNH VĂN PHỊNG PHÓ CHỦ TỊCH VH-XH PHÓ CHỦ TỊCH KT-ĐT VHTT TDTT KINH TẾ VHTDTT KINH TẾ LĐ-TBXH GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH ... NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG TRONG TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI UBND PHƯỜNG TÂN QUANG 2.1 Trách nhiệm tổ chức, thiết lập phận văn thư – lưu trữ Bộ phận văn thư – lưu trữ phận... – LƯU TRỮ TẠI UBND PHƯỜNG TÂN QUANG 3.1 Nhận xét, đánh giá trách nhiệm lãnh đạo văn phòng tổ chức, quản lý cơng tác văn thư – lưu trữ UBND phường Tân Quang 3.1.1 Ưu điểm Lãnh đạo văn phòng UBND. .. trách nhiệm lãnh đạo văn phòng UBND phường Tân Quang tổ chức, quản lý công tác văn thư – lưu trữ Phương pháp nghiên cứu Để đánh giá chất trách nhiệm lãnh đạo văn phòng cơng tác tổ chứ, quản lý