MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CHŨ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 1, Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu. 1 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu. 2 4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2 5. Phương pháp nghiên cứu 2 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 3 7. Cấu trúc của đề tài 3 CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA UBND PHƯỜNG TÂN QUANG 4 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND phường Tân Quang 4 1.1.1. Lịch sử hình thành 4 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND phường Tân Quang 5 1.1.3. Cơ cấu tổ chức của UBND phường Tân Quang 6 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận Văn thư – Lưu trữ thuộc UBND phường Tân Quang 7 1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận Văn thư – Lưu trữ thuộc UBND phường Tân Quang 7 1.2.2. Cơ cấu tổ chức của bộ phận Văn thư – Lưu trữ thuộc UBND phưởng Tân Quang 8 CHƯƠNG 2: TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG TRONG TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI UBND PHƯỜNG TÂN QUANG 10 2.1. Trách nhiệm tổ chức, thiết lập bộ phận văn thư – lưu trữ 10 2.2. Trách nhiệm tuyển chọn cán bộ văn thư – lưu trữ 11 2.1.1. Căn cứ tuyển chọn 11 2.2.2. Quy trình tuyển chọn 12 2.3. Trách nhiệm tổ chức xây dựng các văn bản của cơ quan về văn thư – lưu trữ 13 2.3.1. Về quy chế công tác văn thư, lưu trữ 13 2.3.2. Về các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ 14 2.4. Trách nhiệm tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, đánh giá về văn thư lưu trữ 15 2.4.1. Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong tổ chức, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư – lưu trữ 15 2.4.2. Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong kiểm tra, đánh giá về công tác văn thư – lưu trữ 16 2.5. Đào tạo, bồi dưỡng về công tác văn thư – lưu trữ 17 CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ VÀ ĐƯA RA GIẢI PHÁP NÂNG CAO TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI UBND PHƯỜNG TÂN QUANG 19 3.1. Nhận xét, đánh giá trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong tổ chức, quản lý công tác văn thư – lưu trữ tại UBND phường Tân Quang. 19 3.1.1. Ưu điểm 19 3.1.2. Hạn chế 20 3.1.3. Nguyên nhân của những hạn chế 21 3.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong tổ chức, quản lý công tác văn thư – lưu trữ tại UBND phường Tân Quang. 22 3.2.1. Đối với lãnh đạo văn phòng UBND Phường Tân Quang 22 3.2.2.. Đối với lãnh đạo UBND phường Tân Quang 23 3.2.2. Đối với công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại UBND phường Tân Quang 23 KẾT LUẬN 25 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 26 PHỤ LỤC
Trang 1LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu do tôi thực hiện để phục
vụ cho quá trình học tập của mình Những kết quả và số liệu trong bài được thựchiện tại UBND phường Tân Quang, không sao chép công trình nghiên cứu củangười khác Tôi hoàn toàn chịu trách nhiệm trước cô giáo và nhà trường về sựcam đoan này
Hà Nội, ngày 03 tháng 12 năm 2016
Trang 2DANH MỤC CHŨ VIẾT TẮT
tắt
Trang 3MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN
DANH MỤC CHŨ VIẾT TẮT
MỞ ĐẦU 1
1, Lý do chọn đề tài 1
2 Lịch sử nghiên cứu 1
3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2
4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2
5 Phương pháp nghiên cứu 2
6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 3
7 Cấu trúc của đề tài 3
CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA UBND PHƯỜNG TÂN QUANG 4
1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND phường Tân Quang 4
1.1.1 Lịch sử hình thành 4
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND phường Tân Quang 5
1.1.3 Cơ cấu tổ chức của UBND phường Tân Quang 6
1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận Văn thư – Lưu trữ thuộc UBND phường Tân Quang 7
1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận Văn thư – Lưu trữ thuộc UBND phường Tân Quang 7
1.2.2 Cơ cấu tổ chức của bộ phận Văn thư – Lưu trữ thuộc UBND phưởng Tân Quang 8
CHƯƠNG 2: TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG TRONG TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI UBND PHƯỜNG TÂN QUANG 10
2.1 Trách nhiệm tổ chức, thiết lập bộ phận văn thư – lưu trữ 10
2.2 Trách nhiệm tuyển chọn cán bộ văn thư – lưu trữ 11
2.1.1 Căn cứ tuyển chọn 11
2.2.2 Quy trình tuyển chọn 12
Trang 42.3 Trách nhiệm tổ chức xây dựng các văn bản của cơ quan về văn thư –
lưu trữ 13
2.3.1 Về quy chế công tác văn thư, lưu trữ 13
2.3.2 Về các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ 14
2.4 Trách nhiệm tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, đánh giá về văn thư - lưu trữ 15
2.4.1 Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong tổ chức, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư – lưu trữ 15
2.4.2 Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong kiểm tra, đánh giá về công tác văn thư – lưu trữ 16
2.5 Đào tạo, bồi dưỡng về công tác văn thư – lưu trữ 17
CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ VÀ ĐƯA RA GIẢI PHÁP NÂNG CAO TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI UBND PHƯỜNG TÂN QUANG 19
3.1 Nhận xét, đánh giá trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong tổ chức, quản lý công tác văn thư – lưu trữ tại UBND phường Tân Quang 19
3.1.1 Ưu điểm 19
3.1.2 Hạn chế 20
3.1.3 Nguyên nhân của những hạn chế 21
3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong tổ chức, quản lý công tác văn thư – lưu trữ tại UBND phường Tân Quang 22
3.2.1 Đối với lãnh đạo văn phòng UBND Phường Tân Quang 22
3.2.2 Đối với lãnh đạo UBND phường Tân Quang 23
3.2.2 Đối với công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại UBND phường Tân Quang 23
KẾT LUẬN 25
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 26 PHỤ LỤC
Trang 5MỞ ĐẦU
1, Lý do chọn đề tài
Trong việc tổ chức và hoạt động của tất cả các cơ quan hành chính nhànước hay doanh nghiệp Bộ phận văn phòng luôn là bộ phận đảm bảo cho hoạtđộng của cơ quan diễn ra một cách có hệ thống, giúp ta có cái nhìn tổng quan vàchi tiết hơn trong quá trình thực hiện công việc tại cơ quan mình Vì vậy, chúng
ta không thể phủ nhận vai trò của nhà quản trị văn phòng trong cơ quan, tổ chức
Là một bộ phận có vai trò quan trọng như vậy nên đòi hỏi ở người lãnh đạo vănphòng là người luôn mang một tinh thần trách nhiệm cao, nắm vững các kỹ năng
tổ chức công việc trong văn phòng của cơ quan đó, và một trong những kỹ năngquan trọng nhất là kỹ năng tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ ở cơ quan
Tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan là là trách nhiệmcủa lãnh đạo văn phòng trong tổ chức, thiết lập bộ phận văn thư, lưu trữ; tuyểnchọn cán bộ văn thư, lưu trữ; tổ chức xây dựng các văn bản của cơ quan cũng như
tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, đánh giá về công tác văn thư, lưu trữ
Là một sinh viên thuộc chuyên ngành Quản trị văn phòng của trường Đạihọc Nội vụ Hà Nội, sau khi được đào tạo lý luận về các kỹ năng của nhà quản trịvăn phòng, tôi nhận thấy kỹ năng tổ chức và quản lý công tác văn thư – lưu trữcủa nhà quản trị văn phòng là kỹ năng vô cùng quan trọng Qua quá trình khảosát tại UBND phường Tân Quang, tỉnh Tuyên Quang để phục vụ cho quá trìnhhọc tập học phần “Kỹ năng tổ chức và kiểm tra trong quản trị văn phòng” doThs Lâm Thu Hằng giảng dạy, trên cơ sở lý luận áp dụng vào thực tiễn, tôi đã
lựa chọn đề tài “Khảo sát, đánh giá trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng
trong tổ chức, quản lý công tác văn thư - lưu trữ tại UBND phường Tân Quang” để làm bài thi kết thúc học phần “Kỹ năng tổ chức và kiểm tra trong
Trang 6học, Cao đẳng thực hiện, nhưng chỉ khái quát và sơ qua, chưa đi sâu vào vấn đề
để xem xét và giải quyết Qua quá trình tìm hiểu về lịch sử nghiên cứu vấn đềnày, cho đến nay chưa có bài viết nào khảo sát khách quan và chi tiết cũng nhưđưa ra các ý kiến, đề xuất cho cơ quan về trách nhiện của lãnh đạo văn phòngtrong công tqacs tổ chức và quản lý về văn thư, lưu trữ
3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.
- Đối tượng nghiên cứu: Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong tổ
chức, quản lý công tác văn thư - lưu trữ tại UBND phường Tân Quang,Tp.Tuyên Quang, Tỉnh Tuyên Quang
- Phạm vi nghiên cứu: Bài nghiên cứu sử dụng các văn bản, giấy tờ, căn
cứ tình hình thực tế trong phạm vi UBND phường Tân Quang từ năm 2015 đếnnay
4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
- Mục đích nghiên cứu: Tìm hiểu thực tiễn về trách nhiệm của lãnh đạo
văn phòng trong công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư – lưu trữ Từ thực tế
đó viết bài tiểu luận phục vụ học tập bộ môn chuyên ngành
- Nhiệm vụ nghiên cứu:
+ Tìm hiểu về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong tổ chức và quản
lý về công tác văn thư – lưu trữ tại UBND phường Tân Quang
+ Đánh giá thực tiễn trách nhiệm của lãnh đạo cơ quan trong công táctrên
+ Đưa ra một số đề xuất nhằm góp phần nâng cao trách nhiệm của lãnhđạo văn phòng UBND phường Tân Quang trong tổ chức, quản lý công tác vănthư – lưu trữ
5 Phương pháp nghiên cứu
Để đánh giá đúng bản chất về trách nhiệm của lãnh đạovăn phòng trong công tác tổ chứ, quản lý công tác văn thư –lưu trữ, tôi đã sử dụng một số phương pháp nghiên cứu như:
+ Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Để lấy thông tin đầy
đủ, chính xác tôi đã sử dụng phương pháp này để khai thác và
Trang 7kế thừa những thông tin đã có từ trước.
+ Phương pháp phân tích, tổng hợp: Dựa trên những thông
tin đã có, xuyên suốt trong quá trình khảo sát và đánh giá, tôi
sử dụng phương pháp này để chọn lọc và đúc kết thông tin
+ Phương pháp khảo sát thực tế, phỏng vấn: Để lấy thông
tin trực tiếp, chính xác phục vụ quá trình nghiên cứu
6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
- Về lý luận: Hiểu rõ về trách nhiệm của người lãnh đạo
văn phòng trong công tác tổ chức và quản lý công tác văn thư –lưu trữ
- Về thực tiễn, đánh giá một cách khách quan, từ đó đưa ra
được các giải pháp giúp nâng cao trách nhiệm của lãnh đạo văphòng trong công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư – lưu trữtại UBND phường Tân Quang
7 Cấu trúc của đề tài
Chương 1: Khái quát về tổ chức và hoạt động của UBND phường Tân Quang;
Chương 2: Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong tổ chức, quản lý công tác văn thư – lưu trữ tại UBND phường Tân Quang;
Chương 3: Nhận xét, đánh giá và đưa ra giải pháp nâng cao trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong tổ chức, quản lý công tác văn thư – lưu trữ tại UBND phường Tân Quang
3
Trang 8CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA
UBND PHƯỜNG TÂN QUANG
1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND phường Tân Quang
Phường Nghĩa có vị trí địa lý như sau: phía Bắc giáp Phường Minh Xuân;phía Nam giáp Phường Hưng Thành; Phía Tây giáp Phường Nông Tiến,; PhíaĐông giáp Phường Phan Thiết Tổng diện tích phường là 234,26ha trong đó đấtnông nghiệp còn là: 8,07ha Trên địa bàn có một số tuyến đường giao thôngquan trọng: Đường Âu Cơ, đường Trường Trinh… Trước đây kinh tế phườngchủ yếu là buôn bán nhỏ lẻ, những năm gần đây kinh tế dịch vụ phát triển mạnhtheo hướng dịch vụ hoá, tiêu dùng, đã xuất hiện một số tổ chức kinh tế tập thể và
tư nhân dưới hình thức góp vốn
Chính trị ổn định, toàn Phường có trên 1300 đảng viên sinh hoạt theo cácchi bộ địa bàn dân cư, thống nhất theo tổ chức hệ thống chính trị cơ sở Đại đa
số cán bộ Đảng viên và nhân dân tin tưởng vào sự lãnh đạo của Đảng, chấp hànhtốt chủ trương chính sách của Đảng, pháp luật nhà nước, tích cực tham gia vàoxây dựng và phát triển
Trên địa bàn Phường có 3.568 hộ với 21.536 nhân khẩu được chia thành
36 tổ dân phố Mật độ trung bình khoảng 2.500 người/km2 Cơ cấu dân cư đadạng trong đó số lao động nông nghiệp chiếm tỉ lệ trên 40% Những năm gầnđây số dân tăng nhanh thành phần dân cư là cán bộ, công chức, viên chức và lựclượng vũ trang cũng tăng nhanh
Trình độ dân trí đã có nhiều cải thiện và phát triển so với những năm gần
Trang 9đây Chất lượng giáo dục ngày càng được nâng cao, 2/3 trường học đạt tiêuchuẩn quốc gia (mầm non và tiểu học), tỉ lệ học sinh giỏi tăng, số người có trình
độ đại học, trên đại học tăng, số người thất học chỉ còn chiếm tỉ lệ không đáng
kể Đã hoàn thành phổ cập giáo dục phổ thông
Các hoạt động văn hóa xã hội ngày càng phát triển và đi vào chiều sâu,một số hoạt động đã trở thành nền nếp như hoạt động đền ơn đáp nghĩa, chămsóc trẻ em… Nhìn chung Phường Tân Quang có vị trí địa lý khá thuận lợi, kinh
tế ổn định và có bước phát triển, đời sống sinh hoạt của nhân dân được cải thiện
rõ rệt và chất lượng ngày một nâng lên
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND phường Tân Quang
UBND phường Tân Quang là cơ quan chấp hành của HĐND tỉnh TuyênQuang có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn như sau:
UBND Phường Tân Quang làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ,phát huy vai trò tập thể đề cao trách nhiệm cá nhân và tinh thần chủ động sángtạo của chủ tịch và phó chủ tịch UB mỗi việc giao cho người phụ trách và chịutrách nhiệm cá nhân về lĩnh vực phân công
Chấp hành sự chỉ đạo điều hành của cơ quan Nhà nước cấp trên sự lãnhđạo của Đảng uỷ, sự giám sát của HĐND cấp phường phối hợp chặt chẽ giữaUBND phường với Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể cùng cấp trong quá trìnhtriển khai thực hiện các nhiệm vụ
Giải quyết các công việc của công dân và tổ chức đúng pháp luật, đúngthẩm quyền và phạm vi trách nhiệm đảm bảo công khai, minh bạch, kịp thời và
có hiệu quả, theo trình tự luật định
Cán bộ công chức phường phải sâu sát cơ sở lắng nghe mọi ý kiến đónggóp của nhân dân, có ý thức học tập để nâng cao trình độ từng bước đưa hoạtđộng của UBND phường ngày càng chính quy hiện đại vì mục tiêu xây dựngchính quyền cơ sở vững mạnh, nâng cao đời sống của nhân dân
Xây dựng trình HĐND phường quyết định những vấn đề thuộc nhiệm vụ,quyền hạn của HĐND phường; các biện pháp bảo đảm trật tự an toàn xã hội,đấu tranh phòng chóng tội phạm và các hành vi vi phạm pháp luật khác, phòng
5
Trang 10chống quan lieu, tham nhũng trong phạm vi được phân quyền; biện pháp bảo vệtài sản của cơ quan tổ chức, bảo hộ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tàisản, các quyền và lợi ích khác của công dân trên địa bàn xã; dự toán thu ngânsách nhà nước trên địa bàn xã, dự toán thu chi ngân sách của xã, điều chỉnh dựtoán ngân sách trong trường hợp cần thiết, các chủ trương dầu tư chương trình,
dự án của xã trong phạm vi được phân quyền
Tuyên truyền Giáo dục pháp luật, kiểm tra việc thi hành pháp luật, và cácvăn bản của cơ quan nhà nước cấp trên;Tổ chức thực hiện các nghị quyết củaHĐND xã; Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương;
Bảo đảm an ninh chính trị và trật tự an toàn xã hội, thực hiện nhiệm vụxây dựng lực lượng vũ trang và xây dựng lực lượng quốc phòng toàn dân, thựchiện chế độ, nghĩa vụ quân sự Quản lý hộ tịch hộ khẩu ở địa phương, quản lýviệc cư trú đi lại của người ngoài địa phương
Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phâncấp, ủy quyền cho UBND phường
1.1.3 Cơ cấu tổ chức của UBND phường Tân Quang
Cơ cấu tổ chức của Uỷ ban bao gồm:
UBND phường căn cứ theo quy định của Luật tổ chức HĐND và UBNDcác cấp (sửa đổi) và quy định về cơ cấu tổ chức đối với UBND các Phường, trên
cơ sở tình hình thực tế, thành viên thường trực UBND Phường Tân Quang hiện
có 5 đồng chí (độ tuổi trung bình 42 tuổi, 02 đồng chí tham gia ban chấp hànhĐảng bộ Phường, trong đó có 02 đồng chí là ủy viên Thường Vụ Đảng ủyPhường)
Chủ tịch UBND Phường - phụ trách chung, chịu trách nhiệm điều hành
toàn diện công tác Phường UBND huyện và hoạt động quản lí Nhà nước đối vớilĩnh vực kinh tế, xã hội và an ninh quốc phòng
- 02 phó chủ tịch - giúp chủ tịch phụ trách khối Văn hóa - Xã hội và khốiKinh tế
- Xây dựng đô thị cùng một số việc khác được phân công
- Ủy viên UBND:
Trang 11+ An ninh trật tự - Trưởng Công an Phường
+ Quân sự địa phương
+ Cán bộ Văn hóa - Xã hội
+ Cán bộ Phụ trách bộ phận tiếp nhận thủ tục hành chính theo cơ chế
1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận Văn thư – Lưu trữ thuộc UBND phường Tân Quang
Bộ phận Văn thư – Lưu trữ thuộc UBND phường Tân Quang thuộc Vănphòng – Thống kê phường phụ trách Bộ phận này thực hiện các chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn sau:
- Giúp UBND phường xây dựng chương trình công tác, lịch làm việc vàtheo dõi thực hiện chương trình, lịch làm việc đó; Tổng hợp báo cáo tình hìnhkinh tế - xã hội, tham mưu giúp UBND trong việc chỉ đạo thực hiện;
- Giúp UBND phường dự thảo văn bản trình cấp có thẩm quyền; Chịutrách nhiệm tổng hợp và trực tiếp dự thảo báo cáo tháng, báo cáo quý, báo cáo 6tháng, 9 tháng và cả năm của UBND phường Đôn đốc các ngành thuộc UBNDphường việc thực hiện chế độ thông tin báo cáo;
- Quản lý công văn, sổ sách, giấy tờ, quản lý việc lập hồ sơ lưu trữ - Có
7
Trang 12nhiệm vụ tiếp nhận, vào sổ, chuyển đi, đến và lưu trữ các loại văn bản củaUBND phường Theo dõi văn bản đến và đi để báo cáo các đồng chí lãnh đạo;
- Giúp HĐND tổ chức kỳ họp, giúp UBND tổ chức tiếp dân, tiếp khách,nhận đơn thư khiếu nại của nhân dân chuyển đến HĐND và UBND phườnghoặc lên cấp trên có thẩm quyền giải quyết;
- Giúp UBND phường về công tác thi đua - khen thưởng;
- Nhận và trả kết quả trong giao dịch công việc giữa UBND với cơ quan,
tổ chức và công dân theo cơ chế "một cửa";
- Dự họp, làm việc và ghi thông tin các cuộc họp, ghi biên bản các cuộchọp, cuộc làm việc theo sự chỉ đạo của UBND phường;
- Giúp Chủ tịch UBND phường duy trì kiểm điểm thực hiện quy chế làmviệc của UBND phường, giúp Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND phối hợp các hoạtđộng của UBND phường các ngành chuyên môn;
- Tổ chức công bố truyền đạt các quyết định, các đánh giá về tình hìnhkinh tế xã hội, an ninh quốc phòng của UBND phường, theo dõi kiểm tra đônđốc các ngành chuyên môn, các thôn thực hiện các nghị quyết của HĐND,UBND, các quyết định của Chủ tịch UBND phường và các quyết định, chỉ thịcủa UBND phường
1.2.2 Cơ cấu tổ chức của bộ phận Văn thư – Lưu trữ thuộc UBND phưởng Tân Quang
Cơ cấu tổ chức của Văn phòng – thống kê của UBND phường Tân Quanggồm: 01 công chức làm công tác thống kê, 02 công chức làm công tác vănphòng (bao gồm công tác văn thư – lưu trữ) và 01 công chức làm công tácchuyển giao văn bản đi, đến;
Về nhân sự: Thực hiện công tác văn thư – lưu trữ tại UBND phường gồm
02 nhân sự là công chức Bùi Thị Hà tốt nghiệp trung cấp hành chính nhà nước
và công chức Lâm Thanh Nga tốt nghiệp lớp bồi dưỡng ngắn hạn về nghiệp vụvăn thư
Về trang thiết bị: Văn phòng – Thống kê UBND xã Quảng Lợi được trang
bị 05 máy tính, 01 máy in và 01 máy photo coppy
Trang 14Tiểu kết:
Trên đây là phần giới thiệu về lịch sử hình thành, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND phường Tân Quang và bộ phận văn thư – lưu trữ tại đây Chương 1 là cơ sở để có thể hiểu rõ hơn về bộ phận văn thư – lưu trữ tại đây, cũng như trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác này.
Trang 15CHƯƠNG 2: TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG TRONG TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU
TRỮ TẠI UBND PHƯỜNG TÂN QUANG 2.1 Trách nhiệm tổ chức, thiết lập bộ phận văn thư – lưu trữ
Bộ phận văn thư – lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu trong cơ cấu tổchức của một cơ quan Mỗi cơ quan, đơn vị có một cách thức tổ chức bộ máynhất định, trong đó bộ phận văn thư – lưu trữ cũng tùy thuộc vào từng cơ quan
mà được tổ chức một cách khác nhau
Văn phòng – thống kê UBND Phường Tân Quang là nơi thu thập, xử lý
thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý của Uỷ ban về các dự án đang hoạt động,tạo điều kiện tốt nhất cho việc tham mưu tổng hợp cho lãnh đạo về các thông tinđược xử lý nhanh nhất, có hiệu quả trong công việc chăm lo cho mọi lĩnh vựcdịch vụ, hậu cần, đảm bảo các điều kiện cơ sở vật chất cho mọi hoạt động của
Ủy ban
Tại UBND phường Tân Quang, bộ phận văn thư - lưu trữthuộc Văn phòng – thống kê phường phụ trách Quản lý côngtác văn thư – lưu trữ tại UBND phường Tân Quang thuộc chứcnăng quản lý của Văn phòng – thống kê, trong đó Chánh vănphòng là người đứng đầu, người quản lý các hoạt động về vănthư – thư lưu trữ của bộ phận này để báo cáo lên lãnh đạo cơquan, cũng như tham mưu, trợ giúp cho lãnh đạo xây dựng bộphận văn thư – lưu trữ thực hiện đúng theo quy định của phápluật về văn thư – lưu trữ
Tổ chức công tác Văn thư của cơ quan được tổ chức theo hình thức Vănthư tập trung Văn phòng hiện có một cán bộ Văn thư chuyên trách có trình độchuyên môn, được đào tạo bài bản, sử dụng tốt các công nghệ hiện đại phục vụcho công tác văn thư Phòng Văn thư được Chánh văn phòng bố trí ở tầng 1thuận lợi cho việc chuyển giao công văn, giấy tờ Phòng làm việc của Văn thư làmột phòng độc lập được bố trí cạnh phòng Chánh Văn phòng, một vị trí thuận
11
Trang 16lợi cho công việc tiếp nhận văn bản đến và tiếp cận thông tin với mọi người.Hình thức Văn thư tập trung, giúp cho việc tập hợp, quản lý, bảo quản và phục
vụ tra tìm tài liệu diễn ra một cách dễ dàng, thuận lợi hơn Theo như cơ cấu tổchức của UBND phường Tân Quang thì mô hình tổ chức văn thư tập trung làphù hợp
Chánh văn phòng UBND tham mưu, đề xuất cho lãnh đạo cơ quan xâydựng bộ phận lưu trữ gồm 01 cán bộ làm công tác lưu trữ, đồng thời chỉ đạo,kiểm tra, hướng dẫn và tổ chức việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữhiện hành;
Công tác lưu trữ ở Văn phòng đã được lãnh đạo văn phòng quan tâm vàchỉ đạo thực hiện tương đối tốt Kho lưu trữ được bố trí ở tầng 2 đảm bảo cácđiều kiện về nhiệt độ, độ ẩm, tránh ánh sáng, mưa lũ, hạn chế cháy nổ, tác độngcủa côn trùng
Tài liệu được bảo quản trong kho lưu trữ, sử dụng các trang thiết bị, cácbiện pháp bảo quản khoa học đảm bảo thời hạn bảo quản, tình trạng vật lý củatài liệu, không để tài liệu bị ố, nấm mốc, mờ… Thường xuyên làm vệ sinh khonhư quét dọn, hút ẩm…
Các phương tiện, dụng cụ phục vụ công tác lưu trữ được trang bị đầy đủ
và hiện đại đảm bảo hiệu quả giải quyết công việc của cơ quan
Văn thư – lưu trữ tại UBND phường Tân Quang được phân công nhiệm
vụ rõ ràng và đúng với chuyên môn nghiệp vụ Điều đó cũng cho thấy ngườilãnh đạo văn phòng có sự quan tâm đúng mực tới bộ phận này của cơ quan
2.2 Trách nhiệm tuyển chọn cán bộ văn thư – lưu trữ
2.1.1 Căn cứ tuyển chọn
Quá trình tuyển chọn cán bộ văn thư – lưu trữ tại UBND phường TânQuang là quá trình đánh giá những người dự tuyển theo những khía cạnh khácnhau để tìm ra người phù hợp với công việc Trong tuyển chọn cán bộ, PhóChánh văn phòng là người xây dựng bản tham mưu cho lãnh đạo cơ quan vềviệc tuyển dụng, xác định những vị trí còn thiếu, những công việc yêu cầu ở
Trang 17người ứng tuyển trình độ chuyên môn, kỹ năng nghiệp vụ như thế nào.
Căn cứ vào khối lượng cũng như yêu cầu về công việc để lãnh đạo vănphòng đề xuất lãnh đạo cơ quan tuyển dụng thêm cán bộ về văn thư – lưu trữ.Hình thức tuyển dụng chủ yếu là qua đơn xin việc, trắc nhiệm trình độ chuyênmôn để tiến hành tuyển chọn
Tuy nhiên, điều đầu tiên là lãnh đạo văn phòng tham mưu cho lãnh đạo cơquan về một số yêu cầu đòi hỏi các ứng viên phải đáp ứng theo pháp luật quyđịnh như:
- Độ tuổi: Đủ 18 tuổi trở lên;
- Trình độ văn hóa: Tốt nghiệp trung học phổ thông;
- Trình độ chuyên môn: Tốt nghiệp trung cấp chuyênnghiệp trở lên của ngành đào tạo hành chính văn phòng; vănthư – lưu trữ;
- Trình độ tin học: Có chứng chỉ tin học văn phòng trình độ
A trở lên;
Tùy vào nhu cầu của cơ quan mà lãnh đạo văn phòng xemxét tuyển dụng cán bộ văn thư lưu trữ chuyên trách hay tuyểnchọn người làm công tác văn thư – lưu trữ thời vụ để đáp ứngnhư cầu công việc, tiết kiệm chi phí, mang lại hiệu quả
2.2.2 Quy trình tuyển chọn
Nôi dung quy trình tuyển dụng tại UBND phường Tân Quang đối với việctuyển chọn cán bộ văn thư – lưu trữ như sau:
Bước 1: Chuẩn bị tuyển dụng
Xác định những tiêu chuẩn đối với vị trí công việc là văn thư – lưu trữ,lãnh đạo văn phòng xây dựng bản mô tả công việc nộp cho lãnh đạo cơ quan;
Xác định tiêu chuẩn đối với cá nhân người thực hiện công việc là phải cótrình độ chuyên môn, nghiệp vụ phù hợp vhs về văn thư – lưu trữ.ới vị trí là cán
bộ phụ trách
Bước 2: Thông báo tuyển dụng
Tại UBND phường Tân Quang, thông báo tuyển dụng được thực hiện
13